CURSO:

REDISEO EMPRESARIAL, PROCESOS DE

NEGOCIOS Y REINGENIERA.

TRABAJO DE INVESTIGACIN
TEMA:

REDISEO DEL SUBPROCESO DE VERIFICACIN DE

FICHA DE MATRCULA DEL INSTITUTO SUPERIOR DE
EDUCACIN PBLICA LA SALLE DE ABANCAY

PRESENTADO POR:
EQUIPO DE TRABAJO N X

LIMA - PER
XXXXXXX 2014

 INTEGRANTES DEL EQUIPO X:

1
2

3
4
5
6
7
8

ANTECEDENTES DEL ISEP LA SALLE DE ABANCAY

CONCIBE LA EDUCACIN COMO UN PROCESO PERMANENTE
QUE SE DA EN UN CONTEXTO SOCIO- CULTURAL, HISTRICO,
RELIGIOSO Y HUMANISTA.
BUSCA LA FORMACIN INTEGRAL DE LA PERSONA

QUE RESPONDA A LAS NECESIDADES Y DEMANDAS DE LA

SOCIEDAD ACTUAL EN CONSTANTE CAMBIO.

*ISEP = INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIN PUBLICO

02

ISEP LA SALLE DE ABANCAY

ACTIVIDADES:
FORMACIN PROFESIONAL PEDAGGICA Y TCNICA.
REALIZA CURSOS DE ACTUALIZACION DOCENTE
REALIZA PROGRAMAS DE ESPECIALIZACION PARA
DOCENTES.

03

ISEP LA SALLE DE ABANCAY

VISIN
AL 2016 EL INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIN PBLICO LA
SALLE DE ABANCAY, ES UNA INSTITUCIN ACREDITADA, LDER
EN FORMACIN CONTINUA, INVESTIGACIN, INNOVACIN Y
PRODUCCIN, QUE FORMA PROFESIONALES DE CALIDAD,
COMPETENTES, INSERTADOS EN EL MERCADO LABORAL, CON
VALORES HUMANOS Y CRISTIANOS.

04

ISEP LA SALLE DE ABANCAY

MISIN
SOMOS UN INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIN PBLICO DE
CONVENIO REGIDO POR PRINCIPIOS LASALLISTAS, CUYA
FINALIDAD ES FORMAR DOCENTES Y PROFESIONALES
TCNICOS COMPETENTES Y EMPRENDEDORES.

05

ISEP LA SALLE DE ABANCAY

OBJETIVOS
CONTRIBUIR
TECNOLGICA
LASALLISTAS.

EN

LA
FORMACIN
HUMANSTICA
CON

CIENTFICA,
PRINCIPIOS

CONTAR CON UN SISTEMA DE INFORMACIN RELEVANTE

SOBRE
EL MERCADO LABORAL QUE FACILITE LA
INSERCIN RAPIDA DE LOS EGRESADOS EN EL MISMO.

06

MACROPROCESO
MATRCULA DE ALUMNOS

07

MACROPROCESO: MATRCULA DE ALUMNOS

PROCESOS
ALUMNO
SATISFECHO

NECESIDADES
DEL USUARIO

PAGO

PAGO

ENTREGA DE
FICHA

LLENADO DE
FICHA DE
MATRCULA

COMPARAR CON

PLAN DE ESTUDIOS
ENTREGA DE FICHA
A SECRETARA
ACADMICA

REVISION DE
FICHA DE
MATRCULA

VERIFICACIN DE

EXPEDIR
CONSTANCIA

EMISION DE

FICHA DE MATRCULA

CONSTANCIA

REGISTRO
FICHA DE MATRICULA

ENTREGA DE
CONSTANCIA

SUBPROCESOS

SUBPROCESO A
ESTUDIAR
08

SUBPROCESO A ESTUDIAR

MACROPROCESO:
MATRCULA DE ALUMNOS

PROCESO:
REVISIN DE FICHA DE
MATRCULA
SUBPROCESO:
VERIFICACIN DE FICHA DE
MATRCULA

REA: UNIDAD ACADMICA

09

NOMBRE DEL SUBPROCESO ACTUAL:

VERIFICACIN DE FICHA DE MATRCULA

NOMBRE DEL SUBPROCESO PROPUESTO :

