AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA

La aplicacin reciente de la denominada auditora administrativa permitir el cambio de la visin primitiva del
profesional de la administracin- dedicado nicamente a actividades administrativas rutinarias y generalistas y a ser un
empleado de confianza ms de la empresa, a la concepcin moderna del profesional de la administracin, como auditor
administrativo capacitado para llevar a cabo revisiones y evaluaciones de la empresa en una o varias de sus partes, o en
su totalidad, dando como resultado el detectar las verdaderas causas o motivos de los problemas.
No quiere decir esto que todo miembro del personal de auditora administrativa sea inmediatamente un experto en
todas las fases de la actividad de la empresa. Sin embargo, de igual manera todo profesional bien capacitado obtiene
experiencia de los problemas administrativos de la empresa, y al mismo tiempo desarrolla su capacidad de revisin en
forma eficaz.
Si bien en Mxico la auditora administrativa se encuentra en proceso de desarrollo, el profesional de la administracin
se encuentra, por tanto, en una posicin favorable para practicar la auditora en forma interna y externa.
La auditora administrativa puede emplearse de manera interna, es decir, que dependa directamente de una entidad
administrativa de la empresa; o bien, puede efectuarse por auditores administrativos independientes (consultores
administrativos). En cualquiera de los casos los principios bsicos son consistentes.
La auditora administrativa, tanto interna como externa, tiene el mismo inters fundamental, el cual se puede derivar de
las siguientes premisas:
a) Existe una interrelacin entre todas las funciones de la empresa.
b) En trminos de reduccin de costos e incremento de eficiencia, es preferible la accin preventiva.
c) Probablemente sea ms efectivo que un grupo de anlisis efecte la revisin y evaluacin de toda la empresa,
que hacer que varios especialistas independientes intenten aislar y examinar separadamente los problemas que
estn conectados
d) La administracin de empresas no puede separarse de los hombres de empresa; la auditora administrativa es,
por su intencin un plan interesado de las personas, su inters principal est en el quin de la administracin.
La auditora administrativa tanto interna como externa deber aplicarse pensando en que la empresa es un sistema
y no un rompecabezas de funciones, puestos y procedimientos aislados-se tiene el mejor argumento para asegurar
que el anlisis debe ser integral-. La empresa en su totalidad ser sometida a examen y evaluacin estando e
condiciones de detectar las verdaderas causas de los problemas.
Las herramientas de anlisis a utilizar sern comunes y especficas pero siempre sencillas y poco costosas en su
aplicacin. El aplicar un enfoque sistmico y abarcar con el mismo todas las reas y actividades de la empresa,
asegura en gran parte el resultado de la auditora administrativa.
FUNCION DE CONTROLAR DE LA DIRECCION SUPERIOR
La revisin y evaluacin de las operaciones de una empresa de cierta magnitud son confiadas a una unidad
especializada denominada unidad de auditora administrativa. Esta tcnica es en forma interna, una de las
herramientas de control superior de origen ms reciente.
Control, es la funcin gerencial de asegurar que los planes se cumplan. Ante lo expresado se aprecia la ntima
relacin existente entre las funciones de planear y controlar. Se advertir incluso que un control efectivo implica
algo ms que una medicin y evaluacin.

En muchas oportunidades se requerir una revisin de planeacin, retoques a la organizacin, mejoramiento de la

calidad del personal disponible y tcnicas superiores de direccin. El control, en consecuencia, puede considerarse
como el medio de cerrar el crculo en la totalidad del proceso de direccin.
Pero lamentablemente, y a pesar de los subsistemas de control establecidos para vigilar permanentemente y
repetidamente la operacin del sistema respectivo, siempre se producen distorsiones en la informacin
proporcionada, debido a problemas de la organizacin.
Para cerrar definitivamente al crculo, la direccin superior recurre a la auditora administrativa que, mediante el
moderno empleo de tcnicas, mtodos y procesos, ayuda en sta forma a mejorar y en su caso a optimizar las
operaciones de la empresa.
En toda empresa bien organizada, la auditora administrativa interna es la clave de un buen sistema de control
superior. Entindase bien, de un sistema de control superior y no solamente de un sistema de control interno, en el
sentido restringido del trmino que lo confina al control interno preventivo y contable. Es el elemento que conjuga y
armoniza el buen funcionamiento de todos y cada uno de los medios de control, de los cuales se vale la direccin
para la obtencin de sus objetivos.
La auditora administrativa, por expresa delegacin de autoridad de la direccin, debe ejercer el control superior o
gerencial. Esta unidad especial que estamos considerando, debe abarcar con su actuacin todos los aspectos del
control superior, entre estos aspectos se encuentra el control interno.
LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ELEMENTO CLAVE DEL CONTROL SUPERIOR
Bajo ningn concepto podr considerarse completo un sistema de control superior, si no incluye una auditora
administrativa interna. A pesar de que se cuente con una perfecta divisin de responsabilidades, dicha unidad sera,
no obstante, necesaria.
En sntesis, la auditora administrativa interna, independientemente de ser ella misma parte integrante del sistema
total de control superior, es la principal herramienta para la revisin y evaluacin de los resultados logrados.
Cumple con una doble misin: primero, como parte integrante del control superior; es decir, un medio para obtener
y mantener el control. En segundo lugar, es el medio principal para la medicin y evaluacin de resultados.
Por tanto, la direccin superior, los propietarios, accionistas, auditores financieros y otros interesados deben confiar
en la auditora administrativa interna para la prevencin de inconvenientes, y para garantizar la adecuada marcha
del sistema.
FUNCIONES A DESARROLLAR POR UNA UNIDAD DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Las funciones de la auditora administrativa deben quedar enmarcadas dentro de la organizacin de una empresa en
una unidad o departamento que, por su situacin jerrquica, le permita la consecucin de sus fines.
El nivel donde deber quedar la unidad de auditora administrativa reunir las siguientes caractersticas:
a) Jerarqua suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad administrativa de la empresa
b) Que el tipo de funciones de dicha unidad sea en todo lo relacionado con la direccin, control y coordinacin.
c) Qu tenga suficiente autoridad sobre los dems departamentos.
Por lo anterior, la unidad de auditora administrativa deber ejercer el control superior en lo que se refiere a la eficiencia
de las operaciones, midiendo y evaluando resultados.

