Information Management

Strategy
Al Wahid
Gardina Aulin
Nuha

Introduction
Strategi
manajem
en
informasi

Strategi
Organisasi

Introduction
Strategi
organisas
i

Adalah arah masa depan dan

tindakan dari sebuah organisasi
yang ditetapkan sebagai
pendekatan dan alokasi sumber
daya untuk mencapai tujuan
spesifik

Strategi
manajem
en
informasi

Adalah mengendalikan dan

menerapkan sumberdaya
informasi organisasi melalui
koordinasi antara SDM dan
teknologi untuk mendukung
strategi dan proses organisasi

Introduction
Elemen strategi
menentukan arah masa depan organisasi
dirancang untuk mencapai keuntungan bagi
organisasi (tujuan strategis)
menentukan alokasi sumber daya untuk mencapai
keuntungan
tidak hanya didorong oleh kebutuhan organisasi, akan
tetapi juga oleh kebutuhan para pemangku
kepentingan seperti pemegang saham, pelanggan,
pemasok atau karyawan
responsif terhadap lingkungan yang dinamis di mana
organisasi beroperasi

Why is an information management

strategy needed?
Mengapa
dibutuhkan
strategi
manajemen
informasi

Melindungi informasi dari peristiwa berbahaya atau

kecelakaan yang dapat menghancurkan atau
merusak data

Why is an information management

strategy needed?
Masalah lebih
lanjut adalah
KUALITAS DATA

Survey global yang dilakukan oleh PricewaterhouseCoopers

(2001) menunjukkan masalah signifikan dengan kualitas data
mempengaruhi kemampuan mereka untuk memenangkan
bisnis atau memberikan layanan yang memadai untuk
pelanggan mereka

Keuntungan menetapkan strategi

manajemen informasi
kemungkinan untuk mengintegrasikan semua kegiatan
informasi, dan menggunakan semua informasi dengan
cepat dan efektif untuk membuat keputusan bisnis yang
efisien
meningkatkan keterbukaan komunikasi di seluruh
perusahaan
menumbuhkan budaya inovasi dan berbagi pengetahuan
Bentuk strategi untuk investasi dalam sistem informasi
dan teknologi
Dapat mengkomunikasikan peluang dan ancaman ke
seluruh perusahaan respon yang tepat waktu untuk
hal tersebut

Contoh kerugian akibat tidak memiliki

strategi manajemen informasi
Perusahaan asuransi menghabiskan $
67.000.000
mengembangkan
sistem
informasi penggantian.
Setelah akuisisi perusahaan lain, mereka
menemukan itu akan menelan biaya hampir
jumlah yang sama untuk menyesuaikan
sistem dengan kebutuhan baru mereka.
Jika sistem sebelumnya telah memiliki
arsitektur informasi adaptif upaya ini dan
biaya akan dihindari.

The Relationship between

strategies for managing
information- related resources

Informasi/data digunakan diberbagai

level manajemen berpotensi sulit
diatur
Informasi dapat diatur secara efektif
jika dapat mengatur orang yang
terkait dan sumber daya teknologi
Semua pegawai akan memiliki
beberapa tanggung jawab untuk
kualitas informasi

Responsibility for data management

strategy (Study by
PricewaterhouseCoopers 2001)

Alternative relationship between

strategies for managing
information- related resources

Developing an information
management strategy
Proses Strategi

Developing an information
management strategy
The Hawley Committee IM guidelines about strategic issues
1. Relevansi informasi
2. Signifikansi organisasi terhadap manajemen informasi
3. Hukum dan kepatuhan etika
4. Menaksir nilai informasi
5. Kualitas informasi
6. Hukum dan etika sesuai dengan referensi khusus untuk
siklus hidup manajemen informasi
7. Keterampilan manajemen informasi karyawan
8. Keamanan informasi termasuk manajemen risiko
9. Memaksimalkan nilai dari informasi
10.Strategi sistem informasi

Developing an information
management strategy
Ornas information policy and
information audit
Bagaimana informasi diperoleh, dicatat dan disimpan
Dimana sumberdaya informasi diletakkan dalam organisasi dan siapa
yang bertanggungjawab untuk itu
Bagaimana arus informasi dalam organisasi dan antara organisasi dan
dunia luar
Bagaimana organisasi menggunakannya [informasi yang berkualitas]
Bagaimana orang-orang yang menanganinya dengan menerapkan
keterampilan dan mereka bekerja sama satu sama lain
Bagaimana teknologi informasi mendukung pengguna informasi
Apakah biaya informasi dan nilainya berkontribusi
Bagaimana menciptakan keefektif an semua kegiatan yang
berhubungan dengan informasi tersebut sehingga berkontribusi
terhadap pencapaian tujuan organisasi

