INTRODUCCION

ASPECTOS GENERALES PARA LA PRODUCCION DE DOCUMENTOS

RECONMENDACION DE PRESERVACION
PARTES DE LACARTA
ZONAS DE LA CARTA
ESTRUCTURA DE LA CARTA
EJEMPLO CARTA ESTILO BLOQUE
EJEMPLO CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO
ELABORACION DE MEMORANDOS
REQUISITOS ESPECIFICOS
ESTRUCTURA DEL MEMORANDO
EJEMPLO DE MEMORANDO
ELABORACION DE CIRCULARES
ESTRUCTURA DE LAS CIRCULARES
EJEMPLO DE CIRCULAR
ELABORACION DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
ESTRUCTURA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
ELABORACION DE RESOLUCIONES
ESTRUCTURA DE LA RESOLUCION
EJEMPLO DE RESOLUCION
ELABORACION DE ACTAS DE REUNION
PLANILLA DE ASISTENCIA
EJEMPLO DE ACTA
ELABORACION DE SOBRES
EL SOBRE OFICIAL
ASPECTOS GENERALES SOBRES
HOJA DE TRANSMISION POR FAX
INFORMES ADMINISTRATIVOS
ESTRUCTURA DEL INFORME
REQUISITOS ESPECIFICOS
GLOSARIO
Desde el momento que comienza el trabajo en una oficina se empieza a
generar una serie de documentos que no surgen por la voluntad del
hombre si no que surgen a partir del deseo de satisfacer una necesidad
de comunicación entre personas o entidades.

Esta función la de desarrollan los empleados de la empresa para el mismo

personal que labora en la misma y entre otras entidades siguiendo las
pautas que nos da las NORMAS DE ICONTEC.

El propósito de esta guía es mejorar los procesos de calidad dentro y

fuera de la empresa, facilitando así al personal encargado de la
producción de documentos teniendo en cuenta las características
institucionales encaminados al perfeccionamiento y calidad de la
prestación del servicio de una institución.
 Uso de mayúsculas y minúsculas:

 Las palabras escritas con mayúscula sostenidas no se dividen.

 Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. No se

debe exagerar su uso.

 Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de las

personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias.
Debe diferenciarse el nombre propio del término genérico.

 División silábica y división mecanográfica: Actualmente el

procesador de texto trae una opción para justificar los párrafos y
esto no permite las divisiones silábicas o mecanográficas. En
llegado caso de que alguna dependencia no cuente con un
computador sino con una máquina eléctrica, debe utilizar el guión
para efectuar división silábica o mecanográfica. Debe ser sólo uno,
seguido a la letra donde se parte la palabra.

 Para la división silábica:

Separar las palabras conforme a las reglas de la gramática.

No marcar doble guión, ni llenar espacios con guiones.

No colocar una raya debajo de la letra donde se divide la palabra.

 Para la división mecanográfica:

No dividir palabras en el primer renglón del párrafo.

No dividir palabra en dos líneas seguidas.

No dividir nombres propios ni apellidos.

No dividir palabras que contengan x (equis) intermedia.

 Escritura de números: El valor numérico y el símbolo de una unidad

de medida, se separan por un espacio en blanco. Luego de un
símbolo no debe escribirse signo de puntuación, salvo por regla
ortográfica, en cuyo caso se deja un espacio de separación entre el
símbolo y el signo de puntuación. Estos dos elementos no pueden
escribirse en renglón separado.
Cada grupo de tres cifras de los valores asociados a la unidad de
medida, se debe separar mediante un espacio.
Ejemplo:

23 455 m
2,375 89 cm

Los números de cuatro cifras que representen años no se

separan con espacio ni con punto.

Cuando se escribe una fecha en forma abreviada, se representa

en orden de año, mes, día y se expresa: con cuatro dígitos para
el año, dos para el mes y dos para el día, ó con dos dígitos para
año, dos para el mes y dos para el día.

Los números de normas no se separan con espacio ni con punto.

Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino
con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y
apóstrofo para las unidades de millón.

El signo pesos va unido al número y la palabra pesos sigue a la

expresión en letras.
Ejemplo:
$6´565.800,00 Doscientos mil pesos

La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa

así: del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.

Cuando los números hagan parte de un rango o de una serie se

escriben en cifras.

Para grados, porcentajes y proporciones se utilizan cifras aunque

sean menores de 10.

Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en

cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola
palabra, del treinta y uno en adelante en tres palabras.

Para documentos legales, los números se escriben en cifras y

letras.

Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios,

el indicativo entre paréntesis.
 Ejemplo:
Teléfono (091) 450 87 89

Los números de cédula se representan en cifras de miles

separadas con punto, y si la población no es una capital, se
añade el nombre del departamento entre paréntesis.
Ejemplo:
C.C. 60.555.366 de Honda (Tolima)
C.C. 88.212.522 de Medellín

Los números de NIT. Se representan en cifras de miles

separadas por punto; se deja un espacio antes del último dígito
que es el de la verificación, cheque o control.

