PROCEDIMIENTO DE

IDENTIFICACION DE REQUISITOS
LEGALES

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
10/04/2015

1. OBJETIVO

VERSION
01

DESCRIPCION DEL CAMBIO

EMISION INICIAL

Cdigo: HSE-PRC-20
Versin: 01
Fecha: 10/04/2015

PROCEDIMIENTO DE
IDENTIFICACION DE REQUISITOS
LEGALES

Cdigo: HSE-PRC-20
Versin: 01
Fecha: 10/04/2015

Establecer y mantener la metodologa para tener acceso permanente a los requisitos

legales en salud ocupacional, seguridad industrial, proteccin ambiental y de otra ndole
que apliquen a CONSORCIO IMTEC., con el fin de identificarlos, divulgarlos y
mantenerlos actualizados.
Es responsabilidad del coordinador de HSE implementar y mantener dicho
procedimiento de igual forma la actualizacin del presente documento en la medida que
se tenga ajustes en el sistema.
2. ALCANCE
Aplica para todas las operaciones de CONSORCIO IMTEC., donde se generen peligros y
riesgos laborales significativos que puedan incidir en el cumplimiento de los requisitos legales y
de otra ndole.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
REQUISITO LEGAL: Son todas aquellas normas que sean aplicables directamente a los
aspectos de salud ocupacional, seguridad industrial y ambientales de las actividades, productos
o servicios de una organizacin.
OTROS REQUISITOS: Normas de tipo administrativo o de otra ndole a los que est sujeta la
organizacin.
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Condiciones y factores que inciden en el bienestar de
los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra
persona en el sitio de trabajo.
SISTEMA DE GESTIN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Forma parte del
sistema de gestin total que facilita la administracin de los riesgos de seguridad y salud
ocupacional asociados al negocio de la organizacin. Incluye la estructura organizacional,
actividades de planificacin, responsabilidades, prcticas, procedimientos, procesos y recursos
para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la poltica y objetivos de seguridad y
salud ocupacional.
PELIGRO: Es una fuente o situacin con potencial de dao en trminos de lesin o
enfermedad, dao a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinacin de stos.
INCIDENTE: Evento que gener un accidente o que tuvo el potencial para llegar a ser un
Accidente.

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Fecha: 10/04/2015

OBJETIVO AMBIENTAL: Propsito ambiental global, surgido de la poltica ambiental, que una
organizacin se propone lograr, y que se cuantifica cuando sea posible.
MEDIO AMBIENTE: Entorno en el que opera una organizacin, que incluye aire, agua, suelo,
recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y su interrelacin.
PREVENCIN DE LA CONTAMINACIN: Uso de procesos, prcticas, materiales o productos
que evitan, reducen o controlan la contaminacin, las cuales pueden incluir reciclaje,
tratamiento, cambios de proceso, mecanismos de control, uso eficiente de los recursos y
sustitucin de materiales.
SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL: La parte del sistema de administracin total, el cual
incluye la estructura organizacional, planificacin de las actividades, responsabilidades,
prcticas, procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implementar, lograr, revisar y
mantener la poltica ambiental.
FRECUENCIA: La frecuencia de revisin de requisitos legales ser trimestral
5. DOCUMENTOS DE SOPORTE
Diario Oficial
Pgina WEB Ministerio de Proteccin Social. www.minproteccion.gov.co
Consejo Colombiano de Seguridad. www.laseguridad.ws
Legis
Compendio Normas Legales de Salud Ocupacional-Arseg
Ministerio del Medio Ambiente
Ministerio de Transporte
Corporaciones Autnomas regionales
Cmaras de comercio
Clientes
Proveedores
Pgina web laborando Jimdo.
6. RESPONSABILIDADES:
6.1 GERENTE GENERAL / REPRESENTANTE LEGAL
Conocer las responsabilidades legales en asuntos de HSE.
Asignar una persona para actualizar y comunicar constantemente los requerimientos
legales y de otra ndole.

