Introduction to

Management By Olympic System

(MBOS)

SHARKS Team

APP Early Journey

1972

TjiwiKimiadidirikanolehMr.EkaTjiptaWidjajadanmengawalioperasinyasebagaipabrikcaustic
soda.

January1975

PindoDeliberoperasidiKarawang,JawaBarat.

December1976

IndahKiatdibentuksebagaisatugabunganperusahaanantaraCVBerkatdariIndonesiadenganChung
HwaPulpCorporationdanYuenFoongYuPaperManufacturingCompanyLtd.dariTaiwan.

1978

TjiwiKimiamulaimenghasilkankertassebesar12,000tons/tahun.

April1979

IndahKiatTangerangPaperMachine1dan2mulaiberproduksi100ton/harijeniskertasWoodFree
(WF).

March1984

IndahKiatPerawangPulpMachine1mulaiberproduksi(bleachedhardwoodkraftpulp)dengan
kapasitas250tons/hari.
2

APP Today
Kapasitas Produksi = 9,578,000 Metric Tons per Tahun

city
a
p
a
C
by
d
e
s
a
Incre es in 34
im
798 t ears
y

Agenda

What is MBOS

Why MBOS

What are KPI & EBITDA

Four Pillars of MBOS

1. Index Competition
2. Improvement Project
3. Performance Evaluation
4. Incentive

MBOS Structure & Review Activities

Others
4

Management By Olympic System

Management by Olympic System (MBOS) adalah sistem manajemen yang digunakan
sebagai panduan di Asia Pulp and Paper.
Sistem ini berlandaskan target aspirasi yang tinggi (berdasarkan EBITDA) dan dijalankan
dengan kompetisi antara individu dan tim untuk mencapai target.
Semangat Olympic memacu setiap orang untuk menantang keadaan yang ada saat ini
dengan menetapkan Olympic Target. Agar target tercapai, kita harus melakukan
PerbaikanSecaraBerkesinambungan,PencapaianBesarBesaran(Breakthrough)
danInovasi.
$
Inovasi
Olympic
EBITDA
n
uka
Target
k
a
l
e
m
gan Act. rit
n
e
&
Mempercepat
et d jects
pi
Mengambil
g
r
S
a
o
T
Pencapaian Target
r
c
i
i
tantangan
pa ent P
Pencapaian Besar-Besaran
p
a
melalui :
c
n
dengan
ym
(Breakthrough)
Me rovem
l
- Kompetisi
O
p
menyusun
target
Olympic&
KPI,
dituangkan
kePPO

Im

- Cross-sharing/
Training
- Insentif &
Penghargaaan

Perbaikan Berkesinambungan

Keadaan
Sekarang

Waktu

Konsep Utama MBOS

EBITDA Target
Vision/Mission

Olympic

Benchmarking
(Efficiency, HR, IT etc)

Target/Budget
Change
Target

KPI
Target >
Actual?

No

Yes

Strategic Planning
Cross Sharing

Improvement

Review
Training

Action
Index Competition

Improvement Project

Performance Evaluation

MBOSistheAPPisWayOfLife!!!

Incentive

Why MBOS ?
Menjadi Perusahaan Pulp & Kertas terbaik di dunia
Mengadopsi sistem manajemen & metodologi yang
efektif
Mengembangkan & membentuk budaya
perusahaan
Mengidentifikasi terbaik di APP & mengadakan
cross sharing
Mengembangkan SDM
7

APP Vision

Co
ca

-C
ol

Kimberly Clark

Mi
cro
so f
t

IB
M

GE

Nike

Menetapkan
TargetOlympic
Secarakeseluruhan

ur
Fo

HUMAN
RESOURCES
Toyota

&T
AT

n
so
a
Se

el
ot
sH

H
e
w
lett
P
a
cka
rd

an
Citib

Pulp & Kertas

No.1yangberstandar
STRATEGY internationaldiabad21
CAPITAL
denganmembawanilaiterbaik
bagipelanggan,pemegangsaham,
karyawan&komunitas

British Airways

Menjadi
Perusahaan

High Profitability =
e.g. EBITDA Achv, EBITDA/T
Customer 1st choice =
e.g. Market Share, etc
Super Efficiency Company =
e.g. Total eff, Broke, etc
All Perfect People=
e.g. Productivity, etc

APP Mission

1. Meningkatkan pangsa pasar dunia

2. Gunakan teknologi terbaru untuk
pengembangan produk dan lebih efisien
3. Tingkatkan kapasitas SDM melalui training
4. Mempertahankan keberlangsungan semua
proses operasi

Mission=Whatisourbusiness?
9

MBOS Value

1.

