Professional Documents
Culture Documents
PENDAHULUAN
dengan
perencanaan,
pengorganisasian,
staffing,
memimpin,
dan
mengendalikan untuk tujuan output produksi (pelayanan) yang diinginkan oleh pasien
sehingga tujuan praktek tercapai.
Fungsi pengawasan adalah yang paling langsung berhubungan dengan analisis
praktek. Fungsi ini mencakup seluruh kegiatan yang dilakukan untuk memastikan
bahwa pengoperasian aktual praktek sesuai dengan operasi direncanakan. Kegiatan
ini berkaitan dengan evaluasi kinerja individu serta evaluasi praktek secara
keseluruhan.
Dalam melaksanakan praktik dokter gigi harus sesuai dengan target dan
tujuan yang telah ditetapkan, bekerja sesuai dengan tugas dari masing-masing staf,
memberikan pelayanan bagi kebutuhan pasien, serta melaksanakan etika dan
kedokteran yang berlaku. Pengawasan dan evaluasi praktek dokter gigi perlu
dilakukan agar menjadi lebih baik dan sukses seperti yang diharapkan.
Dalam menjalankan bisnis pelayanan kesehatan, seorang dokter gigi
mempunyai peran ganda. Peran pertama adalah sebagai tenaga profesional yang
|1
tugas dan fungsinya adalah memberikan pelayanan medis kedokteran gigi secara
holistik kepada para pelanggan (pasien) sesuai standar profesi yang berlaku. Peran
kedua adalah sebagai investor atau pemodal usaha yang tugas dan fungsinya
mengupayakan roda bisnis pelayanan dapat terus berjalan sesuai tatanan manajemen,
baik manajemen pelayanan, manajemen keuangan, manajemen logistik atau bentuk
manajemen lainnya.
Analisis praktek dapat didefinisikan sebagai penilaian atau evaluasi yang
sedang berlangsung dari praktek gigi untuk menyediakan informasi untuk membuat
perubahan dan mengambil tindakan korektif. Praktik analisis tergantung pada tujuan
praktek, pengumpulan data yang akurat, dan pengambilan keputusan yang baik.
Beberapa hal yang harus diperhatikan apabila kita ingin praktek dokter gigi
yang dijalankan berhasil antara lain mengetahui petunjuk-petunjuk sukses sebagai
dental team.
|2
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
ANALISIS PRAKTIK
Tujuan dari pembahasan ini adalah untuk menyajikan prinsip-prinsip dan
|4
hal-hal
tersebut
dan
menyarankan
solusi
jika
diperlukan.
2.1.1.1 Anggaran
Implisit dalam analisis praktek adalah rencana keuangan yang di harapkan
dipatuhi oleh dokter gigi. Anggaran merupakan ekspresi formal quantitive dalam
tunai dari rencana keuangan, termasuk tujuan yang diperlukan untuk pertumbuhan
pribadi dan praktek. Harus jelas bahwa pribadi dan anggara praktek saling terkait,
perbedaan dalam satu hal akan mempengaruhi hal lainnya.
Beberapa keuntungan mengembangkan anggaran untuk praktik adalah :
|5
Anggaran praktek harus dipersiapkan setiap tahun dan dapat ditinjau kembali
dengan seorang akuntan. Anggaran ini harus dibagi menjadi bagian beban dan
pendapatan. Bagian beban harus mengidentifikasi semua biaya praktek bulanan. Hal
yang sama berlaku juga untuk bagian pendapatan, pendapatan per bulan yang
diantisipasi harus tercantum, dengan pertumbuhan rekening praktek (pasien baru),
masa-masa liburan, dan hari libur. Bagian pendapatan setelah dikembangkan,
dibandingkan dengan biaya yang diproyeksikan untuk menentukan apakah biaya
dapat ditanggung oleh pendapatan praktik.
barang dan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan, yang adalah, fee, atau
pembayaran kapitasi. Expenses adalah asset yang telah digunakan dalam seluruh
revenue, atau seluruh biaya yang telah jatuh tempo selama periode waktu lampau.
Perbedaan antara revenue dan expenses ditambah bad debts adalah menuju pada
pemasukan dalam periode waktu.
Banyak praktisi menjadi lebih familiar dengan pernyataan pemasukan
dibandingkan dengan baik dan karena lembar keseimbangan karena pernyataan
pemasukkan menyebabkan keputusan hari per hari menjadi baik. Sejak pernyataan
pemasukan lebih akurat, ini dapat dilakukan secara efektif dalam bulanan.
Kebanyakan praktisi, mereview penyataan pemasukan lebih teratur daripada lembar
keseimbangan.
Pernyataan pemasukan menujukkan hasil dari operasi untuk beberapa waktu
dan dilabeli Untuk akhir periode (tanggal).
Revenues - ( Expenses + Bad debts ) = Income
Kebanyakan pernyataan pemasukan digunakan oleh praktisi dental yang
dikategorikan menjadi dua divisi mayor: operasi dan kapital (atau administrasi).
