You are on page 1of 69

FAIL MEJA

Jawatan
Unit
Sektor
Jabatan

:
:
:
:

Penolong Pengarah
Unit Inovasi
Sektor Jaminan Kualiti
Jabatan Pendidikan
Negeri Perak

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama

Jawatan

: Penolong Pengarah

Gred

E-mel

Tarikh Kemaskini

: 16 Mac 2014

*Tandatangan Ketua Jabatan

KANDUNGAN

KANDUNGAN

1.
2.

MUKA SURAT

Visi, Misi dan Objektif Jabatan

Carta Organisasi Jabatan

3.

Objektif Jabatan

4.

Carta Organisasi Sektor

5.

Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan


5
Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain

6.

Peraturan-peraturan Pentadbiran

7.

Proses Kerja

8.

Carta Aliran Kerja

9.

Senarai Semak / Checklist

6-

29
10.

Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan


Tugas Pegawai

11.

Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling)


31 - 32

12.

Jawatankuasa Yang Dianggotai


33

30

(Yang berkaitan dengan tugas sahaja)


13.

Norma Kerja

34

(Boleh diukur-KPI/ masa/ peratus/ bilangan)


14.

Format Senarai Tugas Harian

35

VISI, MISI DAN


OBJEKTIF
Jabatan Pendidikan Negeri Perak

VISI, MISI DAN OBJEKTIF

Jabatan Pendidikan Negeri Perak

VISI
Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera

MISI
Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk
Membangunkan Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara
OBJEKTIF
1. Pencapaian Peperiksaan Awam
a. Kedudukan lima (5) terbaik peringkat kebangsaan
bagi UPSR, PMR dan SPM
b. Kedudukan tiga (3) terbaik peringkat kebangsaan
bagi STPM
2. Pencapaian NKRA Pendidikan
a. 5% perluasan prasekolah negeri Perak
b. Menyediakan sekurang-kurangnya 10% daripada
jumlah sekolah yang berkelayakan untuk menerima
anugerah kewangan (new deals)
c. Memastikan bilangan sekolah Bnad 6 dan Band 7 di
sekolah rendah daripada 126 buah (11.6%) kepada
54 buah (4.98%)
3. Pencapaian Kokurikulum dan Sahsiah Murid
a. Mencapai kedudukan tiga (3) teratas secara
keseluruhan di peringkat kebangsaan dalam sukan
dan kokurikulum pada 2011.

b. Penurunan kes ponteng sekolah kepada 0.7%.


c. Sifar dadah dalam kalangan murid.
d. Penyertaan 10,000 orang murid dalam aktiviti Pusat
Kokurikulum.
4. Pencapaian Imej Perkhidmatan
a. Mendapat tiga (3) anugerah utama di peringkat
kebangsaan.
b. Menjadikan negeri Perak sebagai penanda aras
dalam semua aspek perkhidmatan dan pengurusan
pendidikan.

CARTA ORGANISASI
Jabatan Pendidikan Negeri Perak

CARTA ORGANISASI

Jabatan Pendidikan Negeri Perak


PENGARAH
PENGARAH
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN

TIMBALAN
TIMBALAN
PENGARAH
PENGARAH
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN

SEKTOR
SEKTOR
JAMINAN
JAMINAN
KUALITI
KUALITI

SEKTOR
SEKTOR
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN
ISLAM
ISLAM

SEKTOR
SEKTOR
PENILAIAN DAN
PENILAIAN DAN
PEPERIKSAAN
PEPERIKSAAN

SEKTOR
SEKTOR
PENGURUSAN
PENGURUSAN
AKADEMIK
AKADEMIK

SEKTOR
SEKTOR
PENDIDIKAN
PENDIDIKAN
KHAS
KHAS

SEKTOR
SEKTOR
PENGURUSAN
PENGURUSAN
SEKOLAH
SEKOLAH

SEKTOR
SEKTOR
PENGURUSAN
PENGURUSAN
PEMBANGUNAN
PEMBANGUNAN
KEMANUSIAAN
KEMANUSIAAN

SEKTOR
SEKTOR
PSIKOLOGI DAN
PSIKOLOGI DAN
KAUNSELING
KAUNSELING

SEKTOR
SEKTOR
KHIDMAT
KHIDMAT
PENGURUSAN
PENGURUSAN
DAN
DAN
PEMBANGUNA
PEMBANGUNA
N
N

SEKTOR
SEKTOR
PENGURUSAN
PENGURUSAN
MAKLUMAT DAN ICT
MAKLUMAT DAN ICT

OBJEKTIF
Sektor Jaminan Kualiti

OBJEKTIF

Sektor Jaminan Kualiti

1.

Menyediakan Sistem Pengurusan Perkhidmatan Dan


Pentadbiran Yang Moden, Cekap Dan Berkesan.

2.

Menyediakan Sistem Pengurusan Kewangan Dan Akaun


Yang Telus, Tepat Dan Cepat.

3.

Menyediakan Data Dan Makumat Pendidikan Yang


Terkini Dan Betul.

4.

Menyediakan Program Latihan Bagi Meningkatkan


Kecekapan Dan Kemahiran Pegawai Dan Kakitangan Di
Jabatan Dan Pejabat Pelajaran Daerah.

5.

Mengamalkan Sistem Pengurusan Yang Berkualiti


Berdasarkan Kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran
Awam Yang Dikeluarkan Oleh Kerajaan Malaysia.

6.

Menyediakan Hubungan Dan Kerjasama Yang Erat


Antara Jabatan Pendidikan Dengan Agensi Luar Bagi
Menjamin Kesinambungan Pendidikan Dilaksanakan
Sepanjang Hayat.

7.

Menyediakan Perkhidmatan Kaunseling Kepada Pegawai


Dan Kakitangan Jabatan Dan Warga Pendidik Di Seluruh
Negeri.

CARTA ORGANISASI
Sektor Jaminan Kualiti

CARTA ORGANISASI
Sektor Jaminan Kualiti

Tn Hj. Mat Lazim Bin Idris


Ketua Sektor SJK

En.
Ketua Penolong Pengarah SJK

En. Azman Bin Mohd Din

En. Razhari Bin Ishak

Ketua Unit Kepimpinan

Ketua Unit Inovasi

En. Saharuddin Bin Hj. Bajuri

En. Normazlan Bin Ahmad

Pn.

Penyelia Kepimpinan

Penyelia Kepimpinan

Pn. Normarlina Binti Mohd


Razali
Pembantu Tadbir

Penolong Pengarah Inovasi

En. Rashidi Bin Abd Kharis

Pn. Nureliza Binti Mahamad


Nor

Pembantu Am Pejabat

Pembantu Tadbir (P.O)

SENARAI TUGAS/
KUASA DAN
HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAIPEGAWAI LAIN

TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI


DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
Jawatan
Sektor
TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG
ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
Ketua Sektor
- Menerima arahan
melaksanakan tugas
- Berbincang mengenai strategi
pelaksanaan
- Mendapatkan pandangan
berhubung pelaksanaan
program/aktiviti
Ketua Penolong Pengarah
- Menerima arahan
melaksanakan tugas
- Berbincang mengenai strategi
pelaksanaan
- Mendapatkan pandangan
berhubung pelaksanaan
program/aktiviti

: Penolong Pengarah Jaminan Kualiti


: Sektor Jaminan Kualiti

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Menguruskan Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN dan
PPD
Menguruskan Pelaksanaan
Kumpulan Inovatif dan
Kreatif (KIK)
Menguruskan Pelaksanaan
Amalan Persekitaran
Berkualiti (QEP)
Menyelaras Sistem Penarafan
Bintang (SSR)
Menyelaras pembudayaan
inovasi
Menguruskan Mesyuarat
Menguruskan Latihan
Menguruskan Pemantauan

