Cmo medir la eficiencia en tus Cobranzas?

Al medir ciertos indicadores de cobranzas conseguirs no slo

entender que tan bien (o mal) est tu empresa en ese aspecto, sino
que tambin podrs identificar las posibles reas de mejora. En este
artculo te mostramos cules son los indicadores de cobranzas que
debieras estar utilizando en tu empresa y qu hacer en base a los
resultados que arrojen.
Antes de comenzar a hablar sobre los distintos indicadores cabe
aclarar que la utilidad de un indicador es ayudarte a tomar decisiones
continuamente, basadas en la mejor informacin posible. Para ello es
importante que los indicadores puedan ser calculados en tiempo real
y con muy poco esfuerzo. De poco sirve si se requiere de das de
trabajo para recolectar y procesar la informacin.
Por lo tanto lo primero a tener en cuenta a la hora de medir la
eficiencia en las cobranzas es contar con sistemas de informacin que
permitan generar reportes e indicadores en tiempo real.
Dicho esto, los principales indicadores de la eficiencia en las
cobranzas son:

Plazo Promedio de Cobranzas

Antigedad Promedio de la Deuda

Porcentaje de la Deuda Vencida

Porcentaje de Clientes Gestionados

Veamos cada uno de ellos en ms detalle.

Plazo Promedio de Cobranzas (PPC)

Este indicador mide el promedio de das que transcurren entre la
fecha de emisin de las facturas y la fecha en que los clientes pagan.
Para informacin sobre el mtodo de clculo puedes leer nuestro
artculo: Cmo calcular la mtrica del Plazo Promedio de Cobranza?
Aquellas empresas que realizan una excelente gestin de cobranzas
tienen un PPC inferior al plazo que otorgan a sus clientes para pagar
sus facturas.
Es el indicador por excelencia de las cobranzas, aunque no siempre
puede ser medido ya que si no hay historial de pagos como ocurre en
el caso de nuevos clientes, el indicador no puede calcularse.
Medir el PPC es muy recomendable en aquellas empresas que
cuentan con una base de clientes recurrentes y slo una pequea
parte de ellos son nuevos clientes.

Antigedad Promedio de la Deuda

Este indicador mide el promedio de das que han transcurrido desde
la fecha de emisin de las facturas, ayudndonos a entender qu tan
antigua es en promedio la deuda de los clientes.
Para informacin sobre el mtodo de clculo puedes leer nuestro
artculo: Cmo calcular la mtrica de la Antigedad Promedio de la
Deuda?
Aquellas empresas que realizan una excelente gestin de cobranzas
tienen una Antigedad Promedio de la Deuda que es inferior al plazo
que otorgan a sus clientes para pagar sus facturas.
Este indicador es ideal para aquellas empresas que le venden por
nica vez a sus clientes (no tienen clientes recurrentes), o aquellas
empresas que iniciaron operaciones hace poco tiempo y an no
tienen suficiente cantidad de facturas que han sido pagadas por sus
clientes.

Porcentaje de la deuda vencida

Este indicador mide qu porcentaje de la deuda total de clientes se
encuentra vencida.
Este indicador nos ayuda a entender el margen para mejorar que hay
en las cobranzas de la empresa. Si es inferior al 3% entonces el
margen para mejorar es pequeo y ser muy costoso conseguir una
mejora significativa. Por el contrario, si es superior al 10% entonces el
margen para mejorar puede ser importante y se podran conseguir
mejoras significativas con poco esfuerzo.
Lo recomendable es mantenerlo por debajo del 5%, aunque segn la
dinmica de ciertas industrias este valor puede variar.
Algunas empresas le agregan un poco ms de sofisticacin al
indicador y miden el porcentaje de la deuda de los clientes que se
encuentra vencida hace ms de 30 das y no ha sido gestionada en
los ltimos 15 das por ejemplo. De esta forma agregan al anlisis no
slo si la deuda ha llegado a vencer, sino si sta ha sido gestionada o
no.

Porcentaje de clientes gestionados

Los indicadores mencionados anteriormente nos ayudan a entender
qu tan bien (o mal) estn las cobranzas de la empresa, pero no nos

dice nada del esfuerzo que la empresa realiza para cobrar en tiempo
y forma.
Por ello es que resulta muy importante medir el porcentaje de clientes
con deuda vencida que han sido gestionados hace 30 das o menos.
Para calcular este indicador es necesario llevar registro de las
gestiones que se van realizando con clientes.
En la mayora de los casos lo recomendable es que este indicador se
encuentre por arriba del 75%.
Algunas empresas miden adems el porcentaje del monto de la deuda
vencida que pertenece a clientes que han sido gestionados hace 30
das o menos. De esta forma no slo buscan que se gestione la mayor
cantidad de clientes posible, sino que adems se busca gestionar a
aquellos que mayor deuda tienen.
Un anlisis ms detallado de las gestiones implicara tenerlas
tipificadas y as poder diferenciarlas segn el tipo de gestin. Algunos
ejemplos de tipos de gestiones son: Compromiso de pago, Contacto
no logrado, Cliente no recibi la factura, Cliente presenta reclamo a
factura, No vive ms en este domicilio. Sobre este tema hablaremos
ms en profundidad en un artculo futuro.

Por ltimo, a la hora de medir los indicadores de cobranzas hay dos

temas a tener en cuenta.
El primero es que lo importante de un indicador no es solamente su
valor a un momento dado (la foto) sino tambin su evolucin a lo
largo del tiempo (la pelcula). La foto nos dice si estamos bien o mal,
y la pelcula nos dice si estamos mejorando o no. Ambos temas son
importantes.
El segundo punto tiene que ver con poder medir los indicadores a
nivel de toda la empresa, al nivel de un cliente en particular o a nivel
de los clientes de un vendedor por ejemplo. De esta forma el anlisis
que pueda hacerse ser mucho ms profundo y las decisiones que se
tomen estarn basadas en mejor informacin.