管理信息系统 2001（9）

基于互联网的会议管理系统
吴维宁 林成 卢卫平

摘 要：本文结合高校行政办公的实际情况和实际需要，介绍了“会议管理系统”开发的总
体设计、开发思路、功能要求、开发环境、功能模块等，同时对该系统的特点进行了简单的
分析。
关键词：会议管理、网络、Web、数据库
Abstract: According to the actually condition and practically requirement, the paper discussed the
development of meeting management system in Shanghai Fisheries University. It introduced the
generally design, developmental idea, functional requirement, developmental environment and
function sections. It also analyzed the characterizes of the system.
Keywords: Meeting Management, Internet, Web, Database

一、引言
随着因特网的迅速发展，高等院校信息管理的计算机化、网络化和数据库化是建设现代
化高校的必不可少的基本条件。在高等教育的行政管理中如何利用校园网的网络资源，强化
学校管理，提高工作效率，改进教学质量，起着非常重要的作用。

上海水产大学在 1998 年开始建立了自己的校园网。目前，各职能部门和主要教学科研

单位和个人大多都与校园网相联。为了充分拓展学校校园网的功能，有必要在校园网 Web
平台上建立一个数据库应用系统，即会议管理系统。通过该系统，可实现学校各级行政管理
部门的信息发布、浏览、查询等分级管理，为学校实现无纸化办公和网络化管理积累经验。

该项目是由上海水产大学自筹资金设立的科研项目。通过系统的建立主要实现：1）智
能化的多渠道检索历史记录；2）与学校校历联动，实现学期、星期等自动识别；3）会议信
息的组织发布等分级管理。

“会议管理系统”项目开发设计始于 2000 年 7 月，同年 10 月即正式在校园网上实际运

行。目前整个系统分三大部分，即一周会议安排、行政工作要点、重要通知等。该系统自实
际运行以来,由于其信息的及时发布，以及强大的信息检索功能，受到广大师生的好评。

二、“会议管理系统”的总体设计
1、 “会议管理系统”的开发思路

“会议管理系统”是为了适应学校行政管理的需求，改变学校管理的传统模式，加速学
校行政的网络化管理而开发的。在设计开发中，主要遵循的开发思路有以下几点：

1） 模拟学校行政办公的实际工作流程。该系统的开发是利用网络信息手段，模拟行政
办公的工作流程，因此，在系统设计中，必须对现有实际工作流程再现。

2） 借鉴以往相关系统的特点。在系统设计中参考了我校原有相关系统及兄弟院校相关
系统的设计。

3） 照顾使用者的浏览习惯。主要体现在系统信息检索的人机对话界面和系统版面的合
理布局上。

4） 与校园网 Web 平台的整合。系统要纳入校园网 Web 平台，并与其它数据库联动。

-1-
 管理信息系统 2001（9）

2、 “会议管理系统”的功能要求

1） 易用性：信息输入、修改、删除等操作简单；信息浏览界面清楚，方便。

2） 通用性：系统设计要具有易移植性，便于

3） 扩充性：根据学校发展及不同时期的不同要求，系统应具有可扩充性。

4） 保密性：对操作人员进行单独授权管理，以保证每一用户只能操作与自己工作岗位
相关的信息表。

3、 “会议管理系统”的开发环境

“会议管理系统”建立在上海水产大学校园网上，利用学校大多数主要职能部门和主
要教学科研单位都接入校园网上这个条件和已有的网络资源，采用目前较流行和通用的应用
软件进行开发。用 Windows NT Server 4.0 为网络服务器管理系统，服务器的 IP 地址为
http://www.shfu.edu.cn:86，数据库管理系统用 Microsoft SQL Server 7.0，采用浏览器/服务器
（B/S）结构，以 Web 技术为基础的浏览器，网页开发的主要工具为 Frontpage 4.0、ASP 和
Photoshop 5.0。

