CONCEPTO DE EFECTO POR COBRAR

Cuenta real de activo circulante. Esta cuenta la utilizamos para registrar lo que nos deben nuestros clientes. Estos
activos estn representados por letras de cambio, pagars, etc., los cuales generalmente provienen de ventas a
servicios a crdito hechos por la empresa a terceras personas, son documentos de mucho valor jurdicos, por cuanto
se pueden hacer exigibles a la fecha de vencimiento o proceder a su cobro por va judicial en una forma rpida, en
otras palabras se originan de las ventas o de los servicios a crdito prestados por la empresa, los mismos se
encuentran
respaldados
por
documentos
mercantiles
de
carcter
negociable.
Tambin Refleja los derechos que la Empresa tiene por cobrar, representados por Letras de Cambio o Pagars. Los
Efectos por Cobrar pueden ser
Enviados al Cobro y Enviados al Descuento. Giros Enviados al Cobro:
En este caso, los Bancos se ocupan de la Cobranza y una vez realizada, abonan en cuenta el monto cobrado menos
(-) comisin que ellos cobran por su
trabajo, si el cliente no paga los devuelve.
Giros Enviados al Descuento:
Esta modalidad funciona de la siguiente forma: El Banco anticipa el dinero representado por el valor nominal de
los
Giros
menos
(-)
los
intereses
calculados
sobre
ese
valor.
Una vez, que logra cobrar el Giro, se queda con el dinero ya que nos los adelant, pero si no cobra lo devuelve
cargndolo en cuenta ms (+) intereses por mora que haya a lugar.
EFECTO POR COBRAR DESCONTADO
Los Efectos por Cobrar Descontados, es una cuenta de Pasivo Contingente, la cual tendr que cancelar la empresa
s el cliente no paga a la fecha de vencimiento. Se presenta en el Activo Circulante, disminuyendo los Efectos por
Cobrar.
Cuando llega la fecha de vencimiento de los giros pueden presentarse dos situaciones:
1) Cuando el cliente paga:
El Banco procede a enviar a la empresa un aviso de cobro, para que la empresa sepa que el cliente le pago al
vencimiento. Adems, puede ocurrir que el Banco nos cobre comisiones por las gestiones de cobro y para ello
emite
una
Nota
de
Dbito;
Se
procede
a
registrar
los
asientos
necesarios:
Asientos:
*Efectos por Cobrar Descontado
*Efectos por Cobrar
*Gastos de Cobranza
*Banco
2) Cuando el cliente no paga:
Aqu el Banco proceder a rebajar de inmediato mediante la emisin de una Nota de Dbito, el valor nominal
del giro y los intereses moratorios si fuese el caso, junto con esta Nota de Dbito se enva el Giro.
*Efectos por Cobrar Descontado
*Intereses de Mora u Otras Cuentas por Cobrar
EFECTOS EN LITIGIO
Definicin: Se trata de giros vencidos que por no poderlos cobrar directamente se los enviamos al abogado para
que proceda a cobrarlos por va judicial. El valor del efecto en litigio es lo que yo voy a intentar cobrar al librado,
adems, del valor nominal ya que la empresa queda facultada para recargar los gastos legales en las cuales se
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incurra, corriendo stas por cuenta del librado, as como tambin cualquier otro gasto ocasionado por gestiones de
cobranza de dicha letra.
Pero se nos van a presentar dos situaciones judiciales y es que no sabemos cundo vamos a cobrar. Esta es la razn
por la que vamos a trasladar de la cuenta Efectos por Cobrar a la Cuenta Efectos por Cobrar en Litigio cargando,
adems, a esta cuenta los gastos judiciales y extrajudiciales en que incurrimos que como lo dije anteriormente
constituir el valor segn libros del Efecto por Cobrar en Litigio, es decir, lo que debemos ganar al menos para no
ganar ni perder.
Los Efectos en Litigios se clasifican en el rubro de Otros Activos, porque no s tiene certeza en qu momento y
que monto puede hacerse efectivo.
Procedimiento.
El giro que no ha sido cobrado en su vencimiento puede ser entregado a un abogado para que gestione su cobro.
Contablemente esto se registra mediante el siguiente asiento:
Efectos en Litigio xxx
Efectos por Cobrar xxx
Los honorarios pagados al abogado por esa gestin tambin deben ser llevados a Efectos en Litigio, es decir, que l
va a cargar con eso.
Efectos en Litigio xxx
Banco xxx
Todos los gastos ocasionados por la no-cancelacin del giro deben llevarse tambin a la cuenta Efectos en Litigio.
S con anterioridad se haban registrado en una cuenta de gastos, deben ser traspasadas a efectos en litigio.
Efectos en Litigio xxx
Intereses de Mora /Gastos de Cobranza xxx
Como todos los gastos en litigio forman parte del giro (Valor nominal + todos los gastos en que se incurri), si se
cobra de menos, la diferencia se carga a Prdidas en Efectos en Litigio y si se cobra de ms, la diferencia se
acredita a Utilidad en Efectos en Litigio.
