¿Cómo organizar protocolariamente la presentación

de un libro?
INTRODUCCIÓN

Este texto pretende ser un ejemplo de cómo organizar un acto

protocolario, en es este caso la presentación del libro “El Toledo
Oculto, una aproximación a la verdad”, del autor toledano Juan
Cabanillas Cabanillas y editado por Cuarto Puzzle, así como el
desarrollo para la organización de un vino de honor posterior.
Nos encontramos ante un acto público de carácter no oficial. Es
público porque es convocado por la editorial y está abierto a la
participación de un gran número de invitados si bien está limitado
por el aforo del lugar de celebración del mismo, el Círculo de Arte de
Toledo. Es no oficial porque no está organizado por ninguna
institución pública.

PRESENTACIÓN DEL LIBRO “EL LLANTO DE CLEPSIDRA” Y VINO

DE HONOR

El acto en su conjunto, como ya hemos dicho, es de carácter público

no oficial y es organizado por la editorial Cuarto Puzzle. El Editor,
Tomás Cantón, será el anfitrión del acto, como máxima autoridad de
la Editorial, por lo que será el encargado de recibir, facilitar las
presentaciones entre los invitados que no se conocen, enviar las
invitaciones y disponer el protocolo del acto.
El desarrollo se divide en dos partes, por un lado, la
presentación, propiamente dicha, del libro y, por otro lado, el vino de
honor. Con el fin de no dejar ningún cabo suelto elaboraremos un
calendario de preparación.

Filosofía del acto:

La celebración de este acto tiene como objetivo promocionar el libro

“El Toledo oculto, una aproximación a la verdad” así como a su
editorial Cuarto Puzzle. Para conseguir alcanzar este objetivo de la
manera más eficaz posible se invitan tanto a los medios de
comunicación social como a reputados críticos literarios y a personas
conocidas en el ámbito cultural y local. Hemos de tener en cuenta
que este libro es el final de una trilogía de su autor, cuyos títulos
anteriores “El Secreto de la ciudad de las Tres Culturas” y “Al llegar el
sol” tuvieron una gran acogida, fundamentalmente en la ciudad de
Toledo.

Lugar elegido para la presentación

El lugar elegido para la presentación es el Círculo de Arte de la ciudad

de Toledo. Esta elección se debe a varios motivos. En primer lugar,
porque los miembros del mismo han colaborado aportando multitud
de datos al autor de este, además, le han abierto las puertas a
numerosos lugares de Patrimonio Histórico de la ciudad a los que
difícilmente se tienen acceso y que le han servido como fuente de
inspiración. En segundo lugar, porque el Círculo de Arte colabora
asiduamente con la Editorial, de origen castellano manchego. Las dos
últimas razones son también de gran importancia, se celebrará en
este lugar por la imagen que esta institución transmite, es el lugar de
encuentro cultural más activo de la ciudad y por las características
tangibles del mismo. Deteniéndonos en esta última cuestión hemos
de señalar que el emplazamiento cuenta con una serie de
características favorables para la celebración del evento:
• Amplio salón de actos. Como podemos ver en la
Figura 1 el lugar cuenta con un amplio espacios para la
celebración del acto. Y es que uno de los objetivos del
Círculo de Arte es dar cabida a todo tipo de celebraciones
culturales.
• Bar y comedor. Es interesante el hecho de que el lugar
cuente con un bar que permitirá a los invitados entrar en
él antes de acudir al actp, si bien el vino de honor se dará
en el comedor con el fin de no mezclar a los invitados con
las personas ajenas al acto que se encuentren en el bar.
Podemos ver la amplitud en la Figura 1.
• Lugar histórico. El Círculo de Arte de Toledo se emplaza
dentro de la que fue la Iglesia de San Vicente, un edificio
histórico cuya arquitectura te permite sumergir en un
ambiente de gran riqueza cultural. El lugar cuenta con
arcos semicirculares de herradura que facilitan la llegada
a ese Toledo oculto que predica el libro. En este sentido
cabe hacer mención a la plataforma donde se instalará la
mesa presidencial, una antigua capilla gótica con bóveda
de crucería del siglo XVI. Un lugar, por lo tanto, idílico
para los invitados. Puede comprobarse en la Figura 2.
• Mobiliario y decoración. El mobiliario con el que
cuenta el lugar es muy minimalista. A ambos lados de las
paredes habrá grandes muebles de madera donde en el
momento de la presentación del libro se estará
exponiendo la obra de Carlos de la Vega, pintor local cuya
última colección trata, al igual que el libro, sobre los
lugares ocultos de Toledo. Además, él es amigo del
escritor y de la editorial y ha sido el creador de la
ilustración de la portada.
Respecto a las sillas, dispondremos de las que
cuenta el Círculo para este tipo de ocasiones, son sillas de
madera antiguas pero en perfecto estado que resultarán
muy cómodas a los invitados.
No hemos de olvidar tampoco que el local cuenta
con un ropero a la entrada del mismo así como con