The relationship between Ornas

tools for information management

Developing an information
management strategy
The Willard model of Information Resource Management (IRM)
1. Identification Penemuan sumber daya informasi dan
rekaman fitur
2. Ownership Pembentukan tanggung jawab atas
pemeliharaan sumber informasi
3. Cost and Value Penilaian biaya sumber daya informasi dan
nilainya bagi organisasi
4. Development Pengembangan lebih lanjut dari sumber
informasi yang ada untuk meningkatkan nilai bagi organisasi.
5. Eksploitation Proses yang dapat memungkinkan sumber
daya untuk menghasilkan nilai lebih lanjut melalui konversi
menjadi aset atau komoditas dijual.

Information management themes

Strategi manajemen informasi akan mencakup
tema-tema berikut:
Information Value

IM theme 1: Information
value
Strategi manajemen informasi
mengharuskan organisasi untuk
mempertanyakan nilai dari suatu
informasi Sehingga prioritas harus
dilakukan terkait dengan informasi
terbaik yang akan disampaikan.
Menurut nilainya dengan strategi
saat ini dan strategi masa depan,
informasi dapat diklasifikasikan
berikut ini.

 Strategic information - informasi yang digunakan untuk

manajemen kinerja perusahaan. Hal ini juga mengacu pada
informasi eksternal seperti intelijen kompetitif dan informasi
pasar
High potential information - informasi dengan potensi
untuk menjadi strategis di masa depan
Key operational information - informasi dengan volume
terbesar, tentang transaksi penjualan dan pelanggan.
Informasi ini adalah limited value untuk strategi masa depan,
tetapi relevan untuk menerapkan strategi saat ini
Support information - informasi tentang staf seperti
pemberian liburan bersama. Ini adalah nilai strategis kecil.
Manajemen informasi ini memiliki prioritas rendah, meskipun
masih harus akurat dan hemat biaya.

IM theme 2: Information
Quality
Kualitas informasi ditentukan oleh
kesesuaian informasi untuk
mendukung keputusan atau tugas.
Hal ini tergantung pada relevansi,
akurasi, ketepatan waktu dan
bentuk.

IM theme 3: Information
security
Informasi harus aman, begitu banyak organisasi
menerapkan secara formal sistem manajemen
keamanan informasi atau kebijakan keamanan
informasi untuk melindungi aset informasi mereka.
Standar keamanan BS7799 diusulkan oleh BSI (British
Standard Institute) pada tahun 1995, 1999 dan 2005,
kemudian diadopsi oleh ISO sebagai ISO / IEC 27001
pada bulan November 2005 dan,
ISO / IEC 27002 pada bulan Juli 2007 mendefinisikan
prinsip-prinsip untuk menerapkan ISMS (keamanan
informasi sistem manajemen). Prinsip-prinsip tersebut
adalah:

kebijakan keamanan
organisasi keamanan
Klasifikasi aset dan kontrol
personil keamanan
Keamanan fisik dan lingkungan
Komunikasi dan manajemen operasi
Akses kontrol
Pengembangan dan pemeliharaan sistem
Perencanaan kelangsungan bisnis
Kepatuhan

IM theme 4: Legal and ethical

compliance
Tindakan perlu diambil untuk kepatuhan hukum
pada setiap tahap siklus hidup informasi
Record creation and capture . Penciptaan Waktu
dan tempat catatan pelanggan baru harus login
untuk transparansi dalam kasus pengaduan.
Records access. Modifikasi, orang yang
memodifikasi dan waktu memodifikasi harus
dicatat.
Records Disposal. Kebijakan Informasi mungkin
perlu menentukan berapa lama catatan disimpan
sebelum mereka dihapus untuk kepatuhan hukum.

 Tergantung pada undang-undang negara tempat

perusahaan berdiri, dimana beberapa pelanggaran
hukum dapat muncul. Berikut contohnya:
Berbagi data pelanggan dengan pihak ketiga tanpa
persetujuan pelanggan
Mengirimkan e-mail yang tidak diminta untuk konsumen
Sebuah
e-mail
dari
seorang
karyawan
yang
merendahkan organisasi lain atau memfitnah seseorang
Pemantauan akses karyawan untuk data dan layanan
online
Tidak menyediakan akses online yang cocok bagi
mereka dengan gangguan penglihatan

IM theme 5: Knowledge
management
Strategi knowledge management
umumnya tergabung dalam strategi
manajemen informasi dalam kasus
untuk perusahaan kecil hingga
menengah.
Untuk perusahaan besar strategi
knowledge management terpisah
untuk dikembangkan.

