VISION EMPRESARIAL

ENSAYO SOBRE COMO ADMINISTRAR SU TIEMPO

Teniendo en cuenta que para poder conseguir un trabajo es muy difcil y an ms difcil
es poder mantenerse en l. Por eso para mantenernos debemos de ser unos
trabajadores muy eficientes y adems productivos pero para lograrlo hay una variable
fundamental que tenemos que saber manejar y es el tiempo pues en una empresa
cualquiera el tiempo es muy escaso para hacer todas las tareas que se nos asignan a
diario por ende debemos de tratar de rendir al mximo posible el tiempo y hacer las
tareas que ms podamos, pero siempre hay un punto en el que para lograr ser
eficientes debemos de tomar decisiones, y esas decisiones son que tareas debemos
realizar y para esto debemos de analizar muy bien y ver cules son las tareas ms
urgentes y esas debemos cumplirlas, estas se deben de priorizar sobre las dems.
Para manejar de una mejor manera el tiempo hay unos aspectos que son claves que
son los siguientes:

Primeros pasos hacia un manejo eficaz del tiempo:

En la administracin del tiempo podemos ver que para lograrla debemos de ver el
problema en toda su perspectiva no solo una parte es decir que las tcnicas no son
suficientes hay que meterle actitud y ganas para lograr el objetivo, aqu unas
consideraciones generales:

Evaluar su prctica laboral actual: para muchos esta etapa va un poco en

contrava del tema que estamos tratando pues el hacer esto lleva un tiempo
determinado pero esto es necesario pes aunque los trabajadores crean saber
cmo hacen sus cosas y cuanto se demoran la mayora se est engaando ,
adems hacer esto nos da un diagnstico de cmo estamos haciendo las
cosas si estamos usando mucho o poco tiempo o tal vez el tiempo apropiado,
hay dos formas de saber cmo estamos manejando nuestro tiempo la primera
es la aproximacin y la segunda es usar registros, la primera es casi que hacer
mal el ejercicio porque al hacer un clculo que uno cree que se demora se
est engaando pues uno siempre va a pensar que est haciendo las cosas
bien pero por el otro lado la segunda forma la del registro es mucho ms
efectiva pues son datos exactos de todas nuestras tareas hay vamos a darnos
cuenta verdaderamente si se est haciendo las cosas bien, pues hay se
pueden dar dos opciones una que estemos desperdiciando mucho tiempo del
que se debera llevar a cabo para realizar una dicha tarea pero por otro lado
nos podemos encontrar con otra sorpresa que sera mu y grata y es que
estemos usando menos tiempo del que deberamos estar ocupando.

Planificar el trabajo y trabajar el plan: para ir mejorando en la administracin

del tiempo en las tareas es de suma importancia realizar un plan el cual debe
de estar formalmente por escrito y debe de ser actualizado a menudo en l se
depositan las labores que ms inmediatas que se deben de realizar
obviamente organizadas en las que se podr escoger que es lo ms relevante
que se debe de realizar, y hay que irlo trabajando renovndolo da a da
adems de dedicarle un tiempo corto antes de cada jornada aunque se sabe
que se pueden presentar imprevistos es de gran ayuda para manejar un
cronograma.

Fijar objetivos claros: dado que para la administracin del tiempo debemos
de solucionar problemas y adems tambin vamos a tener que tomar
decisiones sobre qu es lo ms importante que debemos hacer y en un orden
de importancia entonces los objetivos de una empresa y los objetivos de su
puesto de trabajo son fundamentales ya que debemos de conocer hacia donde
est enfocada la empresa y nuestro puesto y dependiendo de ellos vamos a
poder actuar en la toma de decisiones, estos deben de ser especficos y muy
claros.

