ADMINISTRACION Y ARCHIVO

DE DOCUMENTOS

OBJETIVOS:

 -Reconocer la importancia del archivo.

 -Definir e identificar las funciones que debe cumplir el archivo.
 -clasificar los archivos según su uso, su organización y su sistema de ordenación.
 -Conocer los diferentes sistemas de ordenación.
 -Seleccionar el sistema de ordenación que sea más funcional para la organización.

INTRODUCCION

Se analizó en el capitulo anterior como los documentos son información registrada es por
eso que el termino información va muy ligado de archivo .Los archivos conservan
documentos en distintos soportes, como el papel, cintas, filmes, etc. muchos de los cuales
se denominan archivos magnéticos.

No toda la documentación que se genera y se recibe en las instituciones puede ni debe

formar parte de los archivos administrativos .Para poder decidir que archivar o no, es
necesario conocer las características de un documento de archivo:

 -Son producidos o recibidos por una persona natural o jurídica en ejercicio de sus
funciones y como prueba de su gestión.
 -Se da como consecuencia de las actividades orgánicas y acciones repetitivas de las
personas o entidades, lo que hace que uno a uno vayan conformando una serie.
 -Han cumplido su trámite, es decir la función que les dio origen.
 -Servirán de base para la toma de futuras decisiones, como testimonio, como
información de quien los produjo o como aporte histórico.
 -Siempre pertenecen a un conjunto de documentos llamados serie. El documento
por sí solo, no tiene valor del archivo. A manera de ejemplo podemos citar como
series Documentos Jurídicos, Documentos Comerciales, Documentos Históricos.

CONCEPTO DE ARCHIVO

Son muchas definiciones que sobre archivo se pueden encontrar, pero todas incluyen los
siguientes aspectos:
 Conservación ordenada de documentos
 Facilidad de consulta.
 Servicio
Las mismas características de un documento de archivo, servirán para elaborar la
definición de archivo.

El archivo como un conjunto de documentos generados como un producto de una gestión

por lo general institucional , que una vez se han cumplido su trámite , se deben conservan
orgánicamente , esto es, dentro de la sección responsable de su trámite, en el mismo
orden en el que se formó el expediente(orden natural) e integralmente para que
garanticen la continuidad de los hechos o actividades y las actuaciones administrativas y
que será consultado posteriormente con los fines administrativos , legales o históricos.
Este ordenamiento de se conoce como en archivística como el principio de procedencia.

FUNCIONES DEL ARCHIVO

 -Ser la memoria corporativa: Todas las personas tienen una visión distinta de los
hechos de la empresa. La memoria de la empresa no debe depender de la
memoria fugaz de las personas.
 -Soportar la toma de decisiones: Las organizaciones dependen de los documentos
del pasado, para acertar en el planteamiento del desarrollo del futuro y tomar
ventaja del pasado. Una buena decisión siempre requiere de una buena
información. Por lo tanto, las rutinas y decisiones basadas en las políticas y
procedimientos definidos requieren información registrada que se encuentra en
los documentos.
 -Proveer soportes para posibles reclamaciones: Es decir, poder facilitar en un
momento dado la información requerida para defender los intereses de la
institución ante los órganos del gobierno o ante reclamación de particulares .
 -Contribuir a la eficiencia de la empresa: La frustración e ineficiencia ocurren
cuando la persona que toma decisiones no encuentra información para evaluar
alternativas.
 -Cumplimiento de requisitos legales y normativas: Muchas instituciones deben
cumplir con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retención
de documentos. El no cumplimiento a la norma sanciona y trae perjuicios
económicos.
 -Preservar la historia de la empresa: Los documentos registran la información del
pasado, para el futuro. La pérdida de los documentos distorsiona y alterna la
realidad, porque se tendrá a partir de supuestos.

OBJETIVOS DEL ARCHIVO

El cumplimiento de las funciones del archivo anteriormente descritas requiere, desde su

concepción que se fijen como mínimo los siguientes objetivos:

 -Reunir ordenadamente los documentos del archivo.

 -Asegurar una perfecta conservación de la información
  -Permitir una rápida localización de la información. -Brindar un servicio de consulta
oportuna y eficiente.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU USO Y ORGANIZACIÓN.

La información es un recurso indispensable para el desarrollo de la gestión administrativa

.La base para la decisión correcta es una información correcta, precisa y oportuna. Estas
variables dependen, en gran medida, de la información de la clasificación y ordenación
que con anterioridad se le dé a la información que se va archivar .Esto se debe a que la
información que se recibe siempre es heterogénea y empleada para las diferentes
situaciones.
La información tiene además la connotación de ser dispersa por cuanto ala necesitan
todas las personas de la organización o de otras organizaciones en un momento dado.
Por las razones expuestas es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar esta
información .de uso y organización que dele de a a la misma, depende de la clasificación
del archivo.
Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso, en
activo, semiactivo e inactivo.
-Archivo activo. Se caracteriza por que la información que se conserva es consultada
permanentemente .Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la
información del año de la vigencia anterior , cuando aún se encuentra en trámite .Los
documentos aquí archivados temporalmente , servirán de fuente para los archivos
semiactivo y permanentemente .El archivo activo se denomina también corriente, vigente
o de gestión .En este archivo se conserva el cine por ciento de la información, la cual
deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivo.
-Archivo Semiactivo: Se debe también intermedio o central .Es el constituido por
documentos que ya cumplieron su tramite pero que por razones legales, fiscales o
administrativos aun siguen vigentes y son consultadas con menor frecuencia .El
porcentaje de información que conserva es de más o menos un sesenta porciento su
fuente es el archivo activo .Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones
periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación.
-Archivo permanente: Contiene la información vital para la compañía y la que va
conformando su archivo se le denomina también erróneamente archivo inactivo, por que
el índice de consulta es muy bajo. Conserva además información que puede ser útil para la
ciencia, la historia o la cultura de un país .Representa generalmente el 10% de la
documentación de la empresa Recibe información del archivo semiactivo o directamente
el del activo.
Otra de las variables que se definen la clasificación del archivo es la organización que la
empresa opte para el manejo de la información que puede ser centralizada,
descentralizado o descentralizada con control central, nombre que igual mente reciben los
archivos dependiendo del manejo de la información.
-Archivo centralizado: Un archivo es centralizado cuando toda la información de la
empresa se haya reunida en una sola oficina .Esta organización necesariamente supone
también una centralización del recibo y despacho de la correspondencia
El archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la tramitación de
los documentos, de velar por su conservación y de ofrecer un buen servicio de consulta.
Un archivo centralizado tiene entre otras las siguientes ventajas:
 -Cuenta con personal especializado
 -Puede controlar la duplicidad de documentos.
 -Economiza tiempo y espacio.
 -Racionaliza la adquisición de materiales y equipos.
 -La responsabilidad se encuentra igualmente centralizada.
 -Facilita la unificación del sistema de archivo.

