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EVENTOS,
CERIMONIAL
E PROTOCOLO
Rede Federal de Educao
Profissional e Tecnolgica
SETEMBRO/2010
Apresentao
Este Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo tem como finalidade
contribuir para a padronizao dos eventos que acontecem nas instituies
que compem a Rede Federal de Educao Profissional e Tecnolgica.
Muitas vezes, um evento apenas um ponto de uma srie de atividades
que acontecem sobre determinado tema. Em outras ocasies, a pea
principal. Mas em qualquer das situaes, a abertura de um evento
sempre uma vitrine de destaque. Nessa lgica, a execuo do cerimonial
e a ordem do protocolo contribuem, fundamentalmente, para o sucesso
da realizao dos eventos.
O cerimonial deve respeitar s regras protocolares institudas pela
legislao vigente para assegurar uma boa conduo do evento. O
cerimonial no depende apenas do desempenho de quem o apresenta,
j que h uma srie de regras que devem ser seguidas para garantir a
ordem hierrquica, bem como detalhes que faro com que o evento,
independente da dimenso, seja bem visto pelo pblico participante.
Os eventos so acontecimentos que devem ser planejados para
assegurar os melhores resultados. O cerimonial no existe para ser um
incmodo, tampouco o protocolo para ser quebrado, mas para facilitar
a organizao e beneficiar os participantes.
O trabalho desenvolvido na organizao geral de um evento e na conduo do cerimonial e protocolo contribui na formao da imagem que
as pessoas envolvidas vo guardar da instituio. Os Institutos Federais
de Educao, Cincia e Tecnologia constituem espaos de grande visibilidade e, por isso, de fundamental importncia que as pessoas levem
uma boa imagem da instituio.
Por isso, os comunicadores das instituies que compem a Rede Federal,
juntamente com a Setec/MEC, objetivando profissionalizar este servio, criaram
um grupo de trabalho para elaborar o Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo.
Trata-se de uma orientao, sendo que muitos passos sobre a
execuo do cerimonial e protocolo podero ser conduzidos entre os
setores das instituies.
Sumrio
1. Planejamento de Eventos .....................................................................7
2. Cerimonial e Protocolo .......................................................................15
3. Tipos de Eventos ................................................................................26
4. Eventos Solenes das Instituies Federais .........................................33
1 PLANEJAMENTO DE EVENTOS
1.1 Eventos Institucionais: definio e planejamento
De acordo com Cleuza Gimenes, evento a execuo do projeto
devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de
manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organizao junto ao
seu pblico de interesse.
O evento pode ser empregado com sucesso em campanhas
institucionais e de mercado. Seu objetivo, acima de tudo,
criar conceitos e reforar a imagem de produtos, servios,
pessoas, entidades e organizaes, por meio da aproximao
dos participantes, possibilitando uma comunicao/exposio
qualificada da instituio promotora.
1.3 Nome
O nome do evento deve exprimir seus objetivos e ser de fcil
assimilao pelo seu pblico-alvo. Via de regra, a denominao do
evento contempla inicialmente o nmero de srie, a metodologia
de trabalho e a abrangncia. Por exemplo, II Seminrio Estadual,
4 Simpsio Internacional, IX Jornada, mesaredonda, Feira
Regional etc. seguidos da temtica a ser tratada. Tambm
possvel a realizao de eventos paralelos, integrando as
respectivas programaes em tempo/espao e pblico. Neste
caso, o ttulo do evento mais abrangente deve ser destacado no
material de divulgao.
1.4 Pblico
O pblico-alvo deve ser bem definido, para que se tenha conhecimento
do nmero total de convidados e de quais estratgias de comunicao
devem ser adotadas.
1.7 Convites
Ao planejar uma cerimnia, seja de carter acadmico, social, festivo ou
outro, deve-se ter o cuidado de elaborar uma relao em que constem
convidados direta ou indiretamente ligados ao evento e/ou de potencial
pblico-alvo do servio/produto a ser dada visibilidade. Alm disso, a
definio da lista de convidados necessita do aval do responsvel direto
pelo evento ou da direo da instituio promotora.
Quando o evento e a lista de convidados (ou possibilidades de candidatos
inscritos) forem mais abrangentes, deve-se estabelecer limites para o
nmero de convidados/participantes, em funo do espao disponvel
para acolher confortavelmente a todos.
