BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Rekening tamu merupakan rekening yang paling aktif. Dikatakan demikian karena
dalam satu hari bisa terjadi beberapa kali transaksi, debet dan kredit pada rekening ini.
Sifat aktif rekening tamu memerlukan pencatatan dan pemantauan yang akurat dan ketat.
Rekening tamu ditutup setiap hari. Artinya, siklus rekening ini berusia satu hari. Saldo
rekening tamu hari ini dilanjutkan keesokan harinya. Manajemen hotel memerlukan
laporan harian mengenai perkembangan setiap rekening tamu karena berkaitan dengan
kebijakan kredit hotel.
Pada materi ini akan dibahas salah satu piutang hotel, yaitu rekening tamu. Pada
umumnya piutang rekening tamu berusia sangat pendek dengan rentang 3 sampai 7 hari.
Dengan usia piutang yang sangat pendek ini, ada yang menyebutkan piutang tunai.
Bahasan akuntansi rekening tamu pada bab ini antara lain mekanisme pembebanan
rekening tamu, laporan penerimaan kas, penanganan rekening city ledger, penanganan
hal-hal khusus, dan night auditing.
Transaksi-transaksi yang dicatat pada rekening tamu merupakan piutang hotel kepada
tamu-tamu yang masih tinggal di hotel. Sifat tagihan ini sangat singkat sehingga piutang
ini dapat diklasifikasikan sebagai piutang tunai. Bila tamu telah meninggalkan hotel
(check-out) dan rekeningnya ditagihkan atau dibebankan ke perusahaan atau kantor dan
atau diselesaikan dengan kartu kredit maka piutang ini diklasifikasikan sebagai city
ledger. Rekening tamu merupakan dokumen hotel untuk mencatat transaksi yang terjadi.
Artinya, semua jasa hotel yang dinikmati oleh tamu akan dibukukan pada rekening tamu
yang bersangkutan. Pencatatan transaksi pada rekening tamu harus segera dilakukan
begitu transaksi terjadi sehingga data yang disajikan pada rekening tamu merupakan data
termutahir. Pemutahiran rekening harus selalu dilakukan mengingat bahwa tamu bisa
sewaktu-waktu meninggalkan hotel (check-out) dan menyelesaikan rekeningnya.
Rekening tamu disiapkan setelah tamu mendaftar (check-in) dan melengkapi kartu
registrasi. Berikut akan dibahas dokumen-dokumen pendukung untuk pencatatan
rekening tamu dan mekanisme pencatatan transaksi pada rekening tamu.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa kelengkapan dan fungsi kartu registrasi?
2. Apa saja yang dicantumkan dalam rekening tamu?
3. Bagaimana mekanisme pencatatan transaksi pada rekening tamu?
4. Apa saja hal-hal khusus yang mungkin terjadi pada rekening tamu?
5. Bagaimana laporan penerimaan kas pada rekening tamu?
6. Bagaimana transaksi city ledger pada rekening tamu?
7. Bagaimana proses night auditing pada rekening tamu?
8. Bagiamana cara menguji ketetapan piutang rekening tamu?
9. Bagaimana transkrip rekening tamu pada hotel?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui kelengkapan dan fungsi kartu registrasi.
2. Untuk mengetahui apa saja yang dicantumkan dalam rekening tamu.
3. Untuk mengetahui mekanisme pencatatan transaksi pada rekening tamu.
4. Untuk mengetahui hal-hal khusus yang mungkin terjadi pada rekening tamu.
5. Untuk mengetahui laporan penerimaan kas pada rekening tamu.
6. Untuk mengetahui transaksi city ledger pada rekening tamu.
7. Untuk mengetahui proses night auditing pada rekening tamu.
8. Untuk mengetahui cara menguji ketetapan piutang rekening tamu.
9. Untuk mengetahui transkrip rekening tamu pada hotel.

