LA METODOLOGA DE AUDITORIA OPERACIONAL Y EL PROCESO DE
AUDITORIA El mtodo general para realizar una auditora operacional es similar al utilizado en auditora financiera. Esta dado por unas normas, unas tcnicas, y unos procedimientos que se desarrollan mediante programas de trabajo. A continuacin nos referimos a la metodologa. 3.1 NORMAS, TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OPERACIONAL 3.1.1 Las Normas de Auditora Operacional No existen normas especficas de general aceptacin que regulen todos los aspectos relativos el ejercicio de la auditora operacional. No obstante, las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA) que rigen la Auditora Financiera, pueden adaptarse para su aplicacin en Auditora Operacional. Las NIAA determinan un marco general aplicable en auditora operacional, pero es conveniente tener claridad respecto a que es deseable que el auditor gubernamental que se involucre en estas tareas, posea amplia experiencia en evaluacin de controles internos, preferiblemente adquirida en auditoras o evaluaciones de sistemas de administracin y tenga estudios a nivel de postgrado que le amplen el marco del conocimiento que tradicionalmente se requiere en el campo de la auditora financiera. Adems, debe ser muy imaginativo, convincente, analtico, objetivo y tener vocacin para trabajar en equipos multidisciplinarios. La planeacin y programacin del trabajo de campo, siempre deber ser a la medida del ente auditado y se debern obtener evidencias suficientes y competentes sobre los hallazgos y conclusiones de auditora operacional. Segn sea el alcance que se de a la auditora operacional, ya sea por limitaciones de auditabilidad del ente sujeto a auditora o por limitaciones de recursos humanos, el auditor gubernamental deber estar en capacidad de elaborar un informe tcnico de acuerdo a las circunstancias. 3.1.2 Tcnicas de Auditora Operacional Son los recursos que el Auditor emplea en el examen y evaluacin de las operaciones o actividades de una entidad, organismo o empresa, para llegar a conclusiones y recomendaciones, tales como: Analizar, comparar, comprobar, computar, conciliar, confirmar, indagar, inspeccionar, observar, muestrear, rastrear, fotografiar, grabar, filmar, mtodo Gantt, Pert, C.P.M En general son las mismas usadas en auditora financiera: de observacin, interrogacin, anlisis, verificacin, investigacin y evaluacin; pero especficamente incluye algunas de uso exclusivo en auditora operacional como las ltimas seis citadas, entre las cuales se encuentran la tcnica PERT y el CPM, utilizadas fundamentalmente junto con el conocido mtodo GANTT, en control interno operacional, tcnicas cuyo manejo se facilita en la actualidad con el uso de paquetes computacionales. Una breve explicacin de estas dos tcnicas se presenta a continuacin: PERT (Proyect Evaluation and Review Technique). Se utiliza en operaciones, actividades o proyectos complejos en que hay incertidumbre en cuanto a tiempos de terminacin (actividades u operaciones en empresas o entidades dedicadas a la investigacin). CPM (Crithical Path Method). Es aplicable a las operaciones en las cuales sea posible estimar los tiempos y costos y lo que interesa es saber cual es la combinacin costo duracin de cada actividad, para lograr el costo total mnimo de las operaciones (Construccin de Obras en General). 3.1.3 Procedimientos de Auditora Operacional Son el conjunto de tcnicas aplicables a una Operacin o Actividad determinada, para determinar si de hecho existe un problema o una situacin que afecta la eficacia, economa o eficiencia (Hallazgo de Auditora Operacional- HAO) y de ser as, el camino a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a identificar la solucin pertinente. 3.1.4 Programas de Auditora Operacional Los programas de Auditora Operacional describen especficamente como se debe llevar a cabo la ejecucin de una Auditora. Contienen la relacin ordenada de forma secuencial y lgica de las diferentes actividades para desarrollar los procedimientos. Los programas de auditora tienen suma importancia pues son los medios que relaciona los objetivos propuestos para una auditora especfica con la ejecucin real del trabajo. Generalmente los programas de auditora presentan inicialmente una relacin directa con los motivos y objetivos de la auditora respectiva e identifican la informacin que debe reunirse y los pasos ms importantes para la evaluacin ya sea de la eficacia, economa o de la eficiencia. Es necesario destacar que los programas de trabajo deben de conducir a desarrollar las evidencias que se obtengan, de tal forma que se puedan formular recomendaciones validas y pertinentes, producto esencial de la auditora operacional. Por lo tanto los programas de auditora deben planificarse con el mximo cuidado profesional, pero sin llegar a una rigidez absoluta, pues en auditora operacional se requiere mantener una actitud mental despierta y amplia que permita cambiar de rumbo en la ejecucin de un programa cuando las circunstancias as lo aconsejen. Esto ltimo no quiere decir que la flexibilidad de un programa llegue al extremo de justificar una planificacin inadecuada. 3.2 EL PROCESO DE AUDITORIA OPERACIONAL Todo trabajo de auditora, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres grandes partes a saber: estudio y planificacin; ejecucin del examen; e informe.
