PERBEDAAN KANTOR PUSAT DAN OPERASIONAL

PERBEDAAN KARAKTERISTIK ANTARA AGEN DAN KANTOR CABANG

Agen maupun kantor cabang merupakan beberapa sarana yang digunakan oleh
perusahaan untuk memperluas wilayah pemasarannya. Namun kedua sarana ini memiliki
perbedaan, terutama dalam hal: organisasinya, manajemen, dan mekanisme
pengawasannya.
Berikut penjelasan perbedaan antara keduanya:
1.
Dari segi organisasi agen merupakan suatu bentuk organisasi yang hanya diberi
fungsi untuk menerima pesanan barang-barang dan bekerja dibawah pengawasan kantorpusat dan transaksi dengan pihak ketiga secara langsung di tangani oleh kantor-pusat.
Sedangkan kantor cabang sendiri adalah suatu organisasi yang menjual barang-barang dari
persediaan yang berasal dari kantor pusat maupun dibeli dari pihak lain dan memiliki
wewenang untuk melakukan transaksi dengan pihak ketiga, sehingga bisa dikatakan kantor
cabang adalah suatu unit usaha yang terpisah.
2.
Agen tidak memiliki persediaan barang yang dijualnya namun hanya berupa sampel
atau contoh barang yang ditawarkan dan selanjutnya barang yang diinginkan oleh
pelanggan di kirimkan oleh kantor pusat, sebaliknya kantor cabang bisa memiliki stok atau
persediaan dan dapat menambah stoknya dari kantor pusat maupun membeli sendiri dari
pihak lain.
3.
Izin/persyaratan barang yang akan dijual pada pelanggan dan hal yang berhubungan
dengan piutang sepenuhnya wewenang kantor pusat, sebaliknya kantor cabang dapat
menentukan sendiri hal tersebut.
4.
Modal kerja dan biaya yang timbul akibat operasi diberikan kepada agen untuk
dikelolah dan tidak diperkenankan mengurus kas yang lain dalam bentuk apapun,
sebaliknya kantor cabang memiliki spesialisasi untuk mengurusai keuangan internalnya
sendiri.
Namun dalam perakteknya keduanya bisa saja mendapat pembatasan hak dan wewenang
sesuai yang berasal dari kantor pusat. Perbedaan kedua unit sarana ini menyebabkan
perbedaan pada penyusunan sistem akuntansi yang akan diterapkan nantinya.
HUBUNGAN KANTOR PUSAT DAN AGEN
USAHA/OPERASIONAL SUATU AGEN
Seperti yang kita ketahui bahwa agen biasanya tidak memiliki persediaan/stok
melainkan hanya memiliki contoh/sampel barang yang dijual, sehingga jika ada barang yang
di inginkan pelanggan maka pertama-tama agen harus memesan barang tersebut pada
kantor pusat. Barang yang dipesan akan dikirimkan beserta faktur pembelian jikalau syarat
dan ketentuan pembelian yang ditentukan oleh kantor pusat telah terpenuhi. Hal-hal yang
berhubungan dengan piutang bisa saja dibebankan pada agen yang bersangkutan
begitupun penagihannya nantinya langsung kepada agen yang bersangkutan tadi.