Invertir tiempo para ahorrar tiempo: aqu podemos ver que para mantenerse
organizado hay acciones que pertenecen a dos categoras diferentes unas las
que son fciles de poner en prctica y las otras que son un poco ms lentas de
mecanizar, por ende al tener que realizar una tarea si es concreta hay que
realizarla uno mismo pero si es una labor que la puede delegar y que sea ms
repetitiva es mejor que se pierda tiempo ensendole a otra persona para as
cuando le toque volver a ejecutarla ahorre tiempo en esa labor pues ya solo
tendr que dar la orden de ejecutarse y hay acabara su tiempo de accin en
esa tarea.

estar dispuesto a decir no: esto se relaciona con que uno por ms que
quiera no va a poder realizar todas las tares entonces por eso no podemos de
aceptar todas las ordenes que nos den hay que aprender a decir no puedo no
tengo tiempo etc., cosa que para el ser humano es difcil pues no queremos
herir susceptibilidades ni tener problemas con los dems o que se cree un
ambiente negativo en el lugar de trabajo. Si no aprendemos a decir que no
vamos a tener inconvenientes ya que como tenemos nuestras propias labores
que nos ocupara mucho tiempo la cosa se complica si adems aceptamos
ms tareas en nuestra jornada de trabajo, es decir que debemos de priorizar lo
verdaderamente importante y no perder el horizonte de lo que debemos de
realizar.

Ser o no ser perfecto: esto va encaminado hacia que una cuando tiene un
trabajo por conservarlo hace las cosas lo mejor posible hasta el ms mnimo
de los detalles tratando de hacer todo perfecto pero esto no es del todo
necesario hay que hacer las cosas bien pero no ir a los extremos porque eso
no se logra tan fcil implica tiempo que es lo que queremos economizar pero
por otro lado no es recomendable llegar al otro extremo de tratar de hacer lo
menor posible ya que esto no sera lo ideal lo mejor que se puede hacer es
llegar a una situacin de equilibrio ubicarse en una zona de confort en la que
realicemos nuestras tareas pero sin llegar a exagera de hacer todo perfecto
hasta el ltimo detalle.

Organizarse y mantenerse organizado

La organizacin y la administracin del tiempo van cogidas de la mano pues cuando
un trabajador es desordenado esto le come tiempo ya que tiene que buscar las cosas,
van apareciendo cosas que no se esperaba, esto poco a poco se va acumulando y
esta acumulacin hace que el trabajador sea ineficiente adems que en un ambiente
de trabajo es molesto tener compaeros de trabajo desordenados porque eso es
contagioso adems de que el desordenado lleva sobre sus hombre una fama de
desconfianza y no lo dejara progresar profesionalmente. Aqu la clave es tener un plan
por eso nombraremos unos parmetros para que funcione bien:

Trabaje el plan: a la hora de trabajar el plan se debe de cumplir cuatro pasos.

Lo primero es hacer el listado de las posibles tares que se debern de hacer,
estas deben delimitarse para no perder el norte de lo que debe de realzar luego
debe darse una proyeccin del tiempo que se demorara en cumplir las labores,
el plan sigue adelante teniendo en cuenta una margen de tiempo ya que como
lo decamos anteriormente hay unos imprevistos que se pueden presentar y
alargar el tiempo de nuestras actividades , finalmente el plan culmina
escogiendo unas prioridades es decir que se deben de escoger las tareas que
son ms importantes que obligatoriamente las tengo que cumplir las dems
pueden esperar o ser delegadas.

Controle el plan: el plan debe de ser una rutina por ende para controlarlo debe
de estar en permanente revisin para ver qu es lo que se est cumpliendo y lo
que no y adems si apareen nuevas tareas deben de ser incorporadas al plan
para poderlas controlar.

Agrupe sus tareas: esto se realiza con el fin de que se cmplanlas tareas de
la mejor manera posible ya que en muchos casos es inmanejable la cantidad
de tareas que se deben de cumplir, por eso la agrupacin de tareas es una
herramienta fundamental porque clasifica tareas que son de la misma
naturaleza para ser cumplidas al mismo tiempo.

Utilice su agenda de modo eficaz: esto significa que se debe ms que usar la
agenda es el sistema de la agenda en la que aparece un orden diario donde
podemos ubicar las tareas a realizarse ese da, adems que esta nos pueden
ayudar cono otras cosas como guardar nmeros de telfono, direcciones, etc.
No importa si es fsica o electrnica lo que realmente nos importa es la funcin
que esta cumple dentro del armado del plan para administrar el tiempo.

