Gestin del Tiempo

Docente: Ing. Jol Albn

GESTIN DEL TIEMPO

La Gestin del Tiempo incluye los procesos para

terminar el proyecto a tiempo.

Es responsabilidad del gerente de proyecto

analizar la posibilidad de lograr la fecha de fin.

Procesos de la Gestin del Tiempo

1.-

Planificar la gestin del tiempo

2.
3.

Definir las actividades

Secuenciar las actividades

4.

Estimar recursos de las actividades

5.

Estimar duracin de las actividades

6.

Desarrollar el cronograma

7.

Controlar el cronograma

Grupo de
Procesos

Planificacin

Monitoreo y
Control
3

Proceso # 1:
Planificar la gestin del tiempo

Proceso
de
establecer
las
polticas,
procedimientos y documentacin para planificar
y controlar el cronograma del proyecto.
Es una gua acerca de cmo se va a manejar el
proyecto.

Herramientas y Tcnicas:
Planificar la gestin del tiempo

1. Juicio de Expertos.
2. Tcnicas analticas.
3. Reuniones.

Tcnicas analticas.

Pueden incluir, pero no se limitan a:

Planificacin gradual (Rolling wave planning)

Adelantos y retrasos

Anlisis de alternativas

Mtodos para revisar el desempeo

Salidas: Planificar la gestin del tiempo

1. Plan de gestin del cronograma.

PLAN DE GESTIN DEL CRONOGRAMA

Puede establecer lo siguiente:

Modelo de cronograma

Unidades de medida

Vnculos con los procesos de la organizacin

Modelo de mantenimiento del cronograma

Umbrales de control

Reglas de medicin

Formatos de reporte

Procesos de la Gestin del Tiempo

1.-

Planificar la gestin del tiempo

2.

Definir las actividades

3.
4.

Secuenciar las actividades

Estimar recursos de las actividades

5.

Estimar duracin de las actividades

6.

Desarrollar el cronograma

7.

Controlar el cronograma

Grupo de
Procesos

Planificacin

Monitoreo y
Control
9

Proceso # 2: Definir las Actividades

Proceso de identificar las actividades especficas

a ser desarrolladas para elaborar los entregables
del proyecto.
La Definicin de actividades de hace
descomponiendo los Paquetes de Trabajo de
la WBS.

10

Definir las Actividades: en el mundo real

El proceso Definicin de Actividades no siempre

se hace en el mundo real: algunos gerentes de
proyecto trabajan directamente con los paquetes
de trabajo (porque ya tienen un detalle suficiente
como para realizar la programacin y control).
Ambas formas de trabajo estn bien: Trabajar
directamente con los paquetes de trabajo o
descomponerlos en actividades.

11

Herramientas y Tcnicas:
Definir las Actividades

1. Descomposicin.
2. Planificacin Gradual (Rolling Wave
Planning).
3. Juicio de Expertos.

12

1.- Descomposicin

Descomposicin es dividir entregables

en partes ms pequeas para hacerlas
ms manejables.

El nivel de la descomposicin se realiza

dependiendo de las necesidades del
proyecto.
13

2.- Planificacin Gradual

(Rolling Wave Planning)
Es una tcnica de planificacin progresiva.

Las actividades que se realizarn dentro de

poco se planifican en detalle

Las actividades que se realizarn a largo

plazo se planifican a alto nivel.
14

Salidas: Definir las actividades

1. Lista de Actividades.
2. Atributos de la Actividad.
3. Lista de Hitos.

15

1.- Lista de actividades

Es un listado
actividades

del

que

incluye a todas las

cronograma

que

sern

necesarias para el proyecto.

16

2.- Atributos de la Actividad

Son una ampliacin de la informacin de
la lista de actividades.

Puede incluir Cdigo de identificacin,

descripcin, actividades predecesoras,
sucesoras,

adelantos,

responsable de ejecucin,

retrasos,
ubicacin

geogrfica, etc.
17

3.- Lista de hitos

Un hito es un punto o evento significativo en

un proyecto.

Los hitos tienen por definicin duracin

cero.

Los hitos no son actividades.

18

Procesos de la Gestin del Tiempo

1.-

Planificar la gestin del tiempo

2.

Definir las actividades

3.

Secuenciar las actividades

4.
5.

Estimar recursos de las actividades

Estimar duracin de las actividades

6.

Desarrollar el cronograma

7.

Controlar el cronograma

Grupo de
Procesos

Planificacin

Monitoreo y
Control
19

Proceso # 3: Secuenciar las Actividades

Consiste en identificar y documentar las

relaciones entre las actividades del proyecto.
Cada actividad, a excepcin de la primera y la
ltima, se deben conectar al menos con una
predecesora y una sucesora.

