Cdigo: P-COM-001

PROCESO COMPRAS

Versin: 004
PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS

Fecha aprobado: 23/07/2014

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

VERSION

FECHA

DESCRIPCION

APROBO

001

10/06/2013

Creacin y aprobacin del documento.

comit de
aprobacin

002

28/08/2013

003

07/04/2014

004

23/07/2014

ELABORO
Nombre: CESAR
SANDOVAL ORTIZ
_______________
Firma

Se realizan modificaciones sobre los

criterios de Seleccin, Evaluacin y
Revaluacin de Proveedores. Se clarifica
y modifica formato de identificacin de
proveedores
Se realizan modificaciones al
procedimiento de compras y se adiciona
formato nota de devolucin
Se establece criterio para facturas y
rdenes de compra, se clarifica los
criterios de reevaluacin de proveedores
y se realizan modificaciones a los
formatos de verificacin de compra y
cambio de nombre a los dems
formatos.

comit de
aprobacin
comit de
aprobacin

Comit de
aprobacin

REVISO
APROBO
A. Nombre:
ADRIANA Nombre: HECTOR FABIO
LAGUNA
PARDO

____________________
Firma

Cargo: representante de
Cargo: Subgerente
la direccin

_____________________
Firma
Cargo: Gerente General

1. OBJETIVO
Garantizar el suministro de materiales y servicios que cumplan las expectativas de
calidad, oportunidad y precio.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la recepcin de las requisiciones
reevaluacin de los proveedores.

y termina con

3. RESPONSABILIDADES
Los responsables de la implmentacin de este procedimiento en Todohidraulicos son la
Secretaria, Subgerente y Supervisores de rea.
4. DESARROLLO DEL DOCUMENTO
Implementacin
Para la seleccin de nuestros proveedores se definen una serie de actividades:
A.

Seleccin proveedores. Consiste en evaluar por ponderacin bajo los

siguientes criterios:
Cumplimiento de la especificacin de producto.
Tiempo de entrega.
Precio.
Plazo y forma de pago.

La calificacin promedio nos da como resultado la seleccin o no seleccin del

proveedor.
B. Evaluacin del Proveedor. Consiste en aplicar el sistema de calificacin para
poder evaluar a los proveedores de bienes o servicios.
C. Reevaluacin de proveedores. Consiste en calificar al proveedor despus de
ser evaluado para llevar seguimiento de su desempeo.
D. Cotizacin y rdenes de Compra / Servicio. La empresa no solicita cotizacin
ni tramita
orden de Compra / Servicio al proveedor seleccionado para la
compra, teniendo en cuenta el siguiente parmetro:

Compras menores a $ 100.000 (cien mil pesos).

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y PROVEEDORES

DIAGRAMA DE FLUJO

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

Se establece la necesidad segn requerimiento del servicio o

producto solicitado para dicho trabajos,
utilizando el
diagnstico emitido verbalmente por los Supervisores
encargados.

Supervisor de Area

N/A

Secretaria

Cotizacin

Secretaria

Cotizacin

Inicio

Requerimien
to Servicio /
compra

Existe
un
proveedN
or

Si

Si los productos o servicios solicitados son ofrecidos por

alguno de los proveedores que se encuentran en la lista de
Proveedores, se proceder a escoger el que cumpla con las
condiciones y requisitos.
Si en caso contrario o excepcional, ninguno de los
proveedores cumple con ese producto y/o servicio, se aplica
el proceso de seleccin de proveedores (F-COM-004). Para
poder realizar la seleccin, el encargado de compras
solicitar cotizaciones (mnimo 1, de acuerdo a la
disponibilidad del producto en el mercado), bien sea por va
e-mail o telefnica usando el formato de cotizacin
correspondiente.

Contina

DIAGRAMA DE FLUJO
1

Seleccin

Inclusin en
listado

Elaboracin
y archivo de
orden
Compra/

Recibo,
Verificacin
del Producto
y evaluacin
del
proveedor.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

Solo estableceran relaciones comerciales con aquellos proveedores que

obtengan un puntaje de 3.0 o ms, en la seleccin.

Subgerencia

Seleccin
Proveedores.

Secretaria

Listado de
Proveedores/
Formato de
Identificacin de
Proveedores

Secretaria

Orden Compra/
Servicio

Secretaria
Subgerente

Factura, formato
de verificacin y
evaluacin y
Formato nota de
devolucin.

Contina

Despus del proceso de seleccin, procedemos a solicitar al nuevo

proveedor el dilingenciamiento del formato Identificacin de Proveedores
(F-COM-003) y con dicha informacin se incluye el proveedor en el listado
de Provedores (F-COM-001).