KUASA YANG DIBERI

Merancang pelan
tindakan pelaksanaan
Menyelaras
pelaksanaan
program/aktiviti
Memantau
pelaksanaan
program / aktiviti
Menilai keberkesanan
program/ aktiviti
Melaporkan
pelaksanaan program/
aktiviti
Mengambil tindakan
penambahbaikan

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN


YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
Penyelia
- Membantu menyelaras
program dan aktiviti
- Membantu menilai
keberkesanan program/ aktiviti
- Membantu menyediakan
laporan pelaksanaan
Pembantu Tadbir
- Menguruskan rekod
- Menguruskan dokumentasi
- Menguruskan pentadbiran
Pembantu Am Pejabat
- Membuat cetakan
dokumentasi
- Menjilid dokumentasi
- Mengedarkan dan mengumpul
surat, rekod dan dokumentasi

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG


ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
Ketua Unit
- Menerima arahan
melaksanakan tugas
- Berbincang mengenai strategi
pelaksanaan
- Mendapatkan pandangan
berhubung pelaksanaan
program/aktiviti

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Menguruskan Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD
Menguruskan Pelaksanaan
Kumpulan Inovatif dan
Kreatif (KIK)
Menguruskan Pelaksanaan
Amalan Persekitaran
Berkualiti (QEP)
Menyelaras Sistem Penarafan
Bintang (SSR)
Menyelaras pembudayaan
inovasi
Menguruskan Mesyuarat
Menguruskan Latihan
Menguruskan Pemantauan

KUASA YANG DIBERI

Merancang pelan
tindakan pelaksanaan
Menyelaras
pelaksanaan
program/aktiviti
Memantau
pelaksanaan
program / aktiviti
Menilai keberkesanan
program/ aktiviti
Melaporkan
pelaksanaan program/
aktiviti
Mengambil tindakan
penambahbaikan

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN


YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS
HUBUNGAN
Penyelia
- Membantu menyelaras
program dan aktiviti
- Membantu menilai
keberkesanan program/ aktiviti
- Membantu menyediakan
laporan pelaksanaan
Pembantu Tadbir
- Menguruskan rekod
- Menguruskan dokumentasi
- Menguruskan pentadbiran
Pembantu Am Pejabat
- Membuat cetakan
dokumentasi
- Menjilid dokumentasi
- Mengedarkan dan mengumpul
surat, rekod dan dokumentasi

PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan


secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian
Pengurusan Sekolah Harian.
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Bahagian Pengurusan
Sekolah Harian.

3. Menggunakan Standard Keperluan ISO tersebut sebagai


sebagai rujukan utama :

PROSES KERJA

a. MS ISO 9001:2008 - Quality Management


Systems-Requirements;
b. MS ISO 9000:2005 - Quality Management
Systems-Fundamentals Vocabulary; dan
c. MS ISO 9004:2002 - Quality Management
Tugas
Systems-Guidelines
for :Performance
Improvements.

Menguruskan Pelaksanaan Sistem


Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD

PROSES KERJA
TUGAS
BIL.

: Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan


Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK

SEKSYEN
UNDANGUNDANG

PERATURAN
1.

Menerima arahan kerja


pelaksanaan MS ISO 9001

Pengarah/ Timbalan
Pengarah

2.

Membuat pelantikan JK
Pemandu, Penyelaras dan
Pasukan Petugas MS ISO
9001

Pengarah/ Timbalan
Pengarah

3.

Menyediakan Pelan
Tindakan Pelaksanaan MS
ISO 9001

Ketua Sektor/ Ketua Unit

4.

Mengurus pembangunan,
kawalan dan
penambahbaikan
dokumen kualiti,

Ketua Sektor/ Ketua Unit

5.

Menguruskan taklimat/
ceramah pelaksanaan MS
ISO 9001

Ketua Sektor/ Ketua Unit

6.

Membuat latihan/ kursus


pelaksanaan MS ISO 9001
merangkumi:
Kursus Juru Audit
Dalam
Kursus Analisis
Data
Kursus Pelaksanaan
MS ISO

Ketua Sektor/ Ketua Unit

7.

