PROCEDIMIENTO Elaboracién, Modificacién y Control de Documentos y Registros. Fecha de E Namero ion. POCDYRE Octubre de 2010 4. Objetivo: Definir y establecer los lineamientos para la elaboracién de procedimientos, asi como la identificacién, aprobacié distribucién y control de cambios de todos os documentos y registros del Sistema de Gestién de le Calidad. 2. Alcance: Todos los Responsables de Area, 3. Definiciones: ‘SGC: Sistema de Gestién de la Calidad. Proceso: Conjunto de actividades coordinadas y controladas, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforma con Tequisitos, incluyendo las limitaciones de tiempo, castes y recursos. Procedimiento Obligatorio: Forma especificada para llevar a cabo un proceso que exige la Norma ISO 9001 en dicho formato, Procedimiento o Instructivo de Trabajo: Documento que describe un proceso particular de la UNO 0 que se requiere era describir el cumplimiento con algun requisito especifico de la Norma ISO 9001 Lista Maestra: Documento que indica 0 describe el total de manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos y registros que contiene el Sistema de Gestién de la Calidad. Asi mismo indica el nivel de revisién de cada uno de ellos, con o| abjetivo de utilizar siempre la ditima versién. Formato: Hoja impresa en la cual se registran datos o informacién, dependiendo de la informacién contenida se convierte en documento o registro, Plan_de Calidad: Tipo de documento que especifica por cada etapa, los insumos, productos, especificaciones, controles y recursos asociados que deben aplicarse, quién debe aplicarios y cuando deben aplicarse a un proceso. Documento Gontrolado: Es aquél que cuando se modifica cambia su nivel de revision y se encuentra en formato PDF en la red de la UNO. Documento Obsoleto: Son los documentos que perdieron vigencia el cambiar de revisién o darse de baja Document Extemo: Son documentos que emiten entidades externas a UNO, que por ley 0 de forma volunteria sirven de consulta para la correcta implementacién de los pracesos. Documents No Controlado: Las copias de los documentos que solicitan personas 0 entidades fuera del alcance del ‘SGC, se entregan con la autorizacién del Representante de la Direccion, sélo para informacion y no requieren ser actualizadas Registro: Es la evidencia de la realizacién de una actividad controlada. 4. Referencias: Norma ISO 9001:2008, Requisitos 42.2, 4.2.3 4.2.4, Revisé y Aprobé: Repfesentante de la Direccién Juli Gabriel Caamal May Julio Gébriel Caamal MayPROCEDIMIENTO: Elaboracién, Modificacién y Contr« de Documentos y Registros. Gédigo | Fecha de Emisin imero de Re __Pagina POCDYRE, Octubre de 2010 03 2de9 5, Descripcién de Actividades Ty i Product tructura Documental, Los tipos de documentos y cédigos que se utiizan en el | | SGC de la UNO son: } | | Tipo de Documento | Cédigo 1 | Manual de Calidad TMC Manval de Orgenizacion | Mi Procedimienio ey | ‘Obligatorio (1) | Procedimiento de i Trabajo (2) | | instructive Tr | | Plan de Caidad____| PC Formato (3) FR Documentos Extemos DE (i) Procedimiento i | Obligatorio Cédigo 2 Conifol de Documentos | | Registros Y|_eDYRE | Control de Correaciones | | Producto No Conforms | PCORN | ‘Auiitoria interna AN | ‘Acciones Corecivasy | cp | [Way Procedimiento d Tc... > lonnecanl | i @ Mil Cédigo 2 | coneaeuivo Recursos Humanos XK Rectoria Xx | ‘Acministacion XX | Coordinacion — i XX j Academica XX (3) Allos formatos se les agrega el codigo del rocedimiento al que pertenecen y un nimero consecutive de dos digitos. Ejemplo: FPTREC-01(Formato 01 del Procedimianto de | | | Trabajo de Rectoria) staged foordinador de Calidad Revis6 y Aprobé” Representanto de