You are on page 1of 29

Tesu Marian-Iulian, cls.

A XII-a At
DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

CUPRINS
ARGUMENT...........................................................................................................4
CAPITOLUL 1
DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII
FOLOSITE DE AGENTUL ECONOMIC N ACTIVITATEA
COMERCIAL
1.1DOCUMENTELE DE EVIDEN.....................................................................6
1.1.1 Importana i rolul documentelor de eviden........................................6
1.1.2 Structura documentelor de eviden.......................................................7
1.1.3 Clasificarea documentelor de eviden...................................................7
1.1.4 ntocmirea documentelor de eviden..................................................10
1.1.5 Verificarea documentelor de eviden..................................................11
1.1.6 Pstrarea i arhivarea documentelor de eviden.................................12
1.2 REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII.................................................14
1.2.1 Rolul i importanta registrelor contabile in activitatea firmei.............14
1.2.2 Tipuri de registre contabile...................................................................15
1.2.3 Completarea registrelor contabile.........................................................15
1.2.4 Verificarea registrelor contabile...........................................................17
CAPITOLUL 2
PREZENTAREA GENERAL A S.C. ROSE TRAVELS.A. .........................18
CAPITOLUL 3
STUDIU DE CAZ PRIVIND DOCUMENTELE I REGISTRELE
CONTABILE UTILIZATE DE S.C. ROSE TRAVEL S.A.
3.1Studiu de caz privind documente utilizate de S.C. ROSE TRAVELS.A........20
3.2 Studiu de caz privind registrele contabile obligatorii utilizate de
S.C. ROSE TRAVELS.A.................................................................................22
BIBLIOGRAFIE...................................................................................................24
ANEXA
ARGUMENT

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

Am ales aceast tem pentru Examenul de Certificare a Competenelor Profesionale,,


Documentele i registrele obligatorii n derularea operaiilor privind activitatea comercial a S.C.
ROSE TRAVEL S.A. din cadrul materiei Finanarea Afacerii deoarece c fr o eviden
contabil riguroasa a operaiilor economico- financiare agentul economic nu ii poate obine
datele de care are nevoie pentru o bundesfurare a activitii sale.
Principalii furnizori de date sunt documentele economice. Acesteastau la baza
nregistrrilor n evidena contabil, avnd astfel calitatea de documente justificative pe baza
crora se fac nregistrri n jurnale, fie i alte documente contabile. Documentele contabile
servesc la prelucrarea, contabilizarea i nregistrarea

n eviden a contabil a operaiilor

consemnate n documente justificative.


Lucrarea este structurat n 3 capitole. n aceste capitole am prezentat: rolul i importan a
documentelor de eviden economic folosite de un agent economic i documentele i registrele
contabile obligatorii pentru derularea unei afaceri.
Pentru mine aceast tem este important deoarece dup terminarea liceului voi trece la un
alt nivel i anume la facultate , unde vreau sa urmez un profil asemntor celui din liceu .

CAPITOLUL 1
DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII
FOLOSITE DE AGENTUL ECONOMIC IN ACTIVITATEA
COMERCIAL
1.1 DOCUMENTELE DE EVIDEN
1.1.1. Importana si rolul documentelor de evide
2

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

Documentele: sunt acte scrise, ntocmite pentru operaiile economice sau financiare la locul i
n momentul efecturii lor, cu scopul de a dovedi existena acestor operaii, precum i pentru
evenimente izvorte din necesiti organizatorice i administrative ale entitii economice (ex.
actele necesare pentru angajarea i ncadrarea personalului, contractele economice etc.).
Documentele de eviden sau documentele primare sunt numai acele documente care au
legtur direct sau indirect cu nregistrrile contabile.
Documentele de eviden reflect toate operaiile legate de existena i micarea
elementelor patrimoniale (mijloacelor, proceselor i surselor economice antrenate n desfurarea
ciclului de exploatare din ntreprinderi), relaiilor de drepturi i obligaii generate de aceste
operaii, precum i rezultatele obinute din activitatea desfurat.

Importan: n documentele de eviden sunt consemnate datele i informaiile proprii


circuitului economic al patrimoniului ntreprinderii, servind:
ca baz pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate. Prin datele pe care le conin,
ele fac dovada nfptuirii operaiilor economice i financiare;
la ntocmirea unor

documente ce se nregistreaz n contabilitate inclusiv a

documentelor cumulative . Astfel, documentele de eviden se pot utiliza succesiv i


pentru celelalte forme de eviden, contribuind la stabilirea unei legturi organice
ntre ele i la evitarea de paralelism;
la efectuarea controlului economic si financiar pentru aprarea patrimoniului,
constituind mijlocul folosit n descoperirea unor nereguli n gestiunea acestuia,
lipsuri i sustrageri de bunuri, efectuarea de cheltuieli i pli fr baz legal .
Totodat, prin intermediul lor, se asigur respectarea disciplinei financiare i
contractuale;

ca mijloc de prob n justiie pentru descoperirea adevrului. Astfel, documentele de


eviden au i o importan juridic prin caracterul lor de acte justificative;
nevoilor organizatorice i administrative care nu au nici o legtur cu nregistrarea n
contabilitate;
3

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

1.1.2. Structura documentelor de evidenta


Structura documentelor de eviden este definit prin informaiile (elementele) consemnate i
diferit n funcie de caracterul operaiilor economice nregistrate. Documentele de eviden
conin dou feluri de elemente:

comune;

specifice.
Elementele comune
denumirea documentului;
antetul;
data ntocmirii documentului i efecturii operaiei;
prile care contribuie la efectuarea operaiei economice respective;
coninutul operaiei;
baza legal, dac este cazul;
unitatea de msur sau elementul n care se exprim operaia economic respectiv;
semnturile persoanelor responsabile de ntocmirea documentului;
tampila;
Acestea au un caracter repetitiv i general, fiind de regul tiprite (tipizate).