Mengurus pelaksanaan
MS ISO 9001 berdasarkan
keperluan standard

Ketua Sektor/ Ketua Unit

8.

Mengurus pelaksanaan
audit dalaman, audit
SIRIM dan audit susulan

Ketua Sektor/ Ketua Unit

9.

Menyedia dan melaporkan


hasil dapatan audit

Ketua Sektor/ Ketua Unit

BIL.

10.

PROSES KERJA

Mengurus tindakan
susulan ketidakakuran

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK

Ketua Sektor/ Ketua Unit

Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran Awam
Bil 1 Tahun 1992
Panduan
Pengurusan Kualiti
Menyeluruh (TQM)
bagi Perkhidmatan
Awam
Pekeliling
Kemajuan
Pentdbiran Awam
Bil 4 Tahun 1991
Garis Panduan
Mengenai StrategiStrategi
Peningkatan Kualiti
Dalam
Perkhidmatan
Awam
Pekeliling
Kemajuan
Pentadbiran Awam
Bil 2 Tahun 1996
Garis Panduan
Bagi Melaksanakan
MS ISO 9000
Dalam
Perkhidmatan
Awam

SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
MAMPU.PTSA.607
-1/1 (68)
Panduan

11.

Menyelaras Kajian
Semula Pengurusan

Ketua Sektor/ Ketua Unit

12.

Merekod dan
mendokumentasi

Ketua Sektor/ Ketua Unit

Pelaksanaan MS
ISOI 9001:2008
Dalam Sektor
Awam

CARTA ALIRAN KERJA


Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD

CARTA ALIRAN KERJA


TUGAS:
Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD

Menerima arahan

Ya

Merekod danKajian
mendokumentasi
Bentangkan
Menyelaras
laporan
Semula
audit kepada
Pengurusan
JK
Membuat latihan/ kursus pelaksanaan MS ISO
Pemandu
Menguruskan
Ada
Ketakakuran?
Pelaksanaan Audit Kualiti
9001

Membuat pelantikan JK Pemandu, Penyelaras dan


Pasukan Petugas MS ISO 9001
Menyediakan Pelan Tindakan Pelaksanaan MS ISO
9001
Mengurus pembangunan, kawalan dan
penambahbaikan dokumen kualiti
Menguruskan taklimat/ ceramah pelaksanaan MS ISO
9001

Tindakan susulan
Tidak

Laksana Audit
Susulan

SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Tugas :

Menguruskan Pelaksanaan Sistem


Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN
dan PPD

SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS

BIL
.

: Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan


Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD

TINDAKAN

TANDA ()

CATATAN

1.

Menerima arahan kerja pelaksanaan MS


ISO 9001

2.

Membuat pelantikan JK Pemandu,


Penyelaras dan Pasukan Petugas MS ISO
9001

3.

Menyediakan Pelan Tindakan


Pelaksanaan MS ISO 9001

4.

Mengurus pembangunan, kawalan dan


penambahbaikan dokumen kualiti,

5.

Menguruskan taklimat/ ceramah


pelaksanaan MS ISO 9001

6.

Membuat latihan/ kursus pelaksanaan


MS ISO 9001 merangkumi:
Kursus Juru Audit Dalam
Kursus Analisis Data
Kursus Pelaksanaan MS ISO

7.

PERATURAN-PERATURAN
Mengurus pelaksanaan
MS ISO 9001
PENTADBIRAN
berdasarkan keperluan standard

8.

Mengurus pelaksanaan audit dalaman,


audit SIRIM dan audit susulan

9.

Menyedia dan melaporkan hasil dapatan


audit

Tugas :

10.

Menguruskan
Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
Mengurus tindakan susulan
ketidakakuran
dan Kreatif (KIK)

11.

Menyelaras Kajian Semula Pengurusan

12.

Merekod dan mendokumentasi

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan


secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Pengarah
Jabatan Pelajaran Perak

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang


dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak

PROSES KERJA
Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)

PROSES KERJA
TUGAS

BIL.