BAB II
PEMBAHASAN
1.1 Kartu Registrasi
Kartu registrasi dilengkapi oleh tamu ketika mendaftar (check-in) di hotel. Pada kartu
ini informasi yang didapat:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Nama tamu
Jumlah orang
Tujuan berkunjung
Lama tinggal
Alamat tamu
Kebangsaan tamu
Tanda Identitas tamu (KTP, Paspor, SIM)
2

8. Jenis kamar yang diminta

9. Harga kamar
10. Tanda tangan tamu
11. Tanda tangan karyawan hotel (receptionist) yang melayani saat check-in
12. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh tamu selama tinggal di hotel.
Fungsi kartu registrasi bagi pihak hotel dapat dinyatakan sebagai berikut:
1. Sebagai dasar dalam membebankan jasa kamar dan jasa-jasa lainnya yang telah
dinikmati oleh tamu ke dalam rekeningnya selama tinggal di hotel.
2. Petugas hotel dengan mudah membebankan biaya kamar ke rekening tamu sesuai
dengan harga kamar yang dicantumkan pada kartu registrasi.
3. Dapat dijadikan alat informasi untuk mengetahui segmen tamu hotel dengan perilaku
serta tujuan berkunjung.
4. Bila terjadi keraguan dalam mencatat suatu transaksi lain di luar jasa kamar maka
petugas hotel dapat membandingkan tanda tangan tamu yang tercantum di kartu
registrasi dengan tanda tangan pada voucher jasa yang dinikmati tersebut.

Gambar 1. Contoh kartu registrasi

1.2 Rekening Tamu
Seperti yang dinyatakan di atas, rekening tamu disiapkan oleh hotel setelah tamu
melengkapi kartu registrasi. Informasi yang dicantumkan pada rekening tamu didasarkan
atas informasi yang tercantum pada kartu registrasi.
Pada rekening tamu informasi yang akan dicantumkan di antaranya:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Nomor kamar
Nama tamu
Jumlah tamu dalam kamar yang dihuni
Kebangsaan tamu
Harga kamar per malam
Tanggl check-in dan check-out
Alamat tamu
Informasi lain seperti nomor kertu kredit, alamat perusahaan penanggung rekening
dan lain sebagainya.

Contoh rekening tamu seperti pada Gambar 2 dibawah ini:

Hotel Gandapura
JL. Pantai Melati 107
Seminyak Kuta
Bali - Indonesia

Tanggal

Dibebankan ke :

210

Keterangan

Tn. Yakin(1)
Indonesia
JL. Gondilala 27
Jakarta10120
Rp 220.000

Debet

05/05/2006
03/05/2006

Kredit

Tanda tangan tamu :

Gambar 2. Contoh rekenig tamu

Bentuk rekening tamu dapat berbeda-beda terlebih dengan kemajuan teknologi
informasi atau komputerisasi. Namun, secara garis besar, rekening tamu mencantumkan
tanggal transaksi, keterangan untuk transaksi, debet, kredit, dan saldo. Hal penting yang
harus dicatat dalam penyiapan rekening tamu adalah bahwa tanggal check-out tamu
4

harus dicantumkan di atas tanggal check-in tamu. Artinya, ketika tamu telah check-in di
hotel, informasi tanggal check-out menjadi lebih penting daripada tanggal check-in
terutama dalam penyiapan beban tamu ke rekeningnya.
2.3 Meknisme Pencatatan Transkasi pada Rekening Tamu
Pada rekening tamu semua jasa-jasa hotel yang telah dinikmati oleh tamu dan
dibebankan rekening kamarnya merupakan transkaksi debet. Penjelasannya adalah
transaksi ini merupakan beban yang harus diselesaikan oleh tamu pada saat chek-out.
Misalnya, tamu dari kamar 323 makan malam di restoran seharga Rp150.000. Tamu ini
tidak membayar rekening makan malamnya di restoran, melainkan dibebankan ke
rekening kamarnya, yaitu kamar 323. Di restoran tamu tersebut hanya menandatangani
rekening restoran dan mencatumkan nomor kamar 323. Atas dasar rekening restoran ini
kemudian dicatat ke rekening tamu pada sisi debet karena merupakan beban tagihan yang
harus dibayar oleh tamu. Jasa-jasa hotel yang dibebankan dan dicatat pada sisi debet pada
rekening tamu antaranya:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Kamar
Restoran
Room service
Laundry and dry cleaning
Telepon
Diskotik
Spa dan jasa lainnya

Perhatikan contoh pembukaan transkasi pada rekening tamu.

2.4 Transaksi Debet
Hotel Gandapura
Jl. Pantai Melati 107
Seminyak Kuta
Bali-Indonesia
Tanggal
Keterangan
3/5/06
Room service
3/5/06
Kamar

210.

