GUIA DE TRABAJO

SELECCIN, EVALUACIN Y
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GESTIN DE PROVEEDORES
SERVISION DE COLOMBIA Y CIA LTDA., ha determinado para la gestin de sus proveedores en lo que hace
referencia a la seleccin, evaluacin y reevaluacin los siguientes criterios y aspectos a tener en cuenta:
1. La actividad de seleccin, evaluacin y reevaluacin est bajo la responsabilidad de la Gerencia
Financiera.
2. Dependiendo la actividad a realizar, ya sea seleccin, evaluacin o reevaluacin, la presente gua,
indica las actividades a desarrollarse para cada uno de los eventos.
3. Establecer los criterios que en materia de Gestin: de Calidad, seguridad y control, Salud Laboral y del
trabajo y Medio Ambiente, han de tenerse presentes al momento de seleccionar proveedores y de
evaluar su Gestin
ACTIVIDADES Y CRITERIOS DE SELECCIN
La organizacin ha determinado que para que un proveedor o contratista participe en las actividades de
seleccin, es primordial darle a conocer la Ficha tcnica del producto en cuanto a bienes de dotacin, y si este
siente que puede cumplir se le requerir que diligencie de manera completa la informacin solicitada en el
formato F/017/SV, anexando segn sea el caso los documentos soporte descritos en esta gua. La Gerencia
Financiera es la responsable de transmitir esta informacin clara y precisa al proveedor o contratista, al igual
aclararle cualquier inquietud.
Una vez se cuente con la informacin requerida en el formato F/017/SV y sus anexos, La Gerencia Financiera
deber:
1. Consultar si se encuentran reportado en la Lista Clinton la persona jurdica, representante legal,
accionistas o asociados
2. Verificar los documentos soportes, dejando registro de esta actividad en el cuadro destinado para tal fin
del formato, marcando con una X si la verificacin fue positiva o negativa segn se determine (si llegase
a presentarse alguna verificacin negativa, automticamente dicho proveedor o contratista no sigue con
la actividad de seleccin).
3. Verificacin de referencias (de clientes y bancarias) suministradas, confirmando veracidad de la
informacin, marcando con una X en la casilla destinada con la letra V. (Si llegase a presentarse
alguna verificacin negativa, automticamente dicho proveedor o contratista no sigue con la actividad
de seleccin).
4. Tomar contacto con el proveedor o contratista y coordinar cita para realizar visita a las instalaciones y
dejar evidencia de esta actividad en el formato Visita a Proveedores F/076/SV.
Adicional a los descritos anteriormente el proveedor o contratista para ser seleccionado, deber cumplir con
los siguientes criterios determinados por la organizacin para esta actividad: ANTIGEDAD, EXPERIENCIA,
FORMA DE PAGO, CRITERIOS
AMBIENTALES, SALUD OCUPACIONAL Y DE CAPACIDAD DE
CUMPLIMIENTO.

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El proveedor o contratista seleccionado si despus de un ao sigue suministrando (bien o servicios) a la

organizacin, debe actualizar la documentacin soporte en los tres primeros meses del ao.
CRITERIO DE ANTIGEDAD PERSONA JURDICA
RANGO
De 0 a 1 ao de creacin la persona jurdica
De 1 a 2 aos de creacin la persona jurdica
De 2 a 3 aos de creacin la persona jurdica
De 3 a 4 aos de creacin la persona jurdica
Ms de 4 aos de creacin la persona jurdica

PUNTAJE
1
2
3
4
5

CRITERIO DE ANTIGEDAD PERSONA NATURAL

RANGO
De 0 a 6 meses vigencia Nit
De 6 a 12 meses vigencia Nit
De 1 a 2 aos de vigencia Nit
De 2 a 3 aos de vigencia Nit
Mas de 3 aos de vigencia Nit

PUNTAJE
1
2
3
4
5

CRITERIO DE EXPERIENCIA PERSONA JURDICA O NATURAL

RANGO
Sin certificaciones de experiencia.
Certificaciones expedidas por personas Naturales.
Certificaciones expedidas por PyMES.
Certificaciones expedidas por Grandes empresas.
Certificaciones expedidas por multinacionales.

