II-1 - Definición - Organización de Almacénes

ADMINISTRACION DE ALMACENES
1 - Definicin - Organizacin de Almacenes
Mdulo II
MSc. Roger Orlando Lujn Ruz
MSC. Roger O. Lujn R.
ALMACEN:
Es el local, espacio o lugar fsico
que est destinado para alojar
mercancas o en el cual se venden
productos al por mayor.
En el almacn se pueden guardar
las materias primas que se
emplean en el proceso de
produccin en cuestin as como
tambin pueden resguardarse los
productos semi terminados o
terminados totalmente para ser
luego destinados al canal de venta
o de distribucin que corresponda.
IMPORTANCIA DEL ALMACEN:

- Reduce las tareas administrativas
- Reduce los tiempos de proceso
- Agiliza el desarrollo del resto de
procesos logsticos
- Mejora de la calidad del producto
- Optimiza la Gestin del nivel de la
inversin
- Optimiza de costos
- Mejora el nivel de satisfaccin del
cliente
LA PLANIFICACION Y ORGANIZACIN DE LOS ALMACENES
FUNCIONES DEL ALMACEN:

Son comunes en todo tipo de almacenes
y son:
Recepcin de Materiales
Registro de entradas y salidas del
Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de
almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los
departamentos
de
control
de
inventarios y contabilidad
ALMACENES POR LA NATURALEZA DE LOS ARTICULOS

ALMACENADOS:
Almacenes de materias primas:

Almacenes de productos intermedios
Almacenes de productos terminados
Almacenes de materia auxiliar
Almacenes de preparacin de pedidos y distribucin
- FUNCION LOGISTICA:
- Centrales
- Transito
- De zona
- REGIMEN JURIDICO
- Propio
- Alquiler
- TECNICAS DE MANIPULACION
- Convencional
- Automatizado
LAS REAS DEL ALMACN

Normalmente una planta manufacturera o una empresa
comercializadora debe tener tres reas en el almacn,
como base de su planeacin:
Recepcin.
Almacenamiento.
Entrega.
La organizacin de un
almacn es simple con
inventarios detallados y
programas informticos.
Cmo Organizarlo?
Paso 1: Tenemos que conocer que
hay en el almacn.
- Haz una lista detallada de cada tipo
de artculo o material que tienes y la
cantidad que dispones de cada uno de
ellos..
- Si tienes demasiado de algo, piensa
en ofrecer el producto con un
descuento para sacarlo del almacn.
- Desecha o baja bastante el precio
todos los productos daados que
ocupan espacio en el almacn.
Paso 2:
- Quita todos los artculos del almacn.
- Es una buena idea de ser posible crear
una zona de clasificacin y conteo en
otra parte, en el almacn, donde
puedas actualizar el inventario.
- Antes de colocar algo nuevo en el
almacn, asegrate de limpiar la zona
a fondo para prepararla para la
mercanca
Paso 3:
- Divide el inventario en categoras
segn el tipo, el tamao o la
frecuencia de uso. Todos estos son
factores en cmo debe ser
organizado el almacn.
- Por ejemplo, los artculos ms
grandes y ms pesados deben
colocarse en la parte inferior del
almacn o en una estantera robusta
de sobrecarga dnde se pueda
acceder fcilmente con una carretilla
elevadora.
Paso 4:
- Ubica los elementos utilizados
frecuentemente en el lugar ms
conveniente, de fcil acceso.
Esto evitar que se muevan los
elementos menos utilizados
cada vez que se intente
alcanzar uno que se use a
menudo.
- Si es posible, colocar estos
artculos en una carretilla
elevadora que no sea necesaria
para su uso
Paso 5:
- Etiqueta los artculos por seccin en el
almacn. Si bien es bueno que se sepa
dnde est todo, las etiquetas grandes
que identifican los artculos ayudarn a
otros que necesitan acceder a ellos.
Simples rtulos
manuscritas o
impresos identificarn categoras.
- Tambin etiquetar cada elemento
individual si el envase no es un
descriptor de lo que contiene. Las
etiquetas removibles o posits son tiles
en esta tarea.
Paso 6:
- Organiza el inventario y la
informacin en un programa de un
computador
conocido
como
"sistema
de
gestin
de
almacenes".
- La tecnologa puede hacer el
seguimiento del inventario y
pedidos de productos nuevos.
- Los programas de hojas de
clculo
en
Internet
deben
considerarse para esta tarea
Informatizar el Almacn:
La disponibilidad de informacin
facilita la toma de decisiones y
mejora la gestin de un almacn.
1. La colocacin de tarjetas
identificativas es una medida sencilla
que facilita el trabajo; permite a los
trabajadores identificar el material de
manera rpida y eficaz.
2. Asignar cdigos a las ubicaciones