Operating expenses adalah expenses diasosiasikan dengan biaya pelayanan antaran.
Ini meliputi gaji, wages, keuntungan, layanan laboratorium, dan supplies. Capital
expenses di sisi lain, kadang-kadang disebut general atau administrative expenses. Ini
adalah expenses berasosiasi denagn pengaturan praktisi dan termasuk semua kategori
|8
pembayaran, utilities, asuransi, dan depresiasi. Biaya ini biasanya tidak secara
langsung berelasi dengan layanan antaran.
Biaya capital sering disebut biaya tidak terkontrol, biaya operasi ialah biaya
terkontrol. sebagai contoh biaya tidak terkontrol biaya sewa selama lima tahun. biaya
terkontrol seperti gaji.
Semua dokter gigi harus cermat dalam memonitori pemasukan dan
pengeluaran, terutama selama beberapa bulan pertama praktek. pemasukan bulanan
harus dibandingkan dengan dana praktek selanjutnya untuk menentukan ketepatan
perencanaan finansial setiap tahunnya. Deviasi utama pada pemasukan dan
pengeluaran sebaiknya didiskusikan dengan akuntan atau dokter gigi lain.
Analisis vertikal dan horizontal. Analisis horizontal dibandingkan bagian
spesifik pemasukan dengan bagian identik dari pemasukan lain. sebagai contoh tabel
19-3 perbandingan penghasilan dari waktu ke waktu. tabel 19- 3 diindikasikan pada
penghasilan rendah dari bulan Mei ke Juli. penghasilan menurun dapat terjadi secara
rutin pada tahun awal ketika pasien mengambil liburan atau dokter gigi ttutup selama
liburan. analisis horizontal membantu dokter gigi menguji dan membandingkan
dengan yang terdahulu.
May 1980
July 1980
|9
$6,000
$4,000
Salaries
$1,047
$1,047
Payroll taxes
100
100
Automobile expense
25
25
Bad debts
17
17
20
20
90
150
Insurance
47
47
Laboratory fees
700
450
83
83
Miscellaneous expenses
20
15
42
42
Professional development
100
Rent
400
400
Supplies
233
233
Telephone
100
100
Total expenses
$3,024
$2,729
Net income
$2,976
$1,271
Expense
pemasukan.
Dibandinkan
membandingkan
pendapatan
dengan
July 1980
Rasio Profit Bersih = 1:3
Persentase Pengeluaran Tambahan = 68
Saat melihat informasi ini, seorang dokter gigi harus memperhatikan
perubahan persentase dan rasio di atas yang terjadi dalam jangka waktu tersebut. Jika
dibandingkan antara keduanya, dua dollar pendapatan menghasilkan satu dollar
| 12
pendapatan bersih (1:2 pada May 1980) dan juga pada July 1980, menunjukkan lebih
efektifnya operasi bisnis di bulan May 1980.
Rasio ini umumnya digunakan oleh dokter gigi dan dapat dengan mudah
dibandingkan dengan gambaran local maupun nasional. Banyak praktek dokter gigi
yang beroperasi pada kisaran 50-60 persen untuk rasio pengeluaran tambahan. Pada
praktek yang lebih besar , rasio dapat bertambah hingga 60-70 persen, tapi perlu
diingat bahwa pertambahan ini dipengaruhi oleh lebih banyaknya bentuk perawatan
dari dokter gigi dalam satu tempat praktek. Praktisi baru mungkin akan mendapatkan
pengeluaran tambahan hingga 70-80 persen pada tahun pertamanya dikarenakan
terbatasnya jumlah pendapatan kotor. Persentase ini dapat diubah berdasarkan
bagaimana seorang dokter gigi menentukan kompensasi nya, sepeti gaji pegawai atau
pemasukan bersih.
Seperti penjelasan sebelumnya, biaya praktek dan biaya pribadi sangat
mempengaruhi pemasukan/income. Sebagai contoh, jika target income dibutuhkan
untuk menghitung biaya pribadi dan jika income ini tidak cukup untuk menghitung
biaya pribadi, penyesuaian budget harus dibuat. Pada kasus ini, biaya pribadi harus
disesuaikan, pemasukan bersih juga harus ditingkatkan, atau lakukan peminjaman.
Tidak masalah rasio mana yang digunakan untuk menganalisis gambaran financial,
tapi yang jelas harus dapat menyelesaikan masalah biaya atau pemasukan. Tetapi
rasio yang dipakai harus dapat dijadikan ukuran untuk gambaran financial
keseluruhan praktek KG yan pasti dan dapat dipercaya.