4、“会议管理系统”的功能模块

在对“会议管理系统” 需求分析的基础上，采用“自顶而下”的设计思想，确定了“会
议管理系统”的总体结构。目前整个系统分三大部分，即一周会议安排、行政工作要点、重
要通知等。以下为各部分的结构图：

1）“会议管理系统”——一周会议安排

会 议 管 理 系 统 ——一 周 会 议 安 排

信 息 输 入 /发 布 信息检索 信息编辑 系统维护

按 用 用
按 按 按 按 数 使
添 显 关 删 户 户
发 学 学 周 部 修 据 用
门 键 权 指
年 期 次 库 者
加 示 布 检 检 检 字 除 限 南
检 改 备 培
索 索 索 检 设 训 编
索 份
索 置 写

2）“会议管理系统”——行政工作要点

-2-
 管理信息系统 2001（9）

会 议 管 理 系 统 ——行 政 工 作 要 点

信 息 输 入 /发 布 信息检索 信息编辑 系统维护

按 用 用
按 按 户 数 使
添 显 发 关 删 户
年 月 修 据 用
键 权 指
份 份 库 者
加 示 布 字 除 限 南
检 检 改 备 培
检 设 训 编
索 索 份
索 置 写

3）“会议管理系统”——重要通知

会 议 管 理 系 统 ——重 要 通 知

信 息 输 入 /发 布 信息编辑 系统维护

用 用
数 使
添 显 发 修 删 户 户
据 用
权 指
库 者
加 示 布 改 除 限 培 南
备
设 份 训 编
置 写

三、系统主要性能的实现

1、智能化的多渠道检索历史记录

根据学校行政办公的特点，对于一周会议安排信息的查询，主要途径有：学年、学期、
周次的组合查询，会议主办部门的查询和关键字模糊查询等。这样，各职能主管部门和相关
领导可以通过查询了解和跟踪某项工作的进展、历史进程等。

2、与学校校历联动，实现学期、星期等自动识别

会议管理系统是利用校园网 Web 平台建立的一个数据库应用系统，因此可以根据需要

利用和整合校园网 Web 平台上的其它数据库。在校园网的“校历”数据库中，列举了学期
和周次，可以通过这个数据库联动到一周会议安排中的学期和周次。信息输入人员只要输入
日期，即可以自动生成学期和周次，这样既节省了查找和输入的时间，又避免了错误的发生。

3、会议信息的组织发布等分级管理

由于本系统中的很多信息涉及到学校内部的一些事务，数据保密和安全是本系统要优先
解决的问题。

-3-
 管理信息系统 2001（9）

目前在信息的安全管理上主要有以下几个方面：

1）服务器端的管理：整个会议管理系统放置在校园网的 86 端口，即 IP 地址为

http://www.shfu.edu.cn:86，使得只有在校园网局域网的用户才能浏览本系统的信息。

2）用户管理采用分级管理：校办公室作为系统管理的主要单位，其系统管理员对信息
具有最高的所有权，能够根据实际需要对数据进行更新、修改、删除等工作。其它各职能部
门在校办公室的授权下可以作为一般的用户，发布信息。而一般用户，只能从网络中浏览信
息和查询信息，但不能对信息进行编辑。

3）网络可靠性备份：由于采用 Windows NT Server 4.0 服务器系统，其可靠性和维护性

较好，同时，网络文件采用双硬盘备份，光盘定期刻录等，确保数据信息的安全性。

四、“会议管理系统”的应用效果
通过浏览校园网上“会议管理系统”系统，使用者可以及时了解当前或查询以往学校主
要的办公会议，各职能部门的每月行政工作要点，以及校内各项重要通知，同时，可以节省
学校相关主管部门印发文件的人力和财力花费、同时能及时发布修改各种通知，为学校实现
无纸化办公和网络化管理积累了一定的经验。

（该文发表于《管理信息系统》2002 年第 9 期）

-4-