Descripcin:

Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente

situacin y justifique la pregunta planteada: En la oficina donde labora
hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se
evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos,
apuntes rpidos, planos, fotografas, cuadros, videos y discos duros. A
usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificacin adecuada, la
cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, determine: Cul sera la clasificacin de
los documentos mencionados segn el soporte? Recuerde justificar
claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor
DOCUMENTOS
TEXTUALES :
nota,borradores,apuntes

clasificacin
de los
documentos

rapidos

DOCUMENTOS NO
TEXTUALES:
cinta
magneticas,mapas,dibu
jos,planos,fotografia,cu
adros videos,disco
duros

graficos:
mapas ,dibujos,
planos ,cuadros y
fotografias
cinta:
videos,cinta
magnetica

otros soportes :
disco duro

Tome un pantallazo del resultado del ejercicio interactivo, cuando est

seguro de que lo ha realizado adecuadamente.

3. Actividades de transferencia del conocimiento

Describa con tus propias palabras el procedimiento de cada una de las
atapas de un dato.
La primera seria la etapa de Recoleccin en este proceso seria donde se
recopilen o renen todos los datos, dichos datos an no estn
organizados como tal solo se tiene ideas que seguramente se
convertirn en informacin valiosa, y para esto necesita de la segunda
etapa que es la de Procesamiento en esta etapa donde se Organizan las
ideas para luego pasar a la Tercera y ltima Etapa que sera la de la
Transformacin en esta se organizan todas las ideas recopiladas para
pasar al ala informacin que vamos a brindar.

Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en

el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el
proceso de la administracin documental.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL:
Importantes y muy necesarios en la empresa, ya que con ellas tenemos
registros de actividades dentro y fuera de la Organizacin donde
podemos dar a conocer asuntos importantes de la misma.
DOCUMENTOS CONTABLES:
Son importantes porque en ellos reposa todo lo relacionado con las
actividades comerciales, es donde se ve reflejado la situacin financiera
de la empresa.
DOCUMENTOS ESPECIALES:
Son los documentos que debemos archivar consuma responsabilidad por
lo mismo de la importancia del documento lo hace especial el hecho
de contener datos considerados confidenciales y esenciales para el
funcionamiento de la empresa.
DOCUMENTOS LEGALES:
Son los documentos de mayor importancia dentro de la empresa, ya que
son los que le dan la legalidad y el buen proceder dentro de la misma.
Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de
este contenido y explique el porqu de sus aportes.
La importancia de conocer y aplicar todos estos trminos de
la Administracin Documental son fundamentales en nuestro entorno
laboral, en el rea de archivo llegan todos los das documentos sin
ningn orden y somos nosotros los que debemos darle una
RECOLECCION, PROCESAMIENTO Y TRANSFORMACION a los mismos
para darle un apoyo a la gestin administrativa a la entidad. Una buena
rea de archivo ser de gran utilidad para la empresa si se tiene
un buen manejo, rapidez y eficacia en la organizacin de los
documentos, manejado siempre por una persona capacitad a que pueda
manejar los procedimientos, trmites y consultas de los mismos.