Elementele specifice:
difer i se completeaz n funcie de natura operaiei economice sau financiare;
Acestea sunt specifice condiiilor concrete n care se produc operaiile economice i financiare
(sunt n general netipizate).

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

1.1.3.Clasificarea documentelor de eviden


In activitatea unitii patrimoniale sunt utilizate numeroase i variate documente de eviden n
raport cu operaiunile economice i/sau financiare pe care le consemneaz.
In funcie de trsturile caracteristice ale operaiilor economice i financiare, documentele de
eviden se clasific dup mai multe criterii.
1) Dupa natura operatiilor economice, documentele de evidenta se impart in documente
privind:
a) imobilizarile corporale: proces-verbal de predare-preluare;proces-verbal de receptie si
punere in functiune; proces-verbal de scoatere din functiune .
b) activele circulante: materiale - not de recepie i constatare de diferene; bonul de consum;
fia- limit de consum
c) disponibilitile bneti: chitane, dispoziia de plat-ncasare.

d) salariile i alte drepturi cuvenite angajailor: statul de salarii, lista de avans chenzinal,
ordinul de deplasare, decontul de cheltuieli .
e) vnzrile: factura sau factura fiscal, dispoziie de livrare, aviz de nsoire a mrfii.
f) corespondena.
g) arhiva.

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

2) Dupa caracterul si functia pe care o indeplinesc documentele se impart in:


a) documente de dispoziie: sunt acele documente prin care se transmite ordinul de a efectua o
operaie economic sau financiar, precum i indicaiile necesare executrii : ordinul de plat,
comanda, dispoziii de ncasare sau dispoziii de plat .
b) documente justificative sau de execuie sunt acelea care cuprind date cu privire la
executarea unei operaii economice. Spre deosebire de documentele de dispoziie, acestea stau la
baza nregistrrii operaiilor n conturi : factura, factura fiscal, chitana, bonul de consum .
c) documente mixte sunt acelea care cuprind att nsuirile documentelor de dispoziie, ct i a
celor de execuie: dispoziie de livrare, aviz de nsoire a mrfii, fia-limit de consum .

3) Dupa numarul operatiilor economice pe care le cuprind, documentele se impart in:


a) documente singulare sunt acelea care consemneaz o singur operaie economic: chitana,
factura .
b)documente cumulative sunt acelea care acumuleaz i genereaz datele din

documente

singulare, consemneaz mai multe operaii economice de acelai fel: jurnalul de cumprri,
jurnalul de vnzri .
4) Dupa momentul intocmirii si rolul lor, documentele de evidenta pot fi:
a) documente primare sunt acele documente n care se consemneaz pentru prima dat
operaiile economice sau financiare. Ele se ntocmesc de regul n momentul efecturii acestor
operaii economice sau financiare: chitana, factura .
b) documente secundare sunt documentele ce se ntocmesc pe baza documentelor primare.
5) Dupa locul de unde se intocmesc si circula, documentele se impart in:
a) documente interne sunt acelea care se ntocmesc n cadrul unitii patrimoniale pentru
operaiile economice i financiare cu privire la activitatea ei. O parte dintre aceste documente
rmn n interiorul ntreprinderii, ca de exemplu: bonul de consum. Alte documente interne
circul n exteriorul ntreprinderii, ca de ex.: facturile ntocmite pentru
lucrrile executate i serviciile prestate, ordinul de plat, cecul .
6

produsele livrate,

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

b) documete externe sunt acelea care se intocmesc in alte unitati patrimoniale, dar care circula
si in cadrul acesteia. Aceste documente reflecta relatiile unitatii patrimoniale cu terte persoane
fizice sau juridice, ca de exemplu: factura primita de la furnizor, extrasul de cont primit de la
banca .
6) Dupa sfera de aplicare, documentele de evidenta se grupeaza in:
a)documente de uz general (documente generale) sunt acele documente care se folosesc n
toate unitile patrimoniale din toate ramurile de activitate: not de intrare-recepie, chitan,
factur, bon de consum, stat de salarii;
b) documente specifice sunt acelea care se utilizeaz numai n anumite ramuri de activitate,
uniti patrimoniale, cum ar fi: actul de ftare, folosit n zootehnie, devizul, contractul de
antrepriz, n construcii .
7) Dupa forma de prezentare , documentele de evidenta se impart in:
a) documente tipizate sunt acele documente care se ntocmesc pe formulare-tip i a cror
folosire este obligatorie;
b) documente netipizate sunt acele documente care se ntocmesc pe formulare

specifice

fiecrei ramuri de activitate, unitii patrimoniale n parte.