Em relao aos rgos de comunicao, sempre que possvel,
interessante convidar profissionais que veiculem matrias ligadas ao
ramo de atividades do evento.
Os convites devem ser discretos, com texto claro e objetivo, motivando
a participao dos convidados. Alm disso, devem conter elementos
bsicos como:
-- cargo, instituio da pessoa que convida;
-- nome do evento;
-- local, data, hora;
-- nome completo do convidado e, se for o caso, mencionar o cnjuge;
-- informaes para contato (telefone,e-mail);
-- pedido de confirmao, se necessrio;
-- tipo de traje.
1.10 Transporte
1.10.1 Transporte urbano
Fator que assume importncia relevante quando o evento se
desenvolve em local afastado dos locais de hospedagem. Dessa
forma, providncias quanto a transportes opcionais e coletivos
devem ser tomadas.
1.11 Hospedagem
Deve-se levar em conta a escolha dos hotis, pousadas, restaurantes
ou outras acomodaes para os participantes. Informaes sobre
caractersticas dos hotis, localizao, custo das dirias, prazos e
procedimentos para a confirmao de reservas devem ser previamente
enviadas aos participantes, contemplando as vrias opes de custo
e possibilidades de deslocamento, de modo a atender diversificao
econmica desse pblico.
1.13 Decorao
O local dever ser decorado conforme o carter do evento. Os locais
podero ser decorados com painis, flores, banners, faixas, bales.
Uma decorao/ornamentao discreta geralmente d melhores
efeitos: utilizar flores ou outros recursos em tamanho e disposio de
forma a no dificultar a movimentao dos microfones e encobrir a
viso das pessoas; escolher as cores para enfeitar o local, de acordo
com o tipo de evento e com as da instituio; alm do senso esttico
e a criatividade.
Os espaos de circulao de pblico podem ser aproveitados para dar
visibilidade a projetos/produtos institucionais e materiais de divulgao
do municpio/instituies culturais.
1.15 Custos
Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realizao de um evento,
por mais simples que seja, envolver gastos, os quais devero ser
combinados previamente com as pessoas/setores responsveis. A
previso de custos deve acompanhar o planejamento, quando este
for apresentado, o que permitir verificar a extenso do que ser feito
em comparao ao que existe orado na unidade responsvel pelo
evento, e as condies do fluxo de caixa para ordenar/ equilibrar a
realizao das despesas.
1.16 Check-List
Na organizao de um evento, faz-se necessrio o controle da realizao
do que foi planejado. Um recurso eficiente para este acompanhamento
detalhado o uso de uma lista de checagem padro check-list, contendo
os itens bsicos para a efetivao bem sucedida de uma solenidade:
Atividades Gerais
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
Dimenso do evento;
Determinao do local;
Cronograma de atividades;
Convites: elaborao, listagem do convidados, expedio;
Preparao da correspondncia geral (autoridades, palestrantes,
circulares);
Preparao da correspondncia especfica (departamento de
trnsito, bandas municipais, departamento de energia);
Material aos participantes (brindes, blocos, pastas,
canetas, crachs);
Material grfico (fichas de inscrio, folhetos, certificados,
pastas, mapas, convites, programa, folders);
Material para imprensa (Press-release, fotos, press-kit);
Hotel (reservas, servios de informao, flores);
Programao visual (folders, cartazes, anncios, pastas);
Servios logsticos (transportes, passagens areas, hospedagem;
Programao social, elaborao de passeio pela cidade;
Verificao: reunies, almoos e jantares, coquetis, imprensa,
sala VIP, secretaria geral, informaes, atendimento mdico,
estacionamento, sanitrios, cozinha;
Superviso e operacionalizao de servios: recepo,
secretaria, informaes, sala VIP, tradutores, intrpretes,
assessor de imprensa, operador de som, luz e projetores,
limpeza, segurana e estacionamento, fotografia, filmagem,
manuteno, mestre de cerimnias;
Solenidade: mesa para o receptivo, lista de convidados, livro de
presenas, lista de confirmaes, reservas de mesas, tribuna/
plpito, mastros e bandeiras, distribuio de lugares especiais,
dimensionamento da mesa principal, mestre de cerimnias e
q)
r)
2 CERIMONIAL DE EVENTOS
2.1 Cerimonial e Protocolo
O Cerimonial um conjunto de formalidades especficas de um ato/
evento pblico, dispostas numa ordem sequencial, que envolve a ordem
de precedncia (protocolo) a ser observada, a utilizao de indumentria
prpria e de elementos simblicos, bem como o cumprimento de um ritual.
