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Todos reconocemos que los japoneses son simples y directos y no echan rollo.
Cuando hablamos de planeacin estratgica y de indicadores nos interesa lograr el
resultado, no perdernos explicando el porque no pudimos.
Planeamos para:
Definir objetivos.
Elaborar planes concretos
Encontrar indicadores medibles y entendibles,
Comunicar eficientemente objetivos y planes al interior de
empresa,
Trabajar en equipo y cumplir los objetivos.
Parecen muchas cosas a la vez. Podras pensar que toma meses o aos adquirir
los conocimientos de planeacin estratgica que se necesitan para lograrlo.
Afortunadamente, no es as. Planear no es tan complejo como parece. Ya los
japoneses nos simplificaron el camino con Hoshin Kanri, un mtodo de planeacin
la periodicidad que nos convenga. El indicador tambin se conoce como KPI Key
Performance Indicator.
Persona responsable. Es el encargado de implementar, ejecutar y vigilar el
cumplimiento de la estrategia. Para ejecutar la estrategia el responsable deber
disear planes de trabajo y probablemente dividir las acciones a realizar entre las
reas que apoyan. Es importante que el responsable tenga nombre y apellido.
Ejercicio:
Pensando en el Hoshin Kanri de una empresa comercializadora,
un objetivo concreto sera incrementar utilidades.
Despus de que nuestra empresa comercializadora analiz el mercado, su
comportamiento, sus fortalezas y debilidades, decidi que unameta razonable
sera lograr el 4% de incremento anual en utilidades.
Los nmeros base de la empresa son los siguientes:
De cada 100 prospectos que contacta cierra 20.
Costo de venta: 10
Precio de cada venta al cliente: 12.5
Utilidad: Venta Costo = 12.5 * 20 20*10 = 50
Utilidad en porcentaje: 50/250 = 20%
Ejemplos de estrategias para lograr el objetivo:
a) incrementar en 50% la conversin de prospectos a clientes.
b) disminuir en 5% el costo de ventas.
Ejecutando correctamente la estrategia tenemos:
De cada 100 prospectos cerramos 30.
Costo de venta: 9.5
Precio al cliente: 12.5
Utilidad: Venta Costo = 12.5 * 30 30*9.5 = 90
Utilidad en porcentaje: 90/375 = 24%
Incremento de 4% de utilidad.
Y cumplimos as el objetivo propuesto.
Uno de los secretos de comunicacin metido de manera natural en Hoshin Kanri
es la forma en la que pasamos o asignamos responsabilidades a las reas con las
que colaboramos.
Pensemos que la comercializadora de nuestro ejemplo tiene solo 3 niveles
jerrquicos, siendo lo dos primeros: Direccin General, el primer nivel; Ventas y
Operaciones, en el segundo nivel.
Esto es, las estrategias de la Direccin General se convierten en los objetivos y los
indicadores se convierten en las metas de las reas subordinadas.
stas reas subordinadas tambin participan en el proceso de mejora general y
elaboran sus propios planes de trabajo para lograr sus objetivos, y por hacerlo de
esta manera, nacen alineados al objetivo de la direccin general.
As, siguiendo el proceso, es fcil que las reas se comuniquen y trabajen en
conjunto, ya sea porque reciben o porque transmiten indicaciones.
En conclusin, Hoshin Kanri es una metodologa de planeacin estratgica cuya
simplicidad y claridad hace que podemos aprenderla y aplicarla sin importar el
tamao de nuestra empresa.
Hoshin Kanri nos ayuda a ser concretos y focalizarnos en lo importante, a
comunicar mejor nuestros objetivos, a definir y aclarar responsabilidades, y a
trabajar en equipo para lograr nuestros sueos..
Como referencia sin meternos con los Kanjis, aqu el significado de Hoshin Kanri:
Ho Direccin
Shin Foco
Kan Alineacin
Ri Razn
WAERDTFGYUHJKL
Introduccin a Lean
Fabricacin gil
Hoshin Kanri
Kaizen
OEE
SMED
TPM
Hoshin Kanri
QU ES HOSHIN KANRI?