| 13
| 15
| 17
horizontal
digunakan
sebagai
perbandingan
kategori
nilai
| 18
| 19
Berbagai rasio dari kategori balance sheet dapat digunakan untuk mengawasi
pelaksanaan praktek keuangan. Rasio yang sering digunakan dalam kegiatan
kedokteran gigi adalah current ratio, yang dihitung dengan membagi jumlah modal
(current asset) dengan kewajiban (current liabilities). Banyak akuntan yang setuju
bahwa current ratio yang baik untuk bisnis kecil adalah 2:1. Maksudnya di sini
adalah bahwa jika semua kewajiban (liabilities) harus dibayar, praktek tersebut
mendapatkan dua kali modal (current asset) di mana kewajiban (current liabilities),
kewajiban finansial jangka pendek dengan mudahnya dicapai. Institusi peminjaman
komersil (commercial lending institution) biasanya tidak akan memberi pinjaman
tambahan kepada suatu kegatan yang dilakukan terus menerus jika rasio prakteknya
di bawah 2:1. Sesuai dengan rasio pemasukan, rasio balance sheet tidak akan
memberitahukan pihak pelaksana akan keputusan yang harus dibuat tetapi lebih ke
memberikan sinyal peringatan bahwa beberapa bentuk tindakan managerial
diperlukan.
| 20
merupakan solusi yang biasa diambil bila sedang mengalami kekurangan uang untuk
memenuhi kewajiban finansial. Meskipun hal ini dikenal sebagai solusi sementara,
pinjaman ini sebenarnya merupakan masalah jangka panjang karena pihak pelaksana
wajib mengembalikan jumlah uang yang dipinjam, yang akan menjadi tambahan baru
pada pengeluarannya (outflow).
Inventory
control.
Tujuan
dari
inventory
control
adalah
untuk
mengembangkan sistem yang menyediakan laporan yang akurat dari persediaan yang
ada dan melaporkan bila dibutuhkan pembelian barang-barang tambahan. Seringnya,
uang diinvestasikan dalam jumlah yang besar untuk barang-barang yang tidak terlalu
digunakan dalam prakteknya. Dengan meninjau balance sheet, pihak pelaksana dapat
menemukan hubungan dari keseluruhan inventaris dengan modal (current asset)
sebanyak 20%. Dengan contoh ini, perhatian yang lebih harus diberikan secara
langsung untuk mengontrol jumlah uang yang digunakan untuk inventaris. Banyak
pihak pelaksana yang menerima diskon yang besar saat membeli barang-barang
inventaris atau barang-barang tambahan dalam jumlah yang besar, dengan pemikiran
bahwa inflasi akan merugikan mereka jika membelinya nanti. Hal ini bukan
merupakan keputusan yang bijak, bagaimana pun juga, barang-barang tersebut
memiliki batas waktu (dapat kadaluarsa). Jika mereka tidak menggunakannya
sebelum tanggal kadaluarsanya, maka barang-barang tersebut harus dibuang. Biaya
dari barang-barang yang dibuang ini harus dipertimbangkan apakah berlawanan
dengan diskon yang diterima untuk pembelian dalam jumlah besar tadi. Pertimbangan
| 21
lainnya yang dihadapi adalah kehilangan kesempatan untuk menggunakan dana yang
diinvestasikan dalam inventaris untuk membayar rekening lainnya atau kehilangan
investasi dalam jangka pendek.
Modal kerja. Modal kerja dijelaskan sebagai aset yang ada dikurangi liabiliti.
Dibeberapa tempat praktek, jumlah hutang meningkat secara cepat di awal-awal
tahun, khususnya jika faktor semacam aliran dana tidak terkontrol. Masalah yang
sering terjadi pada praktisi baru yaitu peminjaman uang untuk membayar pajak gaji
para pegawai. Hal ini terjadi karena kesalahan dokter gigi yang tidak menyisihkan
dana untuk menutupi pajak gaji. Dana yang ada mungkin telah digunakan untuk
menutupi pengeluaran lain atau diambil untuk diri sendiri, sehingga menyebabkan
kekurangan dana saat pajak gaji harus dibayarkan.
Dokter gigi harus menyadari bukan hanya ada hutang praktek tapi juga hutang
pribadi. Pengeluaran pribadi yang tidak terkontrol oleh praktisi baru telah
diobeservasi oleh para akuntan. Membeli rumah mewah, mobil baru dan gaya hidup
mewah merupakan contohnya. Rasio 2:1 mengimplikasikan keseimbangan yang kuat,
dimana modal kerja sama dengan aset yang ada dikurangi liabiliti.
Modal kerja yang negatif atau modal kerja yang mendekati nol dapat
menghasilkan hutang baru yang mendekati liabiliti yang ada. Daripada melakukan
pinjaman baru untuk menutupi masalah modal kerja, akan lebih baik jika dokter gigi:
| 22
| 23
dengan angsuran. Praktisi yang baru dapat saja kehilangan pasien jika dokter gigi lain
menawarkan rencana pembayaran yang lebih fleksibel.
Komponen yang paling penting dari program accounts receivable adalah
aging analysis dari akuntan. Aging analysis dilakukan oleh akuntan untuk praktek
atau dokter gigi yang dapat mengkorporasikannya ke iklan-iklan komersial. Banyak
konsultan
manajemen
menyarankan
accounts
receivable
praktek,
dengan
mengesampingkan usia, tidak melebihi lebih dari 1-1,5 dari produksi kotor 2 bulan.
