Professional Documents
Culture Documents
A. LATAR BELAKANG
Kesalahan-kesalahan yang terjadi pada upaya pelayanan kesehatan seperti kesalahan
mendiagnosis, kesalahan menggunakan alat bantu penegakan diagnosis, kesalahan
melakukan follow up, pengobatan yang salah hingga terjadinya suatu insiden yang tidak
diharapkan setelah pemberian pengobatan, dapat terjadi karena penggunaan teknologi yang
tidak diimbangi kompetensi penggunanya, bertambahnya pemberi pelayanan kesehatan tanpa
mengindahkan komunikasi antar individu serta tingginya angka kesakitan serta kecelakaan.
Mengacu pada Standar Keselamatan Pasien yang termuat dalam Permenkes No.
1691/2011, maka semua rumah sakit harus merancang proses baru atau memperbaiki proses
yang ada, memonitor dan mengevaluasi kinerja melalui pengumpulan data, menganalisis
secara intensif insiden dan melakukan perubahan untuk meningkatkan kinerja serta
keselamatan pasien. Suatu Rumah Sakit wajib memastikan staf terkait telah terlatih untuk
melakukan kajian insiden secara tepat dan wajib mengembangkan kebijakan yang
menjabarkan dengan jelas kriteria pelaksanaan Analisis Akar Masalah (Root Cause
Analysis/RCA) yang mencakup insiden yang terjadi.
Untuk itulah maka Rumah Sakit Bunda Mulia menyusun panduan Analisa Akar
Masalah (Root Cause Analysis/RCA).
B. SASARAN
Sasaran dari pedoman Analisis Akar Masalah (Root Cause Analysis/RCA) di Rumah Sakit
Bunda Mulia adalah seluruh staf/pegawai RS Bunda Mulia.
C. TUJUAN
Sebagai dasar dari seluruh program dan sebagai acuan dari berbagai kebijakan dan prosedur
terkait dengan analisis akar masalah di Rumah Sakit Bunda Mulia.
D. LANDASAN HUKUM
Keputusan Menteri Nomor 496/Menkes/SK/IV/2005 tentang Pedoman Audit Medis di
Rumah Sakit.
BAB I
A. DEFINISI
Analisa
Akar
Masalah/Root
Cause
Analysis
adalah
setiap
anailsis
yang
Cause
Analysis
(RCA)
adalah
sebuah
pendekatan
terstruktur
untuk
mengidentifikasi berbagai faktor diantaranya alam, situasi dan kondisi, magnitude, lokasi,
manusia,
waktu terjadinya
masalah
dan
kejadian-kejadian
di masa
lalu
untuk
mengidentifikasi penyebab masalah yang bisa diperbaiki untuk mencegah masalah yang
sama terjadi kembali. RCA juga berguna untuk mengidentifikasi pelajaran yang dapat dipetik
untuk mencegah kerugian kembali terjadi dalam proses.
B. KLASIFIKASI INSIDEN
Tidak seluruh insiden atau masalah yang terjadi dilakukan prosedur lengkap RCA.
Masalah harus dilakukan klasifikasi dan prioritas. Tujuannya agar terjadi efisiensi dalam
pekerjaan. Hal ini karena prosedur lengkap RCA memerlukan sumber daya yang khusus,
jumlahnya terbatas di organisasi, dan memakan waktu yang tidak sebentar. Sehingga,
organisasi perlu menetapkan suatu metode klasifikasi dan prioritas masalah. Hanya masalah
yang masuk kriteria saja yang dilanjutkan ke prosedur RCA. Sementara masalah lain yang
4
tidak masuk kriteria, tetap dilakukan analisa menggunakan prinsip-prinsip RCA tetapi tidak
seluruh urutan prosedur lengkap RCA dilakukan. Yang dimaksudprosedur lengkap RCA
adalah seluruh tahapan prosedur dilakukan.
