ORGANIGRAMAS Y TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Concepto de Organigrama:
El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de
una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la
descripcin de las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y
canales formales de comunicacin.
A continuacin mencionamos otras definiciones:
Para Terri:
Un organigrama es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una
estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los
canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su
funcin respectiva.
Melinkoff:
Seala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condicin de reflejar
hasta donde sea posible la organizacin con sus verdaderas implicaciones y relaciones,
adems de sus estratos jerrquicos.
Cuando las lneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles
jerrquicos superiores a los inferiores.
Cuando se desplazan en sentido horizontal sealan que existe especializacin y
correlacin.
Cuando las lneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro,
indican "mando sobre"
Cuando la lnea horizontal est colocada lateralmente indica una relacin de apoyo (la
cual est colocada al lado de la unidad principal)
Las lneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar
relaciones de coordinacin entre las diversas unidades administrativas de la
organizacin.
Las lneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican
continuidad de la organizacin, esto quiere decir que existen ms unidades semejantes
que no estn expresadas dentro de la estructura.
Para representar alguna relacin muy especial o especfica se utiliza la lnea quebrada
o con zigzagueos.
Benjamn Franklin:
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin
o de una de sus reas o unidades administrativas, en las que se muestran las
relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.
Guillermo Gmez Ceja:
Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal de
una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, y las principales funciones que
desarrollan.
Kast, Freemont y James E. Rosenzweig:
Una manera caracterstica de describir la estructura es por medio del organigrama
impreso, en el que se especifican las redes de autoridad y comunicacin formales de la
organizacin. A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la estructura. No
es una representacin exacta de la realidad y por lo tanto tiene limitaciones. Muestra
slo algunas relaciones aun en el nivel de la organizacin formal, y ninguna en la
organizacin informal.
Koontz, Harold:
Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma
grfica puesto que un diagrama simplemente seala las relaciones entre los
departamentos a lo largo de las lneas principales de autoridad.
Munch Galindo y Garca Martnez:
Los organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de una
organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos,
las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.
Reyes Ponce, Agustn:

Los sistemas de organizacin se representan en forma intuitiva y con objetividad en los

llamados organigramas, conocidos tambin como Cartas o Grficas de Organizacin.
Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas
definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define
el organigrama de la manera siguiente:
"Una carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes
de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus
relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado
encargado de su funcin respectiva."
Otro autor expone su concepto de esta forma:
"El organigrama constituye la expresin, bajo forma de documento de la estructura de
una organizacin, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes
componente."
Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia
del mismo, y nicamente se diferencian en su forma y en su especificacin.
Un autor considera que los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos
revelan:
"La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y
responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o
asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores,
entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en
cada departamento o seccin de la misma."
Segn el concepto de organigrama, este muestra:
Un elemento (figuras)
La estructura de la organizacin
Los aspectos ms importantes de la organizacin
Las funciones
Las relaciones entre las unidades estructurales
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
Las comunicaciones y sus vas
Las vas de supervisin
Los niveles y los estratos jerrquicos
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin
Las unidades de categora especial.
El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones
publicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin,
evaluacin de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros.
Objeto del Organigrama
El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran grficamente las
funciones departamentos o posiciones de la organizacin y cmo estn relacionados,
mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa. Las unidades
individuales suelen aparecer dentro de casillas que estn conectadas unas a otras
mediante lneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los canales oficiales de
comunicacin.
Finalidad del Organigrama
Un organigrama es el instrumento que proporciona la representacin grfica de los
aspectos fundamentales de una organizacin, y permite entender un esquema general,
as como el grado de diferenciacin e integracin funcional de los elementos que lo
componen.
En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una
organizacin, sus relaciones, las caractersticas de la dependencia o entidad y sus
funciones bsicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas:
Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de informacin.
Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales rganos que

integran una dependencia o entidad.

Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la
organizacin.
Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, mltiples
relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de
supervisin y control.
- Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos
niveles jerrquicos.
- Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin.
- Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando:
- Los cargos existentes en la compaa.
- Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
- Como la autoridad se le asigna a los mismos.
Funciones:
Para la ciencia de la administracin:
Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al
reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones.
Para el rea de organizacin y sistema:
Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y
actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de
personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de
los manuales de organizacin.
Para el rea de administracin de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y
anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general
como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos
los sistemas de personal.
Y en forma general sirve para:
Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin.
Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.
Ventajas de los Organigramas
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las
siguientes:
Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959)
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la
compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin (Leener
op. Cit)
Muestra quin depende de quin (Leener op. cit)
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus
puntos fuertes y dbiles (Leener op. cit)
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin
al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa (Leener op. cit)
Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen (Melinkoff,
1990)
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la
organizacin (Melinkoff op. cit)
Desventajas de los organigramas:
No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no
se deben pasar por alto sus principales defectos que son:
Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera
muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin.
No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible

construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de

autoridad, sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems si
se dibujaran las distintas lneas indicativas de relaciones informales y de canales de
informacin, el organigrama se hara tan complejo que perdera su utilidad.
Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como
es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la
organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.
Limitaciones de los Organigramas:
Si bien es cierto que uno de los elementos mas importantes de la organizacin lo
constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos y
grupos se producen, el intentar la representacin grfica de dichas relaciones,
dinmicas y subjetivas, forzara a que los organigramas se tornaran complejos, de aqu
que una de las limitaciones de stos es que expresan nicamente las relaciones
formales entre los rganos que integran las dependencias o entidades.
Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y
mucho menos las relaciones de comunicacin que existen entre los diversos rganos
que componen la dependencia.
Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas
presentar informacin incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta conveniente
sealar que, si lo que se requiere realizar es un anlisis minucioso, debe recurrirse
siempre al auxilio de informacin en instrumentos complementarios.
Contenido:
Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio de un autor,
estos son sus principales contenidos:
Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el
nombre de la compaa y la actividad que se defina.
Nombre del funcionario que formul las cartas.
Fecha de formulacin.
Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organizacin, etc.).
Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales)
Requisitos:
Precisin.
En los organigramas, los rganos de la dependencia y sus interrelaciones deben
aparecer
perfectamente definidos, destacando sus niveles jerrquicos y mostrando las relaciones
de dependencia entre ellos.
Vigencia.
Es importante que reflejen la situacin presente y por ello sean constantemente
actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de
actualizacin, as como tambin el nombre de la unidad responsable de su elaboracin.
Uniformidad.
Para facilitar la interpretacin de un organigrama, referido a cualquier dependencia o
unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las lneas y figuras
utilizadas en el diseo.
Criterios fundamentales para la preparacin de los Organigramas
Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un nmero
excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores
o empleados, lo ms frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos
con los jefes o supervisores del ltimo nivel. Los organigramas deben contener nombres
de funciones y no de personas; cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene
colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra
menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar
un nmero muy grande de elementos de organizacin... Los colores, lneas gruesas,

etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
1.
Ttulos de descripcin condensada de las actividades.
2.
Nombre del funcionario que formul las cartas.
3.
Fecha de formulacin.
4.
Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)
5.
Leyenda, (explicacin de lneas y smbolos especiales).
Los organigramas u organogramas sern departamentales; se usar el formato vertical
en el que las lneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparn
por secciones, que sern las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicar con su
rectngulo, que llevar adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se
indicarn por medio de dos lneas horizontales paralelas, que llevarn en medio el
nombre de la oficina o seccin. En la parte superior del organograma, va el nombre de
la Institucin seguido del nombre del departamento y el ttulo: organograma; as como
en el ngulo superior derecho, la fecha de elaboracin.
Entre las tcnicas reales para la elaboracin de un organograma se deben considerar:
los datos que deben recogerse,
las fuentes de informacin,
los mtodos de recogerlos.
Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y el
rea de la institucin que vaya a representarse para recoger slo la informacin que a
ambas cosas se ajuste.
Para la elaboracin de un organigrama se debe recoger principalmente la
siguiente informacin:
Informacin sobre unidades
A.
El primer dato a obtener ser el nmero de personas que trabajan en la
institucin. sta ser una cifra de control.
B.
Un segundo dato ser el nmero de niveles, partiendo del rgano en que radique
la autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel.
C.
Se investigarn los puestos que corresponden a cada rgano y las plazas que
comprenden cada puesto.
Informacin sobre relaciones
Debe precisarse con que otros rganos y qu tipo de relaciones tiene cada uno
de los rganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
Informacin sobre funciones o labores
Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere informacin sobre las
funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar
representadas en el organograma.
Organizacin futura o actual?
La elaboracin de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

Planeacin de una organizacin nueva.

Representacin de una organizacin existente.
Planeacin de la organizacin
En el caso de planeacin de una organizacin nueva, las nicas fuentes de
informacin las constituyen los estudios y proyectos realizados.
Fuentes de informacin
En el caso de una organizacin existente, las fuentes de informacin pueden ser:
A.
Los archivos de la institucin,
B.
Los empleados y funcionarios,
C) Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
Mtodos de recoleccin de datos
1.
Investigacin documental (a travs de leyes, reglamentos, reformas, boletines,
etc.).
2.
Cuestionarios escritos.
3.
Entrevistas con jefes y empleados.
4.
Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa
de las oficinas y talleres donde se labora)
NOTA: Lo ideal es usar una combinacin de los cuatro.
Registro de datos
Los datos recogidos debern quedar registrados de tal manera que permitan su
anlisis, y su tabulacin en su caso.
Anlisis de datos
La informacin recogida debe ser sometida a un procedimiento de anlisis e
interpretacin. Analizada, interpretada y confirmada toda la informacin, se est en
condiciones de proceder a la elaboracin del organigrama.

Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

1.
Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.
Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan
especializacin y correlacin.
Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica
mando.
Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin
de apoyo.