Ejemplo:
NIT 850.232.6662
Para la denominación de hora local se utiliza el modelo
internacional de 24 horas.
Ejemplo:
Reunión de las 14:00 a las 18:00 horas.

 Transcripción textual de documentos: Para destacar la

transcripción de un texto se deja una sangría de cuatro espacios a
la izquierda y cuatro a la derecha.

Las comillas indican inicio y finalización, así como continuidad en

los párrafos de una transcripción completa. Los puntos suspensivos
indican la existencia de texto que no se incluyó.

 Denominaciones femeninas y profesionales: Los títulos y cargos

correspondientes a damas s escriben en su respectiva forma
femenina como lo establece la Real Academia de la Lengua.
 Ejemplos:
 Alcaldesa
Ingeniera
Jefa

 Abreviaturas: En el texto de los oficios es incorrecto el uso de

abreviaturas. Se debe colocar las palabras completas, a excepción
de las que forman parte del nombre o razón social de la empresa
que así las tengan registradas y cuando se conoce que una
persona utiliza un nombre o apellido abreviado y en los
tratamientos en las líneas de encabezado y de copia.
 Ejemplo:
 Cía. Colombiana Tex S.A.
Carlos de J. García J.

 Oficio de un solo párrafo: Para la estética en la distribución del

oficio de un párrafo, es posible sobrepasar los limites de las
medidas convencionales, de la siguiente manera:

 Dejar tres interlíneas entre el margen superior y el número; otras

tres entre número y fecha.

Visto Bueno: En caso de que un oficio requiera visto bueno se tiene

en cuenta lo siguiente:
 En distribución vertical se ubica contra el margen izquierdo de
cuatro a seis interlíneas del cargo del firmante. La abreviatura de
visto bueno (Vo. Bo.), se escribe seguida del nombre del
funcionario responsable, en mayúscula sostenida o con mayúscula
inicial, en concordancia con el firmante y el destinatario. A una
interlineación se indica el cargo, con mayúscula inicial alineado con
la primera letra del nombre.
 Ejemplo:
 Vo. Bo. William Alfonso Riveros
Jefe División Recursos Humanos

 Plegado del documento: El doblez depende del sobre en el que se

guarde el documento.

 Si es un sobre convencional (rectangular), se lleva el borde inferior

de la hoja hasta aproximadamente 3 o 4 cm arriba de la mitad; se
efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia
abajo, dejando una pestaña de un centímetro, después se hace el
último doblez. Se inserta el documento en el sobre de manera que
quede en posición de lectura.

 Para sobre con ventanilla, el doblez se hace de acuerdo con las

dimensiones del sobre que emplee cada empresa y con la posición
de la ventanilla.
 Tipo y tamaño de letra de fácil lectura.

 El documento debe ser nítido.

 La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de

microfilmación.

 La transmisión del documento vía fax, exige el envío inmediato del

original, único respaldo de valor probatorio, si no se recibe el
original y el documento transmitido vía fax se encuentra en papel
térmico, éste se debe fotocopiar para garantizar la permanencia de
la información contenida.

El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la

preservación y conservación del documento. NO SE DEBE UTILIZAR
PARA DOCUMENTOS OFICIALES.
Es una comunicación de carácter externo enviadas por la institución a
empresas externas y recibidas de empresas externas a la institución.

DATOS DEL REMITENTE: razón social, logotipo, ciudad, dirección,

apartado, teléfono, fax, dirección electrónica y NIT de quien envía la
comunicación. Se deben ajustar a los lineamientos establecidos por la
empresa donde se labora. Tanto el encabezado como el pié de página
van centrados en la hoja en letra clara y legible, y deben ir en todas las
hojas que integran el documento.

NUMERO: Consecutivo, lo puede anteceder el código o iniciales de la

dependencia. De 2 a 3 interlíneas del margen superior

FECHA: Ciudad de origen, día, mes y año de la comunicación; Ej. (San

José de Cúcuta, 20 de agosto de 2003). A 2 interlíneas del margen
superior.

DATOS DEL DESTINATARIO: Los datos del destinatario se dirigen en

forma personalizada y se digitan hasta en ocho (8) renglones. De 4 a 6
interlíneas de la fecha

TRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial

(Señor, Señora, Doctor, Ingeniero.).

NOMBRE DEL DESTINATARIO: Se dirigen en forma personalizada, es

decir, al funcionario específico. Cuando se desconoce el nombre del
funcionario se dirigirá a la jefatura responsable. Se escriben los nombres y
apellidos en mayúscula sostenida. No se utiliza negrilla. (WILLIAM
ALFONSO DELGADO). A 1 interlínea.del tratamiento

CARGO: Se escribe con mayúscula inicial. (Gerente). Cargos extensos

pueden repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica. A 1
interlínea.del Nombre del destinatario.

EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida; se puede

emplear la razón social completa, sigla o acrónimo. (I. C. B. F., SENA o
Sena, Instituto de Seguros Sociales). A 1 interlínea.del cargo.

DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos. Se escribe la

misma dirección que se registra en el sobre. Opcional la abreviatura de
número No. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,...
(Carrera 57 14E-48). En caso de apartado el número se anota sin
separador de miles (Apartado 43567). A 1 interlínea.de la empresa.
NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aún tratándose de
correspondencia local. (Bucaramanga, Santander). A 1 interlínea.de la
dirección.

PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la

misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de
los datos.

ASUNTO ó REFERENCIA: (Opcional). Constituye la síntesis de la carta

en máximo cuatro palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza
450060). De dos (2) a tres (3) interlíneas de la ciudad.

SALUDO O VOCATIVO: Se utiliza para las damas el nombre y para los

caballeros el apellido. (Respetada Señora Gloria Cecilia Apreciado señor
García). De dos (2) a tres (3) interlíneas

TEXTO: Escrito que detalla el objeto de la comunicación. A 3 interlíneas

del saludo..

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos renglones del

texto. (Cordialmente, Cordial saludo, Atentamente.)

REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis renglones de la

despedida, sin centrar, en mayúscula sostenida. El cargo en el renglón
siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

■ LINEAS ESPECIALES

ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Después del

firmante a dos interlíneas seguida de dos puntos, a un espacio se
enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o
tipo de anexo. Anexo: Copia Resolución No. 421 (10 folios)

COPIA: Se colocan a dos interlíneas del firmante o de los anexos contra

el margen izquierdo y seguida de dos puntos, así: tratamiento, nombre,
cargo; separados por comas, si es externo se adiciona la empresa. (Sr.
Julio Sánchez Chacón, Gerente CENS E. S. P.). Si son varios
destinatarios puede ir uno debajo del otro.

Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.

IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: a dos renglones del firmante o del

último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial del
apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se
recomienda emplear letra Arial tamaño 8. (Ana Ortiz.)
PIE DE PÁGINA: Debe estar centrado en tipo de letra 11 y contener la
siguiente información:

Av. 11 Este 5AN -71 Guaimaral – PBX 5 74 68 88

www.herasmomeoz.gov.co
Cúcuta – Norte de Santander
 Tanto el encabezado como el pié de página van centrados en la hoja y
en letra clara tamaño 12, sin negrilla y sin cursivas.

 Los márgenes que se utilizarán a partir de los bordes de las hojas

serán los siguientes:
 Margen superior 3 a 4 centímetros
 Margen Inferior 2 a 3 centímetros
 Lateral izquierdo3 a 4 centímetros
 Lateral derecho 2 a 3 centímetros

 El encabezado va en todas las hojas que integran el documento.

 El código de la dependencia con su respectivo número consecutivo

deben ir en la parte superior izquierda de toda comunicación. Ejemplo:
XX – 0665 El consecutivo se puede colocar con numerador.

 Los datos del nombre de la ciudad de origen y de la fecha de envío, se

digitan a un renglón del número de la dependencia y en forma
completa. Ejemplo: San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010 (día,
mes y año); el mes correspondiente a la fecha de envío se escribirá
en letras minúsculas.

 Los datos del destinatario se digitan entre dos y cuatro renglones de

la ciudad y la fecha; dichos datos se deben digitar hasta en ocho
líneas. Ejemplo:

Ejemplo destinatario a nivel Nacional

Doctor
WILLIAM ALFONSO DELGADO
Jefe de Mercadeo
Maderable S.A.
Calle 65A 183 - 17 piso 2
Edificio Galeón
Chocó, Quibdo

b. Ejemplo destinatario a nivel Local o Municipal

Doctor
LUIS ALBERTO JAIMES GOMEZ
Jefe de Mercadeo
Maderable S.A.
Calle 12 12 - 17 piso 2
Edificio Santander
San José de Cúcuta

 En los memorandos y circulares se suprime el saludo, por lo general

deben ser comunicaciones concisas y poco extensas; en las demás
comunicaciones el saludo debe ser: cuando el destinatario es hombre,
“Respetado doctor” o Respetado señor” y si es mujer debe escribirse
el nombre “Respetada doctora Clara Ines; cuando no sea doctora
siempre será señora.

 Cuando se mencione una comunicación debe indicarse siempre el

número y la fecha de la misma.

 En lo posible se debe tratar un tema por comunicación, excluyendo los

personales y el tratamiento será de usted.

 No debe utilizarse negrilla, ni mayúscula sostenida, las mayúsculas

únicamente para escribir el nombre del destinatario y el remitente.

 Cuando se utilicen viñetas se debe dar un espacio entre cada una de

ellas y usar la sangría para una mejor presentación.

 El punto y coma, los dos puntos, comas, puntos seguidos y apartes,

deben ir pegados a la palabra inmediatamente anterior.

 Las únicas palabras que van centradas y con mayúsculas sostenidas

se emplean en los formatos de: RESOLUCIÓN, MEMORANDO,
CIRCULAR, CERTIFICACIÓN O CONSTANCIA.

 En caso de que se requiera el envío de anexos, se debe mencionar el

documento y entre paréntesis se indica el número de folios de cada
documento. Ejemplo: Anexo: Resolución 040 (8 folios).