PUNTAJE
1
2
3
4
5

CRITERIO DE FORMA DE PAGO PERSONA JURDICA O NATURAL

RANGO
De 0 a 15 das de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado
De 16 a 30 das de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado
De 31 a 45 das de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado
De 46 a 60 das de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado
Ms de 60 das de plazo para el pago una vez recibido el producto y facturado

PUNTAJE
1
2
3
4
5

CRITERIOS AMBIENTALES
RANGO
Se inician relaciones comerciales con este proveedor y se brinda capacitacin
Conoce qu impactos ambientales genera pero no tiene controles
No conoce qu impactos ambientales genera pero tiene controles establecidos
Conoce qu impactos ambientales genera y establece controles para mitigarlos

PUNTAJE
1
2
3
4

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Se encuentra certificado con un estndar generalmente aceptable para Gestin del

Medio Ambiente

CRITERIOS DE SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD SOCIAL

RANGO

PUNTAJE

Se inician relaciones comerciales pero necesita capacitacin.

Conoce riesgos laborales asociados a la actividad relacionada con el servicio prestado

o bien suministrado, pero no los controla.

Controla los riesgos asociados al bien suministrado o servicio prestado pero no los
identifica apropiadamente.

Conoce los riesgos y los controla.

Suministra soporte de pago de parafiscales y seguridad social de sus empleados y se

encuentra certificado con OHSAS 18001 o cualquier otro estndar de SySO

CAPACIDAD DE CUMPLIMIENTO
RANGO
Cuenta con la capacidad para cumplir con los requisitos preestablecidos?

PUNTAJE
SI (5)

NO (0)

Una vez la Gerencia Financiera determine en qu rango se encuentra el proveedor o contratista frente a cada
criterio mencionado anteriormente desarrolla la siguiente actividad, la cual permite determinar si el proveedor o
contratista es seleccionado o no para que suministre un producto (bien o servicio) a Servision de Colombia. Los
proveedores o contratistas que sumados los criterios obtengan un resultado aritmtico igual o superior a quince
(15) harn parte del listado de proveedores de la organizacin, es decir, que a partir de este momento se les
podr efectuar rdenes de compra, segn lo establecido por la empresa, en el procedimiento SUMINISTRO DE
PRODUCTOS GAF/021/SV, notificando al proveedor o contratista que ha sido seleccionado y que est
registrado en la lista de proveedores de Servision de Colombia, informndole los parmetros para iniciar
relaciones comerciales.
Cuando un proveedor obtenga menos del puntaje establecido, y la organizacin desee contar con el suministro
de producto (bien o servicio), deber existir un memorando interno aprobado por el comit de compras
(Gerencia Financiera, Gerencia Administrativa y Presidencia) donde lo avale para que haga parte del listado de
proveedores de Servision de Colombia.
En caso de existir la necesidad de un servicio donde se requiera de una persona contratista, dependiendo del
requerimiento, la Direccin de HSE, es la encargada que entre los requisitos anteriormente mencionados se
soliciten soportes de afiliacin y pago a EPS y ARL, para el caso en que se presente alguna novedad en la
prestacin del servicio contratado.
Para la seleccin de proveedores de seguridad y salud ocupacional, se tendr en cuenta, que tengan
licencia para la prestacin del servicio, que cuenten con los certificados de calibracin de los equipos
que se utilicen y que estn en capacidad de cumplir las caractersticas que se requieran, segn el
producto o servicio ofrecido.

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En la parte Ambiental los Proveedores y/o Contratistas, deben tener identificados al menos los impactos
y aspectos que generan sus actividades con relacin a los productos y/o servicios que proveen a la
Compaa.
Todo Proveedor y/o Contratista debe conocer y aplicar el contenido del Anexo HSE, el cual es
divulgado y entregado a cada uno.
PROVEEDORES DE :

ESTUDIOS HIGIENICOS (Siso y

Ambiente):
Estudio de iluminacin, estudio de
ruido,
estudio
de
material
particulado.