Hal lain yang lebih besar dari itu mengindikasikan dokter gigi tersebut rentan
terhadap masalah aliran dana.
Nilai dolar dari semua penerimaan kontan dan jumlah yang dapat diterima
adalah tidak selalu sama untuk produksi gross, disebabkan oleh : pertama, biaya
profesional adakalanya dapat disesuaikan, membuat keseimbangan tanpa menerima
upah. Diskon untuk pembayaran kontan dan kebaikan profesional adalah dua sebagai
pertimbangan dalam penentuan biaya. Kedua, jumlah yang tidak terkumpul atau
hutang yang bertambah. Banyak praktisi melaporkan bahwa tiga persen dari jumlah
yang diterima adalah maksimum yang mana praktisi rata-rata adakan untuk hutang.
Biasanya, ada tagihan dengan tanpa aktivitas pembayaran melebihi 90 sampai 120
hari adalah dipertimbangkan belum ditagih dan menjadi hutang. Dalam kasus ini,
dokter gigi harus memutuskan apakah meneruskan mengumpulkan atau tidak hutang
yang belum diselesaikan lewat pengacara atau lewat aden pengumpul. Ketiga, inflasi
menyebabkan nilai nyata dari uang menurun dalam kekuatan pembayaran. Analisis
| 24
| 25
membuat akuntansi dan salinannya. Di bagian bawahnya yaitu stub di mana dokter
gigi dapat memasukkan deskripsi biaya. Klasifikasi jumlah beban memungkinkan
untuk dibuatnya ringkasan biaya di kemudian hari. Seringkali dokter gigi akan
menugaskan pemeriksaan pemeliharaan account ini kepada seorang anggota staf atau
| 26
dengan pasangan. Ini adalah pilihan yang layak jika proses tersebut cukup diawasi
oleh dokter gigi.
| 27
pilihan yang sesuai. Untuk menerima pembayaran secara langsung dari perusahaan
asuransi, pasien harus memberikan manfaat untuk dokter gigi.
Jika dokter gigi tidak merasa nyaman dengan menagih bayaran atas pelayanan
terhadap pasien, surat kuasa yang harus ditandatangani oleh pasien. Dengan memilih
opsi seperti ini, tanggung jawab untuk mengumpulkan saldo yang belum terselesaikan
dari pihak ketiga akan diurus oleh dokter gigi serta stafnya. Hal ini dikenal sebagai
assignment of benefits atau penyerahan kepenetingan. Perhatian harus diberikan
dalam penyelesaian formulir tagihan yang tepat. Sebuah sistem harus dibentuk untuk
memantau laporan penerimaan dari rencana pembayaran pihak ketiga.
Untuk tempat praktek yang menerima persentase yang besar sebagai
penghasilan secara langsung dari rencana pembayaran dokter gigi, penting untuk
memantau keakuratan formulir tagihan yang diajukan, waktu untuk mengajukan
formulir tersebut, dan jangka waktu untuk menerima pembayaran. Perhatian yang
tidak cukup pada hal-hal tersebut dapat menimbulkan masalah aliran keuangan yang
berat.
2.1.1.7 Biaya
Salah satu masalah umum yang dihadapi dokter gigi baru adalah memutuskan
berapa banyak mereka harus mengeluarkan biaya untuk berbagai layanan. Biaya
tradisional telah ditentukan oleh tiga faktor: (1) biaya overhead; (2) struktur biaya
yang berlaku di daerah itu, dan (3) filsafat pribadi.
| 28
dibebankan oleh dokter gigi harus diubah. Kadang-kadang dokter gigi sengaja akan
menurunkan biaya untuk menarik pasien dalam praktek. Mereka dapat menurunkan
biaya untuk layanan seperti radiologi, pemeriksaan (termasuk pengukuran tekanan
darah), diagnostik gips, dan survei diagnostik. Peningkatan volume pasien dapat
menebus biaya dalam waktu dan layanan. dokter gigi harus membuat keputusan ini
dengan hati-hati, namun, dan harus mengakui bahwa biaya tersebut tidak mencakup
biaya sebenarnya dari menyediakan layanan tersebut.
Jika produksi telah meningkat namun laba bersih telah tetap sama, dokter gigi
harus mempertimbangkan apakah biaya yang memadai. Dokter gigi harus terusmenerus memonitor biaya yang melibatkan semua jenis pelayanan laboratorium,
karena harga tenaga kerja dan logam mulia berfluktuasi secara dramatis. Ketika
mengumpulkan biaya untuk layanan ini, dokter gigi harus meminta setidaknya
sebagian dari biaya yang akan menutupi semua biaya laboratorium sebelum
pengiriman restorasi atau alat.
