FORMAT FAIL MEJA &

SENARAI SEMAK

SENARAI SEMAK KANDUNGAN FAIL MEJA

Nama

Bahagian

BIL

KRITERIA

1.

Carta Organisasi KKR

2.

Carta Organisasi Bahagian/Unit/Pejabat

3.

Objektif KKR

4.

Objektif Bahagian/Unit/Pejabat

5.
6.

Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan

Dengan Pegawai-pegawai Lain
Peraturan-peraturan Pentadbiran Bagi
Setiap Aktiviti

7.

Proses Kerja bagi Setiap Aktiviti

8.

Carta Aliran Kerja

9.

Senarai Semak (Checklist)

10.

Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan

Tugas Pegawai

11.

Senarai Undang-undang & Peraturan

12.

Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

13.

Norma Kerja

14.

Senarai Tugas Harian

ADA
LENGKAP
BELUM

TIADA

CATATAN

TARIKH KEMASKINI: __________________

KANDUNGAN
1. Objektif Jabatan/ Pejabat
2. Objektif Bahagian/ Unit
3. Carta Organisasi Jabatan/ Pejabat
4. Carta Organisasi/ Bahagian/ Unit
5. Senarai Tugas/ Kuasa Dan Hubungan Pegawai dengan Pegawai
Pegawai Lain
6. Peraturan-peraturan Pentadbiran Bagi Setiap Aktiviti
7. Proses Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti Yang Berkaitan Dengan Pegawai
8. Carta Aliran Kerja
9. Senarai Semak/ Checklist
10. Senarai Borang Yang Berkaitan dengan Tugas Pegawai
11. Senarai Undang-Undang Dan Peraturan Yang Diperlukan
12. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
13. Norma Kerja
14. Senarai Tugas harian

CARTA ORGANISASI
KEMENTERIAN KERJA RAYA

(BOLEH DIPEROLEHI DARIPADA LAMAN WEB KKR)

CARTA ORGANISASI
BAHAGIAN/UNIT/PEJABAT

OBJEKTIF
KEMENTERIAN KERJA RAYA

OBJEKTIF
KEMENTERIAN KERJA RAYA

1. Merancang, melaksana, menyelaras dan memantau projekprojek pembangunan infrastruktur

2. Menyelaras dan memantau
Kementerian Kerja Raya

semua

agensi

di

bawah

3. Menyediakan perkhidmatan perundingan kepada agensiagensi Kerajaan

4. Mengawal selia lebuh raya yang diswastakan
5. Mengembangkan industri pembinaan
6. Meningkatkan kemahiran tenaga kerja dalam
pembinaan

industri

7. Memantau penyenggaraan jalan-jalan persekutuan

8. Mengendalikan dan memantau penyenggaraan bangunan
gunasama Kerajaan yang diswastakan
9. Membantu dalam pewartaan rizab jalan persekutuan di
bawah Seksyen 62 Kanun Tanah Negara 1965

OBJEKTIF
BAHAGIAN/UNIT/PEJABAT

SENARAI TUGAS,
KUASA DAN HUBUNGAN
DENGAN
PEGAWAI-PEGAWAI
LAIN

(Contoh)

SENARAI TUGAS
JAWATAN
CAWANGAN

:
:

PEMBANTU TADBIR (P/O) (PK) 2 GRED N17

PEMODENAN TADBIRAN & INSPEKTORAT

1. Membantu keurusetiaan Bengkel Semakan Semula Pelan Strategik KKR

2. Membantu pengemaskinian laporan pencapaian Pelan Strategik KKR.
3. Membantu pengemaskinian laporan pencapaian Piagam Pelanggan KKR.
4. Membantu menyelaras maklum balas Mesyuarat Jawatankuasa Penyelaras
Pemodenan Pentadbiran Awam (JPPPA).
5. Membantu

pengemaskinian

laporan

penggunaan

bulanan

aplikasi

myMesyuarat
6. Membantu pelaksanaan sesi audit SSR MAMPU;
7. Membantu pengemaskinian laporan berkala FGBPR mengikut ketetapan
pihak MPC.
8. Membantu keurusetiaan Bengkel MPK dan Fail Meja.
9. Tugas-tugas rasmi lain apabila diarahkan dari semasa ke semasa.