Una de las mayores dificultadas de este sistema radica en la pérdida de tiempo que
ocasiona la consulta de la información por parte de las dependencias , porque en muchos
casos es necesario desplazarse al archivo central a recoger y dejar información, en calidad
de préstamo , por ser información activa .Se puede incurrir en el riesgo de fijar demasiado
control para el préstamo de documentos .Requiere además de personal técnicamente
calificado para el manejo del control de los procesos de correspondencia y archivo .

Según la organización de los archivos se clasifican en:

-Archivo descentralizado: Se dice que un archivo es descentralizado cuando cada una de

las dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar, y conservar la
documentación que a ella le compete, bien sea producida o recibida.
Para un adecuado funcionamiento de este tipo de organización se requiere una definición
precisa de flujo de la información y, lo que es aun mas importante, de una perfecta y
permanente comunicación entre las dependencias. Uno de los mayores problemas que se
presenta en el archivo descentralizado es la falta de un control que permita, en un
momento dado, saber exactamente donde se encuentra un documento , si se le dio
respuesta oportuna .Si en todas las dependencias no se lleva un escrito registro de
correspondencia, se puede correr el riesgo de extraviar documentos.
-Archivo descentralizado con control central: Es una combinación de los dos sistemas
anteriores .El trámite de la documentación está centralizada .Allí reposa la totalidad de la
información , la diferencia radica en que cada dependencia conserva únicamente las
copias de la correspondencia despachada , las cuales se podrían destruir anualmente en
su mayoría por encontrar sé en el archivo central .Para efectos de facilitar la consulta
puede guardarse máximo por un año más alguna información que , según la experiencia ,
es consultada significativamente.
Archivos satélites: Existe otro grupo de archivos que conservan información técnica muy
especializada y de consulta permanente que necesariamente deben estar
descentralizados y se les denomina archivos satélites .Es el caso de las secretarias
académicas en las instituciones educativas en las instituciones educativas, las hojas de
vida de los funcionarios activos, los registros de proveedores, las investigaciones de
mercado entre otros.

CLASIFICACION Y ODENACION
DEorganizar
Para LOS DOCUMENTOS
un sistema de DE ARCHIVO
archivo se deben considerar los siguientes aspectos:

 Definir como es más lógica la consulta de la información.

 Organizar un sistema sencillo, claro y técnico de manera que no dependa de la

persona que lo administra.

 Sentar por escrito los acuerdos a los que se llegue con el fin de que puedan ser
consultados de manera ágil y práctica para todos los funcionarios.

 Considerar las necesidades actuales y prever necesidades futuras de todas las

dependencias.

 Prever, simultaneo a su organización, controles agiles que garanticen el

mantenimiento del sistema.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN

En los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de

secuencia:

-Numéricos (ordinales y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos, y

temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el
sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie”.

Sistemas de ordenación numéricos

- Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente.

Ejemplo: cuenta interna No. 0966, cuenta interna No. 0967, cuenta interna No. 0968 y así
sucesivamente.

- Cronológico: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de

acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta
en Primer lugar el año seguido del mes y al final el día.
Ejemplo: Serie consecutivo de
Correspondencia:
2005 – 01 – 31
2005 – 02 – 01
2005 – 02 – 02

Sistemas de ordenación alfabéticos

Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto y pueden ser:

- Onomástico: Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que

permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempos:
Ejemplo: Historias laborales

ACOSTA LÓPEZ, Andrés

CASCANTE PÉREZ, José
VILLAMIZAR ROJAS, Manuel

-Toponímico (o alfabético geográfico): Se ordena la serie documental alfabéticamente por

Nombres de lugares
.Ejemplo: Asistencia técnica, que presta una entidad por departamentos:
 Amazonas
 Arauca
 Boyacá
 Cauca
-
Temático: Se ordenan las series documentales por el contenido. Ejemplo:
 Actas
 Estadísticas
 Informes

SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS

-Alfanuméricos: Se ordena la serie documenta utilizando a la vez orden alfabético y
numérico cronológico.
Ejemplo: Contratos de prestación de servicios:

2000 MARINEZ DURAN, Jorge

2000 MONROY LÓPEZ. Susana
2001 ARIAS, Rosa
2001 ARIAS ROMERO, Julio

-Orden cronológico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidades

documentales son numéricas y a la vez cronológicas. Ejemplo: Resoluciones

Resolución 001 2005 – 01 – 20

Resolución 002 2005 – 02 – 10
Resolución 003 2005 – 03 – 01