Salah satu alat yang dapat dipakai untuk melakukan klasifikasi dan Prioritas masalah
adalah membuat peringkat masalah berdasarkan konsekuensi (Consequence) dan Likelihood.
Consequence adalah seberapa berat dampak dari masalah itu. Sedangkan Likelihood adalah
seberapa sering masalah itu terjadi. Consequence dan Likelihood diperingkat menggunakan
angka dari 1 sampai 5. Makin tinggi angka berarti makin berat atau makin
Sering. Setelah angka nilai Consequence (C) dan Likelihood (L) didapat, kedua angka
tersebut dilakukan perkalian. Angka hasil perkalian itulah yang menentukan peringkatnya.
Makin tinggi angkanya, makin tinggi peringkatnya. Kita dapat menggolongkan peringkat
menjadi empat golongan, yaitu ekstrim (15- 25), besar (8-12), sedang (4 -6), kecil (1- 3).
organisasi dapat membuat kebijakan bahwa hanya masalah yang menuai peringkat
ekstrim (15-25) saja yang dilakukan prosedur RCA.
Contoh :
Perawat tertusuk jarum. Konsekuensi dan insiden ini adalah 4, karena dampak dari
tertusuk jarum adalah berat (dapat tertular penyakit HIV, Hepatitis B, C,dll). likehhood dari
insiden ini adalah 5, karena insiden ini terjadi setiap bulan. Sehingga, peringkat risikonya
adalah: 4x5 = 20 (ekstrim). Peringkat insiden ini memenuhi kriteria untuk dilakukan prosedur
RCA.
catatan:
untuk kejadian yang berdampak berat (konsekuensinya 4 atau 5, tetapi sangatjarang terjadi,
peringkat resikonya disamakan dengan ekstrim dan dilakukan prosedur RCA.
membentuk tim RCA merupakan langkah berikutnya yang penting.tanpa tim yang
representatif, hasil aktifitas RCA tidak akan valid rekomendasi yang dihasilkannya pun tidak
tepat. Oleh karena itu, perlu khusus untuk menentukan siapa saja yang dipilih untuk menjadi
anggota tim.
sebagai pedoman, anggota tim haruslah orang-orang yang kompeten dalam bidang yang
akan dibahas. Kemudian, mereka juga harus dalam posisi netral, bukan orang yang ada
5
sangkut-pautnya langsung dengan masalah yang akan dibahas. Jika diperlukan, dapat
ditunjuk seorang ahli dari luar organisasi untuk menambah bobot dan tim ini. Jumlah anggota
tim jangan terlalu banyak. Ukuran yang normal adalah antara 5 sampai 8 orang.
Contoh:
Pada kasus tertusuk jarum di atass anggota tim RCA adalah: manajer keperawatan.
Manajer mutu, koordinator pengendalian infeksi, manajer panunjang medis, koordinator K3.
C. MENGUMPULKAN DATA
Tim kemudian bekeja mengumpulkan data. Hal ini dilakukan untuk memperoleh gambaran
seobyektif mungkin atas peristiwa yang telah terjadi. ingat, yang dikumpulkan hanya data,
bukan asumsi, kesan, atau tafsiran.
Sumber data dapat diperoleh dari:
a. catatan madis
b.wawancara orang yang terlibat
c. wawncara dengan seluruh saksi
d.kunjungan ke lokasi kejadian
e. peraatan yang terlibat
f. dll
Data-data di atas diperlukan untuk melengkapi fakta yang terjadi. Disamping itu,
diperlukan juga pengumpulan data-data berikut ini:
a. kebijakan dan prosedur internal organisasi
b.peraturan atau perundang-undangan
c. standard mutu
d.referensi ilmiah terkini
e. dll
Data-data di atas diperlukan untuk melihat kesenjangan (gap) yang tarjadi antara fakta
yang terjadi dengan yang seharusnya dilakukan.
D. MEMETAKAN INFORMASI
Satelah seluruh data terkumpul, insiden yang terjadi direkonstruksi dengan
mengunakan
data-data
yang
tersedia.