Pursuing Excellence / Mengejar Keunggulan

Menantang diri sendiri dan keterbatasan diri

Perbaikan berkelanjutan dan berkarya terus menerus
Pilih yang terbaik dari yang baik, selalu mengejar efisiensi yang tinggi

2.

Integrity / Integritas

Bekerja dengan sepenuh hati , filosofi down to earth

Rendah hati, objektif dan jujur lakukan apa yang dikatakan

10

MBOS Value

Leadership / Kepemimpinan

3.
Jadilah model untuk bawahan dengan perilaku / sikap
Jadilah proaktif, agresif, dan inovatif untuk menciptakan nilai yang lebih besar
Menggerakkan bawahan untuk berkembang secara kolektif
4.

Ownership / Kepemilikan
Gunakan semangat iniadalahbisnissayasendiri
Bertanggung jawab terhadap ketahanan perusahaan
Aktif menunjukkan kebijaksanaan dan kemampuan

5.

Teamwork / Kerjasama
Bandingkan dengan yang terbaik dan anjurkan ke yang lain
Memperbanyak komunikasi dan membantu satu sama lain
Saling menghormati dan mencapai tujuan bersama

11

MBOS Basic Mentality

5 Minds & 3 Degrees
5 Minds :
mind of love (kasih sayang)
mind of enthusiasm (antusias)
mind of care (peduli)
mind of determination (perhatian)
mind of ambition (ambisi)
3 Degrees :
degree of strength (kekuatan)
degree of speed (kecepatan)
degree of cooperation (kerjasama)
12

Cross Sharing
Kunci Utama:

Belajar
&
Implementasi

Cross-sharing merupakan kegiatan membagikan dan

mempromosikan pengetahuan dan pengalaman sukses di
bidang produksi, pemeliharaan, teknologi, manajemen,
pemasaran, pembelian, logistik dll untuk membantu Mill atau
bagian lain dalam grup kita dalam memecahkan masalah
yang serupa/mirip dengan menggunakan sumber daya
bersama untuk peningkatan kinera secara keseluruhan.
13

Key Performance Indicator (KPI)

Sistem KPI membantu perusahaan mengidentifikasi

isu isu utama perusahaan sehingga dapat lebih
fokus dalam menerapkan suatu strategi untuk
mencapai target. Sistem ini membantu terbentuknya
action plans dan memonitor progres dari indikator
indikator tersebut. Sistem KPI ini juga mempunyai
kontibusi yang besar bagi kemajuan perusahaan.

Panduan dalam Memilih KPI

KPI adalah dasar yang efektif untuk menghasilkan kinerja yang
berorientasi pada hasil yang efektif.
Sehingga, KPI
Harus merupakan item yang sedikit tapi penting
Harus spesifik, dapat diukur & dikontrol
Harus dari Top-down
Perpaduan antara fungsi strategis dan taktis
Merupakan ukuran/Kontributor terhadap kesuksesan

EBITDA
Pada awal tahun 2001, suatu pengukuran finansial baru diterapkan APP
agar lebih fokus pada sisi kemampuan suatu perusahaan dalam
mendapatkan pendapatan....

EBITDA
Singkatan dari Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation
and Amortization. (Pendapatan sebelum Bunga, Pajak,
Depresiasi dan Amortisasi)
Konsep lain tahun 80an, Earning Before Interest and Taxes
(EBIT) digunakan untuk mengukur kemampuan perusahaan
dalam membayar hutang-hutangnya

16

Key Levers & KPI

Sesuai Pendekatan EBITDA
KPI that should be tracked
EBITDA
(Earning Before Interest Tax Depreciation Amortization)

Total Contribution

Contribution Margin
Per Ton

Price
Per Ton

Sales Volume

Fixed Cost

Fixed Cost
(Selling, General, Adm. Exp.)