Tn. Yakin H. (1)

Indonesia
Jl. Godilala 27
Jakarta 10120
Rp220.000
Debet
44.000
220.000

5/5/06
3/5/06

Kredit
-

Saldo
44.000
264.000

Dari contoh transaksi pada rekening tamu, dapat dijelaskan bahwa pada tanggal 3 Mei 2006
Tuan Yakin H telah menikmati jasa Room service sebesar Rp44.000 yang dibebankan ke
rekening kamarnya. Jasa Room service ini merupakan beban yang harus dibayar oleh Tuan
Yakin H. Ole karena itu, pada rekening kamarnya dicatat pada kolom debet. Perlakuan yang
sama diterPKn untuk transaksi kamar dan transaksi lain yang merupakan beban bagi Tuan
Yakin H. Dari conoh transaksi-transaksi debet diatas, jumlah beban Tuan Yakin H. Sampai 3
Mei 2006 sebesar Rp246.000. Dengan kata lain, piutang hotel kepada Tuan Yakin H sampai
dengan 3Mei 2006 sebesar Rp264.000.
Pada akuntansi, rekening tamu yang termasuk transaksi debet adalah seluruh jasa hotel yang
dinikmati oleh tamu hotel, yang dibebankan ke rekening kamarnya.
2.5 Transaksi Kredit
Pembayaran tunai merupakan pembayran kredit pada rekening tamu. Prembayaran
tuani dapat dilakukan oleh tamu bila tamu membayar tunai seluruh rekeningnya (paid in
full) pada saat ini chek-out, atau dapat membayar tuanai sebagian dari rekeningnya karena
msih tinggal di hotel dan sisanya akan dilunasi pada saat chek-out. Pembayaran tunai
untuk pemesana kamar dilakukan agar kamar yang dipesan sudah pasti didapat oleh tamu
pada saat chek-in. Jenis pembayaran tunai yang dilakukan untuk pemesanan kamar dalam
bahs Inggris lazim disebut Advance Reservation Deposit (ARD).
Melanjutkan contoh diatas, pada 4 Mei 2006 Tuan Yakin H membayar tunai sebaian
(biasa disebut istilah teknis prepayment) rekening kamar sebesar Rp100.000. Transaksi
ini mengurangi beban tagihan kepada Tuan Yakin H sehingga dicatat disisi kredit. Dengan
transaksi pembayaran tunai ini, saldo rekening kamar Tuan Yakin H pada 4 Mei 2006
menjadi sebesar Rp164.000. Jumlah ini merupakan beban yang harus diselesaikan oleh
Tuan Yakin H kepada Hotel Gandapura. Denga kata lain, piutang/tagihan hotel kepada
Tuan Yakin H pada tanggal 4 Mei 2006 sebesar Rp164.000
Bila ternyata pada saat Tuan Yakin H chek-out manajemen hotel memberikan
discount hanya dicatat pada harga kamar sebesar Rp20.000 per malam maka discount ini
harus dicatat agar mengurangi beban kamar Tuan Yakin H. Perlu diingat bahwa discount
hanya dapat dicatat pada rekening tamu bila telah mendapatkan persetujuan tertulis dari
pejabat hotel yang berwenang untuk itu (misalnya Front office manager, General
Manager, dan pejabat yang berwenang lainnya). Pada rekening tamu, discount dicatat
6

dengan penyesuaian (adjustment) yang merupakan transaksi kredit kepada akuntansi

rekening tamu.
Perhatikan rekening 210 dari Tuan Yakin H setelah transaksi prepayment dan adjustment
karena pemberian diskon harga kamar pada 4 Mei 2006.
Hotel Gandapura

210. Tn. Yakin H. (1) 5/5/06

Jl. Pantai Melati 107

Indonesia

Seminyak Kuta

Jl. Godilala 27

Bali-Indonesia

Jakarta 10120

3/5/06

Rp220.000
Tanggal
3/5/06
3/5/06
4/5/06
4/5/06
4/5/06

Keterangan
Room service
Kamar
Pembayaran tunai
Kamar
Penyesuaian harga kamar

Debet
44.000
220.000
220.000
-

Kredit
100.000
40.000

Saldo
44.000
264.000
164.000
384.000
340.000

2.6 Hal-Hal Khusus Yang Mungkin Terjadi

1. TAMU MENINGGALKAN HOTEL TANPA MENYELESAIKAN REKENING
Ada kalanya tamu meninggalkan hotel tanpa alasan dan tanpa membayar rekeningnya. Dalam
bahasa teknis tamu yang meninggalkan hotel tanpa membayar rekeningnya disebut skipper.
Bila kondidi ini dibiarkan berlanjut maka beban yang ditagih kepada tamu yang bersangkutan
akan membesar, sedangkan di sisi lain peluang untuk mendapatkan penjualan dari kamar
tersebut tertutup. Untuk menghindari hal ini, sebaiknya petugas hotel yang berhubungan
dengan dengan kondisi tersebut (tata graha, resepsionis, kasir kantor depan dan petugas hotel
lainnya) mengamati setiap hari pergerakan transaksi tamu hotel. Dengan pengamatan oleh
setiap petugas hotel, peluang kerugian hotel akibat skipper bisa ditekan. Bila terjadi skipper
maka penanganan rekening tamu tersebut dapat dilaksanakan seperti di bawa ini.
a. Koordinasi dengan pejabat tata graha (house keeping) yang berkompeten mengenai
b.

status kamar tamu tersebut.

