Re: Foro: Reuniones eficientes

de Linda Johana Suarez Usuga - domingo, 24 de agosto de 2014, 23:12

FORO SEMANA 1
Es usted eficiente al programar reuniones?
Cuando soy responsable de convocar a las reuniones con los lderes de mi proyecto, lo
hago bajo los siguientes parmetros:
Agendar la reunin mnimo con tres das de antelacin y recordando que solo
hay 24 horas a partir del envo para confirmar asistencia, de no recibirse
confirmacin se da por entendido que estar ausente en la misma. Cuando falta un
miembro que es vital para la toma de decisiones, es cancelada la misma y se
genera nuevamente el espacio donde se puedan reunir los interesados.
o
Enviar la agenda de la reunin donde se relacionan los temas a tratar, el
seguimiento a compromisos de la reunin anterior, lugar, fecha, hora de inicio, hora
de finalizacin y nombre del lder de la reunin.
o
En fsico y al momento de dar lectura a la agenda del da, se comparte una
planilla de reporte de asistencia donde cada integrante de la reunin plasma su
nombre y apellidos, nmero de identificacin, cargo que desempea, correo
electrnico y firma.
o
En el transcurso de la reunin aseguro el acta de manera digital. Finalizando la
reunin se cierra la misma con la lectura de los compromisos, responsable del
cierre y fecha. Terminada la reunin es enviada el acta y la planilla de asistentes
(digitalizada) a vuelta de correo electrnico, si pasadas 24 horas de enviada el acta
no se reciben comentarios ni sugerencias, se da por aprobada la misma.
o
Cuando uno de los puntos de la reunin se magnifica, muy respetuosamente se
solicita a los aportantes y responsables enfocarnos en el tema central y si de
acuerdo al dialogo sostenido han surgido nuevos interrogantes, se adjudican los
compromisos a los lderes del tema para as lograr darle celeridad a la reunin.
o
Realizar el seguimiento a los compromisos asegurando que se cumpla cada uno
de ellos en la fecha establecida, en caso de no realizarse el cierre, se presenta en
la prxima reunin la trazabilidad del mismo.
o
Importante: solo se convoca a la reunin a los directamente involucrados en los
temas de referencia y a los que les compete conocer el acta, se les hace extensiva
va correo electrnico.
o
Puntualidad en la hora de inicio y la hora de finalizacin, garantizando con ello la
respeto con el tiempo de los asistentes y la efectividad en los tiempos.
Aspectos por mejorar:
o

Fijar duracin a cada tema programado en la agenda, lo anterior genera extensin en la

palabra referente a algunos temas y a la hora del cierre hay temas que se tratan muy
superficialmente.

Cuando soy citada a las reuniones sistemticas en las que asisten los lderes del
proyecto, la interventora y el contratista, es dirigida bajo los siguientes parmetros:
Se recibe un comunicado donde se programa la reunin sistemticamente y
cuya frecuencia es una vez por semana, indica das, hora de inicio y finalizacin.
o
En fsico comparten una planilla de reporte de asistencia donde cada integrante
de la reunin plasma el nombre y apellidos, nmero de identificacin, cargo que
desempea, correo electrnico y firma.
o
Se inicia la reunin con la revisin de los compromisos del acta anterior, donde
se validan cuales compromiso se cerraron en la fecha programada y con respecto
a los que se encuentran pendientes se informa verbalmente porque no se ha
cerrado; si es necesario se fija nueva fecha de compromiso.
o
Se finaliza la reunin en la hora establecida.
o
Se recibe el acta de la reunin sistemtica das posteriores a la fecha de la
reunin, en ocasiones se recibe el mismo da de la reunin.
Aspectos a mejorar:
o

No se recibe notificacin de los asistentes a la reunin por parte de quien convoca y se

desconoce el lder.
Se evidencia ausencia de seguimiento en algunas reas (Seguridad industrial, aspectos
tcnicos, aspectos de programacin, aspectos administrativos, aspectos legales, entre
otros. de la reunin sistemtica
No se realiza en el cierre, lectura de los compromisos con su respectiva fecha de cierre y
responsable.
No se enva oportunamente el acta de la reunin sistemtica, la cual permite que cada
responsable de compromisos este enterado y que los involucrados en los temas de la
reunin (pero que no son invitados a la misma) puedan conocer los compromisos.
Se maneja diferente lder y asistentes (en ocasiones hasta 9 personas) a la reunin por
parte de quien convoca, por lo anterior se hace una reunin muy tensa y descontrolada,
perdindose el enfoque y el objetivo.
Gracias!!!!!!!!!