2.

Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de

coordinacin y relaciones funcionales.
3.
Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.
4.
Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio
recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
5.
Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la
estructura.
6.
Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un
numero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades
sealadas con el mismo numero.

Clasificacin de los Organigramas:

Los organigramas ce pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a
diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su mbito, por su contenido y por su
presentacin.
1 Por su naturaleza
Microadministrativos
Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en forma global o a
alguna de las unidades que la conforman.
Macroadministrativos
Involucran a ms de una organizacin.
Mesoadministrativos
Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un mismo
sector.
2 Por su mbito
Generales
Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel
jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo tanto, presentan toda la

organizacin y sus interrelaciones; se llaman tambin carta maestra.

Especficos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la
organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de un departamento o seccin
de una empresa.

3 Por su contenido
Integrales
Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una
organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia.

Funcionales
Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones,
las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el siguiente grfico:

De puestos, plazas y unidades

Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como
el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres
de las personas que ocupan las plazas.

4 Por su presentacin
Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte
superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los
de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los
manuales de organizacin.
Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo
izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras
que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen horizontalmente.
Mixtos
La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar
las posibilidades de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de
organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.

De Bloque
Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en espacios ms
reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los ltimos
niveles jerrquicos seleccionados para el grfico.
Proceso para la elaboracin de los Organigramas:
Se conocen cinco pasos bsicos que se han de seguir en el procedimiento para la
elaboracin de los organigramas:
Autorizacin y apoyo de los niveles superiores.
Acopio de la informacin.
Clasificacin y registro de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Diseo del organigrama.
1 Autorizacin y Apoyo de los Niveles Superiores.
La unidad encargada de elaborar los organigramas, podr intervenir por propia
iniciativa, a peticin de parte o por rdenes superiores; sin embargo, la autorizacin que
debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este
procedimiento. La autorizacin traduce tambin el apoyo con que debe contar la unidad
que realice el acopio de la informacin bsica para el diseo del organigrama.
Por otra parte, es importante sealar que cuando los titulares de las dependencias y/o
entidades, propongan modificaciones en su organigrama, como resultado de una
propuesta de cambio en su estructura orgnica, derivada esta de exigencias sociales y
a objetivos contemplados en el Plan Estatal de Desarrollo; se har necesario adecuar o
ajustarse a la Ley Orgnica y al Reglamento Interior, con el fin de que exista
congruencia entre su estructura y las disposiciones legales que rigen el funcionamiento
de la dependencia en cuestin.
Para esto habr que apegarse a lo estipulado en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo,
en lo concerniente a las atribuciones y obligaciones que dicha ley le confiere a la
Secretara de la Contralora General del Estado.
2 Recopilacin de la Informacin:
Deber especificarse la informacin bsica que se requiere y seguidamente
establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes.
Informacin Bsica:
Los datos que se han de reunir estn en funcin directa de las reas que se desea

representar, as como del contenido especfico del organigrama.

Determinando lo anterior, se realizar el acopio de la informacin correspondiente a:
Los rganos que integran dicha (s) rea (s).
El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica.
Las relaciones que guardan entre ellos.
La naturaleza de estas relaciones.
Las funciones que realizan y, en su caso,
Los puestos y el nmero de plazas que los integran.
Fuentes de Informacin:
Para elaborar el organigrama de una dependencia o entidad, se tendrn como
principales
fuentes:
Los archivos y centros de documentacin, que concentren la informacin requerida
(leyes, reglamentos, manuales administrativos, etc.)
Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio.
Mtodos de Recoleccin:
A continuacin se sealan los principales mtodos para reunir la informacin bsica ya
descrita:
Investigacin Documental:
La investigacin proveniente de este mtodo, es producto de la consulta bibliogrfica y
en el caso particular que nos ocupa, las principales fuentes de consulta pueden ser las
leyes y reglamentos que citan las atribuciones y obligaciones de la Dependencia o
Entidad, el Plan Estatal de Desarrollo y el Plan Operativo Anual, que establece el
compromiso de metas y programas a cumplir, as como los manuales administrativos
que hacen referencia a las funciones y procedimientos a desarrollar por el objeto de
estudio, etc.
Investigacin de Campo:
Se lleva a cabo mediante la entrevista con funcionarios de los distintos niveles de la
unidad sujeta a investigacin, aplicando cuestionarios, o bien, celebrando con ellos
entrevistas que permitan obtener la informacin requerida.
La investigacin de campo, permite tambin verificar la informacin documental o
complementaria con datos proporcionados por los titulares de las diversas unidades.
3 Clasificacin y Registro de la Informacin:
Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que organiza, clasifica y
selecciona la informacin recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren
dicha observacin adecuadamente presentada y concentrada para lo cual debern
elaborarse formatos que permitan su manejo gil y claro.
4 Anlisis de la Informacin:
La informacin que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deber someterse a un
anlisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la
misma.
Antes de dar una interpretacin personal aclaratoria, deber buscarse la confirmacin
de los datos que as lo requieran, por parte de los responsables de las reas sometidas
a estudio.
Una vez que la informacin haya sido analizada, interpretada y confirmada, se
proceder al diseo del organigrama.
5 Diseo del Organigrama:
Los elementos grficos que se utilizan para representar a las unidades que componen
la estructura orgnica, as como las relaciones existentes entre ellos, son:
-

Figuras para representar los rganos.

