JAMSA NDT PANAM, S.A.

Control de Calidad en Soldaduras,

Inspecciones y Consultoras
MANUAL DE CALIDAD

Identificacin:
PROC-G-004
Revisin:
1.0
Inicio de vigencia:
Septiembre 2014

Procedimiento para para control

de registros.

JAMSA NDT S.A.

Documento controlado, prohibida su reproduccin parcial o total sin autorizacin.

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Septiembre 2014

DOCUMENTO CONTROLADO
PROC-G-004 Procedimiento para control de registros.
Copia controlada No. : 001

Nombre

Puesto o
funcin

Ing. Juan Arvalo

Supervisor

2014-09

Revis:

Ing. Mario Muoz Wong

Gerente
General

2014-09

Aprob:

Ing. Mario Muoz Wong

Gerente
General

2014-09

Elabor:

Firma

Fecha

Localizacin del documento: Archivo Administrativo

Control de Cambios
Estado
Vigente

Fecha de
Inicio de
vigencia
2014-09-25

Revisin
01

Descripcin del cambio

realizado
Ninguno (versin original).

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Realiz

Revis

Aprob

JAP

MMW

MMW

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Inicio de vigencia:
Septiembre 2014

NDICE
1.

OBJETIVO Y ALCANCE. _____________________________________________ 4

2.

DEFINICIONES Y NOTACIONES. ______________________________________ 4

3.

REFERENCIAS. ____________________________________________________ 4

4.

DESARROLLO. ____________________________________________________ 4
4.1.

Generalidades. _________________________________________________________ 4

4.2.

Control de documentos. _________________________________________________ 5

4.3.

Proteccin y legibilidad de los documentos (registros) ________________________ 5

4.4.

Prstamo y devolucin de documentos (registros) ___________________________ 6

5.

6.

RESPONSABILIDADES ______________________________________________ 6
5.1.

Gerente general. _______________________________________________________ 6

5.2.

Gerente administrativo. _________________________________________________ 6

5.3.

Gerente de tcnico. _____________________________________________________ 7

5.4.

Gerente de Calidad. _____________________________________________________ 7

FORMATOS RELACIONADOS. ________________________________________ 7

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Septiembre 2014

1. OBJETIVO Y ALCANCE.
El presente documento detalla y describe los pasos a seguir por JAMSA, para adquirir
suministros y contratar servicios clave para la ejecucin de inspecciones y servicios
contratados. Para garantizar la calidad de los servicios prestados, JAMSA se asegura de
adquirir equipos, materiales y suministros que cumplan con los ms altos estndares de
calidad.

2. DEFINICIONES Y NOTACIONES.
Son de uso de este procedimiento las definiciones y notaciones contempladas en los
documentos de referencia del mismo.

3. REFERENCIAS.

ISO/IEC 17020

4. DESARROLLO.

4.1. Generalidades.
a. Es responsabilidad de la gerencia general, administrativa y tcnica informar a la
gerencia de calidad el establecimiento de nuevos registros o su retiro, lo mismo
que cualquier novedad sobre los mismos para que actualice el listado maestro de
registros.
b. Los registros del Sistema de Gestin de Calidad deben permanecer legibles,
fcilmente identificables y recuperables; adems deben conservarse en perfecto
estado, sin tachaduras, enmendaduras o comentarios.
c. La clasificacin, almacenamiento, conservacin y disposicin de los registros
depende de cada proceso en el que se genere.
d. Los registros del Sistema de Gestin de Calidad se deben almacenar de tal forma
que se puedan consultar con facilidad, deben permanecer en un medio ambiente
adecuado para prevenir el deterioro o dao y para evitar su prdida.
e. Los registros generados en el Sistema de Gestin de Calidad, aquellos no
confidenciales, pueden ser consultados por cualquier persona de JAMSA.

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4.2. Control de documentos.