Hoshin Kanri (tambin llamado de despliegue de polticas) es un mtodo para asegurar que los
objetivos
estratgicos
de una
empresa de impulsar el progreso y la accin en todos los niveles dentro de esa empresa. Esto
elimina los residuos que viene de la direccin inconsistente y la falta de comunicacin.
Hoshin Kanri se esfuerza por conseguir que cada empleado tirando en la misma direccin al mismo
tiempo. Esto se logra mediante la alineacin de los objetivos de la empresa (estrategia) con los
planes de la gerencia media (Tcticas) y el trabajo realizado por todos los empleados
(Operaciones).
Lo que significa
Concntre
se en
Cinco
Concntrese en cinco goles (o menos). El mero acto de escribir metas puede crear
una (falsa) sensacin de progreso - y ms goles se siente como ms progresos. En
realidad, un objetivo slo expresa la intencin. Pasar a la accin es la parte
difcil. Cada compaa tiene recursos finitos y de energa ... y una capacidad de
atencin limitada. Centrndose en un pequeo nmero de objetivos hace que el
xito mucho ms propensos que disipar la energa a travs de docenas de
objetivos. O mirar de otra manera ... si todo es importante; nada es importante.
Efectivida
d Primera
Hay una distincin muy conocido entre la eficiencia y la eficacia: la eficiencia est
haciendo las cosas bien, mientras que la eficacia est haciendo las cosas
correctas. Objetivos estratgicos tienen que ser eficaces - haciendo las cosas
correctas para llevar a la compaa al siguiente nivel. Si un objetivo no tiene ese
tipo de amplio impacto probablemente no es estratgica.
Evolucin
vs
Revoluci
n
Top
Consenso
de Down
KPIs
cuidadosa
s
Poseer la
Meta
Cada meta debe tener un dueo - un facilitador y entrenador que tiene las
habilidades y la autoridad para ver correctamente el objetivo a travs de la
conclusin.
Hoshin Kanri crea un flujo orgnico de informacin que corre a travs de toda una empresa - al igual
que el sistema nervioso humano se extiende a travs de todo el cuerpo. Metas y KPIs viajan de arriba
hacia abajo, mientras que los resultados se devuelven desde abajo hacia arriba.
Paso Tres - Tome Accin
A nivel de piso de planta, supervisores y jefes de equipo trabajan en los detalles operativos para
aplicar las tcticas segn lo establecido por los administradores de nivel medio. Una vez ms, se
aplica el principio de catchball, para asegurar que las actividades en el piso de la planta (y otras
reas de la empresa) estn fuertemente alineados con la tctica y la estrategia.
Este es el nivel en el que las metas y los planes se transforman en resultados. Esta es gemba (el
lugar donde se produce la accin real). Por lo tanto, los gerentes deben mantenerse
estrechamente vinculado a la actividad en este nivel (por ejemplo, regular la prctica de la
"gestin por deambulando").
Paso Cuatro - Revisin y Ajuste
Hasta ahora las medidas se han centrado en los objetivos estratgicos en cascada a travs de los
niveles de la sociedad;desde la alta direccin hasta el fondo de la planta. Igualmente importante
es el flujo de informacin en la otra direccin - informacin sobre el progreso y los resultados. Es
este segundo flujo que crea un sistema de circuito cerrado - que permite el control y ajuste de
todo el proceso.
El progreso debe ser seguido de forma continua y revisado formalmente de forma regular (por
ejemplo, mensual). Estos puestos de control de progreso proporcionan una oportunidad para el
ajuste de la tctica y de sus detalles operativos asociados.
CONSIDERACIONES ADICIONALES
Es para todo el mundo
Hoshin Kanri no es tan conocido o "popular" como algunas de las otras herramientas magras pero es una herramienta extremadamente valiosa. Aunque cabe la mayor parte de forma natural
dentro de una cultura lean bien desarrollado, donde la mejora continua est firmemente arraigada
en todos los niveles de una empresa, prcticamente cualquier organizacin puede beneficiarse de
sus principios bsicos:
Planificacin estratgica Visionario (centrarse en las cosas que realmente importan)
Catchball (la construccin de planes viables a travs del consenso)
Medir el progreso (seleccionando cuidadosamente los KPI que impulsarn el
comportamiento deseado)
Debe ser bastante obvio que una estructura de gestin aplanada es beneficioso para Hoshin
Kanri. El menor nmero de niveles que hay, ms fcil es en cascada hacia abajo y los objetivos
menos oportunidades hay para la estrategia para disminuir a travs de capas sucesivas de
traduccin. Menos capas tambin significa la toma de decisiones ms rpida.