1.
2.
3.

: Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan


Kreatif (KIK)

PROSES KERJA

Menerima arahan kerja


menguruskan KIK
daripada Pengarah.
Membentuk Pasukan
Petugas KIK

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK
Ketua Sektor
Ketua Sektor

Menyelaraskan
Ketua Sektor
pembentukan kumpulan

SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN
MAMPU.BTSA.601
-2/1(13) :
Panduan
Mengenai
Kumpulan
Inovatif Dan
Kreatif (KIK)

4.

5.

6.

8.

Melatih ahli kumpulan


kaedah-kaedah
penyediaan bahan
untuk KIK.
Melaksanakan langkah
demi langkah sehingga
projek KIK selesai.
Membentang projek KIK
kepada Pengurusan
Tertinggi untuk
kelulusan.
Menyimpan semua
bahan dan rekod-rekod
kumpulan untuk tujuan
semakan dan
Konvensyen.

Ketua Unit

Ketua Unit

Ketua Sektor/ Ketua Unit

Ketua Sektor/ Ketua Unit

CARTA ALIRAN KERJA


Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)

CARTA ALIRAN KERJA


TUGAS:
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)

Menerima arahan

Bentuk Pasukan Petugas


Selaraskan pembentukan kumpulan
Latih ahli kumpulan

Sediakan projek mengikut teknik yang betul

Bentang projek kepada pengurusan


Merekod dan mendokumentasi

SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK)

SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS

BIL
.

: Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan


Kreatif (KIK)
TINDAKAN

1.

Menerima arahan kerja menguruskan


KIK daripada Pengarah.

2.

Membentuk Pasukan Petugas KIK untuk


mengenalpasti masalah yang perlu
diselesaikan melalui KIK.

3.

Menyelaraskan pembentukan kumpulan

4.

Melatih ahli kumpulan kaedah-kaedah


penyediaan bahan untuk KIK.

5.

Menyediakan kumpulan dengan teknik


langkah demi langkah sehingga projek
KIK selesai.

6.

Membentang projek KIK kepada


Pengurusan Tertinggi untuk kelulusan.

TANDA ()

CATATAN

7.

Menyimpan semua bahan dan rekodrekod kumpulan untuk tujuan semakan


dan Konvensyen.

PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS : Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)
1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan
secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan
Pelajaran Perak
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak.

3. Standard Sistem Persekitaran Berkualiti (5S)

PROSES KERJA
Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)

PROSES KERJA
TUGAS

BIL.

: Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran


Berkualiti (QEP)

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK

1.

Menerima arahan kerja


menguruskan QEP
daripada Pengarah.

Ketua Sektor

2.

Menyediakan pelan
tindakan pelaksanaan
QEP
Menyelaraskan
pembentukan JK

Ketua Sektor

Merancang dan
menyelaras aktiviti
latihan, promosi dan audit
QEP.
Melaksanakan QEP

Ketua Sektor

6.

Membentang laporan
kepada Pengurusan
Tertinggi

Ketua Sektor/ Ketua Unit

8.

Menyimpan semua bahan


dan rekod-rekod

Ketua Sektor/ Ketua Unit

3.
4.

5.

Ketua Sektor

Ketua Sektor

SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN

CARTA ALIRAN KERJA


Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)

CARTA ALIRAN KERJA


TUGAS:
Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti (QEP)
Menerima arahan

Menyediakan pelan tindakan


Selaraskan pembentukan JK
Merancang dan menyelaras

Melaksanakan 5S

Bentang laporan kepada pengurusan


Merekod dan mendokumentasi

SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Tugas :
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QEP)

SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS

BIL
.

: Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran


Berkualiti (QEP)
TINDAKAN

1.

Menerima arahan kerja menguruskan


QEP daripada Pengarah.

2.

Menyediakan pelan tindakan


pelaksanaan QEP

3.

Menyelaraskan pembentukan JK

4.

Merancang dan menyelaras aktiviti


latihan, promosi dan audit QEP.

