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1) CONCEPTO:
Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los
distintos actos de la Administracin Pblica, la forma externa de dichos actos.
La actividad administrativa se distingue por su carcter documental, es decir, por
reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad
2) FUNCIONES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
La actividad administrativa se distingue por su carcter documental, es decir, por
reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada
actividad.
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
a) Funcin de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza as la
conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus
efectos y sus posibles errores o vicios, as como el derecho de los ciudadanos a
acceder a los mismos.
b) Funcin de comunicacin. Los documentos administrativos sirven como medio
de comunicacin de los actos de la Administracin. Dicha comunicacin es
tanto interna, entre las unidades que componen la organizacin administrativa,
como externa, de la Administracin con los ciudadanos y con otras
organizaciones.
3) PROPIEDADES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
Se pueden apreciar una serie de propiedades que determinan el que un
documento pueda ser calificado como documento administrativo:
a) Son emitidos por un rgano administrativo y nacen espontneamente, fruto y
soporte de la gestin administrativa.
b) Son documentos nicos, ya que cada documento constata un hecho jurdico
nico.
c) Son de carcter seriado, es decir, se producen de uno en uno, reflejando las
secuencias del procedimiento administrativo.
d) Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos
documentos que no estn destinados a la produccin de efecto alguno como
son, por ejemplo, los resmenes, extractos...Los documentos administrativos
siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organizacin
administrativa.
- Intensivo: ofrece muchos datos sobre asuntos concretos y bien definidos, por
ejemplo: un expediente personal, judicial.
- Extensivo: ofrece pocos datos sobre un conjunto de elementos muy amplio,
como es el caso de un censo de poblacin. Diversificado: ofrece datos variados
sobre cuestiones diversas, por ejemplo una memoria de gestin.
5) CLASES DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:
La tipologa de los documentos administrativos es muy variada, si bien aunque la
formulacin no es obligatoria, la prctica administrativa ha consagrado unos tipos
documentales con una estructura en cierta medida homognea. Vamos a ver los
ms corrientes de uso en todas las Administraciones pblicas.
5.1) DOCUMENTOS DE DECISIN:
Son aquellos documentos que contienen una declaracin de voluntad de un
rgano administrativo sobre materias de su competencia. Jurdicamente existen
dos categoras:
A) El Acuerdo
B) La Resolucin
5.2) DOCUMENTOS DE TRAMITACIN:
Los documentos de transmisin son aquellos que comunican la existencia de
hechos o actos a otras personas, rganos o entidades. Los documentos de
tramitacin pueden ser de tres clases:
A) La Notificacin
B) La Publicacin
C) El de Comunicaciones: Se distinguen dos tipos de documentos:
C.1) El Oficio
C.2) La Nota Interior
5.3) DOCUMENTOS DE CONSTANCIA:
Los documentos de constancia son aquellos que contienen una declaracin de
conocimiento de un rgano administrativo cuya finalidad es la acreditacin de
actos, hechos o efectos. Son de tres tipos:
A) Acta
B) Certificado
C) Certificacin de actos presuntos