Tomecsk Erika

Konferencia tpus
rendezvnyek szervezse

Budapest
2003.

Tomecsk Erika
Rendezvnyszervezs
Kiadja a BGF Kereskedelmi, Vendgltipari s Idegenforgalmi Fiskolai Kara
Felels kiad:

Medvn dr.Szabad Katalin, figazgat

Lektorlta:

Happ va

Szerkesztette

dr.Temesi Gbor

Mszaki szerkeszt

dr.Temesi Gbor

Nyomdai munkk:

ERICOM Kft.

Minden jog fenntartva!

Copyright 2003 by BGF KVIFK
FI 11 02 / 2003.

Budapest
2003.

Az alkotkpessg,
az embernek az a szellemi kpessge,
hogy valami jat hozzon ltre.

A kreativits,
a rendezvnyszervez lteleme,
kpessg, tanulhat kpessg.

Tisztelt Hallgatk!
E jegyzet a rendezvnyek szervezse sorn, tbb ves tapasztalat alapjn sszegyjttt gyakorlati pldkon alapul ismeretanyagot szeretne nknek, jvend rendezvnyszervezknek tadni.
A Fiskolrl kikerlve, a jvend munkahelykn mr azt vrjk nktl, hogy olyan
alapismeretekkel rendelkezzenek, amik alkalmass teszik nket arra, hogy minl
elbb, nllan bevethetk legyenek.
A jegyzetben egy szervezsi smt mutatunk be, amit kvetve megszervezhet egy konferencia tpus rendezvny. De ne felejtsk el, hogy ez csak az alap ! Minden rendezvny
ms s ms. A klnbzsgk mr az nk kreativitsn, lland megjulsn, jszer
tletein is mlik.
A szervezs gyakorlati lpseinek lersval (ami sok, fontos rszegysgbl ll), arra szeretnnk rvezetni nket, hogy a rendezvny sikere, azon az aprlkos, precz httrmunkn alapszik, amit az elkszts folyamn kell elvgezni. Ha jl vgzik a munkjukat, akkor az eredmny egy semmihez nem hasonlthat, csodlatos rzs lesz, amit akkor
reznek majd, amikor ltjk, hogy a ltrehozott m, a rendezvny, szpen, folyamatosan, zkkenk nlkl pereg, mint egy j film, aminek a forgatknyvt nk ksztettk.
Jusson majd eszkbe: ez lesz az a pillanat, amirt rdemes rendezvnyt szervezni.
Krjk, hogy a tananyag minden apr rszlett, mg a mellkleteket is mint a tanknyv szerves s ktelez rszt tanuljk meg, sajttsk el. A mellkletek aktulis
elmleti s gyakorlati ismeretanyagot, meghatrozsokat, pldkat tartalmaznak, amelyek nlklzhetetlenek a rendezvnyszervezs megismershez.
Legyenek j rendezvnyszervezk, lvezzk, szeressk a szakmjukat s mindig tartsk
szem eltt, hogy a vendg szemvel kell ltni, hogy ne csak magunknak, de mg inkbb
a vendgeinknek is lmny legyen az esemny, amelynek rszesei. A rendezvnyszervez van a vendgrt s nem fordtva!
Engedjenek meg egy szemlyes megjegyzst a jegyzet szerzjtl.
Minden vben legalbb egyszer ott motoszkl a gondolat a fejemben, hogy feladom a
szakmt, belefradtam. Aztn ott tallom magam egy rendezvnyen, amit ms szervezett. Csak llok a vendgek kztt s szinte fj, hogy nem ltok a paravn mg, nem n
vagyok az, aki ezt ltrehozta s vgyom arra, hogy ismt ringbe szlljak. Olyan ez,
mint a szerelem. Gyllni s imdni lehet, de elhagyni nagyon nehz. Hiszen ehhez rtek. Szerencssnek mondhatom magam, hiszen a munkm a hobbim.
Sok szerencst s j munkt kvnok nknek is!
A Szerz.

TARTALOMJEGYZK

A rendezvnyek szerepe ................................................................................................. 11

I.

Az zleti turizmus ................................................................................................... 15

II. A konferenciaturizmus ............................................................................................ 17

1) A konferencia s konferencia tpus rendezvnyek ltalnos
jellemzi, csoportjai ......................................................................................... 17
2) A konferencia szerepli................................................................................. 20
III. Konferencik szervezsnek menete, munkafzisok alapjn.................................. 23
1. Tervezs ............................................................................................................
A konferencia, mint ru ...............................................................................
1.1. A sajt, szakmai szervez bizottsg feladatai a tervezs fzisban......
a.) Az els lpsek..............................................................................
b.) Elterjeszts ..................................................................................
c.) Tmogatsok megnyerse .............................................................
d.) Elemzs .........................................................................................
e.) Plyzat .........................................................................................
f.) Kockzatelemzs a vrhat jutalom arnyban.............................
g.) Konkurencia, termk, szolgltatsi piac, kereslet,
krlmnyek felmrse ................................................................
h.) Szakmai szervez bizottsg ltrehozsa .......................................
1.2. A klss rendezvnyszervez feladatai a tervezs fzisban...............
A rendezvnyszervez irodk ltalnos feladatai ..............................

24
24
25
25
25
25
25
25
25

2. Elkszts .......................................................................................................
2.1. A sajt, szakmai szervez bizottsg feladatai az elkszts fzisban
a.) Plyzat a konferencia elnyersre ...............................................
b.) F clok, tma, alapkvetelmnyek meghatrozsa
(j konferencia esetn) .................................................................
c.) Bizottsgi tagok kivlasztsa ........................................................
d.) A szervez bizottsg fellltsa ....................................................
e.) Albizottsgok ltrehozsa (a konferencia jellege,
mrete fggvnyben). .................................................................
f.) Funkcifelelsk kivlasztsa (pl. pnzgy).................................
g.) Tovbbi feladatok .........................................................................
2.2. A Szakmai Titkrsg feladatai az elkszts sorn.............................
A hzon belli szervezs buktati .............................................
Az ajnlatkrs tartalmi elemei .....................................................

27
27
27

25
26
26
26

27
27
27
27
27
27
29
30
30

2.3. A megbzott rendezvnyszervez (plyz, PCO) feladatai

az elkszts fzisban........................................................................
a.) Msodik krlevl (second announcement). ..................................
b.) Elemzs .........................................................................................
c.) tletels (brain-storming) .............................................................
d.) Konferencia regisztrcis iroda/tikrsg fellltsa ..................
e.) rajnlat krse a szolgltatktl .................................................
f.) Szolgltatsok kivlasztsa ...........................................................
g.) Opcis foglalsok .........................................................................
h.) Szponzor .......................................................................................
i.) Szerzdskts...............................................................................
j.) A rendezvnyszervez iroda feladata, a szerzds alrsa utn...

34
34
34
34
34
34
35
35
36
36
37

3. Szervezs.......................................................................................................... 38
3.1. A sajt, szakmai szervez bizottsg feladatai a szervezs fzisban ... 38
A hzon belli szervezs buktati ............................................. 39
3.2. A rendezvnyszervez (PCO) feladatai a szervezs sorn................... 40
A megkttt szerzdsek fizetsi, lemondsi, vltoztatsi
feltteleinek sszehangolsa..................................................... 40
A megbzott konferenciaszervez iroda feladata .......................... 40
A vendgek folyamatos regisztrcija, elregisztrci................. 41
A mr elzetesen megrendelt szolgltatsok aktualizlsa........... 42
A programok: szervezse, szemlyi s trgyi feltteleinek megteremtse, propaglsa, eladsa ................................................... 42
A programok tpusai ...................................................................... 42
A soron kvetkez nyomdai munka elksztse.......................... 43
Folyamatos informciramls biztostsa ................................... 43
A konferencia alatti programokhoz kapcsold
msorok szervezse .................................................................. 43
Sajt s mdiakapcsolatok szervezse, bonyoltsa ...................... 43
A szlltssal, rkezssel, tvozssal, hatrtlpssel,
biztonsggal kapcsolatos feladatok .......................................... 44
Technikai szolgltatsok vgleges megrendelse ......................... 44
A szolgltatkkal tbbszri egyeztets ......................................... 44
Forgatknyvek elksztse .......................................................... 44
A szervezs folyamn felmerl egyb feladatok/gondok a gyakorlatban, amelyre megoldst knl a kls, profi rendezvnyszervez bevonsa, teht a PCO feladatai....................................... 45
3.3. A szervezs sorn felmerl kltsgek elemzse................................. 46
Buktatk s feladatok, a kltsgvets tteleinek rszletes elemzse 46
lland kltsgek ................................................................ 46
Vltoz, ltszmtl fgg kltsgek.................................... 59
A rszvteli djak kalkulcija, kialaktsnak szempontjai ......... 65
3.4. Klss gazdlkod szervezetek szerepvllalsa
a konferencik szervezsben ....................................................... 69
3.5. A konferencik rsztvevinek motivci ............................................. 69
3.6. Rendezvnyszervezsi feladatokat vllal cgek csoportostsa ......... 69

4. Helyszni lebonyolts......................................................................................
4.1. A szakmai szervez bizottsg feladatai a helyszni lebonyolts sorn
4.2. A rendezvnyszervez (PCO) feladatai a helyszni lebonyolts sorn
A regisztrcis pult mkdtetse ................................................
Programok indtsa, ellenrzse .................................................
A rszvteli djban lv esti programokra ..................................
Elre lebeszlt szolgltatsok ellenrzse ..................................
zen-tbla mkdtetse (message board), fellltsa ...............
Hoszteszek eligaztsa.................................................................
Kapcsolattarts a szllodkkal (rkezs, tvozs ellenrzse) ...
A szakmai titkrsg helyszni mkdsnek biztostsa ............
Klnterem biztostsa n. slide checking ..............................
VIP szoba biztostsa ..................................................................
Killt standok, szponzorok beteleplse..................................
Folyamatos kapcsolattarts a szakmai szervezkkel ..................
Feladatok felosztsa, felelsk, hatskrk rgztse ................

72
72
72
72
73
73
73
73
74
74
74
74
74
74
74
74

5. Utmunkk.......................................................................................................
5.1. A szakmai szervez bizottsg specilis feladatai .................................
5.2. A rendezvnyszervez (PCO) specilis feladatai.................................
5.3. j tendencik a konferencik szervezsben .......................................
A kreatv konferencia..................................................................

75
75
75
75
75

IV. Kapcsolhat rendezvnytpusok.............................................................................. 77

Egyre nagyobb jelentsggel br, kapcsolhat rendezvnytpusok........... 77
A szakmai szervez feladata........................................................................ 78
A PCO feladata ............................................................................................ 78

MELLKLETEK ........................................................................................................... 79
1. sz. Aktualitsok az idegenforgalomban 2003.................................................. 81
2. sz. Nhny fontosabb fogalom ............................................................................ 84
3. sz. PCO-rl bvebben.......................................................................................... 85
4. sz. A konferencik vilga .................................................................................... 89
5. sz. A rendezvnyszervezs legfontosabb dokumentumai, nyomdai anyagai ...... 96
6. sz. Minta kltsgvets.......................................................................................... 97
7. sz. Egy konferencia temterve.............................................................................. 100
8. sz. Registration Form............................................................................................ 102
9. sz. Exhibitor Registration Form............................................................................ 105
10. sz. Program-tletek ............................................................................................... 108
11. sz. Hzi dolgozat minta......................................................................................... 110

10

11

A rendezvnyek szerepe

Rendezvnyeket klfldi s belfldi clkznsgnek szerveznk. A clkznsg elrsnek eszkze a marketing, az aktv s a passzv marketing elemeinek egyttese.
Mint tudjuk:
Az aktv marketing ngy klnfle marketing eszkz egyvelege, egy vllalat, egy
idszakra tervezett komplex marketing kampnya, amely ll
rpolitikbl,
termkpolitikbl,
termkrtkestsi politikbl, s
marketing kommunikcibl.
A passzv marketing a tervezett termkrtkestssel kapcsolatos folyamatos informcigyjts, elemzs, rendszerezs, amelynek clja az elads (a vgs dnts)
elksztsnek optimlis elksztse, segtse.
A rendezvny clja
Az adott clkznsg legnagyobb szmban trtn elrse, a legnagyobb hatkonysggal, amit a rendezvnyszervezs eszkztrval rnk el.
J a rendezvny
A megrendel szempontjbl: ha elrte a kitztt cljt, legyen ez akr zleti,
akr tudomnyos. Ha a mondanivalja megrintette a rsztvevket s emlkezetes
esemny volt, amelyre a meghvottak, mint a cg rdekes, nem hagyomnyos rendezvnyre emlkeznek vissza, sok v mlva is.
A rendezvnyszervez szempontjbl: ha elgedett a megrendel, a vendg s a
vgzett munkval arnyos a bevtel.
A rendezvnyeket tbbfle szempont szerint csoportosthatjuk:
Funkcionlis tartalom szerint
1. kongresszusok,
2. konferencik,
3. incentive utaztatsok 13-at szoks gyjtnven hivatsturizmusnak nevezni;
4. szertartsok,
5. protokollris esemnyek,
6. fogadsok,
7. nnepi megemlkezsek,
8. killtsok s vsrok,
9. tbb funkcis, komplex rendezvnyek,

12

10. kvzjtkok, kzssgi-, szabadid programok, csapatpts,

11. ltvnyfelvonulsok, demonstrcik, nagygylsek,
12. sznhzi esemnyek, elad-mvszeti msorok, koncertek, szrakoztat programok,
13. versenyek, sport s kulturlis esemnyek.
A meghvottak kre szerint
1. A zrtkr rendezvnyek, vagy az n. esemny-marketing krbe tartoz rendezvnyek ltalban zrtabb szakmai vendgkrt cloznak meg.
zleti rdekeket kzvetve, vagy kzvetlenl szolgl clkznsget prblunk elrni, a kvnt ltszmot biztostani, a rendezvny elre meghatrozott cljt minden
eszkzzel elrni. Ide soroljuk:
az zleti, vllalati rendezvnyeket (pl. blok, csaldi napok),
a protokoll rendezvnyeket (pl. fogads, kitntets),
a reprezentcis rendezvnyeket (fogadsok, partik, zletember tallkozk,
anktok stb.),
a termkbemutatkat,
a killtsokat,
a partner tallkozkat, djtadsokat, sztnz utakat (incentive),
az aktv, csapatpt rendezvnyeket.
Specilis terletekrl, szakmai krkrl, partnerekrl lvn sz, a meghvottak kre
korltozott. A meghvs alapja: meghvottak listja.
2. A nylt, brki ltal ltogathat, nagykznsg szmra rendezett esemnyek esetn a
rsztvevk szma korltlan, ltalban a belpjegyekbl fedezik a kltsgeket, vagy
szponzorok, tmogatk tjn (ekkor a belps djtalan). Ide soroljuk:
kulturlis esemnyeket,
sportrendezvnyeket
kznsgvsrokat,
nylt napokat, esemnynapokat.
Tovbbi csoportostsi lehetsgek
a rendezvny clja,
tmja,
helyszne,
idtartama,
a rsztvevk ltszma,
sszettele szerint.

13

A turizmus fajti
Szabadid turizmus
lland lakson kvl, szabadidben vgzett s szabadon vlasztott tevkenysgek sszessge. Az ember rendelkezsre ll idkeret azon rsze, amelyben a tevkenysgt sajt kedvre vlasztja ki, minden ktttsg nlkl. Turista, aki a
szabadidejnek eltltse cljbl, szabadsga, szabadideje alatt, szrakozs cljbl utazik. A sajt maga ltal vlasztott szolgltatsokat a diszkrecionlis jvedelmbl fizeti.
Hivatsturizmus
A hivatsturizmus a turizmusnak, mint gyjtfogalomnak azon ga, amely a
munkval,
zleti
cllal
sszefgg
utazsokhoz
kapcsolhat.
A
hivatsturizmusban rsztvevk csoportja teljesen elklnthet a turisttl, hiszen
nem a szabadidejkben, nem sajt pnzbl utaznak.
Csoportostsa:
I. zleti turizmus, zleti rendezvnyek.
II. Konferenciaturizmus, konferencia tpus rendezvnyek.
III. Incentive turizmus, sztnz rendezvnyek.
IV. Kapcsolhat rendezvnytpusok (killts, rubemutat, trning, tancskozs, kpzs, fesztivlok, kulturlis s sportrendezvnyek).
A kvetkezkben a hivatsturizmussal foglalkozunk rszletesebben.

14

15

I. Az zleti turizmus

A mai rtelemben vett zleti konferencik, vllalati rendezvnyek szervezsnek gyakorlata Magyarorszgon megkzeltleg tizent vre, a vilg gazdasgilag fejlettebb
orszgaiban is csak hsz-harminc vre nylik vissza. Magyarorszgon mr hagyomnya
van a nemzetkzi konferencik, kongresszusok szervezsnek.
A rendszervlts eltt a sajt helysznnel rendelkez rendezvnyszervezk (szllodk,
ttermek) monopolhelyzetben voltak s ez termszetesen kihatott a szolgltatsok ltalnos sznvonalra. A helyzet egy csapsra megvltozott, amikor az talakul Magyarorszgon egyre tbb multinacionlis, nagy tkeervel rendelkez vllalat jelent meg,
amelyek komoly keresletet tmasztottak a rendezvnyszervezs piacn. Ezeket a specilis, magas szint, kreatv ignyeket a mr piacon lv cgek csak gy tudtk kielgteni,
ha felptsk, szervezeti struktrjuk s vllalati kultrjuk a megvltozott piaci
ignyekhez igazodott. Egyre tbben ismertk fel a jv tjt a rendezvnyszervezsben,
cgeket, vllalkozsokat alaptottak, amelyek ezzel az zletggal is foglalkoztak. Napjainkban tbb szz rendezvnyszervez cg mkdik, kzlk viszont csak pr tucat
mondhatja el magrl, hogy a konferenciaszervezs zletg terletn PROFI.
Az zletirendezvny-szervezsnek a rendszervlts ta egyre nagyobb jelentsget tulajdonthatunk haznkban. Napjainkban egyre tbb vllalat ismeri fel annak a jelentsgt, hogy egy rendezvnyszervez cget megbzva, kevesebb munkval, kreatvabbak a
rendezvnyei, konferencii. A rendezvnyszervez a szervezsi feladatokon tlmenen
konferenciaszervezs, trningek, kpzsek, tjkoztatk, partik, sajttjkoztatk s a
htvgi csapatpt rendezvnyek kavalkdjban a megfelel alternatva kivlasztsban is segt. Akr kls, akr bels munkatrs vgzi a rendezvnyszervezst, a feladat
vgrehajtsa sorn az albbi alapvet kritriumoknak kell megfelelni. Az leti tpus
rendezvny legyen:
egyedi, szokatlan,
jellemz a hzigazdra,
a jelenlvben mly benyomst kelt.
A rendezvny egyfajta kommunikcis eszkzknt szolgl a vllalatok letben, egy
pontosan meghatrozott zenetet kzvett a vendgek fel. A rendezvnyek egy elre
tervezett kommunikcis folyamat lncszemeknt, sok esetben annak kiteljesedseknt
rtelmezendk. A rendezvnyszervezs mindinkbb nll szakmv vlik, ami rszben
a piac letisztulst is magval hozza.
Amg a vilgban a globalizlds folyamatai uralkodnak el, addig a rendezvnyek arra
hivatottak, hogy biztostsk az emberek kztti nlklzhetetlen, szemlyes kontaktust.
A rendezvnyek nagysga mindig attl fgg, hogy az adott cg kiket, s hny embert
kvn elrni. A kommunikcis clok elrse rdekben nagy hozzrtssel kell kivlasztani a legmegfelelbb rendezvnytpust, azt, amelyik a legnagyobb hatkonysgot
tudja biztostani.

16

Az zleti turizmus a hivatsturizmus ga, a szemlyes kapcsolatteremts leghatkonyabb mdja. zletemberek, partnerek szemlyesen keresik fel egymst, kizrlag zleti clbl, kapcsolat polsa, fenntartsa, j kapcsolatok szerzse, javtsa, fejlesztse, j
termk bevezetse, eladsa, problmk kezelse cljbl.
A vilgmret globalizci s a multinacionlis cgek nemzetkzi terjeszkedse miatt,
egyre gyakoribb az utazs az zleti letben. A kltsgvllal ltalban a kld cg, az
utazs munkaidben trtnik, az utaz munkakrhez szorosan kapcsolhat, munkakrnek rsze. Nagyobb vllalatoknl kln osztly foglalkozik a cgen belli, szolglati
cl ki- s beutaztatssal. Szigor szablyokhoz ktik a kltsgek e clra trtn felhasznlst.
Az zleti konferencia: vllalatcsoport, alaptvny, konferenciaszervez kzssg megbzsbl megvalsul, informcitadst s csert clz rendezvny.
Ltszma, nagysga, clkznsge attl fgg, hogy az adott tmval mekkora rteget
kvn elrni. A tnyleges rsztvevi ltszm elrsnek eszkze: clzott el- s folyamatos akvizcis tevkenysg, adatbzis alapjn.
A clcsoport elrsnek felttele:
a clkznsg ismerete (mire kvncsi, mit szeretne megtudni),
sajt clunk ismerete,
rdekldsre szmot tart, clzott, hasznos informcik tadsa.
Fontos, hogy a meghvottak krnek gondolkodst a sajt clunk elrse rdekben
tudatosan tudjuk alaktani.

17

II. A konferenciaturizmus

Nemzetkzi trendek: napjainkban a kongresszusi, az zleti, az incentive s a killtsi

turizmus mr megklnbztetett szerepet jtszik a fejlett orszgok turisztikai knlatban s keresletben. Ma vilgszerte, mintegy tvenezer nemzetkzi szervezet mkdik,
amelyek tbb-kevesebb rendszeressggel tartanak klnfle rendezvnyeket. Ugyancsak jelents keresletet tmasztanak a vllalatok is, amelyek rendezvnyei ves szinten becslt adatok alapjn is tbb tzezerre tehetk.
Magyarorszg szmra kedvez, hogy Eurpban tallhat a nemzetkzi szervezetek szkhelynek 72%-a, itt tartjk a nagy nemzetkzi rendezvnyek 57%-t. NATO tagsgunk s
belpsnk az Eurpai Uniba, fokozza a Magyarorszgra hozott rendezvnyek szmt.
A konferenciaturizmus nemcsak magas fajlagos bevtelt ad, hanem egyttal tkeignyes beruhzsokat is ignyl gazat. Tmogatsra jtt ltre a Szchenyi Terv Turizmus Alprogramja is.
(Forrs: Gazdasgi s Kzlekedsi Minisztrium honlap)
A legkomplexebb rendezvnytpus a konferencia, amelynek szervezse sorn a legtbb
rendezvnytpus megjelenik, mint csatlakoz, vagy kiegszt, esetleg nll konferencia
elem.

1.) A konferencia s konferencia tpus rendezvnyek

ltalnos jellemzi, csoportjai
A konferencia fogalma
Klnbz szervezetek, testletek, egyesletek olyan nagyobb szabs sszejvetele,
amelyen azonos hivats, kzs rdekldsi kr rsztvevk jelennek meg, abbl a clbl, hogy meghatrozott tmban bvtsk szakmai tudsukat, s kicserljk tapasztalataikat (tancskozs, rtekezlet, vitals). ltalban zrokmnyt ksztenek. A minsgi
turizmus legfontosabb ga.
(dr.Jenkei L.: Idegenforgalmi rtelmez kzisztr felhaszn.)
Szervezse
Konferencia tpus rendezvnyeket ltalban
nemzetkzi szervezetek,
alaptvnyok,
vllalatok, vllalati csoportok szerveznek.
Termszetesen brki szervezhet konferencit, aki olyan informcik birtokban van,
amit sajt cljai rdekben t akar adni a rsztvevknek s ez a szakmban, a tudomnyos let terletn, belfldn, illetve jellegtl fggen klfldn is elismerst vlthat ki. Csak a konferencia tmjt mlysgben ismer szervezetnek szabad konferencit szerveznie.

18

Egy professzortl megkrdeztk egy nagyon magas szint j kutatsi eredmnyeket publikl eladsa utn:
Professzor r, nem fl kiadni azt, amit tud, nem fl, hogy elraboljk az
tletet?
Nem, mert az n tudsom mr tbb a szemlyes rdeknl, t kell adnom
msnak is, hogy haladjon a vilg.

Alaptpusai
tudomnyos,
zleti konferencik.
Tudomnyos konferencik: nem nyeresgorientlt, tudomnyos clokat szolgl
rendezvnyek. Az informciramls gyorstst, a kutatsi eredmnyek publiklst, megvitatst (tovbbi kutatsra bocstsval) az emberisg, a vilg haladsa rdekben szolgljk. Kiemelt fontossg rendezvnyek. Megtrlsi idejk hossz!
zleti konferencik: gyors anyagi elnyket vrnak tle, ami az llandan vltoz, risi sebessggel fejld eredmnyek gazdasgi let vrkeringsbe juttatst
kveteli meg azrt, hogy az adott vllalat talpon tudjon maradni a vilggazdasgban.
Mindkett lehet nemzetkzi s belfldi rszvtellel szervezett.
ltalnos jellemzk
Informcikzl- s fogad,
zleti rdekbl, vagy tudomnyos fejldst szolgl cllal rendezik,
eredmnyek kicserlse,
rdekldre szabott informcitmeg,
szemlyes motivcik,
kapcsolattarts a szakmval,
szakmai fejlds,
a rohan vilg jdonsgainak azonnali tvtele s beptse cgek fejlesztsbe,
a kommunikci legemberkzelibb formja.
Kzs jellemzk
informcikzls, tjkoztats, amely lehet zleti s szakmai cl,
rdekldre szabott informcit ad, vagy vesz t (mi rdekli a rsztvevt?),
lehet nylt- s zrtkr (tmtl fggen),
a szakterlet elismert szakemberei az eladk,
a f szervezsi, vendgtoborzsi eszkze a direkt marketing,
jl kombinlhat egyb programokkal, knnyedebb, oldottabb esemnyekkel,
a szakmai szvetsgek, alaptvnyok, gazdlkod szervezetek szerepvllalsa a
szervezsben (szponzorls, nll workshop stb.).

19

Konferencik csoportostsa
Jellegk szerint
1. Kongresszus
Nagy fontossg trgyban, nagy szm s magas rang rsztvevkkel, kldttekkel
tartott orszgos, vagy nemzetkzi rtekezlet, tancskozs. F clja tbbnyire tudomnyos, politikai, vagy kulturlis eszmecsere.
(dr.Jenkei L.: Idegenforgalmi rtelmez kzisztr felhaszn.)

Klnbz szervezetek, testletek, egyesletek, csoportok sszejvetelek, meghatrozott tmk megtrgyalsa, nzetek kicserlse cljbl. A rsztvevk tjkozdsa idszer krdsek megvitatsa alapjn, kzsen megszvegezett zrokmny.
Fknt magasabb trsadalmi pozciban lv, azonos rdekkr szemlyek informcicserjre szolgl. sszehvsnak gyakorisgra nincs szably.
(Phare Program HU 94.05 EndrdyKozma)

Tmja fellelhet egymshoz tartoz trgysorozatot is. Nagysgrendje vltoz.

2. Konferencia
Ld.: 17.old. Konferencia fogalma, tovbb: Egy, vagy tbbnapos, pontosan meghatrozott cl, nagyobb szabs s magas rang rsztvevkkel, tlnyomrszt nem
helybeli szemlyek sszejvetele, fknt tudomnyos, vagy szakmai informcicsere
cljbl, elre kitztt programmal. A rsztvevk szma tbb szz, nha tbb ezer.
(Phare Program HU 94.05 Endrody-Kozma)

A rszvtelhez elzetes, vagy helyszni regisztrci szksges.

3. Vndorgyls
Hasonl a konferencihoz, de ismtld idpontokban szervezik, ms s ms vrosban. Vllalati belfldi rendezvnynl a road-show nevet viseli.
4. Ankt
Egy bizonyos tma megvitatsra hvjk ssze, ltszma ltalban kisebb, mint a
konferenci (meghvsos).
5. Szk kr rendezvnyek
Szimpzium, kerekasztal-beszlgets, vitals, munkabizottsgi ls, work-shop,
szeminrium, panel-vita, kzgyls stb. A szervezs ideje 2 hnaptl, akr tbb vig
is elhzdhat. A rsztvevk ltszma: 10-50 f. Idtartama: 14 (10) napig. Tpusa
szerint: zrt kr, s nylt.
A tovbbiakban a konferencikat s konferencia tpus rendezvnyeket konferencia
nven trgyaljuk.

20

Tpus szerint
ismtld, visszatr konferenciasorozat (ves kzgylsek, beszmol konferencik, szakmai konferencik, tudomnyos lsek, llami s protokoll rendezvnyek stb.),
egyedi, egyszeri konferencik, s konferencia tpus rendezvnyek (egy-egy termk bemutatsa, piacra vitele, tjkoztat, alkalmi, protokoll rendezvnyek
stb.).
A rsztvevk nemzetisge szerint
nemzetkzi
belfldi.

2.) A konferencia szerepli

A konferencia programja kt f rszbl ll:
szakmai rsz: szakmai szervezbizottsg (megbz) lltja ssze,
egyb rendezvny elemek: rendezvnyszervez (megbzott/PCO) lltja ssze.
1. Rszvteli djat fizet rsztvev (participant)
Konferencia csomagrat fizet. A konferenciacsomag tartalmt a szervez bizottsg
hatrozza meg. Leggyakoribb elemei:
rszvtel a konferencia eladsain,
szakmai, rsos anyagok, eladsok szvegnek rvidtett kivonata (abstrakt),
vagy teljes lersa (proceedings)
nvre (esetleg cgre) szl nvkitz (badge)
ajndkok (tska, rtmb, mappa, egyb)
kvsznetek alatti dt, stemnyfogyaszts (coffee break)
ebd (business lunch)
trsadalmi (social) programokon rszvtel:
nyitfogads (opening ceremony)
zr fogads (closing ceremony)
egyb: brmely egyb szolgltats, amelyrl a szakmai bizottsg gy rendelkezett, hogy mert be van ptve a rszvteli djba , a
rsztvev ignybe veheti (pl. shuttle a konferencia szlloda s helyszn kztt).
2. Vendg (meghvott), akinek nem kell rszvteli djat fizetnie, de minden olyan szolgltatst ignybe vehet, amit a rszvteli djat fizet rsztvev ignybe vesz.
A vendg szemlyrl a szakmai szervez bizottsg dnt. A vendgek nvsort s
adatait a szakmai szervez bizottsg rsban tadja a rendezvny szervezjnek.
Vendg lehet: meghvott elad (invited speaker)
szervez bizottsg kiemelt tagja
tmogatott rsztvevk (pl. dikok), stb.
3. VIP vendg minden olyan kiemelt fontossg szemly, szervezet, szponzor stb., aki
megtiszteli a konferencit rszvtelvel, ezzel kifejezi a konferencia fontossgt,

21

emeli a rendezvny sznvonalt, rtkt. A VIP meghvottak rszvtele elssorban a

rendezvnyhez kapcsold kzponti programokra korltozdik. Nem felttlen szakmabeli. A VIP meghvottak listjt a szakmai szervez bizottsg lltja ssze, s adja
t a rendezvnyszerveznek.
4. Ksr, aki a konferencia rsztvevjvel egytt rkezik. Hzastrs, csaldtag, bart,
ismers. A ksr a szakmai programokon, eladsokon nem vesz rszt. A ksri
rszvteli djat a szakmai szervez bizottsg s a rendezvnyszervezk kzsen alaktjk ki. Dj fizets szempontjbl, lehet, aki:
ksri rszvteli djat fizet
a rszvteli dj ltalban a kvetkezket tartalmazza:
a nevt mutat kitzt (badge)
ksri ajndkot (welcome present)
trsadalmi (social) programokon rszvtelt:
nyitfogads (opening ceremony)
zr fogads (closing ceremnony)
hlgyprogramok (ladies program): az eladsok ideje
alatt a ksrk szmra tartalmas elfoglaltsgot biztost programok.
A program idtartam szerint lehet:
flnapos program
egsz napos program
ksri rszvteli djat nem fizet
Csak a dj megfizetse ellenben jogosult a konferencia alatti programokon, trsadalmi esemnyeken val rszvtelre, s veheti ignybe a konferencia rsztvevi szmra nyjtott szolgltatsokat.
5. Szakmai szervezk
Felelsek a konferencia, a rendezvny szakmai tartalmrt. Dntenek
az eladsok tartalmrl,
az eladk szemlyrl,
a szervez bizottsg szemlyi sszettelrl,
a szakmai titkrsg fellltsrl,
minden, a szakmai tartalom sznvonalt elsegt, kapcsold krdsrl.
Alapvet tevkenysgi krk megegyezik nemzetkzi, akr hazai konferencia szervezse esetn is. A nemzetkzi konferencik alapnyelve az angol, a rsztvevk tbbsge klfldi.
6. Rendezvnyszervezk s klss szervezk
PCO = Professional Conference Organizer (Hivatsos Rendezvnyszervez).
Felelsek a rendezvny megvalstsrt, a szakmai szervezk felgyelete alatt.
A PCO munkjrl, tevkenysgrl bvebben a mellkletben.

22

7. Szolgltatk, kzremkdk
Biztostjk a rendezvny lebonyoltshoz szksges trgyi s szemlyi felttelek
sszessgt, a rsztvevk elltst, szrakoztatst (helysznek, szolgltatk, alvllalkozk, beszlltk, kzremkdk, produkcik stb.) Megbzsi szerzds alapjn
dolgoznak. Megrendeljk a rendezvnyszervez.

A konferencia szervezi teht

Nemzetkzi konferencik esetben

Belfldi konferencik esetben

Szakmai szervez bizottsg

(Scientifical Committe)
M
E

Szakmai szervez titkrsg

(Scientifical Secretariat)

G
B
I
Z

Rendezvnyszervezk = PCO
(Professional
Organizer)

Conference

M
E
G
B
I
Z
O
T
T

A szakmai szervez bizottsg szerept ellthatjk:

-a vllalaton bell alkalmilag szervezdtt bizottsg
-trsadalmi szervezetek funkcionriusai
-llami s kormny szervezetek rendezvnyszervezi
-alaptvnyok, bizottsgok, kzhaszn trsasgok, iskolk,
kamark, krhzak stb. szakmai szervezi
A szakmai titkrsg szerept ellthatjk:
- vllalaton bell: a marketing-, humn erforrs-, kommunikcis-, protokoll osztly (ltalban egyedi rendezvnyekrl van
sz, amelynek jellegtl fgg, hogy kinek a feladatkrbe
utaljk)
- trsadalmi szervezetek esetben a titkrsgmunkatrsai (ltalban ismtld rendezvnyek lebonyoltsrl van sz, ltalnos sma alapjn)
- llami s kormnyszervek, hivatalok esetn a titkrsgok, bizottsgok munkatrsai (egyedi s ismtld rendezvny is lehet, amely kpzett szervezket ignyel, alapveten a feladatkrk rszt kpezi)
- alaptvnyok, bizottsgok, kht-k, iskolk, kamark stb. szervezi, ltalban trsadalmi munkban vllaljk a szervezst
- utazsi irodk rendezvny/konferencia rszlege
- rendezvnyszervez irodk
- gynksgek
- PR s mdia gynksgek

23

III. Konferencik szervezsnek

menete, munkafzisok alapjn
Mst jelentenek a klnbz fzisok a szakmai szervezbizottsg szempontjbl s
mst a megbzott rendezvnyszervez (PCO/regisztrcis iroda) szempontjbl. A tovbbiakban a szakmai szervezbizottsg feladatait s a rendezvnyszervez feladatait
kln-kln elemezzk. Mindkt oldal szmra fontos:
kzs cl: a kitztt clt megvalst, sikeres konferencia ltrehozsa;
eszmei haszon: szakmai krkben elismerst kivlt rendezvny;
gyakorlati haszon: a rendezvny a tudomnyos haladst szolglta, vagy brmilyen, elre meghatrozott clra fordthat nyeresget termelt.
Szervezs munkafzisai
1. Tervezs.
2. Elkszts.
3. Szervezs.
4. Helyszni lebonyolts.
5. Utmunkk.

