Administracin de los recursos humanos del estudio

Personal administrativo.
Por pequeo que sea un despacho, la prctica ha demostrado que se deben buscar
personas de menor nivel, que ejecuten trabajos de: contabilidad interna, mensajera,
etc. Ya que si estos recaen en un ejecutivo, le limita su tiempo para promover y
proyectar
hacia
arriba
el
despacho.
En la medida que el despacho sea ms grande deber ir asignando funciones de
administracin interna, a individuos no ejecutivos, y si su estructura se lo permite, es
conveniente que contrate un gerente de nivel ejecutivo que supervise y vigile toda la
tarea de administracin interna del despacho y evite que se quite tiempo a ejecutivos
productivos que pueden desarrollar trabajos con clientes.
Otro personal de oficinas
El personal que se debe utilizar en las funciones de oficina y administracin del
Despacho, debe ser lo suficientemente capaz, pues de l depende en su totalidad la
calidad de presentacin de los trabajos de la firma, que es el producto final del cliente.
El personal se puede dividir en 4 reas:

Contador y auxiliares de oficina

Secretaras

Recepcionista

Mensajero y cobrador

La funcin de archivo puede ser cubierta por la recepcionista o alguna secretara, en

tanto no se justifique la contratacin de otra persona de tiempo completo para esta
funcin, la cual a su vez podra cubrir los trabajos de una biblioteca.
Personal profesional
Reclutamiento y seleccin
Las fuentes de reclutamiento pueden ser:
- Recomendaciones de algn miembro del despacho o de un cliente o amistades del
despacho.
- Por reclutamiento directo en las principales universidades.
- Por bolsas de trabajo de los colegios de cada localidad.
Capacitacin y entrenamiento
El despacho tiene el compromiso de proveer el ms alto servicio profesional a sus
clientes. Asimismo, reconocer que la calidad profesional depende de quien lo
desarrollen, por lo tanto, el despacho tiene el compromiso de entrenar tcnicamente a
su personal a su mxima capacidad.
Desarrollo profesional
El propsito de un despacho debe ser el de ayudar a su personal tcnico a desarrollar
planes para su mejoramiento profesional.

Niveles y descripcin
Los niveles se asignan bsicamente en funcin a la experiencia tcnica y a la habilidad
para manejar los trabajos, incluyendo las relaciones con el cliente y con el personal de
la firma.
Las clasificaciones ms comunes en los despachos son:
Nivel staf:

Ayudantes

Semi - encargados

Encargados

Nivel ejecutivo

Supervisores

Gerentes

Socios.

Trabajo realizado por cada uno de los componentes de los niveles dentro del despacho.
Ayudantes
El trabajo del ayudante es la base para el desarrollo de los trabajos donde se requiera
la obtencin de informacin.
Requisitos tcnicos
A. Pasante o estudiante de la carrera de contador pblico.
B. Conocimientos bsicos, pero slidos en prcticas de contabilidad, costos,
impuestos y auditora.
C. Habilidad para comunicarse verbal y por escrito
D. Tener mente inquisitiva y alerta y poder habituarse al estudio e investigacin.
E. Asistir puntualmente y participar en los cursos de entrenamiento que organice
el despacho.
Deberes y responsabilidades.

Obtener la evidencia de los hechos sealados en los programas de trabajo y a

las instrucciones recibidas.

Comprender la naturaleza del trabajo a desarrollar y saber reconocer

problemas.

Comunicacin oportuna con los encargados del avance de los trabajos.

Documentar bien el trabajo realizado.

Establecer buenas relaciones de trabajo.

Controlar el presupuesto de trabajo.

Atento a servir a los clientes

Terminar el trabajo sin pendientes

Que todo trabajo sea evaluado

Semiencargados
Requisitos tcnicos.
A. Estudiante del ltimo semestre o pasante.
B. Experiencia de ayudante de por lo menos un ao.
C. Que haya intervenido en trabajos completos
D. Poder controlar un segmento importante de un trabajo
E. Poder obtener conclusiones de un trabajo y definir problemas.
F.

Tener conocimientos slidos en el rea que est desarrollando.

G. Haber cursado bien los cursos de entrenamiento para ayudantes.

Deberes y responsabilidades.

Realizar secciones completas de un trabajo

Supervisar y orientar a los ayudantes que le hayan sido asignados

Mantener comunicacin oportuna y adecuada con los encargados, supervisores

y clientes

Dominar el presupuesto en la seccin que le fue asignada

Asegurar que su trabajo como el de sus ayudantes ha sido debidamente

concluido.