1. Funciones a desarrollar
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Investigacin constante de planes y objetivos.

Estudio de las polticas y sus prcticas
Revisin constante de la estructura orgnica
Estudio constante de las operaciones de la empresa
Analizar la eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales
Revisin de los mtodos de control
Revisin constante del equilibrio de las cargas de trabajo.

UNA UNIDAD DE AUDITORIA ADMINSTRATIVA SE ESTRUCTURA DE LA MANERA SIGUIENTE

1. Auditor Supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditora administrativa. Es el
encargado de elaborar el plan de auditora, y de autorizar los procedimientos y programas de revisin.
Es indispensable que el auditor supervisor que ocupe este puesto sea un profesionista de la administracin, con
suficiente experiencia y capacidad.
2. Auditor por reas. Es aquel profesionista a quin despus de dominar las tcnicas de la auditora administrativa, se le
clasifica y se le especializa por reas de trabajo, de acuerdo con las funciones administrativas ms requeridas. Se le
puede clasificar de la manera siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Auditor de alta gerencia.

Auditor de asesora
Auditor de personal
Auditor de produccin
Auditor de almacn
Auditor de compras
Auditor de ventas
Auditor de finanzas
Auditor de Estados financieros
Auditor de sistemas mecnicos y electrnicos

3. Auditor ayudante. El encargado de este puesto tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de las
reas; en la recopilacin de informacin necesaria, cuando se trata de empresas pequeas puede coordinar actividades
de planeacin y desarrollo del trabajo asignado.
DISEO DE LA ESTRUCTURA DELA UNIDAD DE AUDITORIA ADMINISRATIVA
La estructura de la organizacin es un mecanismo proyectado para ayudar a lograr las metas. Lo fundamental para el
diseo de organizaciones es el conocimiento actual de la empresa. Sin la comprensin general y especfica de la
situacin actual y una buena comprensin de los requerimientos del sistema futuro, la posibilidad de que el sistema
propuesto sea bueno se reduce en forma considerable.
Factores que influyen en el tipo de decisin para la estructura ms conveniente:
a) Actividad

Programtica: comprende el tipo de estructura por proyectos o matricial

Rutinaria: comprende el tipo de estructura lineal o funcional

Eventual: rea de apoyo

b) Temporalidad

Permanente: va de acuerdo a los tipos de factores para decidir el tipo de estructura adecuada
Temporal: Estructura por proyectos o matricial

c) mbito.
De acuerdo con el campo de aplicacin:

Pequea. Tiende a ser una estructura lineal en la medida en que crece

Grande. Tiende a ser una estructura funcional.

d) Relaciones.
De acuerdo con el tipo de trabajo:

Independientes. La estructura depende del criterio que adopte

Interrelacionada. La estructura es programtica

e) Recursos
Recursos humanos

Especialistas. Estructura programtica

No especialistas. El tipo de estructura lineal funcional

Recursos financieros

Estructura programtica. Es ms alto el costo, por el tipo de personal ms calificado; pero a mediano y largo
plazo resultar ms barato, porque se trabaja a base de programas, lo que requiere de un solo supervisor.
Lineal funcional. Es menor el costo, por el tipo de personal no calificado; pero conforme crece el nmero de
personal se requerir de ms supervisores, lo que provocar un aumento en los costos.

Recursos materiales

Distribucin de oficinas. Influye en el tipo de estructura, sobre todo cuando crece el personal y ste no se puede
colocar en la oficina, lo cual provoca llevar a otra oficina parte del personal.

Valencia, Rodrguez Joaqun. Sinopsis de auditora administrativa. Mxico. Ed Trillas. Pag.67-75