24

1. TERVEZS
A konferencia, mint ru
Az ru eladsra sznt termk.
A konferencia is eladsra sznt termk!
A konferencia eladhat, ha rdekldre szabott, j informcit ad t, szakmai krket
mozgsra, rszvtelre csbt, s ha a szervez, megrendel elrte a kitztt cljt. Ahhoz, hogy ezt elrjk eladhatsgi tervet kell kszteni, ami nagy hasonlsgot mutat a
vllalatoknl hasznlt marketing terv fzisaival. Alapfelttele: a termk, vagyis a feldolgozand tma, szolgltats, teljes kr ismerete.
Az eladhatsgi (marketing) terv fzisai:
tlet, elgondols, eltervezs, elterjeszts;
a vllalat dntshozinak megnyerse;
clok, koncepcik meghatrozsa,
elnyk, htrnyok, kockzatok felmrse, elemzse vllalati szinten;
krnyezettanulmny (konkurencia, potencilis rdekldk, hasonl rendezvnyek);
szakmai szervez bizottsg fellltsa;
konferencia finanszrozsa;
szemlyi s trgyi felttelek kialaktsa, operatv lebonyolts;
elszmols.
Ha mr eldntttk, hogy belefogunk, s konferencit szerveznk, rdemes feltenni
magunknak a kvetkez krdseket: (Eladhatsgi teszt: igen/nem vlaszok adhatk).
Ha mindenre igen a vlasz, akkor nyitva ll az t a konferencia szervezse eltt.
Vajon,
meg tudom-e pontosan fogalmazni a konferencia cljt?
Ismerem-e annyira a termket, a konferencia cljt, hogy gy tudjam eladni,
hogy ez szakmai krkben is elismerst vlt ki?
Kpes vagyok-e olyan tematikt sszelltani, ami rdekldre szabott?
Van-e akkora vonzereje a konferencia tminak, hogy az ltalam megclzott
csoportot rszvtelre ksztesse?
Tudok-e olyan eladkat megnyerni, akik vonzzk a rsztvevket?
Tudok-e magam kr olyan szakmai s lebonyolt stbot toborozni, akik
szvvel-llekkel szolgljk a konferencia sikert?
Arnyban vannak-e a befektetett kltsgek a haszonnal?
Mibl akarom fedezni a kltsgeket, tudok-e szponzorokat megnyerni, vagy
a rszvteli djbl akarom fedezni a kltsgeket?
tgondoltam-e az operatv megvalsts sorn a rm s a szervezi stbra vr feladatokat s megvalstsnak relis eslyeit?
Biztos vagyok-e abban, hogy a vllalatomat nem dntm anyagi csdbe, hanem hasznot hozok (megtrl-e a befektetett pnz)?

Igen/nem
..
..
..
..
..
..
..

..
..
..

25

1.1. A sajt, szakmai szervez bizottsg feladatai a tervezs fzisban

a.) Az els lpsek
Kell egy egyedi tlet, s valaki, aki felismeri annak hasznt. Egy tuds (tudscsoport) felerjeszti az elkpzelseit a vllalat menedzsmentjnek, vagy egy nemzetkzi szervezetnek. Egyedi tervezst ignyel!
Egy iparg, tudomnyg stb. nemzetkzi szvetsge az alapszablyban lefektetett
ltalban szablyos idkznknt tart rendezvnyeket, amelyek gy, hossz
tvra tervezhetek, plyzat tjn nyerhetek el.
b.) Elterjeszts
Az tletgazda megfogalmazza a feladat ltala lehetsgesnek tartott megoldst/sait s ezeket elterjeszti a nemzetkzi szervezet/ vllalat/ alaptvny elnknek, vezetsgnek, dntshoz szervnek. A vezetsgi lsen folyik az rvek tkztetse, a meggyzs.
c.) Tmogatsok megnyerse
A vezetsg beleegyezst elnyerve, mr kzsen lpnek fel azeltt a testlet eltt,
amelynek tmogatst a konferencia szervezshez meg akarjk nyerni.
Itt dntenek arrl, hogy beilleszthet-e a vllalat ves, vagy hossz tv tervei
kz, megfelel-e a felajnlkoz orszg (trgyi, szemlyi felteltelek vizsglata),
van-e r tmogat, llami fedezet, alaptvnyi pnz, nemzetkzi httr stb.
d.) Elemzs
Egyttesen elemzik a konferencia elnyeit, htrnyait, kockzatait (egyedi, vagy
els szervezs esetn igen nagy krltekintst ignyel marketing).
Elemezni kell az rdeklds nagysgt is, a preferlt rgit, clorszgot, nemzetkzi
rendezvnynl az esetlegesen tmogatst nyjt frumot, ha mr volt hasonl rendezvny (pl. visszatr kzgyls, ves meeting, rszvnytrsasgok ves beszmoli stb.) azt rtkelni, hibibl okulni, folyamatban a szoksokat megtartani stb.
e.) Plyzat
Plyzni kell a rendezs jogra, teht el kell kszteni a plyzati anyagot, s azt a
megfelel frum rszre be kell adni.
f.) Kockzatelemzs a vrhat jutalom arnyban
Elzetes kltsgek megllaptsval kell vizsglni a konkrt, gyakorlati pnzgyi
htteret. Gyors megtrls, vagy hossz tv befektets. Vizsgljuk mennyire stabilak a pnzgyi krlmnyek a biztonsgos pnzbefektetshez: kizrlag a rszvteli djakbl kell-e megszervezni a konferencit, vagy van potencilis gazdlkod szervezet, amellyel egyttmkdve, rdekeket egyeztetve olyan segtsget
kaphatunk, ami a szakmai sznvonalat emeli s nhny esetben mg a kltsgeket
is cskkentheti (szponzor, killt).
g.) Konkurencia, termk, szolgltatsi piac, kereslet, krlmnyek felmrse
Csak akkor rdemes kilpni a nylt sznre, eladssal, konferencia tpus rendezvnnyel, ha egyedi mondanivalnk van. Csak a tkletesen kidolgozott tma, a

26

minsg s siker az, ami emeli a szervez presztzst. Bznunk kell abban, hogy
rendezvnynk szakmai s szervezsi tren is megllja a versenyt.
h.) Szakmai szervez bizottsg ltrehozsa
Els rendezvnynl j szakmai szervez bizottsgot kell fellltani, hagyomnyokkal rendelkez rendezvnynl pedig csak frisstsre van szksg. A bizottsg
elemzi a kls s bels forrskvetelmnyeket s dnt a sajt szervezsrl, vagy
kls szervez bevonsrl.
Ezzel a folyamattal megszletett a dnts egy konkrt rendezvny megszervezsrl.

1.2. A klss (megbzott) rendezvnyszervez feladatai

a tervezs fzisban
Mst rtnk egy sajt szakmai megbz tervezsn, s mst egy rendezvnyszervez,
PCO, gynksg tervezsi folyamatn.
Mg az elbbi esetben a cl egy sajt szakmai rendezvny ltrehozsa s lebonyoltsa,
addig az erre szakosodott iroda clja, hogy megtallja a potencilis megbzkat, rtalljon
azokra a rendezvnyekre, amelyeket mr valaki meglmodott. Amikor a megbz dnt a
rendezvny megszervezsrl akkor van eslye a rendezvnyszervez irodnak arra, hogy
be tudjon lpni mint klss megbzott szervez az esemny lebonyoltsba.
A rendezvnyszervez irodk ltalnos feladatai
A tervezs sorn
1. krnyezettanulmnyok ksztse, potencilis rendezvnyek- s megrendelk felkutatsa;
2. promcis s marketing tevkenysg, plyzatok, konkurencia figyels, szakmai fejlds biztostsa, tervezsek;
3. sajt ismertet elksztse, marketing anyag kialaktsa, megjelens frumokon; a
potencilis megbz megtallsa (kapcsolatok, szervezetek, vknyvek stb. tjn);
4. szolgltatk, szolgltatsok ismerete, j kapcsolat kialaktsa olyan beszllti, szolgltati krrel, akirt garancit vllal; velk keretszerzdsek, hossz tv megllapodsok ktse;
5. profi plyzat beadsa, elksztse kltsgvetssel s temtervvel (idpontok visszaszmllssal, feladatok a felelsk nevvel);
6. nemzetkzi konferencik sorn gyakran mr a tervezs sorn utazsi irodt, konferenciaszervezt kell bekapcsolni a szervezsbe. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy
pl.: magnak a szakmai szervezetnek is plyznia kell az esetleg csak tbb v mlva
esedkes konferencira. Ehhez elzetes promcis anyagot kell sszelltani, prezentlni, amihez kiutazsok, site-inspection (helysznbejrsok) stb. kapcsoldnak,
amelynek fedezett a majdan megrendezsre kerl rendezvny bevtele fogja adni.
Non-profit szervezetek esetn ezt elfinanszrozssal lehet megoldani;
7. korrekt pnzgyi httr, rugalmas knyvelk, tiszta, grdlkeny munkafolyamat
kialaktsa.
Cl: olyan prezentcis anyag, egysges fellps, bels koncepci, szakmai httr kialaktsa, amely alkalmass teszi a szervezt arra, hogy rendezvnyek elnyersre plyzhasson.

27

2. ELKSZTS
2.1. A sajt, szakmai szervez bizottsg feladatai
az elkszts fzisban
a.) Plyzat a konferencia elnyersre
plyzat elksztse, tartalmi elemek, trgyi, szemlyi felttelek, krlmnyek figyelembevtelvel rdemes a nagyobb, szertegazbb szolgltatsokat ignyl
konferencikra gy plyzni, hogy a jvend PCO-t is bevonjuk a felttelek kialaktsba.
b.) F clok, tma, alapkvetelmnyek meghatrozsa (j konferencia esetn)
c.) Bizottsgi tagok kivlasztsa
szakmailag hozzrt, lelkes kollgk kivlasztsa vllalaton bell, vagy klss,
akr konkurens is lehet(!!), akik rtenek a szakmjukhoz, kreatvak, gyakorlottak
a szervezsben, nemzetkzi vagy belfldi konferencia esetben is.. Nemzetkzi
szaktekintlyek, nemzetkzi szervezetek jeles kpviselinek a felkrse bizottsgi
tagsgra.
Ha a megbz egy klfldi vllalat, nemzetkzi szkhely alaptvny, szervezet
stb., akkor Magyarorszgon els lpsknt a kapcsold szervezetekkel, lenyvllalattal kell a kapcsolatot felvenni. Nagy nevek(!) kellenek vllalniuk kell a szabadidejk felldozst a kzs clrt.
d.) A szervez bizottsg fellltsa
A rendezvnyszervez munkja: felkrs, levelezs, rtekezletek, teremigny,
kapcsolattarts, vacsork, kiutazsok. Nem fontos cgen belli munkatrs, az elhivatottsg, a hozzrts, a munkabrs a lnyeges. A levelezs magyarul zajlik,
nemzetkzi konferencinl a hivatalos nyelv az angol. A szerveznek ismernie
kell a hivatalos levelezs formtumait.
e.) Albizottsgok ltrehozsa (a konferencia jellege, mrete fggvnyben).
f.) Funkcifelelsk kivlasztsa (pl. pnzgy).
g.) Tovbbi feladatok
Javaslatot tesz a konferencia idpontjra, idtartamra
Figyelnie kell arra, hogy a tervezett idpontban, vagy kzvetlen kzelben ne legyen olyan, hasonl clkznsget rint rendezvny, amely veszlyezteti a konferencin rsztvevk ltszmt. Azt, hogy egy cg, hny rsztvevt tud befizetni,
s melyik konferencira deleglja, azt negyedves/ves pnzgyi terv keretben
dnti el. Ha tbb, egymshoz kzeli, hasonl tmban tervezett rendezvny kztt kell dnteni, ltalban csak az egyiken vesz rszt.
Pontos, teljes kr brief-et kszt, azaz feladattervet hatroz meg a sajt maga,
tovbb a rendezvnyszervez rszre, ami az esemnnyel kapcsolatos clok s
elvrsok sszefoglalsa. Ezzel informlja a jvbeni rendezvnyszervezket az

28

elvrsairl. Arrl szl, hogy milyen informcikat szeretne a rendezvny sorn

a rsztvevk fel kzvetteni, milyen clokat szeretne elrni, s hogyan lehet az
elrend clokat megvalstani. (Teht a rendezvny egy kommunikcis eszkz.) Ez alapjn dnt arrl, hogy el tudja-e vllalni a szervezst, vagy sem.
Miutn a brief alapjn a rendezvnyszervez eldnti, hogy elvllalja a megbzatst, kidolgozza a konkrt ajnlatt a brief-et kibocst rszre.
Amennyiben ismtld esemnyrl van sz, gy a clmeghatrozs, feladatok
tervezse, pnzgyi keret meghatrozsban stb. az elz konferencia dokumentumai segtsgre vannak.
Kidolgozza a szakmai program tematikjt
Megllapodik az eladsok alaptmiban, s egy n. vezet szlra felfzi a ftmk mell a csatlakoz, kapcsold eladsokat. A szakmai anyagok bekrsnek lehetsges mdjai:
a.) Abstrakt bekrse, amely a leend elad ltal elksztett elads, rsos
dokumentuma. Tmjt a szakmai bizottsg elemzi s dnti el, hogy
kvnja-e az eladsok krbe felvenni, s hogy melyik ftmba illeszthet be. Tbb szerzje is lehet egy abstraktnak, de az elad csak
egy f lehet. A konferencia rsos, szakmai anyagai kztt (amit a
rsztvevk a helysznen kapnak kzhez) szerepelhet, n. abstrakt
gyjtemny, amelyben termszetesen az sszes szerztrs neve szerepel. A berkezs vgs idpontjt, terjedelmt, bettpust a szervezk hatrozzk meg. Ennek clja, hogy scanner hasznlatval megknnytsk az eladsok anyagnak szmtgpbe trtn bevitelt, s
a nyomdai elksztst.
(Az elfogadott abstrakt lesz a konferencia eladsa, prezentcija
(orlis prezentci).
b.) Poster bemutatsa, amelynek sorn egy-egy kutatsi eredmny bemutatsra kerl sor, n. poster szekci keretein bell. Az elksztend
poster mrett, a rendelkezsre ll poster/bemutat llvny mrete
hatrozza meg. Ezt a rsztvevknek kikldend krlevlben tudatjk.
A konferencia szneteiben, esetleg egy kln meghatrozott idpontban, a konferencia helysznn kln erre a clra kialaktott szabad teremben/terleten fellltott poster-szekci szolgl a tma bemutatsra. A postereket a szakmai bizottsg sorszmmal ltja el. Ezt a
sorszmot fggesztik ki az res poster llvnyokra. A megfelel sorszm llvnyra kell az elksztett postert kitenni. A poster ksztje
odall a sajt munkja mell s az rdekldknek szemlyesen ad informcit.
Az eladk biztostsa, koordinlsa sorn a szakmai szervez vglegesen eldnti az eladk szemlyt. Idrendbe sorolja az eladsokat, szekcikat,
workshopokat. Ez az n. Time-table, amely a konferencia krlevlbe, majd a
vgleges programfzetbe kerl, gy a konferencia menetnek pontos lersa.
Ettl eltrni nem lehet. Egyb, kapcsold program szervezse sorn, ezen
idpontokhoz kell alkalmazkodni (pl. esti fogads idpontja, shuttle buszok
indtsa stb.).

29

A nyomdai anyagok szakmai tartalmnak kialaktsa

Alapjul a fent emltett eladsok, posterek szolglnak. Nemzetkzi konferencik nyomdai krlevelei a kvetkezk:
a.) Els krlevl (first announcement).
rtesti a potencilis rsztvevt a tervezett konferencirl, idpontjrl s figyelemfelkelts cljbl a fbb, n. hz eladsok tmirl
s eladirl. Clja: felmrni az rdekldk ltszmt. A hozz mellkelt jelentkezsi lapok visszakldsvel az rdeklds nagysgrl
kapunk visszajelzst.
b.) Msodik krlevl (second announcement)
Bvebb tjkoztatst adunk az eladsokrl, ezek tervezett idtartamrl, idpontjrl, eladjrl. A jelentkezsi lapon kzljk a rszvteli
dj sszegt, a jelentkezsi hatridt, a fizets s a lemonds mdjt. ltalnos informcit adunk a klfldi rsztvevknek az orszgunkrl
(valuta, zletek nyitva tartsa, utazs stb.), a tervezett trsadalmi
(social) s szabadon vlasztott, fizets (opcional) programokrl, valamint ezek rrl. A programokon val rszvtelrl a jelentkezsi lapon
visszajelzst krnk, a ksbbi ltszm-kalkulci miatt.
(Megjegyezzk, hogy a msodik krlevl szerkesztse, az ltalnos
informcik, programismertetk tartalmnak sszelltsa elssorban
a konferencia szervezsvel megbzott iroda >PCO< feladata, de
vgezheti a szakmai szervez bizottsg is.
A jelentkezsi lapok nyilvntartsa, visszaigazolsa >elregisztrci<
szintn a PCO feladatkrhez tartozik.)
Amennyiben a konferencia lebonyoltsval a szakmai szervez PCO-t bz meg,
gy feladata lesz mg a berkezett ajnlatok rtkelse s a legjobb ajnlatot
bead plyz kivlasztsa. Az ajnlatok rtkelse sorn ptlsokat krhet be a
szervez bizottsg, szemlyes meghallgatsra hvhatja be a plyzkat.
temtervet (feladattervet) llt ssze, rgzti a feladatok elksztsnek hatridit,
nv szerint kijelli a felelsket.

2.2. A Szakmai Titkrsg feladatai az elkszts sorn

A Szervez Bizottsg munkjt a Szakmai Titkrsg segti. Vezetje: a rendezvnyszervezssel, operatv lebonyoltssal, gyakorlati megvalstssal megbzott szakmai
szervez. A szervez bizottsg az elmleti, a szakmai titkrsg a gyakorlati feladatok
oldalrl irnytja a konferencia szervezst. A kt testlet kztt nagyon szoros napi
kapcsolatnak kell lennie!
Elssorban zleti konferencik esetben, de kisebb nemzetkzi konferencik szervezse
sorn is gyakori, hogy a teljes kr szervezst az alkalmilag sszellt szakmai titkrsg
vgzi. Sajnos gyakran csak az els tnyleges, n. hzon belli munka utn gondolkoznak el a szakmai szervezk, a szervezsi munka, kls, professzionlis konferenciaszervez irodnak val tadsrl.

30

A hzon belli szervezs buktati

A vllalaton belli rendezvnyszervezshez szksges ismeretek, a szakmai titkrsg ltal
elvllalt feladatok alapjn. pl. a pnzgy tern (pnztri kifizetsek nyomtatvnyainak ismerete; kifizetsek engedlyezse; kszpnzes fizets nagysga; szmla nlkli fizets
lehetsgei, vonzatai (TB, adk, stb.); hatskrk, jogkr, alrsi jogok tisztzsa, stb.).
A vllalati pnzgyi osztly szerepe: finanszrozs, pnzgyi terv, knyvelsi technikk,
elemzsek, szmlzs, szmlk kifizetse, knyvels, ezek ellenrzse, nyilvntartsa,
vgs elszmolsa, befizetsek visszaigazolsa, szmlakldsek, vltozsok kezelse stb.
A munkt vgz pnzgyi munkatrsnak ismernie kell a pnzgyi-, ad-, jrulk-,
knyvelsi technikkat, a kiskapukat, a lehetsgeket. Specilis szaktuds, rutin szksges ehhez a munkhoz.
Tudomnyos titkrsg esetn, amely alkalmi jelleggel kovcsoldik ssze egy-egy konferencira biztosan nem tallhat meg a vllalaton bell ez a kollga.
A konferenciaszerveznek ismernie kell a szervezet felptst, mkdst, tudnia kell,
hogy pl.: kihez forduljon, ha elleget kell felvenni a vacsorhoz, ki engedlyezheti azt,
mi a maximum sszeg kszpnz felvt, ha tutalssal fizetnek mi a szmlzsi cm,
ms-e a postacm, ki rhat megrendelt, mi legyen benne, mire kell rkrdezni a megrendel leadsa eltt, ki finanszrozza a konferencia eltti kiadsokat, ki lesz az, aki az
elzetesen felmerl kltsgeket nyilvntartja?
Innen kezdve felmerl a krds: a szakmai szervez bizottsg kpes-e maga elltni a
feladatokat, vagy clszerbb megbzst adni egy klss, profi konferenciaszerveznek?
A konferencia-iparg specilis, minsgi s professzionlis szksgletei miatt teht
mrlegelni kell, hogy mikor rdemes kiadni a szervezst egy PCO-nak, s csak ellenrzsi, irnyti funkcit betlteni. t kell gondolni, hogy a munkaid, a munkabr jelents rsze nem pnzkidobs-e a munkaad rszrl, miutn sokkal lassabban, tbb telefonnal stb. bonyoltja le a rendezvnyt egy NEM profi szervez, mint az a PCO, aki a
kapcsold feladatok zmt rutinbl ltja el.
Ha a megrendel klss szervezt kr fel, elszr rsos dokumentci kszttetse kell.
Az ajnlatkrs tartalmi elemei
A szakmai bizottsg az ajnlatkrsben a PCO rszre az albbi informcikat adja meg (tbbek kztt magrl is):
cg neve, cme, rvid cg- s tevkenysg ismertet, ajnlatot bekr neve, elrhetsge, ptllagos informcik gyben kit keressenek az ajnlattevk. Esetleges ide vonatkoz trvnyek (kzbeszerzs, biztonsg). Mire krnk ajnlatot
(teljes kr szervezs, csak program, csak vendglts, csak helysznjavaslat,
csak szllsszervezs stb.).
Az ajnlat leadsi hatrideje, mdja (postn, szemlyesen, e-mail-en stb.).
A konferencival, rendezvnnyel kapcsolatos informcik:
a.) mi a konferencia tmja, clja,
elzetes rsos dokumentcik ha van ilyen,
a megclozni kvnt potencilis rsztvevk kre, s azok jellemzi,
klfldiek-magyarok arnya, autval rkezk arnya stb.;
b.) a konferencia fontos informcii,

31

a rendezvny tervezett idpontja, idtartama, tervezett ltszma,

a helyszn irnti kvetelmnyek, rkategria,
technika s teremigny,
szekcik szma,
tolmcsols;
c.) kiadsok fedezse, bevteli forrsok
a rsztvevk rszvteli djbl fedezik-e a kiadsokat,
az sszes kltsget a szakmai szervezk fizetik-e,
mit vllalnak a szponzorok,
lesz-e killts s a killtsbl szrmaz bevtel;
d.) ksrk vrhatak-e, ha igen, kb. hny f,
a meghvott eladk szma, s a rszkre biztostand ingyenes szolgltatsok,
a VIP vendgek szma;
e.) programok
minden rsztvev szmra: kirndulsok, esti msorelemek,
szakmai programok,
szervezett reptri transzfer,
specilis koncepcik, kvnsgok stb.;
f.) egyb kiadsok: elzetes kampny, kiutazsok, bejrsok kltsgei, elzetes
nyomdai munkk stb.;
g.) sajttjkoztat, mdia kampny szksges-e, krnek-e r rajnlatot vagy
sajt gynksgk vgzi?
h.) vendglts (ktelezen beptend kltsgelemek): fogads, bankett, glavacsora, kvsznetek, ebdek stb.
i.) ajnlattev vllalsa: szakmai eladk s eladsok szervezse;
j.) szlls: mindenki egynileg fizeti-e vagy a szervezk vllaljk a kltsgeket? Ha a szervezk vllaljk: hny jszakra, milyen kategriban? Van-e
olyan elad, meghvott, akinek szllskltsgt a szervezk fizetik, ha
igen hny jszakra?
A briefhez, ajnlatkrshez csatoland dokumentumok:
elzetes kltsgvets,
temterv,
referencik,
ajnlattev iroda bemutatsa,
pnzgyi garancik (mrleg),
ajnlattev ltal vllalt feladatok a lebonyolts sorn.
Ajnlat ksztse sorn a kvetkez dokumentumok ktelezen csatolandk:
1. Kltsgvets
a.) kltsg oldal
fix kltsgek
helyszn
technika
tolmcs
nyomda

32

posta, telefon, internet

bank
program s msor
szllts, transzfer s kapcsold szolgltatsok
szllts, fuvarozs, biztonsgi intzkedsek
dekorci, berendezs, ltvnyelemek
szakmai szervezk kltsgei
meghvott vendgek, eladk kltsgei (szlls, tikltsg stb.)
sajt, VIP
rendezvnyszervez iroda kltsgei
technikai s szolgltati szemlyzet kltsgei
helyszni szemlyzet kltsgei (regisztrcis szemlyzet, idegenvezetk,
hordr, hosszteszek, biztonsgi rk stb.)
killts
egyb
vltoz vagy ltszmtl fgg kltsgek
vendglts
szlls
konferencia anyagok
ajndkok
szervezsi dj
b.) bevteli vagy kltsgfedezeti oldal
nincs rszvteli dj, gy a teljes kltsget a megbz fedezi
vannak olyan megbzk, szakmai szervezk, plyztatk (pl. alaptvnyok,
bankok stb.), akik gy dntenek, hogy sajt maguk fogjk fizetni a vendgeiknek a konferencin val rszvtel teljes kltsgt. Ilyenkor a megbztl
elleget krnk az elzetes kltsgek fedezetre. A rendezvny lezrsa
utn, az elleg sszegvel cskkentett kltsgeket tovbbszmlzzuk a
megbznak;
rszvteli djakbl szrmaz bevtel
amennyiben a megbz gy dnt, hogy a konferencia anyagi fedezett rszvteli djakbl kvnja fedezni, akkor a kltsgvets ksztsekor figyelnnk
kell arra, hogy a rszvteli djak sszegre javaslatot tegynk. A rszvteli
djaknak fedeznik kell a kiadsokat!
Elfordul, hogy a megbz nem az ltalunk javasolt rszvteli djat adja ki a
rsztvevk fel. Az ajnlatttelnk sorn szmolt rszvteli dj, csak javaslat. A szervez bizottsg hatskre, hogy a vgleges djakrl, kedvezmnyekrl dntsn, hiszen lehetnek egyb forrsaik is, amelyek felhasznlsrl, fedezetknt trtn bevonsrl a vrhat kltsgek elemzse utn
dntenek;
szponzoroktl, tmogatktl szrmaz bevtel
killtktl beszedett bevtelek.
A kltsgvets kiadsi tteleinek s a bevtel lehetsges forrsainak rszletes
trgyalsa, elemzse a kltsgvets buktati rszben tallhat.
A kltsgvets azonnal elrulja a megbzott konferenciaszervez szakmai hozzrtst.

33

A kltsgvets a szponzorok keresse sorn is kiemelt jelentsggel br. Rendszerint ltni szeretnk az elzetes kltsgvetst, aminek alapjn eldntik a tmogats mrtkt. A tmogatst kr levelet ltalban a szervez bizottsg rja, ennek hivatalos mellklete a kltsgvets tervezete.
A szervez bizottsg, a vllalat vezetsge, a vllalat rdekeit figyelembe vve
dnt a rszvteli dj vgleges sszegrl, az esetleges tmogats krsrl, a felhasznlsrl. Cskkentett rszvteli dj megadsa mellett tmogathat, pl. magyar rsztvevket, a tmogatst fordthatja fiatal dolgozk ingyenes rszvtelnek fedezsre, adhat kedvezmnyes dik rszvteli djat stb. Ilyen esetekben a
rszvteli djbl adott kedvezmnyek sszegt a tmogatsokbl egszti ki.
2. temterv
A feladatok azon listja, amely a rendezvny tervezstl az utmunklatokig idrendi sorrendben tartalmazza a feladatokat, amelyeket ktelez jelleggel el kell
vgezni mind a megbznak, mind a szerveznek ahhoz, hogy a rendezvny megvalsuljon. Az temterv tiszta, ttekinthet, megvalsthat legyen.
Tartalmazza a feladatrt felels szemlyt is. Klnljn el a szakmai megbz s a
rendezvnyszervez feladata.
Az temterv clja: a rendezvny tlthatsgnak, a szakmai s rendezvnyszervezi feladatok sszehangolsnak biztostsa. Egy jl elksztett temterv garantlja a rendezvny grdlkenysgt. Elfogadsa a megbz s megbzott szervez
egyetrtsvel trtnik. Problmk, vitk esetn eldntheti, hogy ki volt az, aki
nem tartotta be a hatridt, ezltal a rendezvny esetleges hibjrt ki a felels.
Az temterv, a majdan megktend vgleges szerzds mellklete.
3. Szveges ajnlati rsz
A brief szempontjait szem eltt tartva, az ajnlatkrre szabott ajnlat a nyer!
Kvessk a kltsgvets alapkategriit, rvezetve a megrendelt arra, hogy
szakmailag profi ajnlattevvel van dolga. rdemes a kltsgvetsben felptett
elemeket egy-egy sorban rszletezni. A legfontosabb s legels szempont: eldnteni a helysznt! A helyszn-javaslatban alternatvkat adjunk meg, hogy a partner
dnthessen. Figyeljnk a rendezvny rsznvonalra, ezltal az ajnlott helysznek
kategriira (helysznek lersa, elnyeik, htrnyaik kifejtse a rendezvny szempontjbl).
Ismertessk vllalatunk, irodnk felptst, mkdst s szemlyi llomnyt,
technikai felszereltsgt, kiemelve elnyeinket, vllalt feladatainkat.
Gondoljuk magunkat a megrendel helybe, s az szempontjbl fontosnak tartott elnykre hvjuk fel a figyelmt, amelynek clja, hogy a keznkben teljes
biztonsgban rezze a rendezvnyt.
Keltsk fel a figyelmt! Legynk kreatvak, btrak, tletesek, figyelembe vve a
jvend rsztvevk krt, jellemzit, aktivitst, kort, nemzetisgt stb.
Referencik csatolsa elengedhetetlen.

34

2.3. A megbzott rendezvnyszervez (plyz, PCO) feladatai

az elkszts fzisban
a.) Msodik krlevl (second announcement)
Lsd bvebben a 29.oldalon.
(Teht kzremkdik a konferencia krlevelek elksztsben; a vendgek
szmra szksges, nem szakmai informcik kzlsvel.)
b.) Elemzs
A Brief alapjn el kell dnteni, hogy rdemes-e plyzni? Ha igen, alaposan
tnzi az ajnlatbekrst s kielemzi. A brief minden pontjt rtelmezni kell,
mert minden egyes ttel kltsget jelenthet. Ha nem ismerjk, nem krdeznk
r, rossz eredmnyre juthatunk.
Pontos informcik szksgesek az ajnlat elksztshez, pldul:
a helysznvlasztst a meghvottak kre s a szervez anyagi helyzete
befolysolja (5* vagy 2*-os szlloda),
a rendezvnyszervez ltal (az ajnlatot bekrnek) leadott ajnlat nem
mindig felel meg az alaki, formai kvetelmnyeknek,
ha a tolmcsolsra nem krdeznk r, a tolmcskabin, tolmcskltsg
nem kerl beptsre,
az eladknak mennyit fizetnk a kltsgvetsbl nem mindegy, hogy
csak a tiszteletdjat, vagy pl. a repljegy kltsgt is be kell pteni,
szakmai programot terveznek-e, amit ugyan nem az ajnlattev szervez,
de a kltsgeit fedezni kell a kltsgvetsbl,
egyb kltsg: pl. elzetes klfldi utazsi kltsg,
sajttjkoztat: lesz-e, kell-e sajtanyag, vendgltsi elemek,
ha rszvteli djat szednk, mi legyen benne: pl. nyitfogads s gla vacsora is, vagy csak az egyik s a msikrt kln fizet, aki rszt vesz,
szlls: egynileg fizetik-e a rsztvevk vagy a konferencia csomagrral
szmoljunk, amiben 2 ktelez jszaka van beptve, stb.
c.) tletels (brain-storming) sorn az ajnlat f irnyt, elemeit az ajnlattev
szervez csapat megbeszli.
d.) Konferencia regisztrcis iroda/tikrsg fellltsa = a plyzatot elnyert
iroda kivlasztja a rendezvnyrt felels fszervezt, fellltja a stbot s elkezdi tevkenysgt az n. regisztrcis iroda, aki ettl kezdve szakmai tudst
adja a szervezsbe (know-how). A jvend kltsgvetsben ennek az irodnak
a kltsgeivel (adminisztrci, posta, telefon, stb.) mr kalkullni kell.
e.) rajnlat krse a szolgltatktl
A rendezvny szervezje, rsban is bekri az esetleg szban mr megbeszlt
ajnlatokat a konferencia alapszolgltatsaira, a kltsgvetsi ttelekben szerepl szolgltatsok raira vonatkozan. Az rajnlat bekrs mg nem minsl vgleges foglalsnak, anyagi kihatsa nincs. Az rajnlatokat faxon, emailben, levlben krik be a szervezk.
rajnlatok bekrse, opcis foglalsok, formai elemei (helysznektl, szolgltatktl, alvllalkozktl stb., ami alapjn a kltsgvetst elksztjk):

35

ajnlatot kr szervez adatai, elrhetsge (fejlces paprra rva);

ajnlatkrs idpontja, cmzettje (mikor, kinek rtuk az ajnlatkrst);
szolgltats rszletezse, amire az ajnlatot bekrtk (egyrtelmsteni
kell, hogy milyen szolgltatst krnk, hiszen biztosthat, pl. egy
szlloda is technikt, hosszteszt amit a szervez ms alvllalkoztl olcsbban is megrendelhet);
amennyiben programot, msorajnlatot krnk gy az esemny idpontja,
helyszne a krt produkci idtartama, jellege, a kltsgkeret nagysga;
opcis idpont krse: az az idpont, ameddig lehetsg van a megrendelt
helyszn, szolgltats djmentes lemondsra. Az opcis hatridt, a
megbz szmra trtnt ajnlat adsakor a szerveznek szintn meg
kell adnia, hiszen be kell hatrolnunk a Megbz szmra is azt a peridust, ami alatt lehetsge van a rendezvnyszervez ltal kiajnlott lehetsgek kzl vlasztani. (Pl. ha 3-4 rendezvny helysznt
ajnlottunk alternatvaknt, az opcis hatrid lejrta utn, a helyszn
nem kteles tovbb tartani az elzetes foglalsunkat, ezrt vlasztani
kell kzlk. Az opci fogalmt ld. mg a g pontban;
a kapott rak lehetsges mdozatai:
brutt r, amely az ft tartalmazza, de megrendeli/utazsi irodai, szervezi jutalkot nem,
brutt r, amely az ft s a jutalkot is tartalmazza (a jutalkot a
nett rbl adja a szolgltat),
ha az ajnlattev nem jelzi, hogy az r nett vagy brutt, krdezznk r! Igen gyakran ad flrertsre okot, ha nincs lerva (akr
25%-al is elszmolhatjuk a kltsgvetsnket, amit utlag mr
nem tudunk rvnyesteni).
f.) Szolgltatsok kivlasztsa
Amennyiben (szllst s helysznt is tartalmaz) komplex ajnlatot kell
adnunk, gy els lpsben ezek kerljenek kivlasztsra. A vlasztott/javasolt szlloda, rendezvny helyszn (terem) a tovbbi ajnlati elemeknl, kapcsold szolgltatsoknl, programoknl meghatroz.
g.) Opcis foglalsok
Szolgltatsokra ajnlatok bekrse, opcis foglalsokkal (az opci elssorban helysznekre, de programra, szemlyekre, msorokra is vonatkozhat).
Az opci: az rajnlat megadstl szmtott olyan idpont, amelyen bell a dntsnket meg kell hoznunk (pl. melyik helysznt vlasztjuk
az ajnlattevk kzl).
Az opcis ajnlat, az opcis hatrid lejrta utn az ajnlattevre nzve
nem ktelez rvny. Emiatt, ha a megadott opcis hatrid lejrtig nem jelznk vissza az ajnlattevnek (akr pozitv, akr negatv
vlaszt, akr hosszabbtst krve), akkor jogban ll a szolgltatst,
helysznt, stb. msnak rtkesteni. Az opci az opcit ad (szlloda,
helyszn, stb.) anyagi rdekeit vdi s az rtkestst tervezhetbb,
tlthatbb teszi, gy a gazdlkods biztonsgosabb vlik.

