SISTEMA INTEGRAL DE COMPRAS

La gestin de compras y de aprovisionamiento se presenta como encaminada a la

adquisicin, reposicin y, en general, a la administracin y entrega de materiales e insumos
indispensables para el adecuado desempeo de la organizacin; con el objetivo de obtener
calidad, cantidad y precio justo; con un equilibrio sostenido entre la compaa y el
proveedor para beneficio mutuo.
OBJETIVOS DE COMPRAS
En las compaas modernas, algunos de los objetivos que persigue la gestin del
abastecimiento son:
Satisfacer los clientes internos y externos, entregndoles oportunamente los
productos, a precios competentes y calidad.
Mantener continuidad en el abastecimiento de bienes y servicios.
Conservar ptimos niveles de inventarios, que permitan obtener un equilibrio entre
el nivel de servicio ofrecido, el ndice de agotados y la inversin de capital en
stocks. Se pretende ofrecer un alto nivel de servicio con un bajo ndice de agotados
y optimizar el dinero invertido en existencias (tener una alta rotacin del
inventario).
Desarrollar acuerdos con proveedores, a largo plazo, obteniendo mutuos beneficios.
Garantizar el mejor precio de compra del mercado a costos bajos con calidad y
servicio.
Respaldar mediante un buen costo de compra.
Garantizar la compra de productos de alta calidad.
Es fundamental contar con el apoyo de los dems integrantes de la cadena de
abastecimiento, tanto de proveedores y productores como de clientes y proveedores de
servicios logsticos (operadores logsticos).
GRAFICA E LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

Las principales oportunidades que el rea de compras tiene dentro de la empresa es:
Mejoramiento de las cadenas de abastecimiento para generar y aumentar la
productividad para el desarrollo de la compaa.
I+D (Investigacin y desarrollo) para encontrar mejores opciones que satisfagan las
necesidades de los clientes, a menores costos.
Mejoramiento de los diferentes servicios externos (servicios pblicos, transporte,
etc.)
Centralizar la responsabilidad de la gestin de compras.
COMPRAS COMO FUNCIN LOGSTICA
Bajo el enfoque logstico esta rea adquiere un papel ms preponderante, en la medida que
acta como agente integrador entre clientes y proveedores; formando as parte del concepto
de cadena de abastecimiento. Compras tiene una caracterstica natural de unir las relaciones
entre industrias correlacionadas, ms all de simples esquemas de negociacin, pasando a
modelos de elaboracin e integracin.
En primera instancia y bajo el punto de vista operacional, podramos definir las principales
funciones de compras como:

ENFOQUE TRADICIONAL ENFOQUE DE LOGSTICA

Todos aquellos factores de eficiencia y buenas prcticas que se deben tener en cuenta al
momento de gestionar el aprovisionamiento de una compaa. Por lo general, esta nocin se
traslada a un indicador, el cual lleva el mismo nombre, por medio del cual es posible
controlar la eficiencia de este importante proceso.
LA ORDEN DE COMPRA PERFECTA:

Es calculada con el EOQ correcto.

Es comunicada automticamente al proveedor.
Tiene el producto disponible.
Est en el tiempo exigido.
Tiene todas las condiciones de calidad requeridas.
Cuenta con la documentacin correcta.
Es pagada de acuerdo con los trminos establecidos.

SELECCIN, EVALUACIN Y CERTIFICACIN DE PROVEEDORES

SELECCIN DE PROVEEDORES
El anlisis y seleccin de proveedores es uno de los procesos claves en la organizacin, ya
que genera y mantiene la competitividad de la misma. Existen cuatro elementos los cuales
se desarrollan a continuacin.

Identificacin, asesora y racionalizacin de la base de proveedores.

Desarrollo integral y proactivo.
Alineacin de los objetivos en la cadena de suministro.
Alta velocidad de respuesta.

Son muchos los criterios para la seleccin de proveedores veremos alguno de ellos.
Oportunidad en la entrega de los productos solicitados.
Precios y estabilidad financiera.
Lugar de entrega (instalaciones de la compaa o en el lugar establecido por
nosotros).
Cantidad de bienes, segn la solicitud de la organizacin. Etc.
Los criterios de seleccin de proveedores se pueden reunir en una matriz que integre las
distintas variables de decisin, as como la importancia dada a cada una por la compaa.

EVALUACIN Y CERTIFICACIN DE PROVEEDORES

El propsito de evaluar y certificar proveedores es agilizar los procesos en la cadena de
abastecimiento, hacindolos ms eficientes para cada una de las partes; con miras a la
satisfaccin de los consumidores finales.
Para realizar una evaluacin completa de los proveedores debe definirse, las principales
variables de desempeo a medir son:

Sistema de calidad.
Fabricacin.
Medio ambiente.
Aspectos comerciales.
Aspectos logsticos.

Es importante conocer las condiciones laborales de los empleados del proveedor.

Trabajadores descontentos desmejorarn la calidad de los bienes, sin que la alta gerencia
del proveedor se d cuenta. Esta problemtica afectar directamente los procesos fabriles
del comprador.
Matriz de evaluacin y certificacin de proveedores.
SISTEMAS DE REABASTECIMIENTO DE MERCANCAS

Modelo del lote ptimo econmico

Conocido como el EOQ, este modelo es la fuente de todos los esquemas de clculo para la
compra de materias primas y de mercancas en las empresas de hoy.
Cabe destacar que el EOQ no es un modelo que pueda cubrir las fluctuaciones presentes en
las variables de la demanda y de los tiempos de entrega.
Esto hace que su aplicacin sea adecuada para aquellos productos que presentan demanda
estacional, con diferencias muy bajas entre los niveles reales de ventas y los pronosticados.
No obstante, debido a la poca flexibilidad para manejar las variables en tiempos de entrega,
se obliga a disponer de inventarios de seguridad muy alejados de los realmente requeridos;
provocando inexactitud y riesgos de desabastecimiento o un sobre stock. Cualquiera de las
dos situaciones representa sobrecostos e ineficiencia en la operacin comercial y logstica
de la compaa.
Su clculo es el siguiente:
EOQ=

2 FS
CP

EOQ = Cantidad econmica de la orden o cantidad ptima que deber ordenarse.