 PÁGINAS SUBSIGUIENTES:

 La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre

destinatario, estos datos contra el margen izquierdo y el número de la
página al margen derecho. Ejemplo: Ingeniero Luis Carlos Jaimes

 El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de dos a cuatro

interlíneas del encabezado.

 En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos

renglones y se pasan dos a la nueva página.
 La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la
despedida.

 ASPECTOS GENERALES DE LA COMUNICACIÓN

 Las palabras escritas con mayúscula sostenida no se dividen.

 Conveniente tildar vocales escritas con mayúscula sostenida.

 No exagerar uso de mayúsculas sostenidas.

 Escribir con mayúscula inicial nombres propios, asimismo distinguir
nombre propio de término genérico.
 Utilizar debidamente la separación silábica y mecanográfica.
 Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida,
éstos se separan por un espacio en blanco. (1 cm, 1 g).
 Al mencionar fecha en texto se escribe completa (día, mes y año).

 Las cifras de dinero no se separan con espacio sino con coma en los
decimales, con punto en unidades de mil y apóstrofo para unidades de
millón. El signo de $ unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la
expresión en letras.
 En la escritura eventual de números dentro de un texto, del uno al
nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.
 Cuando los números hagan parte de rangos, grados, porcentajes, se
escriben en cifra.
 Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos
palabras.
 Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios,
indicativo entre paréntesis.
 Para la denominación de la hora local se utiliza modelo internacional
de 24 horas.
 Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del
nombre o razón social.

 Para cartas de un párrafo es conveniente modificar los límites de

medidas convencionales:

 3 interlíneas entre el margen superior y el número

 3 interlíneas entre el número y la fecha
 6 interlíneas para iniciar destinatario
 El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la
despedida.
 Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas.
 No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y
remitente.
ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT
ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad
ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de
registro.

ZONA 3
ZONA 1

ZONA 2

Zonas de la carta

REQUISITOS ESPECIFICOS:

a. Elaborar la comunicación en original y una copia: La original para el

destinatario, copia para el recibido del remitente que se conservará en
el archivo de gestión. El número de copia aumentará, en caso de que
sea estrictamente necesario.
a. Elaborar la comunicación en tamaño carta.
b. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y
cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.
c. Para la firma de las comunicaciones externas los únicos
autorizados son el Gerente y Subgerentes y Asesores.
30000- XXX [A.DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO CON NUMERADOR ]
San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010 [B.CIUDAD Y FECHA (D-MA)]

Doctora [TRATAMIENTO]
BELINDA BARRIOS BARRIOS [NOMBRE DESTINATARIO]
Gerenta [CARGO] C
Cooperativa Progresemos [ENTIDAD]
Calle 18 No. 21-22 Barrio Blanco [DIRECCION O APARTADO]
Bucaramanga, Santander [NOMBRE DE LA CIUDAD Y DPTO]

Asunto: Consulta estado de cuenta. [D. ASUNTO]

Cordial Saludo doctora Belinda: [E. SALUDO]

En mi carácter de asociada de esa Cooperativa, me permito solicitarles

me informen sobre el estado de mi crédito, con el fin de definir si es
posible efectuar un cruce de cuentas.

Les agradezco enviarme la información a la Dirección Seccional en el

transcurso de la presente semana. [F. TEXTO]

Cordialmente, [G. DESPEDIDA]

H
ROCIO ISABEL GUTIERREZ [REMITENTE]
Directora Seccional [ CARGO]

Anexos: [ I. LINEAS ESPECIALES]

Copia: [J. TRATAMIENTO, NOMBRE Y

CARGO;
I ES EXTERNA SE ADICIONA
EMPRESA]
Luis C. [ K. IDENTIFICACIONTRANSCRIPTOR]
Antecedente [L. COLOCAR NÚMERO y fecha DE
RADICADO DEL DOCUMENTO
QUE SE CONTESTA]
DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN
INFERIOR
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para
transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales,
regionales, nacionales o internacionales.

* MÁRGENES (Igual a la carta)

Denominación del documento: se escribe a dos o tres interlíneas del

encabezado en mayúscula sostenida y centrada.

Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código

dependencia, a dos o tres interlíneas de la palabra MEMORANDO.

Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben a dos o

tres interlíneas del número consecutivo.

Encabezamiento:

■ A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica la

preposición PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos
del destinatario con mayúscula inicial.
■ A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE en
mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del
remitente con mayúscula inicial..
■ A dos renglones de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO,
seguida de dos puntos. Al frente se escribe la síntesis del documento con
mayúscula inicial, en máximo cuatro palabras.

Texto: Se inicia a tres o cuatro interlíneas del asunto contra el margen

izquierdo.

En este caso al final del texto aparece la firma sobre el nombre

mecanografiado sin el cargo.

Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma

provisional se hace aclaración escribiendo entre paréntesis y con
mayúscula la letra E. seguida de punto después del cargo

La despedida, las páginas subsiguientes y las Líneas especiales:

Anexos, copias e identificación del transcriptor, se aplican igual que en la
carta.
a. Elaborar la comunicación en original y una copia: La original para el
destinatario, copia para el recibido del remitente que se conservará
en el archivo de gestión. El número de copia aumentará, en caso
de que sea estrictamente necesario.
b. Elaborar la comunicación en tamaño carta.
c. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y
cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.
d. Para la firma de las comunicaciones internas los únicos autorizados
son el Gerente, Subgerentes, Asesores, Líderes y Coordinadores.
 MEMORANDO [A. NOMBRE DEL DOCUMENTO]

30000 - XXXX [B. DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO]

San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010[C.CIUDAD Y FECHA(D-M-A)]

PARA: Doctora Karla Katherine Carrascal, Asesora de Planeación D

[D.Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado
por coma]

DE: Gerente (e) [E.CARGO Y DEPENDENCIA] E

ASUNTO: Plan de Desarrollo Institucional. [F. ASUNTO]

Con el objetivo de atender la solicitud de información de la Contraloría con

G
radicado 0533 del 14 de diciembre de 2.009, agradezco presentar un
informe general sobre las actividades cumplidas a la fecha contempladas
en el Plan de Desarrollo Institucional. [G. TEXTO]
Cordialmente, [H.DESPEDIDA] H

WILLIAN ARMANDO GARCIA [I.REMITENTE] I

J
Anexo: Uno (Tres hojas) [J.LINEAS
ESPECIALES]

Copia: Dra. Leonor Jaimes, Asesora de Control Interno

K
[K.TRATAMIENTO, NOMBRE Y CARGO]

Ana Ortiz. [L.IDENTIFICACION TRANSCRIPTOR] L

DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN

INFERIOR
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el
mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios.
MÁRGENES: Superior 3 cms
Inferior 3 cms
Izquierdo 3 cms
Derecho 3 cms

Circular externa: Comunicación de carácter general dirigida a varios

destinatarios con el mismo texto o contenido, utilizada para dar a conocer
a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios, cambios
u otras informaciones de carácter general.

Circular interna o general: Comunicación con el mismo contenido,

utilizada para dar a conocer internamente actividades de la Institución, así
como normas generales, cambios, políticas, disposiciones, ordenes y
asuntos de interés común.

Denominación: A dos o tres interlíneas del margen superior se escribe

la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida y centrada.

Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código

dependencia. A dos o tres interlíneas de la palabra CIRCULAR.

Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben a dos o

tres interlíneas del número

Destinatario: A tres interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado,

en mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS)

Asunto: Opcional. Síntesis en máximo cuatro palabras, a 3 renglones del

DESTINATARIO con mayúscula inicial y seguida de dos puntos.

Texto: A tres o cuatro interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y

doble entre párrafos.

Despedida: Expresión de cortesía a 2 renglones del texto, contra el

margen izquierdo. Breve o frase terminada en punto.

Remitente: El nombre se coloca de cuatro a seis interlíneas de la

despedida en mayúscula sostenida. El cargo a una interlínea del nombre,
con mayúscula inicial sin centrar
Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la
carta

PÁGINAS SUBSIGUIENTES

● La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la

fecha o número y el número a la derecha.
●El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado.
●Demás recomendaciones de la carta comercial.

CIRCULAR EXTERNA:

Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para

varios destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393
(Se aplicó en la descripción del Oficio)

REQUISITOS ESPECIFICOS:

a. Elaborar la comunicación en original y anexo un listado de recibido

como constancia de entrega a los destinatarios que se conservará en
el archivo de gestión.
b. Elaborar la comunicación en tamaño carta.
c. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y
cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.
d. Para la firma de las Circulares Internas los únicos autorizados son
el Gerente, Subgerentes, Asesores, Líderes y Coordinadores.
 CIRCULAR A

30000 - XXX [DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO CON NUMERADOR ] B

San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010 [CIUDAD Y FECHA] C

PARA TODO EL PERSONAL DE LA ADMINISTRACIÓN D

Asunto: Informe de equipos [ASUNTO] E

Les solicito informar, mediante un listado la cantidad de equipo de

cómputo instalados con el respectivo número de inventario, con el objetivo
F
de corroborar y actualizar el inventario institucional.

Agradezco enviarme la información al área de Almacén en el transcurso

de la presente semana. [F. TEXTO]
Cordialmente, [G. DESPEDIDA] G

Nidia Cárdenas Cáceres [REMITENTE] H

Jefe Recursos Físicos [CARGO]
I
Anexos: Formato (Uno) [LINEAS ESPECIALES]

Copia: En caso de que aplique [TRATAMIENTO, NOMBRE Y J

CARGO]

Ana Ortiz. [IDENTIFICACION TRANSCRIPTOR] K

DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN

INFERIOR
 CIRCULAR

10000-21

San José de Cúcuta, 10 de febrero de 2010

PARA TODO EL PERSONAL ADMINISTRATIVO

Asunto: Capacitación Gestión Documental

Con agrado informo a todo el personal administrativo de esta institución

que del 5 al 20 de marzo se estará llevando a cabo la capacitación sobre
Gestión Documental la cual se anexan los temas.