la Direccion io Gabriel Caamal May fo Gabriel Caemal MayPROCEDIMIENTO. =r; Elaboracion, Modi ién y Control de Documentos y Registros. Codigo Fecha de Emision Numero de Revision POCDYRE Octubre de 2010 El numero consecutiv de procedimientos de trabajo y formatos lo asigna ei Coordinador de Calidad segun el ‘orden de la Lista Maestra de Documentos o Regisiros. Las revisiones inician a partir del “07”. Reglas Generales. La creacién 0 modificacién de un documento (excepto | formatos) se lleva a cabo conforme a los siguientes criterios: | Tipogratia: | + Letra Arial 10 de preferencia. | + Encabezado para Manuales, Planes y Procedimientos (no es obligatorio para Formatos): Logotipo Cédigo Revisién Titulo del documento Paginacién eco00 Los procedimientos e instructivos contienen la siguiente estructu ‘Conienide Procedinionios | lnsueivos Enoabezadoe x x ‘Objetvo (Propésito x Genera ‘Alance (Areas 0 x | puestes involucrados) | Definiiones (i aptioay Descripcion de x | Reviddes ean ctdades Responsable, Refrecia Soamente) | Doatmentay Regios Hist de Cambios x x | [mas aaa x Los formatos son flexibles en cuanto al tipo de letra y encabezado. La dascripcién de io cambios se refiejard en el documento al que pertenece.Elaboras , Modificacién y Control de Documentos y Registros. Cdigo Fecha de Emision Niimero de Revision Pagina POCDYRE Octubre de 2010. 03 4de or ‘Los perfles y descripciones de puestos estén contenidos fen el Manual de Organizecién y bajo resguardo de Recursos Humanos. fear 2. | Coordinador de | Calidad / | Responsabies de Area | Calidad para que actualice la cerpeta de originales y Emisi6n, Modificacién y Baja de un Documento Borrador Los puestos responsables de la documnentacién (emision ‘© modificacién) y de la autorizacion o baja se muestran a ‘continuacién: [ Emite, Modi ‘Aprueba “efes de Departamento Representante ‘Goordnadores ela Drecoin ‘Dirgoion_ Admini 1 Rector Una vez que el documento ha sido elaborado y revisado, solicitan la aprobacién de la Direceién Administrativa 0 de Rectoria segtn corresponda. Realizados todos los ajustes que consideren necesarios | lo envian por correo electrénico al Coordinador de revise lo siguiente: + Revisar la estructura y legibiidad del documento, | + Asignar consecutivo y nimero de revisién de! Documento. + Revisar el Historial de Cambios ya fechade emisién, | + Solicitar las firmas de elaboracién, revision y ‘sprobacion en la primera hoia Unicamente + Guardar el archivo en su PC en formato POF y lo protege como “solo lectura" en esta ruta: Documentacién ISO 9000 \ Tipo de Documento (Manual de Calidad, Procedimientos, Instructivos, Planes de Calidad, Formetos, Documentos Externos) \Direccién 0 Gerencia Cada archivo se va a nombrar asf: cédigo (espacio) titulo del documento (espacio) R (nlimero de revisién). Ejemplo: FPTREG-01 Listado Maestro de Documentos ROt Listado Maestro de Documentos Listado Maestro de Registros fio Gabriel Caamal May frtador de Calidad Revis6 y Aprobs {epresentante de la Direccién ‘Juifo Gabriel Caamal MayPROCEDIMIENTO LING Elaboracién, Modificacién y Control de Documentos y Registros. Cédigo Fecha de Emision Nimero de Revision | Pagina POCDYRE, ‘Octubre de 2010 03, 5de9 4) ry fenit Si se requiere dar de baja el documento, fo borra de la ruta anterior y lo traspasa a la carpeta de documentos obsoletos (paso 3), ademas de: * Actualizar el Listado Maestro de Documentos 0 j Registros, = Nofificar ia emisién, modificacién o baja det documento al personal involucrado a través det correo electrénico, Coordinador de Calidad conserva una carpeta con los | documentos originales impresos y firmados y conserva los archivos en su