8) Dupa regimul de tiparire si utilizare, documentele de evidenta se grupeaza in:
a) documente cu regim special sunt acele documente pentru care exist dispoziii legale
cu.precizri exprese privind modul de ntocmire, circulaie i pstrare. Pentru aceste documente
exist reguli privind evidena i utilizarea lor. Astfel, pentru documentele care se prezint sub
form de carnete se impune i urmrirea, sigilarea i certificarea numrului de exemplare, iar
pentru cele sub form de foi volante se impune numerotarea i parafarea lor. Pentru aceste
documente cu regim special, n cadrul unitilor economice se ine o eviden operativ special.
Ex.: factura, factura fiscal, cecurile de numerar, chitana .

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

b) documente fr regim special sau cu regim uzual sunt documentele care se folosesc cu
respectarea normelor generale de ntocmire, circulaie i pstrare. Ex.; nota de contabilitate,
borderoul de achiziie, ordinul de plat ;
c) documente cu reglementri exprese sunt acele documente care se folosesc numai pentru
anumite operaii economice, i anume: mrci potale, fiscale, certificate medicale, carnete de
munc .

9) Dupa modul de intocmire si rolul pe care-l indeplinesc in cadrul sistemului informationalcontabil, documentele de evidenta se impart in:
a) documente justificative sunt acele documente care se ntocmesc la locul i n

urma

executrii operaiilor economice sau financiare, prin semnarea lor de ctre persoanele care le-au
ntocmit, verificat i nregistrat. Ele asigur certitudinea i

realitatea efecturii operaiilor

respective. Aceste documente preced i fundamenteaz datele cuprinse n ele, fac dovada
efecturii operaiilor i angajeaz rspunderi, drepturi i obligaii cu privire la existena i
micarea elementelor patrimoniale: orice operaiune patrimonial se consemneaza n urma
efecturii ei ntr-un nscris care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind astfel
calitatea de document justificativ. Ele angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit,
vizat ori aprobat, ori nregistrat n contabilitate" conform Legii Contabilitii nr. 82/1991, art.6
republicat i reactualizat.
b)documente de eviden contabil sunt registrele contabile n care se consemneaz i
pstreaz informaiile n structura proprie contului. In cadrul registrelor contabile propriu-zise
intr: registrul-Jurnal, registrul Cartea Mare, registrul-inventar. De asemenea, registrele contabile
pot fi nsoite i de registre de eviden operativ care se ntocmesc pentru stocarea informaiilor
de un anumit fel, pe locuri de gestionare, i anume: registrul cheltuielilor, registrul stocurilor,
registrul veniturilor, jurnalul de vnzri, jurnalul de cumprri .
c)documente de sintez i raportare contabil sunt acele documente prin care se cumuleaz i
se transmit informaiile n exteriorul unitii patrimoniale i din care amintim: bilanul contabil
semestrial i anual i notele explicative, balana de verificare sintetic la sfritul lunii, privind
impozitul pe profit la sfritul trimestrului (anului).

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

Documentele de evidenta sunt elaborate in functie de continutul operatiilor economice si


financiare pentru care sunt concepute, concomitent urmarindu-se sa fie clar, sa redea in forma
simpla activitatile desfasurate de catre unitatea patrimoniala, cu cheltuieli materiale si umane
minime.
In ara noastr s-a elaborat un sistem raional de organizare a documentelor
nconformitate cu noul sistem contabil al agenilor economici, care cuprinde:
Nomenclatorul privind modelele registrelor i formularelor tipizate anume pentru
activitatea financiar i contabil". Acest nomenclator cuprinde instruciuni precise cu privire la
forma, coninutul, structura, ntocmirea i folosirea obligatorie a acestor documente.

1.1.4. ntocmirea documentelor de eviden


n orice unitate patrimonial, ntocmirea documentelor pentru fiecare operaie economic
i financiar reprezint o cerin major pentru cunoaterea i managementul activitii, ntruct
aceasta reclam un control riguros att asupra integritii i modului de gestionare a
patrimoniului n totalitate sau a prilor componente, ct i a fiecrei operaii n parte.
Intocmirea documentelor se poate face manual sau cu mijloace de prelucrare automat,
astfel nct acestea s fie lizibile, nefiind admise tersturi, rzturi, modificri sau alte
asemenea procedee, precum i lsarea de spaiu liber ntre operaiile consemnate n acestea.
Intocmirea documentelor are loc, de regul, la locul unde se produce operaia economic sau
financiar.
Un rol important n ntocmirea documentelor l constituie raionalizarea i tipizarea
acestora prin care se urmrete stabilirea unor tipuri unitare de documente pentru toate
ntreprinderile de acelai tip. Prin aceast aciune se reduc cheltuielile de imprimare i volumul
de munc pentru completarea lor, eliminarea paralelismelor n ntocmire i

circulaie,

proiectarea unor documente care s corespund necesitilor de prelucrare automat, satisfacerea


cerinelor de informare a tuturor formelor de eviden, ntocmirea manual se poate face prin
folosirea: cernelii, a pastei sau creionului chimic, ntocmirea automat cu mijloace tehnice se
poate efectua cu maina de scris, calculatorul etc.
Intocmirea documentelor i prelucrarea automat a datelor prezint avantaje fa de
prelucrarea manual n ceea ce privete exactitatea i operativitatea datelor, precum i reducerea
considerabil a volumului de munc i rutin.
Dup ntocmire, documentele se supun verificrii i prelucrrii.

