Teknik analisis manajemen

dan teknik analisis SWOT

Danu N. Sugandha, Himpunan bahan
ceramah pada diklat struktural ADUM
dan SPAMA, PT Parahyangan, 1999

Teknik Analisis
Kemampuan seorang manajer dalam
menghadapi masalah tergantung kapada
3 hal, yaitu:
1. Pengalaman berorganisasi
2. Pengetahuan mengenai organisasi,
administrasi dan manajemen
3. Keberanian untuk memikul resiko

Jenis-jenis analisis

Analisis sistem
Analisis keputusan
Analisis persoalan
Analisis prosedur
Analisis kebijakan
Analisis kasus
Dll.

Analisis kasus
Adalah suatu peristiwa yang terjadi yang
biasanya memuat masalah-masalah yang
harus dipecahkan atau alternatif
kesempatan yang harus dipilih.
Untuk masalah yang kompleks kasus
harus dianalisis dalam arti dipilah-pilah
menjadi bagian-bagian yang kemudian
secara partial dikaji dengan metoda yang
sesuai

Pemecahan masalah kompleks

menurut Kepner dan Tregoe
Masalah kompleks
Analisis situasi

Masalah-masalah tunggal

Analisis persoalan
Memecahkan masalah

Analisis keputusan

Analisis persoalan potensial

Membuat keputusan

Menyusun program

Analisis khusus SWOT utk

perencanaan strategis
Analisis SWOT biasanya digunakan utk
menganalisis suatu kasus yang kompleks atau
menyusun rencana yang bersifat strategis
Menurut Steiner perencanaan strategis
merupakan penentuan sasaran pokok yang luas
bagi organisasi dan berupa kebijakan serta
strategi yang akan mengarah, mengatur
perolehan, penggunaan serta penghapusan
sumber-sumber guna mencapai sasaran
tersebut

SWOT
Rencana strategis mempersiapkan arah
rencana jangka panjang yang
berkembang atas dasar 3 landasan, yaitu:
1. Kepentingan sosio-ekonomik organisasi
2. Nilai-nilai dan filosofi dari manajer puncak
3. Penilaian mengenai kekuatan maupun
kelemahan dalam lingkungan internal dan
eksternal organisasi. Disinilah letaknya
analisis SWOT

SWOT
SWOT singkatan dari Strength, Weakness, Opportunity
dan Threats atau kekuatan, kelemahan, kesempatan
dan ancaman
Analisis SWOT berusaha menentukan metoda guna
memanfaatkan secara maksimal semua kekuatan yang
ada serta peluang-peluang yang terbuka, sekaligus
menekan atau meminimalkan semua kelemahan serta
ancaman yang dihadapi sebagai kondisi awal organisasi
Analisis SWOT didasari oleh suatu logika bahwa
keberhasilan suatu organisasi akan ditentukan oleh
situasi dan kondisi internal maupun eksternal organisasi
yang bersangkutan

Hubungan antara S, W, O dan T

Pengaruh eksternal

Kekuatan
pendorong

Kekuatan
penghambat

Pengaruh internal

Strengths (faktor kekuatan)

Kekuatan internal organisasi menyangkut situasi
dan kondisi, yaitu potensi yang dimiliki, seperti:
Cita-cita, kebijakan
Tugas pokok, fungsi dan sasaran
Filosofi dan tata nilai
Jumlah personel, keterampilan dan pengalaman
Tingkat kesetiakawanan personel
Teknologi yang dimiliki
Dll

Weaknesses (faktor kelemahan)

Berbagai kondisi internal yang melemahkan atau
kurang kondusifnya upaya mengejar visi/misi
organisasi, seperti:
Buruknya birokrasi organisasi
Lemahnya disiplin pegawai
Adanya jabatan rangkap
Rendahnya kesejahteraan pegawai
Lemahnya etos kerja
Lemahnya infrastruktur
Dll

Opportunities (faktor peluang)

Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia pada
lingkungan yang harus dimanfaatkan oleh
organisasi, seperti
Ketersediaan sumber tenaga kerja
Kesadaran dan ketaatan masyarakat terhadap
hukum
Kesadaran politik masyarakat
Jaminan keamanan
Dll

Threats (faktor ancaman)

Berupa ancaman eksternal yang mungkin
membahayakan kelancaran aktifitas organisasi,
seperti:
Kenaikan harga bahan baku
Kelangkaan pemasok material dan peralatan
Bencana alam
Tingginya tingkat inflasi
Kekuatan pesaing
Tumpang tindihnya kewenangan antar instansi
Dll

