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CORPORACIN MUNICIPAL DE PUENTE ALTO

Contralora Interna - Unidad de Control Interno

INFORME AUDITORA
EGRESOS Y EJECUCIN DEL GASTO
PROGRAMA INTEGRACIN ESCOLAR
1er SEMESTRE AO 2014

Puente Alto, diciembre 2014

CORPORACIN MUNICIPAL DE PUENTE ALTO


Contralora Interna - Unidad de Control Interno

ndice
Resumen Ejecutivo..

INFORME DE AUDITORA EGRESOS Y EJECUCIN DEL GASTO PROGRAMA


INTEGRACIN ESCOLAR
I.

Marco Legal..

II.

Objetivo y alcance del trabajo realizado

III. Metodologa utilizada

IV.

Del Proceso de Obtencin de la Muestra...

IV.1. Estadstica General del Proceso..

V.

Resultados y Observaciones.

V.1. Cuadro Comparativo del Cumplimiento.

10

V.2. De los Egresos Observados

12

V.3. Verificacin del proceso que genera el egreso

14

Limitaciones..

14

VII. Hallazgos...

15

VIII. Conclusiones.

16

IX.

17

VI.

Recomendaciones.

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Contralora Interna - Unidad de Control Interno

Resumen Ejecutivo
El presente informe tiene por objetivo entregar los resultados de la auditora
efectuada a los egresos y ejecucin del gasto del Programa de Integracin Escolar
(PIE) para el periodo comprendido entre el 01 de enero y 30 de junio del ao 2014. Su
alcance abarca la revisin de los documentos de respaldo, para verificar el cabal
cumplimiento de los procedimientos establecidos en la Corporacin Municipal de
Puente Alto (CMPA), para este tipo de compromisos institucionales, enmarcados en su
Manual de Compras de Bienes y Contratacin de Suministros y Servicios.
El proceso de auditora se efectu sin la utilizacin de alguna tcnica estadstica para
determinar una muestra, porque el tamao a examinar es de una cuanta apta para
auditar el 100% del universo, de acuerdo a la informacin extrada del sistema ERP
Manager, consignada en el primer semestre del periodo 2014. Se emitieron 32 egresos
cargados al Programa de Integracin Escolar.
Del total de 32 egresos extrados del sistema Manager, la documentacin de 29 de ellos
(90,63% del total), fue entregada por el Departamento de Contabilidad.
Los 3 egresos faltantes, no fueron entregados por el Departamento de Contabilidad
para su auditora, correspondiendo a un 9,38% del total del universo. Se recibe una
confirmacin del Jefe de Contabilidad, respaldando el hecho de no poder entregar la
documentacin de los egresos, debido a que no fueron hallados en los archivos del
Departamento.
Finalmente se presenta en detalle la investigacin, los resultados, las observaciones,
las conclusiones y las recomendaciones que se estiman pertinentes.

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INFORME DE AUDITORA DE LOS EGRESOS Y EJECUCION DEL GASTO
PROGRAMA INTEGRACIN ESCOLAR CORRESPONDIENTE AL AO 2013.

I. Marco Legal

Competencia y razones de la auditora

De acuerdo al Plan de Auditora, Definido para la Unidad de Control Interno de la


Corporacin Municipal de Puente Alto y dando cumplimiento al Artculo 29, letra
a) de la Ley N 18.695, Orgnica Constitucional de Municipalidades y sus
modificaciones, se hace entrega del informe de auditora de egresos y ejecucin del
gasto del Programa de Integracin Escolar (PIE), es decir, del ejercicio realizado
con cargo al presupuesto del Plan Anual de Desarrollo Educativo Corporativo
2014.