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

.......................................................
(Tandatangan pegawai)
Nama: Abu bin Ali
Tarikh:

.......................................................
(Tandatangan Ketua Jabatan)
(Tandatangan pegawai)
Nama: Hj. Ahmad bin Kassim
Tarikh:

(Contoh)

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN

PEGAWAI LAIN

BAHAGIAN :

BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT

CAWANGAN PEMODENAN TADBIRAN &
INSPEKTORAT

JAWATAN

PEMBANTU TADBIR (P/O) (PK) 2

Tugas Pegawai
Atasan Yang
Ada Hubungan

Tugas dan
Tanggungjawab

Kuasa Yang
Di beri

Tugas
Pegawai
Lain Yang
Ada
Hubungan

(Surat-menyurat, urus setia mesyuarat, edar

minit mesyuarat, fotostat dokumen mesy. &
menghantar fax)
KPSU(PK) 2
CAWANGAN
PEMODENAN
TADBIRAN &
INSPEKTORAT

PSU(PK) 2
CAWANGAN
PEMODENAN
TADBIRAN &
INSPEKTORAT

CAWANGAN PEMODENAN TADBIRAN:

1. Membantu
mengemaskini
Pelanggan KKR dan Bahagian.

Piagam

2. Membantu pelaksanaan Bengkel Pelan

Strategik Kementerian
3. Membantu menyelaras maklum balas
mesyuarat JPPPPA
4.
5.
6.
7.
8.
9.

1. Pembantu
Tadbir N17

....................................
.....................................
.....................................
.....................................
......................................
Melaksanakan tugas-tugas rasmi lain
yang diarahkan.

2. Pembantu
Am Rendah
-

Mengedar
surat-surat/
memo
mesyuarat.

PERATURANPERATURAN
PENTADBIRAN

Contoh:

PERATURAN PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI

AKTIVITI : Membantu melaksanakan Bengkel Kajian Semula Pelan Strategik
Organisas (PSO)
a. Membantu mengkaji semula penetapan sasaran PSO dilaksanakan
dalam tahun semasa
b. Mengedar laporan bengkel kepada Pengurusan Atasan dalam tempoh 7
hari.
AKTIVITI : Membantu menyelaras Piagam Pelanggan KKR dan Bahagian

a. Memastikan status Piagam Pelanggan KKR dan Bahagian dikemaskini

setiap bulan
b. Menghantar status pencapaian Piagam Pelanggan KKR dan Bahagian
ke Bahagian Pengurusan Maklumat untuk dimuat naik ke portal KKR
c. Membantu dalam Mesyuarat Piagam Pelanggan KKR dan Bahagian
yang diadakan 4 kali setahun yang dipengerusikan oleh Setiusaha
Bahagian Korporat
d. Membuat edaran minit mesyuarat dalam tempoh 7 hari.
AKTIVITI : Membantu menyelaras maklum balas Mesyuarat Jawatankuasa
Penyelaras Pemodenan Pentadbiran Awam (JPPPA)
a. Membantu mengedar minit mesyuarat tersebut kepada bahagian/
Agensi yang berkaitan dalam tempoh 7 hari.
b. Membantu mendapatkan maklum balas sebelum atau pada tarikh yang
ditetapkan.
AKTIVITI : Membantu menyelaras maklum balas mesyuarat Panel 3P
(Pemantauan, Penyampaian, Perkhidmatan)
a. Membantu mengedar minit mesyuarat tersebut kepada bahagian/
Agensi yang berkaitan dalam tempoh 7 hari.
b. Membantu mendapatkan maklum balas sebelum atau pada tarikh yang
ditetapkan.

PROSES KERJA BAGI

SETIAP AKTIVITI

Contoh:

PROSES KERJA
BAGI TUGAS BERKAITAN PIAGAM PELANGGAN
KEMENTERIAN KERJA RAYA DAN BAHAGIAN

Proses Kerja

Pegawai yang
meluluskan/ di
rujuk

SEBELUM BENGKEL

PKPA Bil.1
Tahun 2008

1. Merima
arahan
untuk
mengemaskini
Piagam
Pelanggan KKR dan Bahagian
2. Mengemail dan menelefon
pegawai yang terlibat untuk
mendapatkan maklum balas
Piagam Pelanggan bahagian
masing-masing
3. Mengumpul maklum balas
Piagam Pelanggan yang telah
dihantar oleh pegawai yang
terlibat
4. Menerima
balas

semua

Undang-undang/
Peraturan

maklum

5. Mengemaskini status Piagam

Pelanggan KKR dan Bahagian
6. Mengemailkan status Piagam
Pelanggan KKR dan Bahagian
ke
Bahagian
Pengurusan
Maklumat untuk dimuat naik ke
portal Kementerian

KPSU/PSU

CARTA ALIRAN KERJA

BAGI SETIAP AKTIVITI

Contoh:

CARTA ALIRAN KERJA

Piagam Pelanggan KKR dan Bahagian

SENARAI SEMAK
(CHECKLIST)

Contoh:
SENARAI SEMAK URUS SETIA MESYURAT

BIL

TINDAKAN

Sebelum mesyuarat :
1.
2.
3.
4.
5.