EXAMENES MEDICOS: examen

ocupacional,
visiometrias,
audiometras, espirmetrias, otros

ASESORIAS ESPECIALIZADAS
ELEMENTOS DE PROTECCIN
PERSONAL

FUMIGACION

TRABAJOS
DE
MANTENIMIENTO Y OTROS

REQUISITOS A EXIGIR

Se solicita la presentacin del certificado de calibracin del

equipo utilizado para la medicin.

Se solicita la presentacin y entrega de la licencia para la

prestacin de servicios de salud ocupacional y/o Medio
Ambiente de la compaa que realiza los estudios.

Se solicita presentacin y entrega de la licencia para la

prestacin de servicios de salud ocupacional y/o Medio
Ambiente de la persona quien realiza el estudio.

Se solicita presentacin y entrega de la licencia para la

prestacin de servicios de salud ocupacional de los
profesionales que realizan los exmenes y del Laboratorio
Mdico.

Se solicita el certificado de calibracin de los equipos utilizados

para los exmenes.

Solicitar la presentacin y entrega de la licencia en salud

ocupacional y/o su equivalente para medio ambiente de los
profesionales que suministren la asesora.

Solicitar fichas tcnicas de los elementos a suministrar.

Se solicita que presenten las hojas de seguridad de los

qumicos utilizados, as como la licencia o resolucin ambiental
para la prestacin del servicio.

Se solicita que la persona que realice la fumigacin conozca las

hojas de seguridad y utilice los elementos de proteccin
personal al momento de realizar la fumigacin.

Verificar que se encuentren activos en los sistemas de

seguridad social antes del inicio de la actividad a ejecutar todo
el personal que participe en la misma

Solicitar el uso de los elementos de proteccin personal en el

momento de desarrollar los trabajos.

Solicitar el uso de herramientas adecuadas.

Asegurar que los escombros y residuos generados por estas

actividades sean dispuestos de acuerdo a los Procedimientos
que tiene la compaa para ello. Los proveedores deben contar
con las licencias ambientales y certificados de disposicin de
residuos de acuerdo a la actividad que realicen.

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Solicitar el cumplimiento de las normas de trabajo seguro segn

sea el caso

Todos los contratistas y/o proveedores debern anexar a la cuenta de cobro y/o factura, copia del pago
de los parafiscales de los trabajadores quienes tuvieron que ver en la ejecucin de las actividades o
productos ofrecidos a la compaa.
La Coordinacin de HSE, apoya en la seleccin de los proveedores del rea de seguridad y salud
ocupacional y Ambiente.
EVALUACION DE PROVEEDORES O CONTRATISTAS
Con el propsito de garantizar que la organizacin cuente con una base de proveedores adecuados y que
contribuyan con sus sistemas de gestin, se efectuar una evaluacin permanente a los proveedores:
BIENES
Con base en las necesidades del negocio se establece a fin de obtener una retroalimentacin con los
proveedores, una evaluacin cada cuatro meses formato F/016/SV.
El sistema establece los siguientes criterios de evaluacin y reevaluacin para la compra de productos y
servicios:
1. LISTA CLINTON: Para iniciar la evaluacin o reevaluacin a un proveedor se consultar primero en la Lista
Clinton, si esta registrado, no se podr seguir teniendo en cuenta como tal; si no esta registrado el
proveedor en la Lista Clinton, se continua con la evaluacin o reevaluacin segn el caso.
2. CUMPLIMIENTO CON EL TIEMPO DE ENTREGA SOLICITADO: Basados en la fecha de entrega
requerida por la organizacin y que se encuentra registrada en la orden de compra F/030/SV, se calificar la
oportuna entrega, teniendo en cuenta que el mximo puntaje otorgado ser de cinco (5), as:
RANGO

PUNTAJE

Excelente Das de demora en la entrega igual a 0

Muy bueno De 1 a 2 das de demora en la entrega

Bueno De 3 a 4 das de demora en la entrega

Regular De 5 a 6 das de demora en la entrega

Malo Ms de 6 das de demora en la entrega

3. SUMINISTRA EL PRODUCTO Y/O SERVICIO EN EL SITIO SOLICITADO: Se evala el desplazamiento

para la entrega del producto en almacn, o si el servicio se realiza en el lugar donde se requiere, con la
oportunidad exigida:
En el caso de servicio solo se tendr en cuenta la calificacin excelente o muy buena.
RANGO
Excelente : Siempre en el lugar requerido.