O Protocolo parte importante do cerimonial e constitui-se do conjunto
de normas para conduzir atos oficiais sob as regras da diplomacia, tais
como a ordem geral de precedncia. Em alguns eventos, principalmente
aqueles nos quais esto presentes vrias autoridades municipais,
estaduais, com a formao de mesa de honra, o protocolo soluciona as
dvidas de quem dever ser chamado primeiro, quem dever ficar ao
lado de quem ou quando ir pronunciar-se.
2.2 Precedncia
No cerimonial, a ordem de precedncia definida pelo Decreto n
70.274, de 9 de maro de 1972. Disponvel no site da Presidncia da
Repblica http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D70274.htm.
2.6 Pronunciamentos
Para evitar que o evento tenha pronunciamentos longos, o cerimonial
pede que:
-- a mesa de honra tenha at 9 pessoas;
-- todos os que estiverem compondo a mesa sejam avisados com antecedncia;
-- os integrantes da mesa, que faro uso da palavra, sejam avisados
sobre onde sentaro e o tempo ideal de pronunciamento (usando
o bom senso);
-- os discursos para a sesso de abertura podem ser feitos na prpria
mesa, estando o discursante em p ou sentado, se preferir;
-- no necessrio que todos faam uso da palavra, mas que sejam
avisados/consultados com antecedncia se podero ou no fazer
um pronunciamento;
Legenda:
1 Presidente do ato ou maior autoridade
2 Segunda maior autoridade
Legenda:
1 Presidente do ato ou maior autoridade
2 Anfitrio (quando no for o presidente do ato)
3 Segunda maior autoridade
4 Terceira maior autoridade
5 n, n continuao da montagem para 8, 10 pessoas, etc.
Fonte: Vade Mecum Cerimonial Comando do Exrcito/ Ministrio da Defesa
3 Tipos de eventos
So apresentadas a seguir as orientaes referentes aos principais tipos
de eventos promovidos pelas Instituies.
a)
Lanamento
Descerramento de Placas
c)
Assinatura de Convnios
Visitas
Lanamento de Livros
Conferncia
Palestra
h)
Colquio
Videoconferncia ou Teleconferncia
Workshop
Seminrio
Simpsio
Congressos
Encontro
Conveno
Semana
Este evento pode ser realizado com sete dias de durao nos
seguintes segmentos:
1. Acadmico: caracterizado pela reunio de estudantes,
coordenada por professores, com apoio de profissionais da
rea, com o objetivo de discutir temas relacionados com a
classe a qual pertencem.
Debate
Mesa-Redonda
Painel
No me dado a o e ve n to c a ra c te ri z a d o p or um q ua d ro
de apresenta e s , n o q u a l u m o r a d or p r i nc i p a l e a t
quatro pai nel i s ta s e x p l a n a m s u a v i s o s ob re um t e ma
predetermi n a do . Su a o rg a n i za o , q ue s oma a s re gr a s d a
co n fernci a c o m a s da m e s a - re d o n d a , p e r mi t e a p l a t i a
co n h ecer to d o s o s n g u l o s de u m a q ue s t o, o q ue t or na
po ss vel ao s p a rti c i p a n te s re fl e ti r, p e r gunt a r e d i s c ut i r
po nto s de i n te re s s e e m c o m u m .
O painel dividido em duas partes distintas:
1. Primeira Parte: os painelistas apresentam o tema
individualmente, obedecendo s regras da conferncia,
tendo o orador principal maior tempo de explanao, para
enfoque geral.
