PENGENDALIAN PROYEK

Dalam pelaksanaan suatu proyek, suatu ketika dapat menyimpang dari rencana, maka
pengawasan dan pengendalian proyek sangat diperlukan agar kejadian-kejadian yang
menghambat tercapainya tujuan proyek dapat segera diselesaikan dengan baik.
Pengawasan (supervising) adalah suatu proses pengevaluasian atau perbaikan terhadap
pelaksanaan kegiatan dengan pedoman pada standar dan peraturan yang berlaku dengan
bertujuan agar hasil dari kegiatan tersebut sesuai dengan perencanaan proyek.
Pengendalian (controlling) adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standart yang
sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang system informasi, membandingkan
pelaksanaan dengan standart, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara
pelaksanaan dan standart, kemungkinan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan
agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.
Bertitik tolak pada definisi-definisi diatas, maka proses pengawasan dan pengendalian
proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menentukan sasaran.
2. Menentukan standart dan criteria sebagai acuan dalam rangka mencapai sasaran.
3. Merancang atau menyusun system informasi, pemantauan, dan laporan hasil
pelaksanaan pekerjaan.
4. Mengumpulkan data info hasil implementasi (pelaksanaan dari apa yang telah
direncanakan).
5. Pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan.
6. Mengkaji dan menganalisa hasil pekerjaan dengan standart, criteria, dan sasaran yang
telah ditentukan.
Setelah mengetahui prosesnya, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi unsur-unsur
pengawasan dan pengendalian yang juga merupakan sasaran proyek yaitu:
1. Pengawasan dan pengendalian biaya proyek (cost control).
2. Pengawasan dan pengendalian mutu proyek (quality control).
3. Pengawasan dan pengendalian waktu proyek (time control).

Pengawasan dan Pengendalian Biaya Proyek (Cost Control)

Pada suatu proyek, manajer proyek perlu memperhatikan tentang anggaran yang telah
ditetapkan dalam perencanaan proyek, manajer tidak dapat menafsirkan bahwa sebesar
anggaran itulah akhir biaya proyek. Anggaran adalah suatu perkiraan yang disusun
berdasarkan informasi yang tersedia pada saat pembuatan anggaran. Ada beberapa
asumsi yang digunakan untuk merumuskan ketidakpastian yang dihadapi proyek sehingga
menjadi bagian dari anggaran proyek. Oleh sebab itu, rencana proyek yang dibuat sebelum
dimulai dan dituangkan dalam Petunjuk Operasional (PO) haruslah memuuat sifat:
1.

Rencana proyek yang mengalami perubahan selama proyek itu berjalan.

2.

Rencana proyek dapat menjadi landasan bersama semua pihak dalam komunikasi

mengenai proyek selama masa kerja proyek.

Dengan dimilikinya sifat-sifat ini dalam rencana proyek, semua pihak akan dapat
mengetahui bahwa anggaran proyek dapat meningkat lebih besar selama proyek berjalan
dan dapat pula realisasi biaya proyek lebih kecil dari pada anggarannya setelah proyek
selesai asalkan proyek tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Penyimpangan realisasi biaya proyek dari anggarannya terutama terjadi karena
ketidakpastian, sehingga dapat menambah beban atau dapat sama sekali tidak
menimbulkan beban proyek seperti yang diperkirakan sebelumnya. Sehubungan dengan
itu, program menghemat biaya proyek wajib menjadi bagian dari disiplin manajemen
proyek. Manajer proyek wajib mempertimbangkan alternatif kerja untuk dapat menekan
biaya proyek sebagai kesatuan. Karenanya pengawasan dan pengendalian biaya proyek
setidak-tidaknya perlu mencakup pengawasan dan pengendalian:
1. Jadwal pembiayaan (cash flow)
2. Besarnya keseluruhan biiaya proyek.