PUNTAJE
5

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Muy Buena: Si existe acuerdo entre las partes para llevar y entregar.

Buena: Se recoge en las instalaciones del proveedor y hay justificacin vlida.

Regular: Cuando no hay justificacin vlida para la no entrega.

Mala: Siempre se recoge en las instalaciones del proveedor.

4. CALIDAD DEL PRODUCTO: Se observarn detenidamente las condiciones, especificaciones y

presentacin de los productos adquiridos al proveedor, en cuanto a durabilidad y/o buen desempeo, de
acuerdo con la vida til referida por la experiencia previa con dichos productos o servicios.
RANGO

PUNTAJE

Excelente :Conforme a lo requerido

Muy Buena: Se presenta una observacin que no afecta el desempeo

Buena: Dos observaciones que no afectan el desempeo

Regular: mas de dos observaciones que pueden afectar el desempeo

Mala: Se presentan observaciones que afectan el desempeo

5. PROPORCIONA LA DOCUMENTACIN REQUERIDA: Cumple con los soportes e informes solicitados, al

igual que con la documentacin legal requerida:
RANGO

PUNTAJE

Excelente : siempre cumple

Muy Buena: rara vez no cumple; pero tiene justificacin con demora en 1 o 2 das
Buena: rara vez no cumple ; pero no justifica y tiene una demora de 3 a 5 dias
Regular: Necesita de un requerimiento verbal para que cumpla
Mala: No cumple y necesita de mas de un (1) requerimiento verbal y escrito para que
cumpla

5
4
3
2
1

6. CUMPLIMIENTO CON LA CANTIDAD SOLICITADA : se observar si los proveedores seleccionados al

momento de realizar la entrega de los productos, si realizaron entregas parciales o totales de los mismos,
empleando para tal efecto la siguiente calificacin:
RANGO
Excelente: se recibi la totalidad del producto o servicio en la fecha establecida
Muy Bueno: se recibi menor al 99% e igual al 80% en la fecha establecida
Bueno :se recibi menor al 79% e igual al 60% en la fecha establecida
Regular: se recibi menor al 59% e igual al 40% en la fecha establecida
Malo: se recibi menor al 39% e igual al 1% en la fecha establecida
5.

PUNTAJE
5
4
3
2
1

ATENCION Y SERVICIO AL CLIENTE: se evala la atencin, amabilidad, el comportamiento en la

solucin a los inconvenientes, ofrecida por parte de los proveedores a la organizacin, otorgando
puntuacin bajo los siguientes parmetros:
RANGO

PUNTAJE

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Excelente: Se recibe atencin y amabilidad y oportuna solucin a los inconvenientes,

participa en las actividades convocadas por HSEQ

Muy Buena: Siempre hay una oportuna solucin a los inconvenientes, evidencindose
compromiso y receptividad a los cambios

Buena: Hay demoras con justificacin en la solucin de inconvenientes

Regular: Atencin y amabilidad; pero no soluciones
Mala: Ninguna atencin , ninguna solucin

3
2
1

6. REPOSICIN O GARANTA: En el caso de los bienes adquiridos por la organizacin, se evaluar el

porcentaje que es devuelto al proveedor, para atender la reposicin o garantas solicitadas por los
productos no conformes recibidos, el cual ser tabulado as:
Para los servicios la cantidad de veces en que se activa la garanta
RANGO