36

A msodik, harmadik stb. opcis foglals: ha az ltalunk krt helysznt,

ugyanarra az idpontra elttnk mr msnak kiajnlottk (akiknek
szintn van opcis hatridejk), akkor vrlistra kerlnk. Amenynyiben az els opcis kri a helysznt, gy az t illeti meg, amennyiben l az opcis lemondsval, gy automatikusan a msodik opcis
foglals lp az els helyre.
Vannak kiemelt idszakok, amikor sokadik opcis helyet is kiadnak
(pl. Forma 1), vagy ha egy olyan rendezvnyrl, konferencirl van
sz, amit tbb szervezirodval is plyztatnak.
Az ajnlatunk elkszltekor, az ajnlatot bekrnek is adunk opcit, vagyis egy olyan, a mi opcis foglalsunkat legalbb 23 nappal megelz idpontot, ameddig el kell dntenie, l-e az ltalunk kiajnlott
opcis helysznnel, esemnnyel stb.
h.) Szponzor ill. killts promci, szponzorlsi javaslatok keresse, amiket az
ajnlatunkban szerepeltethetnk. Az elkszts fzisban mg csak elvi
beleegyezst, elvi megllapodst ktnk.
i.) Szerzdskts
A beadott plyzat eredmnyeknt, valamelyik rendezvnyszervez elnyeri a konferencia teljes kr szervezst. Fel kell kszlni arra mind a megbznak, mind pedig a plyzatot elnyert klss szervez irodnak, hogy
akr 3-4 ven t is egytt fognak dolgozni a konferencia szervezsben.
Ennek rdekben szerzdst kell ktni egymssal.
A szerzd felek megbzsi szerzds, vagy egyttmkdsi megbzs keretben rgztik mindazokat a feltteleket, pnzgyi szablyokat, megllapodsokat, lemondsi feltteleket, feladatkrket, amelyekben elzetesen
szban megegyeztek. Ezzel egy szablyzatot lltanak ssze, amely a megllapods pillanattl a konferencia elszmolsig ktelez erej a szerzd felekre nzve.
A szerzds legfontosabb tartalmi elemei:
a szerzd felek neve, cme, adszma,
a szerzds trgya s alapadatai (konferencia idpontja, neve, helye),
a megbz ltal vllalt feladatok (szakmai vllalsok),
a megbzott ltal vllalt feladatok (konferencia szervezse sorn vllalt feladatok),
a pnzgyi megllapodsok rgztse
szervezsi dj mrtke (kltsgvetsi ttel)
szponzorok utn fizetend jutalk szzalka (tmogats sszegnek x szzalka, amit a szakmai szervez felajnl s fizet a szponzort szerznek)
killtk szerzse utn fizetend jutalk (megegyezik a szponzori
szzalkkal)
a lemondsi felttelek, visszamondsi hatridk (meddig s milyen
felttelekkel mondhatja le brmely fl a rendezvny szervezst),
a lemondsbl szrmaz kltsgterhek fedezetnek elosztsa (melyik
flnek ktelessge vllalni a lemondsig mr felmerlt elzetes kiadsokat),

37

a rendezvny elszmolsnak hatrideje (konferencik esetben az

utols konferencia naptl szmtott minimum 1, maximum 3 hnap),
megllapods egy esetleges vesztesg vllalsnak arnyairl (s a felels megllaptsrl),
szerzds megszegse s szankcik, vits krdsek megoldsnak
mdjai (kzs megegyezs, brsg stb.),
a szerzds megktsnek dtuma,
a szerzd felek rszrl az alrsra jogosult szemly eredeti alrsa,
cgblyegz mellkletek csatolsa (kltsgvets, temterv).
j.) A rendezvnyszervez iroda feladata, a szerzds alrsa utn
Konferencia titkrsg, regisztrcis titkrsg fellltsa, a fszervez
kijellse, aki a tovbbiakban a szervezsi feladatokat koordinlja a
regisztrcis irodn bell, s egyszemlyes felelsknt tartja a kapcsolatot a szakmai szervez bizottsggal s titkrsggal.
Megtallja s kialaktja azon szolgltatk, szolgltatsok krt, , akiknek a munkjrt garancit vllal s akikkel j kapcsolatot tud kialaktani. k lesznek a rendezvnyszervez iroda alvllalkozi, beszllti,
szerzdses partnerei.
A vglegestett szolgltatsok, s kltsgvetsben elfogadott rak
alapjn megrendeli a szolgltatsokat, s rsban rgzti is.
A rendezvnyszervez ltal a szolgltatk fel irt megrendelk tartalmi elemei:
a rendezvny alapadatok: idpont, ltszm, helyszn stb.
krt szolgltatsok
az rak rgztse, amelyeket szerzdskts utn kizrlag kzs
megegyezssel mdosthat a rendezvnyszervez s a szolgltat,
jutalkok, vagy engedmny mrtke, melyet a szolgltat biztost a rendezvnyszervez rszre, az ltala megrendelt szolgltatsok utn. (ltalban a kiajnlott r 10%-a, amit a szervez iroda a megrendelt szolgltats kifizetse utn, visszaszmlz a
szolgltatnak.)
fizetsi, lemondsi hatridk, lemondsi felttelek, amelyben a
felek rgztik, pnzgyi szankcikat, (ktbrfizetsi ktelezettsg), teljes lemonds, eredeti ltszmokhoz kpest trtn mdosts esetn. A rendezvny idpontjnak kzeledtvel, szigorodnak a ktbrfizets felttelei).
a deposit fizets idpontja s sszege: szlls s helyszn, teremfoglals esetben, elleget fizet a rendezvnyszervez a szolgltat rszre. Pl. terembrlet 50%-t, vagy egy jszakai szllskltsget. Ez biztostkot jelent a szolgltatnak.
Korrekt pnzgyi httr, tiszta, grdlkeny munkafolyamat biztostsa az elszmolsok tern, alszmla nyits, amely tlthatv teszi a kifizetett szmlkat s a bevteleket.
Kapcsolatrendszer elindtsa a killts s szponzorkeress terletn
is, amelybl extra jutalka szrmazhat a rendezvnyszerveznek.

38

3. SZERVEZS
A szervezbizottsg s a szakmai titkrsg mr megalakult, vrja a bekrt ajnlatokat.
Amennyiben a szakmai titkrsg sajt maga vllalta a szervezst, kveti s vgrehajtja a
rendezvnyszervez iroda elkszts sorn vgzend, fentebb rszletezett feladatait.

3.1. A sajt, szakmai szervez bizottsg feladatai a szervezs fzisban

Az eladkkal val kapcsolattarts a szervez bizottsg feladata, de a lebonyolts
folyamatt mr fokozatosan tadjk a szervez titkrsgnak. A szervez titkrsg
feladata a kapcsolattarts sorn az, hogy megbeszlje az eladk technikai ignyeit,
egyeztesse az rkezsi idpontjukat, szllsignyket. Ez alapjn eladi regisztrcis listt lltanak ssze, amelyet a szakmai titkrsg a rendezvnyszervez iroda
rendelkezsre bocst. Ezen a listn tnteti fel a szervez bizottsg a jogosultsgokat is. Ezzel elkerlhet a majdani elregisztrci folyamn az, hogy a rendezvnyszervez, pl. rszvteli dj fizetsre szltsa fel azt az eladt, akinek djt a szervezk fizetik, de az elad a jelentkezsi lapjn ezt nem tntette fel.
Az eladk felkrse, folyamatosan bvtve, sszelltva a majdani konferencia
szakmai programjt. Ebben a szakaszban dl el vglegesen a msodik krlevl
szakmai tartalma. Kivlasztjk, mely eladk lesznek a meghvott vendgek,
akiknek kltsgeit a konferencia bevteleibl fedezik. Tisztzzk, hogy a kltsgek kzl mit vllal a szakmai szervez bizottsg. A szakmai bizottsg jogosult
eldnteni, hogy melyik elad, milyen kltsgtrtsben rszeslhet: szlls, rszvteli dj, repljegy, munkadj stb.
A berkezett eladsok, absztrakt anyagok ellenrzse, elfogadsnak visszaigazolsa. Az eladkkal trtnt egyeztets utn, idrendi, n. Time-table ksztse
szksges. Az eladsok szakmai bizottsgnak megkldtt, absztraktban (meghatrozott formban) krt szvegt, szmtgpen rgzteni kell. Ennek sszelltsa folyamatos szakmai egyeztet s adatrgzt tevkenysg. Vgeredmnye a ksbbiekben kinyomtatsra kerl konferencia-absztrakt gyjtemny, vagy proceedings
ktet, amely egy konferencia szakmai dokumentcijnak lehet rsze. ltalban,
specilis szmtgpes konferencia-program szolglja a knnyebb ttekinthetsget.
A krlevelek szakmai rsznek sszelltsa, amelyben az eladsokon kvl
minden egyb olyan kzrdek informci is belekerl, ami a rsztvevt rintheti.
Itt tjkoztatjuk a rsztvevket, pl. killtsi lehetsgekrl, standmretekrl, djakrl esetleges szakmai kirndulsok lehetsgrl, arrl, hogy lesz-e tolmcsols a konferencin stb.
A meghvottak vzumainak intzse, meghvlevl kldse. Egyes orszgok llampolgrai (pl. Oroszorszg) csak hivatalos vzummal lphetnek be Magyarorszgra. Ahhoz, hogy vzumot kapjanak, hivatalos meghvlevlre van szksgk.
Ezt a konferencia fejlces paprjn, a szakmai szervez bizottsg elnknek eredeti alrsval elltva kell killtani. Tartalmaznia kell a konferencia idpontjt,

39

idtartamt, a meghvs jellegt s a garanciavllalst a szakmai szervez bizottsg rszrl a meghvott szemlyrt. Eredeti pldnyt kell eljuttatni a meghvott
fl rszre. A vzum engedlyezsnek idtartama minimum 10 nap.
Szakmai kirndulsok szervezse, tervezse, kapcsolattarts a fogadval (pl. krhzltogats Orvos Konferencia rsztvevinek).
A szervezs feladata csoportmunka, szoros egyttmkdst, klcsns tjkoztatst
ignyel nemcsak a szakmai bizottsg tagjai s a szakmai titkrsg kztt, de ssze
kell hangolni a szervezs folyamatait, feladatait a megbzott klss szervez (PCO)
munkjval is.
A hzon belli szervezs buktati
A szakmai titkrsg feladatai
Angol nyelv kapcsolattarts: a nemzetkzi konferencik hivatalos nyelve az angol. A hivatsos konferenciaszervezkkel szemben tmasztott alapkvetelmny az
angol nyelv trgyalsi szinten val ismerete. Ugyanez nem vrhat el, egy magyar
vllalaton bell, a szervezssel megbzott kommunikcis munkatrstl.
Az eladsok kezelse adatbzisban komoly szmtgpes ismeretet ignyel. Az
ilyen specilis adatbzis kezelsre fejlesztettk ki a PCO-k azt a konferencia regisztrcis szmtgp programot, amelynek rsze az eladsok rgztse, visszaigazolsa s a time-table kszts. ltalban ez a program minden nagyobb konferencia szervez iroda alapfelszereltsghez hozztartozik. rkat lehet megsprolni
vele. A hzon belli" szervez vagy manulisan, vagy sajt maga ltal kitallt Excel, Word tblzat felhasznlsval prblja a munkt tkletesen elvgezni.
Amennyiben a szervezs folyamata egy hzon belli szervezre hrul, gy
megvan a veszlye annak, hogy rajta kvl ms nem ismeri ki magt az adatbzisban.
Problmk, meghvsok, utazsok intzse, adminisztrci. Az hogy milyen problmk fordulhatnak el, hogyan kell kezelni, st megelzni, megakadlyozni, megoldani ezeket stb. hosszadalmas utnajrst felttelez. Ezutn mg mindig maradnak
olyan, elre nem lthat esemnyek, amelyek megoldsa nagy rutint ignyel.
A PCO-t tbb ves gyakorlata teszi alkalmass arra, hogy a munka kzben felmerl nehzsgeket kezelni tudja. A rendezvnyszerveznek ktelessge a buktatkra
felhvni a szakmai titkrsg figyelmt, egyben megoldst is javasolva ezekre.
Az temterv nyomon kvetse, a szakmai teendk koordinlsa elvileg egy knyny kvethet folyamat. Csak el kell venni a mr elksztett, rgztett temtervet, amelyben a feladatok idrendi sorrendben kvetik egymst. De csak akkor
rdemes hasznlni az temtervet, ha az az elvgzend feladatok teljes skljt
sszefoglalja, s megfelelen idzti. A hzon belli szervezsnl elfordulhat,
hogy egy kevsb gyakorlott kollga feladata az temterv sszelltsa, ezrt az
kvnnivalt hagy maga utn.

40

A PCO gyakorlata, s szemlyi sszettele garantlja, hogy az ltala elksztett

temterv betartsa tfogja a teljes kr szervezs folyamatt.
A szakmai szervez bizottsg tagjaival val kapcsolattarts. Kiszolglja ket,
megvalstja a velk megbeszlteket. Nagyon j, kzvetlen kapcsolatot kell kialaktani a hatkony informciramls rdekben.
A szolgltatkkal kttt szerzdsek nyomon kvetse, ellenrzse stb. Ha a szervezs folyamata hzon bell marad, akkor egy-egy rendezvny folyamn minimum 4-5, de igen gyakran 15-20 szolgltatval kell egyeztetni, trgyalni, rendelni
tlk, ket ellenrizni stb. Amennyiben ezt a szakmai szervezk tadjk a PCOnak, feladatuk mr csak az ellenrzsre, idnknti egyeztetsre korltozdik. A
PCO mindezt elvgzi helyettk, alternatvkat keres s dolgoz ki, amelyet mr
csak jv kell hagyni a szakmai szerveznek.
Teht: idt s fradtsgot takarthat meg a szakmai szervez, ha mindezeket a feladatokat tadja egy hozzrt, klss konferenciaszerveznek.

3.2. A rendezvnyszervez (PCO) feladatai a szervezs sorn

A megkttt szerzdsek fizetsi, lemondsi, vltoztatsi feltteleinek sszehangolsa
Az elzetesen mr megkttt beszllti, alvllalkozi, helyszn stb. szerzdsekben rgztett hatridkhz kell igaztani a rsztvevk fel a krlevelekben, program fzetben s a
jelentkezsi lapon rgztett hatridket, pl. a szllodval 1 jszakai deposit fizetst rgztette a rendezvnyszervez, ennek fizetsi hatrideje: mjus 1.
Ezt az sszeget a jelentkezktl kell beszednnk, ezrt a jelentkezsi lapon egy elbbi, prilis 20. hatridt adunk ki. gy a szervezk, mr 10 nappal elbb tisztn ltjk a rsztvevktl berkezett depositok alapjn, hogy mit kell a szllodtl fixre megrendelni s kifizetni.
A megkttt szerzdsek sszehangolsa garantlja a rsztvevi ltszm alakulsrl idben beszerezhet informcikat, a vrhat bevtelt, a ktbrfizetsek elkerlst, ami akkor
kvetkezik be, ha pl. a szllodtl tbb szobt rendelnk meg, mint amit neknk kifizettek.
Ebben az esetben ugyanis a szervezt terheli a felelssg, hogy amire mr a depositot tutalta, a szobt (a ksbbiekben) tudja-e rtkesteni.
A megbzott konferenciaszervez iroda feladata
A befolyt rszvteli djak, szponzortmogatsok pontos nyilvntartsa, visszaigazolsa a
jelentkezk s a megbz rszre. Elfordulhat az a regisztrci folyamn megfigyelhet
tendencia, hogy a vrtnl kevesebb lesz a fizets rsztvevk szma. gy a rszvteli djbl
szrmaz bevtel nem fogja fedezni az eredetileg kalkullt kltsgeket, ezrt azokat cskkenteni kell. A szakmai bizottsggal kzsen kell keresni a kltsgek cskkentsnek mdjt. A szervez iroda ktelessge, hogy figyelmeztesse a szakmai szervezket a bevtelkiessre, s alternatvt knljon a problma megoldsra.

41

A vendgek folyamatos regisztrcija, elregisztrci

Jelentkezsi lap visszakldsvel trtnik. A jelentkezsi lap a msodik krlevl bettlapja. Tartalmi elemei:
a.) jelentkez neve, munkahelye, elrhetsge;
fontos: nyilvntarts, ltszm miatt,
nvkitz ksztse miatt,
ez az adatbzis az alapja a kvetkez konferencia cmlistjnak,
a rszre kldend jelentkezsi visszaigazols miatt,
rsztvevk vgs listja (participant list) ez alapjn kszl.
b.) Jelentkezvel rkez ksrk adatai;
fontos: a ksri programokon rsztvevk ltszma miatt,
a nvkitz ksztse miatt,
a bevtelek miatt.
c.) Rszvteli dj-kategria bejellse;
fontos: mert tudni kell, hogy ki a fizet, ki a kedvezmnyezett, stb. (pl. meghvott elad, ingyenes),
mert a nvkitzre r kell rni, hogy elad, szponzor stb.
d.) Szlls adatok;
fontos: hogy foglaljunk-e szllst,
milyen kategriban foglaljunk szllst,
egy-, ktgyas,- egyb szobt foglaljunk-e,
rkezs-tvozs idpontjnak ismerete miatt,
szlls-deposit beszedse miatt.
e.) Esetleges transzferhez szksges adatok;
fontos: mikor rkezik, tvozik a vendg, kr-e transzfert,
hny f rkezik, milyen szllteszkzt kldjnk a vendgrt,
ha autval jn, biztostanunk kell-e parkolt.
f.) Fizetsi, lemondsi felttelek;
fontos: a vendgnek is tudnia kell, r ppgy vonatkozik a pnzgyi fegyelem, mint a szervez irodra,
a jelentkezsi lapon a vendg az alrsval a felttelek elfogadst
garantlja.
g.) Szervez cg bankjnak adatai;
fontos: a bank neve, cme, a szervez bankszmlaszma,
szksges krni, hogy tutalsnl jelezze a konferencia nevt,
szksges jellni a rsztvev nevt is, nem elg a cg, aki befizeti,
hiszen a regisztrcinl a jelentkezt nvvel visszk fel.
h.) A befizet rsztvev/cg hitelkrtya adatai;
hitelkrtya tpusa, szma, rvnyessge,
a levonand sszeg,
a levonshoz a sajtkez alrsa,

42

a krtya fnymsolata.
i.) Klnleges informcik;
vonatkozhat: tkezsre (pl. vegetrinus),
szllsra (tlslyos a vendg, extra mret gyat kr),
egyb (pl. kerekesszkes a rsztvev).
j.) A rsztvev alrsa s a kitlts dtuma.
A mr elzetesen megrendelt szolgltatsok aktualizlsa
Az elregisztrci folyamn a ltszmok alapjn a mr meglv megrendelseinket ellenrizni kell.
Szlls: A konferenciavendget egyni vendgknt kezeli a szlloda. 24 rval az
rkezse eltt mg lemondhat a szoba ktbrmentesen akkor, ha a lemondott szobk szma nem haladja meg a mdosthat maximlis %-ot. Szllodai megllapodstl fggen, a rendezvny eltt egy hnappal az eredeti
foglals 10 %-t, rendezvny eltt 2 hnappal 20 %-t, 3 hnappal eltte
pedig nagyobb mrtk lemondst is elfogadnak.
Vendglts: Ellenrizni kell, hogy a ltszmokat milyen mrtkben mdosthatjuk,
cskkenthetjk, ami az eredeti ltszmhoz kpest 10-20% lehet, gy, hogy a
rendezvnyhez kzeledve, egyre cskken a lemonds lehetsge. Vgleges
ltszmokat ltalban egy httel a tnyleges rendezvny eltt kell adni, ami
tovbb mr nem vltoztathat.
Egyb: tisztzni kell a transzfer tpust (aut, busz, reptri shuttle).
A programok: szervezse, szemlyi s trgyi feltteleinek megteremtse, propaglsa,
eladsa
A programfzetben elzetesen meghirdetett programokra a rsztvevk, rdekldsktl
fggen, a jelentkezsi lapon regisztrlhatjk magukat. Ugyancsak a jelentkezsi lapon
krjk a vendget arra, hogy jellje be, hogy az esti programokon rszt kvn-e venni.
Informcink birtokban tudjuk a ltszmot vltoztatni, a buszokat, idegenvezetket
megrendelni.
A programok tpusai
szakmai programok (a konferencia szakmai eladsai s kapcsold eladsok,
szakmai esemnyek, programok);
trsadalmi programok, amelyeket a rszvteli dj tartalmaz (social program), pldul: megnyit fogads,
turisztikai programok, fakultatv programok (opcional program), mint pldul vrosnzs, kirndulsok, amelyeken kln rszvteli dj befizetse mellett vehetnek
rszt a vendgek. Ezek lehetnek:
garantlt programok: utazsi irodk olyan programjai, amelyeket bizonyos
idpontokban mindenkppen akr egy rsztvevvel is elindtanak. A ga-

43

rantlt programokra a szabadids turistk mellett konferencira rkez vendg is befizethet;

konferencira szabott programok: a rsztvevk sszettelt, rdekldsi krt figyelembe vve, a PCO alaktja ki s a konferencia helysznn rulja,
kizrlag a konferencin rsztvevknek.
Alapjuk lehet a garantlt program is, de annl tartalmilag gazdagabb. pl. a
vrosnzskor, ha a rsztvevk orvosok az tvonalba az idegenvezet beleveszi az Anatmiai Mzeumot.
ksri program vagy hlgyprogram, amik lehetnek:
ksri djba kalkullt program (pl. a befizetett dj 3 rs vrosnzst is magban foglal. Termszetesen a konferencia rsztvevi kzl is brki, aki kifizeti a rszvteli djat rszt vehet a programon.);
flnapos programok (pl. fztanfolyam), 4-6 rs idtartam;
egsz napos programok (pl. Eger borkstols) 6 rn tl.
A soron kvetkez nyomdai munka elksztse
A 2. krlevl, absztrakt knyv, programfzet tartalmi elksztse stb., a szakmai szervezvel kzsen.
Folyamatos informciramls biztostsa
A megbz, az alvllalkozk, a szolgltatk kztt, aktulis informcik tadsa
szllodai foglalsok, mdostsok folyamatos intzse, visszaigazolsa,
transzferek, s kapcsold szemlyi - trgyi felttelek elksztse,
VIP listk elksztse, biztonsgi feladatok megrendelse elssorban protokoll s
llami rendezvnyekhez ktdve, de egyb rendezvnyek VIP vendgeinek fogadsa sorn is elfordulhat (NATO, EU lsek, VIP fogadsok stb.).
A konferencia alatti programokhoz kapcsold msorok szervezse
A msorkoncepci alapjn a fbb szereplket mr lektttk. A berkezett bevtelek
alapjn felmrjk a lehetsgeket, mivel lehetne a programokat mg rdekesebb, sznvonalasabb tenni.
Sajt s mdiakapcsolatok szervezse, bonyoltsa
Sajttjkoztat szervezse esetn (ha publicitst kvnunk adni a konferencinak), dnteni kell a meghvand mdikrl s kpviselikrl. Sajtlistt s sajtanyagot kell szszelltani, kijellni a sajttjkoztat idpontjt, helyt s meghvni a sajt kpviselit.
ltalban az ezzel kapcsolatos teendk intzsre kln szemlyt neveznek ki, a sajtfelelst.

44

A szlltssal, rkezssel, tvozssal, hatrtlpssel, biztonsggal kapcsolatos feladatok

Amennyiben nagy ltszm konferencirl van sz (pl. 2002. szeptember 1-7, tzezer
fs Diabtesz Vilgkonferencia) a biztonsgrt, hatrtlpsrt felels szervek (repltri biztonsgi szolglat, VPOP, rendrsg stb.) rtestse a konferencirl.
Technikai szolgltatsok vgleges megrendelse
Az eladk ignyeinek visszajelzse utn, a vrhat rsztvevk ltszmnak ismeretben
megrendelhet a vgleges technika (mikrofon, estleges tbbletknt fellp ignyek stb.)
A szolgltatkkal tbbszri egyeztets
A mr lekrt, de mg pontostsra szorul szolgltatsokrl meg kell adni az aktulis
informcikat. Clunk, hogy minl pontosabb adatokkal lssuk el a szolgltatkat.
Forgatknyvek elksztse
A betelepls alatt fontos szerepe van a helysznre rendelt szolgltatsok, szolgltatk szszehangolsnak. Koordinljuk rkezsket, megadjuk szmukra a szksges informcikat, a kontakt szemlyek nevt, ez megknnyti, s grdlkenny teszi a helyszni munkt.
Forgatknyv vagy beteleplsi temterv kszl, feladatokra, cgre, szemlyre lebontva.
A feladatrt felels szemlynek csak az adott terletre vonatkoz informcikat adjuk meg.
Kln forgatknyv kszl:
a klnbz helyszneknek,
a vendgltnak,
a szolgltatknak (pl. nyomdai programot mikor hozhatjk, hov),
a beszlltknak (a technikus mikor kezdheti a tolmcskabin beptst),
a kzremkdnek, msorszolgltatknak (mikor lehet prblni),
az idegenvezetknek (milyen kirndulst vezet, ennek rszletei),
a regisztrcis szemlyzetnek (mi a feladatuk, kire, hol, meddig van szksg),
a killtknak (mikor, hol hozhatjk be a killtand rukat),
egyb: a konferencia sokrtsgtl fggen.
sszefoglal forgatknyv kszl a szakmai szervezk s a rendezvny f szervezi szmra.
A forgatknyv ktelez tartalmi elemei:
a rendezvny adatai, megrendel adatai, kontakt szemlyek,
a szolgltatkra szabott feladatok, helyszni lebonyolts mdja, informcik, a
munka, kitelepls, pts, bonts segtshez,
a legfrissebb ltszmadatok,
a kontaktszemlyek elrhetsge,
a beteleplsi idpont,
a helyszni feladatok lersa,
informci a kapcsold szolgltatkrl (pl. idegenvezet programhoz),
stblista.

45

A szervezs folyamn felmerl egyb feladatok/gondok a gyakorlatban, amelyre megoldst knl a kls, profi rendezvnyszervez bevonsa, teht a PCO feladatai
1. Napi opercis feladatok elltsa: kapcsolattarts a rsztvevkkel, mdostsok, berkezett fizetsek visszaigazolsa, szmlaklds stb. Ebben az esetben a szakmai
szerveznek, megbznak nem kell a napi opercis feladatokkal foglalkoznia. F
feladata inkbb az ellenrzs, szakmai irnyts, a rendezvny szakmai tartalmnak
legmagasabb szinten trtn sszelltsa. Ez munkabr, energia, pnz megtakarts!
2. Kedvez rak elrse az alvllalkozkkal. Nagyvevi pozcija kihasznlsval,
hossz tv szerzdseivel, kapcsolatrendszervel, ves keretszerzdseivel a PCO
jobb feltteleket kap, ami a sajt rdeke is (a munkadja miatt).
3. A szakmailag legjobb szolgltatk kivlasztsa: miutn az alvllalkozi krkben
mozog tudja, hogy melyik terleten ki a legprofibb, melyik szolgltat felel meg
legjobban a megbzjnak, cljainak.
4. Segtsgnyjts a szponzorkeressben. Fontos lehet a sajt s a megbz adatbzisnak egyestse a kzs cl rdekben. Szponzorok utn kln extra profit krhet,
a megkttt szponzori szerzdsek rtkarnyban.
5. Szmtgpes konferencia-program hasznlata, nyilvntarts, napraksz adatbziskezels, on-line kapcsolat vendg s szervez kztt, specilis adatlistk lekrse.
6. Pnzgyi elszmols, pl.:
magyar rsztvevknl: a rszvteli dj szmlzsa, klnbz ignyek alapjn,
egyni befizetseknl tbbfle fizetsi mdozat (csekk, banki utals, hitelkrtyval trtn fizets), specilis szmlaformtumok s kvetelmnyeik, az elszmolsok ismerete (pro-forma szmla), utlagos vgelszmols (vgs szmla);
klfldi rsztvevknl: bankon keresztli fizets (bankkltsg), ismeretlen
kldk azonostsa (csak cg van, rsztvev neve hinyzik), csekk esetben nem minden csekk fogadhat el kockzat nlkl (Travellers csekk
behajtsa hosszadalmas) s levonssal jr, jvrs akr 3 hnap is lehet,
rosszul killtott csekk nem vlthat be;
a hitelkrtyval trtn fizets egyre npszerbb. Az on-line regisztrci elterjedsvel s biztonsgi rendszervel a vendgek nyugodtabban adjk meg
a hitelkrtya adataikat. A fizets gyorsabb, knyelmesebb, egyszerbb;
helyszni befizetseknl gondoskodni kell hivatalos szmlkrl, bizonylatokrl, kln pnztrost kell alkalmazni, elszmolni a bevtelt, pnclszekrnyt brelni, bankba beszlltshoz rzst stb.

46

3.3. A szervezs sorn felmerl kltsgek elemzse

Buktatk s feladatok a kltsgvets tteleinek rszletes elemzse
lland kltsgek
A.) Helyszn
Terembrlet hol van alkalmas terem, megfelel terembrleti dj. A betelepls
idejre cskkentett terembrleti djat krhetnk. Esly lehet a brleti dj cskkentsre, ha egyb szolgltatst is ignybe vesznk (pl. tkezs, szlls).
Figyelni kell a kvetkezkre:
a terem minsgileg alkalmas legyen a rendezvnynk megvalstsra,
konferencik esetn a teremben lv oszlop ne takarja a rltst az eladra,
fnyviszonyok, megfelel sttts,
amennyiben tjkoztat tblt, molint, cgzszlt stb. kell kihelyezni, meg
kell nzni, hogy van-e r elg hely, jl lthat helyre tudjuk-e kifggeszteni, s
r kell krdeznnk, hogy mivel lehet rgzteni azokat,
terem alaprajznak ismerete, a mretek szksgesek, ha fogadst terveznk,
technikai alkalmassg vizsglata (projektor fnyereje, honnan vetthet, kell-e
az lsterembe mobil mikrofon stb.,
szemlyzet, van-e, ha gyorsan t kell rendezni a termet, vagy plusz szkeket
kell belltani,
tolmcsolsnl el tudjuk-e helyezni gy a tolmcsflkt, hogy a tolmcs rlsson a vendgekre,
kvsznetek kihelyezse gy, hogy legyen elg tgas hely a vendgeknek, lehetleg azon a szinten, ahol a rendezvnyt tartjuk.
Helysznekkel, termekkel, szllodkkal kapcsolatos kereshelyek www.hcb.hu,
www.hungarytourism.hu, nll rendezvnyhelyszn honlapok, kiadvnyok, regionlis kiadvnyok.
B.) Technikai ignyek
A rendezvny eltti hten minden esetben helyszni, technikai bejrst javasolunk. Ennek sorn mr biztosan tisztzdni fog, hogy a helyszn tudja-e biztostani a krt felszerelseket;
elfordul, hogy csak 1 db vettje (projektora) van a helysznnek, de neknk
tbb kell. Ekkor klss technikai szolgltattl breljk a hinyz felszerelst;
problma, hogy a kvlrl behozott technikt ki fogja felgyelni, kezelni. A
helyszn, a kvlrl behozott technikrt nem vllal felelssget. Kln kell
krnnk technikust, aki ltalban kln djazsrt vllalja a teljes technika koordinlst;
minden esetben krjk, hogy minimum 1 f, helyszint ismer s intzkedni jogosult legyen vgig jelen s felgyelje a rendezvnynket;
a vettbrls drga, ezrt elfordul, hogy a szervez hozza a sajt vettjt.
Minden esetben krjnk kezelt is a gp mell. Minimum msfl, 2 rval a
rendezvny eltt hozassuk oda a klss technikt, mert a helyivel ssze kell
hangolni (pl. adsv sszefrhetsgek);

47

a konferencia-technika rszei: alaphangosts, projektor, vszon, rsvett,

diavett, ll s mobil mikrofonok;
fnytechnika, msortechnika, sznpadtechnika, pirotechnika irnti igny lphet
fel, programok, msorok esetn. Az ignyeket a msor szolgltatjval kell
egyeztetni.
C.) Nyomdai munkk
sorn a nyomdatechnika mellett, grafika s tervezsi kltsg is felmerlhet a szerkesztend anyag fggvnyben. A nyomdai munka specilis szakterlet !
Krjnk mintkat a nyomdban azokrl a papir tipusokrl, amiket javasolnak;
elszr tisztzzuk, hogy milyen munkkat szeretnnk rendelni. Kltsgvetsben kalkullt sszeg esetn, keretsszeg ll rendelkezsre. A nyomdai munkk,
kivitelezsek minimum s maximum rai nagyon eltrnek egymstl;
a papr mretnek (A3, A4, A5 stb.), a papr tpusnak (kreatv papr, fnyes
papr) a szn fajtk (sznes, fekete-fehr, 4 szn color) kivlasztsa;
tudnunk kell, lesz- e a nyomdai anyagon logo, cgemblma. A logo a cgek tulajdont kpezi, felhasznlsuk csak beleegyezskkel trtnhet. A nyomda krse alapjn klnbz formtumban adhatjuk meg (CD-re mentve, mail-ben
kldhet formtumban);
a nyomdai leadsi hatridk az temtervnk fontos idpontjai lesznek. Szmtani kell a szerkeszts mellett a szradsi s kiszlltsi idkre is;
sokszor teljesen egyedi tervezst, grafikai tervezst, kreatv tervezst kr a
megbz egy-egy meghv, krlevl, rtest, jegy megrendelsekor. A nyomda ilyen esetekben a grafikai munka kltsgt is felszmolja;
korrektra legalbb 2 alkalommal szksges. A nyomda az ajnlati rba bepti
a szerkeszts radjt. Ha a kapott nyersanyag nem nyomdai munkra elksztett formban rkezik mg tovbbi munkarkat szmlznak;
proof kszts a vgs, jvhagyott, ellenrzsek utni anyagbl. Egy mintadarab kinyomtatsa a vgleges anyaggal, amit rsban jv kell hagyatni a
megrendelvel, aki az alrsval elismeri, hogy elfogadta a vgleges nyomdai
anyagot s elindulhat a nyomtats;
rak: minl nagyobb a pldnyszm, annl kedvezbb a darab-r.
A clkznsg elrshez szksges nyomdai kiadvnyok:
1. Els krs meghvk, elzetes programfzet, els krlevl
Clja: az rdeklds felmrse. Konferencinl az els krlevl tartalma: a f
tmakr, egy-kt nagynev elad felsorolsval, aki a rsztvevket vonzza, a
konferencia ideje, helye, elrsnek lehetsges tjai: e-mail, mdia, nyomdai
meghv, web-lap, szemlyes megkeress.
A levlben visszajelzst krnk (ennek rtkelse, az rdeklds felmrse
utn dntnk a rendezvny megszervezsrl).
Konferenciknl az esemny eltt legalbb fl/egy vvel ki kell kldeni (tbb
v mlva tervezett, elssorban nemzetkzi konferencia esetn, akr msfl vvel elbb is).