Lneas de conexin para indicar las relaciones existentes entre ellos.
El elemento grfico esencial en el diseo del organigrama son las lneas de conexin,
ya que representan las relaciones entre los rganos y la naturaleza de stas.
En el siguiente apartado, se sealan algunas de las principales reglas para el diseo de
los organigramas, debindose tener siempre encuentra que no existen normas rgidas,
puesto que el propsito, el contenido y el mbito de cada organigrama, influyen de
manera significativa en la representacin grfica.
Diseo de Organigramas
1 Figuras usadas en los organigramas
Las unidades administrativas se representan por rectngulos y las relaciones por lneas.
Los organigramas estructurales consisten en cierto nmero de rectngulos que
representan personas, puestos u otras unidades, los que estn colocados y conectados
por lneas, las cules indican la cadena de mando (la jerarqua de los empleados); de
tal manera pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la
relacin que los liga.
Los organigramas funcionales incluyen, adems, un texto que expresa las principales
funciones o labores de las unidades.
Las etiquetas o descripciones de los rectngulos indican las diferentes funciones o
reas de responsabilidad. La grfica indica el criterio con que se han dividido las
actividades; por ejemplo, aplicando un criterio funcional. (Agrupacin de los segmentos
de trabajo). La grfica indica no slo a los gerentes y subordinados individuales, sino
tambin toda la jerarqua gerencial. Todos los empleados que estn bajo las rdenes de
un mismo individuo se encuentran en un idntico nivel gerencial, sin importar el sitio del
organigrama donde aparezcan.
Representacin de las unidades
Para representacin de las unidades conviene usar siempre rectngulos. No es
recomendable el uso de crculos, rombos, elipses u otras figuras geomtricas que
hacen ms difcil la comprensin del organigrama.
No es necesario hacer unos rectngulos ms grandes que otros para destacar la
importancia de alguna unidad. sta se la da su colocacin en el organigrama y su
relacin con las dems unidades.
En el diagrama, adems de anotar el nombre del rgano dentro del rectngulo que lo
represente, conviene que est identificado con un nmero. En caso de que no quepa el
nombre completo en el rectngulo, se abreviar y se escribir completo al pie del
diagrama.
En los organigramas complementarios y analticos, en que se representan todos los
puestos, conviene anotar en el ngulo inferior derecho interno del rectngulo, el nmero
de plazas que integra el puesto.
Forma
Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento
integrante del organigrama. Adems, en funcin de la facilidad para su lectura, se
recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, as como utilizar rectngulos
para representar las unidades.
Dimensin
Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones
semejantes.
Colocacin de las figuras
La ubicacin de las figuras en el grfico debe apegarse a las siguientes
consideraciones:
En diferente nivel jerrquico
La disposicin de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los

diferentes niveles jerrquicos que existan en la organizacin, los cuales varan segn su
naturaleza, funciones, sector, mbito, contenido y presentacin.
Sector Pblico. Por lo general, en la administracin central estos niveles son:
Primer nivel Secretario
Segundo nivel Subsecretario
Tercer nivel Oficial mayor
Cuarto nivel Direccin general
Quinto nivel Direccin de rea
Sexto nivel Subdireccin de rea
Sptimo nivel Departamento
Octavo nivel Oficina
Noveno nivel Seccin
Dcimo nivel Mesa
En la administracin paraestatal:
Primer nivel Asamblea general
Segundo nivel Consejo de administracin
Tercer nivel Direccin general o su equivalente
Cuarto nivel Direccin divisional o su equivalente o gerencia
Quinto nivel Direccin de rea, subdireccin o subgerencia
Sexto nivel Departamento
Sptimo nivel Oficina
Octavo nivel Seccin
Noveno nivel Mesa
Sector privado. Los niveles de uso generalizados en este sector son:
Primer nivel Asamblea de accionistas
Segundo nivel Consejo de administracin
Tercer nivel Direccin general
Cuarto nivel Subdireccin o gerencia general
Quinto nivel Direccin o gerencia divisional
Sexto nivel Departamento
Sptimo nivel Oficina o rea operativa
En el mismo nivel jerrquico
Numeracin empleada en la estructura orgnica. Se deben presentar primero las
unidades sustantivas u operativas, y a continuacin las adjetivas o de apoyo.
Normalmente las unidades sustantivas o de apoyo son a las que se les asignan las
funciones derivadas del instrumento jurdico de creacin, en tanto que a las unidades
adjetivas o de apoyo, las funciones de orden administrativo y/o de carcter tcnico para
soportar a las sustantivas.
Participacin o secuencia de actividades
Cuando la distribucin de unidades administrativas se hace conforme al procedimiento
general de trabajo de la organizacin o en relacin con los procedimientos establecidos
para atender en forma particular todas y cada una de las funciones, de acuerdo con las
prioridades establecidas.
Segn la cobertura de funciones
Cuando para el acomodo en el grfico se considera, adicionalmente a los criterios
citados, la posible sustitucin de rganos o funciones.
2 Lneas de conexin
Son las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura
orgnica, las cules se representan por medio de lneas.
Relacin principal de autoridad (relacin lineal)
Es aquella en que la transmisin de la autoridad y responsabilidad correlativas a travs
de una sola lnea, establece una relacin de subordinacin entre las diversas unidades
que aparecen en el grfico de la organizacin.
Recomendaciones:

Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que interconectan las figuras
rectangulares, que el que utiliza para trazar estas ltimas.
Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo,
porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad, adems de crear
la impresin de una estructura con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a l
por una sola lnea.
Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el organigrama.
La importancia o jerarqua de un rgano no se amplifica marcando ms las
lneas.

Representacin de la relacin autoridad lineal

Relacin de autoridad funcional
Es aquella que representa la relacin de mando especializado. Este tipo de autoridad se
limita al mtodo especfico de ejecucin de una actividad y puede existir en forma
paralela a la autoridad lineal, o bien entre un rgano especializado en determinada
funcin y los subordinados de otros jefes de lneas. La autoridad funcional deber
presentarse por medio de lneas cortas de trazo discontinuo.
Representacin de la relacin de autoridad funcional
Relacin de asesora
Es aquella que existe entre unidades que brindan informacin tcnica o conocimientos
especializados a unidades de lnea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo
cuentan con una autoridad tcnica derivada de su preparacin y/o experiencia, lo cual
les permite proponer a las unidades de lnea las medidas o criterios para resolver un
asunto, pero no para transmitrselas como rdenes. En todo caso pueden elaborar una
propuesta a un rgano superior, para que ste, a su vez, la gire con carcter de orden o
mandato. Existen dos tipos de esta clase de relacin:
Representacin de la relacin de asesora
Relacin de asesora interna

Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura

organizacional, a los rganos de lnea.
Estas unidades asesoras estn conformadas con recursos humanos, materiales,
financieros y tecnolgicos de la organizacin. Su ubicacin en el organigrama se suele
representar por medio de lneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente
a la lnea de mando de la unidad a la cual se adscriben.
Relacin de asesora externa
Es la que suministran unidades asesoras a los rganos de lnea, que aunque forman
parte del grfico de la organizacin, desempean sus funciones en forma independiente
de sta. Su colocacin en el organigrama se hace a travs de lneas de trazo
discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de la cual
dependen jerrquicamente.
Debe anotarse que en ambos casos, independientemente de su dependencia directa,
cuentan a su vez con la autoridad tcnica derivada de su funcin, por lo que pueden
apoyar a otras unidades con diferente adscripcin.
Relacin de coordinacin
Este tipo de relacin tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan
diversas reas de la organizacin. Puede existir entre unidades de un mismo nivel
jerrquico, o bien entre el rgano central y las unidades tcnico-administrativas
desconcentradas. La relacin de colaboracin deber representarse por medio de
lneas largas de trazo discontinuo.
Representacin de la relacin de coordinacin
Relacin con rganos desconcentrados
Los rganos desconcentrados se colocan en el ltimo nivel del organigrama. Entre
stos y el resto de la organizacin debe trazarse una lnea de eje para establecer su
distincin. Para ampliar el contenido de los rganos desconcentrados y sus relaciones
con el resto de la organizacin se puede incluir el tipo de organizacin de los rganos
desconcentrados, no slo indicar su existencia.

