Qu es un Instructivo?

: Un instructivo es un documento que describe detalladamente la

forma como debe ejecutarse una actividad o tarea para asegurar su realizacin y puede ser
aplicado por una sola dependencia.
1. Objetivo
Establecer los parmetros para diligenciar correctamente el instrumento de Formato de
reporte de desempeo del proceso de la SDIS, que debe ser aplicado por cada lder de

proceso, con el propsito de servir como informacin de entrada para aplicar el procedimiento
de Revisin por la Direccin, en el marco del Sistema Integrado de Gestin.
2. Marco conceptual.
Acciones de mejora: es la accin correctiva, preventiva o de mejora continua formulada e
implementada para eliminar el hallazgo o no conformidad detectada, por cualquiera de los
orgenes previstos en el procedimiento de acciones de mejora. Debe ser tratada de acuerdo
con el procedimiento de acciones de mejora, disponible en la intranet en el mdulo del Sistema
Integrado de Gestin.

Procesos: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar

valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Revisin por la Direccin: procedimiento que revisa el Sistema Integrado de Gestin, con el
fin de verificar la conveniencia, adecuacin, eficiencia, efectividad y eficacia continua del
sistema de la Secretaria Distrital de Integracin Social.
Sistema Integrado de Gestin: sistema creado con el propsito orientar y fortalecer la gestin,
direccionar y alinear conjuntamente los requisitos de la norma del Sistema de Gestin de
Calidad, Sistema de Control Interno en el marco del Modelo Estndar de Control Interno, del
Sistema de Desarrollo Administrativo, y del Plan Institucional de Gestin Ambiental, con la

direccin estratgica de la entidad con el fin de garantizar su eficiencia, eficacia, transparencia,

efectividad y la optimizacin de recursos y procesos.
3. Desarrollo:
El Formato de Reporte de Desempeo del Proceso est compuesto por once (11) captulos,
que inician con la identificacin proceso que se est autoevaluando, as:
Fecha:
Proceso:

Lder de Proceso:
Periodo:

En el campo Fecha debe ingresarse la fecha de entrega del Formato por parte del lder de
cada proceso, ante la DADE.
En el campo Proceso diligencie el nombre del proceso cuyo desempeo se reporta, de
acuerdo con el mapa de procesos de la SDIS disponible en la intranet en el mdulo del Sistema
Integrado de Gestin.

En el campo Lder del proceso seale el nombre y cargo del lder de proceso definido por el
Consejo Directivo.
En el campo Periodo seale el periodo que comprende el reporte, indicando fecha de inicio y
fecha de finalizacin, de acuerdo con lo dispuesto por el Consejo Directivo. Por ejemplo: Del 01
de enero de 2009 a 31 de mayo de 2009.
En el campo 1. Resultados de la autoevaluacin del proceso indique los resultados de las
revisiones detectadas por el equipo del proceso, a partir de la situacin actual en comparacin
con la situacin esperada, para cada una de las entradas y salidas de la caracterizacin.

1. Resultados de la autoevaluacin del proceso

El campo 2. Retroalimentacin de la ciudadana (Proceso Prestacin de los Servicios

Sociales) se compone de cuatro elementos: servicio, resultado de la medicin, acciones de
mejora y estado actual, que deben ser diligenciados de la siguiente manera:

2. Retroalimentacin de la ciudadana (Proceso Prestacin de los Servicios Sociales):

SERVICIO

RESULTADO DE LA MEDICIN

ACCIONES DE
MEJORA

ESTADO ACTUAL

En el elemento Servicio indique en fila aparte cada uno de los servicios sociales prestados por
la entidad.
En el elemento Resultado de la medicin, transcriba los hallazgos del proceso relacionados
con calificaciones no satisfactorias como resultado de la retroalimentacin de la ciudadana, que

aparecen en la casilla Descripcin del Hallazgo del Instrumento de Registro y Control de

Acciones de Mejora (plan de mejoramiento).
En el elemento Acciones de mejora se deben indicar las acciones formuladas para eliminar los
hallazgos detectados como resultado de la retroalimentacin de la ciudadana. Se debe
transcribir del Instrumento de Registro y Control de Acciones de Mejora (plan de mejoramiento),
casilla M.
En el elemento Estado actual, se debe transcribir la informacin del Instrumento de Registro y
Control de Acciones de Mejora (plan de mejoramiento), de la ltima casilla de seguimiento

1.Grado de avance fsico de ejecucin de las Metas (casilla AD) y 1.Analisis - Seguimiento
OCI (casilla AF).
El campo 3. Resultados de Auditorias Internas y Externas se compone de tres elementos:
hallazgos, acciones de mejora y estado actual, que deben ser diligenciados de la siguiente
manera:
3. Resultados de Auditorias Internas y Externas:

HALLAZGOS

ACCIONES DE
MEJORA

ESTADO ACTUAL

En el elemento Hallazgos transcriba la casilla Descripcin del Hallazgo del Instrumento de

Registro y Control de Acciones de Mejora (plan de mejoramiento). Corresponde a los hallazgos
que son resultado de las auditorias internas y externas.
En el elemento Acciones de mejora se deben indicar las acciones formuladas para eliminar los
hallazgos detectados como resultado de las auditorias internas y externas. Se deben transcribir
del Instrumento de Registro y Control de Acciones de Mejora (plan de mejoramiento), casilla M.
En el elemento Estado actual, se debe transcribir la informacin del Instrumento de Registro y
Control de Acciones de Mejora (plan de mejoramiento), correspondiente a la ltima casilla de

seguimiento, en sus campos 1.Grado de avance fsico de ejecucin de las Metas (casilla AD) y
1.Analisis - Seguimiento OCI (casilla AF).
El campo 4. Desempeo del proceso de acuerdo con sus indicadores se compone de cinco
elementos: indicador, resultado, anlisis, acciones de mejora y estado actual, que deben ser
diligenciados de la siguiente manera:
4. Desempeo del proceso de acuerdo con sus indicadores:
INDICADOR
RESULTADO
ANLISIS
ACIONES DE
MEJORA

ESTADO ACTUAL

En el elemento Indicador seale el nombre del indicador del proceso. Utilice una fila para
cada uno de los indicadores con que cuente el proceso, de acuerdo con la Hoja de Vida del
Indicador.

En el elemento Resultado transcriba el dato(s) Resultado contenido(s) en la Hoja de Vida del

Indicador, de acuerdo con el periodo del Reporte de Desempeo del Proceso.
En el elemento Anlisis transcriba la informacin contenida en la Hoja de Vida del Indicador en
su campo Interpretacin y anlisis de tendencia.
En el elemento Acciones de mejora se deben indicar las acciones formuladas para eliminar los
hallazgos detectados como resultado de la medicin no satisfactoria de los indicadores del
proceso (cuando aplique). Se deben transcribir del Instrumento de Registro y Control de
Acciones de Mejora (plan de mejoramiento), casilla M.

En el elemento Estado actual, se debe transcribir la informacin del Instrumento de Registro y

Control de Acciones de Mejora (plan de mejoramiento), correspondiente a la ltima casilla de
seguimiento, en sus campos 1.Grado de avance fsico de ejecucin de las Metas (casilla AD) y
1.Analisis - Seguimiento OCI (casilla AF).

El campo 5. Informe de Quejas y Soluciones se compone de cuatro elementos: etapa del

proceso, hallazgo, acciones de mejora y estado actual, que deben ser diligenciados de la
siguiente manera:

5. Informe de Quejas y Soluciones.

ETAPA DEL PROCESO

HALLAZGO

ACCIONES DE
MEJORA

ESTADO ACTUAL

En el elemento Etapa del proceso escriba la etapa del proceso que se est reportando y con
la cual se relaciona el hallazgo del informe de quejas y soluciones.
En el elemento Hallazgo transcriba la casilla Descripcin del Hallazgo del Instrumento de
Registro y Control de Acciones de Mejora (plan de mejoramiento). Corresponde a los hallazgos
que son resultado del informe de quejas y soluciones.
En el elemento Acciones de mejora se deben indicar las acciones formuladas para eliminar los
hallazgos detectados como resultado del informe de quejas y soluciones. Se deben transcribir
del Instrumento de Registro y Control de Acciones de Mejora (plan de mejoramiento), casilla M.

En el elemento Estado actual, se debe transcribir la informacin del Instrumento de Registro y

Control de Acciones de Mejora (plan de mejoramiento), correspondiente a la ltima casilla de
seguimiento, en sus campos 1.Grado de avance fsico de ejecucin de las Metas (casilla AD) y
1.Analisis - Seguimiento OCI (casilla AF).
El campo 6. Anlisis de conformidad del producto o servicio se compone de cinco elementos:
procedimiento, producto/servicio del procedimiento, no conformidad, acciones de mejora y
estado actual, que deben ser diligenciados de la siguiente manera:
6.

Anlisis de conformidad del producto o servicio.

PROCEDIMIENTO

PRODUCTO/SERVICIO
NO
DEL PROCEDIMIENTO CONFORMIDAD

ACCIONES DE
MEJORA

ESTADO
ACTUAL

En el elemento Procedimiento, transcriba la informacin del instrumento de auditora aplicado

por la Oficina de Control Interno, de acuerdo a los diferentes procedimientos que han sido
auditados.
En el elemento Producto/Servicio del procedimiento, indique el producto o servicio del
procedimiento que no cumpli con los criterios de aceptacin previstos en la caracterizacin del
procedimiento.

En el elemento No conformidad, transcriba el criterio de aceptacin que se incumpli durante

el periodo del reporte, detectada como no conformidad durante la auditora de la Oficina de
Control Interno.
En el elemento Acciones de mejora se deben indicar las acciones formuladas para eliminar los
hallazgos detectados como resultado de la auditora. Se deben transcribir del Instrumento de
Registro y Control de Acciones de Mejora (plan de mejoramiento), casilla M.
En el elemento Estado actual, se debe transcribir la informacin del Instrumento de Registro y
Control de Acciones de Mejora (plan de mejoramiento), correspondiente a la ltima casilla de

seguimiento, en sus campos 1.Grado de avance fsico de ejecucin de las Metas (casilla AD) y
1.Analisis - Seguimiento OCI (casilla AF).
El campo 7. Mapa de riesgos se compone de cuatro elementos: riesgos, valoracin, accin de
mejora y estado actual, que deben ser diligenciados de la siguiente manera:
7. Mapa de riesgos del proceso
RIESGO

VALORACIN

ACCIN DE
MEJORA
(PREVENTIVA)

ESTADO ACTUAL

En el elemento Riesgos transcriba la informacin del Mapa de Riesgos del Proceso.

En el elemento Valoracin transcriba la informacin del Mapa de Riesgos del Proceso.
En el elemento Acciones de mejora se deben indicar las acciones preventivas formuladas para
eliminar los riesgos valorados. Se deben transcribir del Instrumento de Registro y Control de
Acciones de Mejora (plan de mejoramiento), casilla M.

En el elemento Estado actual, se debe transcribir la informacin del Instrumento de Registro y

Control de Acciones de Mejora (plan de mejoramiento), correspondiente a la ltima casilla de
seguimiento, en sus campos 1.Grado de avance fsico de ejecucin de las Metas (casilla AD) y
1.Analisis - Seguimiento OCI (casilla AF).

En el campo 8. Seguimiento a revisiones previas efectuadas al proceso debe registrar el

estado de las decisiones que se han tomado en revisiones previas del proceso.

8. Seguimiento a revisiones previas efectuadas al proceso:

En el campo 9. Cambios que podran afectar al Sistema Integrado de Gestin y por tanto al
proceso debe relacionar los cambios internos y externos a la entidad, que podran afectar su
proceso.

9. Cambios que podran afectar al Sistema Integrado de Gestin y por tanto al proceso:

En el campo 10. Adecuacin y conveniencia de la poltica y objetivos de calidad debe

responder las dos preguntas all sealadas, teniendo en cuenta la poltica y objetivos de calidad
publicados en la intranet en el mdulo del Sistema Integrado de Gestin.

10. Adecuacin y conveniencia de la poltica y objetivos de calidad.

Cules y cmo las salidas de su proceso contribuyen a cumplir la poltica y objetivos de calidad de la
entidad?
A partir de las contribuciones (salidas) de su proceso, Ha notado la necesidad de ajustar la poltica y
objetivos de calidad? SI__ NO__ Porqu? ____________________________________

En el campo 11. Recomendaciones para la mejora proponga las decisiones que debera tomar
el Consejo Directivo para fortalecer su proceso.
11. Recomendaciones para la mejora.

Al final del formato de Reporte del Desempeo del Proceso, diligencie el siguiente cuadro:
ELABOR:

REVIS:

Firma: ____________________________________ Firma: _______________________________

Nombre:

Nombre:

Indicando en la casilla Elabor, el nombre y cargo de la persona que consolid el Reporte.

Debe ser firmado por el responsable de esta actividad.
Sealar en la casilla Revis el nombre y cargo del lder del proceso. Debe ser firmado por el
responsable de esta actividad.
4. Observaciones:
Se sugiere consultar los procedimientos de Revisin por la Direccin y Acciones de Mejora,
disponibles en la intranet en el mdulo del Sistema Integrado de Gestin.

5. Administracin del instructivo:

La administracin del Instructivo est a cargo de la dependencia que lo aprueba.

NOMBRE

CARGO

ELABORO
Benjamn Prez
Juan Manuel Vega
Yamile Espinosa
Equipo de Calidad Direccin de
Anlisis y Diseo Estratgico

REVISO

APROBO

Claudia Ximena Hormaza Lozano

Javier Fernando Mora Andrade

Coordinadora Equipo de Calidad

Director de Anlisis y Diseo

Estratgico