Manajer proyek perlu mengawasi dan mengendalikan para pegawainya yang bertanggung
jawab menimbulkan pengeluaran-pengeluaran. Pengawasan dan pengendalian bukan
hanya melalui prosedur dan metode serta kebijaksanaan, namun perlu diperhatikan pula
bagaimana jalannya koordinasi untuk memecahkan hambatan-hambatan dan perbedaan
pendapat diantara mereka dan perbedaan pendapat dalam unit kerjanya sendiri, kecepatan
mereka mengambil keputusan terhadap masalah yang dibawahnya, bagaimana mereka
memberi petunjuk kepada bawahan dalam memecahkan masalah, apakah mereka
menyarankan cara kerja yang lebih baik, dan apakah mereka berusaha menciptakan iklim
atau lingkungan pengawasan dan pengendalian menghargai pelaksanaan tugas yang baik
dan memberikan kritik terhadap pelaksanaan tugas yang tidak memuaskan.
Dalam proyek ini pengendalian biaya dilakukan dengan memeriksa apakah biaya yang
sudah dikeluarkan sesuai dengan kemajuan atau progress prestasi yang telah dicapai. Hal
ini dapat diketahui dengan melihat kurva S, kurva S secara grafis menyajikan beberapa
ukuran kemajuan komulatif pada suatu sumbu tegak, terhadap waktu pada sumbu
mendatar. Kurva S ini digambarkan pada suatu diagram yang menunjukkan jadwal
pelaksanaan pekerjaan. Diagram ini disebut bar chart. Jumlah biaya yang dikeluarkan
dapat diukur menurut kemajuan yang dicapai.
Bar chart adalah diagram batang yang menggambarkan berbagai pekerjaan yang dapat
diselesaikan dalam satu-satuan waktu tertentu. Dalam suatu proyek, bar chart diuraikan
menjadi beberapa macam pekerjaan kemudian diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan masing-masing pekerjaan tersebut. Lamanya waktu ini diperkirakan datadata yang dipakai serta pengalaman kerja sebelumnya dan dibuat secara parallel tanpa
mengabaikan cash flow dari biaya. Bar chart dilengkapi dengan kurva S untuk
membandingkan antara lamanya suatu pekerjaan dengan bobot.
Karena satuan waktu yang dipakai adalah mingguan, maka elevasi terhadap biaya yang
telah dikeluarkan dilakukan mingguan pula. Besarnya biaya yang telah dikeluarkan ini
dibandingkan dengan rencana anggaran biaya dan dicari prosentasenya. Dengan
mengetahui nilai prosentase dan posisi waktu saat ini dapat digambarkan kurva S actual ke
bar chart yang memuat kurva S rencana.
Dengan membandingkan kurva S actual dengan kurva S rencana dapat diketahui apakah
pembiayaan proyek berjalan sesuai dengan rencana atau tidak.
Dari perbandingan kurva S actual dan kurva S rencana akan diperoleh kemungkinan:

Kurva S actual berada dibawah kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan pekerjaan
mengalami keterlambatan.

Kurva S actual berhimpit dengan kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan pekerjaan
tepat sesuai dengan pekerjaan.

Kurva S actual berada diatas kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan pekerjaan
lebih cepat dari rencana.
bersambung ke artikel pengawasan dan pengendalian proyek selanjutnya

ADMINISTRASI KONTRAK & ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI

Pengantar

AK adalah suatu istilah yang menggambarkan penanganan kontrak secara komersial

sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai kontrak berakhir.

Penanganan secara komersial :

Pengguna jasa memantau pemenuhan tugas penyedia jasa
Pengguna jasa memantau tugasnya sendiri
Tugas-tugas tersebut antara lain :
Pengajuan/Permintaan penyedia jasa, pembayaran
termyn.

P e r u b a h a n p e k e r j a a n , k l a i m - k l a i m , p e m b a ya r a n d i n i , k e l e b i h a n
m e m b a y a r, u n j u k k e r j a y a n g t i d a k m e m u a s k a n d a p a t d i c e g a h d e
n g a n m e l a k s a n a k a n Administrasi Kontrak yang baik.
(Gilbreath 1992)

Administrasi Kontrak (AK) adalah suatu bagian dari Administrasi Pro

y e k Konstruksi.

Beberapa Pengertian

Dwifungsi tugas: pembentukan dan pengadministrasian yang terbagi dua :

yang pertama sampaidengan kontrak di tanda tangani.(

Gilbreath1992
)

yang kedua terus berlanjut sampaikontrak berakhir

1
Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV-10

Pengelolaan transaksi komersial untuk memenuhi kontrak sejak di tanda tanganisampai

berakhir. (
Gilbreath 1992
)

Tanggung jawab pengawasan pekerjaan sesuai syarat kontrak,

persiapan proses perubahan, penafsiran kontrak secara hukum, menyetujui penagihan.
(
Cleland, 1995
).

Pengelolaan atau penanganan pekerjaan administrasi yang berhubungandengan

kontrak. (
Fisk, 1997
)

Peran Administrasi Proyek Konstruksi

S a n g a t p e n t i n g : k e m a j u a n f i s i k d i l a p a n g a n h a r u s d i i m b a n g i den
gan pengelolaan administrasi yang baik dan benar.

Pekerjaan-pekerjaan administrasi yang dimaksud secara umum:

Persiapan jaminan-jaminan

Persiapan penutupan asuransi

Membuat laporan kemajuan

Korespondensi

Pekerjaan administrasi selanjutnya:

Proses penagihan & pembayaran


Perubahan pekerjaan

Addendum/amandemen kontrak

Berita Acara Serah Terima Pekerjaan

Klaim-klaim

Dasar Pemikiran/Filosofi

Kontrak konstruksi diawali suatu perencanaan yang matang

kemudiandisusun

lalu dilaksanakan dan selanjutnya

kontrak tersebut harus diadministrasikan.

Perencanaan, pembentukan, pengadministrasian dan pengelolaan

kontrak m u t l a k m e r u p a k a n s u a t u r a n g k a i a n k e g i a t a n y a n g h a r u s d i t a n g
a n i s e c a r a professional.
2