del almacn facilita la localizacin del
material. Puede ser muy sencillo,
colocando nmeros a las filas y
letras a las columnas.
3. Un sistema informtico puede ser
de gran utilidad, permite conocer de
manera actualizada y precisa el
estado y la cantidad de stock que
tenemos.
Sistematizar los procesos de

trabajo
En un almacn, como en cualquier
rea de la empresa, la eficiencia y la
calidad del trabajo mejora cuando las
personas trabajan bajo un proceso
sistematizado y preestablecido.
1. Conocer los problemas a los que
se enfrentan los empleados es el
primer paso para sistematizar y
mejorar un proceso de almacenaje.
2. Lo importante es que todas las

personas trabajen de la misma manera.
Las grandes empresas con grandes
almacenes dedican un gran esfuerzo en
documentar su trabajo en instrucciones,
procedimientos y flujo gramas. Es,
adems, un requisito indispensable
para el cumplimento de Normas de
calidad como la ISO 9000.
3. Es mejor cuando todos los
empleados trabajan a lo largo de todo el
proceso. Solo as, cada uno entender
las implicaciones de su trabajo para las
dems personas de la organizacin.
Gestionar el Stock
El objetivo de una eficiente gestin de
stocks es que el material se convierta lo
ms rpido posible en venta, pasando
el mnimo tiempo posible en el almacn.
Las ltimas teoras de gestin de stock,
como el "Just In Time" (JIT) apuntan
hacia la filosofa de "stock cero". La
cantidad idnea de stock en una
empresa ha de ser siempre el mnimo
posible.
1. Para poder atender adecuadamente la demanda de

los clientes, se deber adecuar el material del almacn
a sus necesidades. Cuanto menor sea el stock que
mantiene una empresa, mayor ser su rotacin y mayor
su flexibilidad.
2. El punto y el tamao de pedido ha de responder a
una sistemtica premeditada y predefinida. Existen
varias frmulas y modelos que permiten calcular el lote
ptimo de compras y el nivel de stock bajo el cual se
debe realizar un pedido. En este clculo influyen
mltiples variables: tiempo de entrega del proveedor,
demanda esperada, incertidumbre de la demanda, ciclo
de produccin, etc.
3. Es importante negociar con los

proveedores para minimizar sus tiempos de
entrega. Una reduccin en los tiempos de
entrega posibilita reducir el stock de
seguridad que tenemos que mantener. Bajo
el modelo "Just In Time", los proveedores
entregan "Justo a Tiempo", ni antes ni
despus.
4. Una revisin peridica es muy
recomendable, ya que ningn sistema
informtico es infalible. Adems, permite
identificar prdidas, roturas, robos, etc.
5. La gestin de stock est directamente relacionada

con otras reas de gestin de la empresa (marketing,
recursos humanos, produccin, etc.). Una eficiente
gestin de la empresa en general (de sus recursos, de
su equipo humano, de la relacin con sus clientes)
permite reducir el nivel de stock necesario.
Por ejemplo, conocer mejor a los clientes y sus hbitos
de consumo nos permitir prever con mayor exactitud la
demanda futura, pudiendo reducir nuestros niveles de
stock de material acabado. Acortar el ciclo de
produccin nos permitir reducir el nivel de stock de
material el curso.
EL RESPONSABLE DEL ALMACEN:

Debe tener:
- Conocimiento de los procesos de negocio de la compaa
- Conocimiento de las tcnicas y herramientas de
almacenamiento.
- Conocimiento bsico de gestin de recursos humanos.
- Conocimiento de los sistemas de calidad
- Conocimiento avanzado de herramientas informticas
- Debe se organizado y metdico
- Debe tener espritu de iniciativa
EL RESPONSABLE DEL ALMACEN: Es encargado de:

- La Revisin de los pactos de consumo / existencias (stock)
- Atencin a proveedores y responsables de servicios.
- Autorizar regularizaciones y devoluciones de mercanca.
- Control de la jornada laboral, vacaciones y festivos del
personal a su cargo.
- Dar la orden de cierre mensual.
- Deteccin de necesidades de material.
- Planificacin, control y seguimiento del almacn.
- Definir indicadores de calidad.
- Realizar las reclamacin de mercaderas falladas
- Elaboracin de informes y estadsticas.
EL RESPONSABLE DE ALMACENAMIENTO:
Es el encargado de la:
- Control y supervisin de las existencias en el almacn.
- Atencin a proveedores.
- Implantacin del cdigo de barras (entradas y salidas).
- Fijar programaciones para la entrada de mercancas.
- Anlisis de los cierres mensuales.