Penyesuaian biaya. Penyesuaian biaya merupakan hal yang biasa dalam
praktik . penyesuaian mungkin termasuk diskon untuk profesional lain, staf, anggota,
keluarga, dan teman-teman. Penyesuaian tariff juga dapat mencakup diskon kepada
individu-individu yang tidak mampu membayar biaya rutin dibebankan dalam
prakteknya. di kebanyakan sistem ada kolom penyesuaian pada lembar hari di mana
jumlah ini dapat dimasukkan. melakukan review bulanan untuk menentukan
prosentase penyesuaian relatif terhadap total produksi merupakan ide yang baik
| 30
2.1.1.8 Gaji
Gaji yang dibayarkan kepada semua anggota staf harus ditinjau terusmenerus. Gaji biasanya merupakan persentase terbesar dari overhead kantor, terlepas
dari ukuran praktek. ketika meninjau laporan laba rugi, rasio gaji dan upah untuk
latihan beban total harus dihitung. Umumnya solo praktek rata-rata kurang dari 15%
untuk kategori ini. praktek kelompok besar dapat memiliki persentase lebih tinggi,
tetapi dalam banyak kasus tidak boleh melebihi 20% omset. Karyawan adalah
| 31
indikator lain yang memungkinkan gaji tidak kompetitif. praktek dokter gigi yang
memiliki pengalaman tingkat perputaran tinggi harus meninjau total paket
kompensasi mereka untuk menentukan apakah gaji dan tunjangan yang ditawarkan
sepadan dari yang ditawarkan oleh praktek yang sama di masyarakat
2.1.2
Analisis Non-Finansial
Analisis nonfinansial intinys terfokus pada pasien dan staf. Teknik spesifik
yang ada dalam menganalisis kesehatan finansial praktek belum terdapat pada area
nonfinansial. Namun kedekatan terhadap konsep managemen dapat membantu dokter
gigi menganalisis adanya penyimpangan pada area-area ini. Kepuasan pasien
merupakan hal yang penting dalam pertumbuhan tempat praktek , sebagai hasil dari
bukti penyerahan. Bagian akan menyoroti kategori nonfinancial yang utama: jaminan
kualitas, produksi, efisiensi pengiriman, pekerjaan staf, jadwal kunjungan, dan
menarik kembali pasien.
| 32
Jerge dan rekannya, tingkat perawatan yang diberikan. Kualitas dinilai dalam
hubungannya dengan standar pelayanan dan ukuran pendapatan yang ditentukan oleh
individu yang mengetahuinya dalam bidang yang relevan. Kualitas pelayanan dapat
diukur hanya oleh profesi, oleh sebab itu merupakan tanggung jawab profesi untuk
meningkatkan metode-metode yang menjamin bahwa pasien akan memperoleh
kualitas pelayanan yang tinggi.
Pertanggungjawaban dokter gigi: Karena profesi dokter gigi menentukan
standar untuk pengajaran dan lisensi anggota-anggotanya, maka menjadi logis bahwa
profesi menerima tanggung jawab untuk memastikan pasien dengan kualitas yang
tinggi. Praktisi dokter gigi yang praktek sendiri biasanya berada pada kerugian yang
terbesar untuk mengukur kualitas pengeluarannya. Oleh sebab itu beberapa factor
harus diingat yang akan membantu dalam memonitor kualitas pelayanan. Pertama,
seorang praktisi dapat dengan mudah memonitor jumlah waktu prosedur khusus yang
dihabuskan oleh pasien-pasien. Hal ini dapat menjadi ukuran kualitas secara tidak
langsung, karena repetisi pada pelayanan yang khusus dapat berdasarkan pada
pemilihan kasus yang ringan, teknik yang lebih meningkat, pemilihan material yang
rendah, dan lain-lain.
Riwayat dari pasien juga penting untuk kualitas seluruh pengobatan. Penilaian
periodik dari catatan pasien, yang didasarkan pada criteria yang spesifik, dapat bagi
dokter gigi ketika mencari defisiensi pada area ini. Pengukuran yang objektif untuk
kepuasan riwayat pasien dengan praktek akan menjadi catatan bagi keluhan semua
| 33
pasien. Dengan mengecek kembali semua keluhan, dokter gigi dapat mengambil
tindakan berdasarkan hal yang berulang. Keluhan yang umum biasanya
mengindikasikan adanya sesuatu yang salah dan perlu dikoreksi
Kualitas Staff. Seorang dokter gigi secara legal bertanggung jawab untuk
semuar perawatan yang dilakukan selama praktek,ditinjau dari semua prosedur
perawatan yang dilakukan dengan higienis, bukan sebuah kebenaran tapi sebuah
kewajiban. Dokter gigi harus melatih asistennya untuk mengenali kekurangan dalam
prakteknya seperti open contact, kekurangan jarak, adanya tambalan overhang. Hal
ini membutuhkan pengecekan tambahan dan pengecekan keseimbangan untuk pasien
yang ditambal. Pada daerah perawatan preventif, menaikkan standard melalui
penggunaan bermacam-macam indeks plak akan membangkitkan keinginan pasien
untuk menjaga kesehatan periodontal dan oral hygiene sebaik yang dapat dihasilkan
dari pengukuran langsung kualitas pelayanan pencegahan.