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

1.1.5. Verificarea documentelor de evidenta


Verificarea documentelor de eviden este operaia premergtoare nregistrrii operaiilor
economice i financiare n conturi i const n controlul respectrii condiiilor de form i de
fond pe care acestea trebuie s le ndeplineasc. Verificarea are ca scop evitarea greelilor,
neregulilor i abuzurilor, precum i pentru reflectarea realitii n contabilitate. Verificarea
documentelor de eviden este de trei feluri:
1. verificare din punct de vedere al formei;
2. verificare aritmetic;
3. verificare de fond.

Verificarea din punct de vedere al formei se refera la:

a) corespondena modelului de document cu natura operaiei consemnate;


b) completarea tuturor elementelor obligatorii din formular;
c) corespondena cu cele din anexe;
d) existena semnturilor persoanelor responsabile de ntocmirea documentelor i efectuarea
calculelor;
e) ntocmirea n numrul de exemplare prevzut i existena aceluiai numr de ordine pe
fiecare exemplar.

Documentele de evidenta se supun si unei verificari aritmetice prin care se urmareste:


exactitatea datelor cifrice inscrise;
preluarea exacta a cantitatilor si preturilor;
corectitudinea calculelor aritmetice.

Verificarea de fond a documentelor presupune urmarirea legalitatii, necesitatii, realitatii,

oportunitatii si economicitatii operatiilor economice si financiare pentru care acestea s-au


intocmit.
Legalitatea operaiei consemnate se apreciaz prin raportarea acesteia la actele normative ce
reglementeaz operaiile respective (legi, ordonane,ordine,instruciuni)
Necesitatea operaiei consemnate se apreciaz prin raportarea acesteia la cerinele activitii
unitii patrimoniale, deoarece nu orice operaie economic sau financiar care este legal este i
necesar ntreprinderii.

10

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

Realitatea datelor nregistrate se apreciaz prin controlul reciproc al acestora, pentru a se


confirma executarea operaiei. (Ex.: bonul de predare produse se compar cu bonurile de lucru
pentru cantitile de produse obinute.)
Oportunitatea i economicitatea operaiei au n vedere faptul c ea trebuie s se realizeze cu
cheltuieli minime i la momentul oportun (optim).Ex.: efectuarea unei reparaii la exteriorul unei
cldiri presupune efectuarea acestora n sezonul cald, care influeneaz att costul lucrrilor, ct
i calitatea acestora.
Verificarea documentelor de eviden se efectueaz n general de ctre alte persoane dect
cele care le-au ntocmit i prelucrat. Dup verificare, documentele corect ntocmite sunt supuse
analizei contabile i contrii, adic nscrierii pe ele a conturilor sintetice i analitice debitoare i
creditoare n care urmeaz a se nregistra operaiile economice sau financiare. Contarea i
nregistrarea n contabilitate se fac

document cu document sau dup o centralizare a

documentelor care se refer la operaii de aceeai natur i din aceeai perioad.


Din punct de vedere metodologic, nregistrarea n contabilitate a operaiunilor economice i
financiare se face cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor individuale sau
centralizatoare, n funcie de data ntocmirii sau intrrii n unitate i sistematic n registrele
deschise pe conturi sintetice i analitice.
In urma verificrii, documentele care se constat c nu ndeplinesc condiiile i cerinele se
napoiaz compartimentelor sau unitilor de unde provin pentru a fi corectate sau completate
corespunztor.
Corectarea erorilor din documente presupune respectarea unor reguli prin care:
s se permit recunoaterea momentului cnd s-a produs greeala (la ntocmire sau la
prelucrare);
s se aduc la cunotin celor care au ntocmit documentul;
s se efectueze corectarea prin tierea cu o linie a textului sau a sumei greite, n aa fel
nct s se poat citi ce s-a greit. Apoi se scrie deasupra textul sau suma corect,
fcndu-se meniunea pe documentul rectificat asupra acestui fapt;
datele corecte s fie certificate prin semnturile persoanei care a completat iniial
documentul sau a corectorului, cnd eroarea s-a constatat la prelucrare.

11

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

n documentele referitoare la mijloace bneti (Registrul de cas, Chitan, Cec etc.) dac
se fac greeli, nu se admit corecturi. Ele se anuleaz i se pstreaz n carnetele respective fr a
fi detaate, cu meniunea anulat.