- Deteccin de necesidades de material.
- Implantacin del control de los de planta.
- Funciones del controlador de distribucin de materiales
EL RESPONSABLE DE LA RECEPCION: Es el encargado de:

- La recepcin y ubicacin de materiales.
- Comprobacin fsica de la mercanca.
- Identificacin con etiquetas de estanteras y cajas.

- Preparacin de los pedidos de los Servicios.
- Realizar el recuento de mercancas (inventario permanente).
- Realizar el transporte y reposicin de materiales a los Servicios.
- La entrega de la documentacin para la firma del responsable del
Servicio.
- Otras funciones que el Jefe de almacn considere necesarias.
EL RESPONSABLE DEL MOVIMIENTO: Es encargado de:

- Mecanizar entradas. (introducir datos en el ordenador).
- Mecanizar salidas. (introducir datos en el ordenador).
- Reclamar la mercanca pendiente de entrega.

- Introduccin de los datos de inventario.
- Rellenar todo tipo de documentos.
- Imprimir las etiquetas de las estanteras.
- Notificar las devoluciones al Jefe de almacn.
- Elaborar las etiquetas de devolucin de material.
- Imprimir toda clase de listados.
- Otras funciones que el Jefe de Almacn considere necesarias,
GESTION DE STOCKS:
El nivel de stock de puede llegar a
suponer la mayor inversin de la
compaa, abarcando incluso ms del
50% del total de activo en el sector
distribucin
Los inventarios surgen en el canal
logstico porque, normalmente, permiten
reducir los costes de alguna otra
actividad empresarial
Hoy en da, en amplios sectores

empresariales se considera que tener
stock es un signo de ineficiencia del
sistema productivo, y que la situacin
ideal es la eliminacin total de los stocks.
Esto es lo que se conoce como gestin
con stock cero, que est en relacin
con la filosofa empresarial de producir
justo a tiempo (JIT- just in time)
PRINCIPALES OBJETIVOS:
Reducir al mnimo posible los niveles
de existencia
Asegurar el suministro de producto
(materia prima, producto en curso o
producto terminado ) en el momento
adecuado al rea de produccin o al
cliente
TIPOS DE STOCKS:
Segn la funcin que stos
desempeen tenemos:
1- Stocks de ciclo:
Muchas veces no tiene sentido
producir o comprar materiales al
mismo ritmo en que son solicitados,
ya que resulta ms econmico lanzar
una orden de compra o de produccin
de
volumen
superior
a
las
necesidades del momento, lo que
dar lugar a este tipo de stocks.
2- Stocks estacionales:
Algunos productos presentan una demanda muy variable a lo
largo del ao, aumentando mucho en determinados meses y
disminuyendo en otros (juguetes, helados, refrescos, etc.).
As, es lgico que la produccin sea mayor que la demanda
en determinados perodos, por lo que se generar un stock de
carcter estacional.
3- Stocks de seguridad:
Suponen una garanta frente a posibles aumentos repentinos
de la demanda.
4- Stocks de trnsito:
Su funcin es actuar cmo reserva a fin de mantener el flujo
continuo de materiales entre las distintas fases del proceso
productivo.
MSc. Roger O. Lujn R
Muchas gracias!
Msc. Roger O. Lujn Ruz

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MSc. Roger Orlando Lujn Ruz

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IMPORTANCIA DEL ALMACEN:

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LA PLANIFICACION Y ORGANIZACIN DE LOS ALMACENES

MSC. Roger O. Lujn R.

FUNCIONES DEL ALMACEN:

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ALMACENES POR LA NATURALEZA DE LOS ARTICULOS

Almacenes de materias primas:

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LAS REAS DEL ALMACN

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2. Asignar cdigos a las ubicaciones

MSC. Roger O. Lujn R.

Sistematizar los procesos de

MSC. Roger O. Lujn R.

2. Lo importante es que todas las

MSC. Roger O. Lujn R.

MSC. Roger O. Lujn R.

1. Para poder atender adecuadamente la demanda de

MSC. Roger O. Lujn R.

3. Es importante negociar con los

MSC. Roger O. Lujn R.

5. La gestin de stock est directamente relacionada

MSC. Roger O. Lujn R.

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- Anlisis de los cierres mensuales.

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EL RESPONSABLE DE LA RECEPCION: Es el encargado de:

- Identificacin con etiquetas de estanteras y cajas.

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EL RESPONSABLE DEL MOVIMIENTO: Es encargado de:

- Reclamar la mercanca pendiente de entrega.

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