PUNTAJE

Excelente :No hubo devolucin para reposicin o garanta

Muy bueno: Se presento devolucin para reposicin o garanta igual 1% o menor al 25

% de los productos adquiridos: 1 vez

Bueno: Se presento devolucin para reposicin o garanta igual al 26 % y menor al 50

% de los productos adquiridos: 2 veces

Regular: Se presento devolucin para reposicin o garanta igual al 51 y menos al 75

% del los productos adquiridos:3 veces

Malo: Se presento devolucin para reposicin o garanta igual al 76 y menos al 100 %

del los productos adquiridos: Mas de 3 veces

7. CUMPLIMIENTO DEL ANEXO HSEQ: Para los Proveedores y Contratistas se tendr en cuenta lo
siguiente:
RANGO

PUNTAJE

Excelente : Cumple todos los criterios del Anexo HSEQ

Muy Buena: Divulga la Poltica Integral de Servision, cumple con las obligaciones de
tipo legal, como afiliacin y pago de Seguridad social y parafiscales e identifica los
aspectos e impactos ambientales de su actividad.

5
4

Buena: Cumple solo con los requisitos legales bsicos.

Regular: Cumple algunas veces con el pago a seguridad social y no ha identificado
los aspectos e impactos ambientales de su actividad

3
2

Mala: No cumple ninguno de los requisitos del Anexo HSEQ.

Una vez la Gerencia Financiera determine en qu rango se encuentra el proveedor frente a cada criterio de
evaluacin se desarrolla la siguiente actividad, la cual permite determinar si el proveedor aprueba la evaluacin
o necesita mejorar alguno de los aspectos, caso en el cual se proceder a enviar por escrito una observacin al
proveedor. Estos rangos estarn establecidos bajo la siguiente puntuacin:

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Despus de sumar los criterios quien obtenga en promedio sobre todas las ordenes de compras o evaluacin
mensual una puntuacin igual o mayor a 34 puntos aprobar la evaluacin.
Quien sumados los criterios obtenga una puntuacin igual a 25 y menor a 33 puntos, se le realizara una
observacin por escrito y la evaluacin quedara como desempeo aceptable con oportunidad de mejora
Quien sumados todos los criterios obtenga una puntuacin menor a 25 puntos ser eliminado de la lista de
proveedores.
SERVICIOS
Para el caso de la necesidad de algn servicio, mensualmente o al finalizar ste, se ejecutar una
evaluacin a cada proveedor, realizada por la persona usuaria o responsable del rea donde se presta el
servicio, la cual pueda dar fe del desempeo del proveedor; asimismo, deber ser el medio formal de
contacto para la comunicacin con el proveedor, ser el responsable de entregar la informacin a Gerencia
Financiera.
RE-EVALUACION DE PROVEEDORES
Anualmente a comienzo de ao, se har una reevaluacin por proveedor teniendo en cuenta que cada uno de
los criterios, ser el resumen de las calificaciones obtenidas en las evaluaciones realizadas cada cuatro (4)
meses en total, tres evaluaciones as:
1. TIEMPO Y LUGAR DE ENTREGA: Promedio de los dos primeros criterios de la evaluacin, cumplimiento
con el tiempo de entrega solicitada y suministro del producto y/o servicio en el sitio solicitado.
2. CALIDAD Y CUMPLIMIENTO DE LAS ESPECIFICACIONES: Se tienen en cuenta el promedio de los dos
criterios correspondientes a: calidad y proporcionar la documentacin e informacin solicitada.
3. CANTIDAD ENTREGADA Y ATENCION: Se tiene en cuenta el promedio de los criterios: cumplir con la
cantidad solicitada, atencin y servicio al cliente.
4. REPOSICION Y/O GARANTIA: Promedio del ltimo criterio de la evaluacin.
Despus de realizar esta actividad la Gerencia Financiera, determinar quienes aprobaron la reevaluacin y
continua figurando en la lista de proveedores, considerando la siguiente calificacin: igual o mayor a 21
aprueba y proveedores con calificacin menor a 21 no aprueban la evaluacin.