2. Segunda Parte: so seguidas as mesmas regras da mesaredonda, nas quais os painelistas debatem entre si e respondem
s perguntas da plateia.
t)
Frum
u)
Entrevista Coletiva
Jornadas
Exposio
Mostra
Homenagens
4.1.3 Precedncia
O Reitor tem precedncia sobre todas as demais autoridades presentes
a um ato oficial da instituio, ou seja, cabe ao Reitor presidir os trabalhos
e todos os atos a que estiver presente. As excees ficam em caso de
Diretor-Geral;
Reitor ou representante legal.
para ps-graduao;
b)
CURSOS
Verde
Apoio Escolar
Verde
Azul
Gesto e Negcios
Azul
Hospitalidade e Lazer
Azul
Informao e Comunicao
Amarelo
Infraestrutura
Azul
Produo Alimentcia
Azul
Militar
Verde
Azul
Produo Industrial
Azul
Recursos Naturais
Verde
Segurana
Verde
CURSOS
2. Bacharelados
Engenharias
Azul
3. Licenciaturas
Cdigos e Linguagens
Vermelho
Cincias da Natureza
Azul
Cincias Humanas
Vermelho
*Os cursos que no esto listados acima devem seguir as cores da rea correspondente.
8. Outorga de grau;
9. Entrega simblica dos diplomas. (Aps a outorga, o
paraninfo e o patrono cumprimentam o formando e
entregam o certificado simblico. Nesse momento,
o formando coloca o capelo na cabea. A outorga e a
entrega so atos concomitantes);
10. Discurso do orador,
11. Homenagens (opcional);
12. Discurso do paraninfo;
13. Discurso do diretor-geral;
14. Encerramento oficial
representante legal.
da
solenidade
pelo
reitor
ou
5 Observaes Operacionais
1. Durante a cerimnia de colao de grau, no sero
permitidas exibies de filmagens ou apresentaes
em telo sem a prvia aprovao do setor responsvel
pelos eventos (em caso de aprovao, as filmagens ou
apresentaes devero ser entregues com no mnimo 48
horas antes do evento).
2. Toda e qualquer inovao na cerimnia de colao de grau
dever ser apreciada pelo setor responsvel pelos eventos.
3. Todos os formandos devem participar do ensaio geral em data
previamente marcada.
4. imprescindvel a instalao de uma recepo para os
formandos e convidados especiais (homenageados e
autoridades). Os recepcionistas podem ser membros do setor
responsvel pelos eventos e devero realizar a chamada dos
concluintes presentes sugere-se que a ltima chamada seja
feita faltando cinco minutos para o incio da solenidade.
5.1.2 Trajes
Fica a critrio da instituio, respeitando o momento solene.
5.7 Inauguraes
5.7.1 Inaugurao de campus
A presente orientao restringe-se s solenidades de inaugurao sem a
presena do Presidente da Repblica e do Ministro da Educao.
6 Formas de Tratamento
A redao das comunicaes oficiais deve, antes de tudo, seguir os
preceitos explicitados no Captulo I, Aspectos Gerais da Redao Oficial.
Desta forma, fundamental que se veja um aspecto comum a quase
todas as modalidades de comunicao oficial: o emprego dos pronomes
de tratamento, a forma dos fechos e a identificao do signatrio.
Pronomes de Tratamento
Breve Histria dos Pronomes de Tratamento
O uso de pronomes e locues pronominais de tratamento tem larga
tradio na lngua portuguesa. De acordo com Said Ali,[1] aps serem
do Poder Executivo:
Presidente da Repblica
Vice-Presidente da Repblica
Ministros de Estado
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito
Federal;
Oficiais-Generais das Foras Armadas;
Embaixadores;
Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de
cargos de natureza especial;
Secretrios de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
b)
do Poder Legislativo:
Deputados Federais e Senadores;
Ministros do Tribunal de Contas da Unio Deputados Estaduais
e Distritais;
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;
Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais.
c)
do Poder Judicirio:
Ministros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais;
Juzes;
Auditores da Justia Militar.
AutoriPor
dades do
escrito
Estado
Pessoal- Abreviamente
tura
Senhor (a)
Doutor (a)
Doutor (a)
Dr. Dr.
Doctor of
Philosophy*
PhD
PhD
Mestre*
Comendador
Senhor
Comendador
Comendador
Com.
Professor
Senhor
Professor
Professor
Prof.
GLOSSRIO
Briefing: a compilao de todas as informaes bsicas para o
estabelecimento de projetos, programas e planos de ao. Resumo de
todas as informaes das quais surgiro propostas de aes.
Juramentista: aquele formando que profere o juramento oficial do
curso. O juramentista deve entregar o juramento ao cerimonial no ensaio
da cerimnia.
Orador: o formando que faz o pronunciamento em nome dos demais
formandos. O discurso dever ser entregue no momento do ensaio ao
cerimonial do campus.