computadora, aseguréndose de respaidarlos semestralmente, Siun documento es modificado, repite los mismos pasos ¥y describe e! motivo det cambio de una revisién a otra en ‘Historia! de Cambios. Nota 1: La revisién de documentos para asegurar su vigencia es responsabilidad de la Direcci6n, Jefatura 0 Coordinacién que emite el documento y se garantizard esta practice a través de los resultados que arrojen las auditorias internas. | Nota 2: Los formatos van relacionados en al Listado | Maestro de Registros, Nota 3: Las modificaciones a los documentos pueden originarse por: '* Cambios en la normatividad. ‘* Resultado de auditorias internas y externas © Planificacién de acciones correctivas 0 preventivas: | Resultados de revisiones por la direccién Recomendaciones de mejora de parle de los usuarios. 3 | Coordinador de | Distribucién y difusién de documentos Lista Maestra | Correos Calidad de Documentos | electrénicos ‘Actualiza los archivos PDF de la documentacién del SGC {oon | en la Red de la UNO conforme a la siguiente ruta: ‘confirmacién de | entrega y Mis Sitios de Red \ Formatos Electrénicos Servideres lectura i de Daminio ikl \ Docurnentos det $.G.C \ Tipo de HH cos = de Calidad Revise y Aprobé: Répresentante dé la Direccién fulio Gabriel Gaamal May ‘Juit6 Gabriel Caamal MayPROCEDIMIENTO OC Elaboracién, Modificacién y Control de Documentos y Registros. | Fecha de Emision [ Octubre de 2010, Sor Registro 0 tt Documento (Manual de Calidad, Manual de | Organizacién, Plan de Calidad, Procedimientos, Insiructivos, Formatos, Documentos Externos) \ Nombre del Departamento. | Notifica por correo electrénico a los Responsables de | Area la emisién 0 actualizacién de documentos utilizando | la opcién de confirmacién de entrega y lectura para, ‘evidenciar su distribucién, Nota 4: EI Coordinador de Calidad conserva los correos | elecirénicos que sirvan como evidencia de la distribucién Y difusion. Nota 2: Para tas éreas que fo solciten, imprime una Lista de | ‘copia que sella a color como documento controlado y Distribucién de | | solicita su firma en acuse de recibo. Cuando dicho Documentos documento sea madificado lo retira y sustituye con la Controtados nueva versién, destruyendo la copia obsoleta impresos 4 | Coordinador de | Legibilidad Calida Los documentos originales se mantienen protegidos con | micas en une carpeta bianca de argollas identificada ‘como "Documentos Originales del SGC" Los archivos electrénicos en red estan protegidos contra | virus y se respaldan cada cuatrimestre por parte del rea de Soporte Técnico, | 5 | Coordinador de | Control de Documentos Obsoletos Archivo Calidad | electrénico en | Se conserva en medio electrénico como minimo ta | carpeta de | revision anterior de cada documento del SGC en la PC "Documentos del Coordinador de C: ruta: lad identificada con la siguiento Obsoletos” | Documentaci6n ISO 9000 \ Documentos Obsoletos \_ | Tipo de Document, 6 { Coordinador ce. Control de Documentos Externos vigentes y Listado Maestro: | Gaiged yJees | opsoletos, / de Documentos | Cuando aplique @ determinado proceso, el Jefe de Area | debe estar al pendiente de la documentacion externa que __| requieren_como apoyo para la impiementacién_de los | fmacor de Calidad Reviss y io Gabriel Ceamal May 7 Representante ce la Direccién fio Gabriel Caamal MayPROCEDIMIENTO Elaboracién, Modificacién y Control de Documentos y Registros. Céaigo Fecha de Emisin | Niimero de Revision | Pagina | POCDYRE Octubre de 2010 03 Tdeg ‘procesos y los debe referenciar en los documentos del SGC. La referencia se identificaré preferentemente con un “link” de la pagina web, asegurando de esta forma su actualizaciin permanente. Si