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PREVENTIVAS
Al encontrar un Hallazgo, el objetivo no es encontrar culpables, sino que
detectar procesos o qu parte del proceso debemos analizar para mejorar el
desempeo de la Empresa y as poder corregir y mejorar nuestro trabajo.
Hallazgos, No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas
Introduccin
La importancia de los Hallazgos radica en que nos proporcionan informacin
valiosa para evaluar la eficacia del SGC y para identificar oportunidades de
Mejora.
Debemos considerar que los Hallazgos son, generalmente, hechos no
planificados o no deseados que pueden producir dao.
Detectar un Hallazgo es una oportunidad de Mejora de los procesos de la
Empresa, toda vez que sea evidenciado y reportado. En la medida que
demos cuenta de las situaciones no deseadas, estaremos aportando en
dicha Mejora.
Objetivo: Manejar los conceptos de Hallazgo, No Conformidad, Accion
Correctiva y Preventiva, as como sus clasificaciones e impacto en el SGC.
DEFINICIONES
Hallazgo (Incidente): es un acontecimiento no deseado que puede
producir dao a la propiedad o prdidas en el proceso. Este se puede
clasificar como No Conformidad, No Conformidad Potencial y Observacin.
No Conformidad: es el No cumplimiento de un requisito. A su vez un
requisito es una necesidad o expectativa establecida, generalmente
implcita u obligatoria. Por ejemplo, leyes, especificaciones tcnicas,
procedimientos, etc.
Las No Conformidades son, por ejemplo, incumplimientos de procesos
internos, requisitos del Cliente, clusulas de la norma ISO 9001, polticas,
requisitos legales, etc.
No Conformidad Potencial: es una situacin o hecho que podra llevar al
incumplimiento de un requisito establecido.
Observacin: es un Hallazgo que, luego de ser evaluado, no cuenta con
evidencia suficiente para ser considerado una No Conformidad.
Tambin se pueden considerar como recomendaciones de Mejora del
proceso evaluado.
Hallazgo (ejemplo): Un supervisor observa que en algunas reas de la
Empresa existen algunas personas que no conocen claramente los objetivos
asociados a su unidad de trabajo.
Existen algunas razones por las cuales la gente no siempre reporta los
Hallazgos o Incidentes. stas son:
-
Requisito no Cumple?
Una norma
Poltica, manuales, procedimientos
Especificaciones tcnicas
Documentos contractuales
3) Dnde Ocurri?
- Lugar fsico donde se detect el Hallazgo
- Departamento, ubicacin
4) Evidencia Objetiva: en caso de tratarse de un incumplimiento:
- Deben existir pruebas de que hay una desviacin o problema.
Ejemplo: registros, documentos.
Es importante describir en detalle el Hallazgo porque debe servir y ser
suficiente para poder identificar cul es el problema, dnde y cundo
ocurri, de manera de poder efectuar un anlisis de las causas y determinar
planes de accin que permitan solucionarlas.
Al descubrir los Hallazgos de debe considerar:
-
3) Correccin y Valorizacin:
- Correccin: describir la solucin inmediata
- Valorizacin: describir los costos de Calidad asociados a la
correccin del problema
4) Investigacin de Causas: Investigar, en base a hechos y a
evidencia objetiva recopilada, cules son las Causas de la No
Conformidad.
5) Plan de Accin: Establecer actividades o un Plan de Accin para
superar las Causas de las No Conformidades. ste est compuesto
por Acciones Correctivas y Preventivas.
6) Verificacin de Eficacia del Plan de Accin: Verificar que las
Acciones efectuadas hayan servido para eliminar las Causas de las No
Conformidades. Cuando la No Conformidad ha sido verificada y est
conforme, se cierra.
RESUMEN
Definiciones
Existen 3 tipos de Hallazgos:
-
No Conformidades Reales
No Conformidades Potenciales
Observaciones
Dijimos que los 3 deben ser investigados con el objetivo de corregir y evitar
que el problema se vuelva a repetir (No Conformidades) y en otros para
prevenir que ste ocurra (No Conformidades Potenciales y Observaciones)
Cmo se describe un Hallazgo?
Para elaborar un informa de No Conformidad sealamos que es necesario
especificar qu es, en contra de qu est, dnde ocurri, tener evidencia
objetiva e identificar desde fuentes internas y externas, de manera que se
pueda identificar claramente el problema para pdoer investigar sus Causas.
Deteccin, Anlisis e Investigacin de Causas