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 teléfono.
• Seguridad. Teniendo en cuenta la importancia de la
seguridad en el desarrollo del acto, antes de su ejecución
iremos al lugar para revisar las fichas de seguridad que
indiquen que todo está en orden.
• Megafonía. El lugar cuenta con una amplia instalación
megafónica ya que como hemos dicho es esfera de
celebración de diferentes eventos. Nuestra acción sería
revisar días y horas antes su correcto funcionamiento y
asegurar la instalación de las cajas que permitan a los
medios conectar los micrófonos con el fin de no abrumar
la mesa presidencial y de conseguir una calidad de sonido
limpia.
• Acceso al lugar. El lugar se encuentra en la Plaza de San
Vicente de Toledo en el Centro Histórico de la Ciudad.
Toledo es un verdadero laberinto de calles estrechas en
medio de las cuales está el Círculo de Arte. Es, por tanto,
difícil el acceso al mismo. Sin embargo, para estos actos
cuenta con un garaje para los coches a escasos metros
del lugar. Este es de pequeñas dimensiones, 10 plazas, 4
de ellas ocupadas en todo momento. Las 6 plazas
restantes, por lo tanto, son para los miembros de la mesa
presidencial. El resto de invitados podrán utilizar las
plazas de aparcamiento que hay en la puerta del lugar,
para ello deberán recoger en el Círculo de Arte un ticket
con el que poder estacionar.
• Acessibilidad. La accesibilidad es un derecho y en la
organización del acto no será ajena la posibilidad de que
asistan al acto personas con algún tipo de discapacidad.
En el caso de que confirmasen venir, se tomarán una
serie de medidas que permitirán que tanto ellas como el
resto de asistentes actúen con total normalidad. Entre
estas disposiciones se encuentran reservar unas plazas
de aparcamiento para minusválidos en la puerta del
Círculo de Arte o si asistiese una persona sordomuda
preparar un intérprete del lenguaje de signos para
facilitarles la comprensión de lo que ocurre.

Figura 1
Figura 2

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Fecha y duración del acto

La presentación del libro tendrá lugar el próximo 2 de abril (jueves).

Esta ha sido la fecha establecido por el anfitrión del acto ya que será
el momento en el que estén cumplidos todos los trámites y el que
mejor conviene a éstos.
El horario elegido son las 19 horas, hemos de tener en cuenta
que junto con la presentación del libro habrá un vino de honor, por lo
tanto, debe celebrarse en ese horario. Con respecto a la duración, se
establecerá entorno a una hora mientras que el vino de honor durará
dos horas. El acto se clausurará a las 22 horas.

Anfitrión

El anfitrión del acto, como ya hemos señalado, es el editor del libro. Al

tratarse de un acto público pero no oficial este será el encargado del
protocolo del lugar.

