MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran

en forma sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de
informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los
criterios de desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir
con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y
administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su
relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se
encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se
utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que
contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen
claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo
que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin.
Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de
decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan
la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las
unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a
nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de
orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada
realizacin de las actividades que se le han encomendado.
Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada
empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando
se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los
aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve
limitado nicamente por las exigencias de la administracin. Son documentos
eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones peridicas,
para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa
moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente

conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la

empresa.
Un manual sin revisin y anlisis cuyo contenido permanezca esttico se
convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta til puede constituir una
barrera que dificulte el desarrollo de la organizacin.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de
las diferentes reas de la organizacin, en concordancia con la misin, visin y
objetivos de la direccin de la misma.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos
reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo
cual de ninguna manera le restan importancia.
Entre las Ventajas ms importantes segn Gmez (1994), se encuentran
las siguientes:

Logra y mantiene un slido plan de organizacin.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Facilita el estudio de los problemas de organizacin.

Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones

necesarias en la organizacin.

Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin

del personal clave.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la

organizacin.

Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones.

Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos

niveles.

La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la

evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada
quien.

Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms

antiguos.
Otras ventajas que pudieran resultar de la implantacin del manual de
organizacin son las siguientes:

Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.

Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los

procedimientos, las funciones, las normas, etc.

Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs

del tiempo.

Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.

Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.

Entre las desventajas ms comunes podemos resaltar las siguientes:

Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar

Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un

manual y conservarlo al da.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

Otros inconvenientes resultantes podran ser los siguientes:

Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las

operaciones.

El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.

Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.

Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los

informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

OBJETIVOS Y BENEFICIOS
Entre los objetivos y beneficios de la elaboracin de Manuales
Administrativos destacan:

Fijar las polticas y establecer los sistemas administrativos de la organizacin

Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones de

cada rea integrante de la organizacin

Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

Asegurar y facilitar al personal la informacin necesaria para realizar las

labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios

Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando

funciones de control y supervisin innecesarias

Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en

general

Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos

necesarios para el desempeo de sus atribuciones

Constituir una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de

los sistemas y procedimientos

Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal

Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as

como de sus propios papeles y relaciones pertinentes

Regular el estudio, aprobacin y publicacin de las modificaciones y cambios

que se realicen dentro de la organizacin en general o alguno de sus
elementos componentes.

Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con los

dems integrantes de la organizacin.

Delimitar claramente las responsabilidades de cada rea de trabajo y evita los

conflictos inter-estructurales.

LIMITANTES EN LA ELABORACION DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS
Indudablemente la elaboracin y utilizacin de Manuales Administrativos
tambin tiene sus limitantes las cuales en relacin a los beneficios descritos
son de menor importancia:

Su diseo y actualizacin tiene un alto costo en trminos de tiempo y dinero.

Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas

ocasiones son excesivamente rgidos y formales.

Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusin por ser
muy amplios en su contenido

Algunos de ellos son difciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar

confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones

Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la
mayora de los casos voluminosos en contenido

En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para
proteger sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino est
establecido debidamente en el Manual.

CLASIFICACION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

La clasificacin de los Manuales puede resumirse en Generales y
Especficos, siendo los Generales aquellos que contienen informacin de
aplicacin universal para todos los integrantes de la organizacin y Especficos
los que su contenido est dirigido directamente haca un rea, proceso o
funcin particular dentro de la misma.

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que

existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace nfasis en
tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la
comprensin del tema central objeto de estudio:

De Organizacin

De Normas y Procedimientos

De Puestos y funciones

Manual de organizacin
Es un manual que explica en forma general y condensada todos
aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a
todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse
con ella. En trminos generales, expone con detalle la estructura de la
empresa, seala las reas que la integran y la relacin que existe entre cada
una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.
Su contenido es muy variado y su impacto ser el resultado de la
creatividad y visin que los responsables de su elaboracin redacten dentro de
l. Dentro de este contenido se sugiere:

Historia y Descripcin de la Empresa

Misin, visin y objetivos de la empresa

Legislacin o base legal

Estructura de la organizacin (organigrama General)

Estructura de cada una de las reas componentes de la

organizacin en general (Organigrama por rea)

Normas y polticas generales

Manual de normas y procedimientos

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a travs de la

descripcin de los procedimientos que se utilizan dentro de la organizacin y la
secuencia lgica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de
las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Ayudan a facilitar la
supervisin del trabajo mediante la normalizacin de las actividades, evitando
la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos,
facilitan la labor de la auditora administrativa, la evaluacin del control interno y
su vigilancia.
Contiene un texto que seala las normas que se deben cumplir para la
ejecucin de las actividades que integran los procesos, se complementa con
diagramas de flujo, as como las formas y formularios que se emplean en cada
uno de los procedimientos que se describan. El Manual de Normas y
procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que
integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo
en forma general representara ser un documento muy complejo, por pequea
que sea la organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada procedimiento de trabajo y las
normas que giran alrededor de l; por lo tanto la integracin de varios de ellos
representa al Manual de Normas y Procedimientos.
La descripcin de procedimientos abarca la siguiente informacin:

Identificacin del procedimiento

Nombre

rea de desempeo

Codificacin

Descripcin Genrica (objetivo)

Normas generales

Responsable de cada una de las actividades que lo integran

Nmero de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)

Descripcin de cada una de las actividades que lo integran

Manual de puestos y funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones especficas

de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a travs de
la descripcin de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. Se
utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional,
es decir que estn divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas
que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las caractersticas
de

cada

puesto

de

trabajo, delimitando

las reas de

autoridad

responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada funcin de la

organizacin.
Describe el nivel jerrquico de cada puesto dentro de la organizacin,
as como su relacin de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el
puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones est
subordinado directa e indirectamente y cul es su relacin con otros puestos de
trabajo. Al igual que el Manual de Normas y procedimientos tambin es
aconsejable elaborarlo para cada una de las reas que integran la estructura
organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general
representara ser un documento muy complejo, por pequea que sea la
organizacin.
Est integrado por la descripcin de cada puesto de trabajo y los perfiles
ideales para la contratacin de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la
integracin de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.
La descripcin de puestos de trabajo abarca la siguiente informacin:

Identificacin del Puesto de Trabajo

Nombre

rea de desempeo

Codificacin

Descripcin Genrica (objetivo)

Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto

Diarias o frecuentes

Semanales

Quincenales

Mensuales

Trimestrales

Semestrales

Anuales

Ocasionales o eventuales

Requisitos del ocupante del puesto (perfil)

Nivel acadmico

Habilidades y destrezas

Conocimientos tcnicos y/o especficos

METODOLOGIA PARA SU ELABORACION

Para la elaboracin de los Manuales Administrativos no existen reglas
universales, ni metodologas pre-establecidas, solamente existen lineamientos
lgicos para su conformacin, los cuales pueden integrarse de la siguiente
forma:

Recopilacin de informacin

Interpretacin y diseo de la informacin

Elaboracin del manual

Aprobacin y actualizacin del manual

Recopilacin de informacin
La recopilacin de informacin depender de las condiciones especficas
del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener
presente el objetivo general y los objetivos especficos del Manual, definir a
quienes estar dirigido, los trminos que sern utilizados dentro de l y todos
aquellos aspectos tcnicos que se adecen a las caractersticas particulares
del documento.
La informacin debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la
organizacin, obviamente para la elaboracin de Manuales de tipo general, la
informacin debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras
que para la elaboracin de los Manuales especficos la informacin debe ser

recopilada directamente de los responsables de los procesos y las funciones

objeto de estudio. La informacin puede ser recopilada a travs de entrevistas
directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observacin directa,
es recomendable utilizar las tres tcnicas e interrelacionar la informacin
resultante en cada una de ellas.

Interpretacin y diseo de la informacin

La etapa de interpretacin y diseo de la informacin, no es ms que
darle forma a la informacin recopilada bajo lineamientos tcnicos y el criterio
del personal encargado de elaborarlos. Interpretar la informacin significa
analizar en todos los datos recopilados, su importancia y aporte al diseo del
Manual, probablemente mucha de la informacin no ser necesario incluirla
dentro del documento por considerar que no agrega ningn valor para los
usuarios directos, pero tambin se puede determinar que an hacen falta
algunos otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de
recopilacin de informacin.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la
informacin recopilada verbalmente contra la informacin que proviene de las
respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa. La
depuracin y complemento de informacin es muy importante para no elaborar
documentos administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la
informacin al momento de ser diseada es importante que sea revisada por
los entrevistados y aprobada por los funcionarios superiores de cada uno de
ellos. El diseo del Manual es darle forma a la informacin para crear un
borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y
realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensin.

Elaboracin del manual

La elaboracin del Manual es la etapa ms sencilla pero laboriosa de la
metodologa, su finalidad es la creacin del documento final bajo lineamientos

claros y homogneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la

comprensin y la adecuada aplicacin de los usuarios directos del documento y
de todos los niveles jerrquicos de la organizacin. Debe evitarse el uso de
tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual especfico para
una tarea de tipo tcnico. Dentro de la elaboracin del manual es importante
incluir las conclusiones y recomendaciones que ayuden a facilitar la
interpretacin del contenido del mismo.

Aprobacin y actualizacin del manual

La etapa de aprobacin de los Manuales independientemente a su
objetivo particular es de suma importancia para la adecuada utilizacin de los
mismos y para el fomento de dicha cultura dentro de la organizacin en
general. El rgano encargado de la aprobacin de los Manuales puede ser el
Gerente General, el Jefe de la dependencia, un departamento y/o comit
especfico para el efecto, etc. No importa quin o quienes lo aprueben lo
importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que
solamente de esa forma los Manuales sern consultados y respetados por
todos los integrantes de la organizacin.
Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente,
su elaboracin ser un trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos
bastante altos. Toda modificacin y/o ampliacin al contenido del Manual debe
realizarse por medio de los encargados de la elaboracin y diseo de los
mismos, y a su vez ser aprobados por el rgano competente para que tenga la
validez y el respaldo necesario. Cualquier modificacin que se realice por
separado y que no se comunique formalmente puede considerarse invlida y
los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organizacin
podrn hacer caso omiso a las mismas.