Se procede a elaborar la orden de compra/servicio y se enva por e-mail,

fax y se entrega personalmente si es dentro del permetro urbano.
Una vez se de a conocer la informacin al proveedor, se archiva la copia de
la orden de compra (o la original segn proceda) en carpetas junto con
factura correspondiente, verificacin de compra y evaluacin de proveedor.
Los productos son recibidos con la respectiva documentacin (factura) por
la secretaria, quien solicitar al area que solicit los productos o servicios
que verifique el cumplimiento de las especificaciones y evalu al proveedor
en el formato F-COM-005. Tambin se realizar la verficacin de la
respectiva documentacin (Factura y las dems que apliquen). Si los
productos no cumplen con las especificaciones, se procede a realizar la
devolucin (F-COM-006). En tal situacin, la persona encargada de
compras realizar el trmite que corresponda de acuerdo a lineamientos del
proveedor. Se informar al proveedor de la situacin y se documentar en
el formato mencionado.
Continua

DIAGRAMA DE
FLUJO
2

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

Se lleva una evaluacin constante al proveedor despus de cada

compra en el formato (F-COM-005)

Supervisores rea
Lder del Proceso
de Compras.

Evaluacin y
Reevaluacin
de
proveedores.

Se lleva una reevaluacin anual la cual es el promedio de las

evaluaciones realizadas durante el periodo y se llevara registro en el
formato (F-COM-002)

Supervisores rea
Lder del Proceso
de Compras.

Evaluacin y
Reevaluacin
de
proveedores.

Continua

Evaluacin

Reevaluaci
n

Fin

Criterios de Seleccin, Evaluacin y Revaluacin de proveedores

La empresa ha elaborado un listado de proveedores con los que ha tenido relacin

comercial previa a la implementacin de SGC. Dichos proveedores no seguirn el
proceso de seleccin de proveedores. As mismo, el formato de identificacin se
diligenciar solo a los proveedores nuevos que sean seleccionados y que se les
realice una orden de compra.

Si la secretaria no encuentra un proveedor que cumpla con los requerimientos de

una orden de compra, se proceder a iniciar la bsqueda con la asesora de los
supervisores de area de nuevos proveedores y una vez tenga los candidatos,
solicitar a la subgerencia realizar el proceso de seleccin.

a. Seleccin de Proveedores

Para seleccionar proveedores se definen los siguientes criterios:

CALIF.

C (5)

CP(3)

NC(1)

CRITERIOS PARA SELECCIONAR PROVEEDORES.

Plazo y Forma
Especificaciones
Precios
de pago
Se ofrecen
Ofrece precios
Ofrece
productos/servicios
razonables,
financiamiento y
que dicen cumplir
acordes a la
presenta
completamente los
calidad del
alternativas de
requerimientos,
producto o servicio
pago (ms de
establecidos para la
que ofrece y a los
60 das) sin
compra.
precios promedio
recargo al
del mercado.
precio de venta.
Se ofrecen productos
que cumplen
Ofrece algn
Ofrece precios, por
parcialmente los
financiamiento o
encima del
requerimientos,
forma de pago
mercado, pero que
establecidos para la
(30 das) o
pueden ser
compra.
existe cargo al
razonables por
precio de venta
disponibilidad u
por
otros servicios.
financiamiento
Se ofrecen
productos/servicios no
cumplen los
requerimientos
establecidos.

Ofrece precios que

no son razonables

No ofrece
financiamiento
ni tiene formas
de pago que
faciliten la
realizacin de la
compra.

Tiempo de Entrega
El tiempo de
entrega ofrecido
satisface
completamente los
requisitos
planteados por la
empresa
El tiempo de
entrega ofrecido se
negocia de acuerdo
a la ubicacin y
disponibilidad y
cumple
parcialmente los
requisitos
planteados por la
empresa
El tiempo de
entrega ofrecido no
cumple
parcialmente los
requisitos
planteados por la
empresa.

Una vez se califique en cada uno de los criterios de seleccin, se obtiene una puntuacin
promedio que permite seleccionar el proveedor. Los puntajes para determinar si el
proveedor es seleccionado o no, se pueden resumir de la siguiente manera:

Puntajes promedios de seleccin

Puntaje

Resultado

4,0-5,0

Se selecciona sin condiciones

3,0-3,9

Se selecciona con condiciones

0,0-2,9

No se selecciona

Si varios proveedores obtienen puntaje para ser seleccionados, la Lder del proceso de
Compras a su discrecin escoger el proveedor.
b. Evaluacin de proveedores.
Se realizara al proveedor una evaluacin con cada compra; en la siguiente tabla se
establecen los criterios de evaluacin.