Respuesta a Linda:
Buenas noches Linda y gracias por tu aporte.
Es interesante ver los dos enfoques que le das a la respuesta: 1. Cuando
eres responsable de convocar la reunin y 2. Cuando eres convocado a una
reunin. Destaco la importancia que le das a la generacin de un acta al
finalizar la reunin con los aspectos ms relevantes y compromisos
generados, as como la recopilacin de firmas de los asistentes. Es de gran
importancia mantener la trazabilidad de los compromisos, ideas,

comentarios y conclusiones que se generen por el equipo de trabajo durante

una reunin y as hacer seguimiento, de lo contrario, se convertira en una
pltica entre compaeros y no aportara valor al proyecto.

Foro 1: Reuniones eficientes

Es usted eficiente al programar reuniones?

Como responsable de convocar la reunin

Al convocar una reunin, asumo el rol de un facilitador para crear un
espacio donde el equipo de trabajo se informen y expresen sus diferentes
puntos de vista respecto a un tema especfico.
Es importante crear un ambiente de confianza donde todos los participantes
convocados se sientan animados y estimulados a participar activamente, y
as cumplir con xito el objetivo de la reunin.
Como responsable de convocar la reunin, asumo el rol de moderador o
lder de la reunin de trabajo. As, como moderador o lder asumo las
siguientes responsabilidades:
-

Planear detalladamente la reunin: participantes, lugar y tema.

Enviar la invitacin oportunamente a los interesados directos y
opcionales.
Escoger el lugar adecuado para la reunin y preparar los elementos
necesarios con anticipacin a la hora de inicio (sillas, proyector,
tablero, marcadores, papelgrafo, etc.).
Proponer y acordar el horario adecuado. De igual forma, confirmar la
asistencia de los convocados (va email). Iniciar a la hora fijada.
Disponer el lugar de la reunin en forma mesa redonda para generar
igualdad a los participantes
Establecer las reglas del juego durante la reunin (restringir llamadas
a celulares, sub reuniones aisladas, como participar, etc.).
Hacer el acta durante la reunin con las conclusiones y principales
ideas. Se incluyen los compromisos (Qu, quines, cundo).
Si la reunin es muy extensa, se incluye un descanso intermedio en la
agenda.
Hacer seguimiento a los compromisos pactados.
Evitar que se desve la atencin del tema de la reunin (por ejemplo
hacia asuntos) personales.
Evitar que solo una persona hable. Motivar la participacin de todos
los convocados.
Evitar tomar una posicin de un grupo y descalificar otro.

Como citado a una reunin

Al ser convocado a una reunin, tengo las siguientes responsabilidades:

Confirmar a tiempo la asistencia. O informar que no asistir y, si es el

caso, proponer una nueva fecha y hora para la reunin.
Evaluar el temario de la reunin y evaluar si es necesario convocar
ms interesados.
De acuerdo al temario de la reunin, preparar las ayudas necesarias
para asistir y asegurar el xito de mi participacin (diapositivas, fotos,
videos, etc.).
Asistir a la reunin con puntualidad
Participar activamente, aportando mi experiencia y conocimiento
para cumplir con el objetivo de la reunin.
Concentrarme en la participacin de todos los convocados y tomar
nota de los compromisos y principales ideas generadas.
Cumplir con los compromisos generados durante la reunin.
Evitar distracciones (conversaciones personales, llamadas telefnicas,
chat, etc.).

El tiempo es uno de los recursos ms valiosos para una organizacin y para

las personas, y tener reunido un equipo de trabajo demanda una gran
inversin de ste recurso. Esta es una de las principales razones que
debemos tener presente cuando convocamos o somos convocados a una
reunin. Somos responsables de asegurar que una reunin con el equipo de
trabajo sea efectiva y exitosa.
Cibergrafa
Reuniones efectivas? - Revista Dinero, 8/6/2004. Disponible Online:
http://www.dinero.com/dinero-usted/edicion-impresa/articulo/reunionesefectivas/24227