Invitados

El aforo del lugar se establece en 42 personas sentadas más la

presidencia. Los asistentes se organizarán en:

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 • Componentes de la presidencia. La presidencia estará
compuesta por 5 personas. El número de estas es impar
debido a que se marcará claramente cual es el presidente
del acto. La mesa la formarán el editor del libro, este
como sabemos es el anfitrión si bien es cierto que cederá
la presidencia al concejal de Cultura de la ciudad, Miguel
Felpeto. El tercer miembro de la mesa presidencial es el
autor del libro mientras que las esquinas están reservadas
a Juan Vicente Serrano, miembro del Círculo de Arte y a
Carlos de la Vega, ilustrador de la portada y pintor cuya
obra estará expuesta en el lugar durante la presentación.
• Críticos. Serán invitados al acto tres importantes críticos
literarios que, además, han asistido en las otras dos
ocasiones anteriores de las presentaciones de los
primeros libros que conforman la trilogía. Además, serán
invitados dos representantes de la asociación Toledo
Literario, Mariano Rojas y Francisco Silvela y dos
miembros de las dos librerías más importantes de la
ciudad, “Librería Taiga” y “Librería Hoja Blanca”
• Medios de comunicación social. En este caso
merecen, como hemos dicho, especial atención todos los
medios de prensa y audiovisuales ya que recogerán y
transmitirán el mensaje que la empresa desee transmitir
al público, un mensaje de promoción del libro con el fin de
conseguir éxito de ventas. Se invitará a siete medios de
comunicación de la ciudad: “El Día de Toledo” y “La
Tribuna de Toledo”, diarios locales; “CNC” y “Castilla la
Mancha Televisión”, televisiones regionales; EFE, agencia
con sede en Toledo pero de carácter nacional y Cadena
Ser, radio con sede local pero al igual que EFE con
posibilidad de proyección nacional y Cadena COPE, de la
misma naturaleza que la anterior. Hemos de tener en
cuenta que se trata de un libro cuyo público potencial son
fundamentalmente los toledanos y, por tanto, su alcance
es mayoritariamente local.
• Familiares y amigos. Se guardará un sitio especial,
asimismo, para los familiares y amigos del autor del libro.
Podrán invitar a siete personas de este rango.
• Resto de invitados. Quedarán 21 lugares reservados a
invitados que decidan venir a la presentación del libro de
Cabanillas porque sean lectores del autor o porque se
hayan interesado a través del conocimiento del acto por
los periódicos, los carteles en el “Círculo de Arte” y en las
dos librerías citadas anteriormente o por la página Web
de la editorial Cuarto Puzzle.

Para confeccionar la lista de invitados citada anteriormente ha

sido necesario mirar las fichas de años anteriores en los que también
organizamos la presentación de los primeros libros del autor. Esta

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ficha nos ha servido para conocer quienes habían sido anteriormente
los invitados así como para estar al corriente de los críticos, medios y
librerías que apostaron por los títulos anteriores. Además, se ha
pretendido lograr un equilibrio entre los diversos grupos de invitados
y representaciones con el fin de evitar omisiones inesperadas o una
excesiva presencia de miembros de un solo grupo.

Invitaciones

Las invitaciones se enviarán diez días antes del acto, es decir, el

martes 24 de abril de 2009. Se trata de invitaciones tradicionales
hechas en un tarjetón y de color blanco. La letra, como podemos ver
en la Figura 3, es de fácil lectura (Times New Roman) y los datos
quedan muy claros; se establece quién invita, a dónde invita; a qué
hora y con ocasión de qué se hace, además, se informa de la fecha,
en la que se incluye el año con el fin de que la invitación puede
quedar como recuerdo de los invitados.

Figura 3

Además se añaden en otra tarjeta datos de interés explicando el lugar

de aparcamiento, la exigencia de confirmación previa y la duración
estimada del acto. Podemos ver un boceto de la Nota de Interés en la
Figura 4.

Figura 4

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 Las invitaciones desarrolladas como ejemplo irían dirigidas a los
críticos literarios, a los miembros de las diferentes asociaciones y
librerías así como a los familiares del autor. Los componentes de la
presidencia que necesiten invitación se les enviará una
personalizada, además se hablará con ellos de forma directa en días
previos al acto para concretar todos los detalles necesarios.
A los medios de comunicación social se les enviará una
Previsión de la cita por e-mail y por fax que irá dirigida al medio en
general. En la previsión se citará a los medios al acto de presentación
del libro y solo se permitirá que hagan preguntas una vez acabada la
oratoria y antes del vino de honor. El resto de invitados podrá ir
pasando al lugar donde se celebra el vino de honor mientras tanto. A
la previsión se añadirá una reseña del libro con el fin de que, por un
lado, los periodistas vayan informados y de que, por otro lado, lancen
previamente al día de la presentación alguna información sobre la
misma que de a conocer el título del libro y anime a acudir al lugar a
los interesados.
Las personas que no reciban invitación personalizada se
informarán, coma ya hemos especificado, a través de los medios, los
carteles en el Círculo de Arte (ver Figura 5) y la página Web de la
Editorial. En todas estas informaciones se pedirá a aquellos que
quieran acudir que confirmen previamente antes del 28 de marzo, al
igual que el resto, para cerrar detalles. Esto es fundamental ya que el
aforo es limitado y el autor tiene un gran número de seguidores de
modo que se prevé que se llenen todos los puestos libres.

