KONSEP

SISTEM FAIL

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah

DEFINISI ISTILAH
Sistem fail adalah sekumpulan
bahagian atau komponen yang
bertindak bersama untuk mencapai
sesuatu matlamat.
Fail adalah satu folder atau bekas
yang berdaftar atau tidak di mana
surat-surat disusun dengan cermat.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

MEMFAIL/FILING
Proses menyisih dan menyusun
rekod supaya cepat diperolehi
semula apabila dikehendaki.
The process of arranging and
sorting records so that they may
be retrieved rapidly when,
needed.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

SISTEM FAIL
Terdapat bahagian/komponen tertentu
dalam sistem fail yang bergerak atau
mengendalikan dokumen/fail/rekod.
Dalam sistem fail terdapat aktiviti
mengelas, mengindeks, menyusun dan
menyimpan dokumen mengikut kaedah
tertentu supaya mudah dikesan kemudian
kelak.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

MATLAMAT SISTEM FAIL

Memberi fail yang betul.
Tepat kepada orang yang
memerlukan.
Tepat pada masa yang ditetapkan.
Kos yang terendah.
Menyampaikan maklumat apabila
diperlukan oleh pelanggan.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah

JENIS-JENIS SISTEM FAIL

Sistem Terpusat (Centralized)
Sistem Tidak Terpusat
(Decentralized)
Sistem Separa Terpusat (SemiCentralized)
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

SISTEM FAIL TERPUSAT

Kebaikan.
Mengurangkan pertindihan.
Khidmat yang lebih baik terlatih dan
pengalaman.
Kaedah seragam.
Jimat masa semua di satu tempat.
Keseluruhan cerita di satu fail/tempat.
Lebih ekonomi, jimat alat dan ruang.
Keselamatan dan kawalan.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

 Kelemahan.
Lokasi pengguna jauh kelewatan.
Bahagian/cawangan/unit mempunyai
keperluan yang berbeza.
Jumlah kakitangan registri mungkin
ramai.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah

SISTEM FAIL TIDAK TERPUSAT

Kelemahan.
Pertindihan rekod.
Personnel tidak mahir.
Fail tidak lengkap cerita/maklumat.
Kaedah tak seragam.
Perkhidmatan kurang baik sambilan.
Tak ekonomi alat kelengkapan, ruang
Jurang komunikasi antara.
cawangan/bahagian.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

SISTEM FAIL SEPARA

TERPUSAT
Pilihan terbaik antara terpusat
dengan tidak terpusat.
Masalah utama pertindihan
dan keperluan ruang.
Kos tinggi untuk buat salinan
dan simpanan.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

AKTIVITI DALAM SISTEM

FAIL
Pengelasan.
Mengindeks.
Menyusun Dan Menyimpan.
Mengesan.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

PENGELASAN
Definisi Pengelasan.
Pengumpulan dan penyusunan dokumen atau fail yang
berkaitan di bawah tajuk yang merangkumi semuanya.
Pengelasan perkara kumpulan perkara (subjek) yang
berkaitan
Pengelasan Jenis
Abjad (apphabetical system)
Nombor (numerical system)
Nombor abjab (alpha-numerical system)
Tiga jenis alat pengelasan.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL SYSTEM)

Fail mengikut tajuk/nama.

Fail surat menyurat.
Maklumat atau fail umum.

Kebaikan
Mudah difahami.
Senang kumpulkan kertas ikut nama dll.
Tidak perlu indeks (direct access)
Peruntukan khas bagi kertas pelbagai.
Kelemahan
Sistem yang besar lambat dapat rekod.
Sesak bagi nama-nama yang biasa.
Terfail tajuk berbeza.
Susah menjangka keperluan ruang.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah

SISTEM NOMBOR (NUMERICAL

SYSTEM)
Nombor bersiri.
Nombor blok.
Nombor kod.
Nombor perpuluhan (decimal).

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah

SISTEM NOMBOR (NUMERICAL SYSTEM)

Kebaikan
Lebih tepat dan mudah.
Nombor fail boleh jadi rujukan.
Pengembangan tak terhad.
Indeks senarai lengkap boleh guna untuk lain.
Kelemahan
Lebih masa untuk merujuk indeks.
Fail untuk kertas pelbagai susah untuk disusun.
Kos indeks dan ruang.
Angka terbalik menyebabkan salah fail.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

MENGINDEKS (INDEXING)
Faedah Indeks
Mudah mengesan fail perkara.
Kawalan pergerakan fail.
Kawalan pewujudan fail.
Kawalan penomboran.
Kawalan pembukaan jilid/kulit
baru dan penutupan fail.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

MENGINDEKS (INDEXING)
Aktiviti menyediakan petunjuk.
Proses pemilihan perkataan yang sesuai untuk
dijadikan rujukan bagi mendapatkan fail atau dokumen.
Menyusun perkataan-perkataan yang telah dipilih
mengikut abjab samada dalam kad (manual) atau
komputer (elektronik).

Jenis Indeks
Kod indeks.
Buku daftar abjab (manual)
Komputer.

INTAN Kampus Wilayah Utara

Sg.Petani, Kedah

Menyusun Dan Menyimpan

Susunan fail dalam kabinet
Susunan kabinet
Susunatur pejabat yang
digunakan.
Jenis peralatan yang digunakan.
Pengeluaran dan penyimpanan.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

PENGESANAN MAKLUMAT/FAIL
Aktiviti mendapatkan semula fail atau
maklumat melalui:
Daftar surat
Indeks
Kad edaran fail
Dairi SDP
Buku senarai fail
Komputer
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

UNSUR BARU DALAM SISTEM

FAIL
Pemisahan Fail
Menyusun fail tutup
Menyenaraikan fail tutup
Membuat penilaian
Memohon kelulusan pemindahan dan
pemusnahan
Inventori dan jadual pemisahan rekod
Pemusnahan dan pemindahan
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah

RUMUSAN KONSEP SISTEM

FAIL
Peringkat pemisahan fail dimasukkan sebagai
tambahan dan melengkapkan pusingan hidup fail.
Sistem fail yang baik mengambilkira kesesuaian
keperluan agensi.
Tidak ada satu sistem yang boleh mengatasi semua
masalah berbagai bentuk dan jenis fail.
Ada 4 + 1 aktiviti dalam sistem fail yang lengkap.
Sistem yang sesuai, mudah dan praktikal adalah
lebih baik.
Mesti mencapai objektif sistem fail yang dijelaskan
lebih awal.
INTAN Kampus Wilayah Utara
Sg.Petani, Kedah