Marco Regulatorio

- Ley N 18.695, Orgnica Constitucional de Municipalidades, Art. 133 sobre la


fiscalizacin de las Corporaciones en que el Municipio tenga participacin.
- Ley N10.336 de Organizacin y atribuciones de la Contralora General de la
Repblica, Art.25: La Contralora General de la Repblica fiscalizar la
correcta inversin de los fondos pblicos que cualquier persona o institucin de
carcter privado perciban por leyes permanentes a ttulo de subvencin o
aporte del Estado para una finalidad especfica y determinada. Esta
fiscalizacin tendr solamente por objeto establecer si se ha dado
cumplimiento a dicha finalidad.
- DFL N1-3063/1980 del Ministerio del Interior
- Ley N20.422, febrero 2010. sustitutiva de la Ley N19.284 de 1994, establece
normas sobre igualdad de oportunidades e inclusin social de personas con
discapacidad.
- Ley N20.201 del 2007, modifica el DFL N2 de 1998, de Educacin sobre
Subvenciones de Establecimiento y otros cuerpos legales.

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II. Objetivos y alcance del trabajo desarrollado
La auditora tuvo por finalidad revisar la documentacin de respaldo para
verificar su veracidad, fidelidad y autenticidad, su consecuente registro y la
correcta percepcin y aplicacin de los recursos involucrados, que sustenta los
gastos incurridos, de acuerdo con la normativa vigente, para el periodo
comprendido entre el 01 de enero y el 30 de junio 2014.

III. Metodologa utilizada


La auditora se desarroll de conformidad con los principios, normas y
procedimientos de control aprobados por la Corporacin Municipal de Puente Alto
(CMPA), incluyendo, por lo tanto el anlisis de los registros y documentos.
De acuerdo con el objetivo de esta auditora, se consideraron los siguientes
aspectos:

1. Documentos pertinentes al egreso: Se verifica la existencia de los


documentos necesarios, conforme al procedimiento normal, para que el
egreso en particular cumpla con dichos requisitos.
2. Verificacin del proceso que gener el egreso. Se verifica si el proceso que
dio origen al egreso fue el adecuado, de acuerdo a las normas y
procedimientos.
3. Legalidad del gasto. Accin destinada a constatar que se ha cumplido con
las normas legales vigentes que tienen injerencia.
4. Documentos originales. Los documentos atingentes que se verifican y
respaldan el egreso y su cometido deben ser en original o certificados como
tal.
5. Acreditacin del gasto. Se verifica la certeza o realidad del gasto que se
documenta.
6. Firmas pertinentes.
Se verifica que el egreso registre las firmas
autorizadas correspondientes.
7. Cotizaciones, si procede. Se verifican las cotizaciones consideradas para
decidir la compra.
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8. Autorizaciones. Las autorizaciones que debe tener una determinada


compra, de acuerdo al Manual de Compras de Bienes Contrataciones de
Suministros y Servicios
IV.

Del Proceso de Obtencin de la Muestra

El estudio consider la totalidad de los egresos cargados al Programa de Integracin


Escolar durante el primer semestre del 2014, debido a que el tamao a examinar es
de una cuanta apta para ser auditada al 100% como universo, de acuerdo a la
informacin extrada del sistema ERP Manager, la cual determin un monto total de
$89.724.390.- El subtotal de los gastos del primer semestre 2014, considerando los
tems de gastos en personal, gastos generales, fondos por rendir y gastos de periodos
anteriores, segn lo informado por el Departamento de Contabilidad fue de
$89.769.879.- La diferencia de $45.489.- detectada no se puede determinar a qu
corresponde.

