MANEJO DE JUNTAS

¿Qué es una junta?

Es una acción de varias personas para tratar un asunto, ésta debe ser
debidamente planeada y tener objetivos específicos como pueden ser:
seguimiento de proyectos, mejorar algún servicio, organizar una actividad,
resolver problemas, etc.,.

I. Cuándo es necesaria la junta.

• Cuando es indispensable suministrar o recibir información o cuando
es necesario aclarar algún tema en particular.
• Cuando es necesario descubrir, analizar o resolver algún problema
de la organización.
• Cuando se tienen varias alternativas para resolver un problema o
para atacar un proyecto y si se desea tomar una decisión final.
• Cuando es necesario planear una serie de actividades que ayudarán
a mejorar la posición de la organización o resolver algún problema,
en el corto o largo plazo.
• Cuando se desea evaluar la factibilidad de llevar a cabo una
actividad o proyecto.
• Cuando se desea evaluar los resultados de una decisión, tarea o
proyecto.

Cuando no citar a junta.

• Cuando los resultados esperados se pueden obtener a través de
otras comunicaciones (teléfono, carta, memorando, etc.).
• Cuando los participantes no tienen el suficiente tiempo.
• Cuando no están disponibles uno o más de los participantes básicos.

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 II. Planeación de la junta.
Los elementos requeridos para la planeación de una junta son:
• Objetivos
• Agenda
• Logística
• Desarrollo
• Seguimiento

Como toda buena planeación, para llevar a cabo una junta se requiere
primero:

A) Definición de objetivos.
Para realizar esta definición conviene contestarnos las siguientes
preguntas:
¿Por qué convoco a esta junta?
¿Por qué voy a participar en esa junta?
¿Qué quiero conseguir en esa junta?

• Sensibilización sobre algún aspecto.

• Transmitir información.
• Adquirir opiniones y sugerencias.
• Tomar una decisión.
• Analizar algún problema.
• Desarrollar un plan de acción.

¿Qué quiero conseguir una vez que la junta haya terminado?

B) Agenda.
Para que la junta sea efectiva se requiere incluir dentro de su planeación la
elaboración de una agenda, la cuál debe contener los siguientes elementos:
a) Título.
b) Hora de inicio y fin.
c) Lugar de la junta.

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d) Tema de la junta y definición.
e) Asistentes.
• Individuos involucrados en la toma de una decisión.
• Las personas que posean información a tratar.
• Las personas cuya aprobación pueda necesitarse.
• Aquellos responsables oficiales del asunto.
• La persona que tenga la contribución personal
desde un punto de vista estratégico.
• Debe procurarse convocar a personas de la misma
posición jerárquica.

Recuerde que “la duración de una reunión aumenta al cuadrado del

número de personas presentes”.

f) Temas a tratar.
• Establecer el orden en que se tratarán.
• Si se espera llegar a una decisión, intercambio de opiniones
o solo compartir información de cada tema.
• Tiempo aproximado para cada uno de los temas.
• Evitar tratar muchos temas.
• Distinguir lo importante de lo urgente.

Evitar hasta donde sea posible programar asuntos varios.

C) Logística.
• Cuándo, cuánto tiempo, dónde..
• Arreglo físico.
• Ayudas gráficas.
• Documentos y materiales de apoyo necesarios.

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TIPS PARA EL MANEJO DE LA JUNTA

Antes de iniciar una junta se recomienda:

• Distribuir anticipadamente la agenda a los participantes.
• Confirme su participación.
• Verifique existencia de documentos y materiales necesarios.

Durante la realización de la junta es recomendable que:

• Asigne roles como moderador y secretario.
• Inicie las juntas a tiempo.
• Controle la duración de cada tema.
• Verifique el registro de la minuta.
• Respete secuencia de la agenda.
• Regule la participación.
• Discuta solo un tema a la vez.
• No deje temas inconclusos.
• Evite las interrupciones externas.
• Remarque las conclusiones.
• Asegure claridad en la asignación de responsabilidades (actividades,
objetivos, fechas, etc.,).
• Termine a tiempo.
• Antes de finalizar la junta haga un resumen de lo tratado, de lo
concluido y comuníquelo.

Después de la junta se recomienda:

• Asegure integrar la minuta a la brevedad con los siguientes puntos:
acuerdos, responsables, fechas y compromisos.
• Distribuya la minuta entre los participantes e interesados.
• Concretar un plan de acción.
• Dar seguimiento a las acciones, de acuerdo con las fechas
acordadas.