1 CUENTAS POR COBRAR
Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan derechos exigibles que tiene una empresa por las mercancas
vendidas a crdito, servicios prestados, comisin de prstamos o cualquier otro concepto anlogo.
Son los derechos a favor de la compaa contra terceras personas, que pueden ser a corto o a largo plazo. Las
cuentas a cobrar, se clasifican en el Balance General dentro del Activo Circulante, las que vencen en un ao o en
un ciclo normal de operaciones (el que sea ms largo) y fuera del circulante aquellas cuyo vencimiento es superior
a un ao o a un ciclo normal de operaciones (el que sea ms largo)
En sentido genrico, el trmino Cuentas a Cobrar comprende todo lo que est por cobrar, cualquiera que sean las
transacciones que les haya dado origen, siempre que no estn evidenciados por Pagars, Letras y otros
instrumentos similares.
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Las cuentas por cobrar son los crditos que se otorgan a los clientes y otros deudores, por dinero, mercancas o
servicios. Para la presentacin de estados financieros, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican ya sea
como circulantes (a corto plazo) o fijas (a largo plazo). Cuando se espera cobrarlos en el trmino de un ao o
durante el ciclo normal de operaciones en curso, el que sea ms largo se clasifican como cuentas y documentos por
cobrar a corto plazo, los dems se clasifican como cuentas por cobrar a largo plazo. Despus, las cuentas y
documentos por cobrar se clasifican en comerciales y en deudores diversos.
Las cuentas por cobrar comerciales son las que adeudan los clientes por mercancas vendidas y servicios prestados
como parte de las operaciones normales del negocio. Son generalmente cobrables en un trmino de 30 a 60 das por
medio de contra recibos y constituyen cuentas abiertas que resultan de crditos que se otorgan a corto plazo.
2 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son:
Cuentas por cobrar al cliente: est compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al
crdito tomado por la venta.
Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la
empresa por concepto de ventas a crditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta despus de su
salario.
Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo,
empleado, ventas o compras de algo, daos o perdidas entre otros.
Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente despus del efectivo ya
que es lo que se puede convertir en efectivo lo ms pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor
que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayora de los casos, es de doce meses estas deben
de colocarse en el rengln de activos no corrientes, es decir en el de otros activos.
INTERS POR MORA
Es el recargo por el atraso del pago de la cuota del prstamo ms los intereses normales.
CMO SE CALCULAN LOS INTERESES POR MORA
Se calculan igual que los intereses normales, con la diferencia de que estos son calculados sobre el capital vencido
y los das de atraso.
CONTABILIZACIN DE INTERESES DE MORA
Sobre las cuotas de administracin: Como ya se analiz, en las entidades sin nimo de lucro prima la voluntad de
sus miembros, por lo cual, es necesario remitirse a lo contemplado en el reglamento de copropiedad en cuanto a la
poltica de sus cobros, as como tambin para la extincin o novacin de estas obligaciones.
El Decreto Reglamentario 2649 de 1993 en su Artculo 96, en cumplimiento de las normas de realizacin,
asociacin y asignacin, indica que se deben reconocer Los ingresos y los gastos de tal manera que se logre el
adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el perodo
Correspondiente, para obtener el justo resultado neto del perodo. De acuerdo con el artculo 100 del Decreto antes
mencionado, los intereses de mora son reconocidos en las cuentas de resultados siempre y cuando sea clara su
cuanta y cobrabilidad, considerando el tiempo, el capital y la tasa mxima legalmente aplicable, punto sobre el
cual debe advertirse, que si bien el Artculo 30 de la Ley 675 de 2001 seala que El retardo en el cumplimiento
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del pago de expensas causar intereses de mora, equivalentes a una y media veces el inters bancario corriente,
certificado por la Superintendencia Bancaria (Hoy Financiera), sin perjuicio de que la asamblea general, con
qurum que seale el reglamento de propiedad horizontal, establezca un inters inferior, en ningn caso puede
aplicarse una tasa que exceda el lmite de usura establecido por la misma Superintendencia como mximo legal