Ordene sus compromisos cuidadosamente: lo importante aqu es planear

muy bien los compromisos con otras personas que se tengan, ya que de esa
planeacin depende la disposicin del trabajador y su eficiencia por eso hay
que ver a qu hora iniciar y a qu hora terminar aunque es complicado hacer
esto hay que hacerlo lo mejor posible para salir de las dificultades y que se
tenga eficiencia en las tareas a cumplir.

Despeje su escritorio: tiene que ver fundamentalmente con el orden ms que

todo en cargos de oficina donde el desorden lleva a perder tiempo en la
bsqueda de las cosas, tiempo que no perdera si tuviera todo debidamente
ordenado, aunque la gente cree que entiende su desorden para l pueda que
lo sea pero desde un enfoque general donde se vea el bienestar de la empresa
eso no es as pues si alguien ms necesita algo de lo que est en su desorden
le va a costar encontrarlo y aun viendo ms a fondo va a terminar de
desorganizar su desorden lo que llevara a la perdida innecesaria de tiempo y a
una ineficiencia en la ejecucin de sus labores.

Evite desordenar su plan: tiene que ver con que una vez que se realiza el
plan debe de ser llevado a cabo puntualmente y no tenerlo de lujo e incumplirlo
cada vez que se pueda, es decir que ya que est listo el plan tenemos que
revisarlo a menudo y ver que hay tenemos unas prioridades os gusten o no
realizar esas tareas prioritarias son eso prioridad y hay que realizarlas, no
porque hayan otras tareas de las cuales se disfruta su ejecucin pero que no
son de carcter prioritario las debamos tomar como si en verdad lo fueran.

Insista en la calidad: tiene que ver con el principio de que si se hacen bien las
cosas le ocupara menos tiempo es decir que las cosas sean de calidad ayuda
a administrar el tiempo pues al hacer bien hechas las tareas va a ganar por dos
lados uno que las cosas sern de calidad lo que llama a los clientes y dos que
economizara tiempo que lo puede emplear en alguna otra tarea.

Una buena secretaria: tiene que ver ms que todo con que ms que tener una
secretaria es tener un apoyo importante y que sea una persona confiable y con
la cual tenga un perfecto entendimiento y comunicacin ya que para
administrar e tiempo ella le va a ser muy til pues si la usa bien tendr una
persona en quien delegar sus tareas, quien le recuerde lo que tiene que hacer,
etc., es tener una mano derecha que sepa que hacer en caso de que usted no
este.

utilizar listas de control: tiene que ver con que algunas tareas en su
procedimiento son muy rutinarias que a veces creemos saber cmo debemos
ejecutarla de memoria que nos equivocamos por eso tenemos esta
herramienta que es tener una lista donde estn consignados todos los pasos a
seguir para cumplir la tarea por i de pronto se nos olvida o nos equivocamos
tenemos una fuente confiable donde poder comprobar que lo que estamos
haciendo lo estamos haciendo correctamente.

Tmese un descanso: a veces aqu se gana tiempo perdiendo tiempo pues

hay tareas que son confusas y no sabemos cmo actuar debido al cansancio
que tengamos despus de un rato largo de trabajo adems de que se pierde la
concentracin, es decir que si tomamos un pequeo receso podemos volver al
trabajo un poco ms activo por el descanso y se nos puede aclarar el
panorama el cual estaba un poco confuso.

Combatir lo que le hace perder el tiempo

Por lo general lo que ms nos hace perder tiempo en nuestras labores son las
interrupciones que son de diferentes clases pues pueden ser por cusas justas o
pueden ser interrupciones que no tienen nada que ver con lo que estamos haciendo
esto n queda contemplado en el plan que se organiza para administrar el tiempo y que
nos quita una gran parte del tiempo que hemos ahorrado s como si el destino no
quisiera que administrramos el tiempo pero estas interrupciones si bien no pueden
ser eliminadas del todo pueden ser reducidas de laguna forma y a continuacin se
analizara:

Qu es lo que le hace perder tiempo?: lo que nos hace perder ms tiempo

somos nosotros mismos pues por naturaleza tenemos una tendencia a hacer
primero las cosas ms fciles que ms nos gustan y dejamos lo complicado de
ltimo, y cuando ya queremos hacer esas labores ya por el hecho de no
gustarnos las vemos ms complicadas. nos concentramos mucho en esas
labores que nos llaman la atencin y eso hace que perdamos tiempo pues
dejamos lo que no nos gusta de ltimo y como nos parece sper complicado
buscamos la manera de poder evadir esas tareas y perdemos tiempo.