Outorga de grau: Pode ser um casal ou apenas um aluno. neste
momento que o (a) Reitor (a) (ou seu representante) concede aos
outorgantes por meio do decreto federal o grau de Tecnlogo, Bacharel
ou Licenciado.
Paraninfo (a): aquele que apadrinha. Personalidade de referncia
para o perodo em que os estudantes estiveram na instituio. aquela
pessoa que representa a turma na solenidade. Compete a ela realizar a
entrega dos canudos bem como proferir o discurso.
Patrono (a): Personalidade de destaque na vida da turma. Pode
fazer parte da composio da mesa de honra e, se houver, conduz o
descerramento da placa do curso.
Presidente: Reitor ou delegado pelo Reitor que discursa em um
tempo de 03 a 05 (cinco) minutos, e, em seguida, encerra a sesso, com
declaro encerrada a presente sesso. Boa noite!.
Homenagem afetiva: Professores ou colaboradores merecedores
de destaque ou agradecimento. No discursam. Sugere-se que as
homenagens sejam extremamente breves.
Releases: So documentos divulgados por assessorias de imprensa
para informar, anunciar, contestar, esclarecer ou responder mdia sobre
algum fato que envolva o assessorado, positivamente ou no. , na
prtica, uma declarao pblica oficial e documentada do assessorado.
Geralmente, releases so usados para anncios e lanamentos de
REFERNCIAS
BRASIL. Decreto-Lei n 70.274, de 9 de maro de 1972. Aprova as
normas de cerimonial pblico e a ordem geral de precedncia. Disponvel
em: https://www.presidencia.gov.br/ccivil/decreto/d70274.htm . Acesso
em: 5 ago 2010.
BRASIL. Manual de Redao da Presidncia da Repblica. Disponvel
em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/index.htm. Acesso
em: 10 dez. 2009.
Brasil. Eventos e cerimonial: simplificando as aes / org. Maria Lcia
Bettega. 2. ed Caxias do Sul: EDUCS, 2002. 212p..: il.; 19 cm.
BRASIL. Vade Mecum Cerimonial Comendo do Exrcito/ Ministrio
da Defesa . Acesso em: setembro de 2010. http://www.sgex.eb.mil.br/
index.php?option=com_content&task=view&id=79&Itemid=100
BRITTO, Janana; FONTES, Nena. Estratgias para eventos. So Paulo:
Aleph, 2002
DE LUCCA FILHO, Vinicius. HAEMING, Walria Klkamp. Guia de Eventos
do Instituto Federal de Santa Catarina. Florianpolis: IF-SC, Brasil, 2010.
BURDZINSKI, Carla Simone. Pr-Reitoria de Extenso do IFTO. Guia
de Eventos, Cerimonial e Protocolo do Instituto Federal de Tocantins.
Palmas/TO.
LISTA DE APNDICES
APNDICE A MODELO DE ATA PARA COLAO DE GRAU
APNDICE B MODELO DE OUTORGA DE GRAU
APENDICE C MODELO DE BRIEFING
APNDICE D MODELO DE PLANO DE TRABALHO PARA
CAPTAO DE RECURSOS e ANEXOS I, II, III e IV
APNDICE E MODELO DE CHECK LIST
APNDICE F PLANILHA DE CONTROLE GERAL DE EVENTOS
APNDICE G MODELO DE TEXTO PARA CONVITE
APNDICE H - ROTEIRO (SCRIPT) DE CERIMONIAL COLAO
DE GRAU
APNDICE I - ROTEIRO (SCRIPT) DE CERIMONIAL AULA
INAUGURAL
APNDICE J - MODELO ROTEIRO (SCRIPT) DE INAUGURAO
DE CAMPUS SEM A PRESENA DO PRESIDENTE DA REPBLICA
OU DO MINISTRO DA EDUCAO
APNDICE K MODELO DE ROTEIRO (SCRIPT) DE SOLENIDADE
DE POSSE
APNDICE L - FORMULRIO DE AVALIAO DE EVENTO
APNDICE M ESPAOS PARA EVENTOS PLANILHA DE
AVALIAO