para toda actividad y situacin. Dependiendo de su alto grado de incobrabilidad, la asamblea o el consejo de
administracin puede aprobar la suspensin de su causacin con efectos en los resultados, sin perjuicio de su
registro en cuentas de orden con fines de control.
CUANDO UNA CUENTA POR COBRAR SE CONVIERTE EN UN EFECTO POR COBRAR Y
VICEVERSA
Las cuentas por cobrar constituyen el crdito que la empresa concede a sus clientes a travs de una cuenta abierta
en el curso ordinario de un negocio, como resultado de la entrega de artculos o servicios. Con el objetivo de
conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la mayora de las empresas recurren al ofrecimiento de
crdito. Las condiciones de crdito pueden variar segn el tipo de empresa y la rama en que opere, pero las
entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de crdito similares.
Las ventas a crdito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crdito
en las que se estipula el pago dentro de un nmero determinado de das. Si bien es conocido que todas las cuentas
por cobrar no se cobran dentro del perodo de crdito, s es cierto que la mayora de ellas se convierten en efectivo
en un plazo muy inferior a un ao; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como parte del activo
circulante de la empresa, por lo que se presta muchsima atencin a la administracin eficiente de las mismas.
El objetivo que se persigue con respecto a la administracin de las cuentas por cobrar debe ser no solamente el de
cobrarlas con prontitud, tambin debe prestarse atencin a las alternativas costo - beneficio que se presentan en los
diferentes campos de la administracin de stas. Estos campos comprenden la determinacin de las polticas de
crdito antes mencionada, el anlisis de crdito, las condiciones de crdito y las polticas de cobro.
CUANDO UNA CUENTA POR COBRAR SE CONVIERTE EN UN EFECTO POR COBRAR?
Se convierten en el momento que se documentan con un giro o una letra de cambio.
REGISTRO CONTABLES DE LOS EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR
Estn constituidas por crditos a favor de las empresas, correspondientes a las ventas, prestacin de servicios y
dems operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar,
aceptaciones de clientes y montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con
posterioridad.
En la mayora de las empresas, las cantidades por ventas de contado se acumulan todos los das en una o ms
cajas registradoras y la suma se registra por medio de un asiento de diario al final del da. Todos estos asientos son
iguales; todos tienen un cargo repetitivo a:
Ejemplo:
Caja 56.000
Ventas 56.000
El crdito se ha extendido en los negocios modernos, y ya es casi imposible sostener un volumen razonable de
ventas sin concederlo. El vendedor tiene que financiar a su comprador y la deuda debe permanecer en los libros
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hasta que se cobre o se cancele por incobrable. Las cuentas a cobrar se incluyen en el activo circulante solamente
los montos a cobrar nacidos de las operaciones del negocio, los cuales se espera convertir en dinero durante el ciclo
operativo.
El origen de esta partida es la venta a crdito de mercancas, las empresas mercantiles y manufactureras, o de
servicios en las empresas de servicios pblicos y profesionales, hoteles e instituciones similares. Se carga a la
cuenta del cliente el precio de las mercancas despachadas o de los servicios prestados, y se le abonan los pagos
recibidos. El saldo representa un derecho legtimo de la empresa a percibir el dinero por l expresado.
Los saldos acreedores que pudieran existir en algunas subcuentas, deben mostrarse en el pasivo circulante, bajo
el titulo de " Saldos acreedores de cuentas por cobrar". Para los efectos de la presentacin en el balance general, los
saldos acreedores en las cuentas por cobrar no se deben deducir del monto bruto de stas.
3 REGISTRO CONTABLES PARA PROVISIN DE CUENTAS INCOBRABLES
Una provisin para Cuentas incobrables es un tipo de cuenta de salvaguardia establecidas por muchas empresas.
La funcin principal de este tipo de cuenta es proporcionar un respaldo contra las facturas de clientes que estn
pendientes de pago durante perodos prolongados de tiempo.
En principio, las empresas crean una Previsin para Deudores Incobrables, en ese momento registran:
*Deudores Incobrables (D)(Cuenta de prdida)
*Previsin para Deudores Incobrables (H)(Cuenta regularizadora de Activo)
Esta previsin se presenta en el balance, restando las cuentas a cobrar
Al cumplir un deudor las condiciones de incobrabilidad se hace el siguiente asiento:
Previsin
para
Deudores
Deudor XX (H)(Cuenta de Activo)