Hubungi pejabat kantor depan (front office) yang berkompeten untuk memastikan
bahwa tamu memang merupakan seorang skipper.

c. Dapatkan persetujuan dari pejabat hotel yang berkopeten untuk mengeluarkan tamu
skipper dimaksud dari kamar yang dihuni.
d. Rekening skipper ini dikeluarkan dari daftar rekening tamu dan dipindahkan ke
rekening city ledger untuk ditindaklanjuti olr petugas hotel yang berkompetendi
bagian akuntansi.
2. SALAH PEMBEBANAN UNTUK JASA-JASA HOTEL
Kekeliruan terjadi akrena bersifat manusiawi. Tamu dari kamar 201 salah menuliskan nomor
kamar ketika makan malam di restoran, yaitu 210. Oleh petugas hotel, beban restoran ini
dibebankan ke rekening kamar 210. Tamu kamar 210 tentu akan menolak beban restoran ini.
Untuk mengoreksi kekeliruan pembebanan ini, petugas hotel (kasir kantor depan) dapat
melakukan langkah-langkah berikut :
a. Keluarkan beban restoran ini dari kamar 210.
b. Telusuri tanda tangan tamu yang tertera di rekening restoran dengan tanda tangan
tamu yang tertera di kartu registrasi untuk semua tamu yang tinggal di hotel. Tugas ini
memang memerlukan waktu, tetapi sangatlah penting menciptakan kesan baik kepada
tamu yang tinggal di hotel.
c. Bila tanda tangan yang tertera di rekening restoran telah sesuai dengan yang
tercantum pada kartu kartu registrasi maka petugas hotel membebankan rekening
restoran tersebut pada kamar dimaksud.
3. TAMU MEMBERIKAN TIPS PADA SAAT CHECK-OUT
Ada beberapa tamu yang memberikan tips (tips = to improve prompt service) tunai pada saat
check-out dengan uang rupiah. Untuk pemberian tips ini, tamu memerlukan sejumlah uang
rupiah dari kasir kantor depan dan di bebankan ke rekening kamarnya. Untuk situasi ini, kasir
kantor depan dapat mengeluarkan uang tunai (kas) dengan beban paid-out. Jumlah paid-out
ini dicantumkam pada formulir paid-out dan harus ditandatangani oleh tamu yang
bersangkutan dan diotorisasi oleh pejabat hotel yang berkompeten (misalnya front office
manager). Uang tunai (paid-out) ini kemudian diberikan kepada tamu , sedangkan jumlah
paid-out dibebankan pada rekening tamu pada sisi debet.
4. PENANGANAN REKENING TAMU ROMBONGAN
Jumlah tamu dalam satu kelompok diketegorikan sebagai satu rombongan (group) bila
jumlahnya minimal 15 orang. Penanganan rekening tamu rombongan berbeda dengan tamu
8

individual. Perlakuan berbeda (khusus) dimaksud adalah untuk beban-beban yang terjadi
selama rombongan tersebut tinggal di hotel. Misalnya beban kamar akan ditanggung oleh
lembaga/perusahaan rombongan tersebut. Beban-beban lain seperti telepon, cucian, makan
siang, dan beban lainnya menjadi tanggungan pribadi tamu rombongan tersebut. Bila hanya
beban kamar yang menjadi tanggungan lembaga/perusahaan rombongan maka harus
didiapkan 2 jenis rekening tamu pada saat check-in.
a. Satu rekening untuk mencatat beban kamar (dan makan pagi) untuk seluruh anggota
rombongan selama tinggal di hotel. Rekening ini biasa disebut master bill, diletakkan
pada tempat rekening ketua rombongan . pada saat check-out ketua rombongan
menandatangani master bill ini yang kemudian akan dipindahkan ke rekening city
ledger untuk diproses lebih lanjut. Contoh master bill seperti pada Gambar 3