5.

Melaksanakan amalan 5S

6.

Membentang laporan kepada


Pengurusan Tertinggi

7.

Menyimpan semua bahan dan rekodrekod

TANDA ()

CATATAN

PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas :
Menguruskan Mesyuarat

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS:

Menguruskan Mesyuarat

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan


secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan
Pelajaran Perak
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak.

PROSES KERJA
Tugas:
Menguruskan mesyuarat

PROSES KERJA
TUGAS

: Menguruskan Mesyuarat

BIL
.

PROSES KERJA

1.

Mengeluarkan arahan
menjalankan mesyuarat

2.

Menentukan agenda, tarikh, masa


dan tempat mesyuarat.

3.

Membuat tempahan bilik


mesyuarat / pakej mesyuarat

4.

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJU
K

SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURA
N

PKPA 2/1991:
Panduan
Pengurusan

Menentukan kertas kerja yang


disediakan untuk perbincangan
(sekiranya ada).

Mesyuarat Dan
Urusan
Jawatankuasa

5.

6.

BIL

Menghantar surat jemputan


mesyuarat yang mengandungi
maklumat berikut:
a. Nama jawatankuasa
b. Tarikh dan tempat
mesyuarat
c. Masa mula dan masa
dijangka tamat
d. Agenda mesyuarat
e. Nama pengerusi
f. Jenis pakaian

Kerajaan Jabatan
Perdana

Agenda mesyuarat
hendaklah disusun di dalam
bentuk seperti berikut:
a. Perutusan Pengerusi
b. Pengesahan minit
mesyuarat yang lalu
c. Perkara-perkara
berbangkit
d. Pembentangan kertaskertas kerja
e. Hal-hal lain
f. Penutup

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG

SEKSYEN
UNDANG-

MELULUSKAN/DIRUJU
K

7.

8.

Memastikan kemudahankemudahan bilik mesyuarat


berfungsi dengan baik

UNDANG
PERATURA
N

PKPA
2/1991:
Panduan
Pengurusan
Mesyuarat
Dan Urusan
Jawatankuas
a Kerajaan
Jabatan
Perdana

Menyediakan catatan minit


mesyuarat seperti berikut:
a. Senarai kehadiran
mesyuarat
b. Perkara-perkara
penting yang
dibincangkan di
dalam mesyuarat
c. Keputusankeputusan yang
dibuat

CARTA ALIRAN KERJA


d. Tindakan-tindakan
susulan yang perlu
diambil

9.

Meluluskan keputusan / rumusan


mesyuarat

Tugas:

Menguruskan Mesyuarat

10.

Menyedia minit mesyuarat

11.

Mengedar minit mesyuarat dan


boring maklum balas dalam
tempoh 1 minggu kepada semua
ahli mesyuarat

12.

Mengumpul dan menyatukan


maklum balas dalam tempoh 2
minggu

Carta Alir Pengurusan Mesyuarat

Terima arahan menjalankan mesyuarat

Tentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat


Mengurus tempahan bilik mesyuarat / pakej mesyuarat
Menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan (sekiranya
ada).
Mengirim surat jemputan mesyuarat

Menyusun agenda mesyuarat


Memastikan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat
berfungsi dengan baik.
Menyediakan catatan minit mesyuarat

SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
Meluluskan keputusan/ rumusan mesyuarat

Menyedia minit mesyuarat

Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam


tempoh 1 minggu

Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu.

Tugas: Menguruskan Mesyuarat

SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS

BIL
.

: Mengurus Mesyuarat

TINDAKAN

1.

Menentukan agenda, tarikh, masa dan


tempat mesyuarat.

2.

Membuat tempahan bilik mesyuarat / pakej


mesyuarat

TANDA ()

CATATAN

3.

Menentukan kertas kerja yang disediakan


untuk perbincangan (sekiranya ada).

4.