Seluruh
data
disusun
menurut
urutan kejadian. Ada beberapa alat yang dapat dipakai untuk memetakan urutan kejadian ini,
misalnya:
a. Narrative Chronology
b. Time Person Grid
c. Timelines
d. Tabulares timelines
Informasi perihal kapan masing-masing alat tersebut dipakai, kelebihan,
kekurangan dan contohnya dapat dilihat disini (halaman 7).
Pada kasus tertusuk jarum seperti di atas, kita cukup menggunakan narrative
chronoiogy, karena insiden tersebut merupakan peristiwa tunggal dan prosesnya tidak
ompleks.
Perawat
mengambil
Sampel darah
pasien
Setelah tindakan
jarum syringe
ditutup dan
dibawa keluar
ruang
focus pada masalah-masalah utama. Pada kasus sederhana seperti tertusuk jarum di atas,
masaah tertusuk jarum dapat dipakai sebagai masalah itu sendiri. Tetapi jika masalahnya
kompleks dan melibatkan banyak pihak / departemen, masalahnya harus diidentifikasi satu
demi satu.
F. ANALISA UNTUK MENCARI FAKTOR YANG BERPERAN
Masalah-masalah yang telah diidentifikasi kemudian dianalisa untuk mencari faktor yang
berkontribusi. Ada dua alat terkenal yang biasanya dipakai untuk analisa ini, yaitu 5 Why dan
diagram tulang ikan.
5 Why dilakukan dengan cara bertanya Why sampai 5 kali terhadap suatu masalah sampai
tidak ada jawaban lagi yang dapat dikemukakan. Namun, 5Why mempunyai kelemahan
mendasar, yaitu bentuk pertanyaannya sangat terbuka dan tidak terarah. Sehingga, haslinya
sangat tergantung pada latar belakang penanya dan yang ditanya. Boleh jadi, untuk satu
masalah yang sama tapi dilakukan oleh dua orang yang berbeda, akan didapatkan hasil yang
berbeda.
Karena 5 Why mempunyai kelemahan mendasar, maka yang dianjurkan adalah menganalisa
masalah menggunakan diagram tulang ikan. Diagram tulang ikan dirancang untuk mencari
faktor yang berperan dengan terarah. Untuk memudahkan mencari faktor yang berperan pada
diagram tulang ikan, dapat digunakan pertanyaan triase faktor yang berperan. Pertanyaan
triase tersebut dapat anda lihat lampiran 8. Anda juga dapat mencari faktor yang berperan
dengan menggunakan alat bantu tabel contributing faktor yang dikeluarkan oleh NPSA, yang
dapat anda lihat di lampiran 14.
Pada kasus tertusuk jarum seperti di atas, contoh diagram tulang ikannya dapat dilihat
lampiran 22.
Hasil dan anailsa ini adalah didapatkannya faktor yang berperan terhadap insiden tersebut.
Untuk setiap faktor yang berperan, dilakukan prosedur pertanyaan 5 Why sampai tidak ada
jawaban lagi yang dapat dikemukakan. Jawaban terakhir itulah yang biasanya merupakan
akar masalah.
Pada kasus tertusuk jarum di atas, akar masalahnya adalah:
a. Belum dilakukan tinjauan keselamatan pada alat (faktor peralatan).
b.
c. Barrier yang ada tidak dirancang untuk melindungi staf (faktor penghalang).
Sebagai bagian akhir dari analisa ini, kita mencoba membuat pernyataan
sebab akibat, untuk menguji apakah akar masalah yang kita dapatkan berhubungan
sebab akibat dengan insiden yang terjadi. Juga untuk menguji, apakah jika akar masalah
tersebut di atasi, insiden dapat dihindari.