Membuat tempahan bilik mesyuarat

Membantu menyediakan surat/memo
jemputan mesyuarat bersama maklumbalas
mesyuarat
Membantu mengedar surat/memo jemputan
mesyuarat
Membuat tempahan makanan dan minuman
semasa mesyuarat
Dapatkan maklumbalas kehadiran ahli
mesyuarat melalui telefon 3 hari sebelum
mesyuarat

6.

Sediakan borang kehadiran

7.

Sediakan fail mesyuarat yang mengandungi

:
(i) Minit mesyuarat lepas
(ii) Agenda Mesyuarat
(iii) Lampiran

8.

Sediakan table tagging

9.

Periksa keadaan dan kelengkapan

mesyuarat seperti dokumen dan bilik
mesyuarat

Semasa mesyuarat :
10.

Edarkan borang kehadiran kepada ahli

mesyuarat

Selepas mesyuarat :
11.

Mengemaskan bilik mesyuarat

12.

Membantu edaran minit mesyuarat dalam

tempoh 7 hari

13.

Failkan minit mesyuarat

TANDAKAN
(/)

CATATAN

SENARAI BORANG
YANG BERKAITAN
DENGAN TUGAS
PEGAWAI

Contoh:
SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI

BIL

SENARAI BORANG

1.

Borang Permohonan Untuk Menjalankan Tugas Sebagai Penceramah

2.

Borang Faks

3.

Borang Pesanan Makanan/ Minuman untuk Mesyuarat

4.

Borang Permohonan Perolehan (KKR-B39)

5.

Borang Tempahan Bilik Mesyuarat

Nyatakan TIADA jika tidak berkaitan. Contoh:

BIL

SENARAI BORANG
TIADA

SENARAI
UNDANG-UNDANG DAN
PERATURAN

Contoh:

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN OLEH

PT(P/O) CAWANGAN PEMODENAN TADBIRAN

BIL

SENARAI BORANG

1.

Perintah Menteri-Menteri Kerajaan Persekutuan(No. 2) 2008

2.

PKPA Bil.2 Tahun 1991

3.

PKPA Bil.1 Tahun 2008

4.

Surat-surat arahan yang dikeluarkan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa

SENARAI
JAWATANKUASA YANG
DIANGGOTAI

Contoh:

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL
1.
2.
3.
4.

NAMA JAWATANKUASA
Mesyuarat Pegawai dan Kakitangan BPK
Mesyuarat Kelab Kebajikan dan Sukan
Kementerian
Mesyuarat Piagam Pelanggan Bahagian dan
KKR
Bengkel Kajian Semula Pelan Strategik KKR

KEANGGOTAAN

KEKERAPAN
MESYUARAT

Urus setia/ Ahli

4 kali setahun

Ahli

4 kali setahun

Ahli

4 kali setahun

Urus setia/ Ahli

2 kali setahun

NORMA KERJA

Contoh:

NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YAG DIJALANKAN OLEH :

JAWATAN

: PT(P/0) (PK) 2

CAWANGAN

: PEMODENAN TADBIRAN

BIL

JENIS KERJA

MASA YANG
DIAMBIL

JUMLAH UNIT
YANG BOLEH
DIPROSES DALAM
SEMINGGU

MENGEDAR SURAT PERLANTIKAN BAGI MESYUARAT

1.

Membuat surat/ memo untuk makluman

mesyuarat/ bengel

10minit

10minit x 5hari
= 50minit

2.

Membuat edaran surat/ memo kepada semua

bahagian yang berkenaan

20minit

20minit x 5hari
= 100minit

3.

Dokumen mesyuarat diedar kepada semua

bahagian untuk makluman dan tindakan
selanjutnya sebelum mesyuarat/ bengel
diadakan

30minit

30minit x 5hari
= 150minit

4.

Megemaskini senarai kehadiran peserta

sebelum mesyuarat/ bengel diadakan

5.

Menyediakan dokumen/ peralatan lengkap

bagi mesyuarat/ bengel

15minit

30minit

15minit x 5hari
= 75minit
30minit x 5hari
= 150minit

SENARAI TUGAS
HARIAN

SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA

JAWATAN :
TARIKH
BIL.
1.

2.

3.

4.

5.

6.

:
TUGAS SAYA HARI INI

CATATAN