El oficio

oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones,

consultas,rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de
acuerdos, deinvitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento,
etc. Estasredacciones se utilizan en instituciones como: ministerios,
embajadas, municipios,colegios profesionales, sindicatos y oficinas de
gobierno, entre otras.

Oficio mltiple

Es undocumento que se usa para enviar cartas, dejando puntos suspensivos

paraescribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando
elcaso lo requiera. Esto sirve, adems, para agilizar el proceso que dure la
documentacin.

El textode este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes,

instrucciones,recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes
oficinas o despachossimultneamente.

El tratoque se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y

horizontal. Esdecir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones
del mismonivel o jerarqua.

Oficio de transcripcin

Lapalabra transcripcin nos indica la finalidad de este tipo de redaccin:es

un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como
seda en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el
fragmento oprrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.

Medianteeste documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u

otros casosdel mismo oficio.

El tipode trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es
el deautoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y
fuera.Este documento servir para transcribir informes relevantes e
importantes. Tambinnos indica la finalidad del partido. ESTRUCTURA
Losmrgenes generalmente empleados en los oficios son de 20 por 75; pero
puedentambin ser equidistantes, como en la carta (15 por 70).

La altura del oficio, como en la carta, debe estar en relacin con la

extensinmecanogrfica del dictado que va a transcribirse, o del texto de
que se trate.
Las sangras para iniciar prrafos pueden ser de cinco o diez espacios
enblanco, segn se escriba a una o a dos interlneas, respectivamente.

1.-Lugar y fecha.Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se enva, elda, el
mes y
El ao en curso.
2.-Numeracin.En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorndum;
lapalabra
OFICIO con mayscula, seguida del nmero de expedicin; separada por
una lnea
oblicua, a continuacin las siglas de la oficina de procedencia con
letrasmaysculas,
separada par una lnea oblicua y el ao en curso.
3.-Destinatario.
Es la parte que abarca cuatro lneas o ms de acuerdo a lo requerido,aqu se
Escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quiense
dirige.
4.-Asunto.
Es la cuarta parte y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO,seguida
de dos
puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que
sera
explicado en el cuerpo.
5.-Referencia.
Es la quinta parte que se usa, slo cuando se necesita mencionar
lanumeracin del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar
respuesta.Esta
palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
6.-Cuerpo o texto.

Es la parte msimportante, aqu se dar a conocer el mensaje de la

comunicacin, en formaclara y precisa y muy brevemente. Generalmente
existen expresiones para iniciarel texto, tales como:

Tengo a bien comunicarle....

Me es muy grato comunicarle...
Tengo el honor de dirigirme...
Tengo el agrado de dirigirme...
7.-Despedida.
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin,
expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y
estimapersonal.
Atentamente,
8.-Firma y posfirma.
Firma:- Se escribe la rbrica a mano:
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el
documento,y a
su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo:
9.-Iniciales.
Al igual que en el memorndum, la iniciales del remitente con
letrasmaysculas y las
Del mecangrafo con minsculas.
10.-Anexo.
Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, comocatlogos,
revistas,
Tarjetas, programas, etc.
11.-Distribucin.
Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; porque aqu se mencionaa
las
personas y las dependencias ha quienes va dirigido el oficio.
UTILIDAD Y FINES
Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la msalta
jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo
representantelegal de la Institucin que lo emita. En algunos casos, puede ir
firmado porlos jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el

contenido deldocumento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor

jerarqua.
El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes,informes o
tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin,
defelicitacin, de
colaboracin, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel
deinstituciones
como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales,
sindicatos,etc.
TIPOS DE OFICIO
Oficio Simple o Directo
Este tipo de documentose utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a
una sola persona.Generalmente en caso de una invitacin, una felicitacin,
una peticin, agradecimientoo informacin de eventos o actividades
culturales o deportivas. Tambin cuandoun gerente se dirige a una empresa
para gestionar algn servicio.

Descripcin: http://htmlimg3.scribdassets.com/22y87qz4fnqdmo/images/339f7f0ecba/000.jpg
Oficio Mltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido
adistintos y varios destinatarios y por esta razn las instituciones
odependencias tiene hasta el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos
paraescribir el nombre y el cargo de destinatario, slo para colocar cuando
el casolo requiera; adems esto ayuda a agilizar el proceso que dure la
documentacin.
El texto de este tipo de documento est basado en emitir
rdenes,instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a
diferentes oficinaso despachos simultneamente.
El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendentey
horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes deinstituciones
del mismo nivel o jerarqua.
La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la deloficio
simple, no
obstante es importante recordar que:
1. El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se vana
distribuir.
2. En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabraDISTRIBUCIN,
que

viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio (Observe en elejemplo).

Oficio de
Transcripcin.
OFICIO DETRANSCRIPCION
La palabra transcripcin ya nos indica la finalidad de este tipo deredaccin:
es un
documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da
enel
original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o
prrafotranscrito
debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivaso en
otros
casos del mismo oficio.
El trato de relacin que se cumple por medio de este documentos
deautoridad a
subordinados o entre autoridades delmismo nivel, dentro y fuera. Este
documentoservir para transcribir informes relevantes e importantes.