48

Zrtkr rendezvnyek, kisebb szakmai clkznsg elrshez elg egy meghv. Tartalmi kvetelmnye: hely, idpont, visszajelzs krs, ltzkds,
meghvs oka.
Kreatv rendezvnynl a koncepcihoz ill, figyelemfelkelt meghvk tervezse (partnertallkozk, nylt fogyaszti rendezvnyek, incentive esemnyek,
rendezvnyek stb.).
2. Msodik krlevl konferencinl
Bvebb szakmai tartalom, aktulis informcik, napra lebontott programok
kzlse. Rszvteli djas konferencia esetn a tervezett rszvteli dj sszegvel, fizetsi, lemondsi hatridkkel, szlloda ajnlatokkal.
3. Szakmai anyagok, prospektusok
Szakmai, tartalmi elemei figyelemfelkelt informcit hordozzanak, pl. eladst egy nagyon hres szaktekintly tartja).
Az eladsok szakmai tartalmt a szakmai szervez lltja ssze. Az iroda legfeljebb a nyomdai munkk kivitelezsben nyjt segtsget.
Specilis konferencia szakmai anyagok: absztrakt (elads rvid anyaga),
proceedings (elads rszletes anyagnak gyjtemnye).
4. Ksznlevelek (szp gesztus, nem szabad elfelejteni).
5. dvzletek (szemlyes nnepen, vllalati vforduln, fontos esemnyen stb.).
Ajndktrgyak, emlkek, djak
1. rkezskor- tvozskor ajndkok (rendezvny jelleghez, esetleg mondanivaljhoz illeszkedjen). Kreatv ajndk.
2. Bekszts a szobba (VIP, incentive vendgek).
3. Protokollris, diplomciai rendezvnyeken, djtadsnl, sportrendezvnyeken
(oklevl, rem, kupa stb.).
TV, rdi, Internet, rott s elektronikus sajt, DM levelek
(hirdetsek, beszlgetsek, internetes web-page, konferencia honlap)
D.) Postai felads
a posta FA-s, hivatalos szmlt a felad rovatban szerepl cgre lltja ki;
azonos nyomdai termket (prospektus, krlevl stb.) tartalmaz leveleknl, olcsbb a felads kltsge, ha nyomtatvny blyegzvel ltjuk el a bortkot;
postra szllts eltt krdezzk meg a tarifkat. ltalban kszpnzzel fizetnk, ehhez tudnunk kell mennyi kszpnzt vegynk magunkhoz;
nyomdai anyagok bortkolsa s cmkzse: segtk, alkalmi dikmunksok,
nyomda rszre kiadhat. A postra szlltshoz aut, s a sly miatt segt
szksges.

49

E.) Killts szervezshez ltalban kln alvllalkozval szerzdnk

Feladataink:
kln jelentkezsi lap ksztse a killtknak, kln regisztrci a jelentkezskhz, visszaigazolsukhoz;
a standok kltsgeinek kiszmtsa fgg
a standkialaktstl,
a ngyzetmterdjtl,
a felszereltsgtl (tlagos killt stand alapfelszereltsge: asztal, szk,
lmpa, elektromos csatlakoz),
kln djazs fejben ajnljk a killts ptk a dekorcit,
killti terlet/ standok egyedi feliratait,
hoszteszek biztostst,
egyb trgyi feltteleket (pl. htszekrny, mosogat stb.),
a killti, terletbrleti djak magukban foglaljk a killtsi trgyak biztonsgi rzst, biztostsokat, s egy tlagos ramelltsi kltsget. A killts ptsnek, bontsnak idejrl, a brelt stand helyrl a killt rtestst, beteleplsi forgatknyvet kap;
konferencin rendezett killtsok esetn javasolt a szervez rszrl min. 1 f
kijellse, akinek kizrlag a killtkkal val kapcsolattarts a feladata. Ez vonatkozik a helysznre is, ahol ltalban kln killti regisztrcit lltunk fel;
gyakori problma konferencik esetn, hogy a szervezk nem tisztzzk a killti dj tartalmt, ami lehet:
a killt egy kln, killti (exhibitor) nvkitzt kap,
a killti nvkitz az eladsok ltogatsra nem jogost fel,
a killti dj ltalban tartalmazza a kvsznetek, nyit s zr nnepsgen val rszvtel kltsgt,
a rszvteli djban szerepl ebd, fogads, glavacsora, csak kln dj
befizetse utn jr,
ltalban nem jogosult a teljes szakmai csomag tvtelre (pl. konferencia tska, ajndkok stb.),
a programfzet s a killt lista benne van a djban,
kombinlt killti dj megllaptsa a szakmai szervez bizottsggal s a
killts szervezvel trtnt megllapods alapjn lehetsges. Ez azt jelenti, hogy gy alaktjk ki a killti djat, hogy az legalbb egy teljes
jog rsztvev djt tartalmazza. Ez a leggyakoribb rkialaktsi mdszer, hiszen szinte egszen biztos, hogy a killt cgtl, legalbb 1 f,
szvesen vesz rszt minden olyan esemnyen, ahol a konferencia rsztvevivel tallkozhat;
killti djakbl kedvezmnyek adhatk, a szervez bizottsggal egyetrtsben. Kedvezmnyes djat adhatunk:
killts + rszvtelre sztnzs, magasabb ltogatottsgi szm elrse
rdekben,
nagyobb ngyzetmter terlet brlse esetn,
tbb szolgltats rendelse esetn,
nem fhelyeken lv standok esetben,
szponzorok rszre (ingyenes killtsi lehetsg),
a programfzetben elhelyezett hirdetsrt,
olyan cgeknek, akik 3-4-6 ft regisztrlnak teljes rszvteli djjal, killt terletet biztostunk,

50

egyb brmilyen, a konferencia bevtelt nvel cl rdekben.

F.) Szakmai titkrsg s kltsgei
A szakmai titkrsg azta mkdik, amita eldnttte a vllalat/ szakmai szervez,
hogy megrendezi a konferencit/ rendezvnyt. A kltsgvets egyik alapkategrija
a titkrsg vrhat kltsge:
alkalmi brek fizetse a szakmai titkrsg alkalmi dolgozinak,
iroda, technikai berendezsek (fnymsol stb.) brleti dja,
iroda-felszerels kltsgei (papr, nyomtatpatron stb.),
telefon, fax, e-mail, posta kltsgek,
meghvott eladk kltsgei (szakmai bizottsg dntse alapjn),
elzetes promcik, hivatalos utazsok, elzetes bejrsok, helysznbemutatsok (n. study-tour),
plyzatok beadsnak kltsgei,
alkalmi kltsgek (pl. vacsork, benzinkltsgek, taxikltsgek stb.).
G.) Sajttjkoztat
ltalban a meghvs a megbz feladata, a lebonyolts a megbzott. Kln sajtkapcsolattal foglalkoz munkatrs kinevezse szksges, aki kizrlag a sajtval
kapcsolatos feladatokat ltja el. Specilis munkaterlet, rdemes mdia gynksget megbzni a feladattal. A ajttjkoztat rendezvnyszervezsi feladatai:
helyszn biztostsa,
berendezs, technika biztostsa,
vendglts szervezse,
rkez sajt regisztrcija,
informci.
H.) Regisztrcis iroda s kltsgei
A megbzott rendezvnyszervez cg irodjban, a munka sorn, az adott rendezvnyhez ktd kltsgek sszessge. Tbb v mlva esedkes konferencia szervezsnl, nehz megtervezni a vrhat kltsgeket. Vrhat kltsgek:
a szakmai titkrsgnl mr felsorolt kltsgeken kvl
a hoszteszek, adatbzis-kezelk kltsgei,
a konferencia Web-oldalnak kialaktsa, on-line regisztrci kltsgei, a szmtgpes konferencia program rendezvnyre szabsnak kltsgei. A kltsgek alaktsnl figyeljnk arra, hogy a regisztrcis irodnl nagyon magasak
a telefon, posta kltsgek. Oka: a vendgekkel, rsztvevkkel val kapcsolatfelvtel s folyamatos kapcsolattarts. Nemzetkzi konferencia rsztvevje
esetn a klfldi hvsok dja nagyon megemeli ezt a kltsgcsoportot.

51

A kltsgvets sszelltsnl vegyk figyelembe, hogy, amennyiben a rendezvny

jellege, mrete megkvnja, alkalmi munkaert kell szerzdtetni. A munkaadt, jelen esetben a rendezvnyszervez irodt terheli nemcsak a kifizetsre kerl munkabr, hanem annak adterhei is.
I.) ruk s szemlyek fuvarozsa, szlltsa
A szllts clja: meghatrozott ruk eljuttatsa egyik pontrl a msikra a rendezvny megvalsulsa rdekben. ltalban az alvllalkozk, szolgltatk kapcsold szlltsaik kltsgeit beptik a kiajnlott szolgltatsaik rba. Killts szervezse sorn ez az sszeg magas, s kln djttelknt szmlzand. Szlltsok
sorn figyeljnk a kvetkezkre:
specilis szllteszkz ignynek felmerlse (pl. automatikus emel, a
lerakodshoz),
a szlltmny mozgatshoz szksges segdeszkz ignye (kzikocsi, n. bka stb.),
emeletre szlltsnl: van-e teherlift, hasznlhatjuk-e,
szllodkban s egyb rendezvny helyszneken, a beszlltand rukat ltalban kln bejraton fogadjk. Jelentsk be a szlltmny rkezst, vrhat
idpontjt s a szllt cget,
a fogadhelyen, s a szlltnl megfelel szm segdmunks szksges a felill. lepakolshoz.
A szlltsnl figyeljnk arra, hogy
figyelmeztessk a szlltt a pontossgra,
adjuk meg mind a szlltnak, mint a szlltmnyt fogadnak a kontakt,
szemlyek nevt, telefonszmt,
szlltmnytl fggen zrjunk le az rkez szmra kln parkolt,
a gpkocsivezetnek esetenknt napidjat s szllst is fizetnnk kell,
nemzetkzi fuvarozsnl a dokumentcik pontossga nlklzhetetlen ahhoz,
hogy a vmrl, vmruraktrbl, lgiforgalmi terminlrl stb. a klfldrl rkez rut idben kivlthassuk. Ez ltalban a szakmai szervez feladata.
Rendezvnyek sorn szllthatunk, pl. nyomdai anyagokat (krleveleket, meghvk), ajndktrgyakat, konferencia tskkat, postai dokumentcit, helyszni kitelepls trgyi tartozkait (pl. szmtgp).
Transzferek, szemlyek szlltsnak kltsgei a konferencia programjtl, rszvteli djba kalkullt sszetevitl fggen tg intervallumban mozog.
Rendezvnytpusokhoz ajnlott transzferek tpusai:
1.) Protokoll, diplomciai tpus rendezvnyeknl: megfelel sznvonal szemlyautk, VIP autk, luxus buszok. VIP lista alapjn szllts, kormnyautk s
ezek mozgsnak koordinlsa, rendrsgi autk s szemlyzet, konvoj mozgatsa, stand-by autk, biztonsgi szempontok hangslyozott fontossgot kapnak;

52

2.) Konferencia tpus rendezvnyek leggyakrabban ignybevett szllteszkzei a

buszok, a taxik, s a szemlyautk.
Transzfer lehetsgek: a vendg rkezsnek pillanattl, a konferencia napjain
t, egszen a tvozsig (az elfordul buktatkkal egytt !).
Vendg rkezsnek, elutazsnak
mdja:
egyni
szervezett
eszkzei: aut
repl
haj
vonat
busz
helysznei:autval brhol
nemzetkzi busz pu.
vasti plyaudvar (Keleti pu., Nyugati pu., Dli pu.)
nemzetkzi hajlloms (Budapest, Mrcius 15-e tr)
repltr (FH A, B terminl, s kisgpes, magn terminl)
Teendk szervezett transzferek esetn
a.) Repltr
A jelentkezsi lapon fontos, hogy a vendg jelezze az rkezsnek, elutazsnak idpontjt, jratszmt, az rkezs helyt, a terminlt. Fordtsunk kiemelt figyelmet a repljratok indulsi idpontjnak elz napi ellenrzsre; a jratok rkezsi idejt, helyt gyakran utols nap vltoztatjk.
Ferihegy Nemzetkzi Repltr 2 terminlbl ll (A s B). A magyar
lgitrsasg, a Malv gpei az A, a klfldi lgitrsasgok gpei a B
terminlrl indulnak. Kombinlt jratok, pl. Lufthansa-Malv, leszllsi
terminlja vltoz.
A transzferlista sszelltsa s tartalma:
gpek jratszma, napi bontsban, idrendi rkezsi, indulsi sorrendben
minden jrat mellett az rkezsi- indulsi terminl jelzse
rkezk,- elutazk szma, neve
rkezsnl a cllloms (pl.szlloda), tvozsnl a terminl feltntetse
milyen transzfer rkezik a vendgrt. (pl. 35 f, MB Travel HIV 345 sz.
busz, gpkocsivezet neve: XY, telefonszma: 33422).
A szervezett transzferrt felels diszpcsernek, szervez kollegnak
tudnia kell, ha vletlen nem rkezik meg idre a transzfer, mi lehet az
oka, s kell-e helyette msik szllteszkzt keresnie.
Repltri vendgfogad pult (hospitality desk)
rsban kell megrendelni, napi brleti djat fizetnk rte, terminlonknt.
Nagyobb ltszm rkezs esetn krjk. Fontos szempontok a pult kihelyezse sorn:
a repltr aulban (lobby) llthat fel. Javasolt, a tranzit kapuval
szemben elhelyezni, gy hogy kilpve, a vendgnek szembetn legyen;

53

a pultra a rendezvny, konferencia nevt, emblmjt stb. ki kell tenni.

Olyan jelzst kell hasznlni, amit a vendgek jl ismernek;
angolul beszl hosszteszt kldnk ki a vendgek fogadsra. terminlonknt 2 ft. k fogadjk a vendgeket, a nluk lv transzferlista alapjn;
VIP vendgeket a VIP vrban, vagy kormnyvrban is fogadhatjk.
Kln dj fizetse ellenben brkinek rendelhetnk VIP vrt, a vele jr
plusz-szolgltatsokkal egytt (pl. ital, stemny);
repltrrl a vendgeket behozhatjuk: autbusszal, airport
minibusszal, szemlyautval, taxival, tmegkzlekedssel;
a repltr kijratnl az autbuszok, taxik (kivve repltri taxik),
szemlyautk csak a be,- illetve kipakols idejre llhatnak meg. Huzamosabb ideig kizrlag a parkolban tartzkodhatnak. Javasolt a repltri hoszteszek telefonkrtyval vagy mobiltelefonnal val elltsa,
knnyebben tudja rtesteni a gpkocsivezett, ha megrkezett a vendg,
s feljhet rte a kijrathoz;
repltri hordr, csoportos rkezsnl elre lekthet. Csomagonknt fizetnk, s elre meg kell adnunk, hogy kb. hny f rkezst vrjuk. Csak
elre, rsban megrendelt hordrok esetn kapunk hivatalos, fs szmlt;
egyb fontos hivatalok, pultok a repltren:
Vmhivatal
Hatrrsg
Rendrsg
Biztonsgi Szolglat
Elveszett csomagok (lost and found)
Informcis pult
b.) Szllodbl/ szllodhoz szervezett transzferek
Szllodai s hivatalos programok, esti rendezvnyek helysznei kztt
Turisztikai programok: garantlt programoknl a vendgeket a programgazda a szllodktl, az ltala biztostott szllteszkzzel, a
tallkozsi s indulsi pontra viszi. Ez a kltsg benne van a garantlt programok rban. A program utni rkezs egy kzponti
helyre trtnik, ahonnan a vendg egynileg megy vissza a szllodba. A garantlt programot szerepl ignybevev vendget a
meghirdetett idpont eltt minimum fl rval hvjuk le a szlloda recepcijhoz.
Konferencia hivatalos (social) programja esetn, ltszmtl fggen
autbuszokat lltunk ki. A ltszmba a rszvteli djat fizetett
rsztvevk, ksrk, vendgek is beletartoznak. A buszba ksrt
biztostunk, akinek az a feladata, hogy a vendgeket dvzlje,
elmondja, hogy mikor kezddik a program, hol a helyszne, mikor
van vge. Tjkoztatja a vendgeket a hazautazs krlmnyeirl,
idpontjrl s a transzfer indulsrl.
Konferencia fakultatv, szabadon vlasztott (social) programjai s ksri (ladies program) program transzferei esetn ltszmtl fggen autbuszokat lltunk ki. Minden autbuszon idegenvezett
biztostunk. Az idegenvezets nyelve az ignyekhez igazodik, de
ltalban angol. A programokra jelentkezk nemzetisgt ellen-

54

rizve, lehetsgnk van egyb nyelveken beszl idegenvezet,

tbbnyelv idegenvezet szerzdtetsre is.
Produkcihoz, msorokhoz kapcsold szemlyek szlltsa. ltalban a kzremkd mvszek szlltsi kltsgt szerzdsben
szablyozzuk s a megrendel fel kiajnlott rba beptjk, egysges egsz rknt kezelve ezzel egy komplett msorblokkot. Elfordulhat, hogy egyni mvszek, msorvezetk stb. krik, hogy
kldjnk autt, taxit rtk. Ez a megrendelvel trtnt egyeztets
utn trtnhet, mivel kltsgvonzata van.
3.) Incentive utazsok, event-marketing esemnykrbe sorolhat kreatv rendezvnyek (pl. csapatpts) esetn a mr fent emltett standard szllteszkzkn
kvl n. specilis szlltsok, lmnyszlltsok teszik a rendezvnyt rdekess,
egyediv. Csak a fantzia a korlt!
Nhny tlet: bing-hint verseny a Margitszigeten
kisvonatozs a tfi vicinlissal Balatonfredre
nosztalgia vonattal rkezs Lajosmizsre
golf-kocsi vezets s verseny, Bkfrdn
Trabant-rally a pusztn, versennyel
Bungee-jumping, falmszs stb.
4.) Killtsok, bemutatk esetn: elssorban ruszllts s a hozz kapcsold feladatok. Nemzetkzi szlltmnyozssal csak engedllyel rendelkez cgek foglalkozhatnak. A feladatok mr a klkereskedelemhez s szablyzihoz ktdnek, ezrt javasolt szakszlltt megbzni.
Konferencia killti anyag leggyakrabban prospektus, rtmb, reklmanyag,
programknyvek stb. Ezeket az rukat a killt szranyagknt, nem elads
cljbl hozza a konferencira. A felad a szlltlevlre rja r a no
commercial value mondatot s egy kpletes sszeget (1-2 dollr/db) tntessen fel a szlltn. (ez az sszeg a vmszablyok alapjn vltozik, krdezzk
meg a Vmhivatalt az aktulis felttelekrl, szablyokrl, rtkhatrokrl. Nagyon sok kellemetlensg szrmazhat a rosszul feladott kldemnybl).
5.) Nylt fogyaszti, mindenki ltal ltogathat esemnyek, egyni utazsok
A vendg sajt maga jut el a clllomsra. A rendezvny szervezjnek feladata,
hogy az egyni kzlekedst segt informcikat eljuttassa a vendgeknek, megknnytse a helysznre jutst.
Vsrok esetn (pl. BNV)
vsri jratok srtse,
MV clszlltsi kedvezmnyek,
rendri segtsg, elterelsek, lezrsok
parkolk biztostsa
tjkoztat tblk kihelyezse
helysznen belli szlltsok (BNV kisvonat)

55

Az elzetesen kikldtt informcis anyagokkal, s a helysznen a programfzetben. Tjkoztatst adunk:

repltri LRI minibusz rrl, indulsi helyrl, jegyvsrls lehetsgrl. Felhvjuk a figyelmet arra, hogy a minibuszok nem egy, hanem
tbb clllomst is rinthetnek, a benne l vendgek ltal megadott cmektl fggen,
tmegkzlekedsi eszkzeinkrl, jegyek rrl, kedvezmnyes jegy- s
brletvsrlsi lehetsgekrl, jegyvsrls helyrl,
Budapest Krtya utazsknnyt feltteleirl, ignylsrl, kedvezmnyeirl,
taxi kzlekedsrl, a taxi-csekkek elnyrl, javasolhatunk taxi-trsasgot. Felhvjuk a vendgek figyelmt az adhat borraval %-ra s arra,
hogy csak hivatalos taxi trsggal utazzanak,
szervezett programok helysznre (pl.esti fogads) hazautazshoz taxi
diszpcser szolglatot telepthetnk ki.
A rendezvnyszervez feladatai a szlltsok sorn
megfelel tpus szllts kivlasztsa,
gyintzs, dokumentcik, szerzdsktsek, megrendelsek,
szllti forgatknyvek sszelltsa, sszehangolsa,
kapcsold szemlyek megrendelse (pl. biztonsgi rzs).
Leggyakoribb szolgltatk: MALV, MV, BKV, METRO, autbusz trsasgok, taxi trsasgok, lmnyszlltsok, specilis szlltsok, vendglts kiteleplsek, parkol trsasgok, biztonsgi szolglatok, Fvrosi Kzterlet Felgyelet, Rendrsg.
J.) Programok
protokoll programok, hivatalos programok szigoran kttt szablyok s forgatknyv szerint;
nylt fogyaszti, szabadon brki ltal ltogathat esemnyek programjai elre
meghatrozott idrendben, fellpkkel, megfelel elzetes vendgtjkoztatssal;
konferencia s konferencia tpus programok
Opcional (fakultatv), szabadon vlaszthat programok:
a konferencihoz ktd, de csak kln dj fizetse mellett , ekkor azonban szabadon vlaszthat programok, kirndulsok, esemnyek (pl. Operahz ltogats).
Social (trsadalmi) programok, amelyek rt a rszvteli dj tartalmazza.
Clja, hogy a rsztvevknek lehetsget biztostson a ktetlen eszmecserre, beszlgetsre, ismerkedsre. Vendglts, msor, produkci stb.
kapcsoldhat az esemnyhez. Akkor j az esemny, ha emlkezetes marad, ha jl rzi magt a rsztvev.
A trsadalmi programok lehetnek: fogads, gla vacsora, megnyit,
zrfogads, kzs kirnduls stb.
Accompanying persons, vagy Ladies programok, ksrk rszre szervezett
programok: fl- vagy egsz naposak. A programokat rdemes a konferen-

56

cia eladsainak kezdetvel, vgvel sszehangolni. A ksri programokra a konferencia rsztvevi is elmehetnek, a programdj befizetse utn.
Professional (szakmai), specilis szakmai programok (pl. Anatmiai
Mzeum ltogatsa, kizrlag szakmai kznsgnek, ismertetssel).
sszelltsa a szakmai bizottsg s a rendezvnyszervez egyttes feladata. A szakmai szervez ismeri azokat a helyeket, mzeumokat, amik
irnt a szakmai kznsg rdekldhet. A megadott cllloms kr kell a
rendezvnyszerveznek a szolgltatsokat biztostani (szlls, transzfer,
vendglts stb.).
Post- s preconference (konferencia eltti s utni) kirndulsok, programok. Az elzetes regisztrci folyamata alatt, elssorban a szllsfoglalsok, rkezs, tvozs idpontjbl lehet kiszmolni azt a krlbelli
ltszmot, akik pr nappal a konferencia megkezdse eltt mr megrkeznek az orszgba, s pr nappal a konferencia zrsa utn mg az orszgban vannak. Rszkre ajnlhatunk egy-kt napos kirndulsokat.
Clunk, hogy a vendgek tartzkodsnak megnyjtsa mellett, extra bevteli forrst biztostsunk a konferencit szervez rendezvnyirodnak. A
tartzkodsi id meghosszabbodsa nemcsak a rendezvnyszerveznek
biztosthat extra bevtelt, hanem a gazdasg egyb gazatainak is.
Nemzetkzi rendezvnyek kedvelt programjai a szomszdos orszgot
rint trk (pl. Budapest-Bcs-Prga), vagy ktnapos trk (gygyvizekhez) az orszg brmely rgijba. Ezeken a trkon kizrlag a konferencira rkez vendgek vesznek rszt.
Turisztikai programok, garantlt trk, nylt trk, amelyek meghatrozott idpontban, fix ron indulnak. Minden haznkba rkez turista, belfldi llampolgr rszt vehet rajtuk, kln rszvteli dj befizetsvel. A
trkrl a szllodk recepcijn, turista informcis irodkban stb. szerezhetnek tudomst a vendgek.
Aktv s passzv programok a rendezvnyek s a konferencik alatt
aktv programok esetn a vendgeket bevonjk a programokba, aktivitsra sztnzik ket. (pl. ktlhzsi verseny). Az aktv programok a
csapatpt rendezvnyek alapkvei. Vannak erre specializldott
rendezvnyszervez irodk s szolgltatk.
passzv programok esetn a vendgek nzik a msort, eladst, hallgatjk az nekest stb. Konferecia tpus rendezvnyek programjainl jellemz. Vannak mr prblkozsok rendezvnyszervez irodk rszrl, hogy nhny kreatv, aktivizl elemet is beptsenek
a kizrlag passzv programok mell.
Extrm trk, kalandtrk egyre npszerbbek klnsen az incentiv
csoportok, vllalatok szervezsben. Egyre gyakrabban szerveztetnek
olyan kirndulst, amelybe beptik a sportnak olyan vllfajt, ami nem
szokvnyos tmegsport. (pl. a vadvzi evezs). Veszlyes sportgak, a
szablyok megsrtse srlseket vonhat maga utn, kizrlag hivatsos
vezetk ksrhetik a csoportot.
Csapatptsek, specilis animcis, csapatpt programok a kpzsek
egy vllfajnak is tekinthetk.
Eredmny: a rsztvevk jobban megismerik egymst,
ersdik az egyms irnti bizalom,

57

szimultcis gyakorlatok, helyzetgyakorlatok alatti reakcik elemzsvel, szemlyisg ismeret, nismeret,

problmamegold kpessg fejlesztse,
kszsgfejleszts, kapcsolatpits,
csapatmunkra nevels,
egyms munkjnak tisztelete, segtsgnyjts,
cg irnti lojalits erstse.
Cl: olyan sszekovcsoldott grda, akik a vllalat cljait elfogadva,
egymssal karltve, kpessgeiket maximlisan kihasznlva ptik
a vllalat jvjt.
Az idegenvezet kzvetlen kapcsolatban ll a vendgekkel. Konferencik, protokoll rendezvnyek, diplomciai rendezvnyek idegenvezeti klnsen j nyelvtudssal, napraksz ismeretekkel, diplomciai rzkkel rendelkeznek. A j idegenvezet kreatv, nll, irnymutatsunk alapjn vratlan helyzetekben is kpes
a problmkat felismerni, megoldani.
Konferencik alatt mg az egyszer vrosnzsre is, kiprblt, magas fokon
kpzett idegenvezet grdt alkalmazunk. A kiemelt rendezvnyekre rkez vendg rdekld, meg akarja ismerni a mai Magyarorszgot politikjval, kultrjval egytt. Az idegenvezet a szervez ltal ksztett forgatknyv alapjn vgzi
munkjt.
K.) Msor s produkcis elemekre
a rendezvnyszervez javaslatot ad. A msorokat csoportosthatjuk a szereplk
szma alapjn:
egyfellps, szl szerepl (pl. nek, szavalat stb.),
tbbfellps msorok (pl. zenekarok, tncosok).
A msorok idtartama szerint:
hasonl elemekbl ll egyveleg (pl. tncmsor, tbb fle tnccal),
komplett, egsz estt betlt msoregyveleg, ms-ms tpus msorok
egymsutnisga, mely egy komplett egszet alkot.
Tpusa szerint:
kulturlis msorok, glk,
sportmsorok,
tncshow,
sznhzi elads stb.
Specilis msorok:
tzijtk show,
lzershow,
tznyel,
homokshow, stb.
A rsztvevk kls szemlli az elre tervezett programnak. Kreatv elemekkel
tlthet fel, rendezvnyre szabhat. Pontos forgatknyv alapjn kell a msorokat
levezetni, szerkeszteni s a kzremkdket errl tjkoztatni. Ki, mikor lp sznpadra, mennyi ideig tartson a msor, lesz-e aki a msort felkonferlja stb.
A msor, produkci jellege dnti el, hogy mekkora helyignye van az eladsnak.
Szksges-e sznpad, ha igen mekkora, van-e felptve a helysznen, vagy sznpadot

58

kell llttatnunk. Szabadtri rendezvnyekre profi mozg sznpadok brelhetk. Figyeljnk arra, hogy alkalmi sznpad alkalmazsnl is szksg van ramra. Nzznk utna, krdezznk r a helysznen az pts lehetsgeinek. Szabadtri sznpadok helynek kijellse ltalban engedlyhez kttt, amelynek beszerzse a
rendezvnyszervez vagy a msorral szerzdtt alvllalkoz feladata. Technikai
igny: sznpadtechnika, hangtechnika, fnytechnika, vettstechnika, pirotechnika.
L.) Reklmajndkok, szrajndkok, szemlyre szl ajndkok
tadsa szinte minden rendezvnytpusnak alapeleme. Konferencikon a fizet
rsztvevk kaphatjk, djtadsnl a djazottak, vllalati nnepsgeken a kiemelked munkt vgzett kollgk stb. Az ajndkok lehetnek:
szemlyre szl, pl. nvre szl cmkzett bor,
egy rendezvnyre ksztett specilis ajndk, pl. rem.
Ajndktrgyakat forgalmaz cgeknl rendelve a rendelt darabszm nvekedsvel,
cskken az r, nnek a kedvezmnyek. Figyeljnk az ajndkok csomagolsra is.
Hungaricumoknak nevezzk azokat a magyaros ajndkokat, amelyeket a turistk
elszeretettel vsrolnak, amelyek hazarkezs utn Magyarorszgot juttatjk az
eszkbe. Ilyen specilis termkek, pl.: Herendi kermia, Tokaji bor, lovas felszerelsek, ostorok, npmvszeti trgyak, Rubik kocka, Budapest knyv, Gundel szakcsknyv stb. Konferencia, killts szervezsekor jusson esznkbe, hogy a helysznre kiteleptett Hungaricum-standok az orszg hagyomnyainak megismersn,
bemutatsn kvl azrt is hasznosak, mert a rsztvevk ltalban kevs idt tudnak
igazn sznvonalas termkek bevsrlsra sznni. A killtssal helybe hozzuk a
termkeket s a minsgkrt, rukrt is garancit vllalunk.
M.) Dekorci
teszi a helyszint ltvnyoss, emlkezetess, szpp. Egyre gyakrabban krik a szervezk dekoratrk segtsgt, akik megtervezik a helyszn egysges ltvnytervt,
sszehangoljk a kiegsztket. A dekorci leggyakoribb eleme a virg. A konferencia alatt virg kerlhet az elnki asztalra, a vendglts asztalaira.
Sznyeg, vilgttestek, fnycsva, gyertyatart, lufi s egyb trgyak, amiket prbljunk meg a rendezvny karakterre szabni.
N.) Tjkoztat s irnyt tblk
minden rendezvnytpusnl szksgesek. Konferencin elhelyezend tblk:
dvzl felirat a helyszn bejratnl,
az elnki asztal fl a konferencia neve, idpontja,
a helysznen bell a vendgek irnytst szolgl tblk,
tbb szekci esetn az adott termeket jelz felirat,
a program kifggesztse, kzponti helyen,
szponzori tbla,
zentbla (message board), ahol a vendgek egymsnak tudnak zenetet
hagyni, a regisztrci zenhet a vendgnek stb. Ne felejtsnk el paprt,
reszkzt gombostt stb. tenni a tblhoz.

59

O.) Prospektusok, tjkoztat fzetek

hasznosak a vendgek tbb informcival trtn elltsa rdekben. A Magyar Turisztikai Szolglat (MTSZ), a Budapesti Turisztikai Hivatal (BTSZ), informcis
irodk, regionlis irodk kiadvnyai, Tourinform kiadvnyok, BKV utazsi tjkoztat, tteremkalauz, gygyfrdk programfzetei stb., mind hasznos tudnivalkat
tartalmaznak.
A tbbsgk ingyenesen beszerezhet, tbb nyelven megjelen kiadvny.
Nagyobb mennyisg ignylst elre be kell jelentennk, s a szlltsrl gondoskodnunk kell.
Terjesztsnek lehetsges mdja:
konferencia anyagok kztt kiadva,
regisztrcis pulton, programpultnl kitve,
kln turista informcis pult kihelyezsvel, ahol a kiadvnyokon kvl informcit is nyjtanak, segtsget adnak.
P.) Egyb felmerlhet kiadsok
amelyekre a kltsgvets elksztsekor figyelnnk kell.
Hitelkrtya bankkltsge, amely krtya tpustl s a megkttt szerzdstl, forgalomtl fggen 2,5-3,5% kztt mozog. A Visa/Mastercard/Eurocard krtykra a
Kereskedelmi s Hitelbank Rt., az Amex tpus hitelkrtykra az Amex budapesti
irodja adja az engedlyt.
Helysznen kifizetend vratlan kiads, pl. elads azonnali fnymsolsa, taxikltsgek stb. Amennyiben nagyobb sszeg az n. vratlan kiads, azt a megrendelvel
is rdemes megbeszlni, engedlyeztetni, ez megknnyti az utlagos elszmolst.

Vltoz, ltszmtl fgg kltsgek

A.) Szlloda
A foglals tpusai:
a.) Egyni foglals, amikor a vendg sajt maga, az ltala vlasztott szllodval
kzvetlen kapcsolatot ltestve intzi a szllsfoglalst.
Az alkalmazott r tpusa: egyni r, vagy specilis r (last minute kedvezmnyes r)
b.) Csoportos foglals, ha egy peridusra nagyobb szm szobt foglalunk egyegy szllodban. Az alkalmazott r: csoportr.
Kritriuma: minimlis ltszm elrse (ltalban 12 f). A szobk tbbsge
ktgyas szoba, jellemz a vendgek egyttes rkezse s tvozsa s a szobkat a szervezk egyben fizetik, ltalban elre tutalva a teljes sszeget,
de legalbb 50% elleget.
A specilis r: ves szerzdsben rgztett szobar, amely nagyobb, n. szriacsoportokat kld beutaztat s a szlloda kztt van rvnyben. Ekkor
az iroda kontingenst foglal (bizonyos szm szobt), amelynek tltsre elzetes foglalsait ltva, garancit vllal.
c.) Konferencira foglalt kontingens: akr tbb vre elre is, tbb szllodban,
nagyobb mennyisg szoba elzetes lektse. A szlls foglalsa a jelentke-

60

zsi lap visszakldsvel trtnik. A konferencia jellegtl fggen a szobarak beszedse trtnhet:
Egy sszegben befizeti a vendg a szerveznek, aki tutalja a szllodnak, rkezs eltt minimum 1 httel.
Deposit beszedsvel, amikor ltalban 1 jszaka szobakltsgt a
szervez elre bekri a vendgtl. Ezt az sszeget tutalja a szllodnak garanciaknt, ha a vendg nem rkezik meg. A tbbi jszaknak a
kltsgt a vendg vagy a szllodnak, vagy a helysznen a regisztrcis irodnak fizeti.
Konferencikra jellemz, hogy a vendgek az rkezsk, tvozsuk
idpontjt gyakran vltoztatjk. A szlloda, ill. a helyszni regisztrci
tudja a legjobban kvetni a tnylegesen foglalt napok szmt, s beszedni a pontos sszeget. Tbb problmt jelent a tbbletsszeg viszszafizetse, mint a deposit + helyszni klnbzet beszedse.
Lehetsges konferencia rak
Specilis, a konferencia idszakra rvnyes egyjszaks r. A konferenciavendget egyni vendgnek tekintik, mert a csoport kritriumoknak nem felel meg. Ha 10000 ember rkezik, az 10000egyni rkezst jelent, a vele jr feladatokkal. Ez az r mindig magasabb, mint
a csomagr, de ltalban alacsonyabb az egyni rack rate rnl,
ami a legmagasabb rkategria a szllodai rakon bell.
Konferencia csomagr, ami egy szemlyre bontott, konferenciaszolgltatsokat fedez r. Tartalma: terembrlet, kvsznet, ebd
s technika kltsge, 1 fre lebontva. A szllst csak abban az esetben tartalmazza, ha a rendezvnyen van olyan meghatrozott szm
jszaka, amit minden vendg, biztosan a szllodban tlt. Gondot
szokott okozni, ezrt jobb a szobarat kln megadni.
Lehetsges gondok, ha meghatrozott szm jszaka benne van a
csomagrban:
Csomagrnl ltalban a ktgyas szoba rnak a felvel szmolunk. Elfordul, hogy inkbb felrat fizet a vendg, de
nem akarja senki mssal megosztani a szobt.
Elfordul, hogy tudja a vendg, hogy 1 jszakval ksbb tud
jnni s szeretne 1 jszakval kevesebbet fizetni.
Elssorban nemzetkzi konferencik esetben a vidki helysznen trtn szllsfoglals veti fel a szllts problmjt a repltr s a vidki helyszn kztt. Klfldi vendgeknek budapesti szllst is kell ajnlanunk, ha a replgp ksi idpontban rkezik, valamint csoportos transzfert kell szerveznnk msnap vidkre.
Szllodai opcikra, hatridkre mr az elkszts rszben kitrtnk. Ismtlsknt
jegyezzk meg a lnyeget: opcis foglalsnak nincs anyagi vonzata (lemondsi hatridk, deposit fizets, ktbr).
A vendgek szllodai bejelentse, elhelyezse: jelentkezsi lapok regisztrcija
utn, a szlloda a foglalsokrl elzetes rtestst kap. A beszedett depositokat
1 httel a rendezvny eltt tutaljuk a szllodnak. A foglals megerstse, visszaigazols kldse a vendgek fel, a rendezvnyszervez feladata.