Menghantar surat jemputan mesyuarat yang


mengandungi maklumat berikut:
a. Nama jawatankuasa
b. Tarikh dan tempat mesyuarat
c. Masa mula dan masa dijangka tamat
d. Agenda mesyuarat
e. Nama pengerusi
f. Jenis pakaian

5.

Agenda mesyuarat hendaklah disusun di


dalam bentuk seperti berikut:
a. Perutusan Pengerusi
b. Pengesahan minit mesyuarat yang
lalu
c. Perkara-perkara berbangkit
d. Pembentangan kertas-kertas kerja
e. Hal-hal lain
f. Penutup

6.

Memastikan kemudahan-kemudahan bilik


mesyuarat berfungsi dengan baik.

7.

Menyediakan catatan minit mesyuarat


seperti berikut:
a. Senarai kehadiran mesyuarat
b. Perkara-perkara penting yang
dibincangkan di dalam mesyuarat
c. Keputusan-keputusan yang dibuat
d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil

8.

Menyedia minit mesyuarat.

BIL
.
9.

10.

TINDAKAN
Mengedar minit mesyuarat dan borang
maklum balas dalam tempoh 1 minggu
kepada semua ahli mesyuarat.
Mengumpul dan menyatukan maklum balas
dalam tempoh 2 minggu.

TANDA ()

CATATAN

PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN
Tugas :
Menguruskan latihan/ kursus

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS:

Menguruskan latihan/ kursus

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan


secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan
Pelajaran Perak
2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang
dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari
semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran
Perak

PROSES KERJA
Tugas :
Menguruskan latihan/ kursus

PROSES KERJA
TUGAS :

BIL.

1.

2.

Menguruskan latihan / kursus

PROSES KERJA

Mengeluarkan arahan
untuk mengadakan
latihan/ kursus
Mengenalpasti:
peserta latihan/
kursus
tempat
penceramah

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK

SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN

5.

Menyediakan
keperluan latihan/
kursus :
Makanan dan
minuman
Peralatan menulis
Bahan/ Modul

6.

Mengeluarkan surat
jemputan
Peserta kursus
Penceramah

8.

Menjalankan latihan /
kursus

9.

Menyedia dan
mengedarkan sijil
penyertaan

BIL.

PROSES KERJA

10.

Membuat penilaian
latihan/ kursus dan
penilaian penceramah

11.

Menyediakan analisis
penilaian latihan/
kursus dan penilaian
penceramah

12.

Menyediakan dan
membentangkan
laporan latihan/ kursus

PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/DIRUJUK

SEKSYEN
UNDANGUNDANG
PERATURAN

14.

Membuat penilaian
keberkesanan latihan/
kursus selepas 1 bulan
latihan/ kursus
dijalankan

15.

Merekod dan
mendokumentasi

CARTA ALIRAN KERJA


Tugas :
Menguruskan latihan/ kursus

CARTA ALIRAN KERJA


TUGAS : Menguruskan latihan/ kursus
Keluarkan arahan

Kenalpasti peserta, tempat dan


penceramah
Menyediakan keperluan latihan/ kursus

Mengeluarkan surat jemputan


kepada peserta dan penceramah

Melaksanakan latihan/ kursus

Menyedian dan mengedarkan sijil

Membuat penilaian latihan/ kursus dan


penilaian penceramah

Membuat analisis penilaian dan


laporan latihan/ kursus
Membentangkan laporan dalam
mesyuarat
Membuat penilaian
keberkesanan selepas 1 bulan

SENARAI SEMAK/
CHECKLIST

Merekod dan mendokumentasi

Tugas :
Menguruskan latihan/ kursus

SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS : Menguruskan latihan / kursus

BIL
.

TINDAKAN

1.

Mengeluarkan arahan untuk


mengadakan latihan/ kursus

2.

Mengenalpasti peserta latihan/


kursus

3.

Mengenalpasti tempat latihan/ kursus

4.

Mengenalpasti penceramah

5.

Menyediakan keperluan latihan/


kursus :
Makanan dan minuman
Peralatan menulis
Bahan/ Modul

TANDA ()

CATATAN

6.