VERIFICACIN DE FICHA DE MATRCULA
10

INFORMACIN GENERAL
PARA HACER EL REDISEO

11

EQUIPO DE TRABAJO
NOMBRE

CARGO

EQUIPO X

FACILITADOR

ROBERTO COSIO
OBLITAS

OFICINA

REA

EXTERNA

EXTERNA

DIRECTOR
GENERAL

CENTRAL

DIRECCIN

SHIRLEY ALPACA
CISNEROS

SECRETARIA
DIRECCIN

CENTRAL

DIRECCON

ESA HURTADO
CONTRERAS

JEFE UNIDAD

CENTRAL

UNIDAD ACADMICA

FANNY PRADA
MENDOZA

SECRETARIA
UNIDAD ACADMICA

CENTRAL

UNIDAD ACADMICA

ELAS LOPINTA
VALENZUELA

SECRETARIO
ACADMICO

CENTRAL

SECRETARIA
ACADMICA

IGNACIA TORRES
AYMACHOQUE

SECRETARIA DE
SECRETARA
ACADMICA

CENTRAL

SECRETARIA
ACADMICA

IRMA ROCIO
MALPARTIDA
CHIPANA

TESOSERA

CENTRAL

TESORERA

12

SIMBOLOGA MAYNARD PARA HACER EL SUBPROCESO

PASO

SIMBOLO

DESCRIPCIN
CUALQUIER PASO QUE AGREGA VALOR AL SUBPROCESO
HACE AVANZAR EN FORMA DIRECTA EL SUBPROCESO.

OPERACIN
TRANSPORTE

CUALQUIER ACCIN QUE DESPLAZA INFORMACIN U

OBJETOS, INCLUYENDO PERSONAS.
RETRASO NO PROGRAMADO DE MATERIALES, PARTES O
PRODUCTOS. CUALQUIER TIEMPO DE ESPERA DE
PERSONAS.

DEMORA
(NO PROGRAMADA)
INSPECCIN

INCLUYE INSPECCIONES DE CALIDAD Y CANTIDAD,

REVISIONES Y AUTORIZACIONES.

ALMACENAMIENTO
(DEMORA
PROGRAMADA)

RETRASO PROGRAMADO DE MATERIALES, PARTES O

PRODUCTOS.

ALMACENAMIENTO

ALMACENAMIENTO PERMANENTE.

RETRABAJO

CUALQUIER PASO INNECESARIO Y REPETIDO DE

OPERACIN.

13

DESARROLLO FUNCIONAL
14

DIAGRAMA FUNCIONAL DE RUTA DE DOCUMENTOS

15

DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO

16

AS-IS

ALINEAMIENTO CON EL PLAN

ESTRATGICO

17

SUBPROCESO NO CUENTA CON :

VISIN
MISIN
OBJETIVOS

18

AS-IS

DESARROLLO DEL FLUJO Y

EXPLICACIN DEL SUBPROCESO

19

SUBPROCESO

20

EXPLICACIN DEL SUBPROCESO

SECRETARIA DE
SECRETARA
ACADMICA

SECRETARIA DE
UNIDAD
ACADMICA

SECRETARO
ACADMICA

JEFE DE UNIDAD
ACADMICA

21

AS-IS

DIAGRAMA DE MAYNARD DEL

SUBPROCESO

22

DIAGRAMA MAYNARD DELSUBPROCESO:VERIFICACIN DE FICHA DE MATRCULA

23

AS-IS

PROBLEMAS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
24

PROBLEMAS DEL SUBPROCESO

DEMASIADAS ACTIVIDADES REPETITIVAS..
TIEMPO EXCESIVO EN LAS ACTIVIDADES PARA LA MATRICULA
DE ALUMNOS

25

FORTALEZAS DEL SUBPROCESO

INFRAESTRUCTURA ADECUADA
PERSONAL MOTIVADO CON IDENTIDAD INSTITUCIONAL.
PREDISPOSICIN DE LOS DIRECTIVOS AL TRABAJO EN EQUIPO.

26

DEBILIDADES DEL SUBPROCESO

DEFICIENTE ORGANIZACIN EN ACTAS PARA LA REVISIN DE LA
FICHA DE MATRCULA.
EL PERSONAL ADMINISTRATIVO CARECE DE CAPACITACIN.
EQUIPO DE COMPUTO OBSOLETO.
MALA DISTRIBUCIN DE LAS OFICINAS
VERIFICACION DE FICHAS DE MATRICULA EN TIEMPO EXCESIVO.

27

COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO

REMUNERACIN
UNITARIA S/.

PERSONAL
MENSUAL

TOTAL
S/.