Ada beberapa cara untuk mengukur tingkat kepuasan pasien. Satu cara yang
paling mudah untuk membagikan kuesioner pada semua pasien setelah perawatan
rutin. Kuesioner tidak dibagikan setiap kunjungan, tetapi setelah rangkaian perawatan
diselesaikan atau ketika pasien diminta untuk datang kembali. Informasi yang
diperoleh dari misalnya kuesioner dapat membangkitkan terjadinya perubahan pada
beberapa area misalnya jadwal pertemuan, pembayaran dan hubungan interpersonal
dengan staff kantor. Metode langsung tidak memakan biaya dengan dokter gigi
mewawancarai pasien. Pada kasus ini, dokter gigi dapat langsung mewawancara
setiap pasien ataupun secara acak setelah perawatan selesai. Hal ini akan lebih
berkembang, bagaimanapun biaya dari prosedur ini dapat lebih besar daripada
keuntungannya.
Semua staff harus disemangati untuk menyediakan pelayanan yang
memuaskan dan menyenangkan pasien, membuat setiap percobaan untuk menjawab
pertanyaan tentang prosedur dan kebijakan di praktek.
2.1.2.3 Produksi
Dalam kedokteran gigi, istilah produksi mengacu pada total nilai pelayanan
dental yang telah diberikan.
Total produksi. Total produksi adalah produksi sebelum diberikan beberapa
penyesuaian. Produksi seringkali dipengaruhi oleh jumlah pasien, tipe tugas yang
| 35
dikerjakan oleh staf ahli, objektivitas dan preferensi praktisi, kemampuan bioteknik
dan kecepatan kerja dokter gigi serta perkembangan cara pelayanan seperti sistem sitdown, four-handed.
Salah satu cara untuk mengukur produktivitas adalah dengan membagi
pendapatan dalam waktu satu bulan atau satu tahun dengan jumlah waktu dokter gigi
bekerja. Pengukuran ini akan memberitahukan pendapatan dokter gigi selama satu
jam. Teknik yang diberikan dapat pula menentukan biaya pengeluaran selama setiap
jamnya. Kalkulasi ini dicappai dengan membagi total pengeluaran dengan angka
waktu (jam) praktek.
Produksi campuran. Pada dasarnya, praktisi baru akan menentukan tujuan
dan sasaran yang berhubungan dengan tipe pelayanan dental yang akan
diberikan,sehingga produksi campuran direkomendasikan untuk praktisi baru
tersebut. Tanpa mengetahui sekilas mengenai produksi campuran, dokter gigi tidak
akan pernah mendapatkan indikasi nyata apakah tujuan atau sasaran yang diinginkan
telah ditemukan. Misalnya, praktisi berharap untuk memberikan pelayanan restrorasi
dan periodontal, dalam waktu 6 bulan atau satu tahun, tinjauan produksi campuran
pada pelayanan tersebut akan
tercapai.
Production changes over times. Sebagai praktisi yang mulai dikenal khalayak
ramai, nantinya akan banyak pasien yang datang kembali. Sebagai konsekuensinya,
| 36
| 37
Sit down, four handed dentistry. Prasyarat dari praktek gigi modern adalah
penggunaan konsep sit down, four handed dentistry / bekerja dalam keadaan duduk
dan penggunaan sistem four-handed dentistry yang tepat.
Dokter gigi dapat dengan cepat menentukan betapa efektifnya menggunakan
asisten dan menetapkan prinsip penghematan gerakan dengan menggunakan sistem
four-handed dentistry. Pertanyaannya adalah:
1. Apakah asisten selalu digunakan?
2. Apakah suction digunakan oleh asisten sementara dokter melakukan prosedur
restorasi atau bedah?
3. Apakah rubber dam digunakan secara rutin?
4. Apakah tray digunakan pada semua prosedur?
5. Apakah penyerahan instrumen antara dokter gigi dan asisten menggunakan sinyal
tangan?
6. Apakah dokter gigi mempertahankan pandangan matanya pada rongga mulut atau
tidak?
7. Apakah pada sisi asisten menggunakan cabinet yang dapat meminimalisasi
pergerakan asisten dari tempat duduknya.
Walaupun pertanyaan-pertanyaan ini tidak meliputi semua prinsip sit-down,
four-handed dentistry, namun dapat diterima dan melekat dengan prinsip-prinsip
tersebut.
Analisis Tugas. Meningkatkan produktivitas erat hubungannya dengan
menyerahkan tugas. Analisis tugas meninjau tiap bagian dari prosedur praktek,
| 38
menjadikannya suatu tugas, menentukan tugas mana yang dapat diserahkan, dan,
akhirnya, menentukan apakah tugas itu sudah diserahkan.
Ukuran Fasilitas atau Tinjauan Praktek dan Perlengkapan. Dokter gigi
yang telah memiliki rencana pasti untuk mengembangkan prakteknya dengan cepat
harus berlokasi pada fasilitas dimana alat-alat operasi tambahan dapat ditambahkan
dengan mudah. Satu indikasi bahwa praktek harus diperbesar adalah menumpuknya
janji temu dengan pasien. Penambahan perawat gigi atau dokter gigi lainnya dapat
mengatasi masalah tersebut.