Mengeluarkan surat jemputan kursus

7.

Mengeluarkan surat jemputan


penceramah

8.

Menjalankan latihan / kursus

9.

Menyedia dan mengedarkan sijil


penyertaan

10.
11.
12.
13.
14.

Membuat penilaian latihan/ kursus


dan penilaian penceramah
Menyediakan analisis penilaian
latihan/ kursus dan penilaian
penceramah
Menyediakan laporan latihan dan
kursus
Membentangkan laporan dalam
mesyuarat
Membuat penilaian keberkesanan
latihan/ kursus selepas 1 bulan
latihan/ kursus dijalankan

SENARAI BORANG

SENARAI BORANG
BIL.

SENARAI BORANG

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan


Kualiti MS ISO 9001 : 2008 BPSH, JPN, PPW dan PPD
1.

Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008 BPSH

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif


dan Kreatif (KIK)
1.

Tiada

Tugas : 3.
Menguruskan Pelaksanaan Amalan
Persekitaran Berkualiti (QE)
1.

Kriteria Audit 5S

Tugas : 3.
1.

Menguruskan Mesyuarat

Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008

Tugas : Menguruskan Latihan


1.

Rujuk Dokumen Kualiti MS ISO 9001:2008

UNDANG-UNDANG
DAN PERATURAN

UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN


BIL.

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan


Kualiti MS ISO 9001 : 2008 BPSH, JPN, PPW dan PPD
1.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992


Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi
Perkhidmatan Awam

2.

Pekeliling Kemajuan Pentdbiran Awam Bil 4 Tahun 1991


Garis Panduan Mengenai Strategi-Strategi Peningkatan
Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam

3.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2 Tahun 1996


Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam
Perkhidmatan Awam

4.

MAMPU.PTSA.607-1/1 (68) Panduan Pelaksanaan MS ISOI

9001:2008 Dalam Sektor Awam


5.

MS ISO 9001:2008 bertajuk Quality Management


Systems-Requirements;

6.

MS ISO 9000:2005 bertajuk Quality Management


Systems-Fundamentals and Vocabulary;

7.

MS ISO 9004:2002 bertajuk Quality Management


Systems-Guidelines for Performance Improvements.

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif


dan Kreatif (KIK)
1.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992


Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi
Perkhidmatan Awam

2.

MAMPU.BTSA.601-2/1(13) : Panduan Mengenai Kumpulan


Inovatif Dan Kreatif (KIK)

Tugas : Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran


Berkualiti (QE)
1.

Standard Sistem Persekitaran Berkualiti (5S)

Tugas : Menguruskan Mesyuarat


1.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil 2/1991:


Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan
Jawatankuasa Kerajaan Jabatan Perdana

Tugas : Menguruskan Latihan


1.

Tiada

JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI

JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI


KEANGGOTAA
N

KEKERAPAN
MESYUARAT

Jawatankuasa Induk
Inovasi KPM

Ahli

4 Kali Setahun

JK Inovasi SOP

Ahli

4 Kali Setahun

Jawatankuasa
Keselamatan dan
Kesihatan JPN

Ahli

BIL.

NAMA JAWATANKUASA

NORMA KERJA

NORMA KERJA

BIL.

JENIS KERJA

NORMA KERJA
(Masa/Kuantiti)

1.

Berkomunikasi dengan
Pengurus Kualiti Daerah
melalui email/
telefonsetiap pagi untuk
mengetahui isu
pelaksanaan SPK di
daerah

1 jam/ hari

2.

Menyemak inovasi

1 jam / hari

3.

Melaksanakan 5S di
tempat kerja

4.

Menyemak bahan dari


BPSH

30 minit / hari

1 jam / hari

SENARAI TUGAS
HARIAN

SENARAI TUGAS HARIAN


NAMA

: SAHARUDDIN BIN BAJURI

JAWATAN

: PENOLONG PENGARAH JAMINAN KUALITI

TARIKH

BIL.

TUGAS SAYA HARI INI

CATATAN