Representacin de las relaciones con los rganos desconcentrados

Relacin con comisiones

Intersecretariales
Este tipo de mecanismo se integra con representantes de diferentes instituciones
oficiales. Cuando forman parte del grfico de la organizacin, se les ubica adscritos al
titular en un rectngulo de trazo discontinuo ligado perpendicularmente a la lnea de
mando por una lnea de coordinacin.
Comisiones internas
Estas comisiones se incluyen en el organigrama, en dependencia jerrquica directa del
rgano rector de sus actividades, y su presentacin se hace mediante un rectngulo y
lnea de trazo discontinuo.
Relacin de subordinacin
Se representa en los organigramas verticales, mediante una lnea que sale de la parte
inferior del rectngulo del rgano o de los rganos inferiores.
Relacin de representacin personal
La relacin entre jefe y ayudante se representa en los organigramas verticales mediante
una lnea horizontal que parte del lado del rectngulo del jefe a un lado del rectngulo
del ayudante. Esta relacin slo aparece en los organigramas complementarios y
analticos. En los organigramas generales o esquemticos, los ayudantes se incluyen
en el rectngulo del jefe. La relacin entre ayudante y subordinado que slo aparece en
los organigramas analticos, se representa mediante lneas oblicuas de puntos que
unen la parte inferior del rectngulo del ayudante a la parte superior de los rectngulos
de los subordinados, si el organigrama es vertical.
Relacin de mando especializado
Si el organigrama es vertical, esta relacin se representa mediante una lnea oblicua de
puntos que une la parte inferior del rectngulo del rgano especialista con la parte
superior de los rectngulos de los subordinados. Slo se representa en los
organigramas analticos.
Relacin de revisin
Su representacin en el organigrama depender de las facultades de que gocen los
rganos de revisin ya que stos pueden actuar como rganos asesores, como
ayudantes o como rganos de mando especializado. Su colocacin ser en el lugar que
les corresponda segn el jefe inmediato de quien dependan.
Relacin de servicio
Esta relacin entre el rgano que presta el servicio y el que lo recibe, es una relacin
especial que no se representa en el organigrama. S se representa la relacin lineal
entre el rgano que presta el servicio y el jefe de lnea del cual depende.
3 Otra Tcnica
Existe una tcnica norteamericana que recomienda 4 tamaos de rectngulos y las
siguientes reglas para su uso:
1 sese para el rgano ejecutivo que pretenda destacarse.

2 sese para los rganos subordinados que tengan a

su cargo funciones principales.
3 sese para rganos superiores del rgano
destacado.
4 sese para rganos "staff"

____________ Delgada Para todos los rectngulos, excepto el 1

____________ Media Para el rectngulo que quiera destacarse

____________ Gruesa Para relaciones de subordinacin o "staff"

--------------------- Punteada Para indicar otras relaciones

Una variante de esta tcnica, consiste en utilizar una hoja en la que ya aparecen
impresos los rectngulos. El diseador simplemente conecta los rectngulos que sean
necesarios con las lneas que representen la clase de relacin que haya entre dos
rganos y los datos adicionales.
Procedimiento para la elaboracin y/o actualizacin de organigramas
Los pasos bsicos para la preparacin de organigramas son:
1 Autorizacin para realizar el estudio
El responsable o la unidad encargada de elaborar los organigramas puede hacerlo por
propia iniciativa, a peticin de parte o por rdenes superiores. Esta autorizacin debe
emanar de los niveles de decisin, toda vez que se traducir en el apoyo con que debe
contar quien realice el acopio de la informacin para el diseo del organigramas.
2 Integracin del equipo de trabajo
La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la materia, por
lo que es procedente efectuar una seleccin del equipo que se asignar para este
efecto; asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo. En caso de trabajos muy
especficos y de poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo
acabo.
3 Determinacin del programa de trabajo
Es necesario que la planeacin de actividades para la composicin de organigramas se
plasme en un documento rector que sirva como marco de actuacin, para lo cual puede
emplearse una grfica de Gantt y/o una red, independientemente que se complemente
con una exposicin de motivos (naturaleza, propsito, acciones, etctera) en forma
adicional.
4 Capacitacin de informacin
Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las
funciones que se estudian, con los lderes tcnicos de las reas, con el personal
operativo, as como con los usuarios de los servicios y/o reas que interactan con el
rea de cambio. Tambin se puede acudir a los archivos y centros de documentacin,
en donde , a travs de la investigacin documental se puede recopilar informacin
normativa y administrativa relativa a la constitucin, rganos, niveles, relaciones y
funciones de la organizacin.
La informacin que debe reunirse con este propsito debe referirse a:
Los rganos que integran dichas reas.
El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica.
Las relaciones que guardan entre ellos.

La naturaleza de estas relaciones.

Las funciones que realizan y, en su caso
Los puestos y el nmero de plazas que lo integran.
5 Clasificacin y registro de la informacin
El trabajo de clasificacin y registro debe concentrarse en formatos que permitan su
manejo gil y claro, los cuales es recomendable ordenar en carpetas en calidad de
documentos fuente. El procesamiento de los mismos puede contemplar la utilizacin de
equipos de cmputo, especficamente paquetera desarrollada para diseo grfico y/o
presentaciones, hojas de clculo o procesadores de texto con la opcin de manejo
grfico.
.6 Anlisis de informacin
Es necesario realizar un examen crtico de los datos obtenidos con el fin de detectar
posibles contradicciones, lagunas o duplicidad de funciones.
7 Diseo del organigrama
Integracin del documento con la(s) alternativa(s) especfica(s).
Criterios generales para la elaboracin de organigramas en el sector
pblico
1 Origen
Por lo general, en este mbito, los cambios de estructura orgnica se derivan de una
propuesta que puede partir de:
El presidente de la repblica.
El titular de la institucin.
Una dependencia globalizadora (institutos oficiales que tienen la facultad de
dictar lineamientos de carcter normativo para todo un sector administrativo o de
actividad).
Una cabeza de sector (secretario de Estado responsable de la coordinacin de
las entidades paraestatales agrupadas en un sector de actividad).
La autoridad administrativa de la institucin.
Un rea especfica de trabajo.
2 Mecnica
El procedimiento para modificar estructuras de organizacin en esta instancia es muy
claro, ya que por su naturaleza eminentemente jurdica se apega a las siguientes faces:
Determinacin del cambio especfico a realizar.
Justificacin tcnica.
Fundamentacin legal.
Presentacin de la propuesta de cambio.
Anlisis interno y/o ajuste.
Integracin del documento final.
Autorizacin del titular de la institucin.
Envo de la propuesta a la secretaria de Hacienda y Crdito Pblico.
En caso de aprobarse, se autoriza la modificacin de la estructura.
La validacin de la propuesta se remite a la institucin para su implantacin.
3 Responsables
Titular de la institucin

