Akreditasi Puskesmas dan Klinik .

12/13

Pedoman
Dokumen.

PEMERINTAH KABUPATEN ROWOPUDU

DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS MALOWOPATI

Jalan A,Yayuli Nomor. 22. Kotak Pos 115.Karangelo Malowopati

KEBIJAKAN PUSKESMAS MALOWOPATI

NOMOR: : A/ II/Kb/ 6/ 13/ 005.
TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMMEN PUSKESMAS.
Menimbang

Mengingat

: 1. Pentingnya sistem pengendalian dokumen agar memudahkan didalam

pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan
pelaksanaannya,
2. Sebagi pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik
dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas
maupun dokumen akreditasi Puskesmas,
: 1. Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.
2. Peraturan pemerintah Nomor 8 tahun 2003 tentang pedoman
organisasi perangkat daerah ( Lembaran Negara Tahun 2003 nomor
14, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4262.
3. Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007
tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah Daerah
Propinsi an Pemerintah Daerah Kabupaten / Kota.
4. Peraturan Daerah Kabupaten Rowopudu Nomor 8 Tahun 2008
tentang Susunan, Kedudukan dan tugas pokok Organisasi Dinas
Daerah Kabupaten Rowopudu.
5. Peraturan Bupati Rowopudu Nomor 28 Tahuun 2008 tentang Tugas
pokok, Fungsi, Uraian Tugas Jabatatan dan tata kerja organisasi Dan
dan tata kerja organisasi Dinas Kesehatan Kabuaten Rowopudu.
6. Manajemen Kearsipan, Alamsyah, Gramedia Pustaka Utama,1995.
7. Sistem kearsipan, Manajemen Perkantorkan, Depkes.RI.2009.
8. Kepmenkes nomor: 269/ Menkes/ Per / III/ 2008, Tentang Rekam
Medik,
9. Standar Akreditasi Puskesmas Kriteria 2.1.11. Elemen Penilaian 4,
MEMUTUSKAN

Menetapkan
Kebijakan

1. Pengendalian dokumen Puskesmas Malowopati dengan sistem

pengelolaan dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem
penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik
1

Akreditasi Puskesmas dan Klinik .12/13

Pedoman
Dokumen.

dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas.

2. Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan,
kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan
dokumen akreditasi Puskesmas,
3. Dokumen/ arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian masih
tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan diunitunit pelayanan,
4. Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang frekuensi pemakaiannya
sudah rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik
apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah.
5. Master dokumen dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah
dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap
Puskesmas.
6. Kelompok dokumen kelompok jenis- jenis dokumen/ rekaman
(contoh kelompok SPO),
Kesatu

Kedua

Pengendalian dokumen akreditasi Puskesmas Malowopati wajib

mentaati sistem pengendalian dokumen yang telah ditentukan didalam
kebijakan pengendalian dokumen ini,
Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai Berikut:
A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
1. Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
a. Bab I, (A/I),
b. Bab II, (A/II),
c. Bab III, (A/ III),
2. Pelayanan Upaya kode : B,
a. Bab IV, (B/ IV),
b. Bab V, (B/ V),
c. Bab VI, (B/ VI),
d. Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan upaya
(contoh upaya KIA= B/ KIA, upaya promkes = B/ Promkes,
dan lain- lain),
3. Pelayanan Klinis kode : C,
a. Bab VII, (C/ VII),
b. Bab VIII, (C/ VIII),
c. Bab IX, (C/ IX),
4. Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
5. Daftar tilik disingkat: Dt,
6. Kerangka Acuan disingkat: KA,

Akreditasi Puskesmas dan Klinik .12/13

Pedoman
Dokumen.

7. Surat Keputusan disingkat: SK,

8. Kebijakan disingkat: Kb,
9. Dokumen ekternal disingkat: Dek,
10. Manual Mutu disingkat MM.
11. Pedoman Mutu disingkat PM,
12. Audit Internal disingkat AI.
B. Penyimpanan Dokumen/ arsip.
1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan sekurangkurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien
meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan,
kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan
jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas
harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap
resep harus diberi tanda:
a. Umum: resep umum,
b. Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi
kesehatan,
c. Gratis/ Jamkesmas/ Jamkesda/ Jamsostek/ Jampersal untuk
resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari
pembiayaan retribusi,

3. Penyimpanan dokumen/ arsip

penyimpanan dokumen/
Kabupaten Rowopudu,

perkantoran sesuai dengan sistem

arsip aturan Pemerintah Daerah

4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing

kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen
(admen) menyimpan master dokumen semua kelompok
pelayanan dan program,
C. Sistem penomoran:
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah
Kabupaten Rowopudu
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem
pengkodean yang telah ditentukan,
3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean,
4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode dokumen,
Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen:
Contoh: B/ IV/SPO/ 6/ 13/ 005 (B: Kode pelayanan upaya, IV:
Bab IV, SPO: Standar Prosedur Operasional,6: bulan 6/ Juni, 13
3

Akreditasi Puskesmas dan Klinik .12/13

Pedoman
Dokumen.

tahun 2013, 005: nomor urut SPO),

Ketiga

Kebijakan ini berlaku mulai Tanggal 1 Juni 2013, dengan ketentuan bila
ada kekeliruan akan dilakukan perubahan sebagaimana mestinya.
Malowopati 1 Juni 2013.
Kepala Puskesmas Malowopati

Dr. Mangunceki.
NIP. 196903102002122003

Akreditasi Puskesmas dan Klinik .12/13

Pedoman
Dokumen.

LAMPIRAN
FORMAT- FORMAT YANG DISTANDARKAN

1. Format Standar Prosedur Operasional, (SPO),

2. Format rekam klinis,
3. Format resep,
4. Format rujukan ekternal,
5. Format rujukan internal,
6. Format persetujuan tindakan (Inform Consent),
7. Format penolakan tindakan,
8. Format permintaan rujukan ekternal,
9. Format penolakan rujukan ekternal
10. Format permintaan pulang paksa,
11.Format penolakan pasien pulang,
Malowopati, 1 Juni 2013.
Kepala Puskesmas Malowopati

Dr. Mangunceki.
NIP. 196903102002122003