MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

(Adquisiciones, uso y mantenimiento de equipos

informticos, no informticos y vehculos)

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INDICE

1. Introduccin
2. Objetivos
3. Adquisiciones de bienes y servicios
3.1 De los requerimientos y adquisiciones
3.2 De los comprobantes y pagos a proveedores
3.3 Del almacn
4. Equipos informticos, no informticos
Vehculos
5. Anexos
5.1 Formulario de requerimiento (formato 01)
5.2 Formulario de orden de compra (formato 02)
5.3

Formulario orden de combustible (formato 03)

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ADQUISICIONES, USO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

INFORMATICOS, NO INFORMATICOS Y VEHICULOS
1. INTRODUCCION
El presente Manual es un instrumento normativo que regula el proceso de todas
las adquisiciones de los Bienes y Servicios, de los Equipos Informticos y No
Informticos; determinando el rol de los elementos que intervienen en dicho
proceso y establece los derechos y obligaciones.

2. OBJETIVOS
La Institucin, mediante el presente Manual, persigue los siguientes objetivos:
a) Establecer procedimientos que permitan regular el proceso de la gestin
administrativa-contable, para la ejecucin de los Proyectos.
b) Definir los requisitos de los procedimientos administrativos.
c) Establecer los lineamientos generales que ayuden a determinar el rol de
los elementos que intervienen en el proceso.

3. ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

3.1 DE LOS REQUERIMIENTOS Y ADQUISICIONES
3.1.1 Los requerimientos (FORMATO 01), se recepcionarn en el rea
Administrativa, los das lunes a viernes de cada semana (horario de
trabajo),
describiendo
principalmente
lo
siguiente:
Fondos
provenientes, Microproyecto, Centro de Costos/Analtica, Rubro,
Acciones, Actividad, Precio (Valor referencial indicado en el
Presupuesto) y caracterstica del bien (Marca, Modelo, etc.) o servicio
solicitado, todo requerimiento deber tener el VB de la Coordinacin
Zonal.
3.1.2 Los mismos sern remitidos al rea respectiva para realizar el control
(Bienes o Servicios, Afectacin Presupuestal, Costos, Cantidades y
Saldos), e informar a la Administracin para su autorizacin y
Direccin para el VB y as proceder a su atencin respectiva.
3.1.3 Los requerimientos sern atendidos por la Administracin a partir del
primer da hbil de la siguiente semana (lunes), a excepcin de
aquellas adquisiciones o servicios que por estar fuera del mercado
local y por tiempo que demande obtenerlas. Ejemplo: Confecciones,
adquisiciones en Lima, etc.
3.1.4 Las adquisiciones mayores a S/ 1.000, debe contener como mnimo 03
cotizaciones (solicitada por el rea Administrativa, (caso contrario se
reserva el derecho de apoyo del rea solicitante), luego elaborar el
cuadro comparativo, con la aprobacin del Responsable del rea
Solicitante, Autorizacin de la Administracin y el VB de la Direccion,
se seleccionara al Proveedor.
3.1.5 Todas las adquisiciones se deben de realizarse mediante Orden de
Compra (FORMATO 02), adems deben de contener la firma del
Responsable del rea Solicitante y Administracin
3.1.6 La Administracin coordinara con el proveedor para realizar las
adquisiciones respectivas.
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3.1.7 Los requerimientos solicitados se entregar al Responsable de rea,

quien verificara la calidad, cantidad de lo adquirido, quedando bajo su
responsabilidad cualquier incidencia posible.
3.1.8 Los requerimientos que no se presentan oportunamente pasarn a ser
atendidos en la semana siguiente, as como, los que no renan los
requisitos sealados en la clusula 4 u observados por la
Administracin, los que sern devueltos al responsable para su
correccin y posterior atencin.
3.2 DE LOS COMPROBANTES Y PAGOS A PROVEEDORES
3.2.1 Los comprobantes de pago deben ser elaborados
PROVEEDORES y teniendo las siguientes caractersticas:

por

los

Facturas:
Razn Social, RUC y direccin

Boletas de Venta:
Razn Social y direccin

Otros documentos autorizados por la SUNAT
ASOCIACION CIVIL WARA
RUC N 20527766860
URB. QUINTA JARDIN A-15 SANTIAGO- CUSCO
Asimismo, se considera necesario detallar en los comprobantes: el
importe en letras, descripcin del bien o servicio y cancelacin (sello y
firma). No se aceptarn comprobantes que expresen el trmino POR
CONSUMO y los que tengan enmendaduras o borrones.
3.2.2 Para el caso de Proyectos Cofinanciados, ejecutados mediante
encargo, sern emitidos de acuerdo a las normas establecidas con la
financiera para la rendicin de cuentas.
3.2.3 Los documentos que no se especifiquen en el tem 3.2.1; no sern
aceptados como gastos institucionales.
3.2.4 La sustentaciones del gasto deben ser respaldados por
Comprobantes de Pago (Ley Marco de Comprobantes de Pago,
aprobada por Ley N 25632, modificada por el D.L N 814).
3.2.5 Los Comprobantes de Pago, elaborados segn el tem 3.2.1; se
recepcionarn por el rea Administrativa, hasta el da mircoles, de
cada semana para su cancelacin los das Jueves a horas de 3:00 p.m.
a 5:30 p.m. (nico da de pago) en oficina de la institucin a excepcin
de feriados donde se cancelaran el siguiente da hbil.
3.2.6 Para los servicios de terceros como Asesora tcnica, Capacitaciones,
Mano de Obra Calificada y otros servicios; se debe elaborar un
Contrato, quedando bajo la supervisin del responsable de rea el
seguimiento de la actividad o servicio prestado y la presentacin de
informes para la cancelacin respectiva.
3.2.7 En el caso de servicios de preparacin de alimentacin para talleres,
pasantas, ser necesario adjuntar el registro de asistencia al evento
va formato adaptado por el rea tcnica (Original), detallando la
participacin del facilitador y la poblacin objetivo y no la del
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responsable de la actividad (Personal de la Institucin), como soporte

contable de los gastos realizados.

3.3 DEL ALMACEN

3.3.1 El horario de atencin ser de 8:00 a.m. a 9:00 a.m. y de 3:00 p.m. a
4:00 p.m. de lunes a viernes en horario de trabajo, permitiendo facilitar
el trabajo de los compaeros del equipo.
3.3.2 Para la atencin de los requerimientos de almacn se manejara
mediante kardex.
3.3.3 Para el caso de saldos o remanentes de materiales u otros, estos
deben ingresar al almacn previa gua de internamiento, bajo el
principio de promover el uso adecuado de los recursos y destinarlos a
otras actividades institucionales. Ejemplo: materiales de oficina,
construccin, insumos, etc.
3.3.4 Quedando prohibido el ingreso al almacn del personal no
autorizado.

4. EQUIPOS INFORMATICOS, NO INFORMATICOS

4.1 Los equipos y enseres solicitados por el Responsable de cada rea, para la
ejecucin de las actividades, deben ser entregados inmediatamente y en
perfectas condiciones de uso, quedando bajo su responsabilidad.
4.2 Al trmino de Las labores diarias, los equipos informticos y no informticos,
deben ser apagados adecuadamente quedando bajo responsabilidad de los
usuarios asignados.
4.3 El mantenimiento preventivo de los equipos informticos y no informticos, se
realizarn trimestralmente segn cronograma, salvo atencin inmediata por
algn desperfecto o falla en su funcionamiento previa comunicacin escrita a
la Administracin para su conocimiento, aprobacin y cancelacin.
4.4 Est prohibido el uso de los equipos informticos y no informticos, por
terceras personas, salvo previa autorizacin de la administracin; as como
tambin el uso inadecuado de los equipos por el usuario.

5. VEHCULOS
5.1 Toda persona que conduzca vehculos deber portar licencia de conducir
vigente, tarjeta de propiedad y cascos en el caso de motocicleta, el
incumplimiento de alguno de estos requisitos, se suspender el uso de los
vehculos asumiendo directamente el costo del transporte que demanda el
desarrollo de sus actividades.
5.2 El mantenimiento preventivo de los vehculos, se realizara de acuerdo a lo
programado por el responsable en su defecto cuando la situacin lo amerite,
previa comunicacin escrita a la Administracin para su conocimiento,
aprobacin y cancelacin.
5.3 Los desperfectos ocasionados por negligencia del conductor durante el uso
de los vehculos, ser de responsabilidad personal, asumiendo este los
costos que demande la reparacin as como las papeletas impuestas por la
Polica de Transito; en un plazo no mayor de cinco das despus de haberse
producido el desperfecto, dao y sancin, caso contrario la Administracin se
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reserva este derecho, asumiendo los costos temporales, para luego ser
descontados al personal.
5.4 El abastecimiento de suministros (Combustible, lubricantes), para los
vehculos de uso institucional, en las actividades programadas, es de
responsabilidad del Usuario, con el VB de la Administracin. (FORMATO
03). Adjuntando la Bitcora, la misma que debe ser llenada diariamente de
acuerdo al recorrido de las unidades, asimismo el cierre de la bitcora ser el
28 de cada mes y presentado el 29 de cada mes (8 a.m.) para el cruce
respectivo con la factura.
5.5 Despus de haber utilizado los vehculos, estos deben ser guardados
diariamente en la Institucin y las llaves dejadas en el Tablero de Control. En
el caso de los fines de semana estos debern ser lavados e internados.
5.6 Se prohbe el uso de los vehculos en das no laborables salvo previa solicitud
por escrito a la Administracin.
5.7 Se prohbe el uso de los vehculos a personas ajenas a la institucin.