Hotel Gandapura
Jl. Pantai Melati 107
Seminyak Kuta
Bali-Indonesia

212 Tn. Budi Daya (15)

MASTER BILL

Tanggal
05/05/06
06/05/06

Debet
3,000,000
3,000,000

Keterangan
Kamar
Kamar

Dibebankan ke :

05/05/06
03/05/06

Rp 3.000.000
Kredit

Saldo
3,000,000
6,000,000

Tanda tangan tamu

GAMBAR 3 Contoh isian rekening master bill

b. Satu rekening untuk mencatat beban lain selain beban kamar seperti restoran, cucian,
telepon dan beban lainnya. Jenis rekening ini lazim disebut extra bill. Extra bill ini
merupakan beban pribadi anggota rombongan sehingga harus di selesaikan/dibayar
tunai oleh anggota rombongan masing-masing pada saat check-out. Contoh extra bill
seperti pada Gambar 4

Hotel Gandapura
Jl. Pantai Melati 107
Seminyak Kuta
Bali-Indonesia

212 Tn. Budi Daya (1)

EXTRA BILL
Jalan Jati Diri 128
Jakarta 10220

05/05/06
03/05/06

Tanggal
05/05/06
06/05/06

Debet
44,000
36,000

Saldo
44,000
80,000

Keterangan
Room Service
Room Service

Dibebankan ke :

Kredit

Tanda tangan tamu

GAMBAR 4 Contoh isian rekening extra bill

6.8 Laporan Penerimaan Kas

Hotel memberikan jasa 24 jam untuk tamunya yang dibagi menjadi tiga waktu tugas
( shift ). Setiap akhir waktu tugas, petugas kasir membuat laporan penerimaan kas ( Cash
Receipt Report ). Artinya, petugas kasir yang bertugas pada shift A, pagi hari, dari pukul
07.00-15.00 akan melaporkan jumlah kas yang diterima. Laporan penerimaan kas dibuat
oleh petugas kasir dengan sumber dokumen berikut:
1. Rekening tamu dan atau kuitansi untuk penerimaan kas
2. Formulir ( Voucher ) paid-out untuk kas yang dikeluarkan
3. Formulir penukaran uang asing untuk penerimaan uang asing
Informasi yang dicantumkan dalam laporan penerimaan kas seperti di bawah ini :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Nomor kamar dan nama tamu

Jumlah dan jenis pembayaran yang diterima
Jumlah kas yang dikeluarkan (paid-out)
Jenis mata uang yang diterima
Nama petugas kasir kantor depan
Waktu petugas (shift)
Hari/Tanggal laporan
Perlu dicatat agar laporan penerimaan kas dari tamu yang check-out dibuat
secara kronologis berdasarkan waktu check-out tamu tersebut.

10

Jumlah uang kas yang harus disetorkan oleh kasir kantor depan adalah jumlah
penerimaan dikurangi jumlah pengeluaran (paid-out) untuk satu waktu tugas pada
tanggal tertentu.

Penjelasan Gambar 6.5. di atas untuk laporan penerimaan kas sebagai berikut:
Penerimaan Kas:
1. Nomor Voucher merupakan bukti pendukung untuk penerimaan tunai seperti
kuitansi dan atau rekening tamu.
2. Nomor kamar merupakan nomor kamar yang melakukan pembayaran tunai,
misalnya kamar 201.
11

3. Nama tamu: merupakan nama tamu yang menghuni kamar 201

4. Jumlah : merupakan jumlah uang tunai yang diterima oleh kasir atau jumlah uang
tunai yang dibayar oleh tamu
5. Keterangan : merupakan keterangan yang dapat ditambahkan seperti misalnya ARD
untuk Advance Reservation Deposit, CL untuk pembayaran city ledger. GB untuk
pembayaran rekening tamu yang check-out. CS untuk penjualan tunai jasa-jasa hotel
lainnya.
Pengeluaran Kas :
1. Nomor Voucher merupakan bukti pendukung untuk pengeluaran tunai seperti paidout
2. Nomor kamar merupakan nomor kamar tamu yang tinggal di hotel. Perlu dicatat
bahwa hotel hanya melayani paid-out terutama hanya untuk tamu hotel dan juga
manajemen hotel. Dengan kata lain, hotel tidak memberikan paid-out.
3. Nama tamu merupakan nama tamu yang menerima paid-out dari hotel.
4. Jumlah merupakan jumlah uang kas yang dikeluarkan oleh kasir, yang diterima oleh
tamu hotel.
Laporan Penukaran Uang Asing
Hotel hanya memberikan layanan penukaran uang asing bagi tamu yang tinggal di
hotel. Layanan ini merupakan layanan tambahan bagi tamu hotel.
1. Nomor voucher merupakan bukti pendukung untuk penukaran uang asing, dalam hal
ini nomor urut formulir penukaran uang asing.
2. Nomor kamar merupakan nomor kamar yang dihuni oleh tamu hotel.
3. Nama tamu merupakan nama tamu hotel yang menukarkan uang asing.
4. Jumlah uang asing merupakan jumlah uang asing yang ditukarkan denga hotel
( kasir kantor depan )
5. Jumlah rupiah merupakan nilai tukar dalam rupiah. Misalnya, jika pada kolom
jumlah uang asing tercantum USD 100 maka pada kolom ini dicantumkan jumlah
Rp 900.000. artinya, nilai tukar pada saat itu untuk 1 USD = Rp 9.000.