La doctora Nancy Duque López, Instructora del SENA será la persona

encargada de este evento, favor acercarse a la oficina de talento Humano
para realizar la respectiva Inscripción.

Cordialmente,

ANA AMELIA ORTIZ TORRES

Gerenta

Anexo: un folio

Copia: Sra. Karla Bermúdez, Jefe Talento Humano

Karen O.

Av. 11 Este 5AN -71 Guaimaral – PBX 5 74 68 88

www.herasmomeoz.gov.co
Cúcuta – Norte de Santander
CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado
que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen

hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden

ser:

Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de

trabajo, jornada laboral, comportamiento, etc.

Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos,

documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc..

ESTILOS

BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen

derecho.

REQUISITOS

MÁRGENES: Igual a los demás documentos.

PARTES

NÚMERO: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y según el

estilo.

FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa

CARGO: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido

por EL-LA.

IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR

seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula
sostenida. (Puede utilizarse negrilla).

TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la

conjunción Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en
mayúscula sostenida e identificación).
•Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre
párrafos.
•Se redacta en tercera persona.
•En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la
certificación y de preferencia se incluye el destinatario.

FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas y según el estilo

.
TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo.

REQUISITOS:

a. El documento se debe elaborar en tamaño carta

b. Se debe producir en original y una copia, la original para el
solicitante y la copia para el archivo de gestión.
c. El documento original y copia deben tener el encabezado y pie de
página oficial de la HUEM.
30000- XXX

San José de Cúcuta,

EL COORDINADOR DE TALENTO HUMANO

HACE CONSTAR

Que revisada la historia laboral del doctor *********, identificado con

Cédula de Ciudadanía N°.********, se evidenciaron liquidaciones y
FECHA Y N° FONDO DE VALOR
NOMBRE N° C.C.
RESOLUCIÓN CESANTÍAS LIQUIDADO

N.N. ******

reconocimientos de auxilio de cesantías por los valores siguientes:

La presente certificación se expide por solicitud del dr. *********, con
destino al Banco Davivienda.

CARLOS DAVID ROJAS RICO

Lucy Torres.

DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR

 2 a 3 interlíneas
30000- XXXX Código oficina – Numeración consecutiva
2 a 3 interlíneas
San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010

3 a 4 interlíneas

LA JEFE ASESORA DE PLANEACION

3 a 4 interlíneas

CERTIFICA:
3 a 4 interlíneas

Que la señora LEONOR JAIMES ROJAS, identificado con cédula de

ciudadanía 65.345.678 de Bucaramanga, asistió al evento de capacitación
“Diseño, Elaboración e Implementación de Proyectos desde el 10 de
octubre de 2009 y desempeña el cargo de Profesional de Apoyo Gestora
de Proyectos en la Oficina de Planeación.

Esta constancia se expide para la Cooperativa PROGRESEMOS, con el

objetivo de adjuntar a la hoja de vida.

4 a 6 interlíneas

KARLA KATHERINE CARRASCAL

2 interlíneas
William Laguado.

DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR

Es una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene
carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de
competencia del servicio.

REQUISITOS:
a. El documento se debe elaborar en tamaño oficio
b. El documento se debe producir en original y dos copias, la original
para conservar en la Gerencia en el consecutivo, la primera copia
para el archivo de Gestión de la oficina y la Segunda copia para el
interesado.
c. El documento original y copias deben tener el encabezado y pie de
página oficial de
la Empresa.
 RESOLUCIÓN No.

(Fecha)

“Por la cual se… “

EL GERENTE DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL

UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ

En ejercicio de sus facultades legales estatutarias y en especial de la

conferidas por el acuerdo 01 de 1996 artículo 29 numeral 12 y,

CONSIDERANDO:

Que…

Que…

Que…

Que…

Que…

DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR

Hoja No. 2 de la Resolución No. de fecha
Por medio de la cual…
RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: …

ARTÍCULO SEGUNDO: …

ARTÍCULO TERCERO: …

ARTÍCULO CUARTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de

su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en San José de Cúcuta, a

ANA AMELIA ORTIZ TORRES

Iniciales de quien elabora

DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR

Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
Este registro cumple con la información que plantea la Norma Técnica
Colombiana, en donde se agregó la información necesaria para la
institución.

FORMATO ACTA DE REUNIONES CODIGO ESE

DEL HUEM-
FORMA OAP-FAR-
TO: 2008-97
FECHA DE ULTIMA
ELABORÓ VERIFICÓ APROBO VERSION
ACTUALIZACION:
Profesional
de Apoyo
Asesora de Asesora de
Oficina 02 Marzo 19 de 2009
Planeación Planeación
Asesora de
Planeación
Lugar: [A.]
Actividad: [B.]
Acta No.: [C.] Fecha: [D.] Hora: [E.]
Asistentes: [F.]
NOMBRES CARGO

1. Temas a tratar [G.]

2. Resumen de los temas tratados y conclusiones [H.]

3. Decisiones [I.]

4. Compromisos [J.]

DESCRIPCION RESPONSABLE FECHA LIMITE DE

 CUMPLIMIENTO

En constancia firman:

Nota: Se adjunta listado de asistencia como soporte de aceptación del acta y

adopción de compromisos.