Los siguientes son los criterios a considerar para el control de registros y documentos del
Sistema de Gestin de JAMSA, los cuales estn claramente explcitos en la Lista Maestra
de control de Documentos y Registros FOR-G-006 Formato para control de registros.
a. RETENCIN: El tiempo durante el cual sern guardados los documentos en el
archivo de cada Proceso, teniendo en cuenta los aspectos legales, contractuales y
por experiencia. El tiempo de retencin lo determina cada rea de acuerdo al tipo
de documento a archivar.
b. DISPOSICIN FINAL: Una vez se cumpla el tiempo de retencin en el archivo
de cada Proceso los tipos de disposicin definidos son: Conservacin Total (CT),
Digitalizacin (D) - despus de digitalizar los registros se procede a realizar
backup, segn lo establecido en el PROC-T-004 Procedimiento para respaldar la
informacin en formato electrnico, y Eliminacin (E).
En la Lista Maestra de control de Documentos y Registros se tendrn en cuenta, al menos
los siguientes criterios:
Almacenamiento: Se definen las caractersticas para almacenar el documento
(registro). Para detallar este aspecto se definieron los siguientes campos:
Tipo de almacenamiento: Puede ser en medio fsico o magntico.
Lugar: Define el lugar (oficina, carpeta, computador, etc.) donde se mantiene el
documento en medio fsico o magntico.
Niveles de Acceso: Restricciones de acceso o consulta de la informacin
registrada.
El gerente de cada rea, es el responsable de solicitar la inclusin, actualizacin o
anulacin de los formatos al gerente de calidad. Cuando se trate de formatos para
inclusin, se debe asegurar que contengan todos los aspectos del control que se indican
en este procedimiento. Lo anteriormente descrito se detalla en el formato FOR-G-006
Formato para control de registros.

4.3. Proteccin y legibilidad de los documentos (registros)

a. Proteccin de documentos (registros) en medio fsico
Todos los registros en copia dura deben ser legibles, libres de enmendaduras; cuando por
algn caso deba enmendarse un registro, debe validarse con firma responsable en el sitio
donde se haga la correccin, o con notas aclaratorias que justifiquen la situacin.
Todos los campos de un registro deben ser llenados. Cuando el campo no corresponde a
las caractersticas del proceso, servicio o inspeccin, se debe llenar con las letras N/A (No

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Aplica). Si por alguna circunstancia no se dispone de un dato, debe trazarse una lnea en
el campo.
Archivo:
La gerencia de cada rea de JAMSA es responsable de controlar los registros generados
en su rea que hayan sido establecidos para demostrar el cumplimiento de los requisitos
del Sistema de Gestin.
Los registros se deben proteger en carpetas, flder o cualquier otro elemento que conserve
su legibilidad y evite deterioro en su presentacin. Estas deben estar debidamente
identificadas para permitir su bsqueda e identificacin en el listado maestro de registros.

Archivo Central o Histrico

Las carpetas luego de terminar su tiempo en archivo de Proceso pasan a archivo central,
quien se encarga de administrar los documentos hasta su disposicin final.
b. Proteccin de documentos (registros) en medio magntico.
Los registros generados mediante software no tendrn codificacin y se debe garantizar
su integridad mediante el sistema de copias de seguridad que se manejaran conforme lo
establecido en el procedimiento PROC-T-004.
Cada rea es responsable de realizar las copias de seguridad del equipo de cada miembro
del equipo de JAMSA.

4.4. Prstamo y devolucin de documentos (registros)

Todos los registros generados por JAMSA debern controlarse para garantizar que estos
no se pierdan y se puedan recuperar de manera fcil y rpida.
La recuperacin se agiliza organizando de manera consecutiva, cronolgicamente,
alfabticamente, entre otros, el contenido de las carpetas de los documentos (registros).

5. RESPONSABILIDADES
5.1. Gerente general.
1) Suministrar los medios necesarios para generar y mantener los registros de manera
adecuada.
2) Revisar y aprobar los criterios de control de los documentos de cada rea.
3) Definir los criterios de control de documentos propios de su rea.

5.2. Gerente administrativo.

1) Definir los criterios de control de documentos propios de su rea.
2) Resguardar los documentos y registros de los archivos centrales y propios de su
rea.

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5.3. Gerente de tcnico.

1) Definir los criterios de control de los documentos propios de su rea.
2) Resguardar el archivo de documentos y registros de su rea.

5.4. Gerente de Calidad.

1)
2)
3)
4)

Definir los criterios de control de los documentos propios de su rea.

Resguardar el archivo de documentos y registros de su rea.
Actualizar la lista maestra de documentos.
Difundir los criterios de control de documentos y registros.

6. FORMATOS RELACIONADOS.

1. FOR-G-006 Formato para control de registros.

Documento controlado, prohibida su reproduccin parcial o total sin autorizacin.

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