el documento no esta | disponible en este medio, deberd mantenerse una copia, vigente en medio impreso. Estos documentos estén relacionados en el Listado Maestro de Documentos. Los documentos externos impresos se conservan en un | lugar plenamente identificado y al alcance del personal | que. require consultao, nose dsirbuyen’ copia adicionales Los documentos exteros impresos obsoletos (si se require) se archivan e identifican en un lugar especial ‘con la leyenda en ta primera pagina de “Documento Obsoleto", ‘Coortinador de Calidad 7 Responsabies por departamento | Controt de Registros La Lista Maestra de Registros contiene las claves, nombres y nmeros de revision de los formatos, asi como algunos controles que se mencionan en este procedimiento, Responsable: Puesto encargado de proteger, clasificar y archivar los registros del sistema de calidad. Ei medio de almacenamiento puede ser en medio electronica o impreso. En medio impreso deben estar identificados y archivados en: + Carpeta; + Gajén (con o sin lave); = Folder; + Archivero. En medio electrénico deben estar identificados y ordenados de forma clara en carpetas y contenidos en: Listado Maestro de Registros jepresentante de ld Direcci6n iio Gabriel Caamal MayPROCEDIMIENTO UR ‘a Elaboraci6n, Modificacién y Control de Documentos y Registros. | ‘Cédigo Fecha de Emision Nmero de Revision Pagina | POCDYRE Octubre de 2010 03 Bde 9 corer PC (Disco Duro) co. Los registros en medio electrénicos que tengan que ver directamente con el servicio al cliente deben protegerse impreso. | siguiente forma: Cronolégica ascendente 0 descendente; Alfabético (por cliente); Consecutivo, 0; Segiin lo defina el responsable de su resguardo, siempre y cuando respete el orden y sea | consistente, RD! Responsabies por departamento RD! Responsabies por epartamento | Controtes aplicables a todos los registros. * Legibilidad: Ei tlenado de los formatos podré realizarse @ mano o en computadora y deben contener la informacién clara para su lectura, sin | tachaduras | «tiempo de Retencion: Todos tos regis se conservarn por un afio, salvo los que correspondan a contabilidad o expedientes de alumnos que | deberén resguardarse por cinco afios y los que coresponden a la competencia del personal indefinidamente mientras estén activos. * Disposicion Final; Al término del tiempo de retencién el responsable de su resguardo podré destrurlos 0 resguardarios en un medio electrénico 0 |___ impreso debidamente identificado. ae con claves de seguridad 0 lave si estén en medio | Ordenamiento: Los registros se pueden ordenar de Ia | Produc Listado Maestro de Registros Recuperacién de informacién. Los registros en red los respalda Soporte Técnico de forma mensual en el servidor. Los demas registros en medio electrénico deberén respaldarse con la misma frecuencia, Instructivo para realizar Respaldos Servidor Elabi é finador de Calidad Revisé y fullo Gabriel Caamal May 5: Representante de la Direcci6n ‘Julio Gabriel Caamal MayElaboracién, Modificacién y Control de Documentos y Registros. PROCEDIMIENTO Cédigo Fecha de Emision Namero de Revision | Pagina POCDYRE ‘Octubre de 2010 03 Qde9 6. Historial de Cambios: fecha tesumen del cambio con respecto a la revision anterior 1 ot Octubre de 2010 | Alta de documento: ij 02 Junio de 2011 | Modificacién en la actividad 2 de la aprobacién y por cambio | de firmas 08 Febrero de 2013. Se incluye una nota en la seceién de distribucién para | | permitir la impresi6n y distribucién de copias controladas | |imoresas de procedimientos, (Ebor6: Coordinador de Calidad Julio Gabriel Caamal May Reviso y Apsoté: Representante de la Direccién ‘Julio Gabriel Caamal May