Tidak disarankan dalam praktek dimana ruang antara dokter-pasien dibatasi.
Penting untuk memilih fasilitas praktek yang lebih besar dari yang awalnya
dibutuhkan namun yang apabila diperlukan perlengkapan operasi tambahan dapat
ditempatkan dengan mudah.
Biaya untuk perlengkapan dental harus diperiksa secara berkala dengan
pengertian bahwa perlengkapan itu nantinya akan harus diganti. Kemajuan teknologi
pun dapat mengharuskan penggantian peralatan.
| 39
saat diberikan tugas maupun keahlian mereka dalam menambah ilmu dan
kemampuan baru. Selain itu seorang dokter gigi juga harus mengevaluasi secara
berkala teamnya untuk mengetahui apakah mereka bekerja secara efektif, kooperatif,
dan suportif. Terdapat 2 tipe evaluasi yang akan dikemukakan, yaitu :
Evaluasi Kerja Individu. Evaluasi kinerja adalah salah satu tanggung jawab
utama setiap supervisor. Evaluasi kinerja memberikan dasar untuk kenaikan gaji dan
upah untuk merencanakan program pelatihan, untuk memilih individu untuk
meningkatkan tanggung jawab, dan untuk memberhentikan karyawan yang tidak
berkontribusi cukup untuk praktik tersebut. Dokter gigi harus mengevaluasi kinerja
anggota staf secara berkelanjutan dan berkala. Evaluasi berkelanjutan kinerja adalah
evaluasi yang berlangsung secara teratur dan memberikan timbal balik verbal
pembantu yang berkaitan dengan tugas mereka. Jenis evaluasi dan timbal balik
memastikan bahwa dokter gigi telah meluangkan waktu untuk mengamati setidaknya
beberapa aspek kinerja tambahan yang secara teratur dan membantu menyadari
persepsi dokter gigi tentang kekuatan dan kelemahan. Ketika dokter gigi mengamati
dan memberikan timbal balik verbal tentang kejadian-kejadian yang sangat positif
atau negatif, disarankan untuk membuat catatan dari mereka untuk menempatkan
dalam folder personil karyawan. Catatan-catatan ini dapat digunakan ketika dokter
gigi melengkapi suatu evaluasi tertulis lebih formal dari kinerja karyawan setiap
tahun atau enam bulan.
| 40
Evaluasi kinerja pembantu formal setiap enam bulan atau satu tahun adalah
jenis kedua dari evaluasi kinerja yang harus dilakukan dokter gigi. Evaluasi-evaluasi
ini dan evaluasi atas kinerja wawancara menyediakan baik dokter gigi dan pembantu
berkesempatan untuk mengidentifikasi dan mendiskusikan kekuatan dan kelemahan
untuk mengembangkan rencana untuk memperbaiki kinerja di masa mendatang.
Evaluasi berkala ini harus dilakukan secara tertulis dan diajukan secara kronologis
dalam catatan personil karyawan. Proses ini mengurangi kesempatan adanya
perbedaan pendapat tentang apa yang dikatakan dan disepakati dalam wawancara
evaluasi kinerja sebelumnya. Dokter gigi harus ingat, bagaimanapun, bahwa evaluasi
dan analisa kinerja anggota staf adalah sama pentingnya dengan menganalisis aspek
keuangan dari praktik. Evaluasi tersebut, baik yang sedang berlangsung dan berkala,
memberikan informasi yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja tambahan.
Mereka juga menyediakan dokter gigi dengan catatan tertulis tentang tren kinerja dan
dalam beberapa kasus dokumentasi tentang mengapa seorang pembantu dihentikan.
Tim evaluasi. Setiap dokter gigi yang berpengalaman mengakui bahwa
kinerja individu efektif adalah hanya bagian dari suatu bangunan suksesnya praktik.
Satu dapat memiliki sekelompok pembantu yang kompeten secara individu tetapi
semua yang tidak bekerja sama secara kooperatif dan mendukung. Situasi di mana
anggota staf tidak cocok, di mana ada konflik antara pembantu, atau di mana anggota
tim tidak terlihat ketika orang lain berada di belakang dalam pekerjaan yang
mengganggu setiap praktik dan pada saat yang merusak moral dan produktivitas.
Sayangnya, dokter gigi sering menjadi orang terakhir yang mencari tahu tentang
| 41
masalah antara stafnya (setelah masalah utama). Dokter gigi harus jeli pada komentar
anggota staf satu sama lain atau kepada dokter gigi tersebut. Ketika komentar
menunjukkan adanya masalah di antara anggota staf, dokter gigi harus mendengarkan
dengan empati dan menggunakan pertanyaan tindak-lanjut untuk menentukan rincian
dan beratnya masalah. Diskusi tentang kompatibilitas staf dan kemauan untuk bekerja
sama juga dapat dilakukan selama wawancara penilaian kinerja. Jika diskusi ini
berlangsung, dokter gigi harus membujuk anggota staf untuk membahas insiden
khusus masalah yang dirasakan, bukan untuk mengkritik anggota staf lain pada
umumnya.