Incobrables

(D)(Cuenta

regularizadora

de

Activo)

La cuenta Previsin para Deudores Incobrables, va a permanecer en el balance.

PRESENTACIN EN EL BALANCE GENERAL.
Cuando una Empresa opera con una sola cuenta bancaria el Sobregiro se presenta en el Pasivo Circulante, como la
primera partida del mismo.
Cuando tiene varias cuentas corrientes o bancarias, una o ms con Sobregiro y unas o ms con saldos disponibles,
se presentaran las primeras en el Pasivo Circulante y las otras en el Activo Circulante.
Registro Contable.
El saldo del efecto por cobrar representa el valor nominal de los documentos por cobrar clientes, derivados de
operaciones de crdito y es de naturaleza deudora.
Se carga por

Se acredita por

1) El valor de los documentos que la entidad otorga por

crditos a los clientes, sean por pagars o letras de
cambio y que se derivan de la venta de productos o la

El cobro de los documentos registrados en la cuenta.

El importe de los documentos considerados
totalmente incobrables.
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prestacin de servicios.
El menor valor derivado de los ajustes por las tasas de
El mayor valor derivado de los ajustes de las tasas de cambio de documentos con denominacin en moneda
cambio de documentos con denominacin en moneda
extranjera.
extranjera.
Con los efectos por cobrar pueden presentarse diferentes operaciones que son las siguientes: Venta cobrable con un
documento, descuento de efectos por cobrar y envo de efectos al cobro, las cuales sern analizadas posteriormente.
Contablemente el registro de una venta cobrable es el siguiente:
Efectos por Cobrar XXX
Dbito Fiscal - ICSVM XXX
Ventas XXX
4 CUENTA INCOBRABLE.
Defina a las cuentas incobrables: es una prdida que requiere, mediante los asientos adecuados, registrar una
disminucin en las cuentas por cobrar del activo y la correspondiente disminucin en las utilidades y en el capital
social.
El primer problema para contabilizar las cuentas incobrables es el de establecer el momento en que se registra la
prdida. Se usan dos procedimientos generales:
Mtodo de cancelacin directa: No se hace ningn asiento sino hasta establecer que una cuenta especfica es
definitivamente incobrable. Se registra entonces la prdida con abono a cuentas por cobrar y cargo a cuentas
incobrables.
Perdida cuentas incobrables XXX
Cuentas por cobrar XXX
Cuando una cuenta por cobrar se considera incobrable, se registra un cargo a una cuenta de gasto del perodo y en
muchos casos no se toma en cuenta en que fecha se efectu la venta; esto puede traer como consecuencia que en un
ejercicio las utilidades sean mayores o la prdida sea menor, ya que no se ha tenido precaucin de efectuar una
provisin para posibles prdidas por cuentas incobrables y el otro ejercicio, sea perjudicado por un gasto que no le
corresponde, lo que provocar una disminucin en su utilidad o aumentar su prdida.
Este tipo de cancelaciones directa la utiliza las empresas cuyas ventas a crdito son muy pequeas y cualquier
perdida por este concepto no tiene mucha incidencia sobre su utilidad.
b) Mtodo de provisin: Se hace una estimacin de las cuentas incobrable esperadas correspondientes a las ventas
a crdito o al total de las cuentas por cobrar. Esta estimacin se registra como provisin, o reserva para cuentas
incobrables y como reduccin global en las cuentas por cobrar (por medio de un aumento en la provisin o reserva
para cuentas incobrables) en el ejercicio en que se registra la venta.
La Provisin de Cuentas Incobrables es un estimado donde se reflejan las cuentas por cobrar que son de dudoso
cobro. Su saldo debe ser siempre acreedor, presentndose en el balance, como una deduccin de las Cuentas por
cobrar clientes.

Nota: Si la provisin de cuentas incobrables en algn momento tiene saldo deudor, esa cuenta tendr ese saldo
momentneamente, ya que habr que hacer un ajuste, porque sino aparecera en el balance sumando en vez de
restando.
METODOS PARA CALCULAR LA PROVISION.
Existen varios mtodos para estimar las cantidades no recuperables o de cobro dudoso, entre ellos tenemos:

El asiento contable es el siguiente:

Prdidas cuentas incobrables XXX
Provisin cuentas dudosas XXX
Un % sobre las ventas a crditos.
Consiste en aplicar un porcentaje (%) sobre el total de las ventas a crditos o ventas netas obteniendo este % sobre
la base de las prdidas reales de perodo anterior con relacin a las ventas a crditos o ventas netas del mismo
perodo.
l % calcula de la siguiente manera:
PERDIDAS NETAS /VENTAS A CRDITO DEL EJERCICIO ANTERIOR
Un % sobre las cuentas por cobrar.
Por este mtodo se calcula la provisin aplicando un porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar al cierre
del perodo contable.
Este mtodo puede aplicarse de dos maneras:
b.1) Un % arbitrario fijo.
b.2) Un % sobre la base de las prdidas reales en cuentas por cobrar del ejercicio anterior.
b.1) Un % arbitrario: Consiste en determinar por experiencias anteriores y en forma arbitraria un % dado, el cual
deber aplicarse a las cuentas a cobrar a la fecha de cierre y se obtendr as el monto que debe tener la provisin
para el ejercicio siguiente.
b.2) Un % de lo realmente perdido: Consiste en establecer una relacin entre el saldo de cuentas por cobrar al
cierre del ejercicio anterior y el monto de cuentas realmente perdidas durante el ejercicio actual.
Cuentas por Cobrar 100%
(saldo cierre ejercicio anterior)
Monto realmente perdido X
(correspondiente a esas cuentas)
Por antigedad de saldo.
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Esto es un anlisis de las cuentas por cobrar para estimar que parte de ella no es recuperable. El procedimiento de
clasificar las cuentas por antigedad de saldo, consiste en agrupar los saldos de las cuentas individuales de los
clientes por grupos de vencimientos y evaluar cada uno de ellos, mientras ms antigua sea la cuenta, menos
probabilidad hay de cobrarlas.
Por eso se aplica el porcentaje de perdidas basado en las experiencias sobre los totales de cada grupo de
vencimiento, para hacer el clculo estimado del importe total en dinero que se perdera por cuentas incobrables.
Este porcentaje ser menor para las cuentas con menores das de vencimiento y mayor a medida que las cuentas se
van haciendo ms antigua.
5 Mtodo de cancelacin cuando existe provisin para cuentas incobrables:
La provisin para cuentas dudosas se utiliza para cancelar cuentas por cobrar originadas por ventas del ejercicio
anterior. Para proceder a la cancelacin se pueden dar tres casos:
Cuando el saldo de la provisin es suficiente:
Esto significa que el monto que s esta perdiendo ya se haba estimado de cobro dudoso. El asiento ser:
Provisin cuentas incobrables XXX
Cuentas por cobrar XXX
Cuando el saldo de la provisin es insuficiente:
Esto significa que lo que se est perdiendo es superior a lo que se haba estimado sobre cobro dudoso. El asiento
ser:
Provisin cuentas incobrables XXX
Cuentas por cobrar XXX
La diferencia, producto de la subestimacin en la provisin ser corregida durante el ejercicio cuando se realice el
ajuste a la provisin.
Mtodo de cancelacin cuando la provisin existente no corresponde a la cuenta perdida:
Cuando se estn perdiendo o cerrando por incobrable facturas de aos anteriores, a las cuales no se le haba
realizado una provisin, lo cual fue un error en la decisin tomada en esa oportunidad. El asiento ser:
Provisin cuentas incobrables XXX
Cuentas por cobrar XXX
Al igual que en el caso anterior, la diferencia producto de la subestimacin en la provisin ser corregida durante el
ejercicio cuando se realice el ajuste a la provisin.
Comentarios:
no se tiene como poltica crear estimaciones por este concepto, el ajuste se realiza de la siguiente forma:
Prdida en cuentas incobrables XXX
Cuentas por cobrar XXX
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es decir, cuando se
hace un cargo a esta cuenta desaparece la estimacin y se le acredita a Cuentas a cobrar ya que definitivamente se
perdi ese monto.
:
a) En el caso que la factura fue emitida en ejercicios anteriores, se cancele y recupere en el ejercicio en curso, se
realiza un crdito a la cuenta Provisin; b) En el caso que la factura fue emitida durante el ejercicio, se cancele y
recupere dentro del ejercicio, se realiza un crdito a la cuenta Prdida; y c) Cuando la factura se consider
incobrable en ejercicios anteriores cargado a la provisin o a prdida (segn sea el caso) y las mismas son
recuperadas en el ejercicio en curso, debido a que algunos de esos clientes para obtener nuevos crditos o buenas
referencias proceden a cancelar las facturas respectivas, se procese a realizar un crdito a cuentas malas
recuperadas (cuenta de ingresos), si el monto de la factura no es material; en caso contrario, si el monto de la
factura es material el crdito se realiza a la cuenta ajustes resultados ejercicios anteriores.
Provisin en Cuentas Malas o Incobrables. Generalidades (I)
Trminos
Cuentas por cobrar. Es el derecho que tiene el vendedor sobre el comprador por el importe de la operacin.
Son derechos monetarios contra negocios y personas.
Causas
La mayor parte de las ventas se realizan a crdito, en muchos casos respaldadas por facturas que estn
registradas dentro de las "Cuentas por Cobrar". Si se hace imposible el cobro de algunas de estas facturas (quiebra
del cliente, muerte o cambio de domicilio del mismo) hay que traspasarlas a los Gastos del Ejercicio, ya que la
incobrabilidad de las mismas constituye una prdida para el negocio.
Las Ventas a Crdito se registran como Ingreso del Ejercicio donde se producen, por lo que cuando se
producen prdidas por Cuentas por Cobrar (por las Ventas a Crdito que se convierten en incobrables) se deben
registrar dentro del mismo Ejercicio. Generalmente en la fecha de cierre no se tiene la certeza de cules facturas se
perdieron definitivamente y como hay que registrar la prdida de Cuentas por Cobrar por posible incobrabilidad
hay que proceder a hacer una estimacin sobre las posibles prdidas (lo ms adaptado a la realidad que se pueda) y
crear una Cuenta de Provisin para absorber esas posibles prdidas.
En la fecha de cierre se hace la estimacin de las posibles prdidas y se cargan a una Cuenta de Gasto
llamada "Prdida en Cuentas Incobrables" que se incluye dentro de los Gastos de Operacin en el Estado de
Ganancias y Prdidas, y la estimacin se abona en el asiento a una Cuenta de Valoracin denominada "Provisin
en Cuentas Incobrables", la que va a disminuir las Cuentas por Cobrar en el Balance General.
Determinacin del monto de las cuentas incobrables
Cancelacin directa
La compaa espera hasta que el departamento de crdito decida que la cuenta por cobrar de un cliente es
incobrable.
Este mtodo no compara el gasto por cuentas malas de un perodo contra los ingresos por ventas del mismo
perodo, por lo que las cifras de las utilidades en el ao no representan la realidad.
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Provisiones
Registra las prdidas en cobros, sobre la base de estimados, antes de determinar que el negocio no podr
cobrarle a ciertos clientes especficos.
Una vez determinado qu cuentas especficas no podrn ser cobradas, se hace el asiento. Generalmente la
cancelacin de las cuentas incobrables no igualan la provisin estimada. Si la provisin es demasiado grande para
un perodo se puede rebajar el estimado de las cuentas malas del siguiente perodo.
Si la provisin es demasiado pequea al final del perodo se puede hacer un asiento de ajuste para que la
provisin tenga un saldo ms realista.