La ejecucin de una Auditora Operacional implica el desarrollo de un proceso que se cumple en cinco fases o etapas enmarcadas en las tres grandes partes citadas. Dichas fases son: FASE I Estudio Preliminar, FASE II Comprensin de la Entidad Auditada, FASE III Seleccin de reas Crticas o Dbiles, FASE IV Examen Detallado de las reas Crticas y FASE V comunicacin de resultados. 3.2.1 Preparacin de la Auditora La preparacin de una auditora operacional implica el cumplimiento de varias tareas, tales como el relevamiento de informacin para determinar el grado de auditabilidad que respecto a esta clase de auditora tiene la entidad que se va auditar, la determinacin de los trminos de referencia de la misma o plan general del trabajo, la asignacin del equipo de profesionales que la efectuar y el cronograma general de la ejecucin. 3.2.2 Relevamiento de Informacin Antes de iniciar el desarrollo de las fases de una auditora operacional, el Auditor Gubernamental debe obtener datos generales de la entidad u organismo pblico que se auditar y sobre esta base apoyar la elaboracin de los Trminos de Referencia de la Auditora. Dichos datos pueden obtenerse especficamente para este fin o tomarse del relevamiento de informacin, en el caso que la Contralora lo haya efectuado como base para la programacin anual de operaciones. 3.2.3 Trminos de Referencia o Resumen del Plan General Cuando se considere necesario, especialmente si se trata de una primera auditora operacional que se efectuar en una entidad, la Contralora puede preparar trminos de referencia de la auditora, los cuales resumirn los aspectos principales del plan general de la auditora. Dichos trminos tienen como objetivo permitir que tanto las autoridades de la Contralora como de la entidad u organismo pblico que se va a auditar, tomen pleno conocimiento de la naturaleza, objetivos, alcance y metodologa de la auditora que se realizar, as como de la composicin del equipo profesional que deber llevarla a cabo y del apoyo que la entidad auditada debe prestar para el xito de la auditora. Los Trminos de Referencia, deben ser preparados por el Director Especfico de rea o Sector con el apoyo del supervisor de auditora y son consecuencia de la Planeacin General del Trabajo, para lo cual se deber consultar, en lo aplicable, el Capitulo 1de la Parte II del presente Manual, sobre Planeacin y Programacin del Trabajo de Campo de Auditora Gubernamental. El Director especfico deber someter los Trminos de Referencia a la consideracin del Director General y una vez convenidos sern presentados a la consideracin y aprobacin del Contralor General de la Repblica. Una vez aprobados se adjuntarn a la Credencial de presentacin del Equipo de Auditora y servirn de base para la entrevista inicial con las mximas autoridades de la entidad u organismo auditado, a la cual deber asistir, de ser posible, el Contralor General. 3.2.4 Designacin del Equipo de Auditora El cuidado que se debe tener en la designacin del equipo de profesionales que efectuar una auditora operacional tiene gran trascendencia. De la calidad de sus miembros depende el logro de los objetivos y la oportunidad en alcanzarlos. Es entendible que en las primeras auditoras operacionales que realice la Contralora no sea posible que el personal tenga la experiencia necesaria en la materia para formar parte del equipo. Por lo tanto el Director especfico de rea o sector, deber seleccionar los integrantes del mismo consultando su experiencia en auditora financiera, su habilidad para la evaluacin de controles internos preferiblemente bajo el enfoque de auditora de sistemas de administracin, su capacidad de iniciativa y de anlisis, sus conocimientos adicionales a los que da la formacin bsica profesional, sus estudios de auditora operacional y el entrenamiento que haya tenido en aula en la ejecucin de esta clase de auditora. Igualmente, dicho Director deber tener el cuidado de integrar un grupo multidisciplinario que, desde luego, incluya auditores profesionales y otros profesionales en disciplinas afines como administradores, ingenieros o analistas de sistemas y de ser posible se incorporar desde el inicio un especialista de acuerdo a la naturaleza de las operaciones de la entidad que se va a auditar. La cantidad de profesionales que integrarn el equipo estar dada por el alcance que tendr la auditora y la oportunidad en que se desean obtener los resultados; pero en general la experiencia indica que un equipo de auditora operacional debe estar integrado por lo menos por cinco profesionales calificados. 3.2.5 Planeacin y Programacin de la Auditora La planeacin y programacin del trabajo de una auditora operacional se efecta en forma progresiva, en la medida en que se va ejecutando cada una de las cinco fases del proceso. Es decir, que inicialmente se programar el trabajo de la Fase I y con base en sus resultados se programar la Fase II, y as sucesivamente. La presupuestacin del tiempo a insumir en la ejecucin de una auditora operacional es de por s difcil; pero lo es an mas cuando se trata de una primera auditora para una entidad o simplemente no se tienen experiencias o antecedentes sobre la cantidad de Horas / hombre que se hayan insumido en trabajos anteriores. No obstante, es necesario elaborar un Cronograma que muestre el tiempo estimado global para la ejecucin de cada una de las cinco fases del proceso de auditora operacional, como resultado de la planeacin general del trabajo que dio origen a los Trminos de Referencia. Con la elaboracin de este cronograma termina la preparacin de la auditora y con base en l, se proceder a la ejecucin de cada una de las cinco Fases mencionadas anteriormente, que se esquematizan en el Cuadro N 2 y se explican a continuacin.