1.1.6. Pastrarea si arhivarea documentelor de evidenta


Clasarea este operaia de aezare (aranjare) a documentelor ntr-o anumit ordine strict
determinat, n scopul pstrrii i al gsirii lor cu uurin atunci cnd sunt cutate pentru
furnizarea informaiilor necesare organelor de eviden, conducere si control.
Arhivarea documentelor de eviden
Documentele de eviden de orice natur trebuie pstrate n condiii care s asigure integritatea
deplin a lor pentru o anumit perioad de timp.
De aceea se constituie un compartiment special de arhivare n care se pstreaz: documente
originale, copii, fotocopii, filme, corespondene, planuri, schie.
Pstrarea documentelor se realizeaz prin arhivarea lor, care poate fi de dou feluri:
1. arhiva curent este organizat n cadrul fiecrui sector i serviciu din ntreprindere i
permite consultarea documentelor n cursul exerciiului financiar.
2. arhiva general este organizat la nivel de unitate patrimonial i la care se predau
documente dup expirarea exerciiului financiar.
Arhivarea documentelor de eviden se face in conformitate cu prevederile legale si cu
respectarea urmtoarelor reguli:
documentele se grupeaz n dosare, numerotate, numite i parapete;
gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul
fiecrui exerciiu financiar la care se refer acesta. In cazul fuziunii sau al lichidrii
unitii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat;
evidena documentelor de analiz se ine cu ajutorul Registrului de eviden, n care sunt
inute evidenele dosarelor i documentelor intrate n arhiv, precum i micarea acestora
n decursul timpului.

12

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

Documentele de cas i unele documente contabile cum sunt: bilanul, balana de


verificare, fiele de cont se pstreaz n casa de fier sau n spaii special amenajate, pe
rspunderea contabilului-ef sau a altei persoane competente n acest sens, asigurate mpotriva
degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
n cazul utilizrii tehnicii de calcul, clasarea i pstrarea informaiilor se realizeaz cu
ajutorul compact-discurilor, dischetelor i poart denumirea de arhiv electronic.
Dup expirarea exerciiului financiar i aprobarea bilanurilor financiare anuale (bilanul
contabil), documentele se predau la arhiva general a unitilor.
Din arhiva general, documentele nu se scot dect cu aprobarea persoanelor competente,
la cererea instanelor judectoreti i a organelor de control.
n vederea scoaterii din arhiv a documentelor se ntocmete un proces-verbal n care se
arat:
cine a cerut documentul respectiv;
cine a aprobat eliberarea documentului respectiv;
scopul eliberrii documentului .
n locul documentului solicitat se duce copia certificat de pe document, procesul verbal
ncheiat, aprobarea de eliberare a documentelor i dovada semnat de persoana care a ridicat
originalul.
Termenele de pstrare a documentelor n arhiva ntreprinderii sunt stabilite prin dispoziii
legale i sunt diferite, n funcie de natura, destinaia i categoria din care acestea fac parte.
Astfel, documentele specifice unor ramuri au termen de pstrare stabilit prin instruciuni
departamentale, de ramur, iar cele comune pe economia naional au termene stabilite de
Direcia General a Arhivelor Statului.

13

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

1.2. REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII


1.2.1. Rolul si importanta registrelor contabile in activitatea firmei
Registrele contabile sunt acele documente-formulare

cu ajutorul crora se efectueaz

nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi, precum i furnizarea informaiilor


privind starea i micarea patrimoniului unei unitti.
Registrele contabile, indiferent de forma de prezentare (jurnale, fise, situatii etc.),
trebuie sa cuprinda elemente cu privire la :
felul, numarul si data documentului justificativ;
sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;
conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare ;
semnaturile pentru intocmire si verificare;
Registrele contabile prezinta o deosebita importanta:
servesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n contabilitate a operaiilor
economice i financiare consemnate n documentele justificative;
servesc la nregistrarea cronologic i sistematic a tuturor operaiilor economice i
financiare i se ntocmesc manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare
automat a datelor corespunztor cerinelor privind respectarea coninutului minimal de
informaii i a normelor de ntocmire i utilizare a acestora;
servesc la ntocmirea balanelor de verificare sintetice i aqalltice, precum i a situaiilor
financiare;
servesc la analiza economico-financiar a activitii desfurate de unitatea patrimonial
n cadrul exerciiului financiar prin furnizarea de informaii;
nentocmirea, ntocmirea eronat i/sau neutilizarea documentelor justificative i
financiar- contabile, precum i a registrelor contabile obligatorii conform legii se
sancioneaz potrivit prevederilor legale n vigoare;
servesc drept prob n justiie n scopul soluionrii litigiilor;

14

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

1.2.2. Tipuri de registre contabile


Desfurarea activitii n cadrul intreprinderilor implic multiple operaii economico-financiare
care sunt consemnate n documente justificative. Operaiile economice i financiare consemnate
n documentele justificative sunt inregistrate n ordine cronologic i sistematic grupate n
registrele contabile.
Registrele de contabilitate se prezint sub forma unor caiete(registre legate), fie sau situa ii i
listri informatice ale cror coninut i form corespund scopului pentru care se in.Definite prin
prisma sistemului informaional contabil, registrele de contabilitate reprezint documente cu
ajutorul crora se realizeaz nregistrarea cronologic i sistematic a operaiilor economice i
financiare n contabilitate, furniznd informaii privind situaia i micarea patrimoniului.
Legea Contabilitii i Regulamentul privind aplicarea acestei legi prevd : principalele registre
ce se folosesc sunt : registrul-jurnal, registrul-inventar i registrul cartea-mare.
Registrul-jurnal i registrul-inventar au regim de nregistrare la organele fiscale, unde se depun
numerotate, nuruite i parafate.nconsecin, cele dou registre pot fi admise ca prob n cazul
litigilor dintre ntreprinderi, n caz de faliment, precum si n orice situaii.
Tipurile de registre prezentate:

se folosesc n cadrul tuturor tehnicilor de prelucrare i nregistrare informaiilor;

coninutul acestora este acelai, diferit este numai forma lor de prezentri

nu circul ntre compartimentele unitii i nici n afara acesteia;

se pstreaz n cursul anului n cadrul compartimentului de contabilitate;

n exerciiul financiar urmtor se predau la arhiva general a unitii, unde se pstreaz


timp de zece ani de la data nchiderii exerciiului respectiv;

n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii vor fi reconstituite n maximui 30 de zile de


la constatare.

15

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

1.2.3. Completarea registrelor contabile


Regulile de completare a registrelor contabile difer dup modul de nregistrare a
operaiilor economice i financiare n cadrul sistemului de conturi, astfel: pentru

evidena

cronologic, pentru evidena sistematic, pentru evidena combinat i pentru inventarierea


patrimoniului.
A) Evidena cronologic se reflect n nregistrarea operaiilor economice i . financiare n
ordinea n care acestea au fost efectuate n timp. Funcia principal a registrelor pentru evidena
cronologic const n cunoaterea rulajului valoric al operaiilor economice i financiare pe o
anumit perioad de gestiune. Din aceast categorie de registre enumerm:
a)

registrul-jurnal;

b)

registrul-jurnal de ncasri i pli;

c)

nota de contabilitate .

a) Registrul-jurnal
Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, n mod
cronologic,toate operaiunile economico-financiare.
Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate(atelier , secie etc.), pot fi
recapitulate ntr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care st la baza
nregistrrii n Registrul-jurnal.Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operaiunile de
cas i de banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii-achitrii facturilor etc. .
Orice nregistrare n Registrul-jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la : felul,
numrul i data documentului justificativ, explicaii privind operaiunile respective i
conturile sintetice debitoare i creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare
operaiilor efectuate .
Unitile care utilizeaz jurnale auxiliare pot nregistra n Registrul-jurnal sumele centralizate
pe conturi,preluate din aceste jurnale.

16

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

b) Registrul-jurnal de ncasri i pli


Registrul-jurnal de ncasri i pli este documentul contabil utilizat pentru nregistrarea
operativ a ncasrilor i plilor pe baz de documente justificative, precum i documentul prin
care se stabilete situaia financiar a unitii patrimoniale "respective.
In acest registru sunt consemnate att operaiile n numerar, ct i cele efectuate prin
contul de la banc, indiferent dac a avut lor ncasarea sau plata efectiv. Acesta se numeroteaz
i se snuruieste.
c) Nota de contabilitate
1. Servete ca document justificativ de nregistrare n contabilitatea sintetic i analitic, de
regul pentru operaiunile care nu au la baz documente justificative (stornri etc.).
2. Se ntocmete, ntr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil.
3. Circul :
-la persoana autorizat s verifice i s semneze documentul ;
-la persoana care asigur contabilitatea sintetic i analitic n cadrul compartimentului
financiar-contabil.
4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul :
-denumirea, numrul i data (ziua,luna,anul) ntocmirii formularului;
-deumirea unitii;
-explicaii; simbolul contului debitor/creditor; suma;
-semnturi: ntocmit, verificat.

17

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

.
B) Evidena sistematic prezint avantajul gruprii i nregistrrii operaiilor att n funcie de
natura lor, ct i n funcie de data efecturii acestora. Din aceast categorie face parte registrul
(formularul) Cartea mare", care poate avea mai multe forme:
a) fi de cont pentru operaii diverse;
b) fie sintetice ah sau pe conturi corespondente.
Registrul Cartea mare" reprezint un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz
lunar i sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i existena tuturor elementelor de activ
i de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sintez i de sistematizare i
conine simbolul contului debitor i al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor i
creditor, precum i soldul contului pentru fiecare lun a anului curent. Registrul Cartea mare
poate conine cte o fil pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate.Cartea mare st la baza
ntocmirii balanei de verificare.Registrul.Editarea Crtii mari se va efectua numai la cererea
organelor de control sau n funcie de necesitile proprii.
Durata de arhivare : Registrul-jurnal, Registrul-inventar i Registrul Cartea mare se pstreaz n
unitate timp de 10 ani de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost
ntocmite, iar n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite n termen de
maximum 30 de zile de la constatare