A. Lugar: Se debe escribir el nombre del lugar donde se realizó la

reunión
B. Actividad: Se debe escribir el nombre completo del grupo de la
reunión
C. Acta No.: Se debe escribir el número del acta consecutivo con número
y año.
D. Fecha:Se debe colocar la fecha completa de producción del
documento
y/o reunión.
E. Hora:Se debe escribir la hora en tiempo meridiano. Ejemplo: Desde las
4:00 hasta las 18:00 horas.
F. Asistentes: Se describe el título, nombre y cargo de los asistentes que
conformen el Comité o equipo de trabajo en las columnas: Nombre /
Cargo.
G. Temas a Tratar: Se describe enumerados en literales a. b. c .,….
Cada uno de los temas a tratar.
H. Resúmenes de los temas tratados y conclusiones: Describir cada
uno de los temas a tratar con el respectivo desarrollo separados con
literales a. …b.
I. Decisiones: Se describe las decisiones tomadas enumeradas por
literales ejemplo: a. ….b. …..c. …..
J. Compromisos: Describir los compromisos adquiridos en el comité
para la próxima reunión en las respectivas columnas señaladas a
continuación:
Descripción
Responsable
Fecha límite cumplimiento
En constancia firman:
REQUISITOS ESPECIFICOS:

a. Elaborar el documento en tamaño carta.

b. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y

cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.

c. Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles

intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos y claros y que
hagan énfasis en las determinaciones tomadas.

d. Se presenta el nombre de la persona que presenta una moción

pero es necesario escribir quienes se adhieren a ella.

e. Las intervenciones de los asistentes se mencionan con nombre

completo.

f. Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos

emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos
se registran los resultados y los nombres completos.
g. Se debe escribir el nombre de la persona que de acuerdo con los
estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que actúa
como secretario de la misma.
h. Es conveniente que el Presidente y el Secretario coloquen su
rúbrica en las actas.
i. Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan
una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al
acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo,
se escribe la palabra Anexo a Anexos seguida de dos puntos y con
mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad, de preferencia
clarificar el número de hojas.
FECHA: ______________________ [A.] REUNION:
_______________________ [B.]

NOMBRE[C.] DEPENDENCIA CORREO TELEFONO FIRMA [G.]

[D.] ELECTRONICO [F.]
[E.]

Descripción para el diligenciamiento

A. Fecha: Registrar la fecha en que se realiza la reunión.
B. Reunión: Registrar el nombre del tema de la reunión o nombre del
comité.
C. Nombre: Registrar el nombre del asistente
D. Dependencia: Registrar el nombre de la dependencia en donde labora
el asistente
E. Correo Electrónico: Registrar la dirección de correo electrónico del
asistente
F. Teléfono: Registrar el número de teléfono y/o extensión del asistente
G. Firma: El asistente debe firma la participación en la reunión

REQUISITOS ESPECIFICOS:

a. Elaborar el documento en tamaño carta.

b. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y
cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.
Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.
Con el objetivo de agilizar el envío, se debe implementar el sobre de
Ventanilla.

PARTES

Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL,

PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las
cuales se ubican centradas en la parte inferior.

Tercio central para ubicar datos del destinatario. Espacio de ventanilla.

Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo.

ASPECTOS GENERALES SOBRES

•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.

•Se recomienda que los sobres de Manila lleven impresos el membrete.
•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con
el tamaño.
•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.
•Para sobres de Manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir
los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y
medio•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de
manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se
deja la solapa al lado derecho.
•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir
número telefónico antes de la ciudad.
•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del
sobre y se recomienda un tamaño apropiado.
•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera
al documento.
 SOBRE OFICIAL

a. TAMAÑO MEDIO OFICIO DE VENTANILLA

ZONA 1

ZONA
2 ZONA 3

Av. 11 Este 5AN -71 Guaimaral - PBX 574 6888

www.herasmomeoz.gov.co
Cúcuta – Norte de Santander

Distribución en tercios iguales

b. SOBRE DE MANILA TAMAÑO CARTA Y/O OFICIO

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369

Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío.

PARTES

Tercio izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL,

CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se
ubican centradas en la parte inferior.

Tercio central para ubicar datos del destinatario.

Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo.

ASPECTOS GENERALES SOBRES

•El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.
•Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete.
•En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con
el tamaño.
•El tamaño debe ser el adecuado según anexos.
•Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir
los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y
medio•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de
manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se
deja la solapa al lado derecho.
•Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir
número telefónico antes de la ciudad.
•Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del
sobre y se recomienda un tamaño apropiado.
•Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera
al documento.
ZONA 1

REMITENTE

ZONA 2
DOCTOR
JUAN LUIS RESTREPO
GERENTE
INCORA
APARTADO 1250
NEIVA, HUILA
Ejemplo. Sentido de escritura en el sobre de Manila
 HOJA DE TRANSMISIÓN POR FAX

Fecha (d/m/a) No de Control

DATOS DEL DESTINATARIO

NOMBRE: Telefax No.