6. ANEXOS
6.1 Formulario de Requerimiento (Formato 01).
Este formulario deber ser llenado por la persona que solicite el requerimiento,
debindose presentar a la administracin, hasta el da mircoles.

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Descripcin:
1. Fecha de emisin del requerimiento.
2. Fondos Presupuestales a afectar. Si es Cofinanciado detallar el nombre.
3. Cdigo del Microproyecto a afectar (segn cronograma desagregado).
4. Cdigo de la Analtica a afectar (segn cronograma desagregado).
5. Cdigo del Rubro a afectar (segn cronograma desagregado), solo se utiliza
en Cofinanciados.
6. Cdigo de la Accin a afectar (segn cronograma desagregado), solo se
utiliza en el Cofinanciado Soberana Alimentaria (AECID).
7. Cdigo de la Actividad a afectar (segn cronograma desagregado).
8. Denominacin de la actividad.
9. rea solicitante, Administracin, Direccin y rea o Eje (nombre del rea).
10. Tipo de actividad
11. Fecha de la actividad
12. Lugar de la actividad
13. Cantidad de participantes de la actividad
14. Duracin de la actividad
15. Descripcin del Bien o Servicio a requerir
16. Unidad de medida del Bien o Servicio, ejemplo: metros, galones, kilogramos,
honorarios, Raciones etc.
17. Cantidad del Bien o Servicio
18. Precio unitario Bien o Servicio
19. Precio total Bien o Servicio
20. Referencia del Bien o Servicio a adquirir.
21. Total del requerimiento
22. Fecha de recepcin
23. Apellidos y nombres del responsable del requerimiento (Personal de planilla).
24. Firma del responsable del requerimiento (Personal de planilla).
25. Fecha de autorizacin o denegacin del requerimiento.
26. Firma del Administrador
27. VB de la Direccin de la Institucin y coordi nacin Zonal.

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6.2 Formulario de Orden de Compra (Formato 02).

Este formulario deber ser llenado por el rea Administrativa, previa presentacin
de Cotizaciones y Cuadro Comparativo.

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Descripcin:
1. Numero correlativo de Orden de Compra, ejm: 001-10 (numero de orden-ao)
2. Fecha de emisin de la Orden de Compra
3. Nombre o Razn Social del proveedor
4. Lugar del proveedor (Ciudad)
5. En el caso de persona jurdica, se describe el nombre del representante
6. Cargo del representante
7. Descripcin del bien a adquirir
8. Unidad de medida del Bien, ejemplo: metros, galones, kilogramos, etc.
9. Cantidad del Bien
10. Precio unitario Bien
11. Precio total Bien o Servicio
12. Firma del Administrador
13. Referencia: Cotizacin.
14. Marca del bien a adquirir
6.3 Formulario de Orden de Rendicin de Combustible (Formato 03).
Este formulario deber ser llenado por la persona que solicite el combustible,
previa presentacin de la Bitcora.

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Descripcin:
1. Placa del vehculo en el caso de no ser vehculo institucional u otro bien
colocar la descripcin respectiva.
2. Nombre y Apellidos del solicitante
3. Documento de identidad del solicitante y quien efecta la rendicin de gastos
de combustible.
4. Detallar objetivo del desplazamiento
5. Determinar la accin afectada
6. Considerar la fecha de salida e inicio de kilometraje.
7. Considerar Kilometraje de llegada, trayecto
8. Otros, en el caso de no ser vehculos institucionales u otro bien describir la
utilizacin del combustible.
9. Firma del conductor
10. VB del Coordinador Zonal, es importante llevar la firma respectiva, porque
no tendra valor la orden de rendicin

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