IM theme 6: Technology
support
Dukungan teknologi untuk mencapai
tujuan dari strategi manajemen
informasi melibatkan pemilihan
aplikasi dan infrastruktur sistem
informasi yang relevan

Information management
approaches
Structuring the information management function

IM management approach 1:
Structuring the information
management function

Sebuah unit manajemen informasi adalah unit

organisasi yang bertanggung jawab untuk
strategi manajemen informasi dalam sebuah
organisasi.
Dalam organisasi besar berbentuk
departemen kecil atau tim beberapa orang
Dalam organisasi diatur oleh satu orang yang
bekerja penuh waktu atau paruh waktu
Dalam kedua situasi seorang manajer senior
tunggal bertanggung jawab untuk manajemen
informasi

 Peran utama kelompok biasanya akan

menjadi:
mengembangkan dan mengelola
implementasi strategi manajemen
informasi;
menetapkan kebijakan informasi terkait
seperti kebijakan perlindungan data,
kebijakan pemantauan karyawan;
mendidik dan melatih staf dan
menyebarkan praktek terbaik.

IM management approach 2:
Responsibilities
Evernden dan Evernden (2003) menunjukkan bahwa ketika
mengembangkan sebuah arsitektur informasi untuk sebuah
organisasi, harus ada empat jenis tanggung jawab atau
kepemilikan:
1.Tanggung jawab Governance. Manajer bertanggung jawab
untuk arah keseluruhan dan pengendalian manajemen
informasi. Pekerjaan mereka melibatkan memperoleh
pendanaan untuk proyek dan sistem untuk meningkatkan
kualitas dan informasi dan kepemilikan untuk
pelaksanaannya.
2.Tanggung jawab kepengurusan. Pengurus informasi
bertanggung jawab untuk kualitas informasi dan ini
melibatkan kegiatan seperti menangkap atau menciptakan
informasi, penyebaran serta penghapusan.

3. Tanggung jawab infrastruktur. Hal ini menciptakan

lingkungan yang tepat untuk menggunakan
informasi. Ini adalah peran yang lebih teknis yang
melibatkan pengaturan dan integrasi sistem
informasi, menciptakan struktur database atau
arsitektur informasi untuk halaman situs web dan
melindungi sumber daya informasi.
4. Tanggung jawab penggunaan. Penggunaan adalah
tanggung jawab pengguna akhir informasi.
Mencakup penilaian informasi untuk kualitas dan
menyoroti masalah dengan kualitas.

IM management approach 3:
Information resource analysis
Audit informasi adalah pemeriksaan
sistematis
Penggunaan informasi,
sumber daya dan
arus,
dengan verifikasi yang mengacu pada orang
dan dokumen yang ada, dalam rangka
membangun sejauh mana mereka
memberikan kontribusi untuk tujuan
organisasi

Tujuan dari audit informasi adalah untuk mengidentifikasi

sumber daya informasi organisasi:
Pengguna aktual dan potensial informasi;
Persyaratan kualitas informasi bagi para pengguna;
Jenis informasi yang tersedia;
Dimana informasi diadakan (termasuk berbagai sumber);
Bagaimana informasi tersebut digunakan dan bagaimana hal
ini berhubungan dengan tujuan organisasi;
Sistem atau aplikasi yang digunakan untuk menangkap,
menyimpan dan menyebarkan informasi;
Masalah dengan manajemen informasi yang menghasilkan
komunikasi yang buruk atau pemborosan;
Biaya penggunaan informasi.

 Pemetaan informasi (Mapping) Sebuah pendekatan untuk

mengidentifikasi nilai dan hubungan
antara sumber daya informasi
organisasi.

 Berikut komponen pemetaan

informasi yang diusullkan oleh
Evernden dan Evernden (2003)

IM management approach 4:
Information policy
Kebijakan Informasi biasanya
pernyataan singkat tentang maksud
dari bagaimana informasi harus
dikelola dan digunakan dalam
sebuah organisasi.
Untuk beberapa kebijakan Informasi
ini identik dengan Strategi Informasi.
Kebijakan informasi memberikan
pengaruh yang kuat pada kualitas
informasi.

IM management approach 5: Risk

management
Manajemen risiko digunakan untuk mengidentifikasi
risiko potensial dalam berbagai situasi dan kemudian
mengambil tindakan untuk meminimalkan risiko
Empat langkah manajemen risiko:
1.Mengidentifikasi risiko termasuk probabilitas dan
dampak mereka.
2.Mengidentifikasi kemungkinan solusi untuk risiko ini.
3.Menerapkan target solusi dengan dampak tertinggi
4.Memantau risiko untuk pembelajaran dan penilaian
risiko di masa mendatang

THANK YOU