Pymes y organizacin

Delegacin de funciones:
herramienta fundamental
para las mipymes
Rolando Garca Morales

Las descripciones de puestos, adems de delimitar qu debe hacer cada

trabajador, tambin define las relaciones de autoridad quin debe obedecer a
quin para evitar posibles conflictos.
Hace seis aos, don Arcadio Hernndez estableci una tienda de abarrotes en un mercado pblico. Como es de suponer, l atenda su negocio, desde las 8 de la maana,
en que abra el mercado, hasta las 5 de la tarde, en que cerraba el mismo.
Su trato amable, buen surtido de mercanca y precios razonables atrajeron, en poco tiempo, un considerable nmero de clientes, lo cual provoc
que despus de dos aos de operaciones decidiera contratar a dos personas que lo ayudaran para atender a los clientes. Don Arcadio coordinaba y
daba las rdenes oportunamente a los dos trabajadores y pareca que se las
arreglaba muy bien operando de esa manera: mientras dos atendan a los
clientes, otro acomodaba la mercanca o limpiaba el local; cuando la gente
se aglomeraba, los tres atendan a los clientes.
La compra de mercanca la haca l mismo, aunque algunos proveedores
llevaban los productos directamente al mercado, los productos
enlatados, las carnes fras los lcteos y sus derivados l
los adquira directamente en la Central de Abasto,
para obtener un mejor precio, por ello,

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acuda dos o tres veces por semana a las 6 de la

maana a dicha central.

tas administrativas para seguir creciendo, sin

menoscabo de la eficiencia.

Hace dos aos, una cadena de tiendas de

precios bajos inaugur una sucursal a una calle
del mercado, por lo que don Arcadio consider
que podran disminuir sus ventas. Para enfrentar
esa amenaza, decidi que sera buena estrategia
entregar a domicilio los productos a los clientes,
en un radio de 300 metros, adems de negociar
con proveedores mejores precios al comprar
mayor cantidad de productos.

En este caso, don Arcadio deba delegar algunas de las funciones en una persona, lo cual le
permitira dirigir y controlar adecuadamente su
negocio. La forma conveniente para realizar esa
delegacin es realizar descripciones de puestos.
Un puesto no es otra cosa que el conjunto de
operaciones, cualidades, responsabilidades y
condiciones que integran una unidad de trabajo
especfica e impersonal (Arias, 1989: 177). La descripcin del puesto es la forma escrita en que se
consignan las funciones que debern realizarse
en un puesto (177).

Con ese plan en mente, consigui que le traspasaran un local junto al suyo, as como otro en
el mercado, a 40 metros, el cual utilizara como
bodega. Asimismo, contrat a tres personas
ms, para atender la ampliacin del negocio y el
reparto a domicilio.

La forma como operaba el seor Hernndez

slo consideraba dos puestos: el que desempeaba el propietario y el del ayudante, como se
muestra en el siguiente organigrama:

Su estrategia tuvo buenos resultados, aunque

pronto comenzaron a surgir nuevos problemas:
dado que los cinco trabajadores permanecan
bajo sus rdenes, don Arcadio deseaba seguir
controlando todo. La coordinacin se dificult
porque se confunda al dar rdenes, es decir, daba
una instruccin determinada a una persona, pero
luego daba otra orden en sentido contrario, con
los correspondientes conflictos e ineficiencia.
En pocas semanas, en tres ocasiones cambi de
trabajadores, lo que trajo ms contratiempos al
tener que explicar a los nuevos trabajadores lo
que tenan que hacer y cmo hacerlo.

Propietario

Ayudante
Ahora bien, al delegar funciones en un nuevo
puesto (por ejemplo, asistente), debe precisar
dichas funciones en una descripcin del puesto,
as como otorgarle cierta autoridad para desempear adecuadamente esas funciones. Los puestos pueden quedar relacionados como se indica
a continuacin:

Las largas jornadas tambin comenzaron a

agobiarlo, tanto por la multitud de tareas que
deba atender como por el cansancio que senta
al llegar a casa. Senta que deba hacer algo al
respecto.

Propietario

Don Arcadio Hernndez, al igual que muchos

emprendedores, comenz un negocio y lo organiz con base en el sentido comn. Sin embargo,
al crecer un negocio, las operaciones del mismo
se vuelven ms complejas y difciles de manejar,
por ello, es necesario utilizar algunas herramien-

Asistente

Ayudante

Se debe notar que el nuevo puesto no est en

el mismo nivel jerrquico que el de ayudante, ya

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m a r z o abr i l 2 0 1 6

que al poseer mayor responsabilidad,

deber contar con mayor autoridad,
aunque ambos puestos dependan
directamente del propietario.
Una descripcin de puestos
(Bohlander, 2008) est compuesta
de diversas partes, que se enlistan a
continuacin:
I. Identificacin del puesto. Son
datos generales que permiten
identificar el puesto de que se
trate de entre los dems; por
ejemplo, nombre del puesto, el
puesto al que reporta, qu puestos le reportan, etctera.

dinero, auto utilitario, equipo de cmputo,

etc. Tambin se incluyen aspectos que pueden provocar algn riesgo de trabajo; por
ejemplo, trabajar con equipo de alta tensin elctrica, las actividades en va pblica
o en alturas elevadas, etctera.