CARGO: Ciudad:

EMPRESA: País:

DATOS DEL REMITENTE

NOMBRE:

CARGO:

Asunto o mensaje:

No. De hojas transmitidas Incluyendo esta: Firma:

Nombre de destinatario que confirma: Fecha:

Con el objetivo de manejar la imagen corporativa de la Institución se

producirá este documento para darle formalidad al envío de documentos
por vía fax

REQUISITOS ESPECIFICOS:

a. Elaborar el documento en tamaño carta.

b. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y
cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.
DEFINICIÓN: Documento que describe o da a conocer el estado de
cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.

CLASIFICACIÓN

De acuerdo con los requerimientos de la entidad: En periódicos o

esporádicos

De acuerdo con el número de hojas: En cortos, hasta la página número 10

y en extensos, a partir de la página 11.

REQUISITOS

MARGENES: Los mismos de la carta; para el encabezado de segundas

hojas, igualmente.

INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una

idea global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y
glosario.

CUERPO DEL INFORME: Constituye la parte central del documento y

está conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y
recomendaciones

Consúltese la Norma Icontec 3588

INFORME CORTO: Consta de las partes que se explican a continuación.

El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime
conveniente

RAZÓN SOCIAL: Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el

margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que
no la tiene impresa.

DEPENDENCIA: A interlineación doble, bajo la razón social se escribe el

nombre de la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y
contra el margen izquierdo.

NUMERO O CODIGO: En caso de requerir el número o el código de

identificación, éste se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia,
contra el margen derecho, así:
1300-023

TITULO: A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del

informe, centrado y en mayúscula sostenida.

FECHA: A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo, se

escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida, seguida de dos
puntos ( : ). Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con
mayúscula inicial.

AUTORÍA DEL INFORME: A interlineación de uno y medio a dos debajo

de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se
escribe una de las siguientes expresiones, seguida de dos puntos ( : ),
ELABORADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los
nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y
la autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.

OBJETIVO: El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma

breve, el propósito del mismo y se presenta, así:

De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra

OBJETIVO, seguida de dos puntos ( : ), en mayúscula sostenida y contra
el margen izquierdo. A dos espacios de este enunciado, se expresa la
finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más de
un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen
izquierdo.

ESCRITURA DE TEXTO: El informe corto, generalmente consta de un

capítulo único, de requerir numerales se escriben contra el margen
izquierdo.

CONCLUSIONES: (Opcional) En caso de incluirlas se procede así: la

palabra CONCLUSIÓN o CONCLUSIONES se escribe en mayúscula
sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del
último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia de dos a
cuatro renglones del título.

FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o

autores. El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis
renglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con
mayúscula inicial.

TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del

transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante.
4 interlíneas

INFORME DE GESTION

4 interlíneas

FECHA: San José de Cúcuta, 17 de diciembre de 2009

(1.5 a 2 interlíneas)
ELABORADO POR: Ana Amelia Ortiz
Rocío Isabel Gutiérrez

2 a 4 interlíneas

OBJETIVO: Desarrollar los avances y determinar el cumplimiento de

labores, según el cronograma establecido.

2 a 4 interlíneas

TEXTO ( 1.5 o 2 interlíneas).

___________________________________________________________
___________________________________________________________
________________________________________.

CONCLUSIONES
2 a 4 interlíneas
___________________________________________________________
______________________________________.

4 a 6 interlíneas

NOMBRE COMPLETO
Cargo

Transcriptor
Esquema del informe Corto
REQUISITOS ESPECIFICOS:

a. Elaborar el documento en tamaño carta.

b. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y
cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas

en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado

que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no

iniciales de una razón social.

Anexo: Documento o soporte que acompaña a una comunicación.

Asunto: síntesis del contenido de una comunicación

Antecedente: Corresponde al radicado que se le dio a la comunicación

en el momento de ingresar a la Entidad.

Bloque extremo: Estilo de carta en donde todas las líneas parten del
margen izquierdo.

Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales

entre empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre
las empresas y sus empleados

Copia: fiel reproducción de un documento.

Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado,

teléfono, fax, dirección electrónica y NIT de quien envía una
comunicación.

Despedida: palabra o frase de cortesía al final de una comunicación.

Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.

Encabezado: identificación institucional que normalmente indica el

nombre y logotipo de la entidad.

Fecha: día, mes y año de elaboración de una comunicación.

Logotipo. Símbolo que identifica a una entidad.

Membrete: inscripción que identifica el contenido de una carpeta.

Número o referencia: identificación alfanumérica del documento.

Pié de página: identificación institucional que normalmente contiene la

dirección, teléfono y página Web de la entidad.

Razón social: nombre que identifica a una entidad

Remitente: nombre, apellidos y cargo de quien firma una comunicación.

Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía

Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de

una razón social.

Texto: cuerpo del mensaje.

Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.

Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos

impresos o escritos.