Cara lain untuk mengidentifikasi masalah yang berhubungan dengan total
kinerja tim atau hubungan antara anggota tim adalah untuk mendorong diskusi
mengenai isu-isu ini di rapat staf. Pembujukan diskusi kelompok secara jujur dan
terbuka mengenai masalah ini, bagaimanapun, mensyaratkan bahwa dokter gigi
membentuk sebuah lingkungan yang mendorong dan memperkuat diskusi tersebut.
Menunjukkan kehangatan, empati, dan penghormatan terhadap anggota staf
merupakan sebuah prasyarat untuk membahas masalah tim sukses dalam rapat staf.
Cara lain untuk menilai kinerja tim adalah meminta setiap anggota staf untuk
mengisi kuesioner yang dirancang untuk mendapatkan apa yang dirasakan tentang
hubungan komunikasi kelompok dan anggota staf. Sebuah contoh yang baik seperti
kuesioner adalah Efektivitas Tim Survey. Hasil seperti kuesioner atau kuesioner
dikembangkan dalam praktik singkat dapat diperiksa oleh dokter gigi sendiri atau
| 42
oleh seluruh staf dalam pertemuan staf. Hasilnya akan menyediakan dokter gigi
dengan informasi tambahan tentang kinerja tim dan efektivitas.
bermanfaat dalam menentukan mana pasien yang telah berpindah praktek, pindah dari
daerah, atau tidak lagi menginginkan perawatan lebih lanjut. Dalam bab sebelumnya,
dinyatakan bahwa recalls adalah sumber dari praktik ini. Beberapa kali rujukan
pasien baru adalah hasil langsung dari pasien yang telah di recall. Menjaga
keseimbangan yang memadai antara pasien recall dan pasien yang menjalani
perawatan aktif diperlukan untuk menjamin arus stabil pasien baru ke dalam praktek.
Laporan bulanan dapat dipersiapkan oleh resepsionis menunjukkan jumlah recall
yang sebenarnya, pasien baru, dan pasien yang aktif. Informasi ini juga harus
| 44
dinyatakan dalam persentase untuk memberikan suatu profil yang mudah dari semua
pasien di praktek.
2.1.3
Analisis Komputer
Perkembangan teknologi komputer selama dekade terakhir ini telah
berdampak pada bidang kedokteran gigi, di dua puluh lima tahun ke depan, teknologi
komputer dapat digunakan secara luas dalam praktik dokter gigi sebagai komputer
kantor menjadi lebih terjangkau. Hasilnya akan memungkinkan untuk berbagai jenis
analisis yang mutakhir.
Dalam setiap program komputer, output biasanya merupakan cerminan dari
input yang disediakan. Jadi di bidang analisis praktek dental, banyak teknik yang
disajikan dalam bab ini dapat dimasukkan ke dalam program komputer yang
terencana.
Sampai saat ini beberapa perusahaan komersial menyediakan analisa untung
rugi dan laporan biaya, penganggaran, rekening hutang piutang, produktivitas, dan
bahkan dalam beberapa kasus, penjadwalan janji. Kerugian dalam pembelian layanan
komputerisasi adalah informasi yang berlebihan. Jika praktisi tidak bersedia untuk
meninjau berbagai analisis yang telah dibeli, utilitas komputer dalam meningkatkan
kinerja praktek diabaikan. Biaya juga bisa menjadi penghalang. Hal ini terutama
berlaku dalam hal layanan penagihan terkomputerisasi, dimana unit biaya per laporan
| 45
memacu diri Anda untuk sukses. Bagian selanjutnya akan membantu Anda membuat
pengalaman ini lebih menyenangkan dan menghasilkan kesuksesan.
| 46
mungkin mengenai posisi Anda yang baru secepatnya. Dengarkan dengan seksama
mengenai petunjuk-petunjuk yang ada dan hindari berbicara terus-menerus. Jika Anda
bersikap tenang dan mendengarkan dengan baik, biasanya pertanyaan-pertanyaan
yang Anda inginkan supaya terjawab akan terjawab. Jika tidak, jangan ragu bertanya
untuk klarifikasi mengenai prosedur yang ada.
| 47
2.2.4 Menggunakan Buku Catatan dan Kalender Untuk Mencatat Aktifitas Dan
Prosedur Yang Penting
Saat memulai pekerjaan yang baru, banyak kebiasaan dan peraturan baru dan
banyak informasi yang akan diberikan pada Anda. Untuk menghindari terjadinya
kesalahpahaman atau melalaikan informasi yang penting, kembangkan Kebiasaan
Mencatat dan mencatat tiap informasi yang di dapat. System ini terbukti berhasil
karena banyak orang sukses telah menggunakan system ini.
| 48
| 49
| 50
menghancurkan diri sendiri dan semua bagian penting dari karakter yang kita miliki.
Jadilah diri sendiri dan kita akan menjadi orang yang lebih bahagia.
BAB III
KESIMPULAN
| 51
| 52