Estar alerta a proporcionar trabajos adicionales a los clientes.

Recibir y dar entrenamiento sobre la marcha.

Obtener y dar las evaluaciones del personal

Encargados
Estos son la columna vertebral en la estructura de un despacho. La responsabilidad
inicial ante los clientes recae en la buena funcin de un encargado.
Requisitos tcnicos.
A. Pasante o prximo a recibirse
B. Tener una experiencias de 2 a 3 aos como mnimo en el rea.
C. Tener amplios conocimientos tcnicos en rea donde se esta desarrollando y
conocer los aspectos relevantes de otras reas.
D. Tener el hbito del estudio y de la investigacin en la literatura tcnica.
E. Habilidad para resolver problemas proponiendo las soluciones.
F.

Tener conocimiento en el proceso electrnico de datos.

Deberes y responsabilidades.

Responsabilidad total del desarrollo de los servicios en el campo del trabajo

Asegurar que el trabajo se desarrolle en conformidad con los programas.

Llevar sobre la marcha el entrenamiento de los ayudantes o semi -encargados

que trabajan con l y contestar las preguntas que le hagan.

Supervisar el trabajo de sus ayudantes y semi-encargados asignados.

Revisar todos los papeles de trabajo, determinar los pendientes y

responsabilidades que sean cubiertas adecuadamente.

Llevar a cabo el trabajo en las secciones ms difciles.

Localizar problemas y comunicrselo oportunamente al supervisor.

Mantener informado al cliente de los avances y problemas del trabajo.

Preparar los informes y estados financieros y sus notas que como resultado
deben formularse.

Llevar un control estricto del presupuesto de tiempo.

Formular las hojas de evaluacin de sus ayudantes.

Estar alerta para proporcionar servicios adicionales a sus clientes.

Hacer el seguimiento d que los informes se entreguen a tiempo.

Obtener entrenamiento sobre la marcha.

Supervisores
Requisitos tcnicos.
A. Contador pblico titulado.
B. Experiencia de 4 a 5 aos en el despacho.
C. Conocimientos tcnicos slidos del rea asignada.
D. Costumbre de resolver problemas a travs del estudio
E. Conocer aspectos fundamentales de otras reas.
F.

Habilidad para resolver problemas.

G. Participar como instructor en cursos del despacho.

H. Tener 2 o ms especialidades tcnicas en dos o ms industrias.
Deberes y responsabilidades

Responsabilidad de la planeacin oportuna.

Responsabilidad de terminar totalmente los trabajos.

Supervisar varios trabajos, visitando fsicamente cada empresa.

Orientar tcnicamente al encargado y al semi - encargado.

Estar alerta a localizar problemas tcnicos as como de su pronta solucin.

Conocer las peculiaridades de las empresas que maneja.

Mantener buenas relaciones con los clientes.

Controlar adecuadamente el presupuesto.

Discutir con el cliente aspectos de cobranza y fijacin de honorarios.

Mantener informado al socio de los aspectos sobresalientes del trabajo.

En todos los trabajos que se presenten debe revisarlos y en caso de problemas,

presentar alternativas a los socios.

Asegurarse que al trmino del trabajo no existan pendientes.

Participar como asesor en el programa de desarrollo profesional.

Gerentes
La funcin del gerente es la continuacin del servicio que un socio proporciona.
Un gerente debe actuar como socio y tener mentalidad como tal.
Requisitos tcnicos
A. Capacidad para reconocer y llevar a cabo aquellos factores que ayudan al
desarrollo del despacho.
B. Tcnicamente deber ser experto del rea que desarrolla y tener conocimientos
slidos en otras reas.
C. Debe participar en todos los cursos de entrenamiento del despacho y participar
como instructor.
D. Participar en conferencias.
E. Formular todo tipo de informe y discutirlo con el cliente.
F.

Lograr la cobranza convenida con los clientes.

G. Habilidad para resolver problemas.

H. Responsabilidad para lograr el cobro de tiempos en exceso al presupuestado,
cuando sea por causa imputables al cliente.
Deberes y responsabilidades

Participar decididamente en la calendarizacin de los trabajos.

Revisar los trabajos asegurndose que se hicieron con la calidad y que se

cumplieron con los programas y evidenciar su participacin en un memorndum

Mantener contacto con los clientes.

Socios
Los socios son los responsables mximo del despacho y esto incluye todos los aspectos
de control, atencin del cliente, evaluacin de las tareas, desarrollo del despacho,
promocin y evaluacin de los componentes humanos del despacho.