Como manejar las interrupciones personales: ya que las interrupciones no

se van a eliminar totalmente porque uno nunca va a estar solo lo mejor que
puede hacer es optar por estas cinco respuestas: la primer que es negarse a

toda interrupcin, posponerlas es decir aplazarlas tal vez nunca vuelva

minimizarlas es decir aceptar pero con lmites, evitarlas para esto se debe de
tener un cmplice que usualmente es la secretaria esta opcin no es muy
recomendable pues se puede perder cosas importantes que tengan por
informarle y por ultimo opcin esta ubicarse en un sitio de trabajo Aislado de
toda posible interrupcin claro est que esto no siempre se puede pues ah
trabajos en los cuales hay un lugar fijo y no se puede mover de ah.

Llamadas telefnicas: esta clase de interrupcin es ms manejable que las

anteriores pues tiene la facultad de poder mentir pues no lo est viendo la
persona que le llama, entonces puede decir que est ocupado, ya vera a quien
devolver la llamada eso es a criterio del empleado y requiere de las
capacidades de trato con las personas pues puede pasarse de cierto lmite lo
cual ser muy obvio y podra perder esa a mistad o lo que s que fuera y si no
es demasiado fuete esa en riesgo de que no le crean y sea interrumpido a
menudo por este medio.

Correo electrnico: este medio que ha revolucionado el mundo es muy til en

algunas tareas pero actuara de forma contraria si se sobrepasa en su uso ya
que como es una herramienta de comunicacin masiva si uno se pone a
revisar le llegaran cientos de correos y an ms si lo hace a cada momento eso
s que es una distraccin que le quitara mucho tiempo, es una distraccin que
hay que aceptarla hasta la medida en que le sea til y le aporte a su tarea a
ejecutar.

Primero, lo primero
En la administracin del tiempo vemos que hay mtodos para incrementar el tiempo
real y efectivo del cual se dispone pero fundamentalmente tiene que ver con que hay
tareas que se deben priorizar de tal forma que en el tiempo que tenemos debemos ser
eficientes y as nos diferenciaremos de los dems ese es el principal objetivo.
La ley de Pareto: esta dice que hay que conocer la importancia que tienen las tareas
antes de elegir las prioritarias, hay una concentracin de causa y efecto y ah viene el
concepto del 80/20 que lo que nos dice que en un 20% trabajadores producen el 80%
de los ingresos y todo es as por eso hay que determinar lo verdaderamente prioritario
para obtener la mayora de beneficios para la empresa.
Haga de lo accesorio una prioridad: cuando se hacen las prioridades a veces
quedan tareas por fuera que no son prioritarias pero que a acumularse deben de
tomarse como prioritarias para quitarnos esa carga de encima y no acumular
tanta tarea sencilla.
Elimine lo innecesario: esto tiene que ver con que al realizar una tarea hay partes de
ella que no se necesita que se ejecute para obtener el resultado final que se estaba
esperando de esa labor por ende si no afecta para nada en el resultado debe de ser
eliminada del proceso pero para saber si afecta o no nos debemos preguntar para que
hago esto y si la respuesta es que para nada o cosas as cumple con los requisitos
para ser eliminada.
Peligro mantenga la distancia: aqu lo que el autor quiere expresar es que si
queremos administrar el tiempo debemos de alearnos de trabajos que atraen
demasiados pero que no aportan en nuestro trabajo como lo son proyectos en los que
no pagan causas sociales, etc., esto lo nico que hace es que ocupemos tiempo en

algo que nos quita tiempo que podramos utilizar en una actividad prioritaria para la
empresa
Conclusin: la administracin del tiempo o es algo que si se quiere ser ms eficiente
se debe de tener actitud para intentarlo y paciencia para aplicar las tcnicas ya que si
algunas son sencillas hay otras que son un poco difciles de concebir pero si se logra
va a beneficiar a su trabajo y ms an al conjunto de trabajadores y as a la empresa.