Rekapitulasi Penyetoran Uang Asing

12

Pada bagian ini dicantumkan rekapitulasi penukaran uang asing yang harus
disetorkan oleh kasir kantor depan pada akhir tugasnya. Misalnya, pada saat itu
diterima tiga jenis mata uang asing : USD, Yen Jepang, dan Euro. Pada kolom jenis
uang asing misalnya dicantumkan USD, pada kolom Jumlah Uang Asing
dicantumkan 200 USD, dan pada kolom jumlah rupiah dicantumkan Rp 1.800.000.
Hal yang sama dilakukan untuk Yen Jepang dan Euro.

6.9 Transaksi City Ledger

Transaksi city ledger terjadi untuk transaksi-transaksi berikut :
1. Tamu hotel tidak menyelesaikan rekening kamarnya dengan tunai ketika check-out,
melainkan dibebankan ke perusahaannya dan atau dengan kartu kredit.
2. Tamu restoran menyelesaikan rekening restoran dengan kartu kredit dan atau
dibebankan ke perusahaannya ( instansinya )
City ledger merupakan terminologi yang digunakan untuk menyatakan bahwa
rekening ini tidak aktif di piutang rekening tamu. City ledger merupakan rekening
piutang hotel yang dapat diklasifikasikan lebih lanjut di antaranya kartu kredit,
perusahaan-perusahaan yang ada kemitraan dengan hotel, dan sebagainya.

6.10 Perlakuan Rekening City Ledger untuk Tamu Hotel

1. Pada saat check-out petugas kasir kantor depan hotel harus meneliti semua dokumen
yang diperlukan. Misalnya, jika tamu hendak membebankan rekeningnya ke
perusahaan maka harus ada surat jaminan ( guarantee letter ) yang telah diotorisasi
oleh pejabat hotel yang berwenang ( misalnya manajer kredit, kantor depan,
pemasaran dan pejabat lainnya ). Bila semua dokumen telah sesuai dengan ketentuan
hotel maka petugas kasir kantor depan menyilahkan tamu untuk menandatangani
rekening kamarnya.
2. Selanjutnya, petugas kasir kantor depan mengeluarkan rekening ini dari daftar
rekening tamu untuk kemudian dipindahkan ke rekening piutang lain, yaitu ke city
ledger.

13

2.10 Perlakuan City Ledger Untuk Tamu yang Tidak Tinggal di Hotel
Ada transaksi city ledger untuk tamu yang tidak tinggal dihotel. Misalnya, tamu yang
makan di restoran dengan tujuan perjamuan membebankan rekening restoran ke kartu
kreditnya. Untuk transaksi ini, ketika transaksi terjadi dibebankan sebagai penjualan
restoran. Langkah selanjutnya adalah membebankan transaksi ini ke rekening city ledger
untuk diproses lebih lanjut.
Rekening city ledger dengan demikian terdiri dari beberapa rekening tamu yang
check-out yang membebankan rekeningnya ke perusahaan dan transaksi outlet hotel
yang juga diselesaikan tunai di kemudian hari.
No.Rek. No.Kmr.

Nama Tamu

Debet

Kredit

Saldo

03251

Mr Sun K.C

3,185,000

3,185,000

03271
Dst

Tn Antonio K.