ojo PROVISIN EN CUENTAS INCOBRABLES. MTODOS PARA ESTIMAR LA PROVISIN

Porcentaje sobre las ventas
Se estima el Gasto por Cuentas Incobrables en base a un porcentaje, generalmente, de las Ventas a Crdito,
tambin se puede estimar en base al total de las Ventas siempre que la incidencia de las Ventas al Contado sobre el
total no sea importante.
Si lo realmente perdido es mayor que lo estimado, el saldo de la Cuenta "Provisin en Cuentas Incobrables"
es deudor, hubo una sub-estimacin, por lo que el nuevo Asiento de Ajuste ser por la estimacin del presente ao
ms la sub-estimacin del ao anterior.
Anlisis de las cuentas por cobrar en base a la antigedad del saldo
Se basa en hacer un anlisis y estudio de todas las Cuentas por Cobrar de acuerdo a la fecha de vencimiento
de las diversas facturas, el porcentaje ser mayor en la medida en que la factura tenga mayor tiempo de vencida,
debido a que tiene mayor probabilidad de que sea incobrable.
Porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar
Hay dos formas de estimar la provisin:
- En base al Saldo de las Cuentas por Cobrar para la fecha de cierre (dem al caso de Ventas pero tomando
como base las Cuentas por Cobrar)
- En base al porcentaje de prdidas reales ocurridas en el ao, o sea, si en un ao se pierden un 5% sera
acertado pensar que en el siguiente se perder el mismo por ciento.
BALANCE GENERAL
El balance general comprende el anlisis de las propiedades de una empresa y la proporcin en que intervienen los
acreedores y los accionistas o dueos de tal propiedad, expresados en trminos monetarios. Por lo tanto, es un
estado que muestra la situacin financiera y la denominacin ms adecuada es estado de la situacin financiera.
FORMAS DE PRESENTACIN
Las formas de presentacin del balance general son:
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- es la presentacin ms usual; se muestra el activo al lado izquierdo, el pasivo y el capital

al lado derecho, es decir: activo igual a pasivo ms capital.
- Conserva la misma frmula pero invertida; es decir, capital ms pasivo es igual a activo.
El estado muestra en el lado izquierdo y en primer trmino al capital y en segundo trmino al pasivo; a la derecha
los activos principiando por los no circulantes y terminado con los circulantes.
- Es una presentacin vertical, mostrndose en primer lugar el activo, posteriormente el
pasivo y por ultimo el capital, es decir activo menos pasivo igual a capital.
- Se obtiene el capital de trabajo que es la diferencia entre activos y pasivos
circulantes; aumentando los activos no circulantes y deduciendo los pasivos no circulantes.
En funcin a su grado de anlisis, el balance puede clasificarse en analtico y condensado. En trminos generales,
se puede decir que en la forma analtica se detallan las partidas que forman ciertos grupos, en el balance
condensado se indican los conceptos en grupos generales, por ejemplo, la inversin total en los terrenos, planta o
equipo.
REGLAS DE PRESENTACIN
En la presentacin de un balance o de un estado financiero en general, deben proporcionarse algunos datos y seguir
ciertas normas, que se denominan reglas generales de presentacin y son:

uales que debe conservar cada grupo y clasificacin.

1 EFECTOS POR COBRAR.

Incluye las deudas por ventas a crdito, a las promesas normales de pago originadas por las ventas
realizadas y servicios prestados a corto y largo plazo, menos las reservas para cuentas malas.
Los efectos por cobrar comerciales estn formados por los derechos que tiene la empresa proveniente de las
ventas realizadas a crdito a los clientes. Cuando la operacin de venta es exigible y est respaldada con letras de
cambio, se denomina el saldo respectivo efectos por cobrar, y cuando la operacin es exigible con una factura, la
denominacin de la cuenta que soporta estas operaciones deber ser la de cuentas por cobrar. Los efectos a cobrar,
no son ms que las letras de cambio y los pagars por cobrar, por parte del individuo (persona, empresa o
institucin) que otorg el crdito.
Las letras de cambio y el pagar constituyen documentos de crdito que pasan a formar parte en el balance
general de los Efectos a cobrar a pagar, dependiendo de la transaccin realizada. En los tiempos modernos, estos
instrumentos de crdito se han convertido en una herramienta importante para las transacciones comerciales, ya
que las mismas estn contempladas en el Cdigo de Comercio, lo cual hace posible su cobro.
IMPORTANCIA DE LOS EFECTOS POR COBRAR

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Los efectos a cobrar (letras de cambio y pagars), tienen un valor entendido y por lo tanto representan una
garanta efectiva para recuperar el valor de los mismos. Ya que el Cdigo de Comercio establece la normativa que
debe realizarse en los recursos o acciones contra los endosantes, el librador y los dems obligados en caso de falta
de pago de tales efectos.
Por las razones expuestas, es que la mayora de las empresas o instituciones bancarias los utilizan como una
garanta del cobro de los bienes o servicios que venden o prestan, ya que constituyen un documento de crdito con
un basamento legal claramente establecido en el Cdigo de Comercio.
CLASIFICACIN DE LOS EFECTOS POR COBRAR.
1. Al Portador, a la orden y nominativos.
Al Portador: son aquellos que se transfieren con le entrega del ttulo (previo el consentimiento), esto lo
hace el que detenta el ttulo.
A la Orden: son aquellos que se transfieren por el endoso.
Nominativos: son aquellos que se transfieren segn el ttulo que sea y la legislacin vigente. Ej.:
las acciones de la Sociedad Annima deben ser nominativas.