20

Herramientas y Tcnicas:
Secuenciar las actividades

1. Mtodo de diagramacin por precedencia

2. Determinacin de las precedencias
3. Aplicacin de adelantos y retrasos

21

1.- Mtodo de diagramacin por

precedencia.
Tcnica de diagramacin del cronograma en la cual las actividades se
vinculan mediante una o ms relaciones lgicas.

22

Tipos de relaciones en el Mtodo de

Diagramacin por Precedencia
1.- Final a Inicio: Cuando A termina,
B puede iniciar.
2.- Final a Final: Cuando A termina,
B puede terminar.

3.- Inicio a Inicio: Cuando A Inicia,

B puede iniciar.
4.- Inicio a Final: Cuando A Inicia,
B puede terminar.
Muy poco usada

23

2.- Determinacin de las dependencias

Dependencias
obligatorias:
Requeridas
por
legislacin
o
inherentes al trabajo.
Dependencias discrecionales: El
equipo del proyecto las determina de
acuerdo a su conveniencia. Pueden
modificarse o eliminarse.
Dependencias
externas:
Con
actividades que no pertenecen al
proyecto.
Dependencias
internas:
Con
actividades que s pertenecen
24

3.- Aplicacin de adelantos y retrasos

Un adelanto (lead) permite una aceleracin de

la actividad sucesora.
LEAD

Un retraso (lag) ocasiona una demora en la

actividad sucesora.
LAG

25

Salidas: Secuenciar las actividades

1. Diagramas de Red del Cronograma del

Proyecto.
2. Actualizaciones

los

documentos

del

proyecto.

26

Procesos de la Gestin del Tiempo

1.-

Planificar la gestin del tiempo

2.

Definir las actividades

3.

Secuenciar las actividades

4.

Estimar recursos de las actividades

5.
6.

Estimar duracin de las actividades

Desarrollar el cronograma

7.

Controlar el cronograma

Grupo de
Procesos

Planificacin

Monitoreo y
Control
27

Proceso # 3:
Estimar recursos de las actividades

Consiste en estimar el tipo y la cantidad de

recursos: materiales, personas, equipos o
suministros requeridos para efectuar cada
actividad.

28

Herramientas y Tcnicas:
Estimar recursos de las actividades
1. Juicio de expertos
2. Anlisis de alternativas
3. Datos publicados para estimaciones
4. Estimacin Ascendente (Bottom-Up Estimating)
5. Software de gestin de proyectos

29

2.- Anlisis de alternativas

Muchas

actividades

cuentan

con

mtodos

alternativos de realizacin (por ejemplo herramientas

manuales vs. automticas).

Se debe asegurar que el equipo de proyecto esta

considerando todas las alternativas para completar
el trabajo.
30

3.- Datos publicados para estimaciones

Se

puede

analizar

publicaciones

existentes en el mercado que nos

pueden mostrar costosde produccin,
costos de mano de obra, costo de
materiales, etc.

31

4.- Estimacin Ascendente

(Bottom-Up Estimating)

Luego de realizar la descomposicin de

los paquetes de trabajo, hasta llegar al
punto en quese pueda

determinar los

recursos, se suman desde abajo la

cantidad de recursos para completar la
actividad.

32

5.- Software de gestin de proyectos

Son

herramientas

que

ayudan

organizar y examinar la informacin.

MS Project, Primavera, etc.

33

Salidas: Estimar los recursos de las

actividades

1. Requisitos de recursos de la actividad.

2. Estructura

de

Desglose

de

Recursos

(Resource Breakdown Structure)

3. Actualizaciones

los

documentos

de

proyectos.

34

1.- Requisitos de recursos de la

actividad
Contesta la preguntas:

Qu se necesita
Cunto se necesita
Cundo se necesita

Para completar las actividades.

35

2.- Estructura de Desglose de Recursos

(Resource Breakdown Structure)
Muestra de manera jerrquica y lgica desde lo ms alto
hasta lo ms bajo como los recursos estn divididos.

36

Procesos de la Gestin del Tiempo

1.-

Planificar la gestin del tiempo

2.

Definir las actividades

3.

Secuenciar las actividades

4.

Estimar recursos de las actividades

5.
6.

Estimar duracin de las actividades

Desarrollar el cronograma

7.

Controlar el cronograma

Grupo de
Procesos

Planificacin

Monitoreo y
Control
37

Proceso # 4:
Estimar duracin de las actividades
Consiste en establecer aproximadamente la
cantidad de perodos de trabajos necesarios
para finalizar cada actividad con los recursos
estimados.

La

estimacin

de

la

duracin

de

las

actividades se elabora de manera gradual.

38

Herramientas y Tcnicas:
Estimar duracin de las actividades
1. Juicio de expertos
2. Estimacin Anloga
3. Estimacin Paramtrica
4. Estimacin por Tres Valores
5. Tcnicas de decisin en grupo
6. Anlisis de Reserva

39

2.- Estimacin Anloga

Usa

como

referencia

duracin

de

actividades de proyectos anteriores.