2,421,750

2,421,750

Gambar 6 Contoh isian rekening City ledger

2.11 Night Auditing

Night auditing merupakan proses pengujian kepatuhan transaksi agar sesuai dengan
ketentuan yang ditentukan oleh mnajemen hotel. Proses night auditing merupakan
bagian dari kegiatan pengendalian internal (internal control) hotel. Night auditing
dilakukan malam hari, setelah proses penjualan dalam satu hari berakhir. Seperti
dinyatakan sebelumnya, siklus penjualan hotel adalah harian karena memberikan
layanan selama 24 jam. Penjualan hotel ditutup dan dilaporkan setiap hari. Jangka waktu
satu hari ditentukan dari pukul 07.00 sampai pukul 23.00. dengan kata lain, penjualan
hotel ditutup pada pukul 23.00 dan laporan penjualan dalam satu hari mencakup
penjualan dari pukul 07.00 sampai pukul 23.00.
Dalam proses night auditing yang dilakukan adalah :
1. Membebankan harga kamar kepada setiap rekening tamu. Harga kamar dibebankan
malam hari karena jasa kamar baru dinikmati pada malam hari. Bila tamu belum

14

sempat menikmati jasa kamar pada malam hari maka dibebankan sebagai day-use.
Lazimnya, day-use tidak dibebankan penuh.
2. Menentukan neraca percobaan (trial balance) untuk piutang rekening tamu. Dengan
neraca percobaan akan didapat piutang hotel kepada tamu dalam sehari. Artinya,
jumlah seluruh saldo rekening hotel pada hari tertentu merupakan piutang hotel
kepada tamu yang tinggal pada hari itu.
3. Meneliti jika semua laporan dalam satu hari telah dibuat dan dilengkapi dengan benar
dengan dokumen pendukung yang diperlukan oleh semua unit/seksi hotel yang
menghasilkan penjualan. Laporan laporan yang harus diselesaikan dalam satu hari
penjualan di antaranya laporan penerimaan kas, laporan penjualan untuk makanan dan
minuman dari semua restoran dan bar hotel, laporan penjualan dari outlet lain seperti
laundry and dry cleaning, spa, laporan rekening city ledger, laporan penjualan kamar
(room sales recapitulation), laporan mengenai kondisi kamar dari tata graha (house
keeping report), dan lainnya.
4. Meneliti jika semua dokumen pendukung yang disertakan dalam laporan harian di
atas dicatat kronologis sesuai dengan nomor urut yang ada pada dokumen pendukung
setiap outlet hotel. Jadi, setiap dokumen pendukung yang dibatalkan karena sesuatu
dan lain hal, sehingga mengakibatkan nomor dokumen pendukung yang dilaporkan
tidak berurutan secara krologis, harus mendapatkan persetujuan dari manajer outlet
yang bersangkutan. Misalnya, jika nomor urut restaurant check mulai nomor 11001
dan hanya ada 25 tamu yang dilayani maka dalam laporan penjualan restoran nomor
restaurant check yang dilaporkan adalah mulai dari 11001 sampai dengan 11025.
Kondisi yang sama berlaku untuk outlet hotel yang lain.
5. Membuat laporan penjualan pada hari itu yang lazim disebut D card report. Dengan
D card report, manajemen hotel mendapat informasi jumlah penjualan harian,
penerimaan kas pada hari tertentu, dan sekaligus juga mengetahui jumlah
piutang/tagihan hotel kepada tamu pada tanggal tertentu. Artinya, dengan D card
report manajemen hotel mendapatkan informasi jumlah piutang rekening tamu pada
hari/tanggal tertentu.
2.12 Uji Ketepatan Piutang Rekening Tamu
Dengan proses night auditing, akan didapatkan jumlah piutang rekening tamu pada
hari/tanggal tertentu. Jadi, bila ada 100 kamar yang terhuni pada hari/tanggal tertentu
dengan night auditing maka akan didapatkan jumlah piutang hotel dari kamar ke-1

15

sampai ke-100. Pada saat night auditing dilakukan pula proses neraca percobaan untuk
piutang rekening tamu hotel.
Transaksi debet minus transaksi kredit = saldo hari ini.
Saldo hari ini ditambah saldo kemarin = Jumlah piutang rekening tamu sampai hari
ini.
Jumlah piutang rekening tamu sampai hari ini harus sama dengan jumlah saldo
seluruh rekening hari ini (trial balance)
Bila formula di atas diterapkan dan jumlah kedua pendekatan telah sama, berarti
ketepatan

piutang

rekening

tamu

telah

terujidan

kebenarannya

dapat

dipertanggungjawabkan.
Night Auditor:
Nomor
1
2
3
4
5
6
7

Keterangan
Debet

Tanggal :
Jumlah

Kamar
Restoran
Room Service
Spa
Paid-out
Transfer debet
Total debet
Kredit

8
Pembayaran tunai
9
City ledger
10
Transfer credit
11
Adjustment
12
Total kredit
13
Saldo hari ini (7-12)
14
Saldo kemarin
15
Saldo sampai dengan hari ini (13 + 14)
16
Trial balance (15 = 16)
Night Auditor yang bertugas:

(...
..........)