APNDICE N PLANILHA DE PLANEJAMENTO E EXECUO DE
EVENTOS
SEGURANA
AUDIO/VDEO
FOTO
DECORAO
BUFFET
SINALIZAO
BRITTO, Janana; FONTES, Nena. Estratgias para eventos. So Paulo: Aleph, 2002
PLANO DE TRABALHO
TTULO DO EVENTO
PLANO DE TRABALHO
1. DADOS CADASTRAIS
rgo/Entidade Proponente
CNPJ
UF
CEP
Banco
DDD/
Telefone
Agncia
Nome do Responsvel
EA
Federal
Praa de Pagamento
CPF
(REITOR)
CI/ rgo
Expedidor
Cargo
Funo
Endereo
Matrcula
CEP
2. DESCRIO DO PROJETO
NOME DO EVENTO
Perodo de Execuo
Incio
Trmino
Identificao do Objeto
SUCINTAMENTE DIZER O PORQU DA DESCENTRALIZAO DO
RECURSO (UMA, DUAS LINHAS)
3. JUSTIFICATIVA PARA AQUISIO E CONTRATAO
DOS OBJETOS DESTE PROJETO
INFORMAO SOBRE O EVENTO TEMA, OBJETIVOS, METAS, PBLICO-ALVO,
PR-PROGRAMAO, JUSTIFICATIVA, HISTRICO DO SETOR PROPONENTE, FORMA
DE OPERACIONALIZAO DO EVENTO (PR-TRANS,PS-EVENTO), DESCRIO DA
CONTRAPARTIDA.
Etapa/
fase
Especificao
Contratao de
servios para o
evento (ANEXO I)
Contratao
de servios de
material impresso
publicaes
(ANEXO II)
Material de consumo
(ANEXO III)
Durao Durao
Incio
Trmino
Natureza da Despesa
Cd.
Especificao
Contratao de
Servios para o evento
Contratao de
Servios para
material impresso
(publicaes)
Material de Consumo
(evento)
Dirias (palestrantes)
Total Geral
Natureza
da Despesa Total
Concedente
Proponente
Mar
Abr
Mai
Jun
7. DECLARAO
Na qualidade de representante legal do proponente, declaro, para fins
de prova junto Secretaria de Educao Profissional e Tecnolgica do
Ministrio da Educao, para os efeitos e sob as penas da lei, que inexiste
qualquer dbito em mora ou situao de inadimplncia com o Tesouro
Nacional ou qualquer rgo ou entidade da Administrao Pblica Federal,
que impea a transferncia de recursos oriundos de dotaes consignadas
nos oramentos da Unio, na forma deste plano de trabalho.
Pede deferimento,
Cidade/UF,
de
de
Proponente
Nome
Reitor
Concedente
ANEXO I
Item
MeQtd.
dida
Preo Preo
Unitrio Total
(R$)
(R$)
Descrio
Fornecimento e instalao de
equipamento de udio e vdeo:
sonorizao com 03 microfones
sem fio, 1 pedestal de mesa, 1
pedestal de p, 4 caixas de som,
mesa de mixagem, tocador de cd,
projetor multimdia de 3000 ansi
lumens, e tela de projeo de 6m2,
01 operador para os para execuo
da sonorizao durante o evento.
(Durao aproximada de cada
servio 3 horas)
Total
ANEXO II
META 02 CONTRATAO DE
IMPRESSO PUBLICAES
MeItem
Qtd.
dida
05
SERVIOS
PARA
Descrio
MATERIAL
Preo Preo
Unitrio Total
(R$)
(R$)
Total
ANEXO III
META 03 AQUISIO DE MATERIAIS DE CONSUMO
Descrio
Total
Preo Preo
Unitrio Total
(R$)
(R$)
ANEXO IV
META 04 DIRIAS
Exemplo:
Servio
45
Descrio
Preo Preo
Unitrio Total
(R$)
(R$)
Total
APNDICE E MODELO DE CHECK-LIST
ATIVIDADES GERAIS
1. Dimenso do evento
2. Determinao do local
3. Cronograma de atividades
4. Convites: elaborao, listagem dos convidados, impresso,
expedio.
5. Preparao da correspondncia geral (autoridades, palestrantes,
circulares).
6. Preparao da correspondncia especfica (para o departamento
de trnsito, bandas municipais, departamento de energia). Ex.:
Ofcios, memorandos, comunicados, etc.
7. Material aos participantes (brindes, blocos, pastas, canetas,
crachs).