II. Descripcin genrica. Se trata de la redaccin

de la principal funcin que se debe desarrollar en el puesto, la cual debe ser resumida en
un breve prrafo.

Ahora bien, una descripcin del puesto sencilla, apropiada para este negocio, podra ser
como la siguiente:

III. Descripcin especfica. Es la lista detallada

de todas las funciones o tareas que se deben
realizar en el puesto. Se recomienda que la
redaccin de cada funcin comience con un
verbo en infinitivo; por ejemplo, preparar los
informes mensuales de compras.

Identificacin del puesto

IV. Requerimientos del puesto. Es una lista de

especificaciones de las cualidades o atributos que debe tener una persona para desempearse en el puesto; por ejemplo, saber
las operaciones aritmticas bsicas, conocimientos bsicos del manejo de procesadores de textos, capacidad de negociacin,
etctera.

Nombre del puesto:

Asistente

Reporta a:

Propietario

Puestos que le reportan:

Ayudante

Descripcin genrica
Servir de apoyo al propietario en la atencin del
negocio, control del inventario de la bodega y
el surtido de pedidos de los clientes, as como
aquellas actividades encomendadas directamente por el propietario.

V. Condiciones de trabajo. En este apartado se

describen los aspectos ambientales en que
se desarrollan las actividades del puesto;
por ejemplo, iluminacin, ruido, temperatura excesiva, etc., as como la responsabilidad en que se pueda incurrir por causa del
mal manejo o custodia de objetos de valor:

Descripcin especfica
Llevar el control del inventario de la bodega.
Participar con el propietario en la elaboracin
de las rdenes de compra de mercanca.

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pymes y organizacin

delegar y absorben una considerable cantidad de

tiempo y atencin. Al estar por escrito lo anterior,
puede indicarle a la persona que ocupar dicho
puesto las funciones de manera rpida y clara.

Supervisar el reparto de los pedidos a los

clientes, por parte de los ayudantes.
Apoyar en la supervisin de las actividades
encomendadas a los ayudantes, por parte
del propietario.
Controlar la entrada y salida de mercanca de
la bodega.
Verificar la calidad y la cantidad de productos
que se reciben, de acuerdo con las rdenes
de compra.
Atender los pedidos telefnicos de los clientes y asignar la entrega a los ayudantes.
Supervisar el acomodo de la mercanca en la
bodega.
Atender las quejas telefnicas de los clientes.

Las descripciones de puestos, adems de delimitar qu debe hacer cada trabajador, tambin
definen las relaciones de autoridad quin debe
obedecer a quin para evitar posibles conflictos.
Adems, este documento representa una
herramienta til para:
Fijar los salarios, ya que se puede comparar las tareas complejidad y cantidad, as
como las responsabilidades inherentes a
dicho puesto.

Requerimientos del puesto

Seleccionar a nuevo personal, con base en

los requerimientos del puesto establecidos.

Secundaria terminada.
Capacidad de hacer operaciones aritmticas
mentalmente en forma rpida.
Capacidad de organizacin de tareas.
Capacidad de expresarse con claridad oralmente y por escrito.
Trato amable.
Tolerancia al trabajo bajo presin.

En caso de existir un contrato de trabajo, fijar

las funciones que se le asignan, para evitar
conflictos legales y malentendidos (a m no
me toca hacer eso).
Como observacin final, es conveniente que la
delegacin que se pretende realizar vaya acompaada de una explicacin clara y suficiente del
alcance de dicha delegacin, sus responsabilidades y relaciones de autoridad y, en su caso, capacitar al personal existente para que desempee
sus labores con eficiencia.

Condiciones de trabajo
Las actividades se desarrollan:
Con un considerable nivel de ruido
El espacio de trabajo es reducido.
La iluminacin es suficiente.
Con ventilacin suficiente.

Referencias
Arias Galicia, Fernando (1989). Administracin de
recursos humanos. 4 ed. Mxico: Trillas.
Bohlander, George y Snell, Scott (2008).
Administracin de recursos humanos. 14 ed. Mxico:
Thomson.
Franklin Fincowsky, Enrique Benjamn, (2009).
Organizacin de empresas. 3 ed. Mxico: McGrawHill.

Es responsable:
Directamente del inventario existente en la
bodega y de la atencin telefnica de los clientes.
Indirectamente, de la supervisin de los
ayudantes.

Mtro. Rolando Garca Morales

Coordinacin de Administracin Bsica

Facultad de Contadura y Administracin
Universidad Nacional Autnoma de Mxico
Mxico, D.F., C.P. 04510
rgarcia_mx@yahoo.com

Esta descripcin de puesto ayudara al propietario para precisar aquellas tareas que desea
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