61

A vgleges rkezsekrl a szlloda rooming-listt, szobalistt kap a rendezvnyszerveztl. A listn az rkezk neve, rkezs/tvozs idpontja, befizetett deposit
sszeg, s fontos megjegyzsek szerepelnek. Fontos megjegyezni
ha nemdohnyz szobt krnk,
ha a vendg ksn fog megrkezni a szllodba (late arrival),
ha gyerekgyat krnk betenni a szobba,
ha VIP szobt s beksztst krnk stb.
Szllodba rkezskor a rendezvnyszervez
hoszpitality deszket, vendgfogad asztalt llt fel. Itt trtnik a vendgek dvzlse, nmely esetben a regisztrcija, a szakmai anyagok tadsa is. A kulcsok
kiosztsa s szllodai bejelentkezs (check-in) a szllodai recepcinl trtnik
Nem javasolt a kulcsokat a hospitality-deszknl kiadni. Elfordulhat, hogy elz napi telthz miatt, a szobkat csak folyamatosan tudjk takartani. Ekkor a
szllodai recepcis kapja a tjkoztatst az ppen kitakartott szobrl. Elfordulhat, hogy a szoba elz vendge, hosszabbt gy a begrt szobt nem tudja a
szlloda biztostani.
A bejelentkez lap kitltse VIP-, incentive-, PR-, konferencia-vendg rkezsekor nem szksges. A vendgek szemlyrt, ksbbi elrhetsgrt a konferenciaszervez vllalja a felelssget. Javasolt elre krni a szllodt, hogy
tekintsen el a bejelentlap kitltstl. Ha ezt nem sikerl elrni, akkor tegyk lehetv, hogy a vendg egy ksbbi idpontban adhassa le a lapot.
Cl: a vendget ne tartsuk fel, mielbb elfoglalhassa a fraszt t utn a szobjt.
Csomaghords, londiner szolgltats megrendelse az incentiv, VIP csoportoknl ktelez. Csomagonknt felszmolt dja van, amelyet a szlloda a fszmlhoz terhel, s kiszmlz a szerveznek. Egyni rkezskor a vendgtl
fgg, hogy ad-e s mekkora sszeg borravalt.
Szobai bekszts VIP vendg, incentiv csoport, kiemelt vendg rszre krhet
tbbletszolgltats. Krhetnk rszre stemny, bor, gymlcs, virg, ajndkbeksztst, stb. A szllodk tbbsgben a beksztsrt szobnknt kln djat szmolnak fel.
Welcome-koktlt, frisstt, szendvicseket stb. krhetnk incentiv csoportunk, vllalati trningre rkez kollegk, VIP vendgeink rszre. Felszolglsa kln
teremben trtnik. Gyakori az n. open-bar rendelse. Ezt akkor rdemes krni,
ha a vendgek egy bizonyos periduson bell, folymatosan rkeznek, pl. 45
busznyi vendg rkezik, 1015 perc klnbsggel. Azt szeretnnk, ha a vendgek bevrnk egymst, mert dvzlbeszdet intznk hozzjuk megrkezsk
alkalmbl. Vendgeink a tbbiek megrkezsig a brbl kedvkre fogyaszthatnak.
Extra szmlk kiegyenltse ltalban a vendg ltal trtnik, tvozskor. A szlloda jegyzi az extra fogyasztsokat s kijelentkezsnl (check-out) fizetteti ki.
VIP rendezvnyek, vllalati rendezvnyek, incentiv csoportok esetn a partnernk dnti el, hogy vllalja-e a vendgeinek az extra kiadsait is, vagy csak az
extrk egy rszt (pl. fizeti az uszodt, de nem fizeti a telefont). A rendezvnyszervez feladata, hogy a szlloda fel jelezze, ki viseli az extrk kltsgeit.

62

Tvozskor figyeljnk: szobakulcs ne maradjon a vendg zsebben, tvirnytt adja

le a recepcinl, az extra szmlkat rendezze. Ha a vendg a szobjban szemlyes
trgyat felejtett, gy a szlloda feladata, hogy rtestse errl, s eljuttassa rszre.
Szllodktl kapott jutalk: ltalban 10% a kialkudott szobarbl. Engedmnyknt
levonja a szlloda a vgszmlbl, vagy a teljes sszeg kifizetse utn, visszaszmlzssal jut hozz a megrendel.
B.) Vendglts
A konferencia kltsgvetse (budget) s idtartama hatrozza meg hogy milyen
vendgltst tudunk bepteni a szolgltatsok kz. Leggyakoribb vendgltselemek:
Kvsznet: eladsok kz beptve, egsz napos rendezvny alatt dleltt s
dlutn 1-1 alkalommal. Idtartalma ltalban 20-30 perc/alkalom.
Kvsznet tpusai: egyszer kvsznet
svnyvz (sznsavas, sznsavmentes)
dt (sznsavasak s gymlcslevek is legyenek
kv, capuccino
bvtett kvsznet
fentieket kiegszthetjk ss, des aprstemnyekkel
gymlcskkel
falatkkkal, snack-el stb.
A konferencik kedvelt mondata: a legnagyobb tletek, a legszorosabb s legkomolyabb kapcsolatok a kvsznetben kttetnek. Itt van lehetsgk a rsztvevknek
az elhangzott eladsok tmjnak rgyn egymssal szbaelegyedni, ismerkedni,
nvjegyet cserlni. Amennyiben a konferencin killts is van, javasolt a kvszneteket bevinni a killti terletre is.
Konferencia ebdet (business lunch) biztostunk a rsztvevknek a rendezvny
helysznn. Idtartama 1-1,5 ra. A szakmai eladsok srsgtl fggen, bfasztalos llfogadst, bfasztalos, vagy mensoros ltetett ebdet adunk.
Az ebd kltsgt gy hatrozzuk meg, hogy legalbb 1 veg dt/f rt is tartalmazza. Javasolt az asztalokra kancss vizet krni, ezzel elkerljk azt a kellemetlensget, hogy a rsztvevnk knytelen fizetni egy pohr dtrt akkor is, ha esetleg nincs r pnze (pl. dikkedvezmnyt adtunk a rsztvevnek, s a rendezvnynk
egy tcsillagos szllodban van).
A nyitfogadst, a konferencia els napjn javasolt megtartani, amikor mr minden
vendg megrkezett. Ez nemzetkzi s belfldi rendezvnynl is jrhat t, s nincs
meg annak a veszlye, hogy a rsztvevk jval kevesebben vesznek rszt rajta, mint
ahny fre rendeltk a fogadst.
Nemzetkzi konferencik esetn, ahol a vendgek szllst is foglalnak, elkpzelhet, hogy a nyitfogads, a nyitparti a konferencia eltti este van, mert a msnapi
eladsok miatt mr az elz nap megrkeznek a rsztvevk.
Belfldi konferencik esetn a rsztvevk ltalban csak a reggeli els eladsra rkeznek (kis tvolsgok miatt, nem kltenek szllsra plusz pnzt). Ha mgis elz esti
sszejvetelt terveznk, krjnk visszajelzst a rszvtelre, vagy ptsk bele a rszv-

63

teli djba a nyitfogads rt. Ekkor a ltszmot pontosabban tudjuk kzelteni a

tnylegeshez, illetve, ha benne van a rszvteli djban, akkor akr eljtt a vendg, akr
nem, befizette a fogads djt, gy pnzt nem vesztnk. (viszont nem is nyertnk!).
A koktlpartitl az ltetett, msoros esti fogadsig vltozatos vendglts formkat
hasznlunk nyitfogadsknt. A rendezvny jellegtl, a nyitfogads idpontjtl
s a kltsgvets anyagi kereteitl fggen vlasztjuk ki a legmegfelelbb formt.
A clja, hogy keretbe foglalja a konferencit. A nyit fogadson dvzlik a vendgeket, bemutatkoznak a hzigazdk.
Zrfogads, glavacsora a rendezvny bezrsra hivatott. Rvidebb esemny zrsra alkalmas lehet egy pohr pezsg, egy sajtparti stb., ami az utols eladst
kveti. Megrendelsekor legynk vatosak, rendeljk alacsonyabbra a ltszmot,
mint a tnyleges rsztvevi ltszm. Az lland idhiny miatt, sok rsztvev tvozik az elads utn (pl. vidki s inkbb elri a legkzelebbi vonatot, mint pr rt
vrjon a kvetkezre egy sajtparti miatt).
Nemzetkzi konferencikon, hosszabb ideig (2-6 nap) tart rendezvnyeken szinte
minden esetben egy nagyobb szabs, oldott hangulat, msoros, tncos estvel
egybekttt ltetett tkezst szerveznek a rsztvevknek.
Az idpontjt legpraktikusabb az utols konferencianap eltti estre tenni. Ekkor
ugyanis mg van elads, ezrt a rsztvevk szinte teljes szmban jelen vannak. Az
utols elads utn, ha nincs egyb program, elutaznak, hogy plusz jszakai szllsra ne kelljen kltenik.
Clja hogy hivatalosan is lezrjk a konferencit, esetleg egy sszefoglalt, rvid
rtkelst adva az elhangzottakrl.
C.) Nvkitz (badge)
minden konferencin nlklzhetetlen elem. Az elregisztrci alatt kapjuk meg
azokat az informcikat (nv, cgnv, beoszts), amelyek lehetv teszik, hogy a
nvkitzre pontos adatok kerljenek. Akr belfldi, akr nemzetkzi rendezvnyrl legyen is sz, a kzvetlen kontaktus csak akkor teremthet meg a rsztvevk
kztt, ha tudjuk, kivel llunk szemben, hogyan szltsuk a beszlget partnernket,
melyik orszgbl rkezett stb.
Azt, hogy a nvkitzre milyen adatok kerlnek, a rendezvnyszervez javaslata
alapjn a szakmai bizottsg dnti el. Klnbz adatok fontosak egy nemzetkzi
konferencin, s egy belfldi rendezvny esetn. A nvkitzn minden esetben szerepel: konferencia neve, idpontja, helye (fejlc),
a rsztvev neve, szerepelhet tovbb:
a funkci, ami a konferencia alatt betlt (elnk, szponzor),
a VIP vendg megjells,
az orszg, ahonnan rkezett,
a cg, amit kpvisel,
a beosztsa, pozcija.

64

A konferencira jelentkezett rsztvevket a rszvteli dj tpusok, betlttt szerepk,

feladatuk ms-ms kategrikba soroljk. Ehhez igazodnak a nvkitzk tpusai is.
Attl fggen, hogy milyen csoportokat kpznk, egymstl jl megklnbztethet nvkitzket nyomtatunk. Bevlt gyakorlat, hogy az egyes csoportok rszre,
ms-ms alapszn nvkitzt ksztnk. Legfbb csoportok a konferencia alatt:
rsztvev
ksr
szponzor, tmogat
szervezbizottsgi tag
VIP vendg
killt s ne felejtkezznk meg
a szervez
hosztesz
kzremkd
felirat nvkitzkrl sem.
A rsztvev nvkitzje alapjn tudjuk, hogy milyen szolgltatsokat vehet ignybe,
mire jogosult. A rendezvnyszervez feladata, hogy ismertesse a konferencia
hoszteszekkel, az irnytkkal, segtkkel azt, hogy a nvkitzk ellenrzse sorn,
kit-hov, engedhet be, mikor kell udvariasan figyelmeztetnie, pl. a ksri nvitzt
visel vendget, hogy az eladsra nem mehet be stb.
A ltvnyosan megklnbztethet nvkitzk clja, az ellenrzs mellett az informci. Nagyon fontos, hogy a VIP vendgek, eladk, elnkk rszre ksztett nvkitzk tartalmt, nevk lersnak pontossgt, betlttt funkcijukat a szakmai bizottsggal egytt akr tbbszr is ellenrizzk. Krjk meg a vendgeket arra, hogy a
nvkitzket a konferencia ideje alatt sajt rdekkben is viseljk. Az ebdl ajtajban ll hosztesznek nem ktelessge ismerni a VIP rsztvevket, de a kitzt ltva,
tudni fogja, pl. hogy a VIP asztalhoz kell ksrnie a vendget.
A konferenciaszervezsre szakosodott irodk tulajdonban lv regisztrcis, szmtgpes programok alkalmasak arra, hogy az adatbzisbl a rsztvevk adatait
lekrve, elksztsk a pontos nvkitzket, megszerkesszk a formjt, logo-t helyezzenek el rajta. Egyb esetekben a kitzk elksztse nyomdai feladat (esetleg
hzon bell Excel, Word szerkesztvel). A nvkitzk formailag, alakilag, nagyon vltozatosak. A rendelkezsnkre ll anyagi lehetsgeken kvl, a rendezvny tpusa is behatrolhatja a kitz formjt. Legdrgbb a vonalkdos kitz.
Abban az esetben, ha a konferencin vdett szemlyek, llami vezetk, nemzetkzi
szervezetek kiemelt vdelmet lvez vezeti vesznek rszt, a biztonsgi kapun val
thalads mellett vonalkdos, a belp egyni azonostst biztonsgoss tev, t nem
ruhzhat nvkitzt kapnak a rsztvevk, a meghvottak, a szemlyzet, a kzremkdk. Ilyen esetben a biztonsgi szempontok hatrozzk meg a nvkitzt.
Legolcsbb az 50 db-os kiszerelsben kaphat, 6x9-es mret, plexi tokba helyezett, egyszn alaplapra ksztett kitz. Funkcijnak azonban tkletesen megfelel, ha zlsesen ksztik el. A legdrgbb s legolcsbb kztt nagyon vltozatos
mret, anyag nvkitzkkel tallkozunk. A megbznak mintkat mutatva, megknnythetjk a dntst.

65

D.) Mappa, reszkz

a konferencik alapfelszerelse. Fogyeszkz, tbbet rendeljnk, mint a tnyleges
rsztvevi ltszm, nehogy ne legyen mire rni. Nagyon j reklmlehetsg, szponzor lehetsg, hiszen az emblms rtmb, a mappa a vendg kezben van, s magval viszi. A kltsgvetsbe erre a clra belltott sszeg szab hatrt annak, hogy
milyen minsg, rtk, fajtj mappt, tollat stb. adjunk a rsztvevknek.
E.) Ajndkok
Ajndktrgyak ksztsvel foglalkoz cgek katalgusai tleteket adhatnak az
ajndkok kivlasztshoz. Javasoljuk a megbznak az tletek, ajndkok, rendezvnyre, konferencira szabst (pl. egyedi rem, csokold stb.). A rendezvnyszervez cgek elnye, a nagyvevi pozci. A mennyisg nvekedsvel, cskken
az r, nnek a kedvezmnyek.
F.) Egyb
alatt minden olyan tletet, s kltsgeit rtjk, ami a standard elemeken kvl elfordul a konferencin. A bevtelek-kiadsok alakulstl fgg, pl. a bepthet
vendglts kiegsztk: borkstol, szivarsarok, stb.
A fentiekben a kltsgvetsben szerepl tteleket vizsgltuk. sszelltottuk a konferencia kltsgvetsnek a kiadsi oldalt. Nemzetkzi konferencin a bevtelek zmt,
a kltsgek fedezett a befizetett rszvteli djak adjk.

A rszvteli djak kalkulcija, kialaktsnak szempontjai

A kltsgvets lland kltsgeinek az sszegt, a rsztvevk szmtl fggetlenl be
kell szednnk ahhoz, hogy a konferencia szervezsnek alapfeltteleit biztostani tudjuk. Ezt rszvteli djakbl, s egyb sszegekbl finanszrozhatjuk.
A rszvteli dj kialaktsnak a legfbb krdse, hogy:
nyeresget termel konferencit szervezznk,
a teljes bevtel a konferencia kiadsait szolglja (az esetleges tbbletbevtelt a
szervez a konferencia sznvonalnak emelsre fordthatja).
Minden kltsgvets minimlis elvrsa a szakmai elismers, a szakmai elvrsok mellett a bevtel-kiads legalbb nullszalds vgs egyenlege. Nullszalds egyenleg esetn
a rszvteli dj kalkulcija a kvetkez:
fix kltsgek/vrhat ltszm
= x forint/f
+ vltoz kltsgek sszege 1 fre
= y forint/f
+ szervezsi dj 1 fre es rsze
= z forint/f
sszesen 1 fre
= x+y+z forint
Amennyiben a rszvteli dj minden rsztvevre egysgesen x+y+z forint, a kltsgek
vltozatlanok, a tervezett ltszm megrkezik s fizeti az x+y+z djat, akkor a konferencia egyenlege nulla.

66

A nyeresges konferencia azt jelenti, hogy a bevtelek magasabbak a kiadsoknl. Ekkor a nullszalds x+y+z rszvteli djat, a kvnt nyeresg szzalkval
megemeljk.
Ismtld konferencia szervezsnl, az elz konferencia rszvteli djhoz
tudjuk igaztani az aktulis rszvteli djat, viszonytsi alapknt a x+y+z szszeget hasznlva. Elfordulhat, hogy ez az sszeg alacsonyabb, mint az elz
vi rszvteli dj. Ez jelentheti, pl. azt, hogy a soronkvetkez orszgban a
szolgltatsok rai alacsonyabbak s ugyanazt a rendezvnyt, olcsbban tudjuk
ellltani. Lehetne alacsonyabb a rszvteli dj is, de ez ltalban gyanss
teszi a konferencit. Javasolhat teht, hogy a rszvteli dj, legalbb az elz
konferencia djval egyezzen meg, vagy a szoksos vi remelsek mrtkvel nvekedjen (10-12%).
A vesztesges konferencia azt jelenti, hogy a kiadsok magasabbak a vrhat
bevtelnl.
Elfordul, hogy a szervez bizottsg gy ltja, hogy a rszvteli dj olyan magas, amit az ltala megclzott potencilis rsztvevk mr nem tudnak kifizetni,
vagy ennyirt mr nem ri meg a konferencin rsztvenni. A szervezknek kt
lehetsgk van:
1.) A kltsgek cskkentse
A fix kltsgek kzl, kevs olyan van, ami a minsg cskkentse
nlkl, alacsonyabbra vehet (pl. lehet a nyomdai anyag fekete-fehr is, ha muszj, de a technika, terembrlet stb. fix kltsg).
A vltoz kltsgek rugalmasabban befolysolhatk. Ezek kztt
szerepel a vendglts, ajndkok stb. A vendgltsnl a rendelt telek sszettelvel, italvlasztk szktsvel stb. rhet
el rcskkents. Ekkor a minsg nem vltozik, az sszettel
igen. A rendelsek vgs sszettelt elg egy-msfl hnappal
a rendezvny eltt lefixlni. Ugyanis elfordulhat, hogy addig
a bevteli oldal mgis megn, s lehetsg nylik tbbet klteni
a vltoz kltsgcsoport tteleire.
2.) Szponzorok, tmogatk keresse, minimum a hinyz sszeg erejig.
A szervez bizottsg tagjai ismerik jobban azt a szakmai krt, akik
potencilis tmogatknt szbajhetnek. A szponzorok megkeresse
a szakmai bizottsg feladata. (Segtsget a rendezvnyszervez iroda
is adhat a sajt adatbzisban szerepl partnerek felkeressvel.)
Amennyiben a szervez bizottsg gy dnt, hogy a hinyt a szponzorok tmogatsbl fedezi, akkor ezt a dntst a megbz s a rendezvnyszervez iroda kztti megllapodsi szerzdsben rgzteni, s
lehetsg szerint szmszersteni kell. Szponzort tallni nehz feladat, ezrt nem bizalmatlansg, ha a megbzsi szerzdsben garancit krnk arra, hogy az esetleges hinyt, tmogatk hjn a szervez bizottsg megtrti a rendezvnyszervez irodnak.
Kedvezmnyes rszvteli dj tpusok

67

alakthatk ki, a konferencia jellegtl, cljtl, tmogatand clcsoportjtl

fggen. A szakmai bizottsg joga s feladata, hogy a kedvezmnyezettek krt s a tmogats mrtkt meghatrozza.
Kiindulpont a rszvteli dj kalkulci nullszalds, 1 fre jut dja.
1.) Kedvezmnyezettek, tmogatottak kre lehet:
szervez alaptvny tagjai
30 v alatti rsztvevk
dikok, orvostanhallgatk
kelet-eurpai rsztvevk stb.
A kedvezmnyek kialaktsnak clja, hogy a kedvezmnyezett csoport
tagjai minl nagyobb ltszmban jelentkezzenek a konferencira. A
kedvezmnyes rszvteli dj, s a nullszalds rszvteli dj kzti klnbsget a tbbi rsztvevre terheljk, gy az adott kedvezmnyek
mrtktl fggen, az n. norml rszvteli dj n. A klnbzet fedezete szponzorok, tmogatk ltal fizetett sszeg is lehet.
2.) Kedvezmny adhat a norml rszvteli djbl,
egy bizonyos idpontig trtn befizets esetn. Pl. egy jlius 1-n kezdd konferencia esetn, ha a djat mjus 1-ig befizeti, akkor 15% kedvezmnyt kap. Az idpontkedvezmnyek clja, a rsztvevk sztnzse
a mielbbi dntsre.
A rsztvev olcsbban vehet rszt a rendezvnyen, a szervez knynyebben s idben jobban tudja kalkullni a vrhat ltszmot, bevtelt.
Knnyebb a kltsgeket alaktani, ha idben ltjuk a bevteli oldal tendenciit.
3.) Bizonyos regisztrcis ltszm felett kedvezmny adhat,
amennyiben az a cl, hogy a konferencin minl tbb rsztvev legyen.
Pl. egy cgtl 5 f jelentkezse esetn, a 6. f ingyen vehet rszt.
4.) Csatolt kedvezmnytpusok
a killts s a konferencia-rszvtel sszekapcsolsa sorn trtnhet.
Pl. ha egy cg killtknt is megjelenik a rendezvnyen, bizonyos szszeg killti dj befizetse mellett, egy f ingyenes rszvtelt kap.
Rszvteli dj valutaneme
belfldi, magyar rsztvevk rszre a rszvteli dj forintban (HUF) kerl megadsra. sszege lehet:
brutt sszeg, ami a jelenleg 25%-os FA-t tartalmazza. A szmla mindenkpp nett + FA bontsban kerl killtsra. Abban az esetben rdemes brutt rat megadni, ha a konferencin a vrhat rsztvevk
kre olyan szervezettl, alaptvnytl rkezik, akik nem FA visszaignylk. E cgeknl a brutt sszeg a kltsg;
nett + FA sszegben feltntetett rszvteli djbl, azonnal kiderl, hogy
mekkora az FA tnyleges sszege forintban, amit a befizet, ha FA
visszaignylsre jogosult, visszaignyelhet, a szervez ltal killtott
szmla alapjn. Ekkor a tnyleges kltsg, a nett forint sszeg.

68

Nemzetkzi konferencira rkez rsztvevk esetn a rszvteli dj leggyakrabban eurban (EUR), s dollrban (USD) kerl meghatrozsra.
A klfldi valutban kiadott rszvteli dj brutt, tartalmazza az FA-t. A klfldi rsztvevk zmben az FA-t nem tudjk visszaignyelni, a rendezvnyszervezk viszont ktelesek befizetni a rszvteli dj FA tartalmt az llamhztartsba. Specilis adzsi forma az utazsi irodk esetn az n. rrs
FA. Ekkor az FA a brutt (FA-t tartalmaz) bevtel s a brutt kiads
egyenlege utn kerl befizetsre.
Klfldi valutban kiadott rszvteli djaknl fennll az rfolyammozgsbl
szrmaz vesztesg problmja. Ezrt abban az esetben, ha a tervezett konferencia tbb v mlva esedkes, a forint valutra val tszmtsakor rdemes
egy olyan rfolyamszorzt alkalmazni, ami a valutk vrhat rfolyamvltozst kiegyenlti. Pldul:
2002-ben azt ltjuk a bank rfolyam tblzatbl, hogy 1 USD = 248 Ft. A kikalkullt forint rszvteli djunk: 24000 Ft. Ha a 24000 Ft-ot, dollrra vltjuk
248 Ft-tal, 24000 Ft/248 = 96 USD. A rszvteli dj: 96 USD. Ha maradna az
rfolyam 248 Ft/USD, akkor megkaptuk a kikalkullt rszvteli djat. Ha 2003ra gyengl a dollr (mint, ahogy ez trtnt a valsgban is), akkor a 96 USD-rt
mr csak 96 USD 24000 242 Ft-ot kapunk, ami 23 000 Ft. Teht rsztvevnknt (!) ezer forinttal kevesebbet kapunk, mint vrtuk.

Fenti plda esetn az rfolyam ingadozsa a szoksosnl nagyobb volt. A megrendelnkkel kttt szerzds tartalmazhat olyan kittelt, ami az rfolyam vltozsbl ered vesztesgrl szl, pl. a rendezvnyszervez kltsgknt a megrendel fel tovbbszmlzhatja. Miutn ezt a megbzk nem szvesen vllaljk,
sokkal korrektebb s jobb megolds, egy olyan rfolyamszorz hasznlata, mely
elkerli ezt a rizikt. Nagyobb utazsi irodk, PCO-k ennek ellenslyozsra
rfolyambiztositst ktnek.

69

3.4. Klss gazdlkod szervezetek szerepvllalsa

a konferencik szervezsben
nll szervezs esemny a sajt clkznsgnek (pl. killtssal egybekttt
konferencin profilba ill termkbemutat).
Sajt program beptse a konferencia keretei kz, szponzorlsi kzremkds
egy rendezvnyen, pl.: tudomnyos konferencin (pl. minisztrium tmogat egy
szekcit a konferencin, ahol a tmhoz ill, de ltala meghatrozott eladsok,
ltala meghatrozott eladk kzremkdsvel hangzanak el).
Promcis felhasznls (j, tmhoz ktd jsg bemutatsa, kapcsold rendezvny hirdetse stb.)

3.5. A konferencik rsztvevinek motivcii

A rszvtel a tuds, a legfrissebb ismeretek megszerzsnek s kzvettsnek
eszkze, mert az informcik ramlsa gyors.
Tudomnyok, ipargak, termkek, szolgltatsok fejldst kvetheti a legjabb
informcik megszerzsvel.
Gyors kommunikcis csatorna, amely kvetni tudja a robbansszer fejldst.
Napi munkja sorn az ismeretek hasznostsa, felhasznlsa, zleti vagy szemlyes motivcibl.
A megszerzett j informcik tovbbfejlesztsvel tovbbi haladst rhet el.
j ismeretsgi kr, szemlyes s vllalati kapcsolatok kialakulsnak lehetsge.
Kikapcsolds, aktv munkavgzssel sszektve.
Programokon rszvtel, magas sznvonalon s tartalommal feltltve, lmny.
Vllalati sztnz. A vllalat fizeti a rszvtelt, cserbe lojalitst s a megszerzett
ismeretek vllalati clok rdekben trtn tovbbfejlesztst vrja.
Brki, egynileg is rszt vehet, ha szksgesnek rzi az egyni fejldshez.

3.6. Rendezvnyszervezsi feladatokat vllal cgek csoportostsa

Tevkenysgi kr szerint
a.) A fprofil mellett vllalt kiegszt rendezvnyszervezi tevkenysg
Reklmgynksgek, PR tevkenysget vgz cgek, party-service-k, specilis
szolgltatk, pl. msorirodk, akik a ftevkenysgkhz alkalmanknt rendezvnyszervezi tevkenysget is kapcsolnak.
b.) Specilis szervezk, akik nem a teljes kr szervezsben, csak egyes rszfeladatok lebonyoltsban vesznek rszt. Specilis szolgltatsaikat a teljes kr
rendezvnyszervezssel foglalkoz szervezk is gyakran veszik ignybe, sajt
alvllalkozikknt, pl. dekoratr, grafikus, nyomda, pirotechnika.
c.) Sajt helysznnel is rendelkez rendezvnyszervezk
Konferenciatermek, brelhet rendezvnytermek, amelyek alapelemei a rendezvnyszervezs folyamatnak, hiszen helyszn nlkl nincs rendezvny. A rendezvnyek gyakorisga, a helyszn lehetsgei, ismertsge szerint, egyes szerve-

70

zk nemcsak a termek brbeadst vgzik, hanem sajt szervezi grda alkalmazsval rendezvnyszervezi feladatokat is vllalnak, illetve kzvettenek (alvllalkozkkal, szolgltatk bevonsval). Mivel vendgekkel nincs kzvetlen kapcsolatuk, a szervezs folyamata nem teljes kr.
d.) Teljes kr, vagy majdnem teljes kr rendezvnyszolgltatst nyjt PCO-k
Az elz pontokban rszletezett szervezk mindegyikre jellemz, hogy
kapcsolatuk a megrendelvel szoros,
know-how-val s szolgltatssal kereskednek, kzvettenek,
a megrendel rdekeit kpviselik.
Szakmai orientci alapjn
a.) ltalnos rendezvnyszervez irodk, rendezvnyszervez gynksgek
Az gynksgek feladata ltalban a nem teljes kr konferenciaszolgltats. Az
gynksgek tbbsge inkbb belfldi megrendelkkel rendelkezik, tevkenysgk az zleti rendezvnyszervezs, csapatpts, partnertallkozk, vllalati
rendezvnyek irnyba fejldik. A meghvottak kre szorosan sokszor szemlyes ismeretsgek tjn ktdik a megbzhoz, a megrendelhz. gy a teljes
kr rendezvnyszervezs n. regisztrcis folyamata ltalban nem tartozik
megbzsaik kz, ezt a tevkenysget a vllalati szervezk maguk vgzik.
b.) Szakosodott rendezvnyszervezk
kongresszusszervez irodk, PCO-k,
killts szervezk,
csapatptsre szakosodott szervezk.
Kzs bennk, hogy megszervezik a rendezvny teljes munkafolyamatt, alvllalkozk
bevonsval, a megrendel cljainak megfelelen s a megrendel szakmai segtsgvel.
Know-how: az a tuds, kpessg, erssg, amelynek httere szakmailag magasan kpzett
humn erforrsokra tmaszkod szervezet. Tbbves elmleti s gyakorlati kpzssel a
szervezet, hozzrt, rendezvnyszervezsre szakosodott szervez grdt pt fel a megrendel minden ignyt kielgt, teljes kr rendezvnyszolgltats biztostsa cljbl. (Konferenciaszervezk esetben az angol jells a PCO fejezi ki legjobban ezt a
kpessget: Professional Conference Organizer.)
Szervezs sorn ltalban ignybevett szolgltatsok
helyszn ltal nyjtott szolgltatsok (p. portaszolglat, rzs, takarts),
technikai szolgltatsok (prezentcis technika, hangtechnika),
tolmcstechnika,
nyomdai szolgltatsok, informcis tblk elksztse, tervezse,
mdia, reklm, grafikai stdi, sajtgynksgek szolgltatsai,
posta, telefon, Internet szolgltatsok,
dekorcis szolgltats,
ajndk, nvkitzk, konferencia ajndkok rendezvnyre alaktsa (design, grafika, logo, specilis tervezs stb.),
vendglt szolgltatsok,

71

hosztesz szolgltats,
biztonsgi szolgltats,
transzfer, utaztatsi s programszolgltatk,
szllodai szolgltatsok.

72

4. HELYSZNI LEBONYOLTS
4.1. A szakmai szervez bizottsg feladatai
a helyszni lebonyolts sorn

VIP vendgek, eladk fogadsa,

eladsok, prezentcis technikk ellenrzse, vltozsok jelzse,
megbeszls a tolmcsokkal, az elzetesen tadott szakmai anyag alapjn,
folyamatos kapcsolattarts a PCO szervezjvel,
hzigazda szerep betltse, kapcsolattarts a vendgekkel,
elads szakmai menetnek, idpontjainak betartatsa,
regisztrci sorn szakmai problmkban dntshozatal,
szakmai titkrsg folyamatos jelenlte a regisztrcis pultnl,
kpviselet a szakmai programokon.

4.2. A rendezvnyszervez (PCO) feladatai a helyszni lebonyolts sorn

A regisztrcis pult mkdtetse, ahol a rsztvevk fogadsa, regisztrcija
zajlik. Itt oldjk meg az elzetes regisztrci sorn felmerlt problmkat.
A regisztrcis pult idelis felptse:
Pultrsz az elzetesen regisztrlt rsztvevk szmra
Ltszmtl fggen clszer a rsztvevk A-B-C sorrendben trtn besorolsa. A pult felett jl lthatan kifggesztsre kerl az A-F G-L
M-S T-Z csoportok jellse.
Minden egyes csoportnl 2-2 f vgzi a regisztrcit.
Az n. tiszta rsztvevk, akik a rszvteli djat elre befizettk. Rszkre kiadjuk az elksztett konferencia anyagot.
Akinek mg fizetnie kell, valamilyen gond van a regisztrcijval,
ugyancsak a megfelel bethz fog bellni. Ezrt kell egy-egy betcsoporthoz minimum 2 fs szemlyzet, hogy gond esetn, ne lljon le a
rsztvevk regisztrcija.
Pultrsz a helyszni regisztrci szmra
Azok a rsztvevk, akik ugyan jeleztk, de nem mondtk biztosra rkezsket, vagy egyltaln nem jeleztk rkezsket, kitltik a jelentkezsi lapot, a helysznen befizetik a rszvteli djat, esetleg a kapcsold szlls,
program s egyb djakat. Szmukra a helysznen ksztik el a nvkitzt
s a regisztrcis csomagot. Miutn egy-egy vendg regisztrcija tbb
idt vesz ignybe, ennl a pultrsznl is minimum 2 fre van szksg.
Programpult
Azok a vendgek, akik elzetesen, a jelentkezsi lapon nem regisztrltk
magukat programra, nem fizettk be elre a kltsgeket, a helysznen is

73

jelentkezhetnek kirndulsokra. Ennl a pultnl olyan szemlynek kell

dolgoznia, aki ismeri e programokat, javasolni tud, rvelni tud egy-egy
programon val rszvtel mellett. A program befizetse utn a rsztvev
megkapja a rszvtelre jogost jegyt.
Sajtregisztrci, killt regisztrci ltalban kln pultnl zajlik
Informcis pult
A vendgek segtsgre szolgl a szakmai s egyb programok kztti
kiigazodshoz. A krdsek sokoldalsga, s a krdsek szakadatlan radata miatt olyan szemlyt ltessnk a pult mg, aki rdemben tud felvilgostssal szolglni s trelmes a vendgekkel.
Szakmai regisztrcis pult
A szakmai szervezk kzl legalbb egy f folyamatos jelenlte javasolt
ennl a pultnl. Nagyon sok, eladshoz, eladhoz kapcsold krds
merl fel. Sok esetben a rsztvevk krse kizrlag a szakmai szerevez
bizottsg dntsi krbe tartozik (pl. kedvezmnyes dj, napijegy stb.).
Kellemetlen, ha a vendget vrakoztatjuk, amg egy illetkest tallunk.
A gyakorlatban a regisztrcis pult mgtt olyan kollegk llnak, akik gyakorlottak a nemzetkzi konferencia regisztrciban, beszlnek angolul, s a felmerl problmkat sajt hatskrkben is kpesek megoldani.
Belfldi konferencin a regisztrcis folyamat arra korltozdik, hogy az rkez vendgeket nv szerint megkeresik a cg ltal, elzetesen rszkre tadott
listbl, s jellik az rkezsket.
Programok indtsa, ellenrzse
Ltszmok mdostsa alatt rtjk azt a folyamatot, amikor a rendezvnyszervez a helyszni regisztrcit, a felvett elzetes regisztrcis anyagokat figyelve, az indul programokra a megfelel ltszmot a fogad helyeknek, szolgltatknak lejelenti. Ellenrzi, az elzetesen megrendelt busz lsszmt,
esetleges lemondsok miatt kisebb buszt rendel.
A rszvteli djban lv esti programokra
az elzetesen jelentett ltszmok pontostsa szksges. ltalban a vendgltst biztost szolgltatk (kivve a kiteleplses parti-service) a rendezvny
eltt 24 rval 10%-os ltszmvltozst elfogadnak.
Elre lebeszlt szolgltatsok ellenrzse
(technika, vendglts, termek berendezse, sajt stb.) az els elads eltt legalbb egy rval trtnjen meg a technikai bells. Ha ekkor derl ki a hiba (pl.
nem a kvnt technika van a teremben, mg szksges egyb technika belltsa, nem mkdik a hangosts stb.), akkor mg van elg id a korriglsra.
zen-tbla mkdtetse (message board), fellltsa jl lthat helyen.