8. Material grfico (fichas de inscrio, folhetos, certificados, pastas,
mapas, convites, programa, folders).
Responsvel
Prazo/Data
Situao
Obs.
Anlise e Avaliao
Responsvel
ForneStatus/
Preo
Situao
cedor
SENHORAS E SENHORES,
CONVIDAMOS AGORA, PARA FAZER PARTE DESTA SESSO
SOLENE, AQUELES QUE COM MUITA DEDICAO, CHEGARAM A
ESTE MOMENTO.
PAIS,
CONVIDAMOS
A(O)
ATOS PROTOLOCARES
a)
b)
c)
HINO NACIONAL
d)
PRONUNCIAMENTOS
e)
f)
AULA INAUGURAL
AULA
INAUGURAL
CONVIDAMOS
INSTITUTO FEDERAL
TECNOLOGIA ______,
2. O SECRETRIO DE EDUCAO
TECNOLGICA
DO
MINISTRIO
PROFESSOR _______.
PROFISSIONAL E
DA
EDUCAO,
(VERIFICAR QUEM MAIS PODER COMPOR A MESA REP. GOV. DO ESTADO. REP.
PREFEITURA. REP. EMPRESARIADO)
DO CAMPUS _____ DO
______,
_____
(NOME),
Divulgao do evento
Seminrios (sero descritos
todos os seminrios/palestrantes)
Hospedagem
Transporte
Alimentao
Feira
Estacionamento
Estandes
Equipe de apoio do evento
Limpeza
Segurana
Secretaria
Recepo
Material distribudo
Por gentileza, caso queira deixar suas crticas ou sugestes, utilize o espao abaixo. Caso
queria um retorno da organizao do evento, deixe seu nome, telefone e/ou e-mail.
OBSERVAO PONTUAO*
Piso
Sinalizao
Acessibilidade PNEs rampa, wc, etc.
Estacionamento
Nmero de vagas
Demarcao das vagas
Vagas cobertas
Vagas em garagem
Vagas em estacionamento
Segurana
Custo para promotora do evento
Preo para usurios
CONSERVAO
Externa
Interna
EQUIPAMENTOS E SERVIOS
(prprios ou terceirizados)
Iluminao
Decorao
Alimentos e bebidas
Equipe de Segurana
SANITRIOS
Quantidade
Limpeza
Conservao do piso, louas e pias
REAS EXTERNAS PARA EVENTUAL USO (tendas, banners, outros)
Espao
Custo adicional
Visibilidade para passantes
SALES PARA EVENTOS (auditrios)
Foyer
P-direito
Salas de Apoio
Capacidade
Colunas na plenria
Instalao eltrica
Ventilao/refrigerao
Iluminao
Acstica
SALES PARA EVENTOS (feira)
Foyer
P-direito
Salas de apoio
Capacidade
Colunas/ vo livre
Instalao eltrica
Ventilao/refrigerao
Iluminao
Acstica
DEMANDA E DISPONIBILIDADE
Frequncia de uso
Perfil dos eventos mais frequentes
Tempo de liberao do espao
para montagem
GESTO
Pblica ou privada
Qualificao dos funcionrios ou
empregados
Tempo para envio de oramento
Flexibilidade para negociao
IMAGEM
Percepo geral da comunidade positiva, negativa
FORMAO DE PREO
COBRANA POR HORA, DIA
OU EVENTO
*1 A 5. 1 NOTA MNIMA, 5 NOTA MXIMA (VARIVEL CONFORME NECESSIDADE
DE CADA EVENTO) (DE LUCCA FILHO, Vinicius. Formulrios e controles para eventos.
Apostila do Curso Tcnico de Hospedagem. Florianpolis: IFSC, 2009)
PRODUTO/SERVIO
PR-EVENTO
Definio do local do evento (ver
planilha prpria)
Bloqueio do local do evento
Reserva do local do evento
Oramento, contratao e capacitao do mestre de cerimnias,
das recepcionistas, do fotgrafo, do
cinegrafista, do buf, dos garons.
Elaborao do mailing list e do convite
RESPONFORNE- STATUS/
SVEL
CEDOR SITUAO
(INTERNO)
de
Ministrio da Educao
Felipe Ehrick Danziato Cerimonial do Ministro da Educao
Denilda Ucha Secretaria de Educao Profissional e Tecnolgica