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Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y de otra ndole aplicable a la

organizacin.
6.2 COORDINADOR DE HSE
Mantener registro en copia dura y magntica del Panorama General de Riesgos la sede
administrativa y de los proyectos de obra que ejecute CONSORCIO IMTEC.
Hacer seguimiento permanente al desarrollo de controles para evitar el Riesgo y Aspecto
ambiental, producto de las actividades y proyectos de obra celebrados por la empresa.
Asegurar la actualizacin peridica al Panorama General del Panorama General de
Riesgos en la sede administrativa como en los proyectos de obra.
Entregar informes peridicos acerca del avance de los controles a los responsables de
la
ejecucin de los mismos controles.
6.3 SUPERVISOR HSE
Apoyar al Coordinador de HSE, en la configuracin del Panorama General de Riesgos
de los
proyectos de obra.
Hacer seguimiento permanente al desarrollo de recomendaciones para control de los
riesgos y
aspectos ambientales y amenazas naturales.
Hacer actualizacin peridica al Panorama del Panorama General de Riesgos en los
proyectos
de obra, aplicando el presente procedimiento.
Entregar informes peridicos al Coordinado de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente, acerca del avance de los controles de los Factores de Riesgos presentes en
los
proyectos de obra.
6.4 TRABAJADORES
Participar en las actividades de capacitacin y evaluacin de los requisitos legales y de
otra
ndole.
Divulgar y dar a conocer los requisitos identificados a los trabajadores en campo.
Velar por el cumplimiento de los requisitos legales y de otra ndole en campo.
Aplicar los requisitos relevantes en materia de Seguridad, Salud Ocupacional, y Medio
Ambiente.

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7. PROCEDIMIENTO
7.1 IDENTIFICACIN
La seguridad de conocer y cumplir con todos los requerimientos legales y de otra ndole,
necesita, en primera instancia, de la identificacin de las fuentes generadoras de este tipo de
requerimientos.
Para ello es importante tener presente el tipo de operacin de la Organizacin y las Actividades
que se desarrollan en su normal funcionamiento. Adicionalmente, conocer los requerimientos de
las partes interesadas en los temas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente.
Para proceder a la identificacin de requisitos, referidos a aspectos de Seguridad, Salud
Ocupacional y Ambiente, el Coordinador HSE parte de la legislacin aplicable, autorizaciones,
permisos, compromisos voluntarios, Objetivos HSE, Matriz de Identificacin de Peligros y Matriz
de Aspectos e Impactos Ambientales.
El inventario inicial incluye:

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Esta lista inicial de fuentes de informacin de requerimientos legales y de otra ndole, se

actualizar trimestralmente en visitas peridicas a las pginas web anteriormente mencionadas
por la Coordinacin de HSE, teniendo en cuenta los siguientes parmetros:
Registro de la nueva fuente en el inventario
Direcciones electrnicas o pginas WEB de las organizaciones fuente.
7.2 CONSULTA Y ANLISIS DE LA INFORMACIN
Es responsabilidad de la Coordinacin HSE la revisin peridica de las fuentes de informacin,
lo cual genera la identificacin de nuevos requerimientos de tipo legal y de otra ndole,
exigencias que se consultan y analizan, con el objeto de verificar si afectan a la Compaa y a
que procesos y reas del Sistema de Seguridad Y Salud en el trabajo atae, de tal forma que se
enven los documentos o medios magnticos a las rea responsables de garantizar el
cumplimiento de los requisitos legales que les apliquen a las diferentes actividades realizadas
por ellos. La matriz de requisitos legales ser revisada semestralmente y actualizada cada vez
que se conozcan cambios en normatividad por cualquier fuente.
As mismo la gerencia general de la empresa apoyada por el rea Financiera y Administrativa
son responsables de asignar y aprobar los recursos necesarios para el desarrollo de estas
actividades.
En caso de que se requiera de alguna interpretacin especfica sobre algn requisito legal o de
otra ndole, se remitir al rea de asesora legal de la organizacin.
Las consultas a las fuentes de informacin de requerimientos legales y de otra ndole se
realizan con una periodicidad mensual, y se deja constancia en el formato de, en la hoja de
CONTROL DE MODIFICACIONES, registrando la fecha, los cambios, modificaciones o
inclusiones de requisitos a la matriz, las implicaciones del cambio, fecha de aplicacin y
responsable de la revisin.
La aplicabilidad del requisito legal se analiza teniendo en cuenta lo siguiente:

7.3 EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

La Coordinacin de HSE, asistido por el responsable del proceso del que se derive el aspecto
relacionado, procede a la evaluacin del cumplimiento de los requisitos HSE, mximo con una
periodicidad anual.
Estos requisitos se evalan teniendo en cuenta principalmente lo siguiente:

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Cumplimiento de lo establecido en la Matriz de Requisitos legales,, dentro de la casilla

evidencia del requisito en la organizacin
Cumplimiento del 100% del plan de accin definido o de las actividades descritas
siempre y cuando estn dentro de los plazos establecidos. Esto queda registrado en el
campo de planes de accin del formato de Matriz de requisitos legales, dentro del cual
se registra cuando aplica, el nmero de SAM correspondiente al plan de accin abierto
de acuerdo al procedimiento de acciones preventivas y correctivas del sistema HSEQ de
IMTEC, en el cual se relaciona el requisito, las actividades a realizar, los plazos,
responsables y recursos, adicionalmente se registra la fecha de ejecucin de cada una
de las actividades. (Dependiendo del plan de accin generado para el requisito legal, se
determina el porcentaje de cumplimiento del mismo teniendo en cuenta la cantidad de
actividades programadas vs las actividades ejecutadas).
Cumplimiento de los plazos de implementacin establecidos dentro del requisito legal.
En caso que alguno de los tems anteriores aplique y no se cumpla, se registra en la MATRIZ
DE REQUISITOS LEGALES, dentro de la casilla se cumple el requisito que NO cumple y se
generan las respectivas acciones de mejora con los hallazgos encontrados y posibles
alternativas de solucin.
Con el fin de realizar un mayor seguimiento a cada uno de los requisitos legales, se cuenta con
la casilla Fecha Inclusin Requerimiento all se registra en qu fecha se incluy el
requerimiento, y las implicaciones del requisito y posteriormente se evala en el corte siguiente
sea este Junio o Diciembre.
Los resultados de la evaluacin quedan registrados en la casilla resultados y anlisis de la
matriz de requisitos legales y otros en MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES, Otro medio de
verificacin del cumplimiento de los requisitos legales aplicables y de otra ndole, son las
Auditoras Internas realizadas a los procesos de la organizacin.
7.4 COMUNICACIN DE INFORMACIN
Aquellos requerimientos identificados durante el proceso de consulta y anlisis de la
informacin, son remitidos por los responsables de esta actividad, a todos aquellos proyectos o
reas que se definan inicialmente como afectados. Los requisitos legales y de otra ndole se
comunican a todo el personal de la organizacin por medio de correo electrnico o en charla de
seguridad, cada vez que se presente un cambio.
El responsable de cada proyecto, efecta su revisin detallada, solicitando a HSE las
modificaciones a los procedimientos internos del Sistema que requieran cambios y
asegurndose que las Partes Interesadas, segn sea el caso, conocen y aplican los nuevos
procedimientos modificados.
7.5 TOMA DE ACCIONES

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Fecha: 10/04/2015

Como resultado de la evaluacin del cumplimiento legal se toman acciones que permitan la
mejora continua del proceso por medio del formato ACCION CORRECTIVA - ACCION
PREVENTIVA, del proceso de gestin HSEQ, de acuerdo al procedimiento de acciones
preventivas y correctivas de la empresa.
8. CICLO DE CONTROL INTERNO.
Reviso

Firma:
Nombre:
Cargo:

Aprob

Firma:
Juan C Nio
Coordinador HSE

FIN DE DOCUMENTO

Nombre:
Cargo:

Luis Antonio Cubides

GERENTE