74

Hoszteszek eligaztsa
szemlyre szabott forgatknyv alapjn. Minimum egy rval nagyobb szabs esemny, nemzetkzi konferencia esetn egy-kt nappal a rendezvny
eltt, eligaztst kell tartani. Itt kell kitrni az ltzkdsen kvl, az etikai s
illemszablyokra is. Minden hosztesznek el kell mondani a feladatt, meg kell
mutatni azt a helyet, ahov llnia kell, ahol a vendget irnytja, ellenrzi.
Fontos, hogy a hoszteszek is tudjk, mi a klnbsg a klnbz szn nvkitzt visel vendgek kztt. Mutassuk be, ha alkalmunk van szemlyesen a
legfbb szakmai szervezket, ismertessk a konferencia lnyegt, a jelenlvket. A hosztesz az els szemly, akivel a rsztvev tallkozik. Fontos, hogy j
benyomst keltsen a vendgekben.
Kapcsolattarts a szllodkkal (rkezs, tvozs ellenrzse)
A szakmai titkrsg helyszni mkdsnek biztostsa
ltalban egy kln termet biztostunk a rszkre. Vltozsok esetn eladsokat nyomtatni, fnymsolni kell stb.
Klnterem biztostsa n. slide checking vagyis elads ellenrz szoba az
eladk rszre (szksg esetn). Itt projektor, irsvetit, vszon ll az eladk
rendelkezsre, hogy tnzhessk eladsukat.
VIP szoba biztostsa
nemcsak a VIP vendgek fogadst szolglja, hanem az eladk pihenst is,
s lehetsget ad trgyalsokra is.
Killt standok, szponzorok beteleplse
az a folyamat, amikor elzetes rtestsnk alapjn a killt beszlltja a killtand anyagait, megkeresi a szmra kijellt standot, berendezi azt. A szponzor
hozza az emblmjt, amit kifggeszt a standnl, az eladtermekben. A rendezvnyszervez feladata, hogy segtsgkre legyen.
A killtkkal, szponzorokkal kln szerzdst kt a szakmai szervez vagy a
rendezvnyszervez. A szerzdsekben rgztik, hogy a befizetett sszegrt, milyen szolgltatsokat kap a killt, a szponzor. Legalbb egy szemlyt ki kell jellni, akinek feladata a velk val kapcsolattarts az egsz rendezvny alatt.
Folyamatos kapcsolattarts a szakmai szervezkkel
problmk, vltozsok kezelse, ellenrzse. A konferencia alatt addhatnak
megoldand problmk, tovbbi krsek. A szakmai szervezk a rendezvnyszervezhz fordulnak krseikkel.
Feladatok felosztsa, felelsk, hatskrk rgztse
Ez a teljes helyszni munkafolyamat sszehangolst jelenti. A rendezvny
eltt elkszlt helyszni forgatknyv alapjn zajlik. Egy-egy terlet felelse
ellenrzi, koordinlja a terlete feladatait, a rendezvny fszervezje pedig a
felelskkel tartja a kapcsolatot.

75

5. UTMUNKK
5.1. A szakmai szervez bizottsg specilis feladatai
rtkels ksztse, tapasztalatok leszrse. rdemes egy krdvet kitltetni a
rsztvevkkel, amely klnbz krdscsoportok alapjn a szervezst, lebonyoltst, szakmai tartalmat stb. rtkelteti. A kvetkez konferencia szervezsben nagy segtsget jelent.
Beszmol a nemzetkzi szervezetnek, vllalatvezetsgnek abban az esetben,
ha egy nemzetkzi szervez bizottsg irnytsa alatt van.
Ksznlevelek az eladk, szponzorok rszre.
Szakmai titkrsg munkjnak elemzse, esetleges jutalmazsa.
Dnts a kpzdtt nyeresg felhasznlsrl.
Elszmolsok a szmlk s bevtelek alapjn, rsban, a megbzsi szerzdsben rgztett hatridn bell.

5.2. A rendezvnyszervez (PCO) specilis feladatai

Pnzgyi elszmols, kltsgvets bevtel-kiads oldalnak szolgltatsi csoportok szerinti bontsa.
Szmlzs a megbz fel.
Munkatrsak s az elvgzett feladatok rtkelse.
Ksznlevelek.
Elszmolsok a szolgltatkkal.
Elszmolsok, utlagos fizetsek rendezse a rsztvevkkel.
Vgleges informcis listk elksztse a megbz rszre.
Berkez szmlk ellenrzse.

5.3. j tendencik a konferencik szervezsben

A kreatv konferencia
A szakmailag mly tartalmat, mondanivalt hordoz, figyelmet, koncentrcit ignyl
tmkat, kreatv tletekkel megprbljuk feloldani, knnyebben befogadhatv tenni a
rsztvevk szmra, (pl. egy diabtesz konferencin a vendgeknek a fogads alatt diabtesz asztalt ksztnk, vagy egy termkbemutatnl a termket Harry Potter varzsolja el stb.).
A kreativitst mr a konferencia szervezs elksztse folyamn, a kommunikcis
eszkzk els elemnl a meghvnl el lehet kezdeni, folytatva azt a honlap, a dekorci, vendgltsi elemeken t, a konferencia kreatv programjainak kitallsig.
rdemes szakembereket, gynksgeket, produkcis irodkat, mdia gynksgeket
bevonni a tervezsbe, a PCO alvllalkozjaknt.

76

Kreativits fogalma (marketing szakemberek tollbl)

Ogilvy: Ha a hirdets nem a nagy tletre pl, akkor az elsiklik mellettnk szrevtlenl, mint haj a stt tengeren.
Koestler Artur: Minden nagy jts hirtelen irnyvltozsbl addik, amelynek
folyamn a tapasztalatok teljesen ms terletre tereldik a figyelem. Olyan
valami kerl a felsznre, ami mr korbban is ott volt, s most mgis meglep
ervel rvnyesl.
Webb Zoung: Egy tlet se tbb, se kevesebb, mint rgi elemek sszelltsa.
Faklen Pl (a MRSZ 1966 vi elnke): Az a kreativits, amikor a valsgrl
bennnk meglv ismereteket felbontva s az egyes elemeket ismt sszerakva
ltrehozunk valamit, ami nmagunk szmra teljesen j.
Minden egyes konferencia szervezse mr maga kreativits.
Nincs kt egyforma konferencia s nincs kt egyforma rendezvny. Br vannak sablonok, amiket kvetve ltre lehet hozni, le lehet bonyoltani egy rendezvnyt.

77

IV. Kapcsolhat rendezvnytpusok

Egyre nagyobb jelentsggel br, kapcsolhat rendezvnytpusok

Csapatpts, partner htvge, trningek, tovbbkpzsek, tancskozsok, kreatv rendezvnyek
Cl: kzs clt, egysges fellpst, sszetartst fejleszt, a megbz s a rsztvevk
kzs tovbbfejldst, haladst szolgl esemnyek ltrehozsa.
Clkznsge
1. A vllalathoz ktd, klss rsztvevk esetn: a vllalat szervezi a partnereinek, kiemelked gyfeleinek (partnertallkozk, htvgi utazsok, kreatv
rendezvnyek stb.).
2. A vllalat bels munkatrsaknak szervezett sztnz programok: csaldi napok, gyereknap, csoportos kirndulsok, trningek, csapatptsek stb.
Az incentive rendezvnyek szervezsrl bvebben az IFO ms tanknyvben!
Killtsok mint a konferencia rsze (a legnyeresgesebb rsze lehet)
Nemzetkzi kitekints, koncentrlt marketing eszkz.
Eurp a vezet s meghatroz szerep. Itt realizldik a vilgpiac 70-80%-a.
A legjobb bevteli forrs!
Egy konferencihoz kapcsoldva ltalban a tmban rintett szakmai killtk
vesznek rszt, de kapcsoldhat killtsi rdekeltsg a konferencin rsztvevk letkorhoz, letvitelhez, de teljesen rdektelen, n. klss killt is megtallja azt a
clt, ami miatt megri megjelennie a konferencin killtknt.
A konferencin az adott szakmhoz kapcsolhat koncentrlt rdekldi, potencilis
megrendeli kr az, amely a killtt vonzani fogja. Semmilyen reklm nem olyan
olcs a szmra, sehol nem kpes ekkora szakmai vevkrt egyszerre, egy idben,
egy helyen megclozni.
Standok
Ahol a killtk a termkeiket, szolgltatsaikat megjelentetik. Ez lehet egy asztal,
de lehet egy kreatv, egyedi, klnleges design alapjn ptett stand is.
A PCO-k ltalban alvllalkozknak adjk ki a killts szervezst. Sajtos szakma, hozzrtst ignyel !

78

A szakmai szervez feladata

A killtsi terletek preferlt elosztsa,
a killti kr meghatrozsa,
a killtsi egysgstand felptsnek kltsge (ltalban a megrendel a killtnak kifizeti a megbeszlt munkadjat egysgstand nkltsgi ra s az
ezen sszeg feletti bevtel, mr a killtt illeti. Kltsgvetsi ttel!).
a kvnt killt-szm meghatrozsa,
sajt cmlista tadsa a killts szervezje rszre,
a killts megnyitja, idtartama.
A konferencik alatti killtsok ltalban zrtkrek.
A PCO feladata

A killtk, szakmai szervezk kztti ignyek kzvettse,

a kltsgek beptse a kltsgvetsbe,
sajt killt szervezse,
krnyezettanulmny ksztse (ne tkzzn egyb rendezvnybe, mert nem
jnnek el a killtk, idben kapjk meg az rtestst stb.).

A killtk cljai

rtkestsi csatornk bvtse,

j termk megismertetse,
forgalomnvels,
j partnerek megismerse, keresse,
bemutatkozs egy koncentrlt frumon,
szemlyes kapcsolatok erstse.

Bemutatk s prezentcik
Zrtkr esemnyek, a konferencia tmjhoz, tmihoz ktdnek, nll rszknt is
beiktathat (pl. szeminrium, workshop stb. a konferencin bell, amit egy rszelem bemutatsra szn egy cg, vagy a szakmai szervez).
Nylt, szabadon ltogathat rszesemnyek (kapcsold termkbemutat s vsr).
Konferencikra, nem annyira jellemz, inkbb nylt, szabadon ltogathat killtson, rendezvnyen bell szerveznek egy, a szakmt rint, tjkoztat konferencit.
Reprezentcis rendezvnyek (fogads, bankett, welcome parti, kvsznetek, gla vacsora, VIP fogads, sajtfogads stb.). Minden konferencia elengedhetetlen rsze.
A nagy tallkozsok, beszlgetsek koncentrlt megjelensi helyei. Szemlyes
kapcsolatok ptsnek legfontosabb esemnyei.
E rendezvnyek elemei: msorok s produkcik. Emlkezetess teszik a konferencia protokollris esemnyeit.
Sajttjkoztatk, sajtreggeli

79

MELLKLETEK

80

81

1. sz. mellklet

Aktualitsok az idegenforgalomban2003.
Az idegenforgalom felgyeleti szervei, hivatalai
Gazdasgi s Kzlekedsi Minisztrium
dr. Csillag Istvn miniszter (2002. jelenleg is)
Az idegenforgalmi egyenleg kzel flmillird eurs romlsa megtlsnk szerint
rszben az utazsi kedv vilgszerte tapasztalhat visszaessvel, rszben pedig a statisztikai szmbavtel sajtossgaival ll sszefggsben.
(GKM 2002 v rtkelseibl: forrs: GKM honlap: sszefoglal.)

Miniszterelnki Hivatal Turisztikai llamtitkrsg

Pl Bla, politikai llamtitkr
Miniszterelnki Hivatal Turisztikai Hivatala
dr. Szkely Gyrgy hivatalvezet

Szakmai szervezetek
Magyar Kongresszusi Iroda / Hungarian Convention Bureau
www.hcb.hu
Magyar Turizmus Rt.
dr.Galla Gbor vezrigazgat
www.mtrt.com
mtrt@hungarytourism.hu
A Magyar Turizmus Rt. egyszemlyes tulajdonosa a Miniszterelnki Hivatal.
Az Orszgos Idegenforgalmi Hivatal jogutdjaknt 1994. mrcius 1-n alakult trsasgot azrt hoztk ltre, hogy ellssa Magyarorszg nemzeti turisztikai marketing feladatait, amelynek elsdleges clpiaca a klfldi s belfldi utazni vgy nagykznsg.

82

A Magyar Turizmus Rt. 2003-as marketing- s akciterve

A Magyar Turizmus Rt. 2003-ban kiemelt clul tzte ki a Magyarorszgra
beutaz turizmus negatv tendencijnak megfordtst. A kereskedelmi
szllshelyeken mintegy 2%-os vendgjszaka nvekedst tart relisnak.
Hasonlan kiemelten kezeli a belfldi turizmus tovbbi lnktst, gy az
elmlt vhez kpest kzel 6%-os vendgjszaka tbbletet irnyozott el.
A bel- s klfldi marketing tevkenysgben ugyancsak jelents szerep jut
majd az idei v kampnytermknek, az egszsgturizmusnak. Az egszsgturizmus haznk egyik legnpszerbb turisztikai termkeknt komoly rdekldsre tart szmot, tbbek kztt Magyarorszg legfontosabb kld piacain, Nmetorszgban s Ausztriban egyarnt. A belfldi kommunikciban
az MT Rt. nagy hangslyt fektet a vzparti dlsek, a vrosltogatsok, az
esemnyturizmus, a gasztronmiai- s borturizmus, valamint a vilgrksg-turizmus npszerstsre.
A Nemzeti Kulturlis rksg Minisztriuma 2003. szeptembertl NagyBritanniban rendezi meg a magyar kulturlis vad rendezvnysorozatot. A
kezdemnyezshez csatlakozva, a Magyar Turizmus Rt. ugyancsak NagyBritannit vlasztotta az idei v kiemelt piacaknt. A kommunikci kzppontjban Magyarorszg, Budapest, az zleti- s kulturlis turizmus ll.

Magyar Kongresszusi Iroda (MKI)

Hungarian Convention Bureau
www.hcb.hu
A Magyar Kongresszusi Iroda a Magyar Turizmus Rt. szervezeti egysgeknt mkdik. Non profit szervezetknt az a f clunk s feladatunk, hogy Magyarorszgon
mind tbb nemzetkzi lst, konferencit s kongresszust tartsanak, ehhez hasznljuk fel a marketing s PR minden lehetsges eszkzt. Az Iroda a konferencia turizmus terletn adatokat gyjt s kezel, informcit szerez s ad tovbb, kiadvnyokat
llt ssze s szmos nemzetkzi szervezet tagja gy, mint UIA, ICCA, IACVB.
Az MKI az albbi nemzetkzi szervezetek tagja:
IACVB (International Association of Convention and Visitors Bureau)
- Kongresszusi Irodk Nemzetkzi Szvetsge
ICCA (International Convention and Congress Association)
- Kongresszus s Konferenciaszervezk Nemzetkzi Szvetsge
UIA (Union of International Associations)
- Nemzetkzi Szervezetek Szvetsge

83

Magyar szakmai szvetsgek, szervezetek

Magyar Kongresszusi Iroda
(Hungarian Convention Bureau)
Magyar Orvostudomnyi Trsasgok s Egyesletek Szvetsge (MOTESZ)
(Federation of Hungarian Medical Societies)
Magyarorszgi Rendezvnyszervezk Szvetsge
(Federation of Hungarian Event Organizers

Szakmai killtsok, vsrok

BTC
CONFEX
EIBTM
European Meeting Industry Fair

Szakmai jsgok
CIM Conference & Incentive Management
Conference & Incentive Travel
fvw Zeitung fr die Tourismuswitschaft
Meetings & Incentive Travel + International Associations Magazine
Official Meeting Facilities Guide + Meetings and Conventions
Travel & Tourism Intelligence
Travel Weekly

Tovbbi rtkes kongresszusi cmek

BusinessMeetings
Event Source
EventClicks
Meeting Path
MeetingPoint by Plansoft
Official Meetings Facilities
TradeShow Central

84

2. sz. mellklet

Nhny fontosabb fogalom

Marketing
A marketing gazdasgi szerepe: feltrja a kielgtetlen szksgleteket s ignyeket;
mri s rtelmezi jelentsgket; eldnti, hogy milyen clokat tudna a szervezet a
legjobban kiszolglni; meghatrozza a piacok kiszolglshoz legjobban illeszked
termkeket, szolgltatsokat s programokat, s a szervezet tagjainak figyelmt felhvja arra, hogy a fogyaszt szerint gondolkodjk s szolglja t.
Turizmus-marketing
Szolgltatst ad el, ami lthatatlan. Clja a kedvez piaci pozciba juts. Piackutats alapjn clt hatroz meg s a marketing eszkzket e cl elrsnek rendeli al.
Az orszgok, a rendezvnyszervezk, a rendezvny megbzk, szakmai szervezetek
is egyre tbb pnzt kltenek turizmus-marketingre.
Rendezvny-marketing
A marketing eszkze a rendezvny. Napjaink egyik leggyakrabban hasznlt s taln
legnagyobb mrtkben preferlt kommunikcis eszkze.
Szolgltats
Emberi tevkenysgek azon fajti, amelyre jellemz, hogy hasznos hatsuk nem lt
trgyi, dologi formt, gy nehezebben rtkesthetk. A szksgleteket a fogyasztval kialaktott kzvetlen kapcsolat keretben elgtik ki.
Szolgltats-marketing
A marketing eszkztr eleme. A marketingen bell egyre nagyobb fejldsnek indult
a szolgltats-marketing. A szolgltatsokban nem csak azok vesznek rszt, akik a
szolgltat szektorban dolgoznak, hanem azok is, akik valamilyen termkalap ipargban tevkenykednek (oktatk, orvosok, stb.).
Rendezvny (A Magyar Rendezvnyszervezk Szvetsgnek (MARESZ) meghatrozsa.)
Egy meghatrozott trben, idszakban s tmakrben, nem zemszer ismtldssel
szervezett esemnysorozat, tovbb a folyamatos zemels keretben szervezett
egyedi esemny, amelynek sorn emberek csoportja kzs cselekvst hajt vgre alkalmi, kitntetett jelleggel.
A rendezvny a szolgltatsok koncentrlt megjelensi helye.
Rendezvnyszervezs
Elre meghatrozott clbl (trsadalmi, tudomnyos, szakmai, kulturlis, sport,
egyb), adott helyen s idben tartott sszejvetellel kapcsolatos teljes kr elkszt, szervez, sszehangol munka, amely magban foglalja az esemny megvalstsval kapcsolatos infrastruktra (helyszn, technika, tolmcsols, kiszolgl egysgek, stb.) biztostst, valamint a rsztvevkrl val gondoskodst (szlls, tkezs,
ksr programok, stb.).
Rendezvnyszolglat
Utazsi irodk, gynksgek, olyan szolgltat tevkenysge, amelynek sorn alkalomszeren, kln megrendels alapjn rendezvnyek megszervezsnek s lebonyoltsnak trgyi s szemlyi feltteleit, a rsztvevk elltst megszervezi.
(Trgyi felttelek: hely, technika, busz, nyomda, vendglts stb.; szemlyi felttelek: fentiek csoportja, akik a szolgltatsokat vghezviszik.)
A rendezvnyek clkznsge
Azok a rsztvevk, akiket sajt cljaink elrse rdekben meg akarunk szltani,
hatni akarunk rjuk, megnyerni s irnytani akarjuk ket.

85

3. sz. mellklet

A PCO-rl bvebben
A Professional Conference Organizer
ltalnos feladatai
Nemzetkzi konferencik szervezsbe ltalban a PCO kerl bevonsra. Itt nincs meg
az a fggsgi viszony, mint ami pl. egy belfldi cg s gyfelei kztt megvan, vagyis
a rsztvevk nagy rszre nem ktdik szemlyes kapcsolatokkal a meghv flhez, a
vllalat vezetsghez.
Belfldi rsztvevknek szervezett konferenciknl a szakmai szervez fenntartja a
jogot a szemlyes meghvsra.
Nemzetkzi konferencik ennl szlesebb kr, tfogbb szervezst ignyelnek. Ezeket a feladatokat mr szvesen bzzk a szervezk a profi konferenciaszervezre.
Fogalma
Konferencik (konferencia tpus rendezvnyek) teljes kr szervezsre szakosodott
irodk. A konferencia tpus rendezvnyek elksztst, lebonyoltst vgz szervezetek, utazsi irodk zletgak, szemlyek. Jellemzjk, hogy szakmailag kpzett, erre
a tevkenysgre szakosodott idegenforgalmi szakemberek, akik tltjk a feladat minden terlett, ismerik az utaztatsi s ehhez kapcsold tevkenysgeket, szolgltatsokat.
F tevkenysgi terletk a kongresszusok, konferencik, zleti s incentive turizmus
szervezse. Szerzdsk egy-egy esemnyre szl, vagy ves egyttmkdsi szerzds
keretben vgzik a megbzst.
A PCO clja
A befizetend djak/felmerlt kltsgeinek mielbbi beszedse. Ennek rdekben:
korai jelentkezs esetn kedvezmnyes rszvteli-dj fizetst javasol, mielbbi
jelentkezsre s fizetsre sarkallva ezltal a rsztvevt;
killti, szponzori kedvezmnyek (pl. helyvlaszts joga, hirdetsi fellet mr);
beszllti szerzdseit ksi, kedvez fizetsi hatridkkel kti (elbb szedi be
a rszvteli djat s csak utna fizet pl. az alvllalkozknak, szolgltatknak);
az opcis hatridket megprblja kzel hozni a rendezvny idpontjhoz (szllodai foglalsoknl 3 hnappal a rendezvny eltt elleg, majd egy jszaka
deposit, teljes tartzkodsi idszak elfizetse alkalmi, eseti szerzdsek
alapjn. Az esetleges meglv, hossz tv egyttmkdsi szerzdsek is vltoztathatk, konferencira szabhatk);
fizetsi/lemondsi feltteleknl kedvez kondcikra trekszik a konferenciavendg egyni vendg, egyni lemondsi felttelek vonatkoznak rjuk, az
raknl viszont trekszik a nagy volumen foglals miatt a legkedvezbb, csoport rakhoz s felttelekhez kzelt szerzdsek ktsre;

86

a megrendelvel kttt szerzdsben a minimlis ltszmra vllal garancit

(minimlis ltszmnl nullszalds a rendezvny, csak egy bizonyos ltszm felett tudja garantlni a kiads-bevtel egyenlegt. Amennyiben a megbz hibjbl nem vesz rszt a minimlis ltszm sem, ezltal nem trtnik meg a minimum djak befizetse, gy az ezzel jr vesztesget a megrendel vllalja);
a megbzval kttt szerzdsben az ellegfizets sszegt (%-t) a forgalomtl
fggen, a teljes kltsgek kiegyenltsnek vgs hatridejt szerzdsben
rgzti, a nemfizets elmulasztsra vonatkoz banki alapkamattal/ktbrrel
egytt.
teljes lemonds esetre, s a rendezvny folyamn vltoz szolgltatsok lemondsra vonatkozan is szerzdsben rgztik a lemondsi feltteleket, pl.
rkezs eltt 30 nappal a lefoglalt szobk 20%-a mondhat le ktbrmentesen.
Idelis bels felptsk
Rendezvnyszervez irodk, PCO-k, rendezvny gynksgek esetn
A munkatrsak megfelel kpzettsggel, nyelvtudssal, szmtgpes ismeretekkel
rendelkeznek. A betanulsi id utn, a sajt rendezvnyek teljes kr lebonyoltsrt felelnek.
F szervez
Aki a szakmai szervez bizottsggal tartja a kapcsolatot, dntshoz a szervezsi
munkk sorn, irnytja s ellenrzi a feladatokat.
Bonyolt
Aki a f szervezvel egytt, egyms munkjt ismerve a szervezs menett segti, a
konkrt szerzdsek megktse utn, a napi feladatokat lebonyoltja.
Segtk
Klss vagy belss kollgk, akik vagy a betanulsi idejket tltik (pl. fiskolsok)
vagy egy-egy rendezvnyre szerzdst ktnek velk rszfeladatokra (pl. szmtgpes regisztrci, postzs) alkalmi, idszakos s munkara ignyes munkafolyamatok elvgzsre.
Specialistk
Gyakorlott kollgk, alvllalkozk, akik a rendezvny kzeledtvel tveszik a rszfeladatok tnyleges lebonyoltst s helyszni felgyelett, irnytst (pl. technika, program). A kapcsolatot a szakmai szervez bizottsg albizottsgi felelseivel tartjk.
PCO, mint gazdlkod szervezet
A konferencik megtrlsi ideje hossz (sokszor 5 v is lehet), addig forgtkre van
szksg. A konferencik szervezsnl a megbzott szervez ltalban n. elfinanszrozst vllal, amely a megrendel szmra igen kedvez, mert az elksztsi fzis sorn nem kell pnzt befektetnie, csak n. utlagos elszmolsra ktnek szerzdst.

87

A rendezvny bevteli forrsai (amellyel a megbzott szervez a vgleges elszmolsig

gazdlkodik) szrmazhatnak:
a rendezvny szervezsre a megbz ltal fizetett ellegbl (5080%, az szszegtl, a befektets megtrlstl fggen),
rszvteli djakbl,
szponzoroktl, tmogatktl (alaptvnyok, tmogatsok),
killti djakbl,
belpkbl (nylt fogyaszti rendezvnnyel kombinlt esemny folyamn, pl.
sportrendezvnyek).
PCO extra bevteli forrsai
szervezsi dj
konkrt sszeg 1 f utn;
egy sszegben megllaptott munkadj, pl. 500 000,- Ft;
befolyt rszvteli dj meghatrozott %-a;
bevtelek/kiadsok utni % (ltalban 8-12%);
nyeresg s vesztesg megoszts;
rsztvevk toborzsa, akvizcis tevkenysg;
szponzorok szervezse utni jutalk;
killtk szervezse, akvizcija utni jutalk;
kiemelt fontossg rendezvnyek llami tmogatsa.
PCO munkjnak rtkelse
A rendezvnyszervezknek komplett szolgltatsi, mkdsi s kommunikcis rendszereiket kell egysges egssz formlni, hogy a minsg terletn megfeleljenek a fogyaszti vrakozsoknak, amely alapfelttele a hossz tv sikeres mkdsnek.
A kvetelmnyek a kvetkezk:
A beszerzs. Megfelel helyen, idben, viszonylag kevs vrakozsi idvel
knnyen hozzjutni a szolgltatsokhoz.
A kommunikci. A szolgltatsokat gy ismertetik, hogy azt a megrendel is
pontosan rtse.
A felelssgrzet. Szem eltt tartjk a megrendel rdekeit, s felelssggel
vgzik munkjukat.
A kompetencia. Birtokban vannak a megfelel kpzettsgnek s tudsnak.
A megbzhatsg. A szolgltatst a lehet legpontosabban hajtjk vgre.
A figyelmessg. A megrendel, rsztvevk problmira, illetve krseire gyorsan s kreatvan reaglnak s oldjk meg.
A biztonsg. A megrendel rsztvevk biztonsgban rezhetik magukat.
A kzzelfoghat bizonytkok. Az elgedettsg, a sikeres konferencia kzzelfoghat bizonytka a szolgltats minsge.
A fogyasztk megrtse s megismerse. A szervezk szemlyes rdekldst
tanstanak a megbz rsztvevk irnt, s igyekeznek megrteni azok ignyeit.
A szolgltatsok minsgnek biztostsa.
A szakmai szervez bizottsg s a rendezvny szervez minsg irnti elktelezettsge.

88

A konferencik megkvetelik a legmagasabb minsget, a legjobb szervezst, a legrdekesebb programokat, a legnagyobb figyelmet stb. A konferencia rsztvev a legjobban klt turista. A pnzrt cserbe minsget kr s ktelezen meg is kell kapja ahhoz, hogy visszatr vendg legyen. gy a szolgltatsok, szolgltatk, szervezk
ktelesek ezt figyelembe venni, s a szervezs sorn garantlni a minsget. Egy konferencia szervez (szakmai s PCO) az orszgot is kpviseli.
Magas sznvonal kitzse A magas minsgsznvonal kitzse a legjobb szolgltatk clja.
Az alkalmazottak ignyeinek kielgtse Ahhoz, hogy a PCO a Megbz ignyeit maradktalanul ki tudja elgteni, felttlenl szksges, hogy alkalmazottai kellkppen legyenek motivlva. ppoly fontos a munkatrsak egymshoz
val viszonya, mint a munkhoz val megfelel krnyezet kialaktsa. Ezen
kvl persze az anyagi juttatsok sem elhanyagolhatak.
Meg kell tanulni, mit kell tenni annak rdekben, hogy a PCO fejldjn, megfeleljen a
rohan kor kvetelmnyeinek.
Folyamatos informcigyjts, helysznbejrsok, szakmai lapok figyelse, szakmai
szervezetekhez csatlakozs, nyelvtuds folyamatos fejlesztse, tanfolyamok a kommunikci rdekben stb.
A j rendezvnyszervez tulajdonsgai
Megfontolt, legyen rltsa a globlis szervezs folyamatra, tudja kiadni a feladatokat,
nyugodtsg, emptia, szakmai tuds stb.
Tudni kell krdezni s megtallni a feladatra legalkalmasabb embert, cget, szolgltatt,
konferenciaszervezt. Olyan vlasz, hogy NEM, nem ltezik. A j vlasz: utnanzek
s megtalljuk a legkedvezbb megoldst gy, hogy a rendezvny zenete, a megbznk, a magunk rdekei ne srljenek. Lehetetlen nincs, csak tehetetlen szervez.

89

4. sz. mellklet

A konferencik vilga
(Forrs: Dr. Farag Hilda Kariks Eszter; www.hcb.hu)

A konferenciaturizmus a XX. szzad msodik felben komoly ipargg ntte ki magt.

Az lsek gyjtfogalmaknt a magyar nyelvben a konferencia turizmust vagy kongresszusi turizmust hasznljuk, jllehet a sok elnevezs kztt maga a konferencia csak
az egyik. A kongresszusok, kzgylsek, vitafrumok, szimpziumok, work shopok,
stb., mind az lsek egy-egy fajtjt jelentik.
Az utbbi vekben megfigyelhet globalizcis folyamat a kongresszusi turizmus piacn is rezteti hatst. Globalizlds figyelhet meg az egyre inkbb felgyorsul tudomnyos letben, ahol elengedhetetlen, hogy egyes szakterletek legjabb eredmnyeirl napraksz informcikkal brjanak a szakemberek. A globalizlds elrte a
gazdasgi szfrt is, hiszen a multinacionlis cgek orszghatrokat lpnek t, ignyt
teremtve nemzetkzi szint vllalati tallkozk, illetve vezeti kpzsek megtartsra.
Az eur bevezetsvel tovbb egyszersdik a turizmus, ezen bell a konferenciaturizmus helyzete is. A politikai globalizldsra pedig legjobb plda az EU s NATO bvtsre tett lpsek, amelyek szintn megszmllhatatlan egyeztet trgyalssal jrnak,
ami jabb lehetsget nyjt a konferenciaturizmusnak.
A konferencik rendezsbe egyre tbb orszg kapcsoldik be, ugyanis a konferenciaturista igen j pnzklt, megbecslt vendg. A nemzetkzi kimutatsok az tlag turista
kltsnek hrom-ngyszeresrl beszlnek, a magyarorszgi felmrsek szerint a szorzszm nlunk inkbb 68-szoros.
A konferencia rsztvevire ltalnossgban jellemz, hogy nvs szolgltatsokat vesznek ignybe, presztzsfogyasztk. Ennek persze az is oka, hogy szmljukat majdnem
minden esetben vllalatuk, a kld intzmny, hivatal, cg, vagy a szponzoruk fizeti.
Konferencikrl a hivatsturizmus rszeknt beszlnk, hiszen a rszvtel munkaidben
s nem >sajt zsebre< trtnik. A szakmai zsargon a szolgltatsbeli hasonlsgok miatt egytt kezeli az zleti meeting-eket, incentive utazsokat, kongresszusokat s killtsokat a mra mr elterjedt MICE Market kifejezssel, amely mozaiksz a Meetings,
Incentives, Conferences, Exhibitions szavak kezdbetit takarja.
A hivatsturizmus az egsz turisztikai ipar legdinamikusabban fejld gazata. A piac
igen szles, hogy mennyi mg a tartalka, vagy a rohamosan terjed interaktv kommunikcis eszkzk mennyi teret hdtanak el nehezen llapthat meg.

A konferencik csoportostsa
Az lseket kt nagy csoportra oszthatjuk:
a) szervezetek, egyesletek lsei;
b) testleti lsek (corporate meetings).