18

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

C) Evidena combinat. Registrul de eviden combinat se prezint sub form de jurnal-cartea


mare, n care operaiile se nregistreaz simultan, att n ordine cronologic, ct i sistematic, pe
feluri de operaii de aceeai natur. Se Utilizeaz de ctre unitile patrimoniale cu un volum mic
de operaii, care aplic ; forma de nregistrare contabil pe jurnale.
Registrul Cartea mare", indiferent de forma pe care o mbrac, este un document contabil care
st la baza ntocmirii balanei de verificare sintetice.
Se intocmeste intr-un singur exemplar, lunar, fara stersaturi, modificari sau spatii libere.
D) Inventarierea patrimoniului unitii se realizeaz cu ajutorul registrului- inventar.
Registrul-inventar reprezint un document contabil obligatoriu n care se nregistrez toate
elementele de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit
legii. Registrul-inventar se ntocmete la nfinarea unitii, cel puin o dat pe an pe parcursul
funcionrii unitii, cu ocazia fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i de alte situaii
prevzute de lege pe baz de inventar faptic.
n acest registru se nscriu, ntr-o form recapitulativ, elementele inventariate dup natura
lor,suficient de detaliate pentru a putea justifica coninutului fiecrui post al bilanului.
Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a fiecrui cont de activ si de
pasiv. Elementele de activ i pasiv nscrise n Registrul-inventar au la baz listele de inventariere
sau alte documente care justific coninutul acestora.
19

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registrul-inventar se nregistreaz


soldurile existente la data inventarierii, la care se adaug rulajele intrrilor i scad rulajele
ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar.

1.2.4. Verificarea registrelor contabile


nainte de a se nregistra n contabilitate, documentele de eviden trebuie s fie supuse unei
verificri minuioase.
Verificarea documentelor se face sub 3 aspecte :
a) verificarea formei;
b) verificarea aritmic(cifric);
c) verificarea de fond;
a)Verificarea formei urmrete:

dac s-au folosi formulare corespunztoare cu natura operaiilor;

dac s-a completat numrul de exemplare cerute;

dac s-au respectat regulile de ntocmire a documentelor;

b)Verificarea aritmic urmrete:

dac sumele au fost nscrise corect;

dac s-au efectuat corect calculele;

20

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

c)Verificarea de fond urmrete dac operaia este legal, real, necesar i oportun. Verificarea
documentelor se poate face de ctre persoanele:

care conduc contabilitatea(contabil ef, director economic)

care execut controlul financiar preventiv;

mputernicite de ctre unitate(cenzori, experi contabili);

care fac parte din aparatul de control financiar i fiscal al statului(inspectori,


comisari).

21

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

Capitolul 2
PREZENTAREA GENERAL A S.C. Rose Travel S.A.
Rose Travel s-a infiinat in anul 2009 cu ajutorul unei echipe format din 3 oameni cu experien
in domeniul turismului. Ei au diplome recunoscute att in ar ct i n strintate.
Oferta este variat deoarece se adreseaz tuturor consumatorilor indiferent de vrst, sex sau
poziie social. Preurile circuitelor sunt accesibile si atrgtoare. Pe lng pachetele standard,
ofer diferite pachete la ofert care sa l pun pe client in avantaj.
Structura organizatoric a ageniei Rose Travel o reprezint organigrama(vezi ANEX)
Numele ageniei ROSE TRAVEL
Sediul S.C. Rose Travel S.A. este in oraul Iai, Sos. Naional, Nr. 182, Bl. C2, Sc. A, parterapartament 3.
Agenii:Iai,

Cluj-Napoca,

Sibiu,

Timioara,

Baia

Mare,

Bucureti,

Oradea, Arad.

Domenii de activitate:Agenie de turism Tur operator, Incoming-Outgoing; rezervri bilete de


avion, ticketing
Acreditri: IATA (Asociaia Internaional a Transportatorilor Aerieni) Licen de turism (Tur
Operator) Nr. 1191 Membr a Asociaiei Naionale a Agen iilor de Turism (A.N.A.T.) Societate
acreditat World of TUI Compania EXIMTUR deine certificare a sistemului propriu de
management al calitii in conformitate cu standardul ISO 9001 : 2000.
Obiective
Obiectivul principal al ageniei l reprezint creterea cifrei de afaceri cu 25% n anul 2009,
crearea unor parteneriate de lung durat cu agenii de turism din ar dar i stabilirea unor relaii
de afaceri din strintate.

22

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

Astfel agenia dorete :


S rmn pe piaa turistic romneasc
S acopere un segment semnificativ al acestuia, care s permit men inerea la un standard
calitativ de nivel european
Dezvoltare a afacerii prin eforturi proprii, profesionalism si disponibilitate
Includerea n oferta a unor destinaii noi
Obiectivele secundare pot fi sintetizate prin calitate, seriozitate si eficien . Personalul de
specialitate v st la dispoziie cu o gam larga de servicii atat pentru grupuri cat i pentru turi tii
individuali sau oameni de afaceri.
Relaii cu mediul extern
Prin studiul mediului extern ne referim la studiul ofertei, a cererii i a concuren ei prin care avem
posibilitatea de a adopta unele strategii de marketing turistic cu scopul de a evita amenin rile ce
rezult din schimburile de mediu.
Oferta
Agenia de turism SC ROSE TRAVEL SRL ofer i vinde pachetele, serviciile turistice proprii.
Activitatea ROSE TRAVEL se bazeaz, in proporie de 65%, pe vnzarea de pachete turistice,
35% din venituri fiind aduse de vnzarea de bilete de avion. Portofoliul de produse al agen iei
cuprinde excursii in strintate,litoralul romnesc, odihn si tratament in sta iunile balneoclimaterice, tabere internaionale, pachete de week-end, destinaii de lux,croaziere in Marea
Mediteran. n perioada de var, agenia promoveaz destinaii exotice, precum: Caraibe,
Acapulco, Dubai etc. Ca produse Inclusive Tours, alctuite din servicii de transport, de cazare, de
agrement, facilitai, toate ca un pachet la un pre accesibil.
Concurena
Prin concuren intelegem analiza celorlalte agenii de turism comparnd profilul i serviciile
oferite, dar si dup segmentul de clieni pe care se axeaz firmele concurente. Astfel, concuren ii
ageniei sunt: Clever Tour, Best Tour, Central Tour, Smart Travel, Olimp Tourism.