Contoh pemyataan sebab akibat:
a. Karena belum dilakukan tinjauan keselamatan pada syringe AGD, maka belum ada
mekanisme yang menjamin keselamatan selama memakai alat tersebut, yang
menyebabkan mekanisme yang ada gagal mencegah terjadinya insiden tertusuk
jarum.
b. Belum ada prosedur yang aman menyebabkan jarum syringe AGD ditutup lagi
setelah digunakan dan dibawa keluar ruangan, yang mengakibatkan meningkatnya
peluang terjadinya insiden tertusuk jarum.
c. Penghalang yang ada tidak dirancang untuk melindungi staf yang menyebabkan
terjadinya
insiden
staf
perawat
tertusuk
jarum.
BAB II
RUANG LINGKUP
RCA dapat diarahkan kepada banyak tujuan yang spesifik. Para praktisi continuous improvement
merumuskan lima pendekatan dasar yang dapat dilakukan dengan RCA. Mereka adalah:
RCA production-based : berasal dari konsep quality control untuk manufaktur, RCA produksi
fokus kepada analisa penyebab cacat dan masalah yang terjadi pada proses produksi
mencakup mesin, operator, dan peralatan.
RCA process-based : pada dasarnya merupakan perluasan dan konsep RCA productionbased, namun dengan ruang lingkup yang lebih luas, termasuk analisa penyebab masalah
yang terjadi pada business process.
RCA failure-based : berasal dan praktek failure analysis yang dilakukan pada proses
engineering dan maintenance, bertujuan untuk rnengetahui akar masalah yang menjadi
penyebab masalah pada kedua proses tersebut.
RCA systems-based : ini adalah pendekatan gabungan yang merangkul pendekatanpendekatan RCA yang lain, dengan konsep-konsep yang diadaptasi dan berbagai sudut
pandang, seperti change management, risk management dan systems analysis.
Walaupun RCA memiliki banyak variasi pendekatan, namun pada dasarnya prinsipnya tetap
sama, yaitu menelaah sedalam-dalaMnya hingga ditemukan akar dari suatu masalah yang teijadi.
RCA dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai tools, seperti analisa 5 Whys, Fishbone
(Ishikawa) diagram, diagram sebab-akibat, pareto chart, dan sebagainya
10
TATA LAKSANA
A. Metode RCA (root cause analysis)
1. Teknik RCA dengan Utilisasi 5 Whys
Analisa Akar Masalah/Root Cause Analysis atau RCA adalah salah satu tool yang
digunakan dalam inisiatif Lean Six Sigma di organisasi. RCA adalah salah satu metode
problem solving yang berfungsi untuk mengidentifikasi akar masalah (root causes) dan
masalah yang terjadi dalam operasional. Praktek RCA fokus pada identifikasi akar
masalah dan bagaimana cara memperbaikinya, sehingga masalah akan tuntas secara
menyeluruh dan tidak akan kembali terjadi.
Alasan penggunaan RCA dengan utilisasi 5 Whys:
a. 5-Whys akan membantu mengidentifikasi akar masalah.
b. 5-Whys membantu menemukan hubungan antara akar masalah yang berbeda.
c. 5-Whys adalah salah satu metode analisa yang paling sederhana dan mudah, tanpa
perlu melakukan analisa statistik. Mudah dipelajari dan diaplikasikan.
d. 5-Whys dan Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram)
e. 5-Whys dapat digunakan secara terpisah ataupun sebagai bagian dari diagram sebab
akibat (fishbone / Ishikawa diagram). Diagram ini akan membantu anda
mengeksplorasi semua potensi kesalahan ataupun masalah. Ketika anda telah
memasukkan semua input dalam diagram sebab akibat, anda bisa menggunakan
teknik 5-Whys untuk menggali akar permasalahannya.
f. Beberapa Tips dalam mengidentifikasi dengan RCA menggunakan 5-Whys;
g. Bergerak kepada aksi perbaikan terlalu cepat akan membuat anda menyasar
simptomnya saja, tidak menyelesaikan masalah hingga akarnya. Dengan kata lain,
h. inisiatif problem solving terancam gagal dan masalah mungkin akan kembali muncul.