90

Az a) csoportba tartoznak a nemzetkzi kormnykzi szervezetek, a nemzetkzi nem

kormnykzi szervezetek s non-profit szvetsgek, a nemzetkzi vallsi jelleg egyesletek s politikai szervezetek, a szvetsgi s kormny testletek, valamint termszetesen az ilyen jelleg hazai testletek lsei. A tbb, mint 50 000 nemzetkzi szervezet
zmben a XIX. s a XX. szzadban alakult ki, s szmuk az utbbi 10 vben megduplzdott, azaz egy vtized alatt 25 000 j nemzetkzi szervezet alakult a vilgban.
A b) csoport gyjtfogalom: a nagy bel- s klfldi iroda- s egyb hlzattal rendelkez
gazdlkod cgek rendszeres vagy eseti rtekezleteit s sszejveteleit rtjk alatta, azaz
pldul a vllalati kzgylseket, eladi szeminriumokat, termkbemutatkat, oktat- s
trningprogramokat, de pldul a rszvnyesek s az igazgatk ves kzgylseit is.
Nemzetkzi trend s statisztikk
A konferencik s kongresszusok terletn Eurpa a vilg vezet desztincija. vente,
mintegy ngymilli f vesz rszt kb. ngyezer lsen, aminek 80%-a 50 fnl kisebb
hazai konferencia. A megvizsglt orszgokban 270 legalbb 300 f befogadsra alkalmas konferencia kzpont van. Az lsek tartalmt illeten, nvekszik a tudomnyos s technikai tmj lsek irnti rdeklds.
A killtsok s vsrok vilgt is Eurpa hatrozza meg, itt realizldik a >vilgpiac<
7080%-a. Egyrtelmen ltszik a konferencik s a killtsok konvergencija: szinte
nincs konferencia egy ksr killts, trade show nlkl, s ugyanez igaz fordtva is,
mert a killtsokat rendre szeminriumok, szakmai konferencik ksrik.
Nagy verseny van az orszgok s vrosok kztt, ki tudja a legjobb feltteleket nyjtani
ahhoz, hogy a vilg konferencia-tortjbl minl nagyobb szeletet vghasson magnak.
dz versenyt vv Prizs, London, Brsszel s Bcs a vrosok kztti elssgrt, s
vente mdosul az orszgok rangsora is.
A Nemzetkzi Szervezetek Szvetsge, az UIA vente elkszti meghatrozott kritriumok alapjn a top listt, hogy mely orszgokban s vrosokban tartottk a legtbb
nemzetkzi lst. Az len, vek ta nem trtnt vltozs az orszgok tekintetben, a
legtbb lst az USA-ban rendezik (az egsz piac 78%-t), a msodik helyen
Franciaorszg ll, majd Nagy Britannia, s vente vltoz mdon, de ltalban
Nmetorszg s Olaszorszg kvetkezik.
Magyarorszg a nyolcvanas vek kzeptl az els huszas (l)meznyben volt, ami orszgunk nagysgt illeten risi eredmny, hiszen olyan orszgokat hagytunk magunk
mgtt, mint Portuglia, Lengyelorszg vagy Dl-Afrika. 1999-re pozcink zmben
az elgtelen lsezsi kapacits miatt meggyenglt s a 21. helyre szorultunk vissza.
Ennek ellenre, ez a szm is mutatja az orszg irnti nemzetkzi bizalom alakulst,
aminek cscspontja a tervezett vilgkilltsi v volt. >Egyvros< orszg vagyunk a
kongresszusok szempontjbl, ami nem a vidki tudomnyos intzmnyeket s szakembereket minsti, hanem az odajuts nehzsgeire, az elgtelen szlls- s lsezsi
kapacitsra mutat r.
A vrosok listja ugyancsak rdekes. Budapest a klnbz mdon sszelltott listk
mindegyikben az els hsz kztt szerepel, Prizs, Brsszel, Bcs s London utn, de
a Konferenciaszervezk Nemzetkzi Szvetsgnek (ICCA) adatai szerint (az adatszol-

91

gltats kritriumai ennl a szervezetnl msok, mint a korbban emltettnl) pldul

1999-ben az tdikek voltunk a vilgban. Az UIA kritriumai szerint ugyanebben az
vben Budapest a 13. helyen llt, ugyancsak elkel helyezst rve el a nemzetkzi
nagyvrosok rangsorban.
Mivel a konferenciaszervezs fiatal gazat, mg nem alakult ki a megfelel statisztikai
mutatrendszere. Kevs a megbzhat felmrs s vitk vannak a mrsi mdszerekrl,
mint azt, a fent emltett kt nemzetkzi statisztikai szmbavteli mdszer klnbzsge is jl szemllteti. A szmok trendjei azonban azonosak s magukrt beszlnek.
A konferencik gyakorisga
A nemzetkzi szervezetek
45,5%-a vente lsezik (kzgyls, kongresszus),
24,8%-a ktvente tart sszejvetelt,
13,8%-a pedig minden harmadik vben tallkozik.
Az lsek gyakorisga fgg a szervezet nagysgtl s jellegtl is, hogy milyen gyakran vannak az adott gazatnak j tmi, megbeszlsre rdemes jdonsgai s eredmnyei. A tagok ignylik-e az egymssal val folyamatos kontaktus szemlyes formjt.
A nemzetkzi szervezetek tlnyom tbbsge (88%) rendszeres idkznknt lsezik,
ezt ltalban az alapszablyuk rja el. Ez azt is jelenti, hogy ezek az lsek jl tervezhetk, vekre elre ismeretes a kzgyls s ms munkafrumok dtuma. Hatalmas a
piac, nagyok a lehetsgek!
A konferencik nagysga, a ltszm
A gyakorisg mellett fontos mutat az ls nagysga, azaz a rsztvevk szma. A klnbz befogadkpessg lstermek kihasznltsgt az zemeltetk optimlis szinten akarjk tartani, a berendezst a leggyakoribb mdozatra kialaktani.
A felmrsek azt mutatjk, hogy 1999-ben a nemzetkzi konferencik 31%-n 250 fnl kevesebben vettek rszt, st 26%-n is csak 250499 f kztti a ltszm, 24%-n
500999 f a megjelentek szma. Csak az sszes ls 11%-n regisztrltak 1000-nl
tbb, de 2000-nl kevesebb rsztvevt, s csak a konferencik 8%-n vettek rszt 2000
fnl tbben. 2002. aug. 31. szept. 5. kztt Budapesten rendeztk a tbb, mint 10 000
ft regisztrlt Diabetesz Vilgkonferencit.
sszessgben az tlagos rszvteli szm nvekv tendencit mutat, abszolt szmokban az amerikai kontinensen magasabb, mint Eurpban. Magyarorszgon 1998-ban
tbb, mint tvenezren vettek rszt nemzetkzi lseken, mg Ausztriban ennek kzel a
dupljt regisztrltk.

92

A konferencik idtartama
1992-ben az lsek tlagos hossza a vilgban 4,8 nap volt, mg 1999-ben 4,5 nap.
Tapasztalataink szerint ltalban rvidl az lsek idtartama s igen gyakran magukban foglaljk a htvgi pihennapokat is. Ennek egyik oka az, hogy a rsztvevk nem
tudnak, s nem akarnak tl sokat tvol lenni munkahelykrl, a msik ok pedig a vezet
lgitrsasgok rpolitikjban keresend.
A konferencik szezonaltsa
A hivatsturizmussal kapcsolatos utazsok nem korltozdnak a klasszikus turisztikai
szezonokra, st, az lsek az esetek tbbsgben kerlik a szabadsgolsi idszakokat.
A legkedveltebb idpontok a szeptember, a jnius, a mjus s az oktber, e hnapokat
az augusztus s jlius kvetik.
A szezonaltsnak ez a kpe igen kedvez a turisztikai szakma szmra, hiszen egyenletesebb teszi a kzlekedsi s szlls kapacitsok kihasznltsgt, s folyamatosan lekti a szakmban dolgoz munkaert.
A konferencik helyszne
Az lsezs helyszne mindig gondos kivlaszts eredmnye, hiszen a krnyezet s a
berendezs jelentsen befolysolja a munkt, annak eredmnyessgt.
Itt nem csak az r, hanem a megkzelthetsg, a knyelem s a technikai felszereltsg
(tolmcsolsi lehetsg, termek szma, hangosts, vettsi, fnymsolsi, tv-kzvettsi
lehetsgek stb.) is fontos tnyeznek, adott esetben dntsi elemnek szmtanak.
A vilgban akkora a knlat, hogy az egsz vilg versenyben ll egymssal, minden
helyszn minden helysznnek a konkurense. A meetingek 55%-a kongresszusi kzpontban, 24%-a szllodban, 17%-a egyetemeken kerl megrendezsre, de vannak egyb
helysznek is (cgek szkhza, sportcsarnok, stadion, talaktott gyrplet s megannyi
ms varici, amit esetleg a tma indukl).
Az eurpai kontinens adatai a fentitl eltr arnyokat mutatnak. Kongresszusi kzpontban lsezik 52%, szllodban 21%, egyetemeken ugyancsak 21% s egyb helyszneken 6%. Az egyetemek s klinikk vrl-vre npszerbb helysznekk vlnak.
A konferencik elkszleti ideje
Mint emltettk, a nemzetkzi szervezetek elre meghatrozott menetrend szerint tartjk
sszejveteleiket. Ezt ltalban az alapszablyban is rgztik, mert pldul a kzgylsek tisztsgvlaszt munkalsek, ahol jravlasztjk a hatrozott idtartamra vlasztott
elnksget vagy vezetsget, teht rendszeres idkznknt lst kell tartani.
Az lsek
40%-t 23 vvel korbban,
35%-t 12 vvel elre,
14%-t ngy vvel elbb

93

dntik el, egyben meghatrozva a kvetkez helysznt s idpontot is. De azok a szervezetek pldul, amelyek lsei irnt ltszm vagy presztzs okok miatt >nagy a kereslet<, mr 810 vvel korbban dntenek rendezvnyeikrl.
A konferencik helysznrl dntst hozk
A legtbb krdsben a szervezetek igazgattancsa vagy kzgylse szavaz. Nincs ez
msknt az lseket illet krdsekben sem. Hogy legkzelebb hol s mikor fog a szervezet tallkozni, azt az esetek felben a vezetsg, 24%-ban a legszlesebb frum, a
kzgyls, 10%-ban maga az elnk dnti el.
A dntshoz szemly/ek ismerete az lsek plyzinak fontos, mert egyltaln nem
mindegy, hogy egy szk grmiumot kell-e meggyzni, vagy egy hatsos prezentcit
kell tartani sok szz ember eltt.
A konferencik gazdasgi haszna
A konferencik gazdasgi hasznt sokfle szempontbl ki lehet mutatni. Van egy kiemelten emltsre mlt tnyez, a kzvetett hats.
Tudomnyos szempontbl
A definci szerint, a tudomny nemzetek feletti. Az informcik hatrokon tvel
szabad ramlsa rendkvl fontos a tudsoknak. Tudomnyos informcihoz lehet
jutni knyvekbl, folyiratokbl, videofilmekbl s az Internetrl is. A tudomnyos
informcik termszethez a ktirny kommunikci tartozik. A vitk, a meggyzsek, a bizonytsok. Emiatt nem lehet helyettesteni az emberi kapcsolatokat, szksg van a professzori ltogatsokra, a dikok cserjre, kt kutat gondolatainak
sszersre. Ha valaki fel akarn kutatni a legeredetibb gondolatok felvetsnek
helysznt, meglep mdon a kongresszusi kzpontok kvzinak egybknt kihalt
sarkban talln magt.
Kereskedelmi szempontbl
Ugyanez rvnyes a kereskedelem vilgra is. Az zletels elkpzelhetetlen szemlyes kapcsolatok nlkl. Az zleti cl konferencik gyakran tovbbkpz helyekk
vlnak, ahol hossz tv kapcsolatok eresztenek gykeret.
A nemzetkzi kongresszusok az orszg-marketing szempontjbl is egyedlll lehetsget jelentenek az imzs ptsre. Az elgedett konferenciaturista az orszg fogadott nagykvete lesz. Az orszg, ahol nem rendeznek nemzetkzi lseket, szrke
pontt vlik a trkpen, kiesik a kztudatbl.
Turisztikai szempontbl
A konferencik eltt s utn, az el- s utkongresszusi trk szles vlasztkbl
vlogathatnak a delegtusok. De ennl is fontosabb, hogy a rsztvevk visszatrnek
csaldjukkal egy nyaralsra, egy felfedez trra, ha megtetszett nekik mindaz, amibl csak kstolt kaptak.
A konferencik alatti kirndulsok kvetkezetesen elkerlik a tmegturizmus ltal
kedvelt s ltogatott helyeket, hogy a terlet egy msik, sokszor rtkesebb arct fe-

94

dezhessk fel. gy kerlnek be a legknnyebben a nemzetkzi kztudatba a szinte elfelejtett rtkek, az igazi kincsek.
A delegtusok kiadsainak vizsglatt ltalban nemzetkzi szervezetek vgzik, hoszszabb tvon, hogy a tendencik marknsan legyenek rzkelhetek. A legutols felmrsen a Kongresszusi Irodk Nemzetkzi Szvetsge 1995-1997-ben hrom vig
dolgozott 26 orszg 99 idegenforgalmi hivatalnak segtsgvel. Az eredmnyek azt
mutatjk, hogy a cskken tartzkods mellett is nvekszik a delegtusok kiadsa, s
ugyangy a vendgltsukra fordtott tmogats s szponzori kltsg is. A 3-4 napos
lsek kiadsaihoz a szponzoroktl 400-700 000 USD tmogats jrult, az tlag,
130 537 USD volt, rendezvnyenknt. Az ICCA statisztika 1999-ben a nemzetkzi lsek regisztrcis djt tlagosan 458 USD-ban hatrozta meg, amely tlagosan 316 159
USD bevtelt eredmnyezett lsenknt, csak a regisztrcis djakat szmtva.
A legjobb bevteleket a killtsok, illetve a killtssal sszekapcsolt konferencik esetben regisztrltk. Nem ritka, hogy maga a konferencia nem igazn nyeresges, viszont
a killts azz teszi. Ugyanis az adott tudomnnyal, szakmval sszefgg berendezsek, eszkzk gyrti s szolgltati a konferencikon olyan krt tudnak megclozni,
ami ms marketing eszkzzel (pldul hirdets) sokkal kltsgesebb, s kevsb hatkony lenne.
Ne feledjk a konferencik desztincis hatst. Teht egy ls nem csak a szerveznek, vagy a szllodnak zlet, hanem zletet jelent sok-sok kzremkdnek, s az
adbevtelek miatt nem elhanyagolhat mdon az adott vrosnak.
Magyarorszg s a rendezvnyek
A kzp-eurpai vrosok krben divatos szlogen azt hangslyozni, hogy az adott vros
milyen fontos szerepet jtszik a kelet-nyugati kapcsolatokban. Budapest esetben vek
ta azt hangslyozzuk, hogy a fldrajzi fekvs s az orszg nyitottsga fontos elfelttel
ahhoz, hogy a >hd szerep< esetnkben ne csak res szlam legyen.
A konferencik vilgban elismert tny, hogy ez a kis orszg milyen nagy dolgokra kpes. Az ideutazk krben az elmlt vtizedben lnyeges vltozst tapasztaltunk: az
ideutazk ngy szzalka jn zleti cllal, fellendlt az zleti- s konferenciaturizmus.
Magyarorszgon a legnagyobb ltszm konferencik elssorban tudomnyos jellegek. A rendezvnyek mintegy 25%-t az orvostudomny terletn rendezik, de a nemzetkzi gazdasgi, pnzgyi, biztostsi zletgak konferenciaignye is jelents.
Eddig tlagosan 23 vente rendeztnk egy-egy megarendezvnyt, azaz tbb ezres ltszm vilgkonferencit, klnben az lsek zme 100300 fvel kerl megrendezsre,
ami megfelel a nemzetkzi tendenciknak. A szllodai kapacits, a szervezk szma s
tudsa lehetv tenne sokkal tbb nagyrendezvnyt is.
A szakemberek kivl pldk sorait ltjk, miknt mozdult meg a vidk, milyen tervek
vannak: kihasznlatlanul ll sznhz, mveldsi hz profi konferencia helysznn
val alaktsra, vagy j plet n. zldmezs beruhzsra. A vidki kezdemnyezsek
egyik rvendetes pldja, egy soproni konferenciaszervez, amely segti a helyi turisz-

95

tikai vllalkozk mind aktvabb rszvtelt a magyarorszgi konferencik elnyersben

s megrendezsben. Budapesten egy befekteti csoport tervei kztt szerepelt egy j
vrosrsz, s azon bell egy nagy befogadkpessg j kongresszusi kzpont ptse.
A fvrosban jelenleg is nagy szmban folynak szllodai beruhzsok s rekonstrukcik, aminek eredmnyekppen hossztvon nem lesz gond akr tbb, prhuzamos konferencia megrendezsvel sem.
sszefoglalva
A konferencik mozgalmas vilgot jelentenek, s Magyarorszg jl mozog ezen a terleten. A turizmus ezen gazata dinamikusan fejldik, a tovbblpsnek a teleplsek
gyors megkzelthetsgnek hinya (vidki replterek s autplyk), valamint a minsgi szllskapacits s programok hinya szab hatrt.
Szinte minden szakmban, de klnsen az orvostudomny terletn nagy rdeklds
mutatkozik a magyarorszgi rendezvnyek irnt, az lsek jl tervezhetk s hossz
tvra elre kiszmthatk.
A Magyar Turizmus Rt. kiemelt termkknt kezeli a kongresszusi turizmust, amit az is
jelez, hogy mkdteti a Magyar Kongresszusi Irodt s a nemzeti turisztikai marketing
szerves rszeknt kezeli az gazatot. Az Rt. arra sztnzi tulajdonost a Gazdasgi
Minisztriumot , hogy anyagi eszkzkkel segtse a kongresszusokhoz szksges infrastruktra fejlesztst. Ebbe beletartoznak a vidki replterek fejlesztsi krdsei, az
pl kongresszusi kzpontok tmogatsa, a nemzetkzi szervezetek lseinek magyarorszgi rendezsi jogt megplyzk utazsainak tmogatsa, valamint az egyes nagyrendezvnyeknl az llami szerepvllals erstse.
Az orszg irnt megnyilvnul tudomnyos, politikai, gazdasgi rdekldst j sznvonalon megrendezett, kifogstalan krnyezet konferencik szervezsvel kell kielgtennk. A kongresszusok elnysen befolysoljk a szezonaltst, a delegtusok magas
tlagkltse miatt a turisztikai s egyb adbevteleket, valamint hozzjrulnak a pozitv orszgkphez.
Clunk, hogy a turisztikai vllalkozsok mind tbb nemzetkzi konferencia megrendezsben vegyenek rszt. Clunk tovbb az rvendetesen bvl, j sznvonal lsezsi kapacits piacra vitelnek segtse, a konferencik szervezsnek a turizmus ltkrbe val terelse, valamint a nemzetkzi hrhallats erstse.

96

5. sz. mellklet

A rendezvnyszervezs
legfontosabb dokumentumai,
nyomdai anyagai
Kltsgvets.
temterv.
Cmlista.
Krlevl, rtest, meghv.
Vgleges programfzet.
Absztrakt, Proceedings.
Rsztvevk listja s egyb lista tpusok (szlloda, program, fizetsi stb. listk).
Jelentkezsi lap.
Visszaigazols, szmla.
Killti jelentkezsi lap.
Szponzorszerzds s tartalmi elemei.
Szlloda s programfoglals jelentkezsi lap.
Szlloda listk.
VIP lista, kedvezmnyezettek listja.
lsrend.
Program s tkezsi jegyek.
Sajt dokumentci.
Mdia ajnlat, barter szerzdsek.
Forgatknyvek a kzremkdknek.
Helyszni beteleplsi s lebonyoltsi temterv.

97

6. sz. mellklet

Minta kltsgvets
400 fs nemzetkzi konferencia,
1 plenris s 2 db szekciterem,
1,5 nap,
helyszne: egy 5*-os szlloda
Az rak az F-t tartalmazzk

1. Helyszn: terembrlet 3 napra

2. Technika
Konf.+szinkrontolmcs ber., fejhallgatval
LCD kivett, vszonnal 1 db
diavett 12000 Ft/nap / 1 db
rsvett 12000 Ft/nap 1 db
flipchart (ingyenes)
Video+TV
mobil mikrofon 7000 Ft/ db
csiptets mikrofon 7000 Ft/ db
laptop 26000 Ft/nap x
stdi hangfelvtel kazetta 9000 Ft/ra
technikai szemlyzet
kazettk hangfelvtelre 8 db
szinkrontolmcsok 75eFt+75eFt+55eFt+55eFt
konszekjutv tolmcs 40000
3. Nyomda
4000 db 2 ol.A/4.color
4000d b bortk A 4-es
4000 db 2 old. A/4, color
4000 db a/4 bortk
4000 db jel.lap
grafikai elkszts 2 meghv
400 db 48.o.sznes fedl. A/5,bel 1 szn
grafikai elksz. Pr.fzet, molink, okl.
2 db oklevl kerettel
hirdetsek elksztse
grafika
hirdets film + proof 1 db
egyeslet hrlevl I meghvba
3 db molino (grafikai kts.-e a nyomdai rsznl)
4. Tudomnyos Titkrsg kltsgei
meghvott elad tiszteletdja, kltsgei
sajt szakrti dj
mkdsi s szemlyzeti kltsgek
Vrhat kp szmlk
folytats

Tervezett
500 000
852 765
288 900
143 002
0
23 580
0
0
26 200
26 200
26 200
13 500
34 000
3 183
268 000
0
1 048 278
144 000
76 000
198 000
76 000
36 000
80 000
88 000
80 000
18 078
45 000
10 000
4 200
0
21 900
200 000
50 000
0
100 000
50 000
Tervezett

Tnyleges
500 000
884 765
288 900
143 002
0
23 580
0
0
26 200
26 200
26 200
13 500
34 000
3 183
260 000
40 000
1 064 278
160 000
76 000
198 000
76 000
36 000
80 000
188 000
80 000
18 078
45 000
10 000
16 000
93 000
21 900
968 400
160 000
400 000
150000
80 000
Tnyleges

Maximum
800000
1 243 000
420 000
218 000
12 000
48 000
12 000
12 000
40 000
40 000
40 000
27 000
44 000
4 500
310 000
40 000
1 097 500
200 000
76 000
240 000
76 000
36 000
80 000
120 000
80 000
20 000
45 000
45 000
4 500
0
75 000
430 000
80 000
0
300 000
50 000
Maximum

98

eladi anyag + krdvek msolsa

business center
5. Regisztrcis iroda kltsgei
irodaszer
2 f, 2 hnapra
tel.vonal, technika, posta, utlagos PR tel.kts.
posta: 8120db meghv (300db plusz)
bortkols, postai elkszts 2x4 e db, 4e db SOS
konf.tska pakols, elkszts 400db
6. PROGRAM kltsgek
llfogads program/ zenekar
technikai kltsgek, szemlyzet
7. DEKORCI Kltsgei
szponzori tbla
virgdekorci
EGYB kltsgek
bankkts. hitelkrtya kts. 1 M Ft utn 3%
szlltsi kts. (tska, nyomda, MKME futr,
pr.fzet, stb.)
hosztesz 8 f (fogads+konf)
sajttjkoztat 20 fox2500 Ft
nvkitz kitelepts
fnykpsz
ajndk a djhoz
Parkol ingyenes lett
Ruhatr
Elre nem kalkullhat kiadsok
lland kltsgek sszesen:
1 fre
Ltszmtl fgg kltsgcsoport 300 fre
bfebd korltlan dt, kv s borfogyasztssal
kvsznet ami a 2 alk. + a folyamatos fogyaszts
llfogads 300 f (5e Ft/f)
fogads eltti falatkk 250 f (2500 Ft/f)
konf.tska +graf.film,szita,nyoms,csom.1000/f
rtmb A4 400db/103 Ft/db)
rtmb A5-s 200 db x 179 Ft
nvkituzok150 Ft/db x 300(200 Ft/fo)
borkstol (1200 Ft/f)
1 fre
gynksgi dj
sszesen
Rszvteli dj (300 fre visszaosztva):

0
0
538 317
5 976
0
60 000
366 341
86 000
20 000
0
0
0
120 000
120 000
0
562 270
30 000
25 270

78 000
100 400
690 317
5 976
52 000
60 000
366 341
86 000
20 000
135 000
125 000
15 000
225 293
182 100
43 193
393 270
30 000
25 270

0
0
850 000
10 000
200 000
100 000
420 000
100 000
20 000
390 000
350 000
40 000
320 000
240 000
80 000
1 000 000
30 000
40 000

80 000
0
0
0
180 000
50 000
20 000
200 000
4 821 630
16 070
4 096 200
1 295 000
900 000
1 500 000
0
300 000
41 200
0
60 000
0
13 654
1 000 000
8 917 830

80 000
50 000
0
85 000
180 000
0
20 000
300 000
5 861 323
19 540
6 446 766
1 755 842
954 792
3 105 000
47 332
446 800
41 200
35 800
60 000
0
21 489
1 000 000
12 308 089

80 000
50 000
80 000
150 000
200 000
50 000
20 000

minumum 29 726 Ft/f brutt

maximum 49 135 Ft/f brutt

7 130 500
23 770
7 610 000
1 500 000
1 000 000
3 600 000
0
1 000 000
60 000
0
90 000
360 000
25 360
1 000 000
14 740 500

99

Az llandkltsg rszt biztosan ki kell fizetni. Ennek fedezetre garancit kell krni, a
maximum krli rszvteli dj (2425 000 Ft/f), vagy szponzor.
A javasolt rszvteli dj : 42 000 Ft/f, minimum a nullszalds kltsgvets garantlt,
300 f minimlis ltszm befizetse esetn.
Bevtel
Szponzoroktl
Tmogatsok
Killtk (kltsg-kiads klnbzete)
Rszvteli djakbl (300 f bejtt)
sszesen
Tnyleges kiads
EGYENLEG

Ft
650 000
300 000
150 000
12 600 000
13 700 000
12 308 089
1 391 911

Ez egy idelis kltsgvets.

De pl. abban az esetben, ha a vrt ltszm helyett csak 200 f fizet rsztvev van, akkor a rszvteli djakbl szrmaz bevtel 4 200 000 Ft-tal kevesebb lett volna s mris
nem nyeresg, hanem hiny lpett volna fel. Ennek fedezett vagy kltsgsprolssal
(min. tervezett 9 MFt), vagy a tmogatsok nvelsvel lehetett volna kiegyenlteni.
Az n. minimlis tervezett kltsgvets azt teszi lehetv, hogy a rendezvny alapkltsgeit mindenkpp fedezzk a beszedett djak. Ami kltsgek cskkenthetk, azok a
ltszmtl fgg elemek (vendglts, ajndktrgyak stb.)

100

7. sz. mellklet

Egy konferencia temterve

folyamatos Berkezett jelentkezknek szmla kldse, regisztrlsa, szponzoroktl
nevek, tisztzni ki a fizet.
oktber 26. II. meghvt szlltja a nyomda. Postzsra elksztse 26,27,28-n, postzs 28-29-n.
oktber 31. Konferencia tska vgleges kivlasztsa, megrendelse (ha olyat vlasztunk, amilyen nincs raktron, akkor kb. 2 ht mire berkezik az orszgba). Konkrt kivlaszts utn fixlni a tska szllts s emblmztats
pontos idejt (1ht).
oktber 31-ig A sponzori tbla mretnek eldntse, oklevl formjnak eldntse a rajta
lv szveggel. Konkrt rajnlat megkrse a fentire, elksztsi idvel.
oktber 31-ig A rendezvny szervezje tkldi a jelenlegi fix rsztvevi listt, a killtsra bepthet tervezett, asztalok helyt, a szponzorok listjt, berkezett szponzorpnzek nagysgt s egy olyan tblzatot, amelybl kiderl,
hogy melyik szponzor mit kr a szerzdsben.
november 2. Az jabb, jsgban megjelen hirdets idpontja. Magyar nyelv anyag
ksz. Kltsgvetsben nem szerepelt az ra, ha most egy angol vltozatot
is ksztnk ez jabb, elre nem kalkullt kltsgeket jelent. Nov. 9, 12,
a tbbi hirdetsi nap.
november 5-10 Sajtlista, meghvottak sszelltsa, a meghv kikldse. Sajttjkoztat a klnteremben. Mit kapjanak? Kv, dt, szendvics -vagy
hivatalosak az ebdre? Felels megnevezse.
november 5. Programfzet (helysznen kapjk a rsztvevk) eladinak sszelltsa,
eladsok temezse, elzetes leadsa a nyomdnak, trdelsre.
november 5-ig Mensorok bekrse, vglegests nov. 15-ig.
november 5-10 Programfzetben a szponzorok fel vllals: az eladsuk mellett szerepeltetjk a logo-t. Ennek bekrse *.jpg, vagy *.eps fjlban. A mr
formtumba szedett, trdelt anyagokhoz a logo- s az eladk fnykpnek, CV-k mellrendelse.
nov. 5-10 kzt A mg hinyzk anyagok folyamatos bekrse, ptlsa.
november 10-ig Killti asztalok kiosztsa, errl a szponzorok rtestse. A killtk
az asztalaikat nov. 28-n reggel 6-tl pthetik a konferencia helysznn.
A rendezvny szervezi reggel 6-tl teleplnek ki. Killti darabjaikat a
helysznre nov. 25-tl folyamatosan szllthatjk, nov. 28-n reggeltl
pthetik. Fontos megrendelsek, szerzdskts, db szm megbeszlse,
fizetsi md stb.
november 10-15. Eladsok vzlatnak bekrse.
november 10-15. Tolmcsok vgleges lektse, az eladsok vzlatnak rszkre tkldse.
november 10-15. Hoszteszek szmnak vglegestse, rendelse.
november 12. Els nyomdai korrektra ellenrzse.
november 12-14. Programfzet vglegestse.
november 12. A badge alap-bettlap nyomdba adsa.
november 15. Vgleges programfzet kszre nyoms.

101

november 15. A rsztvevk listjnak, szmnak, a kiads-bevtel llsnak ellenrzse, szksges vltoztatsok. A helysznen a szllodban a ltszmok vglegestse, a fogads alatti dobog, hangosts, technikai ignyek vglegestse. Mensor vglegestse.
november 15. Konferencia tskk tadsa emblmzsra, ksz kb. nov. 23-ra. Felels
megnevezse.
november 19 -20-ig Programfzetek kiszlltsa a helysznre.
november 19-23 Szponzorok reklmanyagait bekrni, szlltani a szervez irodjba.
Felels: szponzorok.
november 22-n A nvkitzk vgleges elksztshez a rsztvevk neveit leadni.
november 22-ig Tisztzni, hogy ki az az elad, akinek fizetni kell esetleg a szllst,
repljegyt s hogy milyen mdon kerl kifizetsre.
november 23. A konferenciatska, rtmb, toll kiszlltsa.
november 26. Teljes rsztvevi anyag sszeksztse a tskba: programfzet, rtmb,
toll, reklmanyagok. Nvre szl bortkok elksztse, a bortkban a
nvkitzk, a helysznen fizetk szmli, klfldiek szmli, levelek,
meghvk stb.

102

8. sz. mellklet

REGISTRATION FORM

60th World Fiction Congress

18-24 September, 1998 Budapest, Hungary
In case you have not filled in your registration form yet, please complete this form in BLOCK LETTERS
and return it to the : Conference Secretariat s H-1371 Budapest xxxxxx before June 12,1998.
Phone:++36/1Fax:++36/1E-mail address:
Name: ....................................................................................................................
Ms/Mr
Family name
First name Female Male
Company: ..............................................................................................................
1 st lanuage:
2 nd language:

English ( ) French ( ) German ( )

English ( ) French ( ) German ( )

(please tick the appropriate box)

(please tick the appropriate box)

Mailing address:.............................................................................................................................................
Country
Postal Code:
.......................................................................................................................................................................
City
Street
Number
Phone:...................... ..............Fax: .....................................E-mail ..............................................................
Name (s) of accompanying person (s)......................................................................Male ( )
)
Registration fee
Members
Non-members
Accompanying person
Member of Executive
Official Delegate
General Secretariat
Main Lecturer (1 per paper)
Chairman and Secretaries of Int`l
Commissions holding a meeting or
making a presentatiion at a technical
session

before 12 June,1998
USD 500
USD 250
USD 750
USD 250
USD 250
USD 250
USD 250

(
(
(
(
(
(
(

)
)
)
)
)
)
)

USD 250 ( )

Female (

after 12 June,1998
USD 550
USD 275
USD 825
USD 250
USD 250
USD 250
USD 250

(
(
(
(
(
(
(

)
)
)
)
)
)
)

USD 250 ( )

103

ACCOMMODATION
(Please tick the appropriate box)
Prices include bed & breakfast , VAT per room per night
Hotel
Hilton *****
Intercontinental *****
Novotel ****
Budapest ***
Hostel/Pansion

Single room
USD 225
USD 190
USD 115
USD 85
USD 45

Double room
USD 240
USD 235
USD 135
USD 100
USD 60

Deposit
USD 250
USD 250
USD 150
USD 100
USD 50

Danube view
supplement
USD 50/night
USD 30/night

I order accommodation from................September to September................. for..........nights.

I will share my room with:......................................................................................................
RESERVATION CANNOT BE CONFIRMED UNTIL WE HAVE RECEIVED YOUR HOTEL
DEPOSIT!
Reservation requests are handled on a "first come first served" basis, therefore please return this form at
your earliest convenience.

OPTIONAL PROGRAMS
Program

Date

Sightseeing
Social Evening at Szentendre
Official Banquett
Foundrymen`s Night
P1 - Down-town of Budapest, Fashion Show
P2 - Excursion to Veszprm-Herend-Tihany
P3 - Excursion to
Gdll - Hollk Acc.reg.fee includes!!
P4 - Museum and Market ( OR P5 to be
choosen)
P5 - Visit Parliament/or Iparmvszeti
Museum- Cooking Course (OR P4 to be
choosen)

Sept..12 14.00 p.m.

Sept. 12
Sept .13
Sept. 14
Sept. 13 13.30 a.m.
Sept. 14
9,00 a.m.
Sept. 14. 9.00 a.m.

Unit price
USD
reg.fee includes
USD 40
reg.fee includes
USD 30
reg.fee includes
USD 50
USD 50

Sept. 15

9.00 a..m.

reg.fee includes

Sept. 15

9.00 a.m.

reg.fee includes

Subtotal

No.of
Person.

Total
USD

U
S
D

104

Registration fee, Hotel deposit and fees of social programs should be sent to us together with this
Registration Form by means of (please tick appropriate box)
Cheque drawn in favour of conference secretariat /WFC
Bank transfer to: Hungarian Foreign Trade Bank
H-1051 Budapest, Szent Istvan sq.11 Acc.No./ WFC
Please don`t forget to indicate you accept all bank charges, write the participant's name on
remittance and attac copy to this form, too !

Credit card mail order: (Please do not forget to attach a photocopy of your credit card to this
form)
Please charge my credit car VISA
AMEX
EUROCAR/MASTERCARD

Card No:.....................................................Exp.Date:............................... Amount:

USD................................
Billing
Address:............................................................................Signature:.......................................................
CANCELLATION CHARGE:

Before
June 12,1998:
June 13 - August 12, 1998:
After
August 13, 1998:

75 % refund
50 % refund
NO REFUND

I ACCEPT THE BOOKING AND CANCELLATION CONDITIONS AS PRESENTED ABOVE.

Date: ..........................................................Signature: ........................................................................

Szervez Iroda Neve
Phone: (36 1)
th
60 WFC
Fax: (36 1)
Szervez Iroda postai cime
E-mail:

105

9. sz. mellklet

Exhibitor Registration Form

60th World Fiction Congress
18 - 24 September 1998, Budapest

Please complete this form in BLOCK LETTERS and return it to DFDCS Conference Secretariat / 60th
WFC Congress to the above given address before 12 June 1998.
Company:.......................................................................................................................................
Mailing address:..............................................................................................................................
Country
Zip code
........................................................................................................................................................
City
Street
Number
Phone:...................................... Fax:....................................... E-mail:...........................................
Exhibitors family name:......................................................First name:.......................................
Male
Female
Name(s) of accompanying person(s): .............................................................................................
Male
Female
Language spoken by exhibitor:
1st language:
English
German
French
Russian
2nd language: English
German
French
Russian
Exhibition specifications:
Required area: .......................m x ........................m
Stand area only
Basic stand
Stand with extras
Basic: 1 interview table, 3 chairs, 3 spot lights, stand inscription, shelf for display, ash tray, paper basket
Required extra services:
refrigerator
............... pieces
.............. USD/p
glass showcase 50 x 100 cm
............... pieces
.............. USD/p
glass showcase 100 x 100 cm
............... pieces
.............. USD/p
display case 50 x 100 cm
............... pieces
.............. USD/p
display case 100 x 100 cm
............... pieces
.............. USD/p
information desk
............... pieces
.............. USD/p
computer table
............... pieces
.............. USD/p
wardrobe with sliding door
............... pieces
.............. USD/p
Exhibition and registration fees
Fee for area only:
230 USD/m2
Stand with basic services:
290 USD/m2
2
Display of documents on horizontal (1 m ) and
on vertical (2 m2) surface
1 500 USD

106

Reduced congress fee for exhibitors

before 12 June
CIATF member association
USD 400
nonmember ass. of CIATF
USD 600
Reduction applies only for one person per exhibiting company.
Optional programs ( Please tick the appropriate box)
Program
Date
Sightseeing
Sept..12 14.00 p.m.
Social Evening t at Szentendre, Skanzen Sept. 12

after 12 June
USD 440
USD 660

Unit price USD

reg.fee includes
USD 40

Official Banquett
P1 - Visiting the Down-town of
Budapest, Fashion Show
P2 - Excursion to Veszprm-HerendTihany
P3 ** - Excursion to Gdll - Hollk

Sept.13
Sept.13

13,30 a.m.

reg.fee includes
reg.fee includes

Sept.14

9,00 a.m.

USD 50

Sept.14.

9.00 a.m.

USD 50

P4 *** - Museum and Market

P5 ***- Visit to the Parliament / Iparmvszeti Museum- Cooking Course

Sept.15
Sept.15

9,00 a..m.
9,00 a.m.

reg.fee includes
reg.fee includes

No.of Person

Total USD

Subtotal
USD
Pick up of preregistered optinal programs` tickets at the registration.
** Accompanying persons registration fee includes this tour
*** P4 - P5 to be chosen by participant on which tour to attend
Accommodation (Please tick the appropriate box)
Hotel
Single
Double
HILTON *****
USD 225
USD 240
INTER-CONTINENTAL *****
USD 190
USD 235
NOVOTEL ****
USD 115
USD 135
BUDAPEST ***
USD 85
USD 100
Hostels/Pensions
USD 45
USD 60
(Prices include bed, breakfast and tax per room per night)

Hotel deposit
USD 250
USD 250
USD 150
USD 100
USD 50

I order accommodation from September ......... to September ......... for ......... nights.
I share my room with .............................................................................................
REGISTRATION AND RESERVATION CANNOT BE CONFIRMED UNTIL WE HAVE RECEIVED
THE PARTICIPATION FEE AND HOTEL DEPOSIT.Reservation requests are handled on a first come
first served basis, please return this form at your earliest convenience.

107

Conditions of payment
Registration fee, hotel deposit and fees of social programs should be sent to us together with this
Registration Form by means of (please tick appropriate box)

Check drawn in favour of Cooptourist / 63rd WFC Congress

Bank transfer to Hungarian Foreign Trade Bank

H - 1051 Budapest, Szent Istvn tr 11.
Account No.:
WFC Congress
Please do not forget to indicate that you accept all bank charges, write the participants name
on the remittance and attach a photocopy to this form too!

Credit card mail order:

Please charge my credit card VISA AMEX MASTER/EUROCARD DINERS
Card number:................................................... Exp. date:.......................................
Amount: USD ................................................. Signature: .......................................
Please do not forget to attach a photocopy of your credit card to this form!
Bank charges if any wil be deducted from your remittance.
Cancellation charge :
Before June 12 :
75 % refund
June 13 - August 12:
50 % refund
After August 13 :
No refund
I ACCEPT THE ABOVE BOOKING AND CANCELLATION CONDITIONS AS PRESENTED
ABOVE.

Date: ............................................

Signature: ..............................................

108

10. sz. mellklet

Program-tletek
Hlgyprogramok
1. Vrosnzs:
3 rs, autbusszal, angol s nmet nyelven (krs esetn egyb nyelvek) szerinti is.
2. Parlament - Operahz - Szpmvszeti Mzeum s hres pleteink megltogatsa.
3. Nagycsarnok + fztanfolyam a Thermal Hotel Margitsziget segtsgvel.
4. Dunakanyar, 8 rs kirnduls.
5. Vrltogats, Nemzeti Mzeum.
6. Szentendre kirnduls Skanzen ltogatssal, lngos-sts, borozs, npmvszeti bemutatk, borkstols.
7. Mzeumtra ebddel a Budavri Labirintusban
(Szpmvszeti Mzeum, vagy Nemzeti Galria + Labirintus, ebd a Labirintusban).
8. Politika s Gasztronmia
Parlament megltogatsa utn Nagycsarnok, vsrlssal, ebddel.
9. Gdll kastlyltogats, koncerttel, koktllal, utna lovas-show a Lzr tanyn, ebddel.
10. Margitsziget: Bing hint-kisvonat, frdprogram a Thermal szllban.

Egsz napos programok

Pre- s post-traknt is kiajnlhatk.
1. Eger vgcllal, t kzben Pard Kocsimzeum, Farkasmly pinceltogats.
2. Gyr - Pannonhalma.
3. Herend -Veszprm (Herenden a Porcelnmanufaktra s Mzeum).
4. Szeged pusztaszer.
5. Balaton-program hajkzssal.
6. Gdll Mezkvesd Hollk: npmvszetnk nyomban, folklorprogram.

Ktnapos programok
POST CONGRESS TOURS
Budapest Bcs Prga: 4 nap teljes elltssal
1.nap: Szrnyashajval Bcsbe reggeli indulssal, idegenvezetvel. Vrosnzs Bcsben, szlls Bcsben. Este a Grinzingben.
2. nap: Kirnduls Schnbrunnba, Belveder Palota megltogatsa. Szabad dlutn utn induls,
ahol a vacsora s a szlls.
3.nap: Vrosnzs Prgban, ebd egy elegns tteremben. Szabad dlutn. Este vacsora az
U FLEKU trtnelmi srzben.
4.nap: Reggeli utn induls Budapestre, t kzben a nevezetes vrosokban rvid vrosnzs.
Ebd t kzben.
Price of the Post Conference Tour is USD 1000.- Single supplement: USD 88.-

109

Ktnapos Trk
1. Mtra vidk, Magyarorszg szaki kzphegysgnek a tagja
Szl s gymlcstermel vidk, gazdag llatvilggal (muflon, vaddiszn, z). Ez a
tra a hegyek kztt haladva ri el a vrosokat, bemutatva ezen tjegysg szpsgt.
1. nap: Budapest-Gdll-Gyngys-Pard-Eger
Gyngysn vrosnzs. Mtrafredig nosztalgia kisvasttal, Mtrafreden frisst s
kv utn tovbb busszal Galyatetn t, Pardra. Pardon a nprajz kedvelinek igazi
gyngyszeme a Palchz s a Krolyi Kastly melletti n. Cifra Istllban kialaktott Kocsimzeum, mellette a mntelep. Ebd Egerben, utna vrosnzs, orgonahangversennyel. Szlls Egerben, 3 csillagos szllodban.
2. nap: Dleltt Eger Borkombint, borkstolval, pogcsval. Tovbbutazs Mezkvesdre.
Tjhz, npmvszeti bemutatval. Ebd. Bp-re induls, t kzben Gyngyspatn
keresztl (XV.sz.gtikus kpolnaritkasg), rintve Gyngystarjnt, ahol a Mtra vidk legnagyobb kiterjeds rispincje ll. rkezs Bp-re kb. 6 rakor.

2. Budapest-Pannonhalma-Gyr-Nagycenk-Fertrkos-Bk-Sopron-Bcs
1. nap: A Dunntlon, az szaki Bakony hegyei kztt haladva talljuk Pannonhalmt. A 282 m
magas hegyen ll vrhegy kzpontja az vezredes mlt bazilika s monostor pletegyttese. Koncert. Tovbbutazva Gyrbe, a hrom foly vrosba rnk. Vrosnzs
s ebd utn rkezs Nagycenkre a 3 csillagos Kastlyszllba. A legnagyobb magyarnak nevezett grf Szchenyi Istvn kedvelt tartzkodsi helye. Vacsora a szllodban.
2. nap: Nagycenkkel val rvid ismerkeds utn busszal tovbbutazs Bk faluba, a golfozni
vgyk paradicsomba bird Land-be, amely az Eurpban jegyzett els 10 legjobb
minsg golfplya kztt van. Ebd Bkfrdn. Tovbbutazs Fertrkos, Fertd tvonalon Sopronban. Megllunk a Fertrkosi Kfejtnl, amely egy rgi kbnya: 1012 magas egyiptomi sziklatemplomra emlkeztet hangulat termek alakultak ki.
Hangverseny. A fertdi Eszterhy kastly megltogatsa. Hatrtlps Sopronnl, tovbbutazs Bcsbe, ahol a Post tra vget r (vagy Bp.).

3. Budapest-Veszprm-Herend-Keszthely-Kisbalaton-Sereglyes-Budapest
1. nap: Busszal Bp-rl Herendre a Porceln Mzeum megtekintse. Tovbb Hvzre, Mo. egyik
legnagyobb gygy s dlhelyre rkeznk. Frds a 47 000 ngyzetmter fellet
melegviz, Eurpa legnagyobb tavban. Ebd Hvizen. Tovbbutazs Keszthelyre, az
n. Balaton Fvrosba ahol szlls a Festetics kastlyban. Kastlyltogats koncerttel. Keszthelyi vrosnzs gyalogosan, vagy kisvasttal.
2. nap: Reggeli utn induls a Balaton Dli partjn a Kisbalaton-hoz. Termszetjrs, vezetvel.
A dli parton tovbbhaladva elrjk Sereglyes kastlyt, ahol a festi krnyezetben
ebdet kapnak a vendgek. Budapestre rkezs 6 rakor.

110

11. sz. mellklet

Hzi dolgozat minta

Farkas Erika Mria
BGF, KVIFK
Ifo s Szlloda Szak
III. vfolyam
2. Csoport

Rendezvnyszervezs
hzi dolgozat

Budapest, 2003. mjus 18.

111

Ajnlatkrs
Magyar Termszetgygyszok Szvetsge
H-1023 Budapest
Frankel Le u. 49. I./3.

Budapest, 2003. mjus 10.

Perfect Way
Rendezvnyszervez Iroda
H-1101 Budapest
Napsugr u. 44.
Trgy: Ajnlatkrs
Tisztelt Farkas Erika!
Elzetes telefonbeszlgetsnkre hivatkozva az albbi rendezvnynk teljes kr megszervezsre krnnk ajnlatot.
Rendezvny elnevezse: Nemzetkzi Termszetgygysz Konferencia
Idpont:

2003. szeptember 11-13.

Idtartam:

2,5 nap

Tervezett ltszm: 150 f (100 f magyar s 50 f klfldi rsztvev, a magyarok kzl

kb.30 f Budapestrl rkezik)
Ksrk szma: egyelre ismeretlen, csak a klfldiek rszrl. A potencilis rdekldk krrl cmlistval rendelkeznk.
Helyszn: megfelel konferencia termekkel rendelkez 3 vagy 4 csillagos szlloda Budapesten
Terem igny: 1 db plenris lsterem (150 f) 2 napra
3 db szekciterem (egyenknt 50 fs) 2 napra
Technika: mivel a konferencia magyar, illetve angol nyelv, ezrt tolmcsokra lesz szksgnk a rendezvny teljes idtartamra:
szinkrontolmcs berendezs fejhallgatval
vettvszon
diavett s projektor
2 db video + televzi
flipchartok
mikrofonok
Szlls: a szllst a rsztvevk egynileg fizetik. Krnk ajnlatot: egy- illetve ktgyas
szobban val elhelyezsre!

112

Eladk: 12 f eladt terveznk, ebbl 4 klfldi. Az eladk szmra a szlls, tkezs s a rszvtel kltsgt biztostani kell! A 4 f klfldi elad szmra a
reptri transzfert is kalkullni kell. Ngy elad Budapesten lakik, ezrt szmukra szllst nem kell kalkullni. Az eladk felkrst, az eladsok megszervezst s a teljes szakmai program sszelltst Szvetsgnk vgzi.
Kiadsok fedezse: a kltsgeket a rsztvevk fizetik, illetve a Szvetsg megprbl
szponzorokat szerezni.
Programok: a szakmai programot mi biztostjuk. A ksrk rszre fakultatv programokra krnk javaslatot.
Vendglts: az els nap vacsortl az utols nap vacsorig teljes panzit krnk. Az
utols vacsort (szept. 13-n este) glavacsornak tervezzk, ezrt krnk javaslatot extra msorra! A teljes msodik s harmadik napra kvszneteket
krnk beiktatni.
Sajttjkoztat: mdiakampny nem szksges.
A konkrt ajnlat bekldsnek hatrideje 2003. jnius 10;
2003.jnius 20-ig rtestjk nket a Szakmai Szervez Bizottsg dntsrl.
Amennyiben az ajnlat ksztse sorn brmilyen krdsk merlne fel, krjk, vegyk
fel a kapcsolatot Kiss Elvirval
Magyar Termszetgygyszok Szvetsgnek titkrsga
tel.: 06-20-360-9560
fax: 06-76-475-805
e-mail: tgyszov@mail.datanet.hu
Krjk, hogy csatoljk az ajnlatukhoz a kltsgvetst, az temtervet, irodjuk rvid
ismertetjt, referenciikat, illetve a vllalkozsuk mlt vi mrlegt!
A sikeres egyttmkds remnyben vrjuk mielbbi ajnlatukat!
dvzlettel,

Mller Krisztin
elnk
Magyar Termszetgygyszok Szvetsge

113

Kltsgvets
Rendezvny megnevezse: Nemzetkzi Termszetgygysz Konferencia
Idpont: 2003. Szeptember 11-13.
Helyszn: Hotel Mercure Buda****
Ltszm: 150 f
Szlls: 70 f magyar, 50 f klfldi rsztvevnek + ksrknek
1/2-ben: 20000 Ft/f/jszaka
3 jszaka: 60000 Ft/f
1/1-ben: 25000 Ft/f/jszaka
3 jszaka: 75000 Ft/f
Egygyas felr: 5000 Ft/f/j
3 jszaka: 15000 Ft/f
Az rak az F-t tartalmazzk!
Az alaptechnika (alaphangosts, vettvszon, 1 db mikrofon) benne van a terembrleti
djban.

Ttel megnevezse

Tervezett kltsg (Ft)

1. Terembrlet
1 db plenris lsterem (100.000 Ft/nap)
3 db szekcis terem (35.000 Ft/nap/terem)

410.000
200.000
210.000

2. Technika
szinkrontolmcs berendezs fejhallgatval
diavett (15.000 Ft/nap)
projektor (60.000 Ft/nap)
flipchartok (6.000 Ft/nap)
2 db televzi+vide
mikrofonok (4db, 10.000 Ft/nap)
technikai szemlyzet
szinkrontolmcsok (4 f 2,5 napra)

1.529.000
300.000
45.000
180.000
18.000
36.000
120.000
30.000
800.000

3. Nyomda
1.500 db 2 oldalas A/4-es (1. Krlevl), 45 Ft/db
1.500 db A/4-es bortk
1.500 db 8 oldalas A/4-es (2. Krlevl), 15 Ft/db
1.500 db A/4-es bortk
1.500 db jelentkezsi lap
2 db krlevl grafikai elksztse
200 db A/4-es 50 oldalas programfzet 500 Ft/db
grafikai elkszts (programfzet, molink, tblk)
4 db molin (7.000 Ft/db)
informcis, dvzl, tjkoztat tblk
egyb vratlan kiadsok
4. Szakmai Szervez Bizottsg kltsgei
eladk tiszteletdja + kltsgei
mkdsi s szemlyzeti kltsgek
krdvek
5. Regisztrcis iroda kltsgei
irodafelszerels
telekommunikci
postakltsg
bortkols
szemlyzet (2 f)
konferencia tska pakols
6. Program kltsgei

905.500
67.500
30.000
225.000
30.000
15.000
60.000
110.000
90.000
28.000
200.000
50.000
1.284.600
1.179.600
80.000
25.000
258.000
3.000
30.000
135.000
30.000
50.000
10.000
155.000

114
glavacsora program (zenekar)
technika

150.000
15.000

7. Dekorci kltsgei
virgdekorci
szponzori tblk, molink

130.000
30.000
100.000

8. Egyb kltsgek
reptri transzfer (54 fre oda-vissza)
reptri hoszteszek (4 f)
hospitality desk brleti dja
konferencia hoszteszek (4 f 3 napra)
elre nem kalkullhat kltsgek

510.400
194.400
40.000
30.000
96.000
150.000
5.182.500

lland kltsgek sszesen

1 fre jut lland kltsg 43.188

Ltszmtl fgg kltsgek (150 fre)

ngyszeri svdasztalos ftkezs (4.000 Ft/f/alkalom)
glavacsora (5.000 Ft/f/alkalom)
kvsznetek (600 Ft/f /alkalom), 4 db
konferencia tska + logs jegyzettmb + toll
nvkitzk (200 Ft/f)

4.065.000
2.400.000
750.000
360.000
525.000
30.000

1 fre jut vltoz kltsg 27.100

Szervezsi dj (10 %)

924.750
10.172.250

sszesen
1 fre jut sszes kltsg 84.770

115

Ajnlat
Perfect Way
Rendezvnyszervez Iroda
H-1101 Budapest
Napsugr u. 44.

Budapest, 2003. jnius 4.

Magyar Termszetgygyszok Szvetsge

H-1023 Budapest
Frankel Le u. 49. I./3.

Trgy: Ajnlat
Tisztelt Mller Krisztin!
2003.mjus 10-i ajnlatkrsre vlaszolva Irodnk a kvetkez ajnlatot teszi.
Rendezvny elnevezse: Nemzetkzi Termszetgygysz Konferencia
Idpont: 2003. szeptember 11-13.
Idtartam: 2,5 nap
Rsztvevk szma: 150 f
Helyszn: Hotel Mercure Buda****
H-1013 Budapest
Krisztina krt. 41-43.
Tel.: +36-1-356-6333
Fax: +36-1-355-6469
e-mail: mercurebuda@pannoniahotels.hu
A Hotel Mercure Buda a Vr-negyed s a Budapesti Kongresszusi Kzpont kzelben
tallhat, 396 szobval rendelkezik. A repltrtl 22 km-re van.
Azrt vlasztottuk helysznknt, mert tkletesen megfelel az nk ltal meghatrozott
feltteleknek.
Terem igny:

1 db plenris lsterem 2 napra: Budavr terem (max. kapacits sznhzas elrendezsben 180 f)
3 db szekciterem 2 napra: Attila I. terem
Attila II. terem
Krisztina terem
(U alak elrendezsben egyenknt max.50 f)

116

A szlloda a krt technikai berendezseket, illetve a technikai szemlyzetet teljes mrtkben biztostani tudja. gy gondoltuk, hogy egy nemzetkzi lnchoz tartoz szlloda
hozzjrulhat a rendezvny presztizsnek emelshez.
Szlls: (brutt rak)
egygyas szobban: 75000 Ft/f/3 jszaka
ktgyas szobban: 60000 Ft/f/3 jszaka
egygyas felr: 15000 Ft/f /3 jszaka
A szllst a rsztvevk egynileg fizetik, a konferencia-r teht ezt nem tartalmazza!
Vendglts:
Teljes panzi a rendezvny egsz idejre.
A ftkezsek svdasztalos jellegek. A menk 3 fogsosak, kivve a glavacsora. A pontos ment mg nem egyeztettk a szllodval, ha ezzel kapcsolatban
valamilyen tletk illetve krsk lenne, krjk, jelezzk!
Az r t ftkezst (ebbl egy glavacsora) s ngy kvsznetet tartalmaz.
A glavacsorhoz lzent javasolunk, amit bekalkulltunk a kltsgvetsbe.
Konferencia ra:
Rszvteli dj:

10.172.250 Ft (brutt r)
84.770 Ft/f

A kltsgvets egyik legjelentsebb eleme a szinkrontolmcsok illetve a szinkrontolmcs berendezs alkalmazsa a teljes idtartamra. Az 1 fre jut rszvteli dj cskkentse rdekben javasoljuk szponzorok s potencilis killtk megkeresst.
Br a ksrk szma egyelre mg nem ismert, a kvetkez fakultatv programokat
ajnljuk szmukra:
Flnapos budapesti vrosnzs, ra: 3.000 Ft/f.
Egsz napos puszta program: lovasbemutat megtekintse Lajosmizsn. Magyaros ebd a Tanyacsrdban, amit folklr bemutat kvet. ra: 6.500 Ft/f.
Egsz napos kirnduls a Dunakanyarba. Szentendre: sta a belvrosban,
Skanzen megtekintse. Visegrd: Salamont torony, Fellegvr megtekintse,
ebd egy visegrdi vendglben. Esztergom: rvid buszos vrosnzs, Bazilika
s a Keresztny Mzeum megtekintse. ra: 7.500 Ft/f.
A megadott rak bruttk. A ksrk rszvteli dja termszetesen az ignybe vett szolgltatsoktl fggen eltr a konferencia rsztvevk ltal fizetend rszvteli djtl.

117

Cgismertet
A Perfect Way Rendezvnyszervez Iroda 1995. janurban alakult.
Jelenleg Kft. formban mkdnk. Alkalmazottaink szma tz f. Alakulsunk ta a
legklnbzbb tpus rendezvnyeket szerveztnk: a nylt fogyaszti rendezvnyektl
a csapatpt trningig, incentive utaktl a killtsokig. Termszetesen tevkenysgnk
legjelentsebb rszt konferencik megszervezse s lebonyoltsa teszi ki.
Fontosabb referenciink
1995. szeptember 12-13. Orszgos Onkolgiai Konferencia (Budapesti
Kongresszusi Kzpont)
1996. mjus 5-7. Egszsges letmd Szakkillts s Vsr (SAP Csarnok)
1999. prilis 20-22. Nemzetkzi Mikrobiolgiai Konferencia (Budapesti Kongresszusi Kzpont)
Amennyiben az ajnlattal vagy annak brmely rszvel kapcsolatban krdsk lenne,
rmmel llunk rendelkezskre.
Remljk ajnlatunk elnyerte tetszsket s a ksbbi sikeres egyttmkds remnyben vrjuk visszajelzsket!
dvzlettel,
Farkas Erika
csoportvezet

Mellklet:

kltsgvets
temterv
pnzgyi garancik (2002. v mrlege)

118

temterv
2003. jnius 25. - szeptember 11.: feladatok leosztsa
Jnius 25.: szerzdskts, felelsk kijellse mind a rendezvnyszervez irodn,
mind a Szakmai Szervez Bizottsgon bell
Jnius 25-30.: a meglv opcis foglalsok vglegestse
Jlius 1-10.: eladsok elksztse, meghvk megterveztetse (Szakmai Szervez
Bizottsg feladatai)
Jlius 10.: 1.sz. Krlevl nyomdai leadsnak hatrideje
Jlius 12.: korrektra
Jlius 13.: postzs (vgzi: Kiss Helga asszisztens)
Jlius 15.: meeting
Jlius. 16.: Szakmai Titkrsg illetve a rendezvnyszervez iroda Regisztrcis
Titkrsgnak fellltsa
Folyamatos: a berkezett jelentkezk regisztrls, szmukra szmla kldse. Szakmai
Szervez Bizottsg gyjti a szponzorokat, illetve killtkat
Jlius 19-augusztus 25.: Szakmai Szervez Bizottsg gyjti az eladkat, illetve felkri
ket, a klfldiek szmra vzumok beszerzse, az eladsok visszaigazolsa
Jlius 25.: 2.sz.krlevl postzsa (vgzi: Kiss Helga)
Jlius 27.: korrektra
Jlius 30.: molink, tjkoztat tblk megterveztetse. Konferencia tskk megrendelse
Augusztus 5.: a fentiek nyomdai leadsnak hatrideje
Augusztus 7.: korrektra
Augusztus 8.: a jelenlegi fix rsztvevi lista alapjn a szllodai szobk szmnak mdostsa (szllodai opcis hatrid)
Augusztus 11.: a jelentkezktl begyjttt ellegbl elleg fizetse a Hotel Mercure
Buda rszre
Augusztus 13.: helysznbejrs (Rendezvnyszerv-Iroda + Szakmai Szervez Bizottsg)
Augusztus 14-16.: eladsvzlatok bekrse
Augusztus 17.: programfzet vglegestse
Augusztus 18.: programfzet nyomdai leadsnak hatrideje
Augusztus 22.: korrektra
Augusztus 21-25.: tolmcsok vgleges lektse, eladsvzlatok tkldse rszkre.
Hoszteszek szmnak vglegestse, rendelse
Augusztus 26.: konferencia tskk elksztse (vgzi: Kiss Helga)
Augusztus 27-31.: szponzorok reklmanyagait bekrni
Szeptember 1.: nvkitzk nyomdai leadsnak hatrideje
Szeptember. 2.: korrektra. A mensor + a rsztvevk szmnak vglegestse
Szeptember 3.: vgs helyszni bejrs (rendezvnyszervez iroda + Szakmai Szervez
Bizottsg + szlloda technikusa + regisztrcirt felels szemly)
Szeptember 6.: forgatknyv eljuttatsa az illetkeseknek (mindenkinek, aki rszt vesz
a lebonyoltsban)
Szeptember 8.: programfzet , konferencia tska kiszlltsa a helysznre
Szeptember 10.: a teljes rsztvevi anyag sszeksztse
Szeptember 11.: betelepls
Szeptember 11-13.: konferencia lebonyoltsa
November vgig: a rendezvny elszmolsa

119

Megrendelsek a szolgltatk rszre

Perfect Way
Rendezvnyszervez Iroda
H-1101 Budapest
Napsugr u.44.

Budapest, 2003.jlius 8.

Printfix Kft.
H-1204 Budapest
Szita u. 20.
Trgy: Megrendels
Tisztelt Guttenberg Klmn!
Elzetes megbeszlsnk alapjn a kvetkezket szeretnm megrendelni:
1. 1500 db A/4-es mret 2 oldalas meghv (a megbeszlt paprminsgben, betmretben illetve bettpussal).
ra: 45 Ft/db
A grafikai tervet legksbb 2003. Jlius 10-ig CD lemezen leadjuk nknek.
Elkszts hatrideje: 2003. Jlius 12.
2. 1500 db A/4-es mret 8 oldalas meghv + jelentkezsi lap (paprminsg, bettpus s betmret a megbeszltek alapjn).
ra: 150 Ft/db
A grafikai tervet legksbb 2003. Jlius 25-ig CD lemezen leadjuk.
Elkszts hatrideje: 2003. Jlius 27.
3. 200 db A/4-es mret 50 oldalas programfzet.
ra: 550 Ft/db
A grafikai terv leadsnak hatrideje: 2003. Augusztus 18.
Elkszts hatrideje: 2003. Augusztus 22.
4. 4 db molin a megllapodott mretben illetve sznekben.
ra: 4.000 Ft/db
Grafikai terv leadsnak hatrideje: 2003. Augusztus 5.
Elkszts hatrideje: 2003. Augusztus 7.
5. 30 db tjkoztat, dvzl, informcis tbla.
ra sszesen: 200.000 Ft
Grafikai terv leadsnak hatrideje: 2003. Augusztus 5.
Elkszts hatrideje: 2003. Augusztus 7.
A megrendelt ttelek nyomdbl trtn elszlltst Irodnk vgzi.
Fizets mdja: tutalssal. Elszmols s fizets hatrideje: 2003. oktber 1.
Megbeszlsnk alapjn az rak az FA-t illetve irodnk rszre 10% jutalkot tartalmaznak. Az imprimlsi jog fenntartva!
dvzlettel,
Farkas Erika, csoportvezet

120

Megrendels
Perfect Way
Rendezvnyszervez Iroda
H-1101 Budapest
Napsugr u. 44.

Budapest, 2003.jnius 26.

Hotel Mercure Buda

H-1013 Budapest
Krisztina krt. 41-43.
Trgy: Megrendels
Tisztelt Kovcs Szilrd!
2003. mjus 12-i ajnlatkrsnk alapjn a kvetkezket rendelem meg.
Szlls
68 db egygyas szoba
r: 75.000 Ft/f/3 jszaka
30 db ktgyas szoba
r: 60.000 Ft/f/3 jszaka
idpont: 2003.szeptember 11-14. (3 jszaka)
a rsztvevk szmt legksbb szeptember 2-ig vglegestjk.
Teremigny
Budavr terem 2 napra (szept. 12-13.) sznhzas elrendezsben 150 fre
r: 100.000 Ft/nap
Attila I. terem
Attila II. terem
Krisztina terem
2 napra (szept. 12-13.) egyenknt 50 fre U-alakban berendezve
r: 35.000 Ft/nap/terem
A termek rban az alaptechnika (vettvszon, alaphangosts, 1 db mikrofon)
benne foglaltatik.
Technika
szinkrontolmcs berendezs fejhallgatval: 300.000 Ft
diavett: 15.000 Ft/nap
projektor: 60.000 Ft/nap
4 db flipchart: 6.000 Ft/nap/4 db
2 db televzi + vide: 12.000 Ft/nap/2 db
1 db mobil mikrofon, 3 db csiptets mikrofon: 10.000 Ft/nap/db
1 f technikai szemlyzet: 10.000 Ft/nap
Vendglts 150 fre
ngyszeri svdasztalos ftkezs (3 fogsos), szept. 11. vacsortl szept. 13. ebdig
r: 4.000 Ft/f/alkalom
glavacsora (szept. 13. este)
r: 5.000 Ft/f

121

4 db kvsznet
r: 600 Ft/f/alkalom
A menk pontos egyeztetsnek ideje: legksbb 2003. szeptember 2.
Megegyezsnk alapjn a fenti rak bruttk s irodnk szmra 10% jutalkot tartalmaznak.
A fizetsi s lemondsi felttelekre s a fizetsi hatridre a korbbi szerzdsnkben
foglaltak rvnyesek.
dvzlettel,
Farkas Erika
csoportvezet

122

Utlagos bels elszmols

A Szakmai Szervez Bizottsg a szponzoroktl sszesen 2 milli forintot kapott a kltsgek rszleges fedezsre. A killtk kltsgkiads klnbzete 400.000 Ft. gy teht a rszvteli djakat is cskkenteni tudtuk.
10.172.250 Ft - 2.400.000 Ft = 7.772.250 Ft
7.772.250/120 = 64.770 Ft
A vgleges rszvteli dj teht: 64.770 Ft/f

Ttel megnevezse
1. Terembrlet

Tnyleges kltsg (Ft-ban)

410.000

1 db plenris lsterem (100.000 Ft/nap)

3 db szekcis terem (35.000 Ft/nap/terem)

200.000
210.000

2. Technika
szinkrontolmcs berendezs fejhallgatval
diavett (15.000 Ft/nap)
projektor (60.000 Ft/nap)
flipchartok (6.000 Ft/nap)
2 db televzi+vide
mikrofonok (4db, 10.000 Ft/nap)
technikai szemlyzet
szinkrontolmcsok (4 f 2,5 napra)

1.431.000
300.000
30.000
120.000
12.000
24.000
120.000
25.000
800.000

3. Nyomda
1.500 db 2 oldalas A/4-es (1. Krlevl), 45 Ft/db
1.500 db A/4-es bortk
1.500 db 8 oldalas A/4-es (2. Krlevl), 15 Ft/db
1.500 db A/4-es bortk
1.500 db jelentkezsi lap
2 db krlevl grafikai elksztse
200 db A/4-es 50 oldalas programfzet 500 Ft/db
grafikai elkszts (programfzet, molink, tblk)
4 db molin (7.000 Ft/db)
informcis, dvzl, tjkoztat tblk
egyb vratlan kiadsok
4. Szakmai Szervez Bizottsg kltsgei
eladk tiszteletdja + kltsgei
mkdsi s szemlyzeti kltsgek
Krdvek

885.500
67.500
30.000
225.000
30.000
15.000
60.000
110.000
90.000
28.000
200.000
30.000
1.284.600
1.179.600
80.000
25.000

5. Regisztrcis iroda kltsgei

irodafelszerels
telekommunikci
postakltsg
bortkols
szemlyzet (2 f)
konferencia tska pakols

258.000
3.000
30.000
135.000
30.000
50.000
10.000

6. Program kltsgei
glavacsora program (zenekar)
technika

135.000
130.000
15.000

123
7. Dekorci kltsgei
virgdekorci
szponzori tblk, molink

130.000
30.000
100.000

8. Egyb kltsgek
reptri transzfer (54 fre oda-vissza)
reptri hoszteszek (4 f)
hospitality desk brleti dja
konferencia hoszteszek (4 f 3 napra)
elre nem kalkullhat kltsgek

460.400
194.400
40.000
30.000
96.000
100.000

lland kltsgek sszesen

4.994.500
1 fre jut lland kltsg 41.621

Ltszmtl fgg kltsgek (150 fre)

ngyszeri svdasztalos ftkezs (4.000 Ft/f/alkalom)
glavacsora (5.000 Ft/f/alkalom)
kvsznetek (600 Ft/f /alkalom), 4 db
konferencia tska + logs jegyzettmb + toll
nvkitzk (200 Ft/f)
1 fre jut vltoz kltsg 27.100
Szervezsi dj (10 %)

4.065.000
2.400.000
750.000
360.000
525.000
30.000
924.750

sszesen

9.059.500
1 fre jut sszes kltsg 75.496

Bevtelek
Szponzoroktl
Killtk
Rszvteli djakbl (150 f bejtt)
sszesen
Tnyleges kiads
Egyenleg 3.056.000 Ft
Jutalk
Hotel Mercure Buda (szlls + terem + technika +
vendglts 10%-a)
Printfix Kft.
sszesen

2.000.000 Ft
400.000 Ft
9.715.500 Ft
12.115.500 Ft
9.059.500 Ft
1.405.100 Ft
88.550 Ft
1.493.650 Ft

124

Forgatknyv
Nemzetkzi Termszetgygysz Konferencia
Idpont: 2003. Szeptember 11-13.
Helyszn: Hotel Mercure Buda****

Idpont
2003. szept. 11.
8:00-17:00
8:00
18:30

Megnevezs

Helyszn

folyamatosan rkez
Ferihegy B terminl
klfldi rsztvevk s
eladk fogadsa
regisztrci megkezdse Hotel Mercure Buda

Rsztvevk
hoszteszek
hoszteszek, pnztros,
szervezk
szervezk, tolmcsok,
eladk

konferencia megnyit,
konferencia anyagok
tadsa
nyitvacsora

H.M.B. tterem

hoszteszek, F&B szemlyzet

eladsok megkezdse

Budavr terem

11:00
11:30

kvsznet
eladsok

Attila I. + II. terem

Budavr terem

13:30

ebd

tterem

15:30 - 17:00

szekcilsek

17:00
17:30 - 19:00

kvsznet
szekcilsek

20:00

vacsora

Attila I., II., Krisztina

terem
tterem
Attila I., II., Krisztina
terem
tterem

hoszteszek, tolmcsok,
eladk, Szakmai Szerv.
Biz., eladk,
rend.szerv. iroda, technikus
F&B szemlyzet
hoszteszek, tolmcsok,
Sz. Sz. B., technikus
F&B szemlyzet,
hoszteszek
Sz. Sz. B., technikus,
eladk
F&B szemlyzet
technikus, eladk, Sz.
Sz. B.
F&B szemlyzet,
hoszteszek

20:00
2003. szept. 12.
9:00

2003. szept. 13.

9:00

szekcilsek

Hotel Mercure Buda

11:00
11:30
13:30

kvsznet
szekcilsek
ebd

Attila I., II., Krisztina

terem
tterem
Attila I., II., Krisztina
tterem

15:30

eladsok

Budavr terem

17:00
17:30 - 18:30

kvsznet
konferencia zrsa

tterem
Budavr terem

20:00

glavacsora

tterem

Sz. Sz. B., eladk,

technikus
F&B szemlyzet
Sz. Sz. B.,eladk
F&B szemlyzet,
hoszteszek
Sz. Sz. B., technikus,
tolmcsok, hoszteszek,
eladk
F&B szemlyzet
szervezk, tolmcsok,
eladk, technikus
szervezk, zenekar,
hoszteszek

125

Vendgkrdv
1. Meg volt elgedve a szolgltatsok sznvonalval?
igen
rszben
nem
2. Amennyiben csak rszben, vagy nem volt megelgedve, a szolgltats mely elemei
voltak nem megfelelek?

Mirt?

3. Milyennek tallta a konferencia szakmai rszt?

rdekes, sok jdonsgot ismertem meg
rdekes, de nem elg rszletes
unalmas
4. Meg volt elgedve az eladk felkszltsgvel?
igen
rszben
nem
5. n szerint megfelel volt a konferencia szervezettsge?
igen
nem
6. Meg volt elgedve a hoszteszek munkjval?
igen
nem
7. Eljnne-e, ha jvre is megrendeznk a konferencit?
igen
taln
nem