2. Declarativos y constitutivos.
Declarativos: son aquellos que solo declaran derechos. Ej.: en las acciones de la Sociedad Annima el
derecho nace con la constitucin de la Sociedad Mercantil. l ttulo solo declara un derecho que naci con la
constitucin de esa Sociedad Mercantil.
Constitutivos: son aquellos en los que las obligaciones nacen cuando son aceptadas por el obligado o
los obligados. Ej.: la letra de cambio.
3. Causales y abstractos.
Causales: son aquellos en que los derechos dependen de la relacin jurdica en que se fundan. Ej.: en las
acciones los derechos dependen de la constitucin de la Sociedad Mercantil.
Abstractos: son aquellos en que los derechos dependen de la literalidad del ttulo, en contraposicin con
los causales no dependen de la relacin jurdica en que se fundan. Ej.: la letra de cambio.
4. Ttulos Valores Participativos y ttulos de crdito.
Ttulos valores participativos: son aquellos en los que se incorpora un derecho para participar de las
ganancias o dividendos de un negocio. Ej.: las acciones.
Ttulos de crdito: son aquellos en los que se incorpora una obligacin dineraria. Ej.: la letra de cambio.
2.1 CONTROL INTERNO DE LOS EFECTOS POR COBRAR
Para poder salvaguardar este activo es importante e indispensable establecer una serie de normas en torno a
esta cuenta:
Aprobacin de un funcionario responsable. Debe existir una persona o funcionario responsable que
apruebe la aceptacin de los efectos por cobrar como respaldo a transacciones de crdito realizadas
Registros detallados. Deben llevarse registros detallados de esta cuenta y cuadrar mensualmente estos
con el mayor general.
Custodia fsica. Los efectos por cobrar deben estar resguardados bajo la custodia de personas, que no
llevan los registros ni de aquellas que aprueban los crditos.
Arqueos fsicos. Se deben realizar arqueos fsicos por sorpresa y comparar esos resultados con los
registros.
Confirmacin. Enviar peridicamente el estado de cuenta a los clientes pidindoles la confirmacin de
los saldos pendientes.
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 Efectos por cobrar vencidos. Aquellos efectos por cobrar que estn vencidos por un tiempo superior al
normal establecido, esto se le debe notificar al funcionario responsable.
Prorrogas, renovaciones y baja por incobrables. Las prorrogas por cobrar, las renovaciones del efecto
y la baja en libros por resultar incobrables, debe ser aprobada por personas diferentes al custodio y a aquellas
personas que llevan los registros.
Efectos descontados y al cobro. Se deben establecer los adecuados registros de aquellos efectos que
han sido descontados en bancos o que han sido enviados al cobro, para as de esta forma poder hacer el
correspondiente seguimiento. Estos registros deben permitir conocer el estado de tales efectos en cada banco, por
cliente
y
por
fecha
de
vencimiento.
Adems de esto peridicamente debe ser solicitada del banco la confirmacin de los efectos que aun se encuentren
en su poder y conciliar tal informacin con los registros.
EFECTOS POR COBRAR A CORTO PLAZO.
Representan los documentos mercantiles de crdito recibidos y que estn pendientes de cobro.
Representa el importe de las cuentas de clientes por cuyos importes se han aceptado como garanta
colateral letras de cambio u otros documentos crediticios, que se convertirn en efectivo en un trmino inferior a un
ao.
Las transacciones en esta cuenta deben sustentarse en la emisin o cobro de estos instrumentos de pago,
mantenindose un riguroso control sobre las fechas de emisin y vencimiento de cada uno, a fin de ejercitar en su
caso las acciones legales que la tenencia de las mismas permite, si fuere necesario.
EFECTOS POR COBRAR A LARGO PLAZO.
Cuenta real de activo no circulante. Son todos aquellos activos representados por letras o pagares, que
generalmente provienen de ventas o servicios prestados a crdito y que son efectos a favor de la compaa a ser
cobradas en un largo periodo de tiempo mayor a un ao.
Las transacciones en esta cuenta deben sustentarse en la emisin o cobro de estos instrumentos de pago,
mantenindose un riguroso control sobre las fechas de emisin y vencimiento de cada uno, a fin de ejercitar en su
caso las acciones legales que la tenencia de las mismas permite, si fuere necesario.

4 EFECTOS POR COBRAR DESCONTADOS.

La existencia de un crdito comercial se debe en gran parte, al descuento de los ttulos de crdito (letras
de cambio y pagars), ya que la empresa, para tener fondos, no necesita esperar hasta el da de vencimiento para
cobrar a sus clientes, si no nicamente descontarlos en una institucin de crdito o un particular,
recibiendo inmediatamente el lquido o producto, o sea el valor nominal menos un descuento.
Clculo del Descuento:
El descuento se calcula en funcin del plazo de vencimiento de cada giro y de un porcentaje establecido
oficialmente. Luego bastar con aplicar la frmula del descuento simple (I= C.i.t)
Inters= Capital x tasa de inters x tiempo
Ejemplo:

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Vamos a suponer que nuestra empresa posee una letra de cambio de un cliente, por BsF. 3.000, que vence
dentro de 90 das y en la cual se hubiere establecido intereses del 5% anual. Se lleva a descontar dicha letra a un
banco, que cobra el 10.5% anual de descuento. Los clculos seran as:
Valor nominal de la letra de cambio: BsF. 3.000
Ms: Intereses = c.i.n = (3.000) (0.05) (90) = 37.50
360

360

Monto al vencimiento de la letra: BsF. 3.037,50

Menos: Descuento = c.d.n = (3.037,50) (0.105) (90) = 79.75
360

360

Neto a recibir del banco, al llevarlo a descontar hoy BsF 2.957,75

Si la letra no hubiera estado ganando intereses, el descuento sera entonces:

Valor nominal de la letra de cambio: BsF. 3.000
Menos: Descuento = c.d.n = (3.000) (0.105) (90) = 78.75
360

360

Valor efectivo, a recibir del banco, descontndola hoy BsF 2.921,25

Comparativamente tenemos:
Con inters al
5%
Valor nominal de la letra
MAS: Intereses en 90 das
Monto de la letra a su vencimiento
MENOS: Descuento al 10,5% en 90 das

BsF 3.000
37,50
BsF 3.037,50
79,75

Valor efectivo a recibir del banco

BsF 2.957,75

Valor nominal de la letra

BsF 3.000

Valor efectivo a recibir del banco

Diferencia a "Gastos por Intereses"

2.957,75
42,25

Sin inters
BsF 3.000
0
BsF 3.000
78,75
BsF
2.921,25
BsF 3.000
BsF
2.921,25
78,75

En la contabilizacin de los intereses y el descuento, se registrar nicamente la diferencia entre los dos.
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Asientos de Diario de Efectos por Cobrar Descontados

1. Al efectuar la venta a crdito y emitir la letra, aceptada por el cliente a un plazo de 90 das:
Fecha Cuentas y Explicaciones
Ref. Debe
Haber
Feb. 2 1
2. Al descontar
la letra en el banco;
Efectos por Cobrar
14
3.000
suponiendo
que tal letra no
Ventas
10
3.000 inters alguno, y que
devengue
el banco aplique una tasa de descuento del 10.5% anual se hara un asiento como:
Fecha
Cuentas y Explicaciones
Feb
2 1
Banco X
Gastos por Intereses
Efectos por cobrar Descontados

Ref Debe
18
29
41

Haber

2.921,25
78,75
3.000

3. En el caso anterior, considerando que la letra descontada gane un inters del 5% anual, ya calculado:
Fecha
Cuentas y Explicaciones
Feb
2 1
Banco X
Gastos por Intereses
Efectos por cobrar Descontados

Ref Debe
18
29
41

Haber

2.957,75
42,25
3.000

4. Al vencimiento, cuando el banco nos informa que ha cobrado la letra; hay que hacer un asiento en el diario
para rebajarlo de los Efectos por Cobrar y de la cuenta de Pasivo eventual, Efectos por Cobrar
Descontados, como el siguiente:
Fecha
Cuentas y Explicaciones
Feb
2 1
Efectos por Cobrar Descontados
Efectos por Cobrar

Ref Debe
50
14

Haber
3.000
3.000

5EFECTOS POR COBRAR ENDOSADOS

Tambin se le conoce como Efectos por cobrar endosados entregados o a terceros y se utilizan para el
pago de deudas u obligaciones mediante el endoso de los Efectos Por Cobrar a cargo de nuestros clientes, es decir,
se estn utilizando para cumplir con las obligaciones con nuestros proveedores.
Endoso: Es el acto mediante el cual el beneficiario o el tenedor de un pagar no vencido lo transfiere o
cede a otra persona, para lo cual estampa su firma al dorso del documento (endoso en blanco), sin necesidad de
designar a un nuevo beneficiario, aunque tambin puede hacerlo. Es el acto en virtud del cual el legitimo
tenedor de un efecto (endosante) transfiere su propiedad a un tercero (endosatario).
6EFECTOS POR COBRAR EN LITIGIO.
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Representan los importes de los efectos por cobrar que se encuentran en fase de reclamacin o litigio entre
entidades sin que medie trmite ante tribunales judiciales. Debe analizarse por clientes.
Se debitan por el inicio del proceso de reclamacin del adeudo
Se acreditan por el importe de los cobros efectuados, su reclamacin o su cancelacin.
ASIENTOS DE DIARIOS SOBRE EFECTOS POR COBRAR.
1. Cuando se emiten letras de cambio, por concepto de ventas a crdito, procede un asiento de diario, como el
siguiente:
Fecha
Cuentas y Explicaciones
Feb
2 1
Efectos por Cobrar
Ventas

Ref Debe
14
10

Haber
2.000
2.000

2. Cuando se emiten letras en sustitucin de Cuentas por Cobrar abiertas, los asientos de diario seran de
este tipo:
Fecha
Cuentas y Explicaciones
Feb
2 1
Efectos por Cobrar
Cuentas por Cobrar

Ref Debe
14
17

Haber
3.000
3.000

3. Cuando se cobran en efectivo los giros, se harn asientos del siguiente tipo:
Fecha
Cuentas y Explicaciones
Feb
2 1
Banco "X"
Efectos por Cobrar

Ref Debe
21
14

Haber
4.000
4.000

4. Cuando los efectos por cobrar hubieren devengado intereses, que se cobren conjuntamente; el asiento sera
muy similar al siguiente:
Fecha
Cuentas y Explicaciones
Feb
2 1
Banco "X"
Efectos por Cobrar
Ingresos por Intereses

Ref Debe
21
14
32

Haber
4.020
4.000
20

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