Figura 5.

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Medios de comunicación

Los medios de comunicación social merecen especial atención ya que

como hemos dicho al principio retransmitirán el mensaje a lectores. Y
los lectores, a fin de cuentas, son los compradores potenciales del
libro por lo que será necesario dar un trato exquisito a los medios.
Los medios de comunicación invitados han sido siete
mientras que por cada medio acudirán un redactor y un reportero
gráfico (tres fotógrafos y dos operarios de cámara). Hemos de
exceptuar a la radio, de la que solo acudirá una periodista por medio.
Es importante, por tanto, distinguir dos espacios:

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 • Redactores. Está previsto que al acto acudan siete
redactores, teniendo en cuenta que estos necesitarán
visibilidad para tomar notas y no perderse ningún detalle
deben sentarse en la tercera fila, ya que la primera está
reservada a los críticos y a los miembros de asociaciones
y librerías.
• Reporteros gráfico. Hemos de tener en cuenta que el
Círculo de Arte de Toledo es utilizado para numerosos
actos y existe en la parte del fondo una plataforma desde
la que los cámaras pueden grabar todo el acto. En el caso
de los fotógrafos un auxiliar de protocolo será el
encargado de dejar pasar hacia delante a los fotógrafos al
principio y al final del acto, momento que también
aprovecharán los cámaras de televisión para grabar
primeros planos.
• Micrófonos. Tanto la reporteras de radio como las
televisiones deben hacer uso de micrófonos debido a que
las distorsiones que genera el sonido ambiental no
permite comunicar bien el mensaje. Como hemos dicho el
lugar cuenta con un sofisticado equipo de megafonía y
con varios altavoces. Además, hay un lugar habilitado
(con altavoz) para que los medios sitúen los micrófonos y
no éstos no molesten en la mesa presidencial donde
habrá un micrófono para cada ponente (no perteneciente
a ningún medio). El lugar habilitado es una caja en la que
los periodistas pueden conectar de manera directa sus
micrófonos de modo que el audio está libre de otros
sonidos.

Presidencia del acto y puesto de honor

La presidencia es la zona reservada al anfitrión y a sus invitados

principales. Nos encontramos ante un acto de carácter no oficial por
lo que el anfitrión colocará a sus invitados.
El puesto de honor, reservado a la persona que preside, debería
ser ocupado en este caso por el editor del libro. Sin embargo, este ha
decido que él no va a presidir el acto sino que lo va a hacer el
Concejal de Cultura, Miguel Felpeto. De este modo y siguiendo la
teoría clásica el editor se colocará a la izquierda de quien ha cedido
(concejal de Cultura), a los efectos de ofrecerle su derecha, que es el
puesto de honor.
Para la ordenación de la presidencia, asimismo, se sigue el
sistema de alternancia. El concejal de Cultura, que preside el acto, se
situará en el centro. A su izquierda el editor del libro y a su derecha el
autor del mismo. Al lado del autor se situará el miembro del Círculo
de Arte mientras que al lado del editor se sentará el pintor que ha
llevado a cabo la portada del libro y cuya obra se expone en las
paredes del lugar, como ya hemos citado anteriormente.