CALIF.

C (5)

CRITERIOS PARA EVALUAR Y REEVALUAR PROVEEDORES

ATENCION
TIEMPO DE
PLAZO Y
ESPECIFICACIONES
DEL
ENTREGA
FORMA PAGO
SERVICIO

Los productos ofrecidos

cumplen completamente
los
requerimientos,
establecidos
para
la
compra.

Cumple con el
Servicio
ofrecido antes
durante
y
despus de la
venta.

CP(3)

Los productos ofrecidos

cumplen parcialmente los
requerimientos,
establecidos
para
la
compra.

Cumple
parcialmente
con el Servicio
ofrecido antes
durante
y
despus de la
venta.

NC(1)

Los productos ofrecidos

no
cumplen
los
requerimientos,
establecidos
para
la
compra.

No cumple con
el
Servicio
ofrecido antes
durante
y
despus de la
venta.

El tiempo de
entrega
satisface
completament
amente
los
requisitos
planteados por
la empresa.
El tiempo de
entrega
se
negocia
de
acuerdo a la
ubicacin
y
disponibilidad
y
cumple
parcialmente
los requisitos
planteados por
la empresa.
El tiempo de
entrega
no
cumple
parcialmente
los requisitos
planteados por
la empresa.

Ofrece
financiamiento y/o
presenta
alternativas
de
pago (ms de 60
das) sin recargo al
precio de venta.

Ofrece
algn
financiamiento y/o
forma de pago (30
das) existe cargo
al precio de venta
por financiamiento

No
ofrece
financiamiento
ni
tiene formas de
pago que faciliten
la realizacin de la
compra.

PRECIOS
Ofrece
precios
razonables,
acordes a la
calidad
del
producto
o
servicio que
ofrece y a los
precios
promedio del
mercado.
Ofrece
precios, por
encima
del
mercado,
pero
que
pueden
ser
razonables
por
disponibilidad
u
otros
servicios.
Ofrece
precios que
no
son
razonables

c. Reevaluacin de proveedores.
Se realiza una reevaluacin a proveedores anualmente, la cual es el promedio de las
calificaciones de las evaluaciones realizadas en cada compra durante el periodo.
Una vez se obtiene el puntaje promedio, se define el plan de desempeo para el proveedor,
con base en la siguiente tabla.
PARAMETROS PARA ELABORAR EL PLAN DE DESEMPEO.
Calificacin
Resultado
Plan de desempeo
Satisfactorio
Cumple como El proveedor contina en la lista de
proveedor
proveedores sin recomendaciones.
Se aconseja solicitar mejoras en su
desempeo en un periodo no mayor a
Aspectos a
Aceptable
tres (3) meses, es decir el proveedor
mejorar
debe presentar plan de mejora para
hacer seguimiento al mismo.

Puntaje
4,0 a 5,0

3,0 a 3,9

Insuficiente

0,0 a 2,9

Suspensin

Se aconseja que no sea considerado

como proveedor, ya que no cumple con
los requerimientos establecidos por la
empresa para el bien o servicio a
solicitar; lo anterior no excluye la
posibilidad de poder utilizar sus servicios
posteriormente, si el proveedor desea
continuar debe presentar un plan de
mejora en su desempeo en un periodo
no mayor a tres (3) meses.

De acuerdo a la puntuacin obtenida se les notifica a los proveedores que obtengan

calificacin aceptable o insuficiente por escrito de la decisin de la empresa, explicando los
criterios de evaluacin.
En cualquier momento pueden ser retirados los proveedores debido a la calificacin de
resultados por debajo de lo permitido por no cumplir con los requerimientos necesarios.
5. CONTROL DE CAMBIOS
Se debe diligenciar el cuadro para llevar un historial de los cambios realizados en los
documentos y que aparece en la primera hoja de este documento.
6. ANEXOS

LISTADO DE PROVEEDORES ( Cdigo: F-COM-001)

REEVALUACIN DE PROVEEDORES (Cdigo: F-COM-002)
IDENTIFICACION DE PROVEEDORES (Cdigo: F-COM-003)
SELECCIN DE PROVEEDORES (Cdigo: F-COM-004)

VERIFICACIN DE COMPRAS Y EVALUACIN DEL PROVEEDOR (Cdigo: FCOM-005)

ORDEN DE COMPRAS.
NOTA DE DEVOLUCIN (Cdigo: F-COM-006)