Semua biaya yang timbul akibat dari transaksi ini di tanggung oleh kantor pusat
sebagai biaya operasional yang nantinya akan diberikan pada agen.
PEMBUKUAN UNTUK SUATU AGEN
Agen hanya perlu mencatat penerimaan/pemasukan pada buku kas dan
penerimaan dari pengisian kembali modal dari kantor pusat, begitupun dengan biaya-biaya
yang ada kesemuanya ditulis rangkap/doubel. Hal ini dikarenakan jikalau agen mulai
kehabisan modal kerja maka pihak agen akan mengirimkan salinan pembukuan (aslinya
diarsipkan pada pihak agen) berikut dengan bukti biaya-biaya yang telah tejadi kepada
kantor pusat agar nantinya ditindak lanjuti oleh kantor pusat dan selanjutnya pihak kantor
cabang akan mengirimkan lagi modal kerja yang dibutuhkan agen.
PEMBUKUAN PADA KANTOR PUSAT
Pembukuan pada kantor pusat jika bertransaksi dengan agen tergantung pada
tujuan pa yang ingin dicapai dari pembukuan itu, maka ada dua alternatif yang tersedia
yakni:
1.
Laba/rugi yang didapat dari aktifitas penjualan melalui agen (tiap-tiap agen) tidak
ditentukan secara terpisah.
Artinya: semua penerimaan maupun biaya-biaya dari agen-agen yang ada di catat menjadi
satu pembukuan (tidak dibedakan) dalam pembukuan yang ada seperti pada kantor pusat.
2.
Laba/rugi yang didapat dari aktivitas penjualan melalui agen ditentukan secara
terpisah.
Artinya: pencatatan pemerimaan dan biaya-biaya dari setiap agen terpisah, sehingga kantor
pusat dapat membedakan penerimaan laba/rugi dari setiap agen yang ada.
HUBUNGAN KANTOR PUSAT DAN CABANG
Tujuan dibuatnya kantor cabang sama halnya dengan agen, yakni agar
kemampuan perusahaan dalam penjualan meningkat. Biasanya kantor cabang dibawahi
oleh seorang manajer cabang yang bertanggung jawab langsung kepada top manajemen di
kantor pusat. Manajer cabang harus melaporkan informasi tentang volume aktivitas dan
hasil usaha cabang kepada kantor pusat.
Walaupun kantor cabang merupakan unit usaha yang berdiri sendiri namun dia
tetap dalam pengawasan kantor pusat. Ketentuan tentang unit usaha yang berdiri sendiri
diatur oleh kantor pusat. Garis besarnya suatu cabang bekerja sebagai berikut:
-

Cabang diberi modal kerja oleh kantor pusat sebagaimana halnya dengan agen.

Cabang bisa membeli stok barang sendiri untuk memenuhi permintaan pelanggan
apabila kantor pusat tidak sanggup memenuhi permintaan tersebut.
Cabang mengolah usahanya secara terpisah dari rekening kantor pusat. Akan tetapi
hal ini bisa dibatasi keleluasaannya jika kantor pusat berkehendak.
SISTEM AKUNTANSI UNTUK OPERASI KANTOR CABANG

1.

SISTEM SENTRALISASI

Dalam sistem ini kantor cabang hanya perlu mengumpulkan bukti-bukti dasar dan
pendukung dari transaksi-transaksi yang terjadi dalam usahanya, dikarenakan pembukuan
sepenuhnya dilakukan oleh kantor pusat.
Jika pencatatan rugi/laba-nya terpisah dari kegiatan pencatatan kantor pusat maka kantor
cabang hanya perlu menggunakan pencatatan pada buku jurnal-jurnal khusus yang
dibutuhkan. Sitem ini dipakai guna menghemat biaya administrasi, dan berdampak pada
keterlambatan pada penyajian laporan keuangan secara periodik.
2.

SISTEM DESENTRALISASI

Sistem ini mencanamkan pencatatan setiap transaksi-transaksi yang terjadi dalam kantor
secara lengkap. Susunan pembukuan atupun rekening-rekening yang ada pada tiap-tiap
kantor cabang mengikuti/sesuai dengan yang ada pada kantor pusat.
Penyusunan laporan keuangan pada kantor cabang sama halnya dengan penyusunan
laporan keuangan pada usaha yang berdiri sendiri, namun bedanya rekening modal
ditiadakan.