(.)

(
..)

Gambar 7 Contoh D card report

16

2.13 Transkip Rekening Tamu

D card report melaporkan seluruh transaksi rekening tamu dalam sehari untuk debet
dan kredit. Untuk laporan harian yang lebih rinci mengenai transaksi seluruh rekening
tamu, dapat diterapkan laporan transkrip rekening tamu. Fungsi transkrip ini tidak jauh
berbeda dengan D card report. Hanya saja, penyiapannya dilakukan dengan manual.
Dengan transkrip rekening tamu, didapat pula saldo setiap rekening tamu dari saat
check-in sampai dengan tanggal transkrip dibuat. Jadi, dengan transkrip rekening tamu
tersebut, dapat diketahui pula jumlah piutang seluruh rekening tamu pada hari dan
tanggal tertentu. Dalam transkip ini dilaporkan semua rekening tamu seperti rekening
tamu aktif, yaitu untuk tamu yang masih tinggal di hotel, rekening city ledger, dan
rekening tamu yang check-out dengan membayar tunai. Contoh transkrip rekening tamu
seperti pada gambar di atas. Pada contoh transkrip rekening tamu, kolom (3) sampai (7)
merupakan jasa yang dibebankan kepada tamu, jadi merupakan transaksi debet. Adapun
kolom (8) sampai (10) merupakan transaksi yang mengurangi rekening tamu; jadi,
merupakan transaksi kredit. Kolom (11), saldo hari ini, merupakan selisih antara jumlah
debet ((3) sampai dengan (7)) minus jumlah kredit (kolom (8) sampai dengan (10)).
Kolom (12) merupakan penjumlah kolom (2) dengan (11). Jumlah vertical kolom (12)
merupakan jumlah piutang hotel kepada seluruh tamu pada tanggal tertentu.
Night Auditor:
No

Saldo

Kamar Kemaren
(1)
(2)

Tanggal:
Kamar Rest.

(3)

(4)

RS

(5)

Spa Telp Pemb. Adjustm

(6)

(7)

tunai
(8)

(9)

City
ledger
(10)

Saldo
hari
ini
(11)

Saldo
s.d
hari
ini
(12)

Night Auditor:
(
..)

(
)

(
)

Gambar 8 Contoh transkrip rekening tamu

17

KESIMPULAN
Akuntansi rekening tamu merupakan piutang tunai hotel yang ditutup per hari. Dengan
ditutup setiap hari, manajemen hotel mendapatkan informasi jumlah piutang kepada tamu
hotel secara harian. Informasi harian diperlukan mengingat transaksi yang terjadi pada
rekening tamu memiliki perputaran yang sangat tinggi.
Dalam akuntansi rekening tamu, semua jasa hotel yang dinikmati oleh tamu dicatat pada
kolom debet. Hal ini dapat dijelaskan karena jasa hotel yang telah dinikmati oleh tamu
merupakan beban yang harus diselesaikan ketika tamu check-out. Adapun pada sisi kredit
rekening tamu dicatat transaksi-transaksi yang mengurangi beban tamu seperti pembayaran
tunai (paid) dan penyesuaian (adjustment).
Proses night auditing dilakukan pada malam hari sebagai bagian dari pengendalian internal
hotel. Dalam proses ini dilakukan pemeriksaan jika semua laporan harian penjualan seperti
penjualan makanan dan minuman di restoran telah dibuat dengan benar dan disertai dengan
dokumen pendukung yang diperlukan. Demikian pula, pada saat proses night auditing
diperiksa apakah laporan penerimaan kas untuk setiap shift telah dibuat dan disertai dengan
dokumen pendukung yang sah dan benar. Pada proses night auditing, jasa kamar dibebankan
ke setiap rekening tamu yang sekaligus mendapatkan neraca percobaan untuk piutang
rekening tamu pada tanggal tertentu. Laporan penjualan hotel harian dapat dibuat secara
keseluruhan seperti pada D card report dan secara manual dengan lebih rinci seperti pada
transkip rekening tamu.

18