E.

Pelaksanaan Pengelolaan Rekam Medis

1. Assembling Rekam Medis
Prosedur Assembling Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap
a. Menerima berkas rekam medis pasien rawat inap dari dokter
atau petugas ruangan disertai dengan formulir pengembalian.
b. Mencatat berkas rekam medis pasien rawat inap yang masuk
dari ruangan kedalam buku ekspedisi pengembalian rekam
medis.
c. Membuat laporan rekam medis yang belum masuk.
d. Melakukan konfirmasi dengan dokter atau petugas ruangan
apabila ada rekam medis yang belum lengkap.
e. Membuat cek list kelengkapan dan ketidak lengkapan berkas
rekam medis.
f. Menyerahkan berkas ke petugas penjajaran berkas rekam medis
pasien rawat inap.
Instruksi Kerja Assembling Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap
a. Terima pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari dokter
atau ruang perawatan dengan ramah dan sopan.
b. Lakukan pengecekan jumlah berkas rekam medis rawat inap
berdasarkan formulir pengembalian berkas rekam medis pasien
rawat inap.
c. Lakukan pengecekan formulir dan isi berkas rekam medis
pasien rawat inap.
d. Pisahkan berkas rekam medis rawat inap yang sudah lengkap
dengan yang belum lengkap.
e. Lakukan konfirmasi ke dokter atau ruangan pasien rawat inap
mengenai berkas rekam medis pasien rawat inap yang belum
lengkap.
f. Susunan formulir rekam medis pasien rawat inap sesuai dengan
nomor formulir masing-masing.
g. Rapihkan berkas rekam medis pasien rawat inap.
h. Tulis nomor rekam medis dan nama pasien kedalam buku
penerimaan berkas rekam medis rawat inap.

i. Tulis nomor rekam medis dan nama pasien kedalam buku

penyerahan berkas rekam medis rawat inap untuk ke petugas
penyimpanan.
j. Serahkan berkas rekam medis rawat inap yang sudah di
Assembling dan lengkap ke petugas penyimpanan.
2. Sensus Harian
Prosedur Sensur Harian Pasien Rawat Inap.
a. Menerima slip sensus harian dan slip pulang dari ruangan
perawatan pasien rawat inap.
b. Mengecek kebenaran tentang pasien masuk, keluar hidup /
meninggal dan perpindahan pasien dilingkungan RSUP Dr.
Hasan Sadikin.
c. Konfirmasi keruangan untuk kelengkapan data pasien.
d. Memasukan data sensus harian peruangan ke dalam computer.
e. Menyerahkan slip pulang ke petugas koding
Intruksi Kerja Sensus Harian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat
Inap
a. Terima formulir sensus harian pasien rawat inap dan slip pulang
psaien dari ruang perawatan dengan ramah dan sopan
b. Cek kesesuaian jumlah pasien masuk, pulang, pindahan,
dipindahkan hari rawat dan meninggal dari formulir sensus
harian kedalam komputer.
c. Menyerahkan slip pulang ke petugas kodifikasi
3. Penyimpanan Rekam Medis
Prosedur Penyimpanan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap
a. Menerima berkas rekam medis pasien rawat inap dari petugas
assembling.
b. Memasukkan berkas rekam medis pasien rawat inap kedalam
amplop berkas rekam medis pasien rawat inap.
c. Menyimpan berkas rekam medis pasien rawat inap ke dalam
tempat penyimpan (roll opeck) dan menjaga agar penyimpanan

rekam medis aman kerahasiaannya, tidak dapat diakses oleh

orang yang tidak berkepentingan.
Intruksi Kerja Penyimpanan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat
Inap
1. Layani Peminjaman Berkas Rekam Medis pasien Rawat Inap
dengan tepat dan cepat
2. Cari berkas rekam medis di tempat penyimpanan dan buku
ekspedisi peminjaman.
3. Layani pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap dari
petugas Assembling.
4. Periksa dan cocokan antara jumlah rekam medis yang
dikembalikan dari petugas Assembling dengan buku penerimaan
berkas rekam medis.
5. Susun berkas rekam medis sesuai dengan nomornya.
6. Bawa berkas rekam medis yang telah disusun ke tempat
penyimpanan.
7. Masukan berkas rekam medis pasien rawat inap yang telah
disusun kedalam tempat penyimpanan.
4. Prosedur Peminjaman Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap
a. Setiap peminjaman berkas rekam medis pasien rawat inap untuk
berobat ulang dari poliklinik harus membawa bon peminjaman
yang diketahui oleh dokter yang meminta serta harus ditanda
tangani.
b. Setiap peminjaman berkas rekam medis pasien rawat inap untuk
penelitian

dokter

harus

membawa

surat

permohonan

peminjaman yang diketahui oleh Kepala Bagian/UPF.

c. Setiap Peminjaman berkas rekam medis pasien rawat inap untuk
penelitian mahasiswa kesehatan lainnya harus membawa surat
permohonan peminjaman buat penelitian yang diketahui oleh
Direktur SDM dan pendidikan serta Bidang Pendidikan dan
Penelitian.

d. Menyerah surat permohonan peminjaman berkas rekam medis

pasien rawat inap kepada Kepala Unit Rekam Medis.
e. Mencari berkas rekam medis pasien rawat inap dibagian
penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap.
5. Prosedur Pengambilan Rekam Medis Rawat Jalan dari
Poliklinik
a. Ambil berkas rekam medis rawat jalan dari poliklinik setelah
pelayanan selesai.
b. Cek berkas rekam medis rawat jalan di poliklinik yang akan
diambil berdasarkan lembaran ekspedisi yang dibuat oleh
petugas taat usaha poliklinik.
c. Serahkan berkas rekam medis rawat jalan yang sudah di cek ke
petugas penyimpanan di sub instalasi pengelolaan rekam medis
rawat jalan.
6. Prosedur Pengambilan Rekam Medis Rawat Jalan dari Rak
Penyimpanan
a. Ambol print out kartu kendali atau bukti pendaftaran pasien
poliklinik per tanggal kunjungan.
b. Ambil berkas rekam medis rawat jalan berdasarkan kartu
kendali dari rak penyimpanan berkas.
c. Masukan nomor rekam medis atau menscannya ke komputer
sebagai bukti bahwa berkas keluar dari ruang penyimpanan.
d. Simpan berkas yang sudah diketemukan ke rak sementara
sebelum diambil oleh petugas pendistribusian untuk dikirimkan
ke tiap-tiap poliklinik.
7. Prosedur Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan ke
Poliklinik
a. Ambil berkas rekam medis rawat jalan dari rak penyimpanan
sementara sesuai dengan poliklinik dan jadwal pengiriman.

b. Buat ekspedisi pengiriman berkas rekam medis rawat jalan

sebelum di kirimkan ke poliklinik yang akan dituju.
c. Kirimkan segera berkas rekam medis rawat jalan yang sudah
dibuatkan ekspedisi sesuai dengan jadwal tugas pendistribusian
ke poliklinik.