Hubungan Kantor Pusat dan Cabang

Sifat dan jenis usaha operasi dari kantor cabang, biasanya berada dibawah pengelolaan
seseorang maajer cabang yang bertanggung jawab langsung kepada top manajemen kantor
pusat. Manajer cabang harus melaporkan informasi tentang volume aktivitas dan asil usaha
cabang kepada kantor pusatnya, karena data demikian penting untuk analisa dan
pengamblan keputusan.
Meskipun cabang berusaha dan bekerja sebagai unit yang berdiri sendiri, tetapi tetap
di kontrol oleh kantor pusat. Kebijaksanaan umum dan standart pelaksanaan yang biasanya
berlaku bagi dunia usaha, juga dilaksaakan terhadap cabang-cabang yang dibentuk oleh
kantor pusat. Garis besar dari bekerjanya suatu cabang adalah sebagai berikut:
{ Cabang diberi modal erja, baik berupa uangkas, barang-barang dagangan maupun aktiva
lainnya oleh kantor pusat.
{ Cabang dapat membeli barang dagangan dari phak ketiga untuk memenuhi kebutuhan
permintaan barang-barang local yang tidak dapat dipenuhi oleh kantor pusat atau apabila
pembelian itu dapat dipertanggngjawabkan secara ekonomis.
{ Cabang melakukan aktivitas penjualan, mulai dari usaha-usaha untuk pembli, mengirimkan
dan menyerahkan jasa-jasa kepada langganan, membuat faktur penjualan, menagih piutang
dan menyimpan uangnya dalam rekening banknya sendiri.
Sistem Akuntansi untuk Operasi Kantor Cabang
Sistem pengumpulan dan pengolahan data akuntansi terhadap transaksi-transaksi yang
terjadi di kantor cabang dapat dilakukan dengan berbagai cara. Sistem akuntansi erhadap
aktivitas kantor cabang pada dasarnya menurut sistem:
Sistem sentralisasi
Apabila sistem sentralisasi diguanakan, maka pembukuan terhadap transaksi yang terjadi di
kantor cabang diselenggarakan sepenuhnya oleh kantor pusat. Pada cara ni kantor cabang

cukup mengumpulkan doumen-dokumen dasar. Dokumen tersebut dikirim kepada kantor

pusat untuk dicatat dalam buku jurnal dan rekening-rekening buku besarnya.
Sistem Desentralisasi
Pada cara ini setiap cabang menyelenggaraan pembukaan atas tranaksi yang terjadi pada
cabang yang bersangkutan secara lengkap. Jika sistem desntralisasi digunakan, biasanya
susunan dan klasifikasi rekening-rekenng pembukuan pada tiap kantor cabang mengikuti
dan sesuai dengan susunan dan klasifikasi yang dipakai pada kantor pusatnya
Prinsip-prinsip Pelaksanaan Sistem Desentralisasi
Ciri pokok yang menghubungkan pembukuan di kantor cabang dan kantor pusatnya adalah
adaya rekening R/K kantor pusat di dalam rekening pembukuan kantor cabang dan R/K
Kantor Cabang di dalam rekening pembukuan kantor pusat.
Terdapat hubungan antara rekening-rekeing pembukuan di kantor cabang dengan
rekening-rekening pembukuan di kantor pusat. Aktiva yang ditempatkan di cabang adalah
sebagian dari aktiva yang dimiliki oleh perusahaan sebagai satu kesatuan usaha.
Kantor pusat sebagai konsekuensi dari sistem desentralisasi tidak perlu melakukan
pencatatan terhadap perubahan bentuk atau komposisi terhadap investasinya di kantor
cabang. Sebagai unit usaha yang berdiri sendiri, cabang mengeluarkan biaya untu
pendapatan. Di dalam akuntansi pengaruh pendapatan dan biaya terhadap modal yang
ditanamkan, akan dikumpulkan selama satu periode melalui ikhtisiar perhitungan laba rugi.
Modifikasi Teknik Pencatatan
Agar laporan keuangan lebih informatip, maka hendaknya terdapat pemisahan dalam
pencatatan penanaman modal pada kantor pusat maupun kantor cabang. Pemisahan
tersebut, antara lain:
{ Rekening kantor pusat dan kantor cabang yang bersifat sementara
{ Rekening kantor pusat dan kantor cabang yang bersifat permanen.
Kedua perbedaan tersebut tidak mengubah sifat rekening timbale balik antara rekening
kantor cabang dan rekening kantor pusat.
Laporan Keuangan Gabungan untuk Kantor Pusat dan Kantor Cabang
Secara periodik, baik kantor cabang maupun kantor pusatmenyusun keuangannya secara
individual. Dalam laporan keuangan ga bungan tersebut dimaksudkan untuk memberikan
gambaran tentang posisi keuangan dan hasil usaha perusahaan sebagai satu kesatuan
ekonomi yang bulat, maka dalam penyusunannya harus memperhatikan :
a)
Dalam neraca hanya disajikan aktiva dan hak-hak yang ada pada perusahaan dan
hutang-hutang atau kewajiban perusahaan yang lain kepada pihak-pihak di luar peusahaan.
b)
Dalam perhitungan laporan laba rugi, harus dihindari adanya perhitungan ganda terhadap
suatu pendapatan dan biaya yang sama.
Dengan demikian, langkah-langkah yang diperlukan dalam penyusunan laporan
keuangan gabungan dapat dirumuskan sebagai berikut:
{ Penyususnan neraca gabungan, dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
1)
Menghapus saldo rekening R/K Kantor Pusat dengan R/K Kantor Cabang dan
saldo rekening hutang dengan piutang kepada antar kantor pusat dan cabang, yang ada
di dalam neraca individual kantor pusat maupun cabang.
2)
Menunjukkan saldo rekening-rekening aktiva, dan rekening-rekening hutang yang terdapat
dalam neraca individual kantor pusat dan cabangnya sesuai dengan kelompok masingmasing.
{ Penyusunan laporan perhitungan rugi laba gabungan, diperlukan langkah berikut:

1)

Menghapus saldo rekening pengiriman barang dari kantor pusat dengan pengiriman
barang ke kantor cabang dan saldo rekening-rekening pendapatan dan biaya-biaya yang
bersangkutan = yang diakui di dalam laporan perhtungan laba-rugi individual kantor pusat
dan cabang sebagai akibat kebijaksanaan sistem desentralisasi yang dilaksanakan.
2)
Menjumlahkan saldo rekening-rekening pendapatan dan laba di luar usaha, rekening
biaya dan rugi di luar usaha yang terdapat dalam laporan rugi laba individual kantor pusat
dan cabang, sesuai dengan kelompok masing-masing.

1)
2)
3)
4)

Daftar Lajur Penyusunan Laporan Keuangan Gabungan

Untuk mempermudah penggabungan saldo rekening pembukuan yang ada baik di
pusat maupun di cabang, biasanya disusun suatu kertas kerja yang berupa daftar lajur
penyusunan laporan keuangan gabungan. Daftar lajur dibuat semata-mata untuk
mempermudah penyusunan laporan keuangan gabungan.
Penyesuaian rekening Timba Balik
Untuk mempermudah penggabungan saldo rekening pembukuan yang ada baik di pusat
maupun di cabang, biasanya disusun suatu kertas kerja yang berupa daftar lajur
penyusunan laporan keuangan gabungan. Daftar lajur dibuat semata-mata untuk
mempermudah penyusunan laporan keuangan gabungan.
Penyesuaian Laporan Timbal Balik
Pada akhir eriode atau pada saat akan menutup buku-buku, sebab-sebab adanya
perbedaan saldo diantara 2 (dua) rekening yang reciprocal tersebut harus diselidiki dan
penyesuaian harus dilakukan seperlunya. Data yag perlu dipertimbangkan dalam
menyesuaikan dua rekening tersebut, pada dasarnya dapat digolongkan ke dalam 4
golongan sebagai berikut:
Debit rekening Kantor Cabang tanpa ada hubungan dengan kredit rekening Kantor
Pusat.
Kredit rekening Kantor Cabang tanpa ada hubungan dengan debit rekening Kantor
Pusat.
Debit rekening Kantor Pusat tanpa ada hubungan dengan kredit rekening Kantor
Cabang.
Kredit rekening Kantor Pusat tanpa ada hubungan dengan debit rekening Kantor
Cabang.