Cmo elegir un ERP

En el mercado podemos encontrar gran variedad de sistemas ERP con caractersticas y

precios distintos. Lo bsico es entender que cada organizacin tiene unas necesidades
diferentes y que el ERP y su parametrizacin dependern de estas necesidades. Por ello, un
ERP no es una solucin tipo, y las soluciones vlidas para unas organizaciones pueden no
ser vlidas para otras.
El objetivo debe ser obtener un producto que sea lo ms apropiado para la empresa. Es
decir, no elegir un sistema del que se usar un diez por ciento de su potencial, ni uno que
resulte problemtico al primer intento de ampliacin o modificacin.
Para seleccionar correctamente un ERP es necesario realizar un exhaustivo proceso de
seleccin, en el que deberemos realizar entrevistas, ver demos, hablar con empresas que ya
hayan implantado el sistema a adquirir etc. La primera reflexin que tiene que realizar la
empresa es definir los procesos que van a integrarse en la solucin informtica y los
departamentos o secciones de la empresa que estn involucrados en ellos. A partir de aqu
se debe hacer un anlisis de las necesidades funcionales que deben ser cubiertas por la
solucin informtica.
Esto se deber realizar incluso aunque se tenga algn sistema informtico de gestin ya
implantado. En este caso, se deber evaluar qu aplicaciones o funcionalidades de estas
deben seguir mantenindose, cuales nuevas se necesitan y cuales se deben suprimir.
Llegado a este punto, las empresas accedern a los proveedores tecnolgicos para saber si
hay algn producto que cubra las necesidades, o si debe desarrollarse un sistema a su
medida.
A continuacin, se presentan diferentes aspectos que deben ser evaluados en el proceso de
seleccin.

Aspectos funcionales
Bajo esta categora se agrupan todos los criterios a evaluar que se encuentran ligados a las
funciones que debe cumplir el sistema a implantar, as como los procesos que debe
contemplar. Constituyen los aspectos ms importantes a tener en cuenta a la hora de
seleccionar un ERP, y son:

reas soportadas: Comprobar que el ERP da soporte a todas las reas de la

empresa que lo requieran. Se deben valorar los diferentes mdulos que se deben
implantar.
Facilidad de uso: Es importante que el ERP sea fcil de utilizar para los empleados
de la empresa, ya que si no lo es, se corre el riesgo de que la dificultad de uso
conlleve que se acabe no utilizando.
Adaptabilidad y flexibilidad: Evaluar hasta qu punto las necesidades de la
empresa vienen comprendidas en el estndar, y qu partes se deben desarrollar
fuera de este estndar, si esto es posible.

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Facilidad de parametrizacin: Evaluar hasta qu punto la incorporacin de un

cambio es fcil de llevar a cabo.
Esquematizacin de la estructura de la empresa: El sistema debe disponer de
unas estructuras de datos flexibles, con el fin de poder adaptarlas a la estructura
organizativa de la empresa.
Interaccin con otros sistemas: Facilidad para la comunicacin con otros sistemas.
Facilidad en la elaboracin de informes: Evaluar si la aplicacin dispone de
herramientas que le permitan al usuario editar sus propios informes en base a sus
necesidades.
Seguridad: Posibilidad de definir perfiles de usuario por transacciones y objetos de
datos.

Aspectos tcnicos
Son aquellos relacionados con las necesidades de infraestructura tcnica necesarias para la
puesta en marcha del sistema.

Adaptabilidad a la estructura instalada en el cliente: Evaluar hasta qu punto es

posible montar el ERP en el hardware disponible en la empresa, o en caso
contrario, la inversin en infraestructura necesaria para albergar el ERP.
Multiplataforma: Comprobar si el ERP depende de una plataforma determinada
(como Windows), o es posible elegir entre varias alternativas.
Base de datos: Determinar las bases de datos sobre las que puede trabajar el ERP.
Licencias: evaluar la necesidad de compra de otras licencias necesarias para el
funcionamiento del nuevo sistema.
Instalacin o actualizacin remota: Posibilidad de que el sistema permite la
Instalacin y desarrollo de labores de mantenimiento de forma remota.

Caractersticas propias del proveedor

Aqu se recogen criterios de evaluacin para determinar la idoneidad del proveedor a
seleccionar segn su propia evolucin. Es importante evaluar la solidez del proveedor, ya
que si el proveedor deja de existir, la empresa se podra quedar con un sistema sin
mantenimiento ni posibilidad de evolucin.

Caractersticas del proveedor: Evaluar su solidez, evolucin histrica, clientes.

Otras implantaciones similares: Experiencia en implementaciones anteriores de
dicho ERP que han sido implantadas en empresas de similares caractersticas y
necesidades a la nuestra, as como el xito de dichas implantaciones.
Evolucin del ERP: Conviene conocer la evolucin y origen de la herramienta.
Confianza: confianza que el proveedor ofrece.

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Caractersticas del servicio

A continuacin se enumeran diferentes aspectos que deben tenerse en cuenta, referentes al
tipo de servicio ofertado por el proveedor, tanto en el proceso de implantacin del ERP en
la empresa, como en el posterior servicio de soporte y mantenimiento del mismo:

Instalacin del ERP en el sistema informtico de la empresa

Necesidades tecnolgicas necesarias para implantar el ERP
Adaptacin y parametrizacin, del ERP a las caractersticas particulares de la empresa,
Desarrollos a medida de programas, para cubrir funcionalidades no cubiertas por el ERP

Alcance de la implantacin: que va a suponer desde el punto de vista del

producto su adecuacin a la empresa; esto incluye:

Metodologa de implantacin: Existencia de una metodologa de implantacin,

que incluya un Plan de implantacin detallado que especifique:

Calendario de la implantacin por fases

Grado de participacin de los usuarios en la implantacin en cada una de las fases
Conversin/Migracin de datos actuales hacia el nuevo sistema
Plan y periodo de pruebas
Detallar cuando se considera finalizado el proceso de implantacin

Formacin de usuarios: Mtodo y tiempo de adaptacin de los usuarios.

Garanta del producto: Alcance de dicha garanta en el tiempo, en aspectos
funcionales y tcnicos.
Licencia: Alcance de la licencia, si incluye el soporte post-venta, y el alcance de
este soporte.
Servicio Post Venta:

Actualizaciones o versiones del producto: definir en el contrato la posibilidad de recibir

actualizaciones o nuevas versiones del ERP.
Soporte y hot-line: posibilidad de disponer de un servicio de atencin a consultas y
resolucin de problemas relacionados con el ERP.
Contrato de mantenimiento: Qu trminos incluye: perodo y servicios que incluye.

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Aspectos econmicos
Son los relacionados con los costes de licencias, de servicio de mantenimiento y de
implantacin y pueden ser:

Coste del ERP: Evaluar el coste del sistema. Conocer cuales son los elementos para
calcular el coste: usuarios, mdulos adquiridos o por Licencias.
Coste del hardware: que supone la adquisicin de equipamiento necesario para la
nueva plataforma.
Coste de implantacin: Coste estimado de consultora.
Costes adicionales: Los derivados de las adaptaciones. Costes de licencias de otros
productos sobre los que se apoya el ERP.
Coste de la migracin de datos, en el caso de que la empresa tuviera una base de
datos con anterioridad.
Forma de pago: Conocer el reparto de pagos a lo largo del proyecto.
Mantenimiento: Tipo de contrato ofrecido.

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