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Delegacin de autoridad
Asignacin de responsabilidades
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los
errores y prdidas.
La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:
Caja y Banco
La caja se divide en dos:
Caja chica
Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores
dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo
siguiente:
La Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa.
Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito
de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca
acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo,
durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja
en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles
internos se estn llevando adecuadamente.
Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o
ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no
previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con
respecto
la
cuenta
Estas
diferencias
se
Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de
mes.
Cargos
que
el
Banco
efecta
causados
por
intereses,
Realizar
entrega
de
mercancas
nicamente
con
requisiciones
autorizadas.
2.
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
1.
2.
3.
4.
La entrega de mercanca
La funcin de facturacin
La verificacin de la factura
Deben
segregarse
las
funciones
de
recepcin
de productos o
Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de
tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su
pago.
Control Interno de Capital
Personal independiente debe llevar los registros de los ttulos.
Conciliar peridicamente el registro de acciones con la cuenta de control.
Efectuar pagos de dividendos a travs de una cuenta bancaria especial.
CONCILIACION BANCARIA
Errores al registrar algn gasto o ingresos, tal vez hiciste el registro del
pago en efectivo y en realidad fue con la tarjeta.
Depsitos en transito
En este caso hay que ir marcando una por una las operaciones hasta encontrar
la que causa la diferencia.
ARQUEO DE CAJA
Definicin: El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del
efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero
efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se
estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el
Cajero.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja
en fechas no previstas por el Cajero.Es frecuente que en los arqueos de caja
aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro
mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta
denominada Diferencias de Caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y
se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias,
al cierre del ejercicio, la cuenta Diferencias de Caja se deber cancelar contra
la de Prdidas y Ganancias.
CONCEPTOS FUNDAMENTALES
Arqueo: proceso mediante el cual se verifica el dinero que hay fsicamente en
caja en un momento determinado. Formato: es el formulario mediante el cual
se practica el arqueo de caja.
Valores: son los cheques y efectivo que custodia el cajero.
Cajero: custodio responsable directamente de los valores en caja.
Verificador: persona que realizara el conteo fsico de los valores vs los recibos
de caja generados.
El verificador debe realizar la sumatoria de los recibos generados del da,
sumando lo marcado como efectivo (cheques y efectivo) luego har un total.
El verificador detalla los valores recaudados en la hoja (formato de arqueo),
segn la denominacin billetes y monedas, igualmente hace un detalle de los
cheques Total de valores en caja y a este se le debe descontar el fondo de
cambio para obtener el Efectivo neto en caja que es igual que total arqueado.
El total arqueado se compara con lo generado por sistema de caja; registrando
esta cifra en el rengln total segn recibos sin incluir tarjetas de crdito Sin no
hay diferencia el formato de arqueo generara el valor 0.00 de los contrario se
reflejara un valor positivo si hubo sobrante y un valor negativo si hay faltante.
Debe anotarse la secuencia de los recibos utilizados. (el primero y el ultimo),
como los recibos anulados. Anote tambin la serie de los billetes de alta
denominacin como los son los de 50.00 y 100.00 en el rengln de
observacin.
El verificador prepara el slip de depsitos de acuerdo al detalle generado en el
informe de caja en la parte que dice Registro de los Fondos. Debe tener mucho
cuidado al anotar el nmero de cuenta, como el nombre y monto a depositar.
Revise la suma del slip contra el total a depositar, y los otros datos. Para el
fondo general se tomara el valor que aparece como Total del fondo general en
efectivo, sin tomar en cuenta el valor cobrado con tarjeta de crdito.
El cajero tiene la obligacin de comparar y confirmar que los depsitos estn
de acuerdo a lo generado por el informe de caja antes de firmar como
responsable.
Una vez firmados lo slip de depsitos el verificador los captar en el formato de
arqueo el parte inferior donde aparece el detalle de los fondos, anotando el
nmero de la boleta y el monto, igualmente captara el nombre de los fondos de
autogestin cuando haya depsitos a favor de estos.
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL ARQUEO DE CAJA.
Recibir delegacin de la autoridad competente para efectuar el arqueo
respectivo.
Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de
auditora.
Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques.
Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago,
el concepto, la autorizacin y el valor correspondiente. Realizar una suma total
de estos valores (efectivo y comprobantes)Efectuar una comparacin entre el
saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en
ms (sobrantes) o en menos (faltantes), si las hubiese.
Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejar constancia de las novedades
presentadas. sta ser de conocimiento de las autoridades de la empresa,
quienes dispondrn las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no
se hubiesen manejado y utilizado conveniente los recursos monetarios.El
cajero debe ser generar diariamente el informe de caja una vez se termine el
turno; si el mismo reflejo alguna diferencia en valores contra el arqueo, deber
eliminarse (con autorizacin) para que se ajuste a la realidad y concuerde en
montos. Se genera el informe y se imprime para ver la distribucin de los
depsitos a realizarse. El verificador como el cajero firmara el arqueo, el
informe de caja y el reporte de informe de caja.
El verificador (Tesorero o contador) tiene la obligacin de revisar el informe de
caja con sus anexos antes de ser enviado a Finanzas.
REGISTRO CONTABLE
FECHA
08/11/2011
EMPRESA "XYZ"
DIARIO GENERAL
DETALLE
.--------X------perdida fortuita
caja
P/R faltante de caja
TOTAL
DEBE
HABER
300
300
300
300
ACTA DE ARQUEO
EMPRESA "XYZ"
ACTA DE ARQUEO DE
CAJA
FECHA: 08/11/2011
HORA:17:00pm
EFECTIVO:
CANTIDAD
DENOMINACION
VALOR
37
Billetes de $100
3700
10
Billetes de $50
500
10
Billetes de $100
100
Billetes de $5
40
Billetes de $1
14
Monedas de $0,50
60
Monedas de $1.00
15
TOTAL
4367
CONCEPTO
VALOR
CHEQUES
FECHA
08/11/2011
08/11/2011
515
935
TOTAL
1450
FECHA
CONCEPTO
VALOR
08/11/2011
345
TOTAL
345
COMPROBANTE
TOTAL PRESENTADO:
6162
SALDO CONTABLE:
6462
DIFERENCIA:
300
OBSERVACIONES:
Bibliografa
://www.ejemplode.com/46-contabilidad/2212-ejemplo_de_arqueo_de_caja.html
Fuente: Ejemplo
de
Arqueo
de
http://www.ejemplode.com/46-contabilidad/2212ejemplo_de_arqueo_de_caja.html
Fuente: Ejemplo de Arqueo de caja
http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos2.shtml#ixzz3rh1vHKaq
http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos.shtml#ixzz3rh1dzE1o
caja