Matriks SWOT
IFAS

S (Strength)
Tentukan faktor2
kekuatan internal

W (Weakness)
Tentukan faktor2
kelemahan internal

EFAS
O (Opportunity)
Strategi SO: Ciptakan
Tentukan faktor2 peluang strategi yang
menggunakan kekuatan
eksternal
untuk memanfaatkan
peluang

Strategi WO: Ciptakan

strategi yang
meminimalkan
kelemahan untuk
memanfaatkan peluang

T (Threat)
Tentukan faktor2
ancaman eksternal

Strategi WT: Ciptakan

strategi yang
meminimalkan
kelamahan dan
menghindari ancaman

Strategi ST: Ciptakan

strategi yang
menggunakan kekuatan
untuk mengatasi
ancaman

ANALISA SWOT
(KUALITATIF)
SD Internal
PENINGKATAN KERJA

KEKUATAN
(STRENGTHS)

KELEMAHAN
(WEAKNESSES)

1.
2.

1.
2.

STRATEGI SO: MENGANDUNG

STRATEGI WO:

BERBAGAI ALTERNATIF STRATEGI

YG BERSIFAT MEMANFAATKAN
PELUANG DGN MENDAYA
GUNAKAN KELUARAN/ KELEBIHAN
YG DIMINTA PERUSAHAAN

BERSIFAT MEMANFAATKAN
PELUANG EKSTERNAL UNTUK
MENGATASI KELEMAHAN
PERUSAHAAN

STRATEGI ST:

STRATEGI WT:

KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI

YG MEMANFAATKAN ATAU
MENDAYAGUNAKAN KEKUATAN
UNTUK MENGATASI ANCAMAN

KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI

SBG SOLUSI DARI ASSESSMENT
ATAS KELEMAHAN PERUSAHAAN
DAN ANCAMAN YG DIHADAPI ATAU
USAHA MENGHINDARI ANCAMAN
UTK MENGATASI KELEMAHAN
PERUSAHAAN

SD Eksternal

PELUANG
(OPPORTUNITIES)
1.
2.

TANTANGAN
(THREATS)
1.
2.

SD : Sumber Daya

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG

DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
PDAM

KEKUATAN
-

SEMANGAT GURU MELAKUKAN PERUBAHAN

DUKUNGAN DARI YAYASAN DAN KELUARGA PENGASUH SEBAGAI PIMPINAN
KAHRISMATIK INFORMAL
Tersedianya sarana dan prasaran yang memadahi terlkasana manajemen berbasis sekolah

DUKUNGAN KOMITE/WALI MURID UNTUK MEMBANTU

MERUMUSKAN ARAH PENDIDIKAN
Visibilitas yang stragis
SDM yang secara terus menerus mengalami peningakatan

KELEMAHAN
- terjadinya indisipliner tenaga pendidik dan kependidikan
- miskomunikasi antara manajemen, karyawan, tenaga pendidik.
Minimnya pendanaan untuk mobilitas yang tinggi sebagai konsekwensi dari
tingginya aktivitas.
Minimnya tenaga ahli karyawan dibidangnya
Tidask tersedianya tenaga pengganti ketika karywan sakit atau izin masuk
-

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG

DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
PDAM

PELUANG
- kesempatan kerjasama dengan tenaga perguruan tinggi IAIN jemeber untuk pembinaan berkelanjutan
Minat tenaga pendidik dan kependidikan mengikuti pelatihan yang sangat baik
Lokasi yang strategis
Meningkatkan pemanfaatan iptek dsalam pembelajaran untuk meningkatkan jumlh siswa yang diterima
Tingginya minat orang tua siswa untuk memasukkan anknya kesekolah dengan manajemen yang baik

TANTANGAN
- jarak yang dekat dengan lembaga setingkat
Persaingan masuk sekolah SLTA banyak memperoleh persaingan dari
SLTP yang berkualitas
Bangunan sekolahan yang belum sempurna dengan tidak adanya
benteng membuat keamanan sekolah menjadi terganggu
Minimnya dukungan pemerintah terhadap upaya peningkatan
manajemen sekolah.

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG

DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
PDAM

Strategi SO
MENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN
SISTEM DG SEBAGIAN DANA DARI
PINJAMAN LUNAK

Strategi WO
MENGIRIM PEGAWAI UNTUK DIKLAT
MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG

DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN
PDAM

Strategi ST
EKSPOSE KE LEMB LEGISLATIF TTG
POTENSI KEUNTUNGAN PERLUASAN
SISTEM DG MEMANFAATKAN DANA
PINJAMAN LUNAK

Strategi WT
PRESENTASI PROPOSAL
PENYESUAIAN STRUKTUR TARIF AIR
KE LEMB LEGISLATIF