COSTO
PROMEDIO DEL
SUBPROCESO

SECRETARIA DE UNIDAD
ACADMICA

1,100

1,100

5.5

JEFE DE UNIDAD ACADMICA

1,500

1,500

7.5

SECRETARIA DEL SECRETARIO

ACADMICO

1,100

1,100

5.5

SECRETARIO ACADMICO

1,450

1,450

7.3

400

2.0

CARGO

COSTO FIJO MENSUAL

NMERO DE PERSONAS
TOTAL DE FICHA DE MATRCULA VERIFICADAS POR MES

4
200

COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO

28

AS-IS

ANLISIS DE PUESTOS,
PERSONAL INVOLUCRADO EN EL
SUBPROCESO
29

ANLISIS DE PUESTOS
SECRETARIA DE UNIDAD ACADMICA
ACTIVIDADES
RECEPCIONA Y REGISTRA EXPEDIENTES.
RECEPCIONA FICHA DE MATRICULAS
REDACTA DOCUMENTOS TALES COMO MEMORANDUM,
OFICIOS Y SOLICITUDES.
TRANSPORTA DOCUMENTOS

30

ANLISIS DE PUESTOS
JEFE DE UNIDAD ACADMICA
ACTIVIDADES
EMITE RESOLUCIONES.
ESTABLECE LA CARGA HORARIA DE LOS DOCENTES
VERIFICA EL AVANCE CURRICULAR DE LOS DOCENTES
PROGRAMA EL INICIO DEL SEMESTRE ACADMICO

31

ANLISIS DE PUESTOS
SECRETARIA DE SECRETARA ACADMICA
ACTIVIDADES
RECEPCIONA Y REGISTRA EXPEDIENTES.
RECEPCIONA FICHA DE MATRICULAS
REDACTA DOCUMENTOS COMO MEMORANDUM, OFICIOS Y
SOLICITUDES.
TRANSPORTA DOCUMENTOS
REALIZA CERTIFICADO DE ESTUDIOS

32

ANLISIS DE PUESTOS
SECRETARIO ACADMICO
ACTIVIDADES

RESPONSABLE DE LA PROGRAMACIN DE SUBSANACIONES

RESPONSABLE DE ESTABLECER FECHA PARA
SUSTENTACIN DE TESIS.
CONVOCAR A REUNIN DE DOCENTES Y DIRECTIVOS.

33

ANLISIS DE PUESTOS
RESUMEN DE TIEMPOS EN LA VERIFICACIN DE UNA FICHA
DE MATRCULA

34

SUBPROCESO REDISEADO
35

SUBPROCESO PROPUESTO

NOMBRE:

VERIFICACIN DE FICHA DE
MATRCULA
OBJETIVO:

REALIZAR LA VERIFICACIN DE LA
FICHA DE MATRICULA DEL ALUMNO
EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE.

36

ALINEAMIENTO CON EL
PLANEAMIENTO ESTRATGICO
37

VISIN.
SER EL SUBPROCESO MAS EFICAZ EN LA
GESTIN DE LAS FICHAS DE MATRCULAS.

38

MISIN.

MANTENER UN SERVICIO CENTRADO Y SIN

ERRORES EN LA VERIFICACIN DE LAS FICHAS
DE MATRCULAS EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE.

39

FLUJOGRAMA DELSUBPROCESO
PROPUESTO

40

EXPLICACIN DEL SUBPROCESO

SUBPROCESO PROPUESTO :
VERIFICACIN DE FICHA DE MATRCULA

SECRETARIA DE
UNIDAD
ACADMICA
JEFE DE
SECRETARA
ACADMICA

JEFE DE UNIDAD
ACADMICA

41

SUSTENTO DEL SUBPROCESO

SUBPROCESO PROPUESTO
VERIFICACIN DE FICHA DE MATRCULA

TIEMPO
SUBPROCESO
ACTUAL

TIEMPO
SUBPROCESO
PROPUESTO

REDUCCIN EN
MINUTOS

REDUCCIN EN %

68 MIN

56 MIN

12 MIN

17.64 %

42

DIAGRAMA DE MAYNARD
DEL SUBPROCESO
43

DIAGRAMA DE MAYNARD
SUBPROCESO PROPUESTO
VERIFICACN DE FICHA DE MATRCULA

44

SUBPROCESO PROPUESTO
VERIFICACIN DE FICHA DE MATRCULA

FORTALEZAS
TRABAJADORES
CAPACITADOS
PARA REALIZAR LAS TAREAS DEL
SUBPROCESO, EN EQUIPO.

45

SUBPROCESO PROPUESTO
VERIFICACIN DE FICHA DE MATRCULA

DEBILIDADES
HASTA EL MOMENTO NO SE HA
ENCONTRADO DEBILIDADES EN
EL SUBPROCESO.

46

COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO

PROPUESTO
VERIFICACIN DE FICHA DE MATRCULA
REMUNERACIN
UNITARIA S/.

PERSONAL
MENSUAL

TOTAL
S/.