23

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

CAPITOLUL 3
STUDIU DE CAZ PRIVIND DOCUMENTELE I REGISTRELE
CONTABILE UTILIZATE DE S.C. ROSE TRAVEL S.A.
3.1 Studiu de caz privind documente utilizate de S.C. ROSE TRAVEL S.A

Am realizat un studiu de caz privind documentele de eviden utilizate de agentul economic i leam selectat pe cele mai important: succesiunea operaiilor de prelucrare a informaiilor
economice n contabilitate este prezentat in anexa .
Contractul de comercializare a pachetului de servicii turistice
Contractul dintre agenia de turism i turist este acordul de voin dintre agenia tour-operatoate
sau detailist i turist, care are ca obiect cumprarea unor servicii turistice de ctre turist i
eliberarea documentelor de plat i a documentelor de cltorie de ctre agenia de turism.
Acesta este important n buna desfurare a activitii ageniei de turism deoarece informaiile
scrise, furnizate turitilor de ctre ageniile de turism, trebuie s fie astfel formulate nct s nu
permit interpretri echivoce cu privire la preul, coninutul pachetului de servicii i la alte
condiii ce urmeaz a fi incluse n contractul dintre agenie i turist.
Factura
Se ntocmete cu ajutorul tehnicii de calcul la prestarea serviciilor(vezi anexa). Factura
reprezint un document justificativ n contabilitate i n gestiunea beneficiarului ca document de
nregistrare. Aceasta este important n desfaurarea activitii ageniei deoarece ine evidena
produselor turistice vndute.
Chitana
Chitana este actul prin care se dovedete primirea unei sume de bani(vezi anexa), ea reprezint
documentul cel mai des utilizat de agenii economici.Chitana mai poate fi definit i ca un
document avnd valoare contabil, emis cu ocazia vnzrilor produselor sau prestrii serviciilor
cu plata n numerar.

24

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

Asigurarea medicala
Polia de asigurare obligatorie de asisten medical se elibereaz la momentul ncheierii
contractului de asigurare obligatorie de asisten medical.Persoana asigurat este obligat s
pstreze polia de asigurare obligatorie de asisten medical i s o prezinte instituiei medicale.
(vezi anexa)

3.2 Registrele contabile obligatorii utilizate de S.C. ROSE TRAVEL S.A.


Registrele contabile utilizate de agentul economic sunt:registrul jurnal, Cartea Mare i
registrul inventar.
1.Registrul-jurnal este documentul contabil in care se efectueaza inregistrarea tuturor
tranzactiilor si operatiilor, in ordine cronologica, prezentandu-se sumele debitoare si creditoare a
conturilor utilizate.Acesta este de fapt un jurnal zilnic sau lunar in care se reflecta mic orarea
patrimoniului unitaii, dup caz; nu sunt admise tersturi si spaii libere.
2.Registrul Carte-mare: este folosit pentru nregistrarea i gruparea operaiunilor economicofinanciare dup natura lor, n ordinea efecturii lor cronologice. Aceasta servete la stabilirea
rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice la unitile ce aplic forma de nregistrare pe
jurnale, la verificarea nregistrrilor contabile efectuate, la furnizarea de date, pentru efectuarea
analizei activitii economico-financiare a unitii i la ntocmirea balanei de verificare S.C.
ROSE TRAVEL S.A. folosete fiele de cont operaiuni diverse, utilizate pentru evidena
analitic a furnizorilor, clienilor, creditorilor.
3.Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu de nregistrare anual i de grupare a
rezultatelor inventarierii patrimoniului. Acestea reprezint o recapitulaie a datelor cu privire la
datele patrimoniale din listele de inventariere, grupate dup natura lor pe structurile patrimoniale
de active i datorii. El se numeroteaz i se nuruiete.

25

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

BIBLIOGRAFIE
Mihai Ristea , Oprea Clin Bazele Contabilitii
Pantea Iacob Petru , Gheorghe Bodea - Contabilitatea financiar
Sichigea Nicolae

- Gestiunea financiara a intreprinderii

26

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

ANEXE

27

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

28

Tesu Marian-Iulian, cls. A XII-a At


DOCUMENTELE I REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII FOLOSITE N DERULAREA AFACERII LA S.C.
ROSE TRAVEL S.A.

29