Gira instrucciones para que se efecten las modificaciones a la estructura, y una vez
realizadas las autoriza.
Funcionario designado
Persona a la que se le encomienda el seguimiento de los cambios propuestos.
Responsable del rea administrativa
Funcionario que realiza los movimientos relativos a la reestructuracin de unidades
administrativas y puestos.
Responsables del rea jurdica
Actualiza el reglamento interno y otras disposiciones jurdicas que inciden el
funcionamiento de la institucin.
Responsable del rea afectada
La reestructuracin de organigramas y funciones. En caso de existir una unidad de
mejoramiento administrativo, sta puede brindar soporte tcnico al resto de los
encargados de los cambios estructurales.
4 Fuentes de cambio
Por lo general, los procesos de reestructuracin en el sector pblico obedecen a
directrices dictadas por el titular del Ejecutivo Federal, de los secretarios de Estado o de
los responsables de las entidades para estatales, con base a aspectos tales como:
Fusin, cancelacin o liquidacin de instituciones.
Cambio de adscripcin sectorial.
Creacin de instituciones.
Reagrupacin o redireccionamiento de funciones.
Cambio en las polticas de gobierno.
Criterios generales para la elaboracin de organigramas en el sector
privado
1 Origen
La mayora de las organizaciones privadas llevan acabo revisiones ms o menos
peridicas de su estructura y mtodos de trabajo, las que traen como consecuencia
modificaciones, las cuales pueden ser desde simples variaciones en la distribucin de
cargas de trabajo hasta la preparacin de una nueva estructura administrativa.
2 Mecnica
Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales, del tipo de
respuesta que debe de darse en materia de tiempo, recursos y nivel tcnico para su
instrumentacin.
Convencionalmente, los cambios de esta naturaleza pueden agruparse en:
Bsicos
stos implican ajuste a operaciones, actividades o funciones en mnima medida, que
pueden producir cambios en el organigrama no ms all de nivel departamental o de
oficina.
Slo se necesita una propuesta bien fundamentada y autorizada, que incluya la
referencia funcional y de la estructura orgnica que se afecta, as como las ventajas que
el cambio reportar a la organizacin.
De alcance medio
Estos cambios implican variantes funcionales y estructurales que afectan a la
organizacin hasta el nivel gerencial.
En este caso se aplica el procedimiento general para la elaboracin y/o actualizacin de
organigramas.
Globales

Estas modificaciones se refieren a decisiones que cambian por completo la estructura

de una organizacin, las cuales varan de acuerdo con los recursos tcnicos y
econmicos que se destinen a este fin.
La decisin de llevar a cabo una modificacin estructural de esta magnitud conlleva la
ejecucin de un anlisis organizacional que si bien debe basarse en el procedimiento
especfico para la elaboracin de organigramas, tambin debe considerar la integracin
de variables metodolgicas de mayor alcance.
3 Responsables
De cambios bsicos
Personal del rea que hace la propuesta.
De alcance medio
Personal del rea afectada, personal de otras reas relacionadas con ella y personal
tcnico interno especializado en la materia.
Globales
Personal de todas las reas de organizacin, apoyados en un cuerpo tcnico y de
decisin altamente calificado, el cual puede utilizar los servicios de consultores
externos.
4 Poltica general
Cambio del objeto de la institucin.
Integracin de nuevos socios.
Aumento del capital.
Reestructuracin de funciones con motivo de la creacin, desaparicin o
readscripcin de unidades administrativas.
Tratados, convenios o acuerdos nacionales e internacionales.
Factores ambientales.
Mecanismos de informacin
Los mecanismos de informacin son los instrumentos de apoyo que se establecen para
fortalecer el flujo de informacin hacia las tareas y funcionarios responsables del
proceso de toma de decisiones de anlisis de estructuras.
1 Acervo documental
Organigramas que forma parte de un archivo escrito, los cuales estn firmados por los
responsables de su elaboracin y autorizacin, que constituyen los documentos fuente
de consulta.
.2 A travs de medios electromagnticos