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 Figura 6

La Figura 6 representa la mesa presidencial. El concejal de Cultura

ocupa la presidencia, a su izquierda se encuentra el editor que le ha
cedido el puesto y a su derecha el autor del libro. Las esquinas están
reservadas para el miembro del Círculo de Arte y para el pintor.
Esta mesa se subirá a la plataforma del salón de actos, se cubrirá
con una tela roja. Sobre ella se situarán dos ejemplares del libro, uno
al lado derecho y otro al izquierdo. Cada miembro de la presidencia
tendrá un cartel con su nombre y cargo. Además, detrás de la mesa
se situarán carteles de promoción de la editorial y del libro.
Es importante señalar, asimismo, que la ordenación de los
miembros de la mesa presidencial deberá llevarla a cabo el anfitrión.

Sistema de ordenación de los asistentes

Cada fila estará formada por siete asientos divididos en dos columnas
de cuatro asientos y de tres. Hemos de tener en cuenta que a pesar
de la amplitud del Salón de Actos esté tendrá en las paredes
expuestas las obras pictográficas de Carlos de la Vega y por lo tanto,
debe dejarse un pasillo amplio a ambos lados.
• Primera fila. La primera fila estará reservada a los
críticos y dueños de las librerías. Son siete. Serán los
auxiliares de protocolo los encargados de situar a estos
invitados teniendo en cuenta la relación entre ellos como
criterio fundamental.
• Segundo fila. Estará reservada a los familiares y amigos.
Su ordenación se dará según vayan llegando y serán
ayudados, de igual manera, por los auxiliares de
protocolo.
• Tercera fila. Compuesta por los periodistas.
• Filas siguientes. Las ocuparán aquellos que hayan
decidido venir al acto por su cuenta libre. El número de
estas personas está limitado (21 personas, tres filas más)
por ello, previamente han tenido que ratificar su
asistencia.
En definitiva, los auxiliares de protocolo serán los encargados en todo
momento de que se cumpla esta ordenación.

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Vestimenta

No se exigirá a los asistentes ninguna vestimenta concreta. No

debemos olvidar la filosofía del acto es la venta del libro. Un libro
cuyo lector objetivo pertenece a varias clases sociales. Todo debe ser
fácil para los asistentes al acto.

PROGRAMA Y DESARROLLO DEL ACTO

Una vez que todo lo anterior ha sido organizado procede el desarrollo

del acto. El anfitrión, Tomás Cantón, debe recibir en la entrada del
Salón de Actos a los invitados.
Después cada asistente debe ser acomodado en su sitio. Una
vez concluida esta acción entrarán los miembros de la mesa
presidencial.
Una vez que todos hayan sido acomodados empezará a hablar
la persona que preside el acto, después cederá la palabra al editor del
libro, quien se referirá a la relación entre el nuevo libro que se está
presentando y los fines que se pretenden alcanzar con su publicación,
así como la forma en que el libro se enmarca en la política editorial de
la empresa. A continuación intervendrá el autor del libro que
expondrá la motivación que le llevó a escribirlo, las fases de su
elaboración y otros detalle. Podrán después hablar los otros dos
miembros de la presidencia aunque, en principio, no tiene porque ser
necesario. Finalmente, el concejal clausurará el acto. Se invitará a
pasar a los asistentes al vino de honor.
A la salida de la sala, asimismo, se dispondrán varias mesas
para que los que quieran puedan comprar el libro mientras que el
anfitrión le dará un ejemplar a los invitados.

Vino de honor

Como puede verse en la Figura 1, al lado del salón de actos se

encuentra un comedor, lugar elegido para la celebración del vino de
honor. El día de la celebración del acto permanecerá cerrado hasta la
finalización del mismo. Durante el vino de honor las personas
permanecerán de pie con el fin de que puedan interactuar unas con
otras, por lo tanto, se retirarán todas las mesas y sillas del comedor.
En el vino de honor se ofrecerá:
• Vinos blancos (estos se servirán fríos y hasta tres cuartas
partes) y jerez.
• Champagne en “copa flauta”.
• Agua y bebidas refrescantes para las personas que no
consuman alcohol.
Estas bebidas se servirán con aperitivos que acompañen a los
vinos, por lo tanto no en gran cantidad ya que solo son de
acompañamiento. Al final del evento, se bandejearán masas finales y
bombones para acompañar el champagne. El brindis lo llevará a cabo
el anfitrión.
El anfitrión también será el encargado, en última instancia, de

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despedir a los invitados.

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