Comparar con un proyecto ejecutado por

la propia organizacin u otra organizacin
en el pasado.

40

3.- Estimacin Paramtrica

Multiplica cantidad de trabajo (parmetro) por

unidad de trabajo.

Esta estimacin funciona para actividades lineales y

utiliza informacin histrica de actividades que han
sido ejecutadas en el pasado. Ejemplo: Un equipo
instala 100 metros de cerca en un da, 10 equipos
instalaran 1,000 metros de cerca en un da.
41

4.- Estimacin por Tres Valores

Busca identificar tres escenarios posibles para cada actividad,
utilizando distribucin de probabilidades.
Usa los sgtes. estimados:

Distribucin
triangular

Optimista (OP)
Ms Probable (MP)
Pesimista (PE)
OP + MP + PE
Duracin Esperada =

Distribucin
Beta, Mtodo
Pert

OP + 4(MP) + PE
Duracin Esperada =

42

Desviacin estndar de la actividad

Optimista (OP)
Ms Probable (MP)
Pesimista (PE)

Desviacin estndar de la actividad =

PE - OP
6

43

6.- Anlisis de Reserva

Tambin conocido como contingencia, identifica
los valores extras que pueden utilizarse como
dinero adicional tiempo adicional para ejecutar
la actividad.

Muy utilizado en actividades las cuales no han

sido ejecutadas en el pasado o se tiene poca
informacin histrica.

44

Salidas:
Estimar duracin de las actividades

1. Estimados de la Duracin de la Actividad.

2. Actualizaciones

los

documentos

de

proyectos.

45

1.- Estimados de la duracin de la

actividad

Son valoraciones cuantitativas de la

cantidad

probable

de

perodos

de

trabajo para cada actividad.

Por ejemplo: 15 das +/- 2 das.

46

Procesos de la Gestin del Tiempo

1.-

Planificar la gestin del tiempo

2.

Definir las actividades

3.

Secuenciar las actividades

4.

Estimar recursos de las actividades

5.

Estimar duracin de las actividades

6.

Desarrollar el cronograma

7.

Controlar el cronograma

Grupo de
Procesos

Planificacin

Monitoreo y
Control
47

Proceso # 7:
Desarrollar el cronograma

Es el proceso de analizar el orden de las actividades, su

duracin, los requisitos de recursos y las restricciones
para crear el cronograma.

Muchas veces puede ser un proceso iterativo, en el cual

el desarrollo del cronograma contina a lo largo del
proyecto.

48

Herramientas y Tcnicas:
Desarrollar el cronograma
1. Anlisis de la Red del Cronograma
2. Mtodo de la Ruta Crtica
3. Mtodo de la Cadena Crtica
4. Nivelacin de Recursos
5. Anlisis Qu pasa si?
6. Aplicacin de Adelantos y Retrasos
7. Compresin del Cronograma
8. Herramientas de Planificacin
49

1.- Anlisis de la Red del Cronograma

Grupo de tcnicas utilizadas para generar

el

cronograma. Emplea diversas tcnicas:

Ruta crtica.

Cadena crtica.

Anlisis Qu pasa si?

Nivelacin de recursos.
50

2.- Mtodo de la Ruta Crtica

Indica fecha ms temprana de completamiento del
proyecto.
La(s) ruta(s) crtica(s) pasa(n) por las actividades que
tienen holgura 0.

51

Mtodo de la Ruta Crtica: Ejercicio

A7

D 6

B8

E6

F 8

C 6

Inicio

Finalizacin

temprano

temprana

I3

H 7

Actividad

I3

Inicio
tardo

Duracin

Finalizacin
tarda

G 4

52

Mtodo de la Ruta Crtica: Solucin

0

A7
1
0

D 6

8
8

8
8

B8
0

13

14
14

14

E6
8

16

14

13

21

C 6
11

17

10

temprana

21

Actividad

21

21

Duracin

24

I3
6

temprano

I3

F 8
0

Finalizacin

21

H 7
14

Inicio

Inicio
tardo

Finalizacin
tarda

24

G 4
17

21
53

Ruta Crtica calculada con MS Project

54

3.- Mtodo de la Cadena Crtica

Utiliza el mismo principio de la Ruta Crtica, pero se

incluyen colchones (buffers)para asegurar fechas.
Los colchones son actividades que no requieren trabajo y
sirven para manejar la incertidumbre.
Un colchn colocado al final del proyecto protege la fecha
objetivo contra cualquier retraso.
Se colocan colchones de alimentacin a lo largo de la
cadena de alimentacinpara evitar interferencias con la
Ruta Crtica.
55

Sndrome del estudiante

Cantidad de esfuerzo
de estudio

Fecha de examen

2/3 del
esfuerzo

1/3 del
esfuerzo

2/3 del tiempo

Tiempo de preparacin
para el examen

1/3 del tiempo

Sndrome del estudiante

56

Mtodo de la Cadena Crtica

57

4.- Nivelacin de Recursos

Puede utilizarse cuando los recursos compartidos o crticos estn
disponibles en cantidades limitadas.
La nivelacin de recursos podra afectar la Ruta Crtica del proyecto.