COSTO
PROMEDIO
DEL
SUBPROCESO

1,100

1,100

5.5

JEFE DE UNIDAD ACADMICA

1,500

1,500

7.5

SECRETARIO ACADMICO

1,450

1,450

7.3

400

2.0

CARGO

SECRETARIA DE UNIDAD ACADMICA

COSTO FIJO MENSUAL

NMERO DE PERSONAS
TOTAL DE FICHA DE MATRCULA VERIFICADAS POR
MES

4
200

COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO

PROPUESTO
47

ANLISIS DE PUESTOS DEL

PERSONAL INVOLUCRADO EN
EL SUBPROCESO
48

ANLISIS DE PUESTOS

SECRETARIA DE UNIDAD ACADMICA

ACTIVIDAD
RECEPCIONA FICHA DE MATRCULA
ESPERA
TRANSPORTA FICHA DE MATRICULA
DESCARGA FICHA DE MATRCULA EN SISTEMA
ARCHIVAR FICHA

49

ANLISIS DE PUESTOS

JEFE DE UNIDAD ACADMICA

ACTIVIDAD
FIRMA EN LA FICHA DE MATRCULA

50

ANLISIS DE PUESTOS

SECRETARIO ACADMICO
ACTIVIDAD
RECEPCIONA FICHA DE MATRCULA
ESPERA
REALIZA VERIFICACIN DE LA FICHA DE MATRCULA Y DA
CONFORMIDAD
FIRMA EN LA FICHA DE MATRCULA
ESPERA
TRANSPORTA FICHA DE MATRICULA

51

ANLISIS DE PUESTOS
RESUMEN DE TIEMPOS EN LA VERIFICACIN
DE UNA FICHA DE MATRCULA

52

MANEJO DEL CAMBIO

AL

53

ANLISIS DEL CAMBIO

DEL AS-IS AL TO-BE
OPORTUNIDADES

CAMBIO

VERIFICAR FICHA
DE MATRCULA

RAPIDEZ EN
LA
VERIFICACI
N DE LA
FICHA DE
MATRCULA

REDUCCIN DE
TIEMPO EN EL
SUBPROCESO

REUTILIZACI
N DE
TIEMPOS EN
ACTIVIDADE
S DE VALOR

DIFICULTAD

BENEFICIOS

COSTOS

SOPORTE

RIESGOS

MEDIO

SATISFACCIN
DE LOS
ALUMNOS

CAPACIT
ACIN

CAPACITAC
IN AL
PERSONAL

ADAPTACIN
AL NUEVO
SUBPROCESO/
MS
CAPACITACIN

BAJA

MEJORA EN EL
CLIMA
LABORAL

CAPACIT
ACIN

APLICATIVO

TIEMPO LIBRE
SIN
USO/REASIGN
AR
EMPLEADOS

54

ANLISIS DEL CAMBIO DEL SUBPROCESO

ACTIVIDADES QUE
NO ENTRAN EN EL
SUBPROCESO
REDISEADO

PASOS DEL SUBPROCESO

12

ESPERAS

PERSONAS

TIEMPO DE VERIFICACIN
DE FICHA DE MATRCULA

56 MIN X
FICHA

COSTO DEL SUBPROCESO

MENSUAL

S/. 4,450

PASOS DEL SUBPROCESO

16

ESPERAS

PERSONAS

TIEMPO DE VERIFICACIN DE
FICHA DE MATRCULA

68 MIN X
FICHA

COSTO DEL SUBPROCESO

MENSUAL

S/. 5,550

55

CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

56

 REDUCCIN DE PERSONAS DE 4 A 3 = 1 = 25 %
REDUCCIN DE TIEMPO DE 68 A 56 = 12 = 17.64 %

REDUCCIN DE ESPERAS DE 5 A 3 = 2 = 40 %
REDUCCIN DE PASOS DE 16 A 12 = 4 = 25 %
REDUCCIN DEL COSTO MENSUAL DEL SUBPROCESO
DE S/ 5,550 A S/ 4,550 = S/ 1,100 = 19 %
SE CUMPLI EL OBJETIVO DE REDUCIR EL TIEMPO DE REVISIN
DE FICHA DE MATRCULA EN 17.64%

57

LA DIRECIN GENERAL DEBE PERMANECER COMPROMETIDA Y APOYAR

EL REDISEO DEL SUBPROCESO Y SU RETROALIMENTACIN CONTNUA.
MANTENER EL PLAN DE CAPACITACIN CON CRONOGRAMA SEMESTRAL
PARA EL PERSONAL DEL SUBPROCESO.

58

FIN
59

HACER EL PLAN DE CAPACITACIN

57

HACER EL PLAN DE CAPACITACIN

57