Production
Fixed Cost

Variable Cost
Per Ton

*) this formula neglects the effect of inventory and assumed a lumpsum of SGA fixed cost. This formula is based on APP finance development

17

4 Pillars MBOS

KPI Target
PPO
Penilaian dan
Penghargaan
individu
berdasarkan
pencapaian
target kinerja
perorangan

Improvement
Projects
Alat manajemen
yang berbasis tim
untuk aktivitas
perbaikan terusmenerus yang
dimotivasi oleh
Olympic kompetisi
dan penghargaan

Index
Competition

Reward &
Incentive

Kompetisi pada
indeks tertentu
yang setara

Insentif yang
diberikan ke
semua level
berdasarkan hasil
kinerja
operasional
bulanan

*) PPO = Personal Performance Objectives (level 8 and above)

PAT = Penilaian Akhir Tahun (level 7 and below)

18

Performance Evaluation
Personal Performance Objective (PPO) adalah:
Evaluasi individu dan reward berdasarkan pencapaian
target individu tersebut.
Penyusunan target individu mengacu pada job desk dan
digunakan untuk meng-evaluasi kinerja individu.
Berdasarkan Target Olympic

19

Performance Evaluation Process

360 degrees performance review system memungkinkan karyawan untuk
dievaluasi dari sumber yang berbeda (ie. superiors, peers and subordinates)
KPIs dinilai
berdasarkan
hasil aktual
dari kinerja

Performance dinilai
oleh atasan

Teamwork dinilai
oleh rekan kerja

Leadership dinilai oleh

bawahan

20

Improvement Projects

SDA
SGA
Just Do It
CTR
Etc...
21

Skill Development Activities (SDA)

Skill Development Activity (SDA) adalah:
Aktivitas pemecahan masalah untuk peningkatan hasil
secara besar-besaran (breakthrough) melalui team lintas
fungsi (cross-functional team), sehingga masalah-masalah
bisnis yang penting dapat dipecahkan dengan resolusi yang
efektif
Breakthrough
Breakthrough
Key
KeyBusiness
BusinessIssues
Issues

Effective
EffectiveResolution
Resolution
Problem
ProblemSolving
SolvingActivities
Activities

Cross-functional
Cross-functionalTeam
Team

SDA Mengestimasi
Benefit Potensial
Berapa benefit
yg diharapkan?

Berapa investasi
yg dilakukan ?

Menentukan benefit finansial yg diharapkan

berdasarkan Initial Work plan
Analisa
Analisa
Biayat & Benefit
Biayat & Benefit

Menghitung seberapa biaya yg diperlukan

berdasarkan initial Work plan
Apakah layak di buat dalam SDA?
(berdasarkan investasi vs biaya)

Kuantitatif Benefit = Total SDA Benefit Investasi + Dampak Positif di area lain
(jika ada) Dampak Negatif di area lain (jika ada)

Juga sertakan benefit kualitatif dari SDA tsb jika dianggap penting dan
mendukung Target KPI

Small Group Activity (SGA)

Small Group Activity (SGA) merupakan sekelompok orang yang

bekerja dalam satu bagian dengan membentuk sebuah Team yang
bertujuan memecahkan suatu masalah.
Kegiatan ini mula-mula dilakukan di Jepang pada tahun 1990-an
yang dikenal dengan Quality Control Circle (Gugus Kendali
Mutu). Kegiatan ini umumnya tidak Lintas Fungsi (Cross
Functional Team Work)

Just Do It (JDI)
REGISTRASI
PT. Pindo Deli Pulp & Paper Mills

I NI TI AL FORM

Project

REGI STRATION NO

: BU/ Month/ Year/ No.

STARTI NG DATE

1. Project Title

2. Project Leader

3. Guide

4. Project Objective
a. Quantitative: (details attached)
Metrics

No

Uom Baseline*

Target

1.

MONITORING (bila dibutuhkan)

2.
3.

b. Qualitative:

Bulanan / Mingguan Report Submission

Monthly Review

5. Project Step
Action Plan

No

Melengkapi Registration Form

Persetujuan dari Department/Division
Head
Memulai Perbaikan

Time Frame

1.
2.
3.
4.
5.

6. I nvestment

CLOSING

Acknowledged & Approved by,

Name
Project Leader

Name
Guide

Name
MBOS Head

* Baseline = Current Condition

No
Reward

Name
BU Head

Melengkapi Closing Form & Result

- Solusi telah diketahui - Proyek Jangka Pendek -

25

Index Competition Definisi

Index Competition :
Kompetisi yang menggunakan indeks-indeks tertentu dengan
memastikan perbandingan yang setara (apple-to-apple)
untuk mendorong perbaikan kinerja di area yang
dikompetisikan

Index Competition - Principle

Kompetisi indeks mendorong tim untuk memperbaiki kinerja cara membandingkan dan
belajar dari tim lain
Setiap kinerja tim
dibandingkan dengan
yang lainnya secara
transparan.