58

5.- Anlisis Qu pasa si?

Se usa para analizar diferentes escenarios en el
cronograma.
Puede usarse para evaluar la viabilidad del
proyecto bajo condiciones adversas y preparar
planes de contingencia.
Calcula mltiples duraciones del proyecto a partir
de diferentes supuestos
59

Simulacin Montecarlo
Se define una distribucin de duraciones para
cada actividad.
Se obtiene una fecha de trmino probabilstica
para el proyecto.

60

6.- Aplicacin de Adelantos y Retrasos

LEAD

LAG

61

7.- Compresin del Cronograma

Se usa para acortar la duracin del proyecto.

Existen dos tcnicas:

1.- Compresin (Crashing)

2.- Ejecucin Rpida (Fast Tracking)

62

Compresin del cronograma (Crashing)

Se reduce el tiempo normal de duracin de las
actividades en Ruta Crtica.
No siempre es una alternativa viable.
Puede ocasionar aumento de riesgo y costo.

Deadline

Compresin del cronograma (Crashing)

63

Ejecucin rpida (Fast tracking)

Las actividades que normalmente se realizaran
secuencialmente se hacen en paralelo.
Puede ocasionar reprocesos y aumento de riesgo.

Deadline

64

8.- Herramientas de Planificacin

Las herramientas automatizadas de planificacin
pueden

hacer ms

sencillo

el

proceso

de

planificacin.

Por ejemplo:

MS Project, Primavera, etc.

65

Salidas: Desarrollar el cronograma

1. Lnea base del cronograma del proyecto.

2. Cronograma del proyecto
3. Datos del cronograma.
4. Calendarios de proyectos
5. Actualizacin del plan de gestin del proyecto.
6. Actualizacin a los documentos del proyecto.

66

1.- Lnea Base del Cronograma del Proyecto

Es una versin especfica del cronograma del

proyecto, la cual ha sido aceptada y aprobada
como lnea base.
El avance en el cronograma se mide contra la
lnea base.

67

2.- Cronograma del Proyecto

Se pueden representar de diferentes

formas: por hitos, resumido, detallado,
diagramas de red, etc.

68

3.- Datos del cronograma

Incluye
toda
la
informacin
utilizada
para
desarrollar
el
cronograma, las actividades y sus
atributos, duraciones, restricciones
y supuestos.

69

4.- Calendarios del proyecto

Identifica los das que son laborables,

puede ser parte del modelo del
cronograma.

70

Procesos de la Gestin del Tiempo

1.-

Planificar la gestin del tiempo

2.

Definir las actividades

3.

Secuenciar las actividades

4.

Estimar recursos de las actividades

5.

Estimar duracin de las actividades

6.

Desarrollar el cronograma

7.

Controlar el cronograma

Grupo de
Procesos

Planificacin

Monitoreo y
Control
71

Proceso # 7:
Controlar el cronograma

Proceso

para

determinar

el

estado

del

cronograma y si ha cambiado gestionar los

cambios conforme suceden.

72

Herramientas y Tcnicas:
Controlar el cronograma
1. Revisiones del desempeo
2. Software de gestin de proyectos
3. Nivelacin de recursos
4. Tcnicas de modelado
5. Adelantos y retrasos
6. Compresin del cronograma
7. Herramientas de planificacin
73

1.- Revisiones del desempeo

Permite comparar el cronograma planificado
contra el real ejecutado.

Si se est usando la Gestin del Valor Ganado

se

revisa

cronograma

el

ndice

(SPI

de

desempeo

Schedule

del

Perfomance

Index).
Si se est usando la Cadena Crtica se analiza
el colchn (buffer) remanente.
74

4.- Tcnicas de modelado

Se

analiza

la

variacin

del

cronograma

comparndolo contra la lnea base.

Se puede usar la herramienta de Variacin en el

Cronograma (SV Schedule Variance) para
decidir entre tomar acciones correctiva y/o
preventivas.

75

Salidas: Controlar el cronograma

1. Mediciones del desempeo del trabajo.
2. Proyecciones del cronograma
3. Solicitudes de cambio.
4. Actualizaciones al plan para la direccin del
proyecto.
5. Actualizaciones a los documentos del proyecto.
6. Actualizacin de los activos de los procesos de la
organizacin.

76