Algunas organizaciones muy grandes tienen estructuras de gestin planas. Uno de los ms
conocidos es Nucor Steel, que cuenta con aproximadamente 12.000 empleados y slo cuatro
capas de gestin entre los empleados y CEO de nivel de lnea. De hecho, una broma comn es que
se puede pasar de conserje a CEO de Nucor con slo cinco promociones. Por el contrario, una
tpica compaa Fortune 500 tiene 8 a 10 capas de gestin.
Crear una visin compartida
Gente realizar mejor cuando tienen un propsito. Cuando ellos no entienden exactamente qu
hacer - pero por qu es importante. Uno de los beneficios de Hoshin Kanri es que puede ayudar a
crear ese fin; proporcionar atencin y conducir hacia metas especficas e importantes.
Por lo tanto, vale la pena poner un poco de esfuerzo en la creacin de una visin compartida del
plan estratgico (el estado futuro, el destino) y tcticas asociadas (el camino para llegar
all). Asegrese de que el mayor nmero posible de empleados se les da la oportunidad de
entender por qu los objetivos estratgicos son importantes y cmo las tcticas y detalles
operativos apoyan esas metas.
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1.- CARACTERISTICAS
El sistema fija a partir del plan estratgico a largo plazo, los objetivos
y polticas estratgicas, administrativas y operativas anuales de la
alta direccin y luego implantarlas a toda la organizacin para que
cada departamento defina la forma y metas particulares con que cada
uno de ellos va a contribuir al logro de esos objetivos.
En este contexto, poltica significa unos objetivos y unos medios para
lograrlos.
La implementacin o despliegue es el proceso por medio del cual toda
la organizacin conoce, participa y trabaja en el cumplimiento de los
planes estratgicos. Alinea la organizacin con cambios del ambiente
externo. Traduce los retos en un pequeo conjunto de brechas
estratgicas que deben cerrarse movilizando a toda la organizacin
para cerrarlas, utilizando el ciclo PHVA.
Este es un proceso gerencial destinado a asegurar el xito del negocio
a partir de estructurar el planeamiento y el control de la gestin,
alrededor de las cuestiones crticas del mismo. Algunas de sus
caractersticas principales son:
al
y
3.-PROCESO
Una vez definidos los objetivos estratgicos anuales, el procedimiento
es el siguiente:
Los recursos
capacidades
siempre es
desarrollo de
4.- CONSIDERACIONES.
Para que los planes sean implementados en forma adecuada son
necesarias las siguientes consideraciones:
5.- TERMINOLOGIA
Sistema: Conjunto de procesos coordinados que hacen realidad los
objetivos
bsicos
Objetivo
EL
Metas: Actividades
que
Medios: Instrucciones,
Estrategia
EL
Polticas: Combinacin
QUE: Resultados
contribuyen
directrices,
al
para
COMO: Forma
de
de
objetivos,
logro
alcanzar
del
objetivo
alcanzar
objetivos
lograr
resultados
metas
medios
7.-MODELO
1. Establecer Visin
2. Proyectar empresa a un plan de 3-5 aos
3. Fijar los objetivos anuales corporativos y estructurales
4. Asignar las reas y funciones para desarrollar planes operativos
5. Evaluar progreso del sistema
6. Revisin peridica (anual)
8.- REQUISITOS
Liderazgo-establecer rumbo y prioridades: Comunicacin, apoyar
esfuerzos, fomentar integracin, facilitar etc.
Motivacin-compromiso del gerente coordinar: Razones para llevar a
cabo el programa.
Organizacin- mecanismos: Integracin de planes, facilitadotes,
creacin de los equipos, claridad en asignacin de dueos del proceso
(y objetivos).
Metodologa- para desplegar las polticas: Saber combinar los Que
con Cmo. Lograr interrelacin en todos los niveles jerrquicos.
Segunda etapa-COMO
Resultado esperado
Responsable
Fecha de revisin.