F = Costo fijo de colocar y recibir una orden.
S = Ventas anuales en unidades.
C = Costos anuales de mantenimiento, expresados como un porcentaje del valor promedio
del inventario.
P = Precio de compra de los bienes; es el precio al que compra la empresa.
Sistemas de revisin peridica
En los de revisin peridica los inventarios no se revisan en forma continua; se hacen
revisiones en intervalos fijos y predeterminados. Los stocks de reabastecimiento que se
solicitan varan. El inventario disponible se compara con el nivel deseado y la diferencia
entre los dos es la cantidad requerida.
Modelo de reaprovisionamiento continuo (revisin perpetua)
Es aquel en que se mantiene un registro perpetuo de los inventarios. Los registros se revisan
en forma continua. Este sistema se basa en reordenar las cantidades necesarias, una vez se
llegue a un punto mnimo llamado punto de reorden. Bsicamente, este punto est definido
y afectado por variables como: la demanda de consumo del bien; el tiempo de adelanto

(lapso de entrega definido por el proveedor; lnea naranja del siguiente grfico); los
agotados, y los inventarios de seguridad.
Punto de reorden = Plazo de tiempo en semanas X Consumo semanal.
SUGERIDO DE COMPRAS
Este modelo est diseado en funcin de las fluctuaciones existentes en las variables de la
demanda y de los tiempos de entrega; as como de los niveles de servicio ofrecidos por la
compaa a sus clientes. Tiene cinco componentes principales, a saber:

Inventarios requeridos.
Niveles y factores de servicio.
Fluctuacin de la demanda y los tiempos de entrega (desviacin estndar).
Inventarios de seguridad.
Sugerido de compras.

CLCULO DEL STOCK REQUERIDO

ste representa el requerimiento de inventario para cubrir la demanda de productos durante
el tiempo que emplea el proveedor para hacer la entrega fsica de las mercancas, despus
que la orden de compra ha sido lanzada. El stock requerido corresponde al consumo
ordinario de la compaa de un determinado tem; mientras que el stock de seguridad, se
crea con el fin de afrontar las demoras y los errores en las entregas; as como las
variaciones de la demanda, retrasos en la produccin, etc.
Stock Para LT usual = SLT = D x LT
D = Demanda promedio (por da).
LT = Tiempo de entrega usual del proveedor (en das).
Stock requerido = SR = SLT - SI
LT = Stock para tiempo de entrega usual del proveedor.
SI = Stock actual (existencias).
Niveles y factores de servicio
El nivel de servicio es una variable que impacta directamente los ndices de inventarios que
debe sostener (stock de seguridad) una compaa, con el propsito de no acumular ventas
perdidas en cada segmento de clientes.

A cada segmento debe asignrsele un nivel de servicio de acuerdo con su trascendencia o

relevancia para la empresa, es decir, clientes con mayores aportes a los ingresos por venta
tendrn el mayor nivel de servicio y viceversa.
En la siguiente tabla se resumen los niveles de servicio ms usuales y su respectivo factor
de conversin.

Clculo de la desviacin estndar

La desviacin estndar es una medida estadstica que permite identificar la fluctuacin
tanto de la demanda como de los tiempos de entrega. Es decir, los niveles de variacin.

Desviacin estndar

(xi)
i=1

N = Tamao de la poblacin (nmero de datos).

Xi = Valor de cada dato (demanda por tem/das de entrega real por orden de compra).
= Demanda promedio de los artculos.
La aplicacin de este clculo posibilitar entonces minimizar el efecto de las variaciones de
la demanda y de los tiempos de entrega sobre los niveles de inventario de la organizacin.
Clculo del stock de seguridad
Su importancia radica en la posibilidad de afrontar las variaciones de la demanda y evitar
tener ndices de ventas perdidas, que pudieran afectar el desempeo de la gestin comercial
y logstica de la industria.
En este clculo figura el concepto de desviacin estndar combinada, el cual se basa en la
combinacin de las desviaciones de la demanda y de los tiempos de entrega, permitiendo
una cobertura total sobre las fluctuaciones de los niveles de stock.

2
2
2
Inventario de seguridad = SS= [ ( DS ) ] [ ( D ) ( DS ) ]FC

LT = Tiempo de entrega usual desde el proveedor (das).

DS = Desviacin estndar de la demanda.

D = Demanda promedio (por da).
DSLT = Desviacin estndar del tiempo de entrega usual del proveedor.
FC = Factor de servicio.
Clculo final sugerido de compras
Luego de tener definidos los clculos y variables anteriormente descritas, se puede proceder
al clculo final sugerido de compras, el cual agrupa en una sumatoria sencilla cada
resultado y variable encontrada en este modelo; y corresponder a la cantidad de inventario
a ordenar al respectivo proveedor. Su clculo es:
Sugerido de compras = Q = SR + SS + B - M - T + E
SR = Stock requerido.
SS = Stock de seguridad.
B = Unidades comprometidas por ventas.
M = Unidades en pedido a proveedor.
T = Unidades en trnsito desde proveedor.
E = Unidades para feria.