Tim saling
benchmark dan
belajar dari
pemenang

Benchmark
Learn

Tim ditantang untuk

melampaui yang sudah Overtake
dicapai secara terus
menerus sampai
memecahkan record
dunia.

Catch Up
Support

Pemenang kompetisi
membantu tim lainnya
untuk mencapai yang
terbaik.

Tim menyusun target

baru dari hasil yang
terbaik untuk
meningkatkan kinerja

Incentive linked with KPI

- Parameter insentif harus berhubungan dengan KPI dengan kriteria
sederhana, jelas dan mudah diukur dan mencerminkan kinerja
operasional secara umum
- Parametr KPI tergantung dari fungsi masing-masing individu & unit
SAMPLE

Production
Production
1. Production Volume
2. Broke
3. Production Cost
Per Unit
4. Pulp Usage

SS&
&M
M
1.
2.
3.
4.

Sales Volume
FOB Price
A/R Collection
Customer Claim

Supporting
Supporting
1. Each functions
KPI
2. Opex

Incentive
Incentiverewards
rewardsare
arealso
alsogiven
givenfor
forspecial
specialachievement/contribution
achievement/contribution
28

MBOS Organization
APP Indonesia
SHARKS

Mills

HQ Functions
MBOS
Team

Div 1

Div 2

Div ..

BOs

V-Team

Div 1

Div 2

Div ..

V-Team

SM 1

SM 2

29

MBOS Organization

Division
Div. V-Team*

Dept 1

Dept 2

Dept
Dept. V-Team**

Section 1

Section 2

Section 3

Section 4

Section 5

Section 6

* The reporting line of Div V-Team should be direct to Div Head

** Existence of Dept V-Team is optional, considering the organization size. Dept V-Team is reporting to Dept Head
and Div V-Team

30

V-Team
V-Team : Tim yang dipilih untuk membantu dan menfasilitasi kegiatan MBOS
di unit masing-masing
ROLE OF DIVISION V-TEAM
IMPLEMENTATION

ADMINISTRATION

I
N

to help Div. Head to make sure that

MBOS is fully implemented in division

to make sure that all projects are well

documented

to make sure MBOS brings improvement

to coach staffs of division to run MBOS

provide administrative support for MBOS

(e.g set up information file for all MBOS
reports in the division)

N
A
L

to analyze process & performance &

suggest to run proper MBOS activities such
as SDA, index competition, reward &
penalty system

to help prepare presentation

EXTERNAL
Maintain constant communication with SHARKS / Mill MBOS Team, other division/mills
as well to update all information related to MBOS
31

MBOS Journey
2007

1994
SGA Adaptation & implementation

Beyond : Journey continues..

Learn SGA from Hokuetsu Paper Mill, Japan

Implement SGA in APP

Focused on MBOS Implementation in

MARKETING, FINE PAPER & TISSUE
globally

1996

Marketing
Tissue

SDA Adaptation & implementation

Chairman announced Reaching the Sky vision

Fine Paper

Learn Skill Olympic Activity from LG, Korea

Implement SDA in APP

2006
TOYOTA WAY Adaptation &

TOYOTA WAY

Implementation
Learnt Toyota Foundation
System

1997
MBOS is launched

Integrated Toyota Way in MBOS

Integrated all kinds of

Improvement activities in APP
to be MBOS

2000
CTR Adaptation & Implementation
Introduce CTR approach
Implement CTR in APP

2003-2005
MBOS Strengthening

2002
6 Sigma Adaptation & implementation
Deploy 6 Sigma initiatives in all Mills & HQ
Functions

Formally re-launched MBOS to

strengthen management innovative
activities

32

Olympic Conferences in APP

1st Indonesia OC HQ
Serpong

2 Indonesia OC HQ
Serpong
nd

10th Global Pulp

OC Perawang

9th Global OC
Thamrin

8th Global OC
Ningbo

3rd Sinarmas OC
Dusit Hotel, Jkt

4th Global OC
HQ Thamrin

5th Global OC Gold

East

6th Global OC
Hainan

7th Global OC
Pindo Deli
33

iSuggest
http://isuggest.app.co.id

Organization Level:
To penetrate MBOS Implementation up to the lowest level
employee
To encourage all employees to be proactive, creative and
innovative
To get new ideas that can be implemented into a project to
improve the Company Performance i.e. reduce cost,
optimize the company efficiency, etc.
To build up teamwork spirit

Individual Level :
To develop individuals creativity and innovative
potential
To promote aspiration to improve business performance

34

Thank You

pulp and paper products 16 Jan 06 35