Penggunaan teknik RCA seperti 5-Whys dan diagram fishbone (tulang ikan/sebab
akibat) akan menghindari anda dari resiko ini.
i. Jika anda tidak melontarkan pertanyaan yang tepat, maka anda takkan mendapatkan
jawaban yang tepat. Usahakan ketepatan pertanyaan yang diajukin dalam proses 5Whys.
11
affinity diagram,etc
Flow chart, timeline
happen)
Identifikasi faktor penyebab (identify
contributing factors)
Identifikasi faktor-faktor lain yang ikut
diagram
Kembangkan indicator
underlying causes
Desain dan implementasikan perubahan
Gantt chart
analysis
12
10
11
12
FMEA
strategis)
Formulir tindakan perbaikan (Formulate
14
improvement actions)
Evaluasi tindakan perbaikan yang diajukan
15
Gantt chart
17
18
improvement plan)
Kembangkan cara pengukur efektifitas dan
pastikan keberhasilannya ( develop
measures of effectiveness and ensure their
19
success)
Evaluasi penerapan rencana perbaikan
plan)
Lakukan tindakan tambahan (take
21
additional action)
Komunikasikan hasilnya (communicate the
results)
Faktor
pasien
Faktor staf
Faktor
tugas
13
Factor
Eksternal
diluar RS
Faktor Tim
Faktor
Komunikasi
Faktor
Lingkungan
kerja
Faktor
organisasi
& Manajemen
Setelah semua daftar faktor sudah dituliskan, buatlah kolom nai bobot dan rating pada
masing-masing faktor. Pisahkan menjadi dua buah table Tabel pertama adalah kolom
S dan W, tabel kedua adalah kolom O dan T.
Mulailah pada pernyataan pertama pada kolom strenght dan weakness, lalu istilah
kolom bobot dengan nilai 0,0 sampai 1 semakin besar nilai bobot maka semakin
penting pernyataan tersebut kepada tujuan. Pastikan bahwa jika semua nilai pada
bobot di kolom s dan w jika dijumlahkan akan berjumlah 1. Maka, nilai bobot suatu
pernyataan akan mempengaruhi nilai bobot pernyataan yang lain.
Berikutnya adalah pemberian nilai rating, nilai rating dapat diberikan dengan
mengklasifikasinya kondisi suatu pernyataan. Untuk S dan O sesuai dengan angka
dibawah ini Namun untuk W dan T sebaliknya, semakin besar angka semakin lemah
kualitas hambatan dan kelemahan.
15
Contoh:
Faktor dan keberhasilan suatu organisasi adalah jumlah anggota yang secara
kuantitas. Hal ini dianggap cukup penting dibanding dengan factor faktor lain.
Misalkan sebuah organisasi ini satu angkatannya saja berjumlah 70 orang. Maka
pernyataan ini dapat saja diberi nilai,
o Bobot = 0,2 (cukup penting karena sekitar 20% dari keseluruhan faktor)
o Rating= 4 (Sangat besar, karena unit tetangga cuma 20 orang satu angkatannya)
o Lalu pada masing-masing pernyataan atau faktor, kalikan nilai bobot dan rating
nya.
o Jumlahkan semua nalai hasil perkalian bobot dan rating untuk mendapatkan nilai
faktor internal dan faktor eksternal
o Tambahkan komentar jika dirasa perlu
o
Sajikan nilai eksternal dan internal faktor dalam sebuah diagram kartesius.
Asasa
BAB IV
DOKUMENTASI
BAB V
REFERENSI
1. Harsono , Ari. 2008. Metode Analisis Akar Masalah dan solusi. Makara, SOSIAL
HUMANIORA, VOL. 12, no. 2, DESEMBER 2008: 72-81
17
LAMPIRAN - LAMPIRAN
18
LAMPIRAN 1
WAKTU KEJADIAN
KEJADIAN
INFORMASI TAMBAHAN
Good Pratice
19
MASALAH PELAYANAN
20