Organigramas cuyo resguardo se efecta en:

Discos duros
Discos pticos
Discos flexibles
Cintas
3 Interaccin
Es el proceso por medio del cual se accesa a informacin tcnica disponible, en funcin
de la forma en que se salvaguardo en dispositivos para su recuperacin, consulta y/o
actualizacin, el cual se ejecuta desde:
Directorios, subdirectorios y archivos
Bases de datos
Mdulos de informacin codificados
Programas especficos
Revisin y Actualizacin
La revisin de los organigramas habr de realizarse de manera continua y en funcin de
los cambios que sufra la dependencia o entidad en su estructura orgnica.
El titular de cada rgano ser responsable de sealar los cambios correspondientes a
su rea, reportndolos al rea administrativa, o personas de la misma dependencia,
encargadas de actualizar los organigramas especficos y generales.
Difusin
La implantacin de reformas o modificaciones a la estructura orgnica debe realizarse
con la participacin de las unidades administrativas involucradas, por lo que es
conveniente la celebracin de conferencias, seminarios, foros de decisin, entre otros,
para motivar y capacitar al personal que colaborar en su desarrollo.
Asimismo, uno de los medios ms efectivos que permite crear un clima de confianza y
colaboracin para el cambio lo constituyen las reuniones de sensibilizacin, a travs de
las cuales se comunica al personal los objetivos que se pretenden alcanzar y los
beneficios que se pueden obtener.
La transmisin de cambios debe llevarse a cabo tambin por medio de boletines,
tableros de comunicacin y folletos informativos, lo cual es importante sobre todo
cuando el cambio afecta toda la institucin.
Glosario de Trminos:
Organizacin:
Es el arreglo de las distintas unidades de que se compone un organismo administrativo
y la relacin que guardan estas unidades entre s, as como la forma en que estn
repartidas las actividades de ese organismo entre sus unidades. Por eso se dice que el

organigrama es el retrato o la representacin grfica de la organizacin.

Por lo tanto, la organizacin supone:
A).- Una estructura, y
B).-Un conjunto de actividades o funciones asignadas a los rganos.
Estructura Orgnica:
Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles jerrquicos y se especifica
la divisin de funciones, la interrelacin y coordinacin que debe existir entre las
diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los
objetivos.
Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de
toma de decisiones.
Unidad Administrativa:
Es un rgano impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones, o
parte de ellas, en determinado nivel jerrquico.
Puesto:
Un puesto es una unidad de trabajo especifica e impersonal constituida por un conjunto
de operaciones que deben realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que
debe asumir su titular, en determinadas condiciones de trabajo. (son puestos el de
secretario, director, jefe de departamento, secretaria, jefe de rea, etc.)
Plaza:
Es el conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo, asignadas de
manera permanente a un empleado en particular, en determinada adscripcin. (puede
existir por ejemplo, 10 plazas del puesto de jefe de oficina, 5 plazas del puesto de
jefe de departamento, 3 plazas del puesto de director, etc.).
Nivel Jerrquico:
Un nivel jerrquico comprende todos los rganos que tienen autoridad y responsabilidad
similares, independientemente de la clase de funcin que tengan encomendada. Por
ejemplo, ( el nivel de Secretario comprende a todos los secretarios, el nivel de
Subsecretario comprende a todos los subsecretarios, y as sucesivamente ).
Autoridad de Lnea:
Se genera en la realizacin de subordinacin, que existe entre jefes y subalternos
directos.
Autoridad Funcional:
Se genera en la relacin de mando especializado que es la que existe entre un rgano
especializado y en determinada funcin y los subordinados de otros jefes de lnea.
Relacin de Asesora:
Es conocida tambin como de Staff y existe entre los rganos que tienen por objeto
aconsejar e informar a los rganos de lnea, sus opiniones no requieren obediencia,
sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de lnea a quien
aconsejan.
rgano Desconcentrado:
Este tipo de rgano posee facultad de decisin, pero sigue sujeto a la planeacin y
control que de sus actividades realice el rgano superior.
Entre sus caractersticas principales tenemos:
Creados por una ley o reglamento.
Dependen siempre del ejecutivo, de una secretaria o direccin
Su competencia deriva de las facultades del rgano superior.
Su patrimonio es el mismo que el del Estado, aunque tambin puede tener
presupuesto
propio.
Las decisiones ms importantes requieren de la aprobacin del rgano del cual

dependen.
No pueden tratarse de un rgano superior, siempre dependen de otro.
rgano Descentralizado:
Es creado invariablemente por un acto legislativo.
Tienen rgimen jurdico propio.
Tienen personalidad jurdica propia, que les otorga ese acto legislativo.
Tienen rganos de direccin, administracin y representacin.
Cuentan con una estructura administrativa interna.
Cuentan con patrimonio propio.
Objeto propio.
- Rgimen fiscal.