Grficas de los gastos informados por Contabilidad

Gastos 1er Semestre 2014


Gastos en Personal
Materiales e Insumos
Gastos Generales
Fondos por Rendir
Gastos ao Anterior
$

Totales
27.301.000
22.846.955
39.055.050
100.020
466.854
89.769.879

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Cuadro de egresos solicitados:


Fecha
Egreso
1 07/01/2014
44
2 13/01/2014
87
3 16/01/2014
198
4 29/01/2014
296
5 29/01/2014
295
6 06/02/2014
415
7 11/02/2014
482
8 11/02/2014
483
9 21/02/2014
596
10 27/02/2014
710
11 27/02/2014
711
12 27/02/2014
712
13 27/02/2014
713
14 27/02/2014
714
15 12/03/2014
887
16 21/03/2014 1051
17 07/04/2014 1227
18 11/04/2014 1278
19 15/04/2014 1299
20 02/05/2014 1585
21 06/05/2014 1601
22 07/05/2014 1605
23 28/05/2014 1887
24 28/05/2014 1885
25 04/06/2014 2011
26 04/06/2014 2012
27 04/06/2014 2041
28 06/06/2014 2069
29 10/06/2014 2104
30 25/06/2014 2458
31 25/06/2014 2464
32 25/06/2014 2423
Total

Valor
1.770.000
6.450.458
2.741.721
100.850
123.500
67.208
906.719
12.000.000
1.293.206
4.941.040
22.900
443.970
193.302
10.000.000
1.694.302
1.958.964
1.442.000
1.825.000
118.100
1.442.000
342.900
2.800.500
5.038.031
10.993.203
985.364
11.244.000
2.800.500
102.390
148.530
35.700
63.063
5.634.969
$ 89.724.390

Glosa
PAGA FAE N 58, CARLOS ZAMORANO SEPULVEDA
PAGO ELECTRONICO DIA 21/01/2014
PAGA FA N 283985, COMERCIAL PLAZA EGAA LIMITADA
PAGA CPV N 74, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE
PAGA CPV N 75, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE
PAGA FA N 719332, ROLAND VORWERK Y CIA.LTDA.
PAGA FA N 1208215, PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE
PAGA FAE N 974, REPSI CAPACITACIN LIMITADA
PAGO ELECTRONICO DIA 27/02/2014
PAGA FA N 1208221, PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE
PAGA FA N 34767, ASISTENCIA Y GESTIN INTERNACIONAL S.A.
PAGA FEL N 641, IMPORTADORA Y EXPORTADORA CORELLA LTDA.
PAGA FA N 722283, ROLAND VORWERK Y CIA.LTDA.
PAGA FELE N 973, REPSI CAPACITACIN LIMITADA
PAGA FACTURAS, IMPRESIONES CREATIVAS S.A.
PAGA FACTURAS, ASISTENCIA Y GESTIN INTERNACIONAL S.A.
PAGA FAE N 151, LUZ LECARO LEAL
PAGA FAE N 65, CARLOS ZAMORANO SEPULVEDA
PAGA CPV N 90, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE
PAGADO CON CH2 N 1504
HONORARIOS PROCESO ELECTRONICO 08/05/2014
PAGA FAE N 67, CARLOS ZAMORANO SEPULVEDA
PAGA VARIAS FACTURASN, COMERCIAL PLAZA EGAA LIMITADA
PAGO PROVEEDORES 09/06/2014 - PROCESO ELECTRONICO
PAGA FA N 732821, ROLAND VORWERK Y CIA.LTDA.
PAGA FAE N 6347, CENTRO DE ESPECIALIDADES PEDIATRICAS SUR-ORIENTE L
PAGA FAE N 69, CARLOS ZAMORANO SEPULVEDA
PAGA CPV N 100, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE
PAGA CPV N 102, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE
PAGA CPV N 525, MARIA SOLEDAD ABARCA OLAVE
PAGA FA N 722566, ROLAND VORWERK Y CIA.LTDA.
PAGO PROVEEDORES PROCESO ELECTONICO 02/07/2014

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Nota. El estudio se hizo slo de 32 registros. Hubo 3 egresos que no pudieron ser examinados, porque no
se tuvieron a la vista.

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Estadstica General del Proceso:

ESTADSTICA DEL UNIVERSO


$ 89.724.390.-

SUMA TOTAL DE LOS EGRESOS

PROMEDIO VALOR POR EGRESO

2.803.887.-

$ 12.000.000.-

VALOR MAXIMO DE EGRESO

VALOR MNIMO DE EGRESO

22.900
32

CANTIDAD DE EGRESOS

V. Resultados y Observaciones
Se hace presente que no se cont con la totalidad de egresos requeridos por la muestra,
por el hecho que 3 egresos no fueron hallados. En este contexto, se realiz un examen
del 90,63% de ella, es decir se examinaron 29 egresos del total extrado en el sistema
ERP Manager del 1er semestre 2014.
Egresos
Total de egresos extrados

32

100%

Egresos examinados

29

90.63%

Egresos examinados Sin Observacin


Egresos examinados Con Observacin
Egreso no Entregado

21
8
3

72,41%
27.59%
9.38%

Promedio general de cumplimiento1

83,6 %

Promedio general de incumplimiento

16,4 %

Referido al cumplimiento de los aspectos considerados en la auditora como son: Legalidad,


Documentos Originales, Acreditacin, Firmas y Autorizaciones.
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G asto s e n P er son al

- Grfica del destino de los egresos auditados correspondientes


al primer
Ma te ria le s e In su mo s
semestre PIE 2014
G asto s G e ne ra les
Fo nd os po r Re nd ir

Rubro o destino
Articulos de oficina
Capacitaciones
Colaciones
Honorarios
Movilizacin
Evaluaciones mdicas
Textos escolares
Transporte
Total

2 7.3 01 .0 00
2 2.8 46 .9 55
3 9.0 55 .0 50
1 00 .0 20

Monto
18.903.417
27.847.759
67.208
342.900
629.070
11.244.000
1.981.864
10.310.000
$ 71.326.218

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V.1. Cuadro comparativo del cumplimiento de los aspectos considerados:
Este cuadro explica la relacin de cumplimiento de los 29 egresos examinados
efectivamente. De ello se obtiene el porcentaje pertinente en relacin al atributo
auditado de forma independiente por cada egreso, es decir, que por cada transaccin se
registran uno o ms cumplimientos de los aspectos y de forma anloga, los
incumplimientos dentro del total de ellos.

Estandar para evaluar el criterio de seleccin


Criterio

Si

Todos "Cumplen"
Todos "Cumplen" excepto 1 no cumple, que sea "Acreditacion del gasto"

x
x

Ms de 2 "No cumple"
Todos "No cumplen"

Cumple aspectos
No

x
x

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El criterio de seleccin se utiliza para estandarizar la evaluacin de cumplimiento de


los aspectos a ser evaluado, de acuerdo a la variada gama de opciones que se obtuvo en
la auditora, donde existe cumplimiento en algunos de sus aspectos que son ms
importantes que otros.

El grfico establece los porcentajes de cumplimiento e incumplimiento de los aspectos


auditados. El aspecto de menor cumplimiento es la Documentos pertinentes al egreso
del egreso, con un 41,4% de incumplimiento y, los aspectos que mejor cumplen son
Cotizacin y Firmas pertinentes, con un cumplimiento pleno (100%).

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V.2. De los egresos observados:

A.

Glosa: Paga FA N 283985, Comercial Plaza Egaa Ltda.

Egreso n

Fecha

Monto ($)

198

16/01/2014

2.741.721

Motivo: Pago por compra de tiles de oficina.


-

B.

Obs.: El comprobante se divide en el pago de 3 facturas asignadas a PIE,


Una de ellas por un monto de $155.546.- est contabilizado a un centro de
costo errada en su clasificacin, pues corresponde a otro programa
(Administracin Educacin).y fue cargada al programa PIE.

Glosa :

Paga CPV n 75, Maria Soledad Abarca Olave.

Egreso n

Fecha

Monto ($)

295

29/01/2014

123.500

Motivo: Pago de movilizacin profesionales del programa PIE.


-

Obs.: Se agreg una movilizacin para el da 25 de diciembre, el cual


corresponde a un da feriado. Se cotej con la informacin recibida de la
direccin del programa.

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C.

Glosa: Pago Facturas N65, 67 y 69, Carlos Andrs Zamorano Seplveda.


Egresos n

Fecha

Monto ($)

1278

11/04/2014

1.825.000

1605

07/05/2014

2.800.500

2041

04/06/2014

2.800.500

Motivo: Traslado de nios Proyecto Integracin


- Obs.: No se adjunta documento que acredite que dispone de un conductor
contratado. A su vez, no se adjunta informe ITS y el prorrateo no est
validado por la encargada del programa.

D.

Glosa: Paga FAE N 973 y 974, Repsi Capacitacin Ltda.


Egresos n

Fecha

Monto ($)

483

11/02/14

12.000.000

714

27/02/14

10.000.000

Motivo: Pagos de cursos de capacitacin del personal.


- Obs.: Faltan antecedentes de respaldo, que validen el listado del personal
capacitado y la asistencia (los antecedentes fueron recibidos posteriormente,
al momento de realizarse la auditora)
D.

Glosa: Paga FA N 1208221, Pontificia Univ. Catlica de Chile


Egreso n

Fecha

Monto ($)

710

27/02/14

4.941.040

Motivo: Pago de curso de capacitacin del personal.

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- Obs.: Faltan antecedentes de respaldo, que validen el listado del personal
capacitado y la asistencia (los antecedentes fueron recibidos de manera
posterior, al momento de realizarse la auditora).

V.3. Verificacin de proceso que genera el egreso.

La informacin ha sido obtenida de 2 fuentes, una de ellas es la extrada del


programa Manager, donde se seleccionaron los egresos con el centro de costos
del programa PIE (Cdigo 135, en dicho sistema). La segunda fuente es la
documentacin fsica recepcionada de los archivos de Contabilidad.

Se solicit los registros computacionales de las actividades de los profesionales


del programa PIE, para realizar una verificacin y confirmacin de servicios
prestados y rutas de movilizacin de los profesionales, con las planillas
enviadas por la direccin del mismo programa.

VI. Limitacin al alcance de la Auditora

1) No fue posible emitir una opinin sobre los Egresos N44, 1885 y 2423, por
el hecho que no se tuvieron a la vista, representando el 20,51% de los
registros en la muestra definida (universo). Cabe mencionar que estos
documentos fueron solicitados en ms de una oportunidad, para certificar
su validez, sin tener xito.

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VII.

Hallazgos

1. En el proceso de efectuar la confirmacin en terreno, de aquellos registros


que

mostraron

un

grado

de

incertidumbre,

se

seleccion;

Las

capacitaciones del personal por su cuanta y por la informacin de


respaldo que deben contener los dichos cursos, cabe mencionar que los
respaldos fueron debidamente solicitados para validar su ejecucin en
tiempo y forma, lo cual garantiza que los recursos se estn utilizando
correctamente.
2. Se verific la concordancia entre los costos asignados a los programas y los
prorrateos, donde se detectaron 3 diferencias entre los egresos revisados.
Dos de ellos afectan la legalidad del pago, en forma indirecta, ya que se
trata de un error en su contabilizacin. A continuacin se detallan:
- Se cancela en el egreso n 198, consumos de oficina y se le asignan
errneamente $155. 554.- Dicho monto corresponde al centro de costos Fondos
para Fines Educacionales.
- Con respecto a las movilizaciones el egreso n 295, dentro de su detalle
indica que se requiri utilizar colectivos el da 25 de diciembre el cual,
corresponde a un da feriado. El transporte corresponde a otro da, no indicado.
- Otro hallazgo detectado es el egreso n 1.585 que fue cargado
errneamente en un centro de costo distinto al que originalmente deba ser,
este corresponde al centro de costo Atencin a Menores.

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VIII. Conclusiones
Como resultado de la auditora realizada a los 29 egresos tenidos a la vista del
Programa Integracin Escolar correspondiente al rea de Educacin, para el
primer semestre del 2014, se llega a las siguientes conclusiones:

1) De los egresos analizados de la ejecucin del gasto del Programa Integracin


Escolar realizado en el 2014, hubo un cumplimiento promedio del 83,6% de
los

aspectos

considerados.

El

aspecto de

menor

cumplimiento

es

Acreditacin del gasto, con un 62,07% y el aspecto que mejor cumple son:
Firmas pertinentes y Cotizaciones con el 100%, de cumplimiento. El
riesgo asociado a la acreditacin del gasto reviste una ponderacin de
riesgo de nivel medio, lo cual debe ser analizado y tener un seguimiento
continuo.

2) A fin de evitar que se asignen los errneamente los centros de costos a los
programas, se solicitar el avance de cumplimiento del programa a contar
de las prximas auditorias, para efectuar la comparacin financiera.

3) En total se realizaron observaciones a 8 de los 29 egresos que componen la


muestra, lo que equivale a un 27,59 % del total de los egresos examinados.
Cabe considerar que en cada egreso se identifican uno o ms aspectos
observados, distribuyndose la relacin porcentual para cada uno de ellos.

4) De acuerdo a la revisin correspondiente al primer semestre del 2014, se


puede inferir que, se ha mejorado el control del envo de informacin, puesto
que se redujo considerablemente la falta de estos en las solicitudes de pagos

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IX. Recomendaciones
1) Es esencial que el Departamento de Contabilidad, el Departamento de
Abastecimiento y Departamento de Operaciones, continen con el seguimiento
a los egresos con observacin, para evitar retrasos en los pagos e incumplir con
los convenios pactados.

2) De acuerdo a las solicitudes de los comprobantes solicitados, cabe mencionar


que la cuanta de aquellos que no han sido enviados es bastante elevada
($18.398.172.-), al igual que en la auditora anterior, esta situacin no debe
volver a ocurrir en el futuro, puesto abre una brecha importante en la revisin
de los documentos, quitando validez al mismo proceso, por lo cual se
recomienda mejorar el sistema de almacenaje y custodia de los comprobantes
de pago, egresos y documentos de traspaso, para que estos no se extraven.

3) De acuerdo a la revisin de los egresos se observ que 2 de los documentos


fueron cargados errneamente, por lo cual se sugiere un mejor control y una
visacin de los prorrateos.

4) Se sugiere que el Departamento de Abastecimiento y de Operaciones contine


con aplicar el uso de las medidas correctivas para evitar las observaciones
efectuadas, en el cumplimiento total de las clusulas establecidas en los
contratos formalizados entre la CMPA y terceros (ausencia de cotizaciones
previsionales cuando corresponde, listado de trabajadores, informes ITO, etc.).

5) Nuevamente se solicita revisar y modificar el formato y contenido del informe


ITS y el ITO, por el hecho que en el periodo en estudio, dicho informe no
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permiti describir fielmente la situacin de los servicios prestados, por ejemplo
el cumplimiento de los plazos, la conformidad de la recepcin o los grados de
avances de las obras (Ver el anexo del informe de auditora anterior 2013).

6) Respecto al tem traslado, se sugiere que se enve la planilla cada vez que se
vuelvan a solicitar los fondos, sin dejar fuera de este proceso que la jefatura del
programa revise las planillas de rendicin de las movilizaciones con mayor
frecuencia. Su omisin reviste un riesgo de nivel medio, en la medida que no
exista un control. Se reduce mediante la supervisin y chequeo de las
movilizaciones de forma continua.

7) Para el cumplimiento de los procedimientos es conveniente incorporar


herramientas de gestin de riesgos, con el fin contino de mitigar los efectos
que ellos producen en el incumplimiento de procedimientos, acciones u
omisiones en la entrega de documentacin completa y de forma oportuna,
asignando ndices que